IMPLANTAÇÃO DO MICROSOFT PROJECT NA UNIÃO DOS ESCOTEIROS DO BRASIL

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2 IMPLANTAÇÃO DO MICROSOFT PROJECT NA UNIÃO DOS ESCOTEIROS DO BRASIL KEVIN KEN OYAMA MARYSTELLA ASSIS BARATTER Curitiba, 24 de Junho de 2017

3 1. INTRODUÇÃO 1.1 Apresentação da Empresa O Escritório da União dos Escoteiros do Brasil (UEB) atua no terceiro setor com propósito de Criar um mundo melhor a partir do desenvolvimento de jovens a partir dos 6,5 anos de idade através da educação não formal transformando-os em cidadãos e cidadãs ativos na comunidade, aplicando-se o método escoteiro e o projeto educativo. O movimento escoteiro é um movimento educacional para jovens, feito por jovens. Com quase 100 mil associados no Brasil e mais de 40 milhões de associados no mundo, considerado o maior movimento de jovens do mundo. O Escritório Nacional da UEB em Curitiba foi inaugurado em 1997 e conta com 60 funcionários que trabalham em diversas áreas com interesses do movimento. A primeira instituição da ONG foi a Boy Scouts do Brasil aberta no Rio de Janeiro em 1913, nomeada depois em 1924 de União dos Escoteiros do Brasil. As ações realizadas dentro da organização visam atingir o efetivo de 200 mil associados até o ano de Deste modo, as áreas da empresa trabalham em conjunto com voluntários para que este marco seja atingido até o final de Para garantir a melhor aplicação do projeto educativo e do método escoteiro, é desenvolvido pela organização materiais educativos e cursos para a capacitação dos voluntários adultos. São feitas também parcerias institucionais com outras organizações privadas e do terceiro setor para garantir que as ações da UEB obtenham sucesso Descrição da Área do Estágio A área de projetos e crescimento tem como objetivo assegurar que sejam realizadas ações e estratégias para o crescimento do número de associados no Brasil e criar, executar e controlar projetos institucionais. Esta conta com 2 pessoas, 1 gerente e 1 estagiário, na realização das atividades e ações, sendo subordinada pela 2º Vice-Presidente.

4 As tarefas comuns realizadas na área são a de atendimento ao associado; desenvolvimento e criação de documentos, formulários e planilhas; criar e desenvolver estratégias de crescimento; controle de projetos; organizar ações juntamente com outras organizações e criação de ferramentas de apoio ao crescimento. 1.2 Situação Problema Desde do final do ano de 2016 a União dos Escoteiros do Brasil tem o desejo de implantar o Microsoft Project nas atividades diárias da empresa, mas está implementação ainda não foi realizada e não se sabe como vai ser a rotina das atividades da empresa com a implantação do software, como as etapas para iniciar um projeto, o controle, resultados e finalização. 1.3 Objetivos Objetivo Geral Project. Criar uma proposta de desenvolvimento de um projeto de evento a partir do Microsoft Objetivos Específicos a. Desenhar um mapa de todos os processos necessários para a implantação do software; b. Analisar o processo das áreas envolvidas para sugerir adaptações ao software. 1.4 Justificativa A utilização do fluxograma vai ajudar na implantação do Microsoft Project, pois deixará bem definido as áreas envolvidas na utilização do novo Software de como proceder em cada etapa, como quais documentos devem ser feitos para a iniciação de um projeto de evento, por quais responsáveis deverá passar o projeto para aprovação e entre outras. Haverá, assim: Redução tempo de adaptação das áreas porque já estará esquematizado as atividades a serem realizadas, sem que se perda tempo tentando descobrir o que deverá ser feito;

5 Redução de incertezas; Maior chance de adaptação; e Melhor visibilidade do processo. 2. CONCEITOS TEÓRICOS NORTEADORES 2.1 Projetos Segundo Santos e Carvalho (2006), projeto é um empreendimento único caracterizado pela condições no qual é realizado, sendo estas de escopo, custo, prazos, as pessoas e as qualidades. Outra definição da associação como uma conjugação de esforços em que recursos materiais, financeiros e humanos, são organizados de maneira inovadora a realizar um trabalho único, com limitação de custo e tempo e especificações pré-definidas. Já a Project Management Institute (2013), define projeto como um empreendimento em que se resulta um produto, serviço ou resultado exclusivo, com início e fim bem definidos. Brand (1998), define projeto como uma operação de envergadura de complexidades notáveis, de carácter exclusivo, que se empreende para executar uma obra importante. Os projetos são divididos em 4 fases dentro de um ciclo de vida (DUFFY, 2006). Sendo estes: Planejamento: Fase o qual destaca para a identificação do problema e stakeholders, e a definição de metas e objetivos do projeto; Elaboração: Fase em que será reunido a equipe de trabalho do projeto, no qual é desenvolvido o plano geral, como desenvolver o programa do projeto; Implementação: Fase de execução, monitoramento, controle e de relatos do andamento do que foi planejado; e Desativação: fase de avaliação, análise e encerramento do projeto. 2.2 Microsoft Project Como o Microsoft Project (Ms Projetc) é um programa de gerenciamento de projetos, a definição de projetos dada acima é de grande importância para este projeto. O Microsoft

6 Project é uma ferramenta criada pela Microsoft para auxiliar no gerenciamento de projetos, recursos e portfólios. Se contratado o Ms Project for contratado em sua versão paga online, é possível fazer proveito de sua ferramentas de compartilhamento de planilhas, informações e andamento do projeto. Este permite seu acesso através de diversas plataformas na versão paga, como tablets, telefone celulares e computadores. O software traz consigo a facilidade de emitir relatórios e vários gráficos conhecidos na área de projetos para controle. O Diagrama de Gantt, está presente dentro do Microsoft Project pela sua facilidade de visualizar o andamento de um projeto. Criada por Henry L. Gantt, o diagrama é o mais utilizado para a gestão de projetos. O diagrama de Gantt apresenta diversas características, como as atividades situadas no tempo, indicação de folgas para as tarefas não críticas e sua facilidade de controle e seguimento de um projeto. 2.3 Mapeamento e melhoria de processos De acordo com Peinado e Graeml (2007), o estudo de processos de trabalho é uma análise de métodos ou processos, o qual é feito detalhadamente a operação de cada tarefa com o objetivo de trazer a melhor eficiência para execução de tal operação. Segundo Barnes (1982 apud GOMES 2009), existem 4 enfoques no qual devem ser levados a tona na hora de desenvolver possíveis melhorias para um processo. Sendo estes: Eliminar todo trabalho desnecessário, Combinar operações e elementos, Modificar a sequência das operações, Simplificar as operações essenciais. Segundo Corrêa (2005 apud GOMES 2009), o mapeamento dos processos de uma organização ajuda no fornecimento em uma linguagem comum dos processos de manufatura e serviços, tornando as decisões referente ao fluxograma visível. Ao realizar o mapeamento, fica melhor de visualizar a relação e de comparar o fluxo de informação com o fluxo de materiais. De acordo com Faria (1984), a simplificação do trabalho pode trazer como vantagem para as empresas:

7 A redução de desperdícios de materiais; Redução de custo; e Redução de tempo. Uma das melhores maneiras de visualizar as atividades de uma empresa referente a um processo é a criação de um fluxograma detalhado. Segundo Silveira (2016), um fluxograma é utilizado para representar um processo utilizando símbolos gráficos para descrever passo a passo a natureza e o fluxo deste processo. De acordo com Peinado e Graeml (2007), um fluxograma é definido como uma forma de representação, por meios de símbolos gráficos, a sequência das ações de um trabalho para facilitar sua análise. Um fluxograma é composto a partir de símbolos, como mostra a figura 1. Figura 1 Símbolos de Fluxograma (Blog da Qualidade, 2012) Existem vários formatos de fluxograma, cada uma com suas peculiaridades. Podendo estes serem representados de maneira linear de operações, setorial, linhas de montagem e de arranjo físico funcional, como mostra a figura 2. Como a proposta de implantação do Ms Project é para todos os setores da empresa, vai ser demonstrado um fluxograma dividido por setores (áreas). Figura 2 Tipos de Fluxogramas

8 Peinado e Graeml (2007) 3. ANÁLISE DA EMPRESA 3.1 DIAGNÓSTICO A modo de realizar um diagnóstico da União dos Escoteiros do Brasil, foi realizado uma avaliação SWOT, figura 3, da empresa em relação a projetos. Figura 3 Análise SWOT Referência: Do Autor

9 No fator de forças, no ano final do 2016 os funcionários do escritório receberam um treinamento de como utilizar o Ms Project e o planejamento de um projeto, o que leva a ferramenta não ser algo estranho para os colaboradores. A Diretoria Executiva Nacional (DEN) tem alto interesse da implantação do software na organização, deste modo já se tem adquirido o software para a utilização de todos. Nas fraquezas o fato de não ter um procedimento padrão de projetos para todas as áreas, faz com que a adaptação deste para o Ms Project fique muitas vezes impossibilitado. Outro fator é que em muitos casos, as informações do projeto ficam muitas vezes dispostas por somente uma pessoa e esta não as compartilha com as áreas relacionadas, levando a falta de timing correto na troca de informações importantes do projeto. Nas oportunidades, a implantação do Ms Project levará a um melhor controle do todo do projeto, com isso melhores relatórios e mais completos, como grande detalhamento de custos da empresa. Atualmente, como citado anteriormente, a informação dos projetos em sua maioria fica disposta somente com uma pessoa. As grandes duas ameaças encontradas para a implantação do novo software de projetos na empresa, é a falta de compromisso, intrínseco, a constância de manter atualizado as informações. E outro fator, é a resistência a mudança dos funcionários, podendo eles alegar que o modo como era feito anteriormente era bem mais efetivo. A empresa não conta com um processo padrão de desenvolvimento e aplicação de um projeto. Deste modo, a realização de um projeto de eventos é realizado de maneira descentralizada e sem controle. 3.2 Análise das áreas Nos projetos da instituição, todas as áreas são envolvidas de maneira direta ou indireta. Para uma melhor análise dos processos das áreas da empresa, será utilizado um exemplo básico de um projeto de evento para a melhor compreensão de um todo. Inicialmente a ideia do evento surge a partir da Diretoria Executiva Nacional (DEN), este então é passado para a área de Métodos Educativos, o qual irá determinar qual vai ser o modelo, as características, público alvo, cronograma e atividades do evento.

10 Após a formulação das características do evento, a área de eventos fica responsável por escolher a localização para a realização do projeto, definir estruturas básicas necessárias (banheiros, chuveiros, local de camping, salas de reuniões, salas de palestras e entre outros), definir os meios logísticos do evento e outros fatores menores da área. Ao definir o objetivo e tema do evento, estes são repassados para a área de comunicação para a elaboração da logo e o visual do evento. Durante o evento, a área fica responsável por organizar e realizar a cobertura de fotos, entrevistas, vídeos e outros meios de comunicação do mesmo. Ao mesmo momento, é feito a cotação das estruturas do evento através da área financeira junto com a área de eventos. Esta, também, fica responsável por cuidar das despesas financeiras do evento, cobrança e controle de custos. Todos os custos devem passar por aprovação da DEN e da área de eventos. Após toda estruturação do evento, a área administrativa cuida das questões relacionadas aos associados, como a inscrição dos participantes, atendimento a dúvidas e casos a parte. A área de captação de recursos fica então responsável por captar parceiros e patrocínios para os eventos. A área de recursos humanos tem como responsabilidade o controle da carga horaria de trabalho e bem estar dos funcionários relacionados ao projeto. Após a realização do evento, fica de responsabilidade da área de eventos realizar uma pesquisa de feedback com o associado. Porém todo o controle e comunicação da organização dos eventos são realizados atualmente através de s e reuniões com as áreas, sem o uso de uma ferramenta especifica para controle de projetos. Deste modo, não existe um meio centralizado de controle do andamento dos projetos e nem uma comunicação eficiente sobre entre as áreas. 3.3 Fluxograma das Etapas de um Projeto

11 Para melhor compreensão das etapas de desenvolvimento de um evento dentro da organização, foi feito um fluxograma para uma melhor visualização de um todo presente na figura 4. Figura 4 - Fluxograma 4. SUGESTÕES DE MELHORIAS A proposta de melhoria para o desenvolvimento de projetos de evento da organização é a padronização dos processos básicos no desenvolvimento de um evento e a utilização do Ms Project no controle e organização das tarefas a serem cumpridas para a realização do evento.

12 A padronização básica se dará pelas etapas que deveram ser cumpridas para o desenvolvimento do evento. Etapas que atualmente não existem, mas servirão para melhor organização, controle, comunicação e adaptabilidade ao Ms Project. O processo de iniciação de um projeto de um evento, deverá começar então pela formulação das atividades a serem realizadas para o sucesso do projeto. A formulação das atividades principais deverão primeiramente serem realizadas pela área de evento e de projetos, no qual irão repassar para as demais áreas o que eles deverão realizar. Assim, as outras áreas irão pegar as atividade e estruturar estas em tarefas para que seja cumprido tal atividade. Após está estruturação das atividades e tarefas a serem realizadas, a área de projetos passará tal estrutura para o Ms Project, como pode ser visualizado na figura 5.

13 Figura 5 Fluxograma de Implantação Referente ao controle e comunicação do projeto de desenvolvimento de um evento, as áreas relacionadas ao projeto deverão sempre manter atualizado o projeto no Ms Project Online, o qual possibilita a edição de um mesmo projeto de maneira online. O processo de atualização pode se dar de várias maneiras, Ao utilizar o Ms Project Online, as áreas não precisarão ficar buscando informações em outras áreas sobre o andamento do projeto, pois poderão em tempo real visualizar o status via o modelo online.

14 O Ms Project traz consigo a possibilidade de controlar e coordenar recursos e seus custos, deste modo a área de Recursos Humanos e Financeiro poderão emitir relatórios de gastos e custos e de horas trabalhadas por funcionários. Deste modo, podem manter controle sobre essas estruturas. Outro fator, é trazer uma mudança na cultura organizacional dos Escoteiros do Brasil, para que os processos padronizados sejam cumpridos e que vire um costume e habito a atualização do projeto através do software. A utilização progressiva do Ms Project, começando por evento menores até eventos grandes, pode ajudar na adaptação e habito de uso do software nos projetos. 6. CONCLUSÕES Ao realizar uma análise, percebesse que a União dos Escoteiros do Brasil tem alto interesse no uso do Ms Project, mas atualmente não existe um processo padronizado das etapas a serem realizadas no desenvolvimento de um projeto de evento. Desta maneira, a melhor solução é que a organização ao definir o tema do evento e o modelo de como será realizado, informar as áreas e pedir para que eles definam quais são as atividades e tarefas a serem cumpridas por cada área e repassar para a área de projetos para que estas sejam colocadas no projeto do Ms Project. Deste modo, as áreas ao manterem atualizadas as tarefas no software informando a conclusão e o status das mesmas, terão uma visão da organização geral do projeto e assim, poderá se ter uma melhor cobrança e controle sobre o mesmo. Além da facilidade de ter relatórios financeiros, horas de trabalho dos funcionários, de recursos e de status do projeto de maneira simplificada, e da possibilidade de visualizar o projeto através de um Diagrama de Gantt, o que traz uma melhor visualização de um todo. Para o sucesso da implantação, a empresa deverá fazer uma implantação progressiva do software, aumentando a complexidade e tamanho dos eventos pouco a pouco. Desta maneira, a adaptação a sua utilização será menos agressiva e mais fácil de ser aceito, por causa da cultura empresarial de ser avesso a tais mudanças.

15 REFERÊNCIAS SANTOS, J. Amaro dos. CARVALHO, Hélio Gomes de. Referencial Brasileiro de Competências em Gerenciamento de Projetos. Curitiba: Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos, SILVEIRA, Cristiano Bertulucci. Fluxograma de Processo: o que é, como elaborar e benefícios. Disponível em: < Acesso em 08/05/2017. GOMES, Rodrigues Diogo. Mapeamento de processos como ferramenta de avaliação de processo produtivo: estudo de caso em uma empresa do pólo de cerâmica de campos rj. Rio de Janeiro: UENF, Disponível em:< LEPROD_6975_ pdf> Acesso em 09/05/2017. PEINADO, Jurandir. GRAEML, Alexandre Reis. Administração de produção: operações industriais e de serviços. Curitiba: UnicenP, Disponível em: < rodrigues.pro.br/arquivos/livro2folhas.pdf> Acesso em 09/05/2017. FARIA, Nivaldo Maranhão. Organização do trabalho. São Paulo: Atlas, DUFFY, Mary. Gestão de projetos: arregimente os recursos, estabeleça prazos, monitore o orçamento, gere relatórios: soluções práticas para os desafios do trabalho. 2 edição. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.

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