Ficha Técnica Título: Logística Operacional Autor: António Marques Editor: Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. Edifício World Trade Center, Avenida do Brasil, n.º 1-2.º, 1749 008 LISBOA Tel: 217 923 811; Fax: 217 923 812/ 3701 www.companhiapropria.pt info@companhiapropria.pt rdidacticos@companhiapropria.pt Entidades Promotoras e Apoios: Coordenador: Companhia Própria Formação e Consultoria Lda e Programa Operacional Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS), co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia, através do Fundo Social Europeu. Ministério da Segurança Social e do Trabalho. Ana Pinheiro e Luís Martins Equipa Técnica: Revisão, Projecto Gráfico, Design e Paginação: SBI Consulting Consultoria de Gestão, SA Avenida 5 de Outubro, n.º 10 8.º andar, 1050 056, LISBOA Tel: 213 505 128; Fax: 213 143 492 www.sbi-consulting.com geral@ sbi-consulting.com e-ventos CDACE Pólo Tecnológico de Lisboa Lote 1 Edifício CID Estrada do Paço do Lumiar 1600-546 Lisboa Tel. 217101141 Fax. 217101103 info@eventos.pt Companhia Própria Formação & Consultoria, Lda, 2004, 1.ª edição GOVERNO DA REPÚBLICA PORTUGUESA Manual subsidiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Português Companhia Própria Formação & Consultoria Lda. 1
Índice ÍNDICE 2 ENQUADRAMENTO 3 RESOLUÇÃO DOS EXERCÍCIOS PROPOSTOS 8 Revisão do agendamento 10 Recepção das viaturas 12 Gestão de espaço 13 Arrumação da mercadoria 14 Planeamento da preparação 15 Preparação da mercadoria 17 Conferência da mercadoria 20 Expedição da mercadoria 21 Inventário Permanente 24 CONTACTOS 27 BIBLIOGRAFIA 28 BIBLIOGRAFIA ACONSELHADA 30 DIAPOSITIVOS 35 Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 2
Enquadramento ÁREA PROFISSIONAL Este manual enquadra-se na área profissional de Técnico de Logística. CURSO / SAÍDA PROFISSIONAL Todos os participantes poderão reunir competências no âmbito desta área e obter saídas profissionais a desempenhar funções de Gestão de Superfícies Comerciais, Gestão de Transportes, Gestão de Armazéns ou em departamento relacionados com estes mercados. PRÉ-REQUISITOS Para frequentar uma acção auxiliada por este manual, deve ser colocado como pré-requisito mínimo o 12º ano de escolaridade. COMPONENTE DE FORMAÇÃO Através deste manual poderão ser leccionado cursos como: Logística Operacional; Logística e Gestão de Materiais; Logística e Gestão de Armazéns; Logística e Gestão de Transportes. Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 3
A Formação a decorrer, tendo este manual como auxiliar, pretende criar competências ao nível da Gestão Logística, procurando-se Fornecer um nível de serviço desejado a um custo aceitável. Isto é, obter um bom equilíbrio entre o custo da operação adoptada e o nível de serviço por ela oferecido. UNIDADES DE FORMAÇÃO Introdução à Logística Operacional (10h) A Recepção da Mercadoria no âmbito da Logística Operacional (20h) A preparação da Mercadoria no âmbito da Logística Operacional (20h) O Controlo Operacional (10h) OBJECTIVOS GLOBAIS No final da formação, o formando deve estar apto a: Mostrar quais são as funções e procedimentos que são necessários para o bom funcionamento de um armazém. Desenvolver metodologias específicas que permitam estabelecer a melhor sequência de artigos, no sentido de aumentar a produtividade interna do armazém, diminuir as quebras durante o transporte e facilitar a operação de recepção e arrumação. Desenvolver metodologias específicas para dimensionamento de armazéns, em termos de necessidades de volume, de área, de número de posições e de tipo de posições. CONTEÚDOS TEMÁTICOS Conceitos fundamentais de logística; As funções características de uma operação logística; Os procedimentos características aos vários processos da operação logística; O agendamento das ordens de compra e recepção de viaturas; A recepção e conferência de mercadoria; Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 4
A arrumação da mercadoria; A recepção, preparação e expedição das encomendas dos clientes; A organização do armazém: gestão do espaço, gestão de locais de preparação; O controle da operação: a realização de inventários e o controle qualitativo da operação. PERFIL DO FORMADOR O Formador que irá monitorizar uma acção decorrente deste manual deverá possuir: Certificação ou comprovada experiência na área da Logística Operacional; PLANO GERAL DE DESENVOLVIMENTO DOS TEMAS 1 CONCEITOS 1.1 O QUE É A LOGÍSTICA 1.2 EVOLUÇÃO DOS OBJECTIVOS 1.3 ENQUADRAMENTO NA EMPRESA 1.4 FORÇAS DE INTEGRAÇÃO LOGÍSTICA 1.5 TENDÊNCIAS FUTURAS 2 RECEPÇÃO DA MERCADORIA 2.1 AGENDAMENTO DE ENTREGAS 2.2 RECEPÇÃO DA VIATURA NA PORTARIA 2.3 ENTRADA DA VIATURA NAS INSTALAÇÕES 2.4 RECEPÇÃO DA VIATURA NO CAIS 2.5 CONFERÊNCIA DA MERCADORIA 2.6 RECEPÇÃO ADMINISTRATIVA 3 MOVIMENTAÇÃO FÍSICA 3.1 ARRUMAÇÃO DA MERCADORIA 4 PREPARAÇÃO DA MERCADORIA 4.1 PLANEAMENTO DA PREPARAÇÃO Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 5
4.2 LANÇAMENTO DE ONDAS 4.3 PREPARAÇÃO DA MERCADORIA 4.4 VALIDAÇÃO DA PREPARAÇÃO 4.5 CONFERÊNCIA 4.6 CARGA DA MERCADORIA NA VIATURA 4.7 EMISSÃO DOS DOCUMENTOS 4.8 SAÍDA DO ARMAZÉM 5 CONTROLO OPERACIONAL E QUALITATIVO 5.1 INVENTÁRIO PERMANENTE CONJUNTO DE INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO Os critérios de avaliação mais significativos para esta formação são: Assiduidade e Pontualidade Assertividade Interesse demonstrado Conhecimentos Adquiridos Conhecimentos integrados no seu desempenho profissional. A avaliação poderá ser efectuada através de: Qualitativa Quantitativa Trabalhos de Grupo Jogos Didácticos Apresentações Participação Respostas (Método Interrogativo) Testes Trabalhos práticos individuais Resolução da Totalidade de Actividades / Exercícios Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 6
