Modelo de sistema de informação para apoio ao processo decisório em micro e pequenas empresas.

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1 Modelo de sistema de informação para apoio ao processo decisório em micro e pequenas empresas. Francisco Ignácio Giocondo César (UNIMEP) giocondo@merconet.com.br Osvaldo Elias Farah (UNIMEP) oefarah@unimep.br Antonio Carlos Guiliani (UNIMEP) cguiliani@unimep.br Nádia Kassouf Pizzinato (UNIMEP) nkp@merconet.com.br Mario Sacormano Neto (UNIMEP) pmsn@terra.com.br José Francisco Calil (UNISAL) Jose.calil@am.unisal.br Resumo O objetivo deste artigo é apresentar uma ferramenta disponível em qualquer pacote OFFICE PROFISSIONAL o qual, aliado ao conhecimento de sua utilização, em conjunto com a experiência do administrador, disponibiliza um sistema de apoio a tomada de decisão para a melhor gestão de micro e pequenas empresas. Pretende também mostrar que, mesmo sem grandes investimentos, é possível ao pequeno empresário utilizar meios gerenciais poderosos para o apoio da gestão de seu negócio com ferramentas disponíveis em sua empresa. Este trabalho também explora a relação entre tecnologia disponível em organizações dinâmicas, com poucos recursos, e avalia a interação do sistema de informação (SI) com a estrutura empresarial e os agentes humanos. Além de explorar teoricamente os temas Sistema de Informação e Gestão Empresarial em pequenas empresas, demonstra a utilização de um SI, especificamente do software ACCESS no trabalho de gestão empresarial. Palavras-Chaves: Sistema de informação; Processo decisório; Pequenas empresas. 1 - Introdução O papel da tecnologia de informação nas organizações vem transformando de forma significativa os modelos de negócios das empresas, e constitue-se num elemento fundamental para a obtenção das vantagens estratégicas e competitivas. Devido a dinâmica de evolução tecnológica e da rapidez da necessidade de informação para uma boa gestão empresarial se faz necessário o uso de ferramentas cuidadosamente planejadas e estruturadas, de modo a garantir o alinhamento das informações com os objetivos estratégicos da empresa. As constantes pressões do meio empresarial nacional e as relações econômicas nacional e internacionais têm afetado consideravelmente a administração das organizações, com muito maior intensidade as micro e pequenas empresas (MPE), que buscam de forma a garantir sua sobrevivência, melhorar o desempenho e um planejamento seguro para o seu crescimento. Ao ser afetada pela concorrência, as MPEs antecipam e analisam sua estrutura, seja ela de produção ou de informação, para não apenas se adaptarem às novas exigências do mercado como também reagirem a elas. Neste ambiente, entre os recursos tecnológicos, o SI e a gestão empresarial tem sido apontados como importantes fatores para potencializar o desenvolvimento dos processos produtivos e da gestão das organizações. Segundo (CAMPOS & TEIXEIRA, 2004, p. 3), o SI cumpre papel significativo ao ser utilizada como recurso para subsidiar a administração geral das empresas, ao contribuir para a definição de estratégias empresariais, apóiar gestores no dia a dia, agilizar a comunicação interna e com fornecedores e clientes, agilizar tarefas burocráticas, facilitar a execução de atividades administrativas; e contribuir na gestão de produção. A revolução dos SI está tornando-se cada vez mais uma ferramenta fundamental para a gestão empresarial. ENEGEP 2005 ABEPRO 4579

