Anexo 6 Guia de Solicitação de Compras

Transcrição

1 Passos que devem ser seguidos para abertura, alteração ou exclusão de solicitação de compras no SSA: 1. Criando uma Solicitação de Compras Na tela inicial do SSA abrir a aba Compras, selecionar a opção Solicitação e clicar em Solicitação de Compra Agrupada (figura 1). Figura 1. A tela Solicitação de Compra Agrupada será aberta (figura 2). Figura 2. Para criar uma nova solicitação de compras, clicar no botão Adicionar Novo Registro da tela principal do SSA (figura 3).

2 Novo Registro Figura 3. Na janela Solicitação de Compra Agrupada (figura 2), selecionar no campo Tipo, qual o tipo de solicitação que está sendo efetuada. Esses tipos são relacionados aos códigos do tipo de operação, e são mostrados no campo Tipo da janela Itens da Solicitação de Compra (indicado na figura 8). As opções do tipo para a solicitação de compra e seus respectivos códigos, seguem: Matéria Prima: para compra de matéria prima a ser utilizada pela fábrica ou nas obras - código do tipo de operação: E0010 compra para industrialização. Material de Consumo sem Estoque Regular: para compra de materiais de consumo que não possuem estoque regular - códigos do tipo de operação: E0300 compra de material de uso e consumo; E0350 compra de combustível e lubrificante. Ativo: para compra de ativos da Siner - código do tipo de operação: E0100 compra de bem para ativo imobilizado. Serviço de Viagem: para despesas relativas a viagens como: passagem aérea, locação de veículos e hospedagem - código do tipo de operação: E0320 aquisição de serviços diversos. Serviço para Obras com Gestão de Projetos: para compra de serviços contratados para obras onde há gestão de projeto - códigos do tipo de operação: E0050 aquisição de serviços insumos; E0340 aquisição de serviços de transportes. Lista em Avanço: utilizada quando a data de necessidade da matéria prima anteceder a data de entrega, considerando os prazos necessários para projeto e fornecimento do item (a lista deve ser feita com base em uma de estimativa de necessidade) - código do tipo de operação: E0010 compra para industrialização.

3 Reposição Automática de Itens de Estoque Regular E0010 ou E0300: para itens de estoque regular, comprados através de reposição automática conforme o nível mínimo de estoque estabelecido - códigos do tipo de operação: E0010 compra para industrialização; E0300 compra de material de uso e consumo. Outros serviços: para compras de serviços que não sejam para obras com gestão de projetos ou não sejam referentes a viagens - códigos do tipo de operação: E0050 aquisição de serviços insumos (aquisição de serviços para obras de Service; E0320 aquisição de serviços diversos; E0340 aquisição de serviços de transportes. Revenda: para compra de materiais que serão revendidos e que não sofrerão industrialização na SINER - código do tipo de operação: E0030 compra para comercialização. 2. Definindo os Centros de Custos da solicitação Ainda na tela Solicitação de Compra Agrupada clicar no botão Rateio por Centro de Compras, indicado na figura 4. Figura 4. A tela Rateio por Centro de Receitas e Despesas Contábeis será aberta (figura 5). Nessa tela deverão ser preenchidos os CRDs das compras nos seguintes campos: preencher o campo CRD com o código do centro de custo da solicitação. selecionar uma opção para o CRD II especificando o tipo de gasto dentro do centro de custo

4 no campo para a porcentagem atendida, inserir a parcela do pedido de compra correspondente ao centro de custo. para solicitação de compra com um único CRD, inserir o valor 100%. para solicitação de compra com mais de um CRD, inserir a parcela relativa ao CRD digitado, clicar no botão e adicionar os outros CRDs com as respectivas pacelas (o sistema não permite o fechamento da tela enquanto as parcelas não somarem 100%). Centro de custo CRD II % atendida Inserir outro CRD Figura 5. Depois de preenchidos os Centros de Custo, salvar a solicitação, clicando-se no botão salvar da tela principal do SSA (indicado na figura 6) e fechar a tela Rateio por Centro de Receitas e Despesas Contábeis. Figura 6.

5 3. Inserindo itens na solicitação Para incluir os itens na solicitação clicar no botão Adicionar Item da tela Solicitação de Compra Agrupada (indicado na figura 7). Figura 7. Será aberta a tela Itens da Solicitação de Compra (figura 8), nela devem-se preencher os campos: Tipo: selecionar uma opção para o código do tipo de operação caso não tenha sido preenchido automaticamente a partir do Tipo da Solicitação Item: preencher diretamente o código no SSA do item a ser inserido ou pesquisar o código clicando no botão de pesquisa (indicado na figura 8) Quantidade Data da Necessidade do Item Motivo/TAG: identificação do item no projeto

6 Figura 8. Repetir o processo para inserir mais itens na solicitação. Depois de finalizado o processo de inserir itens, salvar a solicitação clicando no botão salvar da tela principal do SSA (figura 6) e enviar o código da solicitação gerado (indicado na figura 9) por para a aprovação do responsável. Figura 9. Caso o usuário precise editar um item da solicitação, selecionar o item na tela Solicitação de Compra Agrupada e clicar no botão Editar (indicado na figura 10). Para excluir um item na solicitação, selecionar o item na tela Solicitação de Compra Agrupada e clicar no botão Excluir (indicado na figura 10).

