Portal de Directores de Centro de Gasto da USC

Transcrição

1 Portal de Directores de Centro de Gasto da USC

2 Índice Introdución Acceso ao Portal Operacións de Usuario Informes Orzamento Execución Xestión de follas de pedimento Alta Visualización

3 Introdución (1) O Portal de Directores de Centro de Gasto da USC é unha ferramenta web encamiñada a facilitar o seguimento da xestión das partidas das que son titulares e xerar follas de pedimento para os provedores. Unha posibilidade interesante do Portal para un director de centro de gasto, é a de emitir unha serie de informes coa información que pode precisar das partidas orzamentarias nas que figura como director. Dende este Portal, un director de centro de gasto, pode dar de alta en e SICUS unha folla de pedimento electrónica (autorización electrónica que supón a reserva de crédito na partida) dirixida a un provedor concreto. Ademais, se este provedor está dado de alta no Portal de provedores, pódese enviar un aviso, que se xera automaticamente, de que hai unha autorización electrónica tramitada da que é destinatario e de que pode ser visualizada dende o Portal de Provedores da USC. Unha vez dada de alta a autorización electrónica e enviada ao provedor por correo electrónico ou, previa impresión, por correo ordinario, a tramitación do resto do procedemento corresponde aos responsables de asuntos económicos asignados.

4 Introdución (2) Das altas de follas de pedimento electrónicas recibe información o responsable de asuntos económicos. Un director de centro de gasto poderá dar de alta autorizacións electrónicas nas partida orzamentaria, sempre e cando no sistema conste como titular da partida e ademais a partida estea asociada a unha actividade de investigación ou do desenvolvemento de cursos de posgrao. Se é titular de partidas orzamentarias pola súa condición de cargo académico non poderá dar de alta autorizacións nas partidas das que é titular pero terá acceso aos informes. Un usuario do portal, pode ser titular de partidas das dúas categorías, como cargo ou como investigador e outros, poderá dar de alta autorizacións nunhas partidas e noutras non, dependendo do rol que posúa o director nesas partidas.

5 Acceso ao Portal (1) O acceso ao Portal de Directores de Centro de Gasto da USC faise a través da dirección web (URL): Esta URL é accesible tanto dende a intranet da Universidade, como dende calquera ordenador conectado a Internet. O director de centro de gasto, deberá escribir esta URL no seu navegador para acceder a páxina de benvida ao Portal. Nesta páxina, deberá de introducir o seu identificador de usuario e o seu contrasinal, para poder entrar nel. O identificador de usuario e o contrasinal, son os mesmos que para o acceso a Windows do ordenador da USC do director de centro de gasto. As entradas para inserir estes datos están na parte inferior da páxina (ver seguinte diapositiva).

6 Acceso ao Portal (2) Entradas de datos para o identificador e o contrasinal

7 Operacións de usuario Máis detalladamente, un director de centro de gasto, dispón das seguintes funcionalidades dentro do Portal de Directores de Centro de Gasto: Emisión de informes: poderá emitir unha serie de informes organizados en dúas categorías: Orzamento e Execución. Xestión de follas de pedimento electrónicas: segundo sexa o rol do director en cada partida orzamentaria, este poderá emitir e visualizar aquelas autorizacións electrónicas que considere oportunas. Nas seguintes diapositivas detállanse cada unha das operacións dispoñibles.

8 Informes (1) Un director de centro de gasto, poderá emitir os informes deseñados no sistema iguais aos que xa existían en e SICUS referidos as partidas das que é titular. Iranse agregando novos informes do seu interese. Os informes dispoñibles agréganse do seguinte xeito: Orzamento: informe sobre o estado do crédito da partida, do gasto da partida concreta, do gasto por subconcepto económico e da relación con terceiros. Execución: podemos coñecer o estado de execución das partidas, resume de crédito e gasto, facturas en trámite (pendentes de asinar ou de inventario) e saldo de autorizacións (importe de autorización menos importe de obrigas asociadas). Todos os informes teñen un funcionamento común, por iso detallarase en profundidade un deles, e dos demais darase unha breve explicación.

9 Informes (2) Proceso Xeral (ver diapositivas con exemplo en páxinas seguintes): Na páxina de inicio do Portal, acceder á opción Informes do Menú directores, sito na parte esquerda da páxina de inicio do director do Portal. Mostrarase a continuación, unha pantalla co listado de posibles informes a emitir, agrupados en dos conxuntos: Orzamento e Execución. Unha vez aí, para emitir un informe determinado, premerase enriba do nome dese informe. Para volver á páxina de inicio do director, premer o botón de Saír.

10 Informes (3) Acceso ao Listado de informes

11 Informes (4) Listado de informes Premer no nome do informe para poder emitilo

12 Informes de orzamento (1) Dentro deste epígrafe, englóbanse os seguintes informes: Informe estado presupostos créditos: informe que mostra un pequeno resumo dos totais de créditos, autorizacións, obrigas, etc. vinculadas á partida elixida, así como de todas as modificacións orzamentarias feitas sobre esta partida. Informe estado presuposto gasto: mostