ORIENTAÇÕES PARA ESTÁGIO SUPERVISIONADO

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1 FACULDADE CUIABÁ Coordenação do Curso de Administração ORIENTAÇÕES PARA ESTÁGIO SUPERVISIONADO O Estágio Supervisionado é uma atividade obrigatória para conclusão do curso de Bacharelado em Administração da FAUC, tendo por objetivo a integração teórico/prático de aplicação dos conhecimentos na realidade cotidiana, realizando a transposição de conhecimentos adquiridos, bem como a observação de situações práticas que podem servir como base para teorização, possibilitando assim o desenvolvimento da prática profissional, onde estão envolvidos os aspectos técnicos, sociais e humanos da profissão. Uma das principais atividades atribuídas ao ensino superior é propor o desenvolvimento de uma mentalidade crítica e analítica das oportunidades e dos problemas que norteiam a sociedade e as organizações, e a tomada de decisão é a essência do trabalho do administrador, assim, o diagnóstico organizacional permite ao aluno vivenciar experiências que terá no mercado de trabalho enquanto administrador. Assim, no Estágio Supervisionado, se busca avaliar a competência interpessoal de relacionamento entre o estagiário com a organização, assim como a competência intrapessoal, que compreende a autoanálise, autocontrole, automotivação, autoconhecimento, capacidade de organização pessoal e do tempo para aprender e compreender com sua própria experiência e com a experiência de terceiros. Para realização do Estágio Supervisionado o aluno deve estar matriculado na disciplina Estágio Supervisionado I, quando estiver no 7 semestre, e na disciplina Estágio Supervisionado II, quando estiver no 8 semestre. Também deve ser assinado o termo de contrato disponível no Portal do aluno e no site da FAUC. A Carga horária da atividade de estágio é de 150 horas para o Estágio Supervisionado I e 150 horas para o Estágio Supervisionado II. Tal carga horária deve ser realizada em no mínimo 90 e no máximo 180 dias. Os campos de estágio são: Empresas ou escritórios que se enquadrarem no campo de atuação do Administrador, devidamente registrada; Administração pública direta ou indireta da União, Estado ou Município, sediada em Cuiabá ou Várzea Grande; 1/11

2 Associações e afins, da área de Administração. As atividades de estágio podem ser realizadas em qualquer área de atuação do Administrador, que são: I - Administração Financeira; II - Administração de Material; III - Administração Mercadológica; IV - Administração da Produção; V - Relações Industriais e Administração e Seleção de Pessoal; VI Orçamento; VII - Organização, Sistemas e Métodos; VIII - Administração de Consórcio; IX - Administração de Comércio Exterior; X - Administração de Cooperativas; XI - Administração Hospitalar; XII - Administração de Condomínio; XIII Administração de Imóveis; XIV - Administração Rural; XV - Administração Hoteleira; XVI - Factoring; XVII Turismo. O Estágio supervisionado é dividido em duas etapas, o Estágio Supervisionado I, realizado no 7 semestre do curso e o Estágio Supervisionado II, realizado no 8 semestre do curso. Na primeira etapa é realizado um levantamento, ou seja, um Diagnóstico Organizacional. O diagnóstico pode verificar pontos fortes e fracos da organização, processos que precisam ser aprimorados, pontos de ineficiência, novas demandas de mercado, descobrir potencialidades, etc. Compreende-se por Diagnóstico, o exame de uma situação de uma organização e a determinação de seus pontos fortes e fracos em relação a sua organização e sua capacidade gerencial; seu know-how técnico e tecnológico; sua capacidade de produção e de distribuição; suas perspectivas mercadológicas e resultados e perspectivas econômicofinanceiras; emitindo um parecer com conclusões sobre cada um desses aspectos e sugestões do que se deve fazer. Da mesma forma que a temperatura, a pressão arterial, o batimento cardíaco e os exames clínicos e laboratoriais indicam sintomas e indícios de problemas, bem como os aspectos saudáveis do organismo, se pode observar nas organizações as estruturas organizacionais, os demonstrativos financeiros, os planos, programas, projetos, orçamentos, políticas e normas de procedimentos, habilitações do pessoal de nível de direção e gerencial, decisões administrativas, tecnologia utilizada em cada uma das áreas e o estilo de gestão da empresa. A capacidade mercadológica e de distribuição, 2/11

3 entre outros fatores, indicam os seus pontos fortes e fracos, isto é, os sintomas e indícios de problemas na organização e as vantagens que devem ser transformadas em oportunidades a serem aproveitadas. [...] O diagnóstico deve dar origem às metas para eliminar os pontos fracos e aproveitar as oportunidades resultantes dos pontos fortes. [...] Não se deve admitir nada a priori se não for possível checar sua validade (OLIVEIRA, 2007). O diagnóstico deve considerar uma completa análise da organização, incluindo o contexto das atividades da organização e o ambiente interno e externo. Considerando que: Ambiente interno: Elementos de dentro da organização, que estão sob controle do administrador, como os recursos, a produção, as pessoas, etc. Ambiente externo: Elementos externos à organização, mas que exercem influência sobre a mesma, como concorrentes, clientes, legislações, recursos, etc. Na segunda etapa, o Estágio Supervisionado II, é elaborado um Relatório com a apresentação de uma proposta de melhoria para a situação encontrada anteriormente, que foi o diagnóstico. O diagnóstico pode ser feito a partir de diversas técnicas, como observação, entrevista, questionário, formulário e análise de documentos. Para auxiliar na identificação de problemas, no anexo 1 são apresentados roteiros de diagnóstico para algumas áreas. A partir da compreensão da metodologia de trabalho para o diagnóstico e proposta de intervenção organizacional deve seguir a seguinte estrutura: DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Capa Folha de rosto Sumário Introdução Apresentação da empresa Razão social e nome fantasia Localização, com mapa e fotos Contatos Descrição das atividades principais, com fotos Descrição dos principais processos (Compras, vendas, produção) Elaborar fluxograma Composição societária e apresentação dos sócios Missão, visão e valores. História da organização, relatando sua trajetória até os dias atuais 3/11

4 Estrutura organizacional Layout da organização Apresentado graficamente Organograma e hierarquia - Apresentado em modo gráfico Sistemas de informações gerenciais Explicar as principais funções do sistema Análise estratégica Análise SWOT e seus cruzamentos (Primeira matriz contendo Pontos fracos, Pontos fortes, Ameaças e Oportunidades. Outra matriz contendo: Pontos fracos com ameaças, Pontos fracos com oportunidades, Pontos fortes com ameaças e pontos fortes com oportunidades). Relato das observações da área Definição de uma área ou processo observado Demonstrar o processo a ser analisado por meio de um fluxograma Apresentar o problema Justificar a escolha deste problema Qual a relevância para empresa em abordar este problema e quais os benefícios que seriam gerados? No Estágio Supervisionado II, além do que já foi apresentado na etapa anterior, deve conter os itens do seguinte roteiro: PROPOSTA DE INTERVENÇÃO Apresentação e descrição detalhada da solução apontada Quais disciplinas já estudadas em todo o curso de Administração e conhecimentos se relacionam com este problema, conforme exemplo: DISCIPLINA Organização, Sistemas e métodos Administração da Produção e Operações Administração de Marketing CONHECIMENTO - Definição de processos - Elaboração de fluxogramas - Identificação de falhas na produção - Satisfação do cliente - Análise de mercados consumidores - Planejamento de vendas Plano de ação Modelo 5W2H Considerações finais, contendo: Que ganhos a organização terá ao solucionar o problema? A expectativa de resultados acontecerá em quanto tempo? Quais documentos, manuais, serão criados? 4/11

5 Anexos ENTREGA Devem ser entregues duas cópias do relatório, na Coordenação do curso, no prazo de até 10 dias antes do encerramento do semestre, sendo: Uma via digitada e encadernada em capa espiral; Uma cópia do em formato digital, em CD-ROM, arquivo formato word; Após a avaliação do Relatório, a via impressa será destinada a organização preceptora do estagiário e o CDROM para arquivo do Curso de Administração. AVALIAÇÃO A avaliação do estagiário, na disciplina de Estágio Supervisionado I e II será constituída por uma nota semestral extraída do Relatório de Estágio Supervisionado. Notas de 0,0 (zero) à 10,0 (dez) para os relatórios desenvolvidos e apresentados pelo estagiário observando: a) apresentação do relatório em relação as normas da ABNT; b) relevância do conteúdo e sua contribuição para a organização receptora do estagiário; c) exploração e propriedade na utilização do material bibliográfico pesquisado; d) capacidade de identificar, projetar e sugerir alterações; e) capacidade de análise e crítica; e) capacidade de interpretação e redação; f) coerência e clareza na apresentação das ideias; g) cumprimento das tarefas programadas; h) criatividade na exposição de trabalhos; i) respeito a ética. 5/11

6 ANEXO 1 ROTEIROS PARA DIAGNÓSTICO ROTEIRO DE DIAGNÓSTICO PARA PRODUÇÃO E OPERAÇÕES A empresa possui um layout da área da produção? Se não, pode-se apresentar uma sugestão de layout para a área. Pode-se dizer que o layout da área de produção da empresa é o mais adequado em termos de fluxo, circulação, segurança, flexibilidade, etc. ou existe a possibilidade de uma melhor combinação de passos e tarefas para obtenção de maior produtividade na área da produção da organização? (Por exemplo, posicionamento dos setores cujos trabalhos são interdependentes uns próximos ao outro). A empresa possui algum tipo de dependência, como de tecnologia, que não controla certas fontes de suprimento? A empresa está consciente de que é necessário manter móveis, prédios, máquinas e equipamentos, veículos e outros ativos sempre em boas condições? O faz de maneira preventiva é suficiente? De que maneira? Pode-se dizer que os equipamentos e máquinas utilizados pela empresa evitam que ela tenha desvantagens de custo ou qualidade, em relação aos concorrentes? A empresa tem padrões de desempenho por máquina-hora, homem-máquina-hora, por setor, mês, padrões de consumo de material e energia, ou outros similares? Emitem-se relatórios de produtividade periódicos que são comparados aos padrões estabelecidos? Avalie a área de produção em termos de limpeza, disposição de equipamentos e materiais no local certo, etc.? Como é feita a demarcação de áreas de circulação? Há identificação apropriada de cada setor, adequada sinalização de segurança, na área de produção? Quais ações prioritárias são realizadas visando a higiene, saúde, prevenção e segurança no trabalho? Como é feito a programação e o controle da produção? Como é calculado e controlado o custo da produção? O plano de produção é suficientemente claro e detalhado para orientar as atividades de compras, estocagem, movimentação de materiais, etc.? Como os responsáveis pelos vários setores têm conhecimento do plano de produção e como sabem qual é a participação de seu setor na execução desse 6/11

7 plano? A empresa possui superdimensionamento na produção: capacidade ociosa elevada e/ou dificuldade tecnológica não solucionada no produto ou nos meios de produção? Descrever como é feito o controle da qualidade utilizado na empresa, quanto a matéria-prima, produtos acabados, embalagens, desenvolvimento de novos produtos, aperfeiçoamento dos produtos atuais. Como é medida a qualidade e o que tem sido feito para melhorá-la? Como ocorre a conscientização do pessoal sobre a importância de se obter qualidade nas tarefas realizadas? ROTEIRO DE DIAGNÓSTICO PARA MATERIAIS E LOGÍSTICA Descrever de maneira geral a área de materiais da organização: Ø A empresa possui um layout da área de materiais? Se não, apresentar uma sugestão de layout: Analise o layout da área de almoxarifado da empresa (existente ou proposto) em termos de armazenagem, fluxo, circulação, segurança, flexibilidade, conservação, etc.: Ø Descreva de maneira geral a política de compras da empresa: Ø Como são obtidas as matérias-primas? Quantos fornecedores existem para cada matéria-prima? Ø Como é o relacionamento e há quanto tempo, em média, eles fornecem para a empresa? Qual o poder de barganha da empresa para com os fornecedores? Ø Como são calculados e controlados os estoques? Ø Como são calculados os custos de estoque? Ø Como é feita e controlada a expedição/distribuição? Ø Quem aprova a compra de insumos para a produção? Ø Qual é o funcionamento do sistema de distribuição adotado pela empresa? Quanto tempo o cliente espera para receber o produto, após ter feito o pedido? Esse tempo poderia ser reduzido? Ø Descreva como a empresa acompanha as vendas de representantes, distribuidores, revendedores e como procura se assegurar que tenham produtos estocados para pronta entrega? Ø A empresa avalia em base regular o desempenho de representantes, 7/11

8 distribuidores, revendedores? Ø A estratégia de distribuição é estudada de modo a fazer com que o cliente encontre as maiores facilidades de tempo, transporte, e meios de compra? Ø A empresa revisa periodicamente suas estratégias de distribuição e procura encontrar alternativas mais vantajosas para os clientes? ROTEIRO DE DIAGNÓSTICO PARA MARKETING E VENDAS Descreva de maneira geral a organização da área de marketing e vendas. Ø Descreva de maneira geral a política de marketing e vendas da organização: Ø Qual o critério de departamentalização da área de vendas? Ø Descreva o portfólio de produtos da empresa: Ø Os produtos, em termos de ciclo de vida, estão em que estágio? Ø Quais são as vantagens competitivas em termos de produtos e serviços da organização, em relação aos seus concorrentes? Ø Como são compatibilizadas vendas com a produção? Ø A área de vendas tem metas e objetivos claros e estes são comunicados à equipe? Ø Quais as estratégias de vendas utilizadas na empresa? O comércio eletrônico faz parte da estratégia de vendas? Ø Existe alguma política de relacionamento e fidelização com os clientes? Ø Como é feita a gestão dos dados dos clientes? Quais as informações que ele disponibiliza? Ø Como a equipe de vendas é remunerada? Ø Quais os critérios de recrutamento, seleção e treinamento da equipe de vendas? Ø Como funciona o sistema de avaliação periódico de desempenho dos vendedores? Ø Qual a estratégia de preços utilizada pela empresa? Como e por quem ela é definida? Como é feita a divulgação dos produtos? Ø Quais os critérios de escolha dos canais de comunicação? Existe mensuração dos resultados da comunicação de marketing? Tem uma verba definida para isso? A empresa procura realizar sistematicamente alguma forma de promoção de vendas? Relações públicas? Ø Como são elaboradas as peças promocionais em termos de necessidades dos 8/11

9 consumidores, as vantagens específicas de seus produtos, os argumentos da concorrência? Ø Como a empresa efetua a distribuição dos seus produtos? Cite os canais utilizados, como são transportados e o custo dos transportes: Ø Como é administrada a cadeia de suprimentos? Ø Existem normas para a área de vendas? Quais são prioritárias para a área? ROTEIRO DE DIAGNÓSTICO PARA RECURSOS HUMANOS Ø Descreva de maneira geral a política de marketing e vendas da organização: Ø Demonstre o quadro funcional (número de colaboradores) e as principais as atividades e responsabilidades da área. Ø Descrever os sistemas de informação e controle utilizados na área (formais, informais e tecnológicos). Ø Como é feito o recrutamento e a seleção do pessoal? Ø Como são identificados as necessidades de recrutamento e seleção e planejamento da busca do pessoal? Ø Como são descritos os cargo em aberto, de maneira a orientar a escolha da pessoa certa para o lugar certo e o setor encarregado da seleção possui um perfil (resumo das qualidades e características) da pessoa que mais apta estaria para o cargo? Ø Na opinião da gerência, quais as características deveria ter o pessoal da empresa? Ø Os recrutadores compartilham dessa opinião? Ø A empresa procura recrutar pessoal internamente para os cargos mais qualificados, oferecendo oportunidade de desenvolvimento para os empregados? Ø Como a empresa realiza a integração de novos empregados, facilitando a integração e socialização dos novos nos grupos de trabalho? Ø Demonstre os níveis de absenteísmo e rotatividade nos setores com maior necessidades de pessoal: Ø O plano de cargos e salários é coerente com a estrutura salarial? Ø Os níveis de remuneração da empresa são competitivos em relação ao mercado e coerentes com os níveis de autoridade e responsabilidade? Ø Pode-se dizer que a empresa não tem casos de empregados em cargos 9/11

10 idênticos recebendo salários diferentes? Ø A empresa trabalha com remuneração fixa e variável? Quais são os benefícios que a empresa oferece, para quem e por quê? Ø Os benefícios oferecidos pela empresa são adequados em comparação com os oferecidos por outras empresas do mercado? Ø Como é feito o treinamento do pessoal? Existe um plano de treinamento, com diretrizes, metas, estrutura e orçamento? Ø Idem para o desenvolvimento de pessoas: Ø Como se dá o processo de promoção e ascensão na empresa? Elas são sempre acompanhadas de aumentos salariais, inclusive por mérito? Ø Como é feita a avaliação formal de desempenho na empresa? Se não, é feito algum outro tipo de avaliação sistemática e eficaz, ainda que informal? Ø Existe algum programa formal de qualidade de vida no trabalho? Ø Quais os mecanismos que facilitam e incentivam a comunicação bilateral franca e aberta entre líderes e liderados e entre pares? A empresa possui algum programa ou política de incentivo ao bom relacionamento humano? ROTEIRO DE DIAGNÓSTICO PARA FINANÇAS Descreva de maneira geral a organização da área financeira. Ø Descreva de maneira geral as políticas da área financeira da empresa. Ø Como são tomadas a decisão que possam envolver volumes consideráveis de dinheiro, como por exemplo, alto volume de compras, estocagem, investimentos, etc.? Ø A política de preços da empresa leva em conta aspectos relevantes relacionados com sazonalidade das vendas, oscilações sazonais de maior ou menor quantidade de dinheiro nas mãos dos consumidores, etc.? Ø Qual é a política definida para descontos e promoções de produtos? Ø Descreva as alternativas para tornar o preço mais atraente para o consumidor (pagamentos parcelados, leasing, descontos, etc.). Ø Os gerentes que possam dar contribuição (executivos de finanças, de marketing, de fabricação, de suprimentos, por exemplo) são envolvidos na definição dos preços? 10/11

11 Ø Quais as fontes de suprimento de recursos financeiros a curto e médio prazo? Ø Descreva-os: Os objetivos da área financeira são condizentes com os objetivos e estratégias da empresa? Ø Quem elabora, analisa, audita e aprova os demonstrativos financeiros? Ø Existe auditoria interna/externa e como é feita? Ø Existe controle de margens para cada produto e como é feita? Ø Como foi montado o plano de contas? Ø Como e executado e controlado o orçamento da empresa? Ø Como é a gestão da cobrança dos pagamentos devidos à empresa? Ø Como é a gestão dos recursos disponíveis da empresa (aplicações, investimentos, etc)? Ø Como é feita a gestão das contas bancárias? E do relacionamento bancário? Ø Como é a gestão do planejamento fiscal e tributário a empresa? Ø Descreva as principais normas da área financeira da empresa: ROTEIRO DE DIAGNÓSTICO PARA SISTEMAS DE INFORMAÇÕES A empresa está satisfeita com seus sistemas informatizados? Ø Tem conseguido acompanhar a evolução tecnológica? Ø Os sistemas fornecem informações estratégicas para tomadas de decisão rápidas e precisas? Ø Como está o fluxo de informações entre os sistemas utilizados? Ø Quais os principais relatórios estratégicos pra uso exclusivo da direção da empresa? A direção da empresa recebe informações simples, objetivas e com forte poder de análise? Ø Qual a objetividade dos relatórios enviados para a direção da empresa nas áreas da administração? Ø As informações são confiáveis? Ø As informações chegam com rapidez, permitindo a visão para frente, ou chegam sempre com atraso, dando apenas a visão do que já passou? 11/11