(ADMINISTRAÇÃO GERAL Organização, Sistemas e Métodos Gestão de Processos Parte 4 Prof.ª Karen Estefan Dutra
Modelagem significa que a representação pode ser usada para mostrar o desempenho do que está sendo modelado e, consequentemente, para mostrar mais precisão, mais dados sobre o processo e mais dados sobre os fatores que afetam seu desempenho. O diagrama possibilita criar um entendimento comum, tornar claros os passos, identificar oportunidades de melhoria (complexidades, desperdícios, atrasos, ineficiências e gargalos) e apresentar o funcionamento do processo.
Algumas das razões mais comuns para criar modelos de processos são: (BPM CBOK, 2009). -para documentar claramente um processo existente. -para usar como uma ajuda em capacitações. -para entender como um processo será desempenhado sob variações ou em resposta a uma mudança antecipada. -como uma base para análise ao identificar oportunidades de melhoria. -para desenhar (projetar) um novo processo ou uma nova abordagem para um processo existente. -para prover uma base para comunicação e discussão.
Técnicas de Modelagem -BPMN (Business Process Modeling Notation) -IDEF (Integrated Definition) A utilização de um padrão permite que diferentes empresas e profissionais possam compartilhar conhecimentos e entendimentos sobre o funcionamento das regras de processos em comum.
BPMN (Business Process Modeling Notation) É um padrão de notação que foi desenvolvido inicialmente pelo Business Process Management Iniciative (BPMI) e publicado no ano de 2004, tendo sido criado por representantes de empresas como Pega, Ônix, igrafx, IBM e Lombardi. No ano seguinte, o BPMI se fundiu com a OMG (Object Management Group). A proposta tem dois objetivos principais, segundo BPMN (2008): (1)suprir a lacuna entre o desenho de processos e sua implementação; e (2)ser intuitivo e facilmente compreensível por todos os públicos: usuários, analistas de processos, técnicos, clientes e outros públicos.
Exemplo de diagrama BPMN.
IDEF (Integrated Definition for Modeling of Process) É um grupo de métodos que foi originalmente criado para modelar e representar os requisitos necessários ao desenvolvimento de sistemas de informação. Esta foi criada pela Força Aérea Americana na década de 1980 como um produto do programa ICAM (Integrated Computer-Aided Manufacturing), que tinha por finalidade desenvolver ferramentas, técnicas e processos para a integração industrial.
Exemplo de IDEF0 contexto (diagrama pai ). Gestão de Processos
Exemplo de IDEF0 detalhado (diagrama filho ). Gestão de Processos
2- Análise e redesenho de processos É criar um entendimento comum do estado atual do processo e seu alinhamento com os objetivos do negócio. É acompanhada de várias técnicas, incluindo mapeamento, entrevistas, simulações e várias outras técnicas e metodologias de análise. Inclui também o estudo do ambiente do negócio, como os regulamentos de governo, pressões do mercado, concorrência, o contexto dos negócios, suas estratégias, a corrente de suprimento, as necessidades do cliente, a cultura organizacional.
A informação gerada a partir dessa análise inclui o seguinte: -estratégia, cultura e ambiente da organização que usam o processo (por que o processo existe). -entradas e saídas do processo. -stakeholders, internos e externos, incluindo fornecedores, clientes e suas necessidades e expectativas. -ineficiências dentro do processo corrente. -escalabilidade do processo ao buscar as demandas do cliente. -regras de negócio que controlam o processo e por que elas precisam existir.
A informação gerada a partir dessa análise inclui o seguinte: -quais métricas de desempenho devem monitorar o processo. -quais atividades compõem o processo e suas dependências entre os departamentos e entre as funções do negócio. -melhoria na utilização dos recursos. -oportunidades de reduzir impedimentos e aumentar capacidades.
3- Implementar Processos -Implementar um processo é colocar em prática os conceitos e as diretrizes contidas no planejamento do processo, assim gerando seu produto. É fazê-lo funcionar.
4- Medição e monitoramento de processos - Métodos adequados para monitoramento e, quando aplicável, para medição dos processos do sistema de gestão da qualidade. - Esses métodos devem demonstrar a capacidade dos processos em alcançar os resultados planejados. - Quando os resultados planejados não são alcançados, devem ser efetuadas as correções e executadas as ações corretivas.