MANUAL PROGRAMA PEDIMENTOS UNIVERSIDADE DE VIGO PERFIL SOLICITANTE

Transcrição

1 MANUAL PROGRAMA PEDIMENTOS UNIVERSIDADE DE VIGO PERFIL SOLICITANTE Data actualización: 23/07/15 1.-Alta no aplicativo informático Para solicitar o alta no aplicativo informático de pedidos débese dirixir por escrito solicitando o alta a algún dos seguintes responsables: 2.-PERFIL: -Unidade Responsable de Gasto (U.R.G.): é aquela persoa que ten a responsabilidade para autorizar ou denegar a realización dun gasto sobre unha unidade de contratación (nomenclatura SEF). Estes responsables serán o Director do Departamento no caso dos Departamentos ou Investigador Principal no caso dos Grupos de Investigación. Nos Servizos Xerais este rol estará ocupado pola Xerencia. -Unidade Tramitadora: son os responsables de asuntos económicos ou administradores dos diferentes ámbitos, así coma a Sercción de Xestión Económica. O perfil utilizado neste manual é o de SOLICITANTE. A diferenza co Validador é: -Solicitante: unicamente pode dar de alta e cubrir un pedido, é dicir, preparar un pedido. -Validador: ademais de poder preparar un pedido, pode SOLICITAR dito pedido para a realización dun gasto (Solicitar un pedido), e pode confirmar que dito gasto se executou correctamente. É dicir, pode confirmar a realización do gasto que cubre a necesidade detectada. 3.-ACCESO AO PROGRAMA INFORMÁTICO DE PEDIDOS: Para acceder ao portal de pedidos debe accederse dende a secretaría virtual da Universidade de Vigo na seguinte dirección: pinchando en Secretaría Virtual 1

2 Aparece a seguinte pantalla, no que debemos introducir os datos privados de cada usuario. Isto implica que cada vez que se realice algunha tarefa no programa informático de pedidos quedará reflexado quen o fixo, identificando en todo momento cada proceso. Por elo compre recordar que non se deben proporcionar os datos persoais de acceso á Secretaría Virtual a outras persoas. Unha vez introducidos os datos persoais, buscamos o ICONO de PEDIDOS dentro do noso menú ou accedendo pola opción de AS MIÑAS APLICACIÓNS 2

3 Ao pinchar en Pedidos aparece xa o aplicativo informático de pedidos. 4.-BÚSQUEDA DE PEDIDOS: Na parte superior da ventá, aparece a opción de PROCURAS, que serve para buscar un pedido de todo o listado de acordo cunha serie de variables: 3

4 Ao pinchar en Procuras aparece o listado completo de variables sobre as que se poden facer filtros á hora de buscar calquera pedido. 4

5 Poderase buscar un pedido de acordo con calquera dos datos arriba indicados, podendo a súa vez utilizar máis dun filtro ou campo de búsqueda. Na pantalla inicial de pedidos, tamén hai unha opción para filtrar os pedidos por TIPO ou ESTADO 5.-CREACIÓN DUN PEDIDO Poderán crear un pedido os seguintes perfís de usuario: -Solicitante -Validador -Unidade Responsable de Gasto -Unidade Tramitadora Os perfís de Validador, Unidade Responsable de Gasto e Unidade Tramitadora, á hora de crear un pedido estarán actuando baixo o rol de Validador, é dicir, que o pedido deberá seguir os pasos marcados no fluxo económico do ANEXO I. O solicitante unicamente poderá dar de alta un pedido pero non poderá SOLICITAR un pedido, é dicir, iniciar o proceso para tramitar un gasto. 5.1-Creación inicial do pedido: Para crear un pedido hai que pinchar na opción de NOVO PEDIDO: 5

