Manual do Usuário Portal Clientes 2.0

Transcrição

1 Manual do Usuário Portal Clientes 2.0 Versão Clientes - Público

2 Sumário Cliente Aliança... 4 Cadastro de cliente... 4 A barra de navegação... 5 Programação de navios... 6 Exportando/baixando lista de navios Cotação Filtrando cotações Solicitando uma nova cotação Aprovando/Reprovando uma cotação Booking Filtrando bookings Solicitando um Booking Rastreamento de cargas Filtrando itens Exportando/baixando lista de itens Analisando e interpretando os itens Documentação Filtrando itens Obtendo a documentação... 47

3 Glossário Cabotagem: Cabotagem é a navegação realizada entre portos interiores do país pelo litoral ou por vias fluviais. O transporte de cargas dentro do território brasileiro via Cabotagem possui muitas vantagens como uma solução logística integrada com baixo custo e sustentabilidade e alternativa para substituição do transporte puramente rodoviário. Proposta Comercial: Acordo de transporte selado entre a contratante do serviço e a Aliança, onde as condições de transporte e o escopo do serviço estão detalhados. Assim todos os detalhes pertinentes ao transporte ficam registrados em nosso sistema. Cada acordo de transporte gera um número de Proposta Comercial de referência que deve ser usado para efetuar bookings no sistema. Booking: Agendamento de serviço e reserva de espaço no navio. Após acordado um valor de frete, quando a contratante deseja realizar um embarque deve realizar uma solicitação de Booking e se a solicitação for confirmada, o transporte estará garantido junto à Aliança. Tipo de Contêineres: A Aliança tem uma vasta linha de contêineres, que vão além das unidades tradicionais de 20 ou 40 pés. Isto nos permite atender as mais variadas exigências de cada cliente e oferecer o maior cuidado possível para a carga. Além dos contêineres denominados padrão, nossos equipamentos de última geração incluem contêineres frigoríficos (para cargas refrigeradas), contêineres open top e contêineres flat racks, entre outros. Desta forma, caso você queira embarcar carne, pescado, um iate ou uma colheitadeira, a Aliança fornecerá o contêiner mais adequado e o serviço mais apropriado para atendêlo. Mais informações sobre as dimensões e peso máximo dos equipamentos através do link: ntainers_3.jsp Número de Container: número de referencia individual por container que auxilia no rastreamento da carga e em sua segurança em todos os momentos. Shipper Own Container (S.O.C.): O transporte SOC é realizado quando o cliente deseja fazer o transporte com seu próprio contêiner nos navios Aliança. Seguro completo: Uma cobertura completa abrange a maioria dos serviços da seguradora. Desta forma, se ganha na tranquilidade para qualquer problema que possa ocorrer com a carga ou o transporte. Um seguro completo oferece 100% de proteção ao cliente. Ad Valorem: Percentual referente ao seguro da carga cobrado com base no valor da mercadoria informado na nota fiscal.

4 Cliente Aliança Cadastro de cliente Ao utilizar o portal pela primeira vez, o cliente deve efetuar seu cadastro para que, assim, tenha acesso a uma experiência completa e personalizada. Para se cadastrar, basta clicar no botão Cadastre-se, encontrado no cabeçalho da página. Ao abrir a página de cadastro, marque o checkbox, indicando ser cliente. Após preencher todos os campos solicitados, envie os dados clicando no botão Enviar localizado no fim da página.

5 A equipe Aliança liberará o cadastro solicitado. Em seguida, o cliente recebe um onde cadastra sua senha de acesso. Feito isso, o processo é concluído e as funções do portal para este perfil estarão disponíveis para uso. A barra de navegação A navegação entre as funções do portal é feita através da barra de navegação no topo da página.

6 A categoria que está sendo exibida na tela é marcada em azul mais escuro. No exemplo, a aba Página inicial está selecionada. Para trocar, basta clicar na categoria desejada. Programação de navios Para acessá-la, clique no setor PROGRAMAÇÃO DE NAVIOS na barra de navegação.

7 Essa tela permite verificar as próximas saídas de navios com base nos filtros escolhidos pelo usuário. Para a utilização desta aba, não é obrigatório cadastro. Para verificar a programação, selecione os portos de embarque e desembarque desejados clicando no campo Selecione (destacado na imagem abaixo). Em seguida, marque os portos desejados. É possível escolher mais de um porto na origem e destino.

