Grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial. Ata do 3º Encontro sobre Planejamento.

Transcrição

1 Grupo de Estudos de Voluntariado Empresarial Ata do 3º Encontro sobre Planejamento.

2 ORGANIZADORES

3 DATA, HORÁRIO E LOCAL DO EVENTO O evento foi realizado no Centro de Voluntariado de São Paulo no dia 14/04/2010 das 8:30 as 12:30.

4 PARTICIPANTES NOME ADRIANA CAIRES ALDRY POSSE GOMES ALESSANDRA PRADO ALEXANDRA FERNANDES ANDREA GOLDSCHMIDT BIANCA AMODEO CAMILA SANTANA CINTIA KOZEYAMA ELISABETE FLORES ERICA KINUTA ERIKA BARROS FABIANA MUSSATO FÁBIO RISÉRIO FÁTIMA VISCARRA FERNANDA CABRINI GABRIELLA GONÇALVES LAURA SALES M MOTTA LIGIA GUIMARÃES EMPRESA FLEURY ASSOCIAÇÃO COMERCIAL DE SP MSC Mediterranean Shipping do Brasil Ltda. SCHINDLER APOENA BRASILPREV INSTITUTO JULIO SIMÕES SADIA SUZANO BM&FBOVESPA INST. CRIANÇA É VIDA INSTITUTO UNIBANCO PROMON ROCHE PHILIPS PROMON SANTANDER NEWCOMM

5 PARTICIPANTES LUIS EDUARDO DE LIMA ALMEIDA MARIA FERNANDA LOPES MELISSA FUKUSHIMA MILENA RAMOS MONICA HELEN OOSTEROM NICO NASCIMENTO PRISCILA ALINE D SOUZA RENATA DE TOLEDO RODOVALHO RENATA MACEDO ROBERTA ROSSI TATIANA DE LIMA SANTOS TAYANA SANTOS TARSILA ARNONE RACHEL FERRARI ROBERTO RAVAGNANI ELISABETE BOER PRISCILA SOUZA SILVIA NACCACHE INSTITUTO UNIBANCO GCA - Consultoria em Responsabilidade Socioambiental LUND PFIZER SANTANDER CITIBANK GRUPO SEB DO BRASIL APOENA PHILIPS TXAI HOSPITAL DO CORAÇÃO MAM HP HP CANTO CIDADÃO NÃO CITOU A EMPRESA LIGA SOLIDÁRIA CVSP

6 OBJETIVOS DO ENCONTRO Discutir a etapa de Planejamento do programa de voluntariado empresarial, dividida em quatro mesas temáticas de acordo com o roteiro sugerido para este encontro: 1.Questões Estratégicas sobre Planejamento garantindo que o foco do programa esteja alinhado com o Negócio e com a política de Responsabilidade Social da empresa. 2.Questões operacionais que devem ser consideradas antes do início das ações, como as ferramentas necessárias para o sucesso do programa. 3.Responsabilidade pela gestão do programa: essa mesa discutiu as áreas envolvidas na gestão, a necessidade da existência do comitê de voluntariado, etc. 4.Parcerias internas e externas que podem ser estabelecidas na fase de planejamento do programa de voluntariado.

7 PLANEJAMENTO - CONCEITO É um esforço sistemático e formal que busca consolidar informações e percepções para estabelecer ações integradas visando aumentar a probabilidade de sucesso do empreendimento. Se você não sabe para onde está indo, qualquer caminho te leva lá. Al Corão

8 PLANEJAMENTO EM VOLUNTARIADO EMPRESARIAL Como podemos medir o grau de sucesso de uma iniciativa de voluntariado empresarial? Comunidade Reconhece Benefícios Funcionários Satisfeitos Empresa Reconhece e apóia

9 PLANEJAMENTO - ETAPAS Compreende 3 etapas principais. Cada uma delas é um processo decisório em si, evolvendo análise, avaliação de alternativas e escolha de um curso de ação. Cada uma dessas decisões comporta erros e acertos, que dependem das competências do planejador e de outros fatores, como a disponibilidade de informações.

10 PLANEJAMENTO - CONCEITO O processo de planejamento é a ferramenta para administrar as relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo decisório. As decisões que procuram, de alguma forma, influenciar o futuro, ou que serão colocados em prática no futuro, são as decisões de planejamento.