6 E aparece a seguinte pantalla: Nesta pantalla, hai que cubrir obrigatoriamente os campos en vermello e que teñen un asterisco. Os campos indican: a. -Data: hai que introducir a data na que se fai a solicitude de pedido. Por defecto a data actual. b. -Data entrega: hai que poñer a data de entrega estimada do ben ou servizo. É moi importante porque esta data se usa para: i. -Comunicarlle ao provedor a data máxima na que se precisa recibir o ben ou servizo. ii. -O programa enviará un automaticamente ao solicitante e Validador ao día seguinte de esta data sempre que o pedido non estea en fase Conforme /Non Conforme/En espera/anulado. c. -Tipo: hai que elixir dentro dos tipos de gasto, que coinciden exactamente coa clasificación económica do orzamento. Non hai problema si se comete un erro neste campo, posto que será a Unidade Tramitadora no último paso do pedido o que se responsabilice de que este campo estea ben cuberto. d. -Subtipo: hai que elixir dentro dos tipos de gasto, que coinciden exactamente coa clasificación económica do orzamento. Non hai problema si se comete un erro neste campo, posto que será a Unidade Tramitadora no último paso do pedido o que se responsabilice de que este campo estea ben cuberto. e. -Financiación FEDER: si o gasto a executar ten financiación FEDER hai que marcar esta casilla. De este modo o pedimento levará asociada a imaxe de FEDER en tódolos documentos. f. -Unidade Responsable de Gasto: nesta opción hai que elixir dentro das unidades nas que o solicitante está dado de alta, o responsable ao que se lle solicita a autorización do gasto. É moi importante elixir ben a Unidade Responsable de Gasto xa que nun paso posterior o programa mostrará as partidas orzamentarias asociadas a esta Unidade Responsable de Gasto. 6

7 g. -Solicitante: por defecto a persoa que está a preparar o pedido. Este campo non se pode modificar. h. -Estado: por defecto En Preparación. Este campo non se pode modificar. i. -Validador: é a persoa que vai confirmar a recepción do ben ou servizo. Este validador será a persoa que deberá confirmar posteriormente que se recibiu o ben ou servizo. Debe ser unha persoa que estea dada de alta no programa informático de pedidos con autorización de validador, URG ou UT. Pode buscarse por nome / apelidos ou DNI. Unha vez que se defina este validador, o pedido lle aparecerá automaticamente ao validador na súa secretaria virtual e será o validador o que poderá Solicitar o pedido.-campus: debe elixirse dentro dos edificios que aparecen da Universidade onde se vai a recibir o ben ou servizo. j. -Punto de entrega: ao elixir un campus xa o programa mostra os posibles edificios dese campus. k. -Observacións para o provedor: neste campo débese detallar aqueles feitos destacables para o provedor, coma o despacho exacto da entrega, un número de teléfono de contacto, que entreguen o ben en conserxaría,... Ao pinchar en GARDAR, o programa informático crea o pedido e lle asigna un número de pedido que aparece na parte superior: Neste intre o pedido xa está creado, en fase En Preparación, e podemos saír do programa e voltar a entrar que o pedido non desaparecerá. O pedido poderá modificarse tantas veces como se precise antes de Solicitarllo á Unidade Responsable de Gasto Asignación da proposta de provedor: O programa nos pide que se introduza o provedor. Neste campo podemos buscar por nome fiscal ou por CIF da empresa provedora. Hai que ter en conta o seguinte: -Neste momento o provedor é unicamente unha proposta, xa que será a Unidade Tramitadora a que decida o provedor definitivo. Isto significa que nas seguintes fases do pedido poderanse solicitar ofertas a varias empresas provedoras para mellorar a eficiencia do gasto público. -Os datos dos provedores obtéñense directamente do Xesticonta, polo que si se quere propoñer un pedido a un provedor que non aparece neste punto, antes de continuar co trámite débese solicitar ao provedor a dicha de perceptores da Universidade de Vigo, para poder dalo de alta no Xesticonta e que pase a ser un provedor autorizado da Universidade. 7

8 Ao pinchar en GARDAR o programa actualiza a pantalla inicial do pedido, cos datos do provedor proposto: 8

9 -O campo é obrigatorio. Este campo aparecerá cuberto automaticamente se o dato está rexistrado no Xesticonta. Do contrario aparece en branco. En ambos os dous casos este campo se pode modificar, e poñer o que se desexe. Este é importante, posto que cando o pedido se TRAMITE, o programa enviará un automaticamente ao provedor co pedido. -Aparece automaticamente a ventá de Observacións internas, só visibles para a Universidade. Este campo é por si se quere poñer algunha observación interna. En todo caso hai que ter en conta que se pode deixar en branco e que posteriormente a Unidade Tramitadora porá neste campo no seu defecto o texto libre do Documento Contable RC. 5.3-Introdución de artigos no pedido: Unha vez cuberto o do provedor, a seguinte fase é introducir os artigos, produtos ou servizos a solicitar. Para elo, dentro do pedido, na parte superior elíxese a pestana de ARTIGOS: Ao pinchar nesta pestana aparece a seguinte pantalla, na que hai que pinchar en NOVO ARTIGO e cubrir o formulario co maior detalle posible: 9