8 Após, escolha o período desejado para a pesquisa e, em seguida, selecione a data de preferência. Caso o campo período seja A partir de, somente serão exibidos os navios que partirão até 45 dias após a data estipulada no próximo campo. Caso selecionado Chegada até, os navios exibidos serão os que chegarão ao porto de destino até 45 antes da data selecionada. Para selecionar uma data, basta clicar no ícone destacado na imagem a seguir, e escolher a desejada. Em seguida, clique no botão amarelo com a lupa para efetuar sua pesquisa e carregar a lista de navios.

9 A lista, então, é exibida na tela. Caso surjam muitos resultados, a paginação é feita com botões ao final da lista.

10 Caso o nome do navio esteja abreviado, basta passar o mouse em cima e a informação completa será exibida. Caso os dados exibidos sejam convenientes, basta clicar em Solicitar Booking.

11 Exportando/baixando lista de navios Os dados da lista podem ser baixados no formato CSV. Bastando clicar no link Exportar para CSV podendo, assim, ser aberto em programas de edição de planilha para uso local. Cotação Para acessar as cotações, clique na aba COTAÇÃO da barra de navegação.

12 A seguinte tela será exibida. Nesta tela, todas as cotações do cliente são exibidas, juntamente com diversas opções de filtro nos menus lateral e superior. Além disso, existe um botão para a solicitação de uma nova cotação. É possível visualizar mais detalhes sobre uma cotação sem abri-la, basta clicar na seta destacada.

13 Feito isso, o campo expande e exibe os dados relevantes. Para recolher os detalhes, basta clicar novamente na seta. É possível criar uma cotação com base em outra já existente, basta clicar em Duplicar. Assim, os dados da proposta original são pré-carregados nos campos, sendo possível edição onde desejado.

14 Para visualizar todos os detalhes da proposta comercial, clique no número referente à mesma. Filtrando cotações É possível aplicar filtros às propostas usando o menu superior.

15 Mais de um item da lista dos filtros pode ser selecionado ao mesmo tempo, como demonstrado no exemplo abaixo. Para buscar, clique no botão amarelo com uma lupa. Existem também parâmetros de filtro no menu lateral esquerdo, basta clicar no item desejado para aplicá-lo instantaneamente.

16 Caso um critério de filtro não se encaixe em nenhuma cotação, ele estará desabilitado. No exemplo, o tipo de carga Seca não poderá ser selecionado como filtro. É possível ordenar os itens através das opções presentes no canto superior direito da lista. Novamente, as alterações são refletidas imediatamente no conteúdo exibido.

17 Solicitando uma nova cotação Para solicitar uma cotação, clique no botão Solicitar Cotação. Então, seguinte tela será exibida.

18 A cotação é feita em três passos. À medida que o processo de cotação avançar, a barra de progresso é atualizada. O passo presente é exibido em azul e os concluídos recebem marcação diferenciada. É possível voltar passos a qualquer momento sem perder os dados já inseridos, basta utilizar os botões de navegação ao final da página.

19 Caso sua empresa tenha mais de um CNPJ, deve-se escolher o que será considerado o pagador do frete através do campo destacado a seguir: Ao selecionar um item, inscrições estaduais são exibidas no campo do meio, já a razão social da empresa escolhida será exibida no último. Caso a empresa não possua mais de um CNPJ, este campo não será visível. Ao final do processo de cotação, a seguinte mensagem será exibida junto ao número da proposta gerada.

20 Em seguida, a lista de cotações será exibida, e a recém gerada terá como status: Em processo de cotação. Assim, a cotação será analisada e precificada pelo nosso Pricing. Aprovando/Reprovando uma cotação Após a análise e precificação da equipe de Princing/Vendas, o status da cotação no portal é alterada de Em processo de cotação para Aguardando Aprovação.

21 O usuário pode abrir a proposta ao clicar em Revisar Cotação ou no número da mesma. Em seguida, prossiga até o último estágio da cotação usando o botão Avançar no final da página, onde visualizará o valor da operação. Caso o cliente esteja de acordo com o valor do frete, deve clicar no botão ACEITAR COTAÇÃO. Caso contrário, clicar em REJEITAR COTAÇÃO e informar o motivo no campo de observações. Lembrando que também podem ser inseridas observações no caso de aceitação. Se a proposta for aceita, seu status será alterado para Aceita. Após a ativação da mesma por nossa equipe, seu status se tornará Ativa e, assim, a proposta poderá ser usada para realização de bookings.

22 Caso contrário, constará como REJEITADA. Se este for o caso, o motivo da rejeição poderá ser lido na última aba dos detalhes da cotação. Booking Para acessar os Bookings, clique na aba BOOKING na barra de navegação.

23 A seguinte tela será exibida. Nessa tela, todos os bookings do cliente são exibidos, junto das várias opções de filtro no menu lateral e superior. Além disso, há também a opção de solicitar um novo Booking. É possível visualizar mais detalhes sobre um booking sem abri-lo, basta clicar na seta destacada.

24 O campo irá expandir e exibir dados relevantes. Ao clicar novamente na seta, os detalhes do booking serão recolhidos. É possível criar um booking com base em outro clicando em Duplicar, assim seus dados serão pré-carregados nos campos, sendo possível a edição dos mesmos onde desejar.

25 Para ver todos os detalhes do booking, clique no código do mesmo. Filtrando bookings É possível aplicar diversos filtros aos bookings da lista usando o menu superior. Pode-se selecionar mais de um item da lista dos filtros ao mesmo tempo, como no exemplo abaixo.

26 Para buscar, basta clicar no botão amarelo com uma lupa. Além disso, aplicar filtros instantaneamente, basta clicar no item desejado nos parâmetros de filtros localizado no menu lateral esquerdo.

27 Caso um critério de filtro não se encaixe com nenhuma cotação, ele estará desabilitado. É possível ordenar a exibição dos itens através das caixas de opções no canto superior direito da lista. Essas alterações são refletidas imediatamente no conteúdo da lista.

28 Solicitando um Booking Existem duas formas de solicitar um booking. A primeira, e recomendada pela Aliança, é encontrar a cotação ativa desejada na tela de cotações e, em seguida, clicar no botão Booking. Assim, a tela de booking abrirá com os diversos dados já preenchidos por meio da proposta, poupando tempo e trabalho. A segunda opção é pela tela de booking, clicando no botão Solicitar Booking.

29 Independente do método escolhido, a seguinte tela será exibida caso o cliente contenha mais de um CNPJ, onde ele deverá escolher o desejado. O booking, então, é feito em passos. À medida que o processo avançar, a barra de progresso é atualizada. O passo atual é exibido em azul, já o concluído recebe marcação diferenciada.

30 É possível voltar de passo a qualquer momento sem perder os dados inseridos, basta utilizar os botões de navegação ao final da página. Caso o usuário não tenha solicitado o booking pela tela de cotações, deverá usar os filtros que são apresentados para encontrar a cotação à qual o booking será efetivado. Primeiramente deve-se escolher o modal da cotação.

31 Em seguida, serão exibidos vários itens na tela, estes itens têm como intuito ajudar o usuário a escolher a proposta comercial correta. À medida que eles forem preenchidos, as opções de escolha dos próximos itens serão restringidas até um ponto em que os dados ali representados sejam de uma única cotação, e assim, ela será automaticamente escolhida. Caso o usuário já saiba o número da cotação, basta escolhe-la no campo presente no final da página.

32 Na próxima tela, deve-se escolher o número de containers desejado para o transporte da carga, os dados de contato, e caso o embarcador seja um terceiro ou o destinatário, devem-se preencher os outros dados, caso contrário, eles já virão preenchidos. Em seguida, escolha as datas e o horário para a coleta dos contêineres.

33 É possível copiar as datas e os horários para todos os contêineres clicando no botão demonstrado abaixo. E também é possível agendar a coleta e/ou entrega para outro endereço, bastando clicar no link Adicionar Novo Endereço como mostrado a seguir e inserir os novos dados:

34 Na próxima tela, o navio com data de embarque mais próxima será escolhida automaticamente, entretanto, pode-se escolher outro clicando na caixa de opções Navio de Embarque, as data serão atualizadas assim que o navio for escolhido. Quando todos os campos das telas forem preenchidos, o usuário deve clicar no botão Solicitar booking. Feito isso, um resumo com todas as informações fornecidas será exibido. Caso elas estejam corretas, basta clicar no botão verde Confirmar. O booking será gravado e uma mensagem informando o êxito do processo será exibida, nela constará o código do booking.

35 O booking aparecerá na lista com o status Solicitação Pendente. Após a análise do Customer Service, o booking poderá ser emitido ou rejeitado. Caso a solicitação seja rejeitada, na última aba dos detalhes do booking o motivo da recusa poderá ser lido.

