Proceso de facturación.

Transcrição

1 Proceso de facturación. O proceso de facturación permite asignar os cargos dunha reserva a unha ou varias facturas que, á súa vez, poden estar tamén a un ou varios nomes. Facturar todos os importes a un mesmo nome. O primeiro caso que nos atopamos é o máis sinxelo, consiste en facturar todo o importe da reserva (incluíndo aqueles cargos asociados, coma poden ser lavandería, teléfono, cafetería,..) a un solo cliente. Para isto o primeiro que temos que facer é asegurarnos de que o cliente existe na nosa base de datos. Se o cliente é o mesmo que estivo na habitación dispoñeremos xa dos seus datos xa que os introducimos cando fixemos o check-in. Os pasos para comprobar a existencia dun cliente ou crealo están especificados máis adiante neste documento. Asignar un cliente. Para asignar un cliente usaremos a sección de asignar ou buscar cliente: Os clientes que estiveron na habitación xa aparecen na lista de hóspedes; se o cliente ao que queremos facturar non está nesta lista debemos buscalo no buscador. Ao carón de cada resumo de cliente temos un botón Asignar co que vinculamos o cliente á factura. Unha vez temos o cliente asignado, a sección de cliente transfórmase para amosar o cliente asignado; se temos que cambiar o cliente asignado podemos facelo clickando no link Modificar cliente asignado, co que se amosará de novo o formulario inicial.

2 Engadir os cargos. Unha vez asignado un cliente debemos indicar cal é a cantidade que queremos cobrarlle. Para isto premeremos o botón Engadir á proforma situado ao lado de cada cargo. Pode ser un cargo á habitación, á lavandería ou ao prezo da estancia. Cando engadimos o primeiro cargo á proforma engádese, ao final da páxina unha sección de proformas na que podemos ver as facturas que están asociadas a esta estancia. No noso caso soamente temos unha. Continuaremos engadindo cargos a esta factura e, cando rematemos, podemos dala por pagada, emitida ou, se cometemos erros ao creala, eliminala. Ao facer a factura debemos ter en conta o seguinte: Unha vez a factura está pagada soamente pode ser emitida, xa non podemos modificala. Non podemos amosar a factura ata que esta sexa emitida, unha vez emitida podemos amosala e imprimila pero, igual que coas facturas pagadas, non podemos modificala.

3 Dividir os cargos en dúas ou máis facturas. Para dividir os cargos en dúas ou máis facturas debemos comezar asegurándonos de que todos os clientes que imos necesitar para as facturas están creados na aplicación; así, se falta algún debemos crealo na sección de Clientes. Comezamos facendo unha das facturas coma se fose a única coa salvedade de que, neste caso, non incluiremos todos os gastos á proforma, senón que incluiremos soamente aqueles que correspondan a este cliente. Unha vez temos a primeira proforma lista debemos premer o botón que está na parte superior da pantalla: Nova Proforma. Isto creará unha nova factura na que engadir os datos. Para comprobar a factura que estamos a modificar podemos comprobar o número de factura da parte superior da pantalla e os números das proformas da parte inferior. No seguinte exemplo podemos ver que a factura actual ten o número 1 mentres que a factura que está na parte inferior da pantalla ten o número 0: Polo tanto os cargos que engadamos a partir de agora serán á factura 1. Deste xeito podemos ir creando diferentes proformas a un mesmo ou varios destinatarios como pode verse na seguinte captura de pantalla.

4

5 Modificar unha das proformas antes de emitila ou pagala. Cando temos unha soa factura a súa modificación non presenta problemas xa que sempre estamos modificando a mesma,; porén, cando temos máis dunha debemos estar atentos á factura que estamos a modificar en cada momento. Aínda que os botóns de eliminar cada cargo seguen a funcionar sen problemas, se o que queremos é engadir un novo cargo debemos primeiro seleccionar a proforma na que queremos engadilo mediante o botón Editar ; unha vez que prememos Editar cambia a factura activa e os novos cargos que engadamos serán a esa factura.

6 Tarefas asociadas. Comprobar a existencia dun cliente. Para comprobar se un cliente existe podemos buscalo dende o buscador integrado na sección de facturación ou dende a sección de clientes; para iso introduciremos algún dato do cliente na caixa de procura. O proceso de procura busca en diferentes campos da ficha de cliente de forma simultánea. Crear un cliente. Para crear un cliente introduciremos os seus datos dende a sección de clientes. No caso de que o número do documento identificativo exista na base de datos recibiremos un erro xa que non podemos ter dous clientes co mesmo identificador. Entrar na xestión da habitación. A creación de facturas debe facerse dende a sección de xestión da reserva ou xestión da habitación; para entrar nestas seccións debemos, se a reserva está activa, ir á páxina principal do programa e, na habitación que nos interese, premer no botón Xestión da habitación, dende aquí xa podemos ir á parte da facturación. Entrar na facturación dunha reserva que xa rematou. Se a reserva xa non está activa (o cliente xa saíu da habitación), podemos facturar a reserva pero, primeiro, deberemos buscala na sección de procura de reservas. Ao igual que no caso anterior debemos introducir algún dato da reserva e, dende o botón de Xestión da reserva poderemos ir á facturación e facturala, ou imprimir a factura. Aclaracións finais. Por último inclúense algunhas aclaracións que poden dar resposta a algunhas das preguntas máis comúns á hora de facturar:

7 Non é necesario que o cliente terminara a súa estancia ou que saíse da habitación para poder realizar a factura. Porén, unha vez emitida unha factura non é posible engadir novos cargos polo que, se se xeran cargos dende a factura, será necesario crear unha segunda factura, sexa ao mesmo nome ou a outro. Non é necesario emitir unha factura para poder marcala coma pagada; pero, unha vez pagada, non poderá modificarse.