2 A maioria dos gerentes gerais sabe que a revolução se encontra em andamento e poucos questionam sua importância. À medida que a tecnologia da informação consome uma parcela crescente de seu tempo e investimentos, os executivos se tornam cada vez mais conscientes de que a questão não pode permanecer sob a responsabilidade exclusiva dos departamentos de PED (processamento eletrônico de dados) ou de SI (sistema de informação). Ao perceberem que os rivais estão utilizando a informação para desenvolver a vantagem competitiva, eles reconhecem a necessidade de se envolverem diretamente na gestão da nova tecnologia. No entanto, em face da rapidez da mudança, não sabem como participar do processo. (PORTER, 1999, p. 83) O objetivo principal deste trabalho é mostrar que, com o conhecimento e a utilização de ferramentas simples disponíveis no OFFICE PROFISSIONAL, o ACCESS, aliado a experiência do administrador, é possível desenvolver um sistema de apoio à gestão empresarial que permita trabalhar com todas as informações disponíveis na pequena empresa de tal forma que forneça informações e dados para o administrador os quais irão auxiliá-lo na tomada de decisão. Queremos mostrar também que o ACCESS atende a maioria das necessidades das MPEs permitindo organizar as informações de forma a facilitar a sua gestão. Este trabalho enfoca como objetivo secundário, a compreensão do fluxo de informação dentro da empresa e ressalta em cada ponto estratégico da empresa as informações importantes para a sua gestão. Desenvolvemos um exemplo prático sobre sistemas de informação utilizando o ACCESS,voltado para a pequena empresa, com a finalidade de fornecer uma base de dados ao administrador para o aperfeiçoamento dos seus processos gerenciais. Pouco enfoque foi dado ao aspecto técnico e metodológicos na área de sistemas. O enfoque maior foi concentrar-se em: (1) uma compreensão ampla do fluxo de informação dentro da empresa, (2) o papel desse sistema na melhoria da eficiência da gestão da empresa assim como da importância dos dados para a gestão, (3) a sua real importância como instrumento integrador dos vários departamentos da empresa de modo a construir um suporte dos vários processos de planejamento e controle dentro da empresa. 2 - Suporte Teórico 2.1 De Dados a Informação Podemos dizer que Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões Sistemas Na área empresarial, Sistema é um conjunto de funções logicamente estruturadas, com a finalidade de atender a determinados objetivos. (CASSARRO, 1998, p.25) Também, uma das implicações críticas dos conceitos de sistemas empresarial e administração é justamente a concepção da empresa como um sistema aberto, pois tal visão ressalta que o ambiente em que vive a empresa é essencialmente dinâmico, fazendo com que um sistema organizacional, para sobreviver, tenha de responder eficazmente às pressões exercidas pelas mudanças contínuas e rápidas do ambiente. (BIOS, 1988, p. 18). A empresa como um sistema aberto recebe informações constantemente do meio em que se encontra, cabe ao SI o dever de gerar meios para captar, interpretar, processar, direcionar, informar e conduzir os dados dentro da empresa de tal forma que estes dados venham a criar ações facilitadoras dos diversos processos decisórios dentro da empresa. Para tanto, o SI deve ser eficaz, isto é tirar dos dados o máximo de informações pretendidas para que consiga obter os melhores indicadores para a tomada de decisão; para com isto possa ter métodos e ENEGEP 2005 ABEPRO 4580

3 processos eficientes de tal forma a ter o maior volume de informações com os menores recursos consumidos Sistemas de Informações Cabe ao Sistema de Informação transformar dados em informações, sendo estas, as informações, um conjunto de partes interdependentes de um todo que cria uma relação de interdependência entre os subsistemas que resultam, basicamente, da troca de dados entre eles para a composição das informações, de tal forma que tais informações sejam de fácil interpretação pelos gerentes e gestores. Esta integração de sistemas leva a impactar no sistema maior sistema empresa de forma a que seus processos, dados e informações venham a contribuir para uma melhor gestão. Para o propósito do estudo, um sistema de informação (SI), é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entradas), manipulam e armazenam (processo), (disseminam Isaída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback. (STAIR, 1998, p. 11) Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) / Executivos (SIE) Gerenciar é um processo administrativo que planeja, organiza, direciona e controla os mais diversos processos com o objetivo para o resultado. Para Oliveira (1992, p. 39), Sistema de Informações Gerenciais (SIG), é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, bem como proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados. O SIG deve contribuir para que as empresas funcionem e venham a ser administradas para criar riquezas. Para isto, (...) exige informações que habilitem seus executivos a fazer avaliações calibradas. Exige quatro conjuntos de ferramentas de diagnósticos: informações fundamentais, informação sobre a produtividade, informação sobre as competências e informações sobre a localização de recursos escassos. Em conjunto, essas informações formam a caixa de ferramentas do executivo para administrar a empresa em que está trabalhando. (DRUKER, 2001, p. 123) A tecnologia SIG permite aos gerentes concentrar-se nas situações críticas, evitando que ele perca tempo observando e controlando situações de menor grau de importância, possibilitando desta forma uma concentração de esforços dirigida à análise dos indicadores, visando à adoção de ações corretivas de re-direcionamento da estratégia adotada. Os SIG / SIE visa atender às necessidades de informações dos gerentes, ser usado principalmente para facilidade de interpretação, a proporcionar informações de forma rápida para facilidade de interpretação a proporcionar informações de forma rápida para decisões que são tomadas sob pressão, possuir interface amigável para que o executivo tenha facilidade em sua utilização, se adaptar facilmente a cultura da empresa e no seu estilo de tomada de decisão, filtrar, resumir e acompanhar dados críticos, e fazer uso intensivo de dados do macroambiente empresarial (concorrentes, clientes, indústria, mercados, governo, agentes internacionais) contidos em bancos de dados on-line, relatórios sobre mercados de ações, taxas e índices do mercado financeiro, entre outros. O SIE não está limitado apenas ao apoio de decisões, também é uma boa ferramenta para administrar, isto é planejar, acompanhar e controlar, assim como para obterem uma melhor visão das suas operações e do mercado e para identificarem problemas ou novas tendências. Para o sistema de informação (SI) ser adequado a tomada de decisão dos gerentes, deve ter as seguintes características: ENEGEP 2005 ABEPRO 4581

4 Características Definições Precisa O SI deve disponibilizar informações precisas, as quais não pode deixar dúvidas e de fácil interpretação. Completa O SI deve oferecer a informação completa de tal forma que contenha todos os fatos importantes em um único demonstrativo para facilidade de análise. Econômica Deve ser simples e econômica a obtenção de dados para gerar as informações necessárias, de tal forma que a informação faça parte da rotina da empresa e que os relatórios gerenciais venham a ser gerados de forma espontânea e integrada a esta rotina. Flexível O SI deve fornecer informações as diversas áreas de tal forma que uma mesma informação possa ser interpretada de forma adequada pelos vários departamentos da empresa. Confiável O SI deve ser confiável, por se trabalhar com muitos dados aos mesmo tempo, deve ter segurança nos resultados apresentados. Isto depende diretamente da confiabilidade da forma de coleta de dados. Relevante O SI de fornecer informações importantes, isto é relevantes a tomada de decisão. Simples O SI deve apresentar as informações de forma a facilitar sua interpretação. Em tempo O SI deve estar sempre com as informações atualizadas e disponíveis. Verificável O SI deve possibilitar a verificar das informações em várias fontes e apresentar de forma coerência o seu conteúdo. Fonte - Adaptado de CASSARRO, 1998, p.28 Quadro 1 Características de um bom Sistema de Informações. 2.5 MPEs (Micros e Pequenas Empresas.) Devido à importância no contexto econômico nacional, se faz necessário definir e estabelecer alguns critérios e mostrar alguns dados das MPEs no cenário econômico nacional, pois é de muita importância a sua existência e de pouca divulgação os seus resultados. A MPE responde por 98% dos estabelecimentos empresariais do Brasil são pequenos empreendimentos, os quais são também responsáveis por 60% dos empregos estabelecidos no país. Estima-se que existam no Brasil 2,5 milhões de empreendimentos que se enquadram nesta categoria. (Revista Eletrônica EconomiaNet, acessado em 22 de abril 2005). O total de empresas formais em atividade no Brasil, em 2001, alcançava 4,63 milhões de unidades, nos setores da indústria, comércio e serviços (tabela 1). As microempresas representavam 93,9 % do total de empresas. O conjunto das micro e pequenas empresas alcançava 99,2 % do total. Apenas 0,3 % das empresas é de grande porte (empregando mais de 500 pessoas na indústria ou mais de 100 pessoas nos setores do comércio e serviços). A distribuição das empresas por setor mostra que o comércio é o que apresenta a mais alta concentração de microempresas, com 95,5% do total, e o menor número relativo de empresas de grande porte, ou seja, 0,1% das empresas. (SEBRAE, 2005) Conhecimento e Experiência Para unir o hardware, software, dados e convertê-los em informações para a correta e adequada gestão empresarial, se faz necessário o conhecimento de todos os processos e ENEGEP 2005 ABEPRO 4582

5 informações para o correto direcionamento das decisões. Conforme Porter (1999, p.84), (...) a tecnologia da informação é mais do que apenas computadores. Ou, nas palavras de Drucker ( 2001, p. 9), transformar a informação em conhecimento e este em ação efetiva é a função específica do administrador e da administração. De fato, o conhecimento somente se tornou o recurso principal da economia em substituição aos recursos tradicionais dos economistas, Terra, Trabalho e Capital devido à emergência da administração. 3 Metodologia de Utilização do ACCESS O ACCESS é um software de gerenciamento de dados de forma interativa, onde cada área da empresa representa um sub sistema o qual irá captar, avaliar, armazenar e testar os dados, resultando numa versão executável do sub sistema. O resultdo será um sistema maior que interligará e gerenciará cada um dos sub-sistemas para o processamento das informações. O processo ocorre nas seguintes fases: - Concepção estabelece os requisitos para o projeto de cada sistema; - Elaboração estabelece um plano de projeto e sua arquitetura; - Construção desenvolver o sistema; - Transição - testar e fornecer o sistema a sus usuários finais. A passagem pelas quatro fases é chamada de ciclo de desenvolvimento e resulta na geração de um sistema. A geração segue os seguintes fluxos de trabalho: - Modelagem de negócio neste processo, descreve a estrutura e a dinâmica do departamento ou empresa; - Requisitos descrevem o método baseado em casos de uso para identificar os requisitos; - Análise e projeto descrevem as várias visões da arquitetura; - Implementação fase destinada a codificação e testes de unidades; - Testes descrevem os casos de testes, procedimentos e medidas para acompanhar os erros; - Entrega abrange a configuração do sistema; - Gerenciamento de configuração controla as modificações e mantém a integridade dos artefatos do projeto; - Gerenciamento de projeto descreve as várias estratégias para o trabalho como um processo interativo; - Ambiente abrange a infra-estrutura necessária para o desenvolvimento. (SCHMITZ E SILVEIRA, 2002, p. 3) 3.1 A Ferramenta A adoção do ACCESS tem as seguintes vantagens: primeiramente, o ACCESS já acompanha o pacote OFFICE PROFISSIONAL, razão de seu baixo custo e preço acessível, além disso, está disponível em qualquer computador que já utiliza o recursos computacionais, e o uso eficiente desta ferramenta não requer uma máquina de grande desempenho, apenas uma máquina convencional; em termos de complexidade, o processo, que consiste de fluxos e fases, é de fácil compreensão, pois utiliza o fluxo normal que já anteriormente a documentação ou dados já utilizava; quanto ao tempo de aprendizado, basta um período normal de utilização (2 meses) para a adaptação ao novo sistema de trabalho o que anteriormente era manualmente processado. Apesar de existir uma similaridade com a atividade cotidiana da empresa é normal que inicialmente tenha alguma dificuldade para aplicar alguma parte em seu conhecimento no trabalho. 4 Estudo de caso ENEGEP 2005 ABEPRO 4583

