A Administração e a Arquivologia. Doutoranda Rafaela Carolina da Silva

Transcrição

1 A Administração e a Arquivologia Doutoranda Rafaela Carolina da Silva

2

3 Administrar Processo de planejar (traçar planos e metas em função de objetivos), organizar (divisão de afazeres), dirigir (comando e coordenação) e controlar (verificar se a atividade está sendo feita conforme traçadas) o uso dos recursos organizacionais para alcançar os objetivos de maneira eficiente e eficaz.

4 Eficiência X Eficácia Eficiência Ênfase nos meios; Fazer corretamente as coisas; Resolver problemas; Salvaguardar os recursos; Cumprir tarefas e obrigações; Treinar os subordinados; Manter máquinas; Presença nos templos; Rezar; Jogar futebol com arte. Eficácia Ênfase nos resultados e fins; Fazer as coisas corretas; Atingir objetivos; Otimizar a utilização de recursos; Obter resultados e agregar valor; Proporcionar a eficácia dos subordinados; Máquinas disponíveis; Práticas e valores religiosos; Ganhar o céu; Vencer o campeonato.

5 Decreto nº , de 06 de novembro de 1978 / Art 2º São atribuições dos Arquivistas: I. planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo; II. planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo; III. planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias; IV. planejamento, organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos; V. planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos; VI. orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos; VII. orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos; VIII. orientação da avaliação e seleção de documentos, par fins de preservação; IX. promoção de medidas necessárias à conservação de documentos; X. elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivístivos; XI. assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa; XII. desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.

6 Importância da Administração para a Arquivologia Todas as atividades de gerenciamento (organização, planejamento e execução de atividades que facilitem o processo de trabalho) do sistema de informação, tais como: Princípios, normas e funções para estruturar, organizar, ordenar a estrutura e funcionamento da biblioteca/arquivo; Evitar ruídos de interpretação na disponibilização de recursos informacionais; Planejamento; Permite que a biblioteca/arquivo visualize as novas realidades tecnológicas, sociais e econômicas de seu público; Treinamento profissional; Capacitação de usuários; Abordagens gerenciais apropriadas para comunicar a importância dos serviços de informação; Inteligência organizacional.

7 Medidas administrativas de uma biblioteca/arquivo Aquisição; Descarte; Encadernação; Depósito; Previsão de circulação do acervo; Planejamento de sistemas, dentre outros.

8 Gestão [...] um conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos (DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 1996).

9 Papéis gerenciais Fonte: Portal da Administração

10 Ambiente Ambiente é tudo aquilo que envolve externamente uma organização (ou um sistema). É o contexto dentro do qual uma organização está inserida.

11 Tecnologia Tecnologia é o conhecimento que pode ser utilizado para transformar elementos materiais em bens ou serviços, modificando sua natureza ou suas características.

12 Empresas e instituições Aquisição das feições empresarias = Revolução Industrial. A partir do início do sec. XX = Recebe atenção e estudos mais aprofundados. COMPLEXIDADE X DIVERSIDADE

13 Valor da Administração para a Arquivologia O dinheiro só se torna capital quando usado para adquirir mercadorias, ou trabalho, com a finalidade de se obter lucro.

14 Valor da Administração para a Arquivologia Indústria Trabalhador Capitalista Mercadoria

15 Origem das abordagens da Administração No intuito de se verificar os modelos de estruturas organizacionais mais eficazes em determinados tipos de indústrias, alguns pesquisadores passaram a abordar os vários aspectos que compunham o êxito ou não de várias organizações, procurando compreender e explicar o modo como as empresas funcionavam em diferentes condições.

16 Pesquisas

17 Chandler sobre Estratégia e Estrutura Em 1962, Alfred Chandler Jr. realizou uma investigação histórica sobre a estratégia de negócios. Estudou quatro grande empresas americanas: DuPont (segunda maior empresa química do mundo em termos de volume de capital, e a quarta em termos de receita); General Motors (produção de automóveis); Stand Oil Co. (refinado em petróleo; até 1911); Sears Roebuck & Co. (loja de departamentos). Demonstrou que a estrutura dessas empresas foram adaptadas e ajustadas durante o processo histórico, envolvendo quatro fases: 1. Acumulação de recursos: pós guerra, expansão da rede ferroviária, fortalecimento do mercado para o ferro e o aço. 2. Racionalização do uso de recursos: novas empresas integradas se tornaram grandes e precisavam ser reorganizadas, pois acumularam mais recursos que o necessário. 3. Continuação do crescimento: reorganização das empresas e aumento da eficiência nas vendas, compras, produção, reduzindo diferenças de custos. 4. Racionalização de recursos em expansão: abranger novas linhas de produtos e novos mercados. Conclusão: Diferentes ambientes levam as empresas a adotarem novas estratégias, e as novas estratégias exigem diferentes estruturas organizacionais. Uma coisa leva a outra.

18 Burns e Stalker sobre Organizações Tom Burns e G.M. Stalker pesquisaram vinte indústrias inglesas para verificar a relação entre as práticas administrativas e o ambiente externo dessas indústrias. De acordo com a pesquisa, as empresas foram classificadas em dois tipos: mecanísticas (empresas com condições ambientais estáveis - ênfase na Teoria Clássica) e orgânicas (empresas com condições ambientais em transformação - ênfase na Teoria das Relações Humanas). Conclusão: a forma mecanicista de organização é mais apropriada sob condições ambientais relativamente estáveis enquanto a orgânica é para ambientes de mudança e inovação, em resumo, o ambiente determina a estrutura e o funcionamento das organizações.

19 Lawrence e Lorsch sobre o ambiente Os professores Paul Lawrence e Jay Lorsch, da Harvard Business School, investigaram a relação entre as características estruturais das organizações complexas e as condições do ambiente que estas organizações enfrentam. Marcou o aparecimento da Teoria da Contingência. A pesquisa envolveu dez empresas em três diferentes meios industriais. Para coletar as informações do funcionamento interno das organizações, Lawrence e Lorsch usaram questionários e entrevistas com 30 e 50 gerentes de nível médio e alto de cada organização. Conclusão: os problemas organizacionais básicos são a diferenciação e a integração. - Diferenciação: divisão da organização em subsistemas ou departamentos (pesquisa longo prazo; produção aqui e agora; vendas entre a pesquisa e a produção) - do ambiente geral emergem ambientes específicos. - Integração: processo gerado por pressões vindas do ambiente da organização no intuito de obter unidade de esforços e coordenação entre vários departamentos (ou subsistemas) da organização. Integração requerida de diferenciação requerida: a empresa que mais se aproxima das características requeridas pelo ambiente está mais sujeita ao sucesso do que a empresa que se afasta muito delas. Quanto mais complexos os problemas das diferentes formas de organização ou ambientais, mais meios de organização eram necessários para solução dos mesmos. Verificou-se também que para problemas mais simples de diferenciação, soluções mais simples eram necessárias. Foi constatado que as duas empresas de maior sucesso eram aquelas com o mais alto grau de integração e estavam também dentre as mais altamente diferenciadas.

20 Bertalanfy, Joan Woodward e Bunge sobre a Tecnologia Analisar uma organização a partir das circunstâncias e do momento. Características: Relatividade, flexível, adaptável às mudanças rápidas que acontecem no mundo dos negócios e na ciência da administração. Não há maneira de administração que seja melhor que a outra. A solução melhor depende do ambiente da organização, de sua tecnologia e de vários outros fatores. Homem complexo. Caso Habib s: um mercado incerto, que adotou a estrutura orgânica, pretendendo com isso flexibilidade muito maior, ajustamento e contínua redefinição de tarefas, uma estrutura inter-relacional de controle, autoridade e comunicação, trabalho de equipe. A empresa tem um sistema inovador de entregas, com mais de 400 pontos de atendimento e a mais moderna tecnologia do mercado de call-centers. Implantou o sistema vozline (empresa do grupo Habib s) com tecnologia de ponta e estrutura complexa com a função de gerenciar o contact-center e geração de tecnologia da rede. Teoria dos Sistemas.

21 Abordagens contemporâneas da administração e o contexto organizacional O segmento de Recursos Humanos como o principal fator de transformação dentro de uma organização, não mais atuando de forma mecanicista. Deixou de ter uma atuação sistemática, metódica, controladora, passando a valorizar profissionais e capacidades intelectuais.