36 Rastreamento de cargas No portal é possível verificar, de uma maneira intuitiva, onde determinada carga se encontra no processo logístico: o rastreamento de cargas. Esse recurso além de informar em tempo real em qual passo um frete se encontra, mostra previsões para cada item. Filtrando itens De início é necessário abrir a tela clicando na aba correspondente na barra de navegação.

37 Feito isso, a tela será exibida. Nela, todos os bookings do cliente são exibidos em lista. Caso haja muitos itens, a paginação é feita no fim da página.

38 Antes da lista, existe um fluxo de processos que informa quantos itens estão em quais passos. Como pode ser observado no exemplo, temos 25 cargas. Este fluxo também é um filtro: Clicando em cada tópico, somente os bookings que estão nesta fase são exibidos. Na imagem abaixo, foi selecionada a fase Coletadas.

39 Além disso, existem mais opções de filtro no menu superior, basta selecionar o campo desejado para inserir um dado, ou escolher condições. Mais de uma opção pode ser escolhida simultaneamente. Em seguida, clique no botão amarelo com a lupa para efetuar a pesquisa.

40 É possível ordenar os itens da lista usando os campos no canto superior direito. A escolha de um campo é refletida automaticamente na lista. Também existe uma variedade de filtros disponíveis no canto esquerdo da página:

41 Exportando/baixando lista de itens Os dados da lista podem ser baixados no formato CSV. Basta clicar em Exportar para CSV. Assim, podendo ser aberto em programas de edição de planilhas para uso local. Analisando e interpretando os itens Para verificar o status da carga, clique na seta destacada na imagem abaixo. Feito isso, uma linha do tempo com os passos e a previsão de cada tópico será aberta, bem como alguns detalhes:

42 Os tópicos têm duas cores, cada uma tendo um significado: - Cinza quando o evento ainda não ocorreu; - Verde quando já ocorreu. A linha do tempo é gerada de forma personalizada para cada entrega, logo seu frete poderá ter mais ou menos tópicos. Esse é um comportamento esperado. É possível verificar os números de Container, Booking, e vários outros documentos nessa própria tela:

43 Agendando entregas Quando o botão Agendar entrega estiver habilitado é possível marcar um horário e local para a entrega das cargas. Basta clicar no botão indicado a seguir. Um pop-up será exibido contendo as informações para o agendamento da entrega, preencha os campos para cada container exibido e ao final clique em Agendar.

44 Lembrando que caso seja necessário, sempre é possível alterar o local de entrega clicando no seguinte link e digitando os novos dados: Consultando entregas já agendadas Quando o agendamento de uma entrega for confirmado, o botão Consultar Agendamento ficará disponível:

45 E clicando nele poderão ser vistos os detalhes do mesmo, e no pop-up basta clicar no ícone do caminhão destacado a seguir para visualizar o endereço programado para a entrega. Documentação É possível consultar todos os documentos de frete através da tela de documentação:

46 Filtrando itens Para refinar a lista de bookings com objetivo de obter documentação, é possível utilizar os filtros presentes no topo da página. Podem-se escolher os itens digitando os valores no campo, quando necessário, ou escolhendo os valores nas caixas de opções. Para aplicar filtros, clique no botão amarelo com a lupa. É possível ordenar os itens usando os campos no canto superior direito da lista:

47 Obtendo a documentação A documentação necessária pode ser obtida de duas formas: download direto do portal ou solicitando que os documentos sejam enviados por . Caso queira baixar direto do portal, clique no botão de download (1) destacado na imagem a seguir e escolha o documento desejado(2). A transferência se iniciará imediatamente.

48 Caso opte por receber a documentação por , basta clicar no botão destacado(1), selecionando qual documento deverá ser encaminhado(2).

49 Dúvidas e Fale Conosco Caso necessário, existe no Portal uma ferramenta de comunicação direta com nossa equipe: o Fale conosco. Para acessá-lo, clique na aba apropriada da barra de navegação. Caso o usuário esteja logado no portal, alguns dados serão preenchidos automaticamente, bastando escolher um assunto e digitar a mensagem desejada. Em seguida, clique no botão Enviar e aguarde o retorno da Aliança.

50 Em caso de dúvidas, por gentileza entre em contato com o seu representante local da Aliança.