GUIA DE UTILIZAÇÃO PORTAL DE FORNECEDORES TOSHIBA 1. ACESSANDO O PORTAL 2. ACESSANDO E VISUALIZANDO OS PEDIDOS DE COMPRA

Transcrição

1 A TOSHIBA está lançando um portal de integração com os seus fornecedores para gerenciar os pedidos de compras e notas fiscais eletrônicas com o objetivo de melhorar seu processo de follow- up das entregas e o recebimento de mercadorias. O portal dará maior agilidade, rapidez e eficiência neste processo, automatizando a gestão dos pedidos de compras e notas fiscais eletrônicas através de uma plataforma online. O objetivo deste manual é fornecer uma breve visão acerca do acesso a esta ferramenta. 1. ACESSANDO O PORTAL Para acessar o website do portal, digite: Na tela inicial serão solicitados os dados de acesso, conforme ilustrado abaixo. Basta digitá- los e clicar em Enviar para acessar sua página. 2. ACESSANDO E VISUALIZANDO OS PEDIDOS DE COMPRA Para acessar os pedidos recebidos, acesse o menu: VISUALIZAR >>> PEDIDOS DE COMPRA Após acessar será apresentada a seguinte tela: 1 9

2 Os pedidos aparecem listados, conforme ilustrado acima. Para visualizá- los, basta clicar sobre o número do pedido, que aparece em azul. 3. CONFIRMANDO OS PEDIDOS DE COMPRA Clique sobre o número do pedido para visualizar os detalhes, conforme a tela abaixo: Para confirmar os itens do pedido, marque os itens desejados ajustando Data Prometida e Qtd Prometido, caso seja necessário. Depois, clique em Confirmar Linhas Marcadas para que o responsável na TOSHIBA possa avaliar sua confirmação, sendo PARCIAL * ou FULL **. Utilize o campo Nota da Linha do Fornecedor caso precise enviar uma observação para o responsável sobre sua confirmação. * PARCIAL: Quando o item do pedido confirmado possui uma quantidade menor do que a solicitada pela TOSHIBA (Qtd Prometido < Qtd Requerida) IMPORTANTE: É OBRIGATORIO a aprovação do comprador responsável antes de agendar e realizar entrega. ** FULL: Quando o item do pedido confirmado possui quantidade igual à quantidade requerida (Qtd Prometido = Qtd Requerida.) Não necessita de aprovação do comprador responsável para o agendamento da entrega. 2 9

3 4. DIVIDIR AS ENTREGAS Caso seja necessário dividir um item do pedido em mais de uma entrega, clique no texto azul Dividir, à esquerda da Data de Entrega do item, conforme imagem abaixo: A seguinte tela será apresentada: Altere a Qtd Prometido conforme necessidade e clique em Adicionar para criar primeira parcela. IMPORTANTE: Na primeira parcela, não será possível alterar a Data Prometida, apenas a Qtd Prometida. A partir da segunda parcela é possível alterar os dois campos, tanto a Data Prometida quanto a Qtd Prometida Para a criação das demais parcelas, repita o processo. Apos a criação de todas as parcelas necessárias, aparecerá uma tela similar à seguinte na qual Qtd Prometida aparece zerada, indicando que não será possível criar mais parcelas: Finalmente, clique em Atualizar para atualizar o pedido de compra com as parcelas criadas. Assim que clicar em Atualizar, aparecerá o seguinte mensagem: 3 9