ORIENTAÇÕES METODOLÓGICAS Propõe-se que seja sempre privilegiado o método interrogativo ao método expositivo, de forma a envolver todos os participantes na formação. Entendemos o método expositivo como aquele em que a comunicação é unidireccional e não se motiva a participação dos estudantes Entendemos método interrogativo como aquele em que existe uma troca de perguntas-respostas entre a audiência e o formador. Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 7
RESOLUÇÃO DOS EXERCÍCIOS PROPOSTOS Capítulo 2.1 Agendamento de Entregas EXERCÍCIO 1: Apresentação O Sr. Luís tinha começado naquele dia o seu estágio nos armazéns da cadeia de lojas alimentares Favo de Mel. Esta cadeia era uma das maiores em Portugal no seu sector. Quando chegou eram 8:45h, 15 minutos mais cedo do que o seu horário. Nessa altura verificou que existia uma fila enorme de viaturas que aguardavam descarga. Esta fila já começava a dificultar o acesso ao armazém. O Sr. Luís pensou que era bom sinal porque denotava a exuberância económica da empresa. Contudo não pôde deixar de reparar que existia alguma irritação entre os motoristas. Alguns deles afirmavam estar ali desde as 7:00h da manhã para descarregar e até agora nada. Ninguém sabia dizer quando começariam a descarregar as suas viaturas. De facto, soube depois, alguns destes motoristas tinham entregas agendadas para as 7:15 da manhã. Ao longo do caminho que foi percorrendo, o Sr. Luís pôde verificar que de facto entravam e saíam viaturas do armazém, mas a um ritmo muito lento face às necessidades. Quando o Sr. Luís entrou no edifício dos escritórios reparou que o Sr. Mateus responsável pelo armazém estava visivelmente nervoso e conversava com o Sr. Lucas responsável pela gestão de inventário. Ambos mostravam um nervosismo evidente e apontavam falhas um ao outro. No seu conjunto, essas falhas seriam responsáveis pelo que se estava a passar recepção. O Sr. Mateus dizia que lhe faltavam 3 pessoas a sua equipa de recepção era de 20 pessoas e acusava o Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 8
Sr. Lucas de ter exagerado na quantidade de fornecedores que tinham sido agendados para as 7:00 e para as 7:30. O Sr. Lucas realmente admitia ter ultrapassado a média de caixas que eram 10.000 por hora. A sua equipa tinha agendado 12.000, mas 2.000 caixas não poderiam ser as causadoras de tanta confusão. Na altura o Sr. Luís não percebeu muito bem o que estava a passar. Hoje, como responsável pelo agendamento, ele vê com clareza os problemas que poderiam ter causado aquela confusão. Questões Supondo que assume o papel do Sr. Luís, quais acha que poderiam ser os problemas que ele hoje apontaria como sendo os causadores dos atrasos daquela manhã. RESOLUÇÃO: Problemas causadores dos atrasos daquela manhã: 1) Existia uma fila enorme de viaturas que aguardavam descarga. Esta fila já começava a dificultar o acesso ao armazém. Existia alguma irritação entre os motoristas. Alguns deles afirmavam estar ali desde as 7:00h da manhã para descarregar e até agora nada. Ninguém sabia dizer quando começariam a descarregar as suas viaturas. De facto, soube depois, alguns destes motoristas tinham entregas agendadas para as 7:15 da manhã. Entravam e saíam viaturas do armazém, mas a um ritmo muito lento face às necessidades. Ambos mostravam um nervosismo evidente e apontavam falhas um ao outro. No seu conjunto, essas falhas seriam responsáveis pelo que se estava a passar recepção. O Sr. Mateus dizia que lhe faltavam 3 pessoas a sua equipa de recepção era de 20 pessoas e acusava o Sr. Lucas de ter exagerado na quantidade de fornecedores que tinham sido agendados para as 7:00 e para as 7:30. O Sr. Lucas realmente admitia ter ultrapassado a média de caixas que eram 10.000 por hora. A sua equipa tinha agendado 12.000, mas 2.000 caixas não poderiam ser as causadoras de tanta confusão. Sintomas que evidenciam claramente que não existe um correcto agendamento de entregas. Os critérios a cumprir no desenvolvimento do agendamento das entregas passam sempre pelo equilíbrio entre os recursos dedicados à recepção e a carga que esta suporta. Como o agendamento deve ser feito com base horária, convém que este equilíbrio seja respeitado nessa mesma base. Para que isto possa acontecer é necessário definir rácios de produtividade por Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 9
