Sistemas de Informação e a Importância da Gestão dos Dados nas Organizações. Andreia de Jesus

Transcrição

1 Sistemas de Informação e a Importância da Gestão dos Dados nas Organizações Andreia de Jesus

2 APRESENTAÇÃO 1. Os diferentes tipos de sistemas de informação. 2. A diferença entre dado, informação e conhecimento. 3. BI (Business Intelligence) e a importância da gestão dos dados 4. Estudo de Caso: Secretaria de Estado da Educação do Paraná - SEED

3 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

4 O que é um sistema? Um sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação. (BERTALANFFY, L. V. Teoria geral dos sistemas. Petrópolis: Vozes,1973.) Sistema é um conjunto de componentes e processos que visam transformar determinadas entradas em saídas. (TORRES, N. A. Competitividade empresarial com a tecnologia de informação. São Paulo: Makron Books, 1995.)

5 O que é um sistema? Um sistema pode ser dividido em subsistemas. Cada subsistema possui seus elementos, e pode ser decomposto até o nível desejado de detalhamento. Um sistema pode compor-se,sucessivamente, de subsistemas que se relacionam entre si, compondo um sistema maior. É importante frisar que por mais que possamos fragmentar sistemas em subsistemas, não se deve perder a visão do sistema como um todo. Um sistema não é a soma de partes, mas sim o resultado da interação entre elas.

6 Uma organização pode ser considerada um sistema? Uma organização é uma estrutura social formal e estável, que emprega recursos do ambiente e os processa para produzir saídas (LAUDON.K.C.; LAUDON, J.P. Sistemas de informação com internet. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999) Toda organização tem: Entradas: capital, trabalho e insumos; Processamento: transformação dos insumos; Saídas: produtos ou serviços.

7 Sistemas Organizacionais SISTEMA OBJETIVO ENTRADA PROCESSAMENTO SAÍDA Fábrica de Bicicleta Fabricar e comercializar bicicletas de melhor qualidade. Armação, Componentes, Trabalho, Suprimentos. Solda, pintura, montagem. Bicicletas acabadas. Universidade Aquisição e desenvolvimento de conhecimento. Estudantes, Professores, Administradores, Livros, Equipamentos. Ensino, pesquisa,serviços. Estudantes Cultos, Pesquisa significativa, serviços à comunidade Serviço de Saúde Serviço de saúde de melhor qualidade. Médicos, Pacientes, Enfermeiros, Equipamentos. Diagnóstico, cirurgias, medicamentos, testes. Pacientes saudáveis e orientados. Serviço à comunidade.

8 Sistemas de Informação (SI) Sistema de informação é um conjunto de componentes interrelacionados, desenvolvidos para coletar, processar, armazenar e distribuir informação para facilitar a coordenação, o controle, a análise, a visualização e o processo decisório. (LAUDON.K.C.; LAUDON, J.P. Sistemas de informação com internet. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999); É uma combinação estruturada de informação, recursos humanos, tecnologias de informação e práticas de trabalho, organizado de forma a permitir o melhor atendimento dos objetivos da organização. (CASSARRO, A. Sistemas de informações para tomada de decisões. São Paulo: Pioneira, É preciso um computador para ter um sistema de informações?

9 Atividades de um Sistema

10 Sistemas de Informação (SI) BASEADO EM COMPUTADOR

11 Abordagem Sociotécnica dos SI PESSOAS usuários SISTEMAS DE INFORMAÇAO ORGANIZAÇÕES procedimentos TECNOLOGIAS - software -hardware - banco de dados - comunicações

12 Principais Classificações dos Sistemas de Informação Segundo: Abrangência Organizacional; Áreas funcionais; Níveis Organizacionais.

13 Níveis Organizacionais Nível Adicional Conhecimento

14 Planos Táticos Planos Operacionais Planejamento Financeiro Fluxo de Caixa Investimentos Aplicações Planejamento Estratégico Planejamento da Produção Produção Manutenção Abastecimento Alcance dos Objetivos Departamentais Planejamento de Marketing Vendas Propaganda Planejamento de RH Treinamento Fonte: Chiavenato; Sapiro 2003

15 Níveis Organizacionais Operacional Os sistemas de informação dão suporte: No processamento e acompanhamento das atividades cotidianas e transações rotineiras de uma empresa: entrada de pedidos de venda, emissão de notas fiscais, requisições de materiais, lançamentos de produção, registro de pessoal. Esses sistemas empresariais básicos são denominados Sistemas de Processamento de Transação (SPT).