4 Clicando no texto azul Favor, clicar aqui para voltar ao pedido, a tela retornará ao pedido: A linha nova destacada na cor roxa indica a nova parcela criada. Neste exemplo, dividimos a linha 1_001 em 2 parcelas: um com Qtd Prometido igual a 15 e outro com 10 tendo Data Prometida para entrega em Dez 30, A partir deste momento é possível submeter as parcelas para o comprador responsável pelo pedido seguindo o passo anterior: 3. CONFIRMANDO OS PEDIDOS DE COMPRA. 5. ACOMPANHAR A SITUAÇÃO DOS PEDIDOS CONFIRMADOS Para visualizar e acompanhar a situação dos pedidos confirmados, siga o passo 2, 2. ACESSANDO E VISUALIZANDO OS PEDIDOS DE COMPRA Os pedidos submetidos a aprovação aparecerão conforme exemplificado abaixo: O Campo Situação indica situação de aprovação dos pedidos. Novo: Existe pelo menos um item do pedido pendente da aprovação do comprador responsável. Não é Requerido: Existe pelo menos um item do pedido confirmado totalmente ( FULL ) que não necessita aprovação. Aprovado: Existe pelo menos um item do pedido aprovado pelo comprador responsável. Este item se encontra disponível para agendamento de entrega. Rejeitado: Existe pelo menos um item do pedido rejeitado pelo comprador responsável. Este item requer ação e atenção do fornecedor e resolução da situação para que o pedido possa ser liberado para entrega. 4 9

5 6. VISUALIZAR E ACOMPANHAR CRONOGRAMA DE ENTREGA Para visualizar e acompanhar as mudanças no cronograma de entrega, acesse o Menu: RELATÓRIOS >>> MATRIZ DE CRONOGRAMA DE ENTREGA PROMETIDO O cronograma de entrega refletirá as quantidades prometidas nas datas de entrega prometidas, somando as quantidades dos todos os pedidos recebidos: O Campo Pedido em Carteira (Back Order) demonstrará a quantidade total em atraso (devida a TOSHIBA) calculada até a data de inicio do relatório. As mercadorias recebidas pela TOSHIBA serão refletidas como saldo devido no cronograma. 5 9

6 7. VISUALIZAR E ACOMPANHAR MUDANÇAS DOS PEDIDOS Para visualizar e acompanhar as mudanças nos pedidos de compra, acesse o Menu: RELATÓRIOS >>> HISTÓRICO DE DETALHE DO PEDIDO Realize uma pesquisa na tela apresentada para visualizar a lista com as devidas versões dos pedidos alterados: Clique na ultima versão do pedido para visualizar as alterações realizadas, conforme abaixo: Os valores riscados representam valores anteriores à mudança e os que não estão riscados representam valores atuais. 6 9

7 8. AGENDAMENTO DE PEDIDO DE COMPRA IMPORTANTE: Apenas os pedidos de compra confirmados e aprovados podem ser agendados. No menu Nota Fiscal / Nota Fiscal de Serviço: 8.1 Cruzamento de Itens Para agilizar a consulta, informe o numero do pedido enviado pela* TOSHIBA Clique no botão Cruzar Clique em Validar *Não é obrigatório informar o número do pedido. Caso não saiba, execute o passo Confirmação de Agendamento (Não se aplica no caso de NFS- e) No menu Nota Fiscal: Confira a data/hora sugerida pelo recebimento da TOSHIBA e clique em Confirmar. 7 9

8 9. ACOMPANHAR PAGAMENTOS AGENDADOS E REALIZADOS Para visualizar e acompanhar os pagamentos agendados e realizados, acesse o Menu: VISUALIZAR >>> PAGAMENTOS Utilize os campos de data para pesquisar um título pela data de vencimento e clique em Pesquisar : Para enviar ou responder uma observação da TOSHIBA, digite uma nota no campo Observação, marque a linha e clique em Atualizar : 8 9

9 Utilize campo Anexos, clicando no ícone, para enviar documentos eletrônicos para TOSHIBA relacionados ao título: Sempre que ocorra um pagamento planejado, realizado, atualizado ou uma nova observação enviada, o portal enviará um aviso por e- mail para responsável da conta fornecedor. IMPORTANTE: Os pagamentos realizados são indicados pelos campos de Data Realizado e Valor Líquido Pago. Em caso de dúvidas na utilização ou técnicas, entre em contato conosco: Suporte técnico: Telefone: (31) Horário: de 9:00 às 18:00 Ou através do suporte@vsrm.net.br 9 9