6 Neste estudo de caso utiliza-se um modelo de SI baseado em fluxo de dados, relacionais e orientado a objetos. As vantagens m do modelo adotado neste tipo de projeto são: 1) uma maior proximidade com a realidade da empresa devido ao mapeamento simples entre os objetos computacionais e a realidade da organização, 2) a flexibilidade de adaptar-se a realidade de cada organização e 3) a possibilidade de agregar componentes extensíveis. Iremos demonstrar o fluxo de informação para melhor orientar a visão de conjunto, objetivando-se construir um modelo do sistema total de informações da empresa em estudo. Para tanto, utiliza-se o raciocínio dedutivo: partindo-se do entendimento dos vários departamentos da empresa, a qual permite identificar os subsistemas básicos de cada função e a seguir procura-se conhecer as interações entre eles, visando possibilitar a estruturação da rede de subsistemas. 4.1 Visão Geral do Fluxo de Informação Para melhor entendimento do sistema e do fluxo de informações considera-se uma empresa como um modelo de referência para o estudo de caso, sendo que os departamentos estão separados por: entrada de informação, processos internos e saída de informação. Não obstante, sabe se que cada departamento pode ter sua própria entrada, saída e processamentos internos o que o torna uma célula completa de fluxo de informação, devido a isto tem seu próprio subsistema. Os departamentos da empresa foram divididos conforme fluxo de informações do Quadro 2. ENTRADAS Informação INTERNO - Processos SAIDA Informação 1. ALMOXARIFADO 5. DIRETORIA 9. EXPEDIÇÃO 2. COMPRAS 6. PCP 10. FINANCEIRO 3 FINANCEIRO contas a Receber 7. PRODUÇÃO 8. CONTABILIDADE - contas a Pagar 11. VENDAS 4. VENDAS 9. CUSTOS Quadro 2 Departamento x Fluxo de Informações 4.2 Análise do Fluxo de Informação - Entradas A figura 1 exemplifica o fluxo de informação das Entradas, a título de exemplo: por ela, verifica-se que para o Departamento do Almoxarifado (1), é informado a Diretoria o inventário de produtos e fluxo de matéria primas (1.1); já para o setor Financeiro e Contas a Pagar, efetiva a programação de pagamento (1.2); em terceiro lugar, cabe ao PCP disponibiliza as informações para a programação futura (1.3); para a Produção, disponibiliza a matéria prima (1.4); para a Contabilidade, informa impostos a recolher ou de direito, inventário atualizado (1.5); a área de Custo, informa o custos de matéria prima atualizado (1.6); para Vendas, a margem de contribuição do produto x custo componente (1.7); e para Compras, informes de estoque (1.8). As entradas do Departamento de Compras (2) são, primeiramente Almoxarifado, com a programação de compras (2.1); a Diretoria é informada da programação de compras (2.2); o PCP a matéria prima a receber (2.3); e do setor Financeiro e Contas a Pagar, o planejamento futuro (2.4). As entradas do Departamento Financeiro e Conta a receber (3) são: do setor de Compras, a liberação de créditos para pabamento (3.1); da Diretoria, o fluxo de caixa (3.2); do Financeiro e contas a pagar, a liberação de credito para pagamento (3.3); das Vendas, a aprovação de crédito (3.4); por fim, da Contabilidade, o lançamento de duplicatas à receber (3.5). ENEGEP 2005 ABEPRO 4584