22 Abordagens tradicionais da Administração Ênfase nas Tarefas Administração Científica (Taylor) Ênfase na Gestão Teoria Clássica (Fayol) Ênfase nas Pessoas Teoria das Relações Humanas (Mayo e Lewin) Teoria Comportamental (Simon e McGregor)

23 Novas abordagens da Administração Ênfase na Estrutura Teoria Estruturalista (Etzioni e Hall) Organização Burocrática (Max Weber) Ênfase no Ambiente e Tecnologia Teoria de Sistemas (Kast e Rice) Teoria da Contingência (Lawrence e Lorsch)

24 Abordagens da Administração Ênfase Intra-Organizacional Ênfase no Ambiente Clássica Relações Humanas Burocracia Estruturalista Sistemas Contingência

25 A Teoria da Contingência: uma Abordagem contingencial Enfatiza que não há nada de absoluto nas organizações ou na teoria administrativa, tudo é relativo, tudo depende. A abordagem contingencial explica que existe uma relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas administrativas apropriadas para o alcance eficaz dos objetivos da organização. A gestão de pessoas passa a ser área contingencial e situacional. Aspectos que integram as organizações: - A cultura existente nas organizações; - A estrutura organizacional adotada; - O contexto ambiental; - A tecnologia e; - Os processos.

26 A Teoria da Contingência: uma Abordagem contingencial Existe uma relação funcional entre as condições do ambiente e as técnicas da administração apropriadas para o alcance eficaz dos objetivos da organização. Indivíduo avalia: entende suas responsabilidades, sua importância para a empresa, os objetivos que o trabalho traz a ele (objetivos pessoais a serem alcançados). Cultura existente nas organizações; ambiente (contexto ao qual a organização está inserida pessoa faz parte da organização e se orgulha por isso); tecnologia (conhecimento que pode ser utilizado para transformar elementos materiais em bens ou serviços, modificando sua natureza ou suas características).

27 Abordagem Contingencial A Teoria da Contingência representa um passo além da Teoria dos Sistemas em Administração. A visão contingencial sugere que a organização é um sistema composto de subsistemas e definido por limites que o identificam em relação ao suprasistema ambiental. A visão contingencial procura analisar as relações dentro e entre os subsistemas, bem como entre a organização e o ambiente na qual está inserida e definir padrões de relações ou configuração de variáveis. Ela enfatiza a natureza multivariada das organizações e procura verificar como as organizações operam sob condições variáveis e em circunstâncias específicas. A visão contingencial está dirigida acima de tudo para desenhos organizacionais e sistemas gerenciais adequados para cada situação específica.

28 Abordagem Contingencial Há o deslocamento da visualização de dentro para fora da organização: a ênfase é colocada no ambiente e nas demandas ambientais sobre a dinâmica organizacional. Para a abordagem contingencial são as características ambientais que condicionam as características organizacionais. É no ambiente que estão as explicações causais das características das organizações. Tudo depende das características ambientais relevantes para a organização. Seguidores da Abordagem Contingencial B. E. Skinner T. Burns A. Chandler H. Leavitt H. Sherman J. W. Lorsch J. D. Thompson C. Perrow E. Schein K. Weick A. Toffler P. Clark J. Galbraith H. Mintzberg

29 Abordagem Contingencial Esta teoria surgiu a partir de várias pesquisas feitas para verificar os modelos de estruturas organizacionais mais eficazes em determinados tipos de empresas. Essas pesquisas pretendiam confirmar se as organizações mais eficazes seguiam os pressupostos da Teoria Clássica, como divisão do trabalho, amplitude de controle, hierarquia de autoridade etc. Os resultados das pesquisas conduziram a uma nova concepção de organização: a estrutura da organização e seu funcionamento são dependentes da interface com o ambiente externo. Ações Administrativas Características Situacionais Resultados Organizacionais

30 Abordagem Contingencial Condições tecnológicas: influência sobremaneira as condições de se manter e concorrer no mercado. A inovação das organizações concorrentes, impõe a necessidade de a empresa se adaptar às mudanças; Condições legais: afetam direta ou indiretamente as organizações, visto que atingem atividades comerciais, trabalhistas, fiscais etc. São elementos normativos para a vida das organizações; Condições políticas: afetam direta ou indiretamente as organizações, uma vez que são decisões governamentais em nível federal, estadual e municipal, bem como atinge as condições econômicas; Condições econômicas: condicionam fortemente as organizações, porquanto determinam o desenvolvimento ou a retração do setor, bem como o nível de consumo; Condições demográficas: são condições determinantes, uma vez que influenciam no desenvolvimento e manutenção da empresa no mercado, são variáveis relacionadas a taxa de crescimento da população, distribuição geográfica, acomodações e mudanças demográficas de qualquer natureza; Condições ecológicas: são condições relacionadas aos ecossistemas existentes e os impactos que a organização proporciona nesses ecossistemas como, por exemplo, poluição, clima, impactos ambientais e sociais; Condições culturais: são condições relacionadas a interação social, influenciando sobremaneira na cultura organizacional e da própria sociedade em que a organização está inserida.

31 Abordagem Contingencial Ambiente Geral Condições Tecnológicas Condições Legais Ambiente da Tarefa Concorrentes Condições Culturais Condições Políticas Fornecedores EMPRESA Clientes Condições Ecológicas Entidades Reguladoras Fonte: VALENTIM, Condições Econômicas Condições Demográficas

32 O que importa hoje Auxilia a organização a atingir sua missão através de objetivos; Competitividade; Empregados bem treinados e motivados; Aumento da auto avaliação e da satisfação dos empregados no trabalho; Desenvolvimento e mantimento da qualidade de vida no trabalho; Administração das mudanças, mantimento de políticas éticas e comportamento socialmente responsável; Gestão de pessoas + ambiente + contingência; Pessoas como parceiros e equipes de trabalho (empregado se vincula à empresa porque sabe que se ela crescer, ele crescerá junto).

33 Teoria da Contingência Período: 1950 Princípios: Complexidade organizacional: ambiente, tecnologia, estrutura, tarefas e pessoas Lawrence / Lorsch Ênfase no ambiente, tecnologia, tarefas, estrutura e pessoas Surgem Estudos: Ambiente Organizacional (sentido lato) Gestão do Conhecimento Cultura Organizacional voltada às Tecnologias Cenários Organizações formais e informais Organizações complexas Homem Complexo Sistema aberto e sistema fechado Críticas: Relativismo em ADM Compatibilidade entre sistemas abertos e fechados

34 Abordagens da administração e o contexto organizacional Fonte: CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000.

35 Empowerment Estratégia de capacitação ou desenvolvimento de colaboradores no qual alguém ou uma equipe assume novas responsabilidades que enriquecem o seu cargo atual. Delegação de autonomia para tomada de decisões, participação ativa dos colaboradores, assumindo responsabilidades e liderança de forma compartilhada. Aprendizagem organizacional + liderança + conhecimento (ao adquirir conhecimento o indivíduo se diferencia). Aproveitamento do capital humano nas organizações como resultado do compartilhamento de informações fundamentais sobre o negócio, da delegação de autonomia para a tomada de decisões, e da participação ativa dos colaboradores, assumindo responsabilidades e liderança de forma compartilhada.

36 Empowerment O foco na organização da empresa está diante dos processos do trabalho, para atingir aos fins, visando o resultado. Pensa-se no trabalho feito em conjunto, por equipes autônomas e multidisciplinares. O sucesso de uma empresa depende cada vez menos de um gênio na ponta de cima e cada vez mais de um pessoal motivado na base. (CHIAVENATO, 1994).

37 Métodos de gestão de equipes de alto desempenho: motivação e comprometimento 1. Diga às pessoas quais são suas responsabilidades. 2. Dê-lhes autoridade correspondente às suas responsabilidades. 3. Estabeleça padrões de excelência. 4. Oferecer treinamento necessário à satisfação dos padrões. 5. Fornecer conhecimento e informação. 6. Dar feedback sobre o seu desempenho. 7. Reconhecimento através das realizações. 8. Confiar nas pessoas. 9. Dar a permissão de errar. 10. Tratar com dignidade e respeito. (TRACY, 2004)

38 Aplicação da teoria à Arquivologia Ajudar a organização a alcançar seus objetivos e a realizar sua missão; Proporcionar competitividade à organização; Proporcionar à organização empregados bem treinados e bem motivados; Aumentar a auto-atualização e a satisfação dos empregados no trabalho; Desenvolver e manter qualidade de vida no trabalho; Administrar as mudanças, manter políticas éticas e comportamento socialmente responsável.

39 Níveis da organização Lógica de sistema aberto Nível Institucional Incerteza Lógica de sistema fechado Nível Intermediário Nível Operacional Mediação (limitação da incerteza) Racionalidade Limitada

40 Bibliografia básica CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da Administração. 7.ed. Rio de Janeiro: Elsevier, p. LODI, J. B. História da Administração. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, p. MAXIMIANO, A. C. A. Teoria geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. 4.ed. São Paulo: Atlas, p.

41 Para a próxima aula Ler Alicerces da Administração na construção do ensino e da pesquisa em unidades de informação (REIS; CALDAS, 2003).