7 Figura 10. Editar Excluir 4. Alterando ou excluindo uma solicitação Uma solicitação de compra pode ser editada antes da aprovação, ou excluida, pelo usuário que a iniciou. Para isso, abrir a tela Solicitação de Compra Agrupada (figura 1) e clicar no botão Pesquisar na tela principal do SSA (indicado na figura 11). Figura 11. A tela de Pesquisa será aberta (figura 12). Para pesquisar, inserir o código da solicitação no campo Código ou pesquisar por data de emissão selecionando uma das opções no campo Emissão. Depois de preenchido um dos campos clicar no botão Pesquisa (indicado na figura 12). Figura 12.

8 O resultado da pesquisa será exibido na tela de Solicitações Agrupadas (figura 13). Figura 13. Para prosseguir, dar um duplo cilque sobre a solicitação desejada. Os itens da solicitação serão exibidos na tela de Solicitação de Compra Agrupada (figura 2). Para editar a solicitação, clicar no botão Editar na janela principal do SSA (indicado na figura 14). Para excluir a solicitação, clicar no botão Excluir na janela principal do SSA, um pop up aparecerá na tela pedindo a confirmação da ação, clicar em sim para excluir a solicitação. Editar Excluir Figura 14.

9 5. Eliminando itens não aprovados do SSA Quando uma solicitação tiver itens não aprovados, o solicitante deve eliminar esses itens do SSA, para isso, na tela principal do SSA, clicar no menu Compras, Cálculo e Eliminação de Resíduos de Solicitação de Compras Agrupada (indicado na figura 15). Figura 15. A tela Eliminação de Resíduos de Solicitação de Compras Agrupada será aberta. Clicar no botão Inclui solicitação de compras para selecionar a solicitação que será eliminada (indicado na figura 16). Figura 16.

10 A tela de pesquisa (figura 12) será aberta e o usuário deve inserir o número da solicitação ou pesquisar por data de início, como o descrito no item 4 deste documento. Uma vez localizada e selecionada a solicitação (figura 13), esta será exibida na tela de Eliminação de Resíduos de Solicitação de Compras Agrupada. Clicar em Conclui para eliminar a solicitação do SSA (indicado na figura 17). Figura 17.

11 6. Tipos de Operação x Agrupamentos Segue abaixo tabela demonstrando a relação entre os tipos de operação possíveis nas solicitações de compra e seus agrupamentos válidos. O código Tipo de Operação é definido de acordo com o tipo de solicitação definido pelo usuário e os Agrupamentos Válidos são definidos automaticamente de acordo com o ítem da solicitação. Tipo de Operação Descrição Objetivo Agrupamentos Válidos E0010 Compra para industrialização. Solicitar materiais que serão utilizados direta e indiretamente no processo de fabricação(industrialização), ou seja, serão componentes do produto a ser vendido pela Siner, sejam eles painéis, CCM ou Subestações. Para solicitações de fornecedores Nacionais: Matéria Prima Nacional Material Indireto na Produção Material Auxiliar Material Indireto na Produção Material de Embalagem Material Indireto na Produção Material Secundário. Para solicitações de fornecedores Internacionais: Matéria Prima Importada. E0030 Compra para Comercialização Solicitar materiais que serão revendidos e não entrarão no processo de fabricação(industrialização) Matéria Prima Revenda E0050 Aquisições de Serviços Insumos Solicitar serviços que serão utilizados diretamente nas obras Serviços Tomados Insumos Serviços Tomados Engenharia de Projetos E0100 Compra de Bem para Ativo Imobilizado Solicitar a compra de um bem que será utilizado como ativo fixo da SINER Ativo Maquinas e Equipamentos Ativo Móveis e Utensílios Ativo Veículos Automotores Ativo Equipamentos de Proc. De Dados Ativo Programas e Softwares de Informática Ativo Terrenos Ativo Imóveis Ativo Benfeitorias Ativo Equipamentos de Telefonia Ativo Ferramentas Ativo instalações Ativo Ativo em Andamento SP Ativo Ativo em Andamento RP.

12 E0300 Compra de material de uso e Consumo Solicitar materiais para uso e consumo na SINER, seja no Administrativo ou na Fábrica Uso e Consumo SINER Material de Escritório/Informática Uso e Consumo SINER Limpeza Uso e Consumo SINER Copa Uso e Consumo SINER Uniforme e EPI Uso e Consumo SINER Marketing Uso e Consumo SINER Veículos Uso e Consumo SINER Predial Uso e Consumo SINER Materiais de Manutenção Uso e Consumo SINER Alimentação Materiais Aplicados no Conserto. E0310 Industrialização efetuada por outra empresa Solicitar industrialização por outra empresa para nossas matérias primas que farão parte do nosso processo de fabricação Matéria Prima Nacional Matéria Prima Importada. E0320 Aquisição de Serviços Diversos Solicitar serviços que serão utilizados na SINER Serviços Tomados Administrativos Serviços Tomados PJ Siner Serviços Tomados Engenharia de Projetos Serviços Tomados Hospedagem e Viagem Serviços Tomados Cópias e Plotagem Serviços Tomados Locações Administrativas Ativo Benfeitorias Serviços Tomados Locações Fábrica Ativo Ativo em Andamento SP Ativo Ativo em Andamento RP. E0340 Aquisição de Serviços de Transportes Solicitar serviços de Transportes e Fretes Serviços Tomados Fretes e Carretos. E0350 Compra de Combustível ou Lubrificante Solicitar a compra de combustível ou lubrificante Uso e Consumo Veículos.