7 As entradas do Departamento de Vendas (4): do setor de Compras e Almoxarifado, necessidades de insumo e produtos vendidos (4.1); do PCP, informa a necessidade da programação de produção (4.2); e de Custos, informações de preços praticados em relação aos custos do produto, que nos dá a margem de contribuição (4.3). ENTRADAS PROCESSOS INTERNOS SAIDAS DIRETORIA ALMOXARIFADO EXPEDIÇÃO PCP COMPRAS PRODUÇÃO FINANCEIRO FINANCEIRO C/ À PAGAR C/ À RECEBER CONTABILIDADE VENDAS CUSTOS 9 Fig. 1 Análise do Fluxo de Informações - ENTRADAS Fonte Elaborado pelo autor. 4.3 Análise do Fluxo de Informação Processos Internos O fluxo de informação dos Processos Internos, dando continuidade ao exemplo: verifica-se que para a Diretoria (5), é informado ao Almoxarifado o nível de estoque e giro do estoque (5.1); já para o setor de Compras é a aprovação de pedidos, preços de compra e volume (5.2); Financeiro, define condições de negociações, créditos, etc (5.3); a Vendas, define a política comercial (5.4); ao PCP define as prioridades (5.5); a Produção as prioridades na produção (5.6); a Custos cabe definir os porcentuais a ser aplicado (5.7); e por ultimo no Financeiro e Contas a Pagar liberar pagamentos (5.8). Para o setor de PCP (6), temos que informar a Produção da programação de produção (6.1). No setor de Produção (7), informa a Expedição da disponibiliza produtos (7.1); informa a Custos a receita atualizada dos produtos (7.2). ENEGEP 2005 ABEPRO 4585

8 Na Contabilidade (8), informa a Expedição para emitir a NF (8.1); para o Finaceiro Conta a Pagar informa os tributos e duplicatas a ser paga (8.2). No setor de Custos (9), temos que informa a Diretoria os níveis de custo dos produtos (9.1). 4.5 Análise do Fluxo de Informação Saídas O fluxo de informação das Saídas, temos o setor de Expedição (10), onde informa Vendas da saída de pedidos (10.1). Para o setor Financeiro Contas a Pagar (11), informa a Diretoria do pagamento a ser realizado (11.1). 5 Conclusão O modelo apresentado não representa um modelo definitivo, pois o mesmo mudará de empresa para empresa, seja devido ao ramo de atividade, ou devido ao modelo de gestão adotado. Verificamos que a utilização do ACCESS auxiliou na construção de um Sistema de Informações, fornecendo novos conceitos de gestão para as MPEs, demonstrando a vantagem esperada, porém não garante por si só o sucesso do desenvolvimento do SI. Este fiaca diretamente relacionado ao empenho e a devida utilização dos usuários na correta definição de suas necessidades. O ACCESS apresentou uma solução para o desenvolvimento do SI como meio de agregar valor, e baseando-se nos benefícios oferecidos por esta tecnologia. Através do ACCESS, foi possível capturar o conhecimento dos executivos experientes, de tal forma que este seja preservado e disseminado na organização. Esta solução mostrou cumprir os objetivos desejados, o que foi verificado no modelo e na empresa onde foi implantado e desenvolvido. 6 Referências Bios, S. R. (1988). Sistema de Informação Um Enfoque Gerencial. São Paulo. Editora Atla SA. BNDS Banco Nacional de Desenvolvimento Social. < Acesso em: 22 de abril Campos, E. & Teixeira, F. L. C (2004). Adotando a tecnologia de informação: análise da implementação de sistemas de groupware. RAE-Eletrônica v.3, n.1,art. 2, jan./jun Cassarro, A. C. (1998). Sistemas de informações para tomada de decisões. 3º. Ed. São Paulo. Editora Pioneira. Drucker, P. F. (2001). O melhor de Peter Druker A Administração. São Paulo. Livraria Nobel SA Economia Net. Revista Eletrônica. Pesquisas Conceitos. Micro e Pequenas Empresas. < Acesso em: 22 de abril Porter, M. E. (1999). Competição Estratégias Competitivas Essenciais. 6º. Edição. São Paulo, Editora Campus Ltda. Santos, J. F. & Vieira, M. M. F. (1998). Mudança tecnológica e mecanismos de coordenação: A introdução da informática em uma empresa de construção civil. Anais do 22º. ENANPAD. SEBRAE / RJ. < Acesso em 22 de abril Silveira, D., Schmitz, E., (2002). Uma Metodologia de Desenvolvimento de Sistemas de Informações em empresas de Pequeno e Médio Porte. Anais do 26º. ENANPAD. ENEGEP 2005 ABEPRO 4586