10 -Descripción: co maior detalle posible. -Cantidade -Prezo unitario: o programa redondea automaticamente a dous decimais. Se non se coñece se establece un prezo aproximado, sempre por riba do gasto real final. -Importe: o calcula automaticamente. -Tipo de IVE: se elixe dentro do despregable. -% Retención: se establece a porcentaxe de retención se a empresa é un autónomo. -Unidade de compra: non é obrigatorio. -P.O. Económica: neste despregable, que non é obrigatorio cubrir, aparecerán todas as partidas orzamentarias asignadas á Unidade Responsable de Gasto elixida na primeira pantalla, co saldo real do Xesticonta do día anterior. Polo tanto, o saldo que aparece no despregable é orientativo para decidir a partida económica pola que soportar o gasto, pero non é un saldo real posto que o proceso entre este momento e a tramitación real do pedido pode variar. Este campo é un campo non obrigatorio, polo que se pode deixar en branco si non se coñece. 10

11 Pódense introducir por cada pedido ata un máximo de 40 artigos diferentes asignados a 40 partidas orzamentarias diferentes. Ao pinchar en gardar aparece un resumo dos artigos: O programa proporciona dúas utilidades nos artigos: a) Consultar o saldo da partida orzamentaria en tempo real a nivel de vinculación. Se sobre a partida orzamentaria se pincha, o programa automáticamente vai ao Xesticonta a consultar o saldo e nos devolve a información en tempo real. 11

12 b) Información orzamentaria: o programa ten unha opción que pon INFORMACION ORZAMENTARIA que o que fai é o seguinte: a. Consulta o saldo en tempo real da partiza orzamentaria a nivel de vinculación no Xesticonta. b. Mostra o total a imputar ao orzamento, tendo en conta se o IVE é deducible ou non. c. Mostra como quedaría o saldo da partida orzamentaria a nivel de vinculación unha vez se tramite o pedido, para dar información á hora de tomar a decisión de executar o gasto. 12

13 5.4-Introducción de Adxuntos: O programa permite axuntar arquivos de diferente tipo (imaxes, Excel, Word, PDF,...).Se vamos a pestana de Adxuntos, aparece a seguinte pantalla: Unha vez pinchado en Novo Adxunto solicita os seguintes campos: -Nome: hai que especificar un nome para o arquivo que detalle o seu contido (Exemplo: foto da mesa solicitada, oferta do provedor X,...) -Data do adxunto: poñer a data do documento. -Publicable: marcando este CHECK, indicaremos que o arquivo adxunto será visible para o provedor. Se polo contrario se quere subir un documento interno (por exemplo un informe do servizo de control interno,...) non habería que marcar este Check. -Examinar: abre o explorador do ordenador para buscar o arquivo a subir. 13

14 Poderanse subir todos os arquivos adxuntos que se consideren necesarios. Poderanse consultar os arquivos subidos por calquera usuario pinchando no icono seguinte: 5.5-Consulta do histórico de estados: Nesta opción poderanse consultar os pasos polos que pasa o pedido así coma a información básica do mesmo. 14

15 5.6-Notificar preparación: O solicitante non ten capacidade de Solicitar un pedido, unicamente pode preparalo. Unha vez que o solicitante cree un pedido, este pedido aparece automaticamente na secretaría virtual do Validador asignado no pedido. Unha vez que o Solicitante teña o pedido completo, para avisar ao Validador de que pode iniciar os trámites para Solicitar o pedido, ten unha opción na pestana de DATOS que pon NOTIFICAR PREPARACION: -Se neste intre hai algún campo obrigatorio pendente de cubrir o programa avisa mediante unha mensaxe na parte superior. -Se está todo correcto, o programa mostra a seguinte mensaxe: 15

16 Se pinchamos en ACEPTAR, o programa envia un ao VALIDADOR para informarlle de que pode iniciar a Solicitude do Pedido. O pedido non cambiará de estado ata que o Validador o SOLICITE. Mentras seguirá estando no estado EN PREPARACIÓN. 6.-INCIDENCIAS 6.1-Se no transcurso da elaboración dun pedido o usuario ten algunha dúbida á hora de solventar algunha das seguintes incidencias deberase poñer en contacto cos Asuntos Económicos do seu ámbito ou coa Sección de Xestión Económica. a) No caso de consultas sobre os criterios de alta dun pedido, artigos, arquivos adxuntos,... b) No caso de algunha incidencia técnica por fallos do programa informático. c) No caso de solicitar o alta no programa informático. d) Para consultar algún dato dun pedido xa tramitado. 6.2-No caso de que o seu pedido non fose tramitado e fose Rexeitado, deberá poñerse en contacto coa Unidade Responsable de Gasto. 16