famílias de artigos, por forma a pudermos agendar com algum grau de rigor a hora a que a viatura será descarregada. Estes rácios e o número de recursos alocados à recepção determinam a sua capacidade, que deverá ser respeitada pela equipa de gestão de inventário ou equipa comercial aquela que tiver a responsabilidade de fazer os agendamentos. EXERCÍCIO 2: Revisão do agendamento Apresentação Ao longo dos seus três meses de integração, o Sr. Lucas notou que existia algum mal estar entre a empresa e os seus fornecedores. A discussão resumia-se quase sempre a quem é que se atrasava e quem pagaria o prejuízo. Estes atritos eram desagradáveis para a relação entre a empresa e os seus parceiros de negócio. De facto, o mau estar começava a impedir que se realizassem negócios importantes. Foi nesta altura que o Sr. Luís se ofereceu para fazer um estudo sobre as relações da empresa com os seus fornecedores. O trabalho foi um sucesso, pois além de uma análise brilhante, o estudo incluía algumas propostas concretas de melhoria. Questões 1) Quais os assuntos que o Sr. Luís abordou no relatório e que propostas concretas ele fez, na sua opinião? 2) Descreva de forma sucinta os passos e informação necessários para o agendamento de entregas. RESOLUÇÃO: 1) Assuntos abordados no relatório e propostas concretas: Assuntos Abordados: O agendamento das entregas como factor importante para o bom funcionamento de um armazém e para o bom entendimento com os fornecedores. Imobilização de viaturas durante horas As viaturas não apareçam atempadamente e obriguem ao desperdício de horas de recursos humanos de recepção Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 10
Propostas concretas: É necessário pensar o agendamento de uma forma interessada e zelar pelo cumprimento quer dos critérios estipulados quer do próprio agendamento; Os critérios a cumprir passam sempre pelo equilíbrio entre os recursos dedicados à recepção e a carga que esta suporta Como o agendamento deve ser feito com base horária, convém que este equilíbrio seja respeitado nessa mesma base; É necessário definir rácios de produtividade por famílias de artigos, por forma a pudermos agendar com algum grau de rigor a hora a que a viatura será descarregada Estes rácios e o número de recursos alocados à recepção determinam a sua capacidade, que deverá ser respeitada pela equipa de gestão de inventário ou equipa comercial aquela que tiver a responsabilidade de fazer os agendamentos 2) Passos e Informação necessários para o agendamento de entregas: O sistema informático tem registado as produtividades médias de recepção por família de artigos e também os recursos alocados à recepção em cada turno em cada dia: 1) Elaborar a encomenda ao fornecedor; 2) Calcular o número de horas necessário para a recepcionar; 3) Data e hora em que se pretende agendar a recepção; 4) A partir das recepções já agendadas e dos recursos disponíveis a recepção ainda poderá ser agendada na hora escolhida? Sim: o agendamento está feito; Não: o computador deverá indicar dois períodos mais próximos do pretendido um anterior e outro posterior em que será possível agendar a recepção 5) Fechar a encomenda e enviá-la para o fornecedor, esperando a confirmação da entrega. Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 11
Capítulo 2.2 Recepção da viatura na portaria EXERCÍCIO 1: Recepção das viaturas Apresentação Após a melhoria do processo de agendamento o Sr. Luís foi convidado para rever todos os processos da empresa. Pensou que a melhor forma seria acompanhar a sequência de fluxo da mercadoria dentro do armazém. Ou seja, da recepção para a expedição. Uma vez que já tinha considerado o agendamento. Começou a trabalhar na recepção. Este processo passava-se ainda sem um sistema informático de suporte à gestão do espaço físico. O Sr. Luís, depois de breves visitas a outros armazéns, verificou que esta não era mais a forma de trabalhar. Questões Na sua opinião, porque é que o Sr. Luís considerou que a gestão manual do espaço físico não era a forma de trabalhar? Quais as principais desvantagens que vê nesse método? Quais são as vantagens da utilização de um sistema informático para gestão do espaço físico? Quais são os passos e a respectiva informação necessária no processo de recepção? Quais são as suas principais dificuldades? RESOLUÇÃO: Vantagens na utilização de um sistema informático: O suporte desta actividade deverá existir no sistema informático, tornando a informação recolhida muito mais fiável, disponível mais rapidamente com o aumento da produtividade dos serviços da portaria, uma vez que não é necessário escrever em papéis para depois transferir para um computador para tratamento estatístico. Passos e informação necessária para o processo de recepção: O motorista da viatura chegada deve dirigir-se à portaria para notificar a sua chegada; O segurança ou o colaborador da empresa presente na portaria deve fazer a validação do agendamento; Se existir o agendamento deve-se proceder ao registo de vários dados para posterior recolha e tratamento estatístico ou mesmo negociação com o fornecedor. Os dados a recolher são tipicamente: a) Matrícula da viatura; Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 12
b) Nome do motorista; c) Nome da empresa transportadora; d) Registo da hora de chegada. Principais dificuldades: Tentativas para fazer entregas que não foram previamente agendadas; Entendimento entre a equipa de gestão de inventário e a equipa operacional, quanto à capacidade de recepção do armazém Capítulo 3.1 - Arrumação física de mercadoria EXERCÍCIO 1: Gestão de espaço Apresentação Após considerar a recepção, um dos aspectos que se colocava era a gestão do espaço físico. Quais seriam as regras a utilizar? Qual a forma que garantiria a maximização da ocupação volumétrica dos armazém? Quais os impactos e relações deste modelo com a preparação? Estas eram algumas das questões que se colocavam ao Sr. Luís. Questões Que recomendações faria ao Sr. Luís quanto a modelos de gestão de espaço? Quais serão as relações entre a recepção e a expedição, quanto à gestão do espaço? Que áreas de movimentação de mercadoria consideraria? RESOLUÇÃO: Modelos de gestão do espaço: Entregas pouco volumosas e frequentes; Fazer os bens mover-se depressa; Utilizar o conceito de just in time; Instalar sistemas e procedimentos; Eliminar processos complexos; Reduzir inventário; Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 13
Utilizar a técnica do Aprovisionamento Eficiente,é um método que visa uma pronta reposição dos inventários, acelerando a circulação dos artigos na rede e evitando a sua retenção. Esta técnica faz parte do Efficient Consumer Response (ECR), que além dela utiliza a gestão eficiente de gamas, as promoções eficientes e a introdução eficiente de novos artigos como um conjunto de técnicas para dar uma resposta mais rápida e de melhor qualidade às necessidades dos clientes. Relações entre a recepção e a expedição quanto à gestão do espaço: Considerar: A necessidade de sincronização dentro da cadeia; A divisão de equipas e sincronização de equipas; A viatura é a unidade de trabalho; A sincronização de fluxos; A segmentação de clientes; Os contratos logísticos. Áreas de movimentação da mercadoria: Arrumar as paletes nos lugares atribuídos de armazém, de uma forma correcta, rápida, segura e isenta de erros. EXERCÍCIO 2: Arrumação da mercadoria Apresentação A forma de arrumar a mercadoria preocupava o Sr. Luís. Ele verificava frequentemente que a recepção parava porque a mercadoria não era arrumada ao ritmo adequado. Os processos de recepção e arrumação não estavam muito bem sincronizados. Ele também notou este facto em alguns armazéns que já tinham o sistema informático de gestão de espaço. Pensou que sincronização seria uma palavra chave nas operações de um armazém e considerou todo o processo, desde a descarga até à arrumação. O problema de para onde arrumar? já ele tinha considerado na gestão de espaço. Por outro lado, ele tinha assistido à apresentação de operações JIT com cross-docking e picking-by-line em alguns seminários sobre o assunto a que assistiu. Ela gostaria de introduzir este modo de funcionamento na sua empresa mas preocupava-o a forma como o fazer e o impacto na operação global e na recepção em particular. Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 14
Questões Quais serão os principais entraves à arrumação de mercadoria num armazém já com gestão automática de espaços? Qual a melhor forma de garantir a sincronização com a recepção? Como vê a operação de cross-docking e picking-by-line a funcionar, quais os pontos de contactos com as outras operações? Quais os passos e informações necessárias? RESOLUÇÃO: Entraves à arrumação da mercadoria: Local já ocupado; A palete não cabe no local. Forma de garantir a sincronização com a recepção: Decisão humana ou informática do local de arrumação; Confirmação da arrumação; Dígitos de controle. Operação de cross-docking e picking-by-line: Com o modelo JIT o Cross docking ou o Picking-by-line ficam resolvidos de forma completamente transparente e elegante. A diferença está na localização para onde transportar a mercadoria que passa a ser um cais de expedição ou uma zona intermédia de expedição e não um local de reserva na estantaria. Dependendo do tipo de operação a mercadoria recepcionada poderá ser guardada ou imediatamente disponibilizada para a expedição. Capítulo 4.1 Planeamento da operação de preparação EXERCÍCIO 1: Planeamento da preparação Apresentação Prosseguindo com o seu projecto, o Sr. Luís abordou o sector da expedição. Pensou que um planeamento mais apurado iria trazer grandes ganhos de produtividade. Com esta perspectiva em mente, Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 15
considerou várias formas de fazer o planeamento da operação de preparação. Questões Considere-se um consultor contratado pelo Sr. Luís para o ajudar nesta tarefa. Quais seriam as formas que consideraria para planear a preparação? Que dados necessitaria e de que forma? que tipo de decisões tomaria? RESOLUÇÃO: Planeamento da preparação: Verificação das encomendas chegadas; Existência de padrão, relatório de anomalias; Agrupamento por regras: Importância do cliente; Janelas de entregas; Tipo de artigo; Por rotas de entrega fixas; Por rotas de entrega optimizadas. Agrupamento das encomendas onda; Decisão a prioridade de cada onda; Indicação do cais de expedição a utilizar; Elaborar o Mapa de Planeamento da Actividade; Entregar este mapa ao responsável pela preparação. Evolução A empresa considerava começar a expedir também algumas frutas e vegetais a partir deste armazém. Para isso considerava construir uma câmara de temperatura controlada para a armazenagem. O Sr. Luís tratou de encaixar esta nova necessidade no seu modelo de planeamento de modo testar a sua consistência. Questões Com esta evolução futura planeada pelo Sr. Luís pensa que o modelo que aconselhou se adequa? Que revisões é que faria? RESOLUÇÃO: O modelo sugerido é o mais aconselhado, temos no entanto que considerar as seguintes revisões: Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 16