16 Níveis Organizacionais Operacional

17 Níveis Organizacionais Operacional Os SPT são sistemas de informação altamente estruturados, pois tanto os dados que entram no sistema como as regras pelas quais serão processados são previamente conhecidos. Alguns SPT são vitais para determinadas empresas na condução de seus negócios. São considerados sistemas de missão crítica, pois uma interrupção em seu funcionamento pode prejudicar a operação da empresa.

18 Níveis Organizacionais Operacional Características dos SPT: Processa grandes volumes de dados. Necessita de alta velocidade de processamento devido ao volume alto. A maioria das fontes de dados é interna e a saída é destinada principalmente a um público interno. Processa informações regularmente: diariamente, semanalmente, duas vezes por semana ou por transação. Exige uma grande capacidade de armazenamento (banco de dados). Os dados recebidos e enviados são organizados e formatados de modo padrão. Alto nível de detalhamento dos dados. Pouca complexidade de cálculo (operações matemáticas e estatísticas simples). Necessita de alto nível de precisão, integridade de dados e segurança. Requer muita confiabilidade de processamento, pois interrupções no fluxo dos dados podem ser fatais para a organização.

19 Níveis Organizacionais Gerencial No nível gerencial das empresas estão as atividades relacionadas com a monitoração e o controle das atividades rotineiras. Os sistemas de nível gerencial são projetados para servir de suporte a essas atividades. Apoio a tomadas de decisões nãorotineiras, por meio de simulações e análise de cenários.

20 Níveis Organizacionais Gerencial Sistemas de informação gerenciais (SIG) Sistemas de apoio à decisão (SAD).

21 Níveis Organizacionais Gerencial SIG proporcionam aos gerentes relatórios e consultas sobre o desempenho atual e registros históricos da empresa, de forma a apoiar as atividades de planejamento, controle e tomada de decisão. SIG fornecem resumos sobre as operações básicas (transações operacionais) da empresa. Os dados de transações básicas, arquivados pelos SPT, são agrupados (ou sintetizados) e apresentados num formato preestabelecido.

22 Níveis Organizacionais Gerencial SIG Exemplo de Relatório de Análise de Vendas CÓDIGO DO ITEM DESCRIÇÃO 447 Meia Vermelha 762 Meia para tênis listrada 331 Sacola Esportiva VOLUME 2004 VOLUME 2003 AUMENTO % , , ,01

23 Níveis Organizacionais Gerencial RELATÓRIOS PERIÓDICOS PROGRAMADOS RELATÓRIOS DE EXCEÇÃO RELATÓRIOS POR DEMANDA Relatórios gerados em formatos préespecificados, projetados para fornecer informações em uma base regular, por exemplo, diária, semanal, mensal. Os relatórios são produzidos apenas quando ocorrem condições excepcionais, ou são produzidos periodicamente, mas contêm informações apenas sobre essas condições excepcionais; esse tipo de relatório reduz a sobrecarga de informações, já que evita enviar aos tomadores de decisão relatórios periódicos detalhados da atividade empresarial. São desenvolvidos para fornecer informações específicas a pedido de um gerente.

24 Níveis Organizacionais Gerencial Características dos SIG: Dão suporte a decisões estruturadas nos níveis operacional e de controle gerencial; também são úteis à alta administração. Geralmente são orientados para relatórios e controle; São projetados para relatar as operações existentes e, então, ajudar a cuidar do controle das operações diárias. Baseiam-se em dados corporativos existentes e fluxos de dados. Geralmente ajudam na tomada de decisão usando dados passados e presentes. Têm uma orientação mais interna do que externa.

25 Níveis Organizacionais Gerencial SAD: têm por objetivo dar suporte a decisões menos rotineiras e estruturadas, e não facilmente especificadas com antecipação. SAD: fornecem suporte computacional interativo durante o processo de tomada de decisão. Os usuários podem trocar suposições, fazer novas perguntas e incluir novos dados.

26 Exemplos SAD: Níveis Organizacionais Gerencial Seleção de preço e rota numa companhia aérea. Padrões de compra do cliente; Localização da loja e composição (mix) de estoque numa cadeia de lojas de eletrodomésticos.

27 Níveis Organizacionais Gerencial Componentes Básicos do SAD: Interface do Usuário Base de Modelos Analíticos Banco de Dados do SAD Dados internos e externos

28 Níveis Organizacionais Gerencial ATIVIDADES E EXEMPLOS DOS PRINCIPAIS TIPOS DE MODELAGEM ANALÍTICA ANÁLISE DO TIPO WHAT IF ANÁLISE DE SENSIBILIDADE ANÁLISE DE BUSCA DE METAS ANÁLISE DE OTIMIZAÇÃO Observar como as mudanças de variáveis selecionadas afetam outras variáveis. Exemplo: e se reduzíssemos a propaganda em 10%? O que aconteceria com as vendas? Observar como mudanças repetidas em uma única variável afetam outras variáveis. Exemplo: vamos reduzir a propaganda em reais repetidamente de forma que possamos entender sua relação com as vendas. Fazer repetidas mudanças em variáveis selecionadas até que uma variável escolhida alcance um valor alvo. Exemplo: experimentemos aumentos na propaganda até que as vendas atinjam 1 milhão de reais. Encontrar um valor ótimo para variáveis selecionadas dadas certas restrições. Exemplos: qual o melhor montante de propaganda, considerando nosso orçamento e escolha de mídia?

29 Os SAD s: Níveis Organizacionais Gerencial Oferecem aos usuários flexibilidade, adaptabilidade e uma resposta rápida. Operam com pouca ou nenhuma assistência de programadores profissionais. Proporcionam suporte para decisões e problemas cujas soluções não podem ser especificadas com antecedência. Usam sofisticadas análises de dados e ferramentas de modelagem.

30 Níveis Organizacionais Estratégico A alta administração usa uma categoria de sistema de informação chamada de Sistemas de Informação Executiva (EIS). Os EIS fornecem acesso rápido a informações atualizadas, de forma bastante amigável, fazendo uso intensivo de recursos gráficos (cores, símbolos, ícones, botões, imagens e gráficos), e capacidade de multivisão (manuseio de diversas mídias, mostrando numa mesma tela, gráficos, textos e tabelas).

31 Os EIS viabilizam: Facilidade de uso; Níveis Organizacionais Estratégico Manipular uma variedade de dados internos e externos,quantitativos e qualitativos; Executar sofisticadas análise de dados; Fornecer flexibilidade; Oferecer recursos abrangentes de comunicações com outros gerentes;

32 DADO, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO

33 Dado Um conjunto de fatos a respeito do mundo; São geralmente quantificados; São facilmente capturados e arquivados em computadores; Não permitem julgamentos ou significados; Não constituem base para a ação Elementos brutos, sem significado, desvinculado da realidade.

34 Informação Um conjunto de dados conjugados que possuem relevância e propósito; Pode ser transformada pela análise humana e julgamento; Pode ser arquivada em documento ou em arquivos virtuais; Constitui base para a ação. Dados com significado, relevância e propósito.

35 Conhecimento Um conjunto organizado e estruturado de informações a respeito do mundo; Requer intervenção humana e inteligente; Proporciona comparações; Permite deduções; Proporciona implicações; Está relacionado com o que as outras pessoas pensam. Informação com valor adicionado pela mente humana - reflexão, síntese e contexto.

36 Transformação de Dados em Informação (Davenport & Prusak) Contextualização: extração de significado, dentro de um contexto Categorização: identificação dos componentes essenciais dos dados Cálculo: tratamento estatístico dos dados Correção: eliminação de dados com erros Condensação: apresentação dos dados de forma concisa, resumida, sintética

37 Transformação de Informação em Conhecimento (Davenport & Prusak) Comparação: de que forma as informações relativas a uma dada situação se comparam a outras situações conhecidas? Consequências: que implicações estas informações trazem para as decisões e tomadas de ação Conexões: quais as relações deste novo conhecimento com o conhecimento já acumulado? Conversação: o que as outras pessoas pensam desta informação?

38 A Informação e as Organizações Recursos para as organizações atingirem seus os objetivos: materiais, humanos e financeiros. Informação explícita e sutil. Informação de Qualidade. O propósito básico da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos. Um indivíduo sem informações não pode assumir responsabilidades; um indivíduo que recebeu informações não pode deixar de assumir responsabilidades.

39 Tipos de Informação nas Informações Operacionais Organizações Um pedido de compra a um fornecedor. Uma lista de entradas e saídas em estoque para uma atualização quantitativa e financeira dos mesmos. Transações de venda de produtos aos distribuidores. Informações Gerenciais Total de requisições de materiais emitidas ao longo do mês. O giro do estoque num determinado período. A rentabilidade por produto. As vendas por segmento de mercado.

40 Tipos de Informação nas Organizações Internas: refletem as operações da empresa. Externas: provêm de clientes, fornecedores, do mercado, das publicações e fontes especializadas, etc. Formais (estruturadas) : São aquelas oriundas da imprensa, bases de dados,informações científicas, informações técnicas, documentos da empresa, etc. Informais (não estruturadas): São aquelas obtidas em conversas, reuniões, palestras, s, notícias de jornais, boatos, etc.

41 BI (BUSINESS INTELLIGENCE E A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DOS DADOS)

42 Gestão de Dados É fundamental para o funcionamento normal dos Sistemas de informação da empresa O que aconteceria se... Quanto... Quando... Sem dados e a capacidade de processá-los, uma organização não está apta a executar com efetividade suas atividades.

43 Gestão de Dados MANEIRA MAIS MODERNA DE GESTÃO DE DADOS NAS ORGANIZAÇÕES UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTAS SISTEMAS GERENCIADORES DE BANCO DE DADOS (SGDB) SGDB Banco de Dados São conjuntos de registros dispostos em estrutura regular que possibilita a reorganização dos mesmos e produção de informação.

44 Gestão de Dados Realidade dos Bancos de Dados nas Organizações SAE SERE SEJA SICAPE QUIM SACIR Merenda Professores Alunos Índices Educacionais Obras Escolas Dados Água e luz RH Infraestrutura Educação Especial

45 Gestão de Dados O que queremos? INFORMAÇÃO! Mas como obter a informação necessária? Dados de professores Dados das escolas Dados de alunos Informações sobre as índices educacionais Situação dos projetos que estão sendo executados Informações sobre a merenda

46 BUSSINESS INTELLIGENCE (BI) Definição: é uma metodologia de utilização de informação já disponível para auxiliar os tomadores de decisão a tomar decisões melhores e mais rápidas. O foco é na geração de relatórios dinâmicos. Não há a necessidade de conhecimentos técnicos profundos sobre as ferramentas de BI. BI envolve diversas tecnologias e processos. Geralmente é implementado como ferramenta para visualização de dados.

47 Estrutura Geral - BI

48 Modelagem Dimensional Base do modelo dimensional: Medidas (ou indicadores): valor numérico totalizado utilizado para monitorar o negócio. Dimensões: lista independente de valores que filtrados afetam o cálculo da medida. O que torna o Data Warehouse mais poderoso é que informações que se situam em vários sistemas, planilhas e arquivos espalhados por todos os setores da empresa, são reunidos em um banco de dados de forma dimensional, sendo assim tendo informações unificadas e padronizadas em um mesmo local.

49 Modelagem Dimensional As dimensões representam as possíveis formas de visualizar os dados. A base para o entendimento de qualquer negócio é responder a 4 perguntas fundamentais: Quando? (Período de tempo a que se refere a análise) O que? (O principal objetivo de análise) Onde? (Localização física ou geográfica para análise) Quem? (Um objeto específico e detalhado para análise - opcional)

50 ESTUDO DE CASO: SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO DO PARANÁ

51 Ambiente SEED Complexidade da Área da Educação. Diversidade de Departamentos e Equipes de Trabalho. Diversidade de Sistemas de Informação (SERE, SAE, META4, SICAPE, SEJA, SACIR, Sistema de Obras, etc.). Parceria com a Celepar.

52 Proposta do Projeto BI no Estado GOVERNADOR SECRETÁRIOS SEED SEFA SEAP SEPL

53 BI Educação: Bases de Dados ESTRATÉGICO BI EDUCAÇÃO TÁTICO / GERÊNCIAL OPERACIONAL CONSULTA ESCOLA, SEED EM NUMEROS SERE, SAE, SACIR, SICAPE...

54 Visões da Educação Desenvolvidas Briefing - Secretário Fontes de Dados: SERE (Sistema Estadual de Registro Escolar); SEJA (Sistema de Educação de Jovens e Adultos); SAE (Sistema de Administração da Educação); QUIM (Quadro de Indicadores e Metas); Paraná Alfabetizado; Cadastro de Autoridades; Sistema de Obras. Os dados são extraídos DIARIAMENTE dos sistemas.

55 Visões da Educação Alocação de Profissionais Fonte de Dados: Desenvolvidas Sistema SAE Sistema de Administração da Educação Os dados são extraídos MENSALMENTE do sistema.

56 Visões da Educação Gestão Educacional Fonte de Dados: Desenvolvidas SERE (Sistema Estadual de Registro Escolar); SEJA (Sistema de Educação de Jovens e Adultos); SAE (Sistema de Administração da Educação). As informações referentes aos alunos são extraídas DIARIAMENTE. OBS: Valores e quantitativos têm como base a partir de 2010.

57 Apresentação dos Briefings Estado Núcleo Regional da Educação NRE Município Escola

58 OBRIGADA PELA ATENÇÃO!