11 O PROCESSO DE PLANEJAMENTO Dados de entrada Processo de Planejamento Elaboração de Planos Informações Modelos e técnicas de planejamento Ameaças e oportunidades Projeções Decisões que afetam o futuro, etc Análise e interpretação dos dados de entrada Criação e análise de alternativas Decisões Objetivos Recursos Meios de controle (Fonte: Maximiano, Antonio Cesar Amaru - Teoria Geral da Administração, 1990.) 11

12 RESUMO DA MESA SOBRE QUESTÕES ESTRATÉGICAS Há uma reflexão anterior que precisa ser feita: se realmente o programa de voluntariado precisa estar alinhado às estratégias do negócio. Definindo-se pelo alinhamento, é muito importante que o corpo diretivo e os funcionários entendam as definições e características de trabalho voluntário pessoa física, corporativo ou empresarial e por meio de apoio a parcerias. Após a definição de alinhamento e esclarecimento de definições, faz-se necessária a criação de uma política sobre o programa de voluntariado, clara, divulgada e objetiva. Definindo-se pelo não alinhamento do programa às estratégias do negócio, o programa deverá ter, pelo menos, linhas mestras direcionadas às estratégias. A recomendação é para que o programa esteja alinhado às estratégias de negócios da empresa, isto facilita: a adesão e apoio da alta direção; aprovação de recursos financeiros e humanos; reforço aos indicadores globais (no caso de multinacionais); reforço para imagem e reputação da empresa. Ponto de atenção para a criação de estratégias que incluam as expectativas e desejos dos funcionários, pois nem sempre há possibilidade de atendimento destas expectativas no caso do programa alinhado aos negócios; No programa não alinhado diretamente ao negócio há facilitadores como : criação de rede de relacionamentos e integração entre voluntários. Por outro lado, facilita a pulverização de ações, o que pode causar falta de controle, monitoramento e por consequência coloca a empresa em pontos de vulnerabilidade. Necessidade de validação do budget pela diretoria pela inclusão em documentos oficiais da empresa (p.e: One page strategy, AOP, Manegement agenda, etc). Devido a necessidade de monitoramento e acompanhamento contínuos, o investimento em consultorias ou equipes tendem a ser o maior volume do investimento.

13 RESUMO DA MESA SOBRE QUESTÕES OPERACIONAIS Entre as ferramentas utilizadas pelas empresas para viabilizar o dia a dia do programa de voluntariado empresarial, estão: Recepção e acolhimento dos voluntários Formação e capacitação Acompanhamento e monitoramento Avaliação Reconhecimento Manual de voluntariado Política Portal virtual para divulgar as ações realizadas e a troca de experiências Transporte, verba disponível para cada projeto, seguro para acidentes. Política de liberação de horas Quanto ao tipo de ação estimulado pelas empresas notamos que cada vez mais as empresas oferecem oportunidades de participação contínua dos voluntários reforçando o vínculo entre este e a àqueles que recebem o benefício. Quanto à participação no programa empresarial, funcionários, terceiros, aposentados e convidados (familiares e amigos) são os públicos mais comuns.

14 RESUMO DA MESA SOBRE RESPONSÁVEIS PELA GESTÃO Não existe uma estrutura ideal para gerir um programa de voluntariado, mas é fundamental que uma área da empresa lidere a gestão do programa, mesmo que conte com o apoio de outras áreas ou de um comitê composto por diversas áreas da empresa. Em relação à necessidade de formar um comitê temático de voluntariado percebemos que cada empresa opta por esse caminho por diferentes motivos, muitas vezes, o comitê acontece naturalmente à partir de reuniões para discutir a política de responsabilidade social da empresa. Mas uma vez que o comitê existe, as empresas concordam que ele deve participar das decisões mais estratégicas do programa, por exemplo, na definição dos objetivos e foco das ações. Enquanto as tarefas do dia a dia para que o programa aconteça devem partir de uma área gestora, que lidera o programa na empresa.

15 RESUMO DA MESA SOBRE PARCERIAS INTERNAS E EXTERNAS Em relação às parcerias na fase de Planejamento em Voluntariado Empresarial, que caminhos podemos seguir? Internamente - Buscando apoio de áreas diversas da empresa: Identificando lideranças interessadas Realizando reuniões para explicar o que é o programa e como as pessoas podem participar Buscando apoio do endomarketing, da comunicação interna ou do RH Buscar apoio das lideranças: Colocando o voluntariado na pauta da Diretoria com o objetivo de sensibilizar esse público e dar importância ao tema. Aproveitar reuniões já existentes na rotina da alta gestão para falar de voluntariado Criação de um comitê com representantes de diversas áreas. Promover reuniões mensais de oportunidades de participação no programa. Externamente - Buscando apoio fora dos muros da empresa: ONGs Centros de Voluntariado Consultorias Parceiros necessários para a condução das ações (depois da fase de planejamento) como transportadoras, escolas, etc. Articulação com outras empresas do mesmo setor para potencializar as ações através de parcerias formais e benchmarking

16 PRÓXIMO ENCONTRO 10 /2 Diagnóstico 14/4 Planejamento 16/6 Mobilização/ Implantação 18/8 Monitoramento 6/10 Reconhecimento 01/12 Avaliação

17 PRÓXIMOS PASSOS O conteúdo produzidos nas mesas de discussão será trabalhado pelas facilitadoras das mesas e a versão final será redigida por uma voluntária jornalista. (semana do dia 14/06/2010) Foram disponibilizadas no blog ferramentas de planejamento enviadas pelos participantes. (Roberta Rossi 19/06/2010) Será encaminhado o roteiro da próxima dinâmica que acontecerá no dia 16/junho quando se realizará o encontro sobre Mobilização e Implantação do programa de voluntariado empresarial. (Apoena semana do da 26/5).