Tecnológicas Utilização de rádio-terminais; Utilização de leitores de código de barras; Utilização de formas de armazenamento automáticas ou semiautomáticas. Administrativas Efectuar consolidação de encomendas. Operacionais Considerar a disposição dos artigos no armazém; Efectuar a recuperação de rupturas. Capítulo 4.3 Preparação da mercadoria EXERCÍCIO 1: Preparação da mercadoria Apresentação Resolvido o problema do planeamento, o Sr. Luís abordou a operação de expedição. Tinha conhecimento de vários métodos de preparação, mas gostaria de identificar cada um deles com mais detalhe e perceber bem os impactos de cada um com a forma de recepcionar e armazenar os artigos. Uma das dúvidas do Sr. Luís era se devia ou não misturar vários métodos de preparação no mesmo armazém. Questões Como consultor do Sr. Luís, faça um resumo dos vários métodos de preparação que conhece, indique as suas vantagens e desvantagens. Aborde os impactos que cada um deles traz para a forma como recebemos e armazenamos a mercadoria. Pode ajudar a esclarecer a dúvida do Sr. Luís? RESOLUÇÃO: Modelo Clássico Organização e sequência das tarefas necessárias à preparação: Entregar os mapas de preparação de paletes completas; Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 17
Entregar os mapas de aprovisionamento dos locais de preparação aos operadores; Entregar os mapas de preparação em detalhe aos operadores; Registo a hora de entrega dos mapas. Preparação das paletes completas: Dirigir-se à posição da palete; Conferir que o artigo (todas as características); Tratar todos os erros de inventário; Movimentar a palete para o cais de expedição. Aprovisionamento dos locais preparação: Dirigir-se à posição da palete; Conferir o artigo (todas as características); Tratar todos os erros de inventário; Dirigir-se ao local de preparação do artigo; Acrescentar a quantidade a aprovisionar; Repor a palete de reserva no seu local inicial se ainda sobrar quantidade. Preparação em detalhe: Receber do chefe de equipa um mapa de preparação; Carregar uma ou várias paletes vazias na máquina; Dirigir-se ao local da preparação do primeiro artigo; Conferir o artigo (todas as características); Retirar a quantidade indicada no mapa de preparação e colocá-la na palete; Avançar para o local do próximo artigo e repetir o processo. Modelo JIT rádio terminais Indicar no sistema informático quais as ondas pretendidas; Preparação das paletes completas: O operador receberá uma instrução de recolha; O operador indicará o código da posição; O operador deverá conferir o artigo; O operador deverá tratar todos os erros de inventário; O operador deverá movimentar a palete para o cais; Quando terminar a operação, o operador deverá indicar isso ao computador, que lhe dará nova tarefa. Aprovisionamento dos locais preparação: Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 18
O operador receberá uma instrução de recolha; O operador indicará o código da posição; O operador deverá conferir o artigo; O operador deverá tratar todos os erros de inventário; O operador deverá movimentar a palete para local de preparação. Ao chegar, o operador indicará o código da posição; O operador deverá conferir o artigo; O operador deverá acrescentar a quantidade a aprovisionar à posição; O operador deverá repor a palete no local de reserva; Quando o operador terminar a operação deverá indicar esse facto ao computador que lhe dará nova tarefa. Preparação em detalhe: O operador deverá carregar uma ou várias paletes vazias; O operador deverá indicar ao computador que está preparado para começar a operação; O operador deverá dirigir-se ao local de preparação do primeiro artigo; O operador deverá indicar o código da posição. O operador deverá indicar o número de caixas que retirou ou ler caixa a caixa com um leitor de cb; O operador deverá avançar para o local do próximo artigo e repetir o processo; Quando chegar ao fim da palete, o operador deverá colar a etiqueta e avançar para o próximo artigo; Quando chegar ao final da última palete, o operador deverá colocar a palete ou paletes preparadas no cais. Modelo JIT - Etiquetas electrónicas O computador deverá dar instruções ao sistema para: Acender as lâmpadas de cada artigo; Indicar a quantidade no mostrador electrónico; O operador deverá dirigir-se aos locais marcados e: Retirar o número de caixas indicadas na etiqueta; Accionar o botão de conclusão de tarefa; Colocar as caixas retiradas: Numa palete que deverá transportar consigo; Numa correia transportadora (necessário ordenação); Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 19
Conforme o modelo utilizado é necessário: Colocar as paletes que preparadas no cais respectivo; Separar as caixas colocadas pelos cais correctos (de forma automática ou manual). Observações Tecnológicas Quando é utilizado o mecanismo das etiquetas electrónicas é frequente fazer-se uma preparação consolidada; A preparação com rádio-terminais é muito rara e cara, sendo o modelo clássico e o das etiquetas; A preparação de paletes completas e o aprovisionamento dos locais de preparação são operações em que compensa a utilização de rádio terminais. Operacionais A disposição dos artigos no armazém tem grande impacto sobre: A produtividade dos operadores de preparação; Os níveis de quebras durante o transporte; Quando utilizamos rádio-terminais ou etiquetas electrónicas a informação é colhida de forma grátis, natural e exacta; A ordem de trabalho, utilizando o modelo jit não é tão rígida como no modelo clássico. Mas é mais produtiva. Capítulo 4.5 Conferência das mercadorias preparadas EXERCÍCIO 1: Conferência da mercadoria Apresentação Actualmente existem muitas queixas das lojas. Queixam-se que ocorrem muitos erros de preparação. E que a factura não respeita as entregas reais. O Sr. Luís considera esta situação preocupante para a credibilidade e sucesso da empresa. Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 20
Questões Ainda como consultor do Sr. Luís, como sugeria que ele resolvesse a questão. Que processos deveria ele adoptar? Qual a reacção que prevê dos clientes? RESOLUÇÃO: Resolução dos erros: Chamar a atenção do operador de preparação e esclarecer a situação; Deverá ainda dar conhecimento da situação ao superior hierárquico do operador, se for caso disso; Registar os erros de preparação; No final da conferência, o operador deve rubricar a etiqueta da palete. Utilizar a frequência dos erros para detectar problemas operativos ou motivacionais. Isolar em artigos de diferentes tipos e custos método diferentes. Promover a transparência com o cliente; Em qualquer dos casos, se houver erros estes serão registados imediatamente após a conferência e de uma forma automática. Capítulo 4.8 Saída do Entreposto EXERCÍCIO 1: Expedição da mercadoria Apresentação Quando chegou à expedição, o Sr. Luís pensou em vários modos de a fazer. Pretendia que os veículos esperassem o menos possível pela carga e por todos os processos administrativos associados. Questões Com este objectivo, que método aconselharia o Sr. Luís a utilizar? RESOLUÇÃO: Seria o modelo: Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 21
Modelo JIT Preparação da Mercadoria Etiquetas electrónicas O computador deverá dar instruções ao sistema para: Acender as lâmpadas de cada artigo; Indicar a quantidade no mostrador electrónico; O operador deverá dirigir-se aos locais marcados e: Retirar o número de caixas indicadas na etiqueta; Accionar o botão de conclusão de tarefa; Colocar as caixas retiradas: Numa palete que deverá transportar consigo; Numa correia transportadora (necessário ordenação); Conforme o modelo utilizado é necessário: Colocar as paletes que preparadas no cais respectivo; Separar as caixas colocadas pelos cais correctos (de forma automática ou manual). Modelo JIT Processo de Conferência O operador de conferência deverá dirigir-se para o cais associado à primeira encomenda a expedir; O operador indica o número da palete que pretende conferir, ou lê esse mesmo número com um leitor de CB; Após identificação, o operador confere os artigos: Para cada artigo mostrado pelo rádio-terminal ele introduz a quantidade de caixas; Todas as caixas existentes na palete serão lidas com um leitor de código de barras, uma a uma. Modelo JIT - Preparação da carga O operador de carga recebe pelo rádio-terminal qual a próxima carga a efectuar; Uma vez no cais o operador deverá: Preparar as condições de carga; Conferir a matrícula da viatura; Verificar a adequação da viatura às condições pretendidas. O computador indicará via rádio-terminal qual é a sequência de clientes a carregar; O operador deverá dirigir-se à palete do cliente mais próxima da viatura e: Ler o número da palete com o leitor de cb; Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 22
Verificar a estabilidade; O operador deverá mandar carregar a palete; O operador deverá dirigir-se para a próxima palete repetindo o processo. Quando for lida a última palete de um cliente o computador assinalará o facto, dando instruções do cliente a carregar a seguir; O operador deverá proceder de igual forma para os outros clientes; No final do último cliente, o computador: Deverá perguntar o número de selo da viatura; Deverá proceder de imediato à emissão dos documentos. Modelo JIT - Término da carga O operador deverá fechar a carga: Colocar cintas; Ajustar divisórias amovíveis; Verificar a temperatura; Selar a mercadoria. Modelo jit emissão de documentos Procedimento inexistente com o jit Saída do armazém O motorista deverá imobilizar a viatura; O motorista deverá dirigir-se à segurança e identificar-se; O motorista e segurança deverão fazer a inspecção do selo da viatura; Se o veículo estiver descarregado (veículo não selado), o segurança deve verificar sempre o interior da viatura; O segurança deverá registar a hora de saída da viatura. Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 23
Capítulo 5.1 Inventário Permanente EXERCÍCIO 1 Inventário Permanente Apresentação Com todos os procedimentos de entrada e saída de mercadoria revistos, o Sr. Luís preocupou-se com o aspecto da qualidade de operação. Os inventários semestrais mostravam um nível considerável de erros. O Sr. Luís pensou que o melhor para colocar a situação sobre controle, seria a realização de inventários mais frequentes. O período era uma das suas dúvidas e a outra era a sua extensão que posições deveriam inventariar e de quanto em quanto tempo? eram as questões que se colocava. Questões Como consultor do Sr. Luís prepare uma reunião sobre este assunto, onde lhe exporá os métodos que entende como mais convenientes para o período e para extensão. Quais as vantagens e desvantagens de cada um? Elabore um esboço de um procedimento sobre o assunto. RESOLUÇÃO: Vantagens e Desvantagens de cada modelo: O processo de controle de inventário permanente divide-se na inventariação de dois tipos de posições: Erro! A origem da referência não foi encontrada. e Erro! A origem da referência não foi encontrada.: Posições de preparação: Este processo é muito mais produtivo, fácil e elegante quando utilizamos os rádio-terminais. Importância dos dados em tempo real. Há outros factores que levam à importância dos rádio-terminais, são eles: as posições de preparação a inventariar não podem estar sujeitas a qualquer operação de preparação ou aprovisionamento. Posições vazias: O modelo JIT funciona de uma forma muito mais natural e produtiva, em que as acções são tomadas em tempo real. De novo se coloca o problema da idade da informação, no caso do modelo clássico há que garantir que Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 24
não é arrumada nenhuma palete entre o momento de emissão do mapa e a respectiva contagem. Esta necessidade levanta muitos problemas práticos, que impedem uma utilização mais frequente deste método. Isto não se passa no modelo JIT, onde a informação é em tempo real. Procedimento: Objectivo: Identificar situações de erros físicos decorrentes da actividade operacional e criar metodologias para eliminar ou prevenir esses erros; Nota prévia Este procedimento deve ter uma periodicidade diária; Este procedimento procura varrer todo o armazém, uma parte de cada vez; Considera-se que existe um erro numa localização sempre que nela não estiver o produto correcto na quantidade e qualidade correctas. As origens mais frequentes para erros são: Quebras de artigos; Roubos; Engano na conferência aquando da recepção; Aprovisionamento das posições de preparação; Erros de arrumação; Enganos em transferências de origem manual; Enganos em acertos de origem manual. Posições de Preparação - Considerações O objectivo é inventariar todos os locais de preparação; Os locais de preparação são uma posição onde vão parar 85% de paletes que entram no armazém. Posições de Preparação - Modelo JIT O operador de inventário indica ao computador via rádio-terminal que vai começar; O computador mostra-lhe a primeira posição e: Pergunta o artigo e quantas caixas lá estão; O operador responde com o sem lcb; Correcção imediata dos erros. Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 25
Posições Vazias Modelo JIT O operador de inventário indica ao computador via rádio-terminal a sua disponibilidade; O computador mostra-lhe a primeira posição e pede a chave da posição; O operador deverá dirigir-se para a posição e introduzir a chave correcta, confirmando se está ou não vazia; Caso não esteja vazia, e após a necessária confirmação, o computador marcará a posição para remoção da palete; Resolução dos problemas encontrados Modelo JIT Seleccionar um artigo dos que estão na zona referida; Se a quantidade for pequena: Identificar local de preparação, pelo rdt; Colocar no local de preparação do artigo; Fazer uma contagem ao total de caixas e anotar o total na folha de acertos. Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 26
Contactos Referências na WEB Department of Trade and Industry of UK, Logistics and Supply Chain Management, http://dtiinfo1.dti.gov.uk/mbp/bpgt/m9gb00001/m9gb000011.html Canadian Association of Logistics Management, Logistics and Supply Chain Journal, http://www.calm.org/calm/quarterly/aalq0.html The Progress Group Logistics Consulting, White Papers, http://www.theprogressgroup.com/ CAPS Logistics, http://www.caps.com SAP AG, http://www.sap.com PeopleSoft Inc., http://www.peoplesoft.com Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 27
Bibliografia APLOG, INDEG/ISCTE e A.T. Kearney, A Logística em Portugal no Virar do Século, Lisboa,1998. Ballou, Ronald H., Basic Business Logistics, Prentice - Hall International, Inc., USA, 1997. Bowersox, Donald J., Logistical Management: A Systems Integration of Phisical Distribution Mangement and Materials Management, MacMillan Publishing Co., New York, 1978. Byrne, Patrick M. & Markham, William J., Improving Quality and Productivity in the Logistics Process - Achiving Customer Satisfaction Breakthrough, Council of Logistics Management, Oak Brook, Inc, 1991. Carvalho, J. M. Crespo, Logística, 1ª ed., Edições Sílabo, Lda., Lisboa, 1996. Christopher, Martin, Benchmarking Logistics Performance, Logistics Technology International, 1994. Christopher, Martin, Logistics and Supply Chain Management - Startegies for Reducing Cost and Improving Service, 2ª ed., Financial Times - Pitman Publishing, 1998. Deming, W. E., Quality, Productivity and Competitive Position, MIT, 1982. Eastman Kodak Company (1994), Safety Performance Indexing: Metrics for Safety Performance Improvement Projects. Retirado do site da internet, http://www.llnl.gov/pbm/handbook/p28.html, 1998. Freire, Adriano, Estartégia - Sucesso em Portugal, Editorial Verbo, Lisboa, 1997. Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 28
Hammer, Michael & Champy, James, Reengineering the Corporation, a Manifesto for Business Revolution, Harper Business, New York, 1993. Harrington, Dr. H. J., Business Process Improvement, The Breakthrough Strategy for Quality, Productivity and Competitiveness, Sponsored by the American Society for Quality Control, McGraw-Hill, Inc., New York, 1991. Juran, J. M., Gryna, F. M. & Bingham, R. S., Quality Control Handbook, 3ª ed., McGraw Hill, New York, 1974. Kinlaw, D. C., Continuous Improvement and Measurement For Total Quality - a team based approach, Pfieffer & Business One, 1992. Les Scovell (1996), The Logistics Audit, Managing Logistics, Bulletin 18 (Winter 95-96). Retirado do site da internet, http://www.wzone.com/logistics/bulletin18.html, 1998. Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 29
Bibliografia Aconselhada Alvarenga, A. C. e Novaes, A. G. N. Logística Aplicada Suprimento e Distribuição Física. Ballou, R.. Logística Empresarial. SP: Atlas. Ballou, R. H., Business Logistics Management, Prentice Hall. Carvalho, José Mexia Crespo de, Logística Comercial, Texto Editora, Lisboa Carvalho, José Mexia Crespo de, Logística, Sílabo, Lisboa Christopher, M. Logística e Cadeia de Suprimentos. SP: Pioneira. Dias, S.R. Estratégia e Canais de Distribuição. SP: Atlas. Krajewski, Lee J. e Ritzman, Larry P.; Operations Management; Addison-Wesley Rushton, A., J. Oxley e P. Croucher, Logistics and Distribution Management, Kogan Page Limited, London. Tixier D., Mathe, H. e Colin, J.; A Logística na Empresa ; Rés- Editora, Lda. Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 30
DESENVOLVIMENTO PROGRAMÁTICO UNIDADE DE FORMAÇÃO: 1. LOGÍSTICA OPERACIONAL OBJECTIVO(S): Compreender a origem do conceito de logística Caracterizar os objectivos da logística dentro da empresa Compreender o enquadramento da logística dentro da empresa Conhecer as áreas de desenvolvimento da logística dentro da empresa. ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS CONTEÚDOS SUGESTÕES DURAÇÃO Nº Designação Desenvolvimento TEÓRICO / PRÁTICOS DIDÁCTICAS (horas) 1 Conceitos fundament ais de logística 1.1 Definir logística; 1.2 Caracterizar os objectivos tradicionais e objectivos actuais da logística operacional; 1.3 Efectuar o enquadramento da Logística dentro da empresa; 1.4 Debater conceitos e filosofias relacionados com o conceito de logística; 1.5 Evidenciar quais as áreas de desenvolvimento da logística. Conceitos fundamentais de logística Conceitos Objectivos O enquadramento dentro da empresa Conceitos relacionados Filosofias associadas Trabalhos de grupo: Identificação e caracterização de realidades conhecidas dos formandos, dentro da empresa 10 Áreas de desenvolvimento Companhia Própria Formação & Consultoria Lda. 31
UNIDADE DE FORMAÇÃO: 2. RECEPÇÃO DE MERCADORIA OBJECTIVO (S): Efectuar agendamento de entregas de mercadorias Controlar e inspeccionar viaturas que chegam às instalações Recepcionar e conferir mercadorias e fornecedores ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS Nº DESIGNAÇÃO DESENVOLVIMENTO CONTEÚDOS TEÓRICO / PRÁTICOS SUGESTÕES DIDÁCTICAS DURAÇÃO (horas) 2 Recepção de mercadoria 2.1 Determinar o modo como o agendamento das entregas deverá ser feito; 2.2 Assegurar o controle das viaturas que chegam às instalações 2.3 Assegurar a inspecção das viaturas que entram no armazém 2.4 Racionalizar a recepção de viaturas no cais de descarga 2.5 Assegurar que a mercadoria entregue está conforme 2.6 Determinar o modo como a mercadoria deve ser recepcionada do ponto de vista administrativo e informático RECEPÇÃO DE MERCADORIA Agendamento de entregas Recepção da viatura na portaria Entrada da viatura nas instalações Recepção da viatura no cais e respectiva descarga Conferência da mercadoria Recepção administrativa da mercadoria Aplicações práticas Análise de exemplos percepcionados pelos formandos Exercícios simulação de 20 Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 32
UNIDADE DE FORMAÇÃO: 3. PREPARAÇÃO DA MERCADORIA OBJECTIVO (S): Gerir e arrumar stocks de acordo com a política da empresa Recepcionar, conferir, codificar e registar as mercadorias Racionalizar todas as operações de preparação de mercadorias para os clientes ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS Nº DESIGNAÇÃO DESENVOLVIMENTO CONTEÚDOS TEÓRICO / PRÁTICOS SUGESTÕES DIDÁCTICAS DURAÇÃO (horas) 3 Preparação da mercadoria 3.1 Arrumar as paletes nos lugares atribuídos de armazém, de uma forma correcta, rápida, segura e isenta de erros. 3.2 Definir plano de preparação de encomendas PREPARAÇÃO DA MERCADORIA Arrumação física de mercadoria Planeamento da operação de preparação Análise de exemplos percepcionados pelos formandos 20 3.3 Racionalizar o modo como as ondas são constituídas para posterior expedição para os clientes. Lançamento de ondas e obtenção da documentação de preparação Preparação da mercadoria Exercícios de simulação 3.4 Racionalizar a operação de preparação das mercadorias 3.5 Racionalizar a validação no sistema informático Validação da preparação Conferência das mercadorias preparadas 3.6 Detectar e corrigir erros de operação do armazém Carga da mercadoria na viatura 3.7 Racionalizar a operação de carga das paletes a serem transportadas para os clientes 3.8 Emitir os documentos que acompanham a Emissão dos documentos que acompanham a mercadoria Saída do Entreposto mercadoria até ao fornecedor Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 33
UNIDADE DE FORMAÇÃO: 4. CONTROLO OPERACIONAL OBJECTIVO (S): Saber identificar situações de erros físicos decorrentes da actividade operacional e criar metodologias para eliminar ou prevenir esses erros. ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS Nº DESIGNAÇÃO DESENVOLVIMENTO CONTEÚDOS TEÓRICO / PRÁTICOS SUGESTÕES DIDÁCTICAS DURAÇÃO (horas) 4 Controlo operacion al 4.1 Identificar situações de erros físicos decorrentes da actividade operacional e criar metodologias para eliminar ou prevenir esses erros. CONTROLO OPERACIONAL Inventário Permanente Análise de exemplos percepcionados pelos formandos 10 Exercícios simulação de Companhia Própria Formação e Consultoria Lda. 34
Diapositivos Companhia Própria Formação & Consultoria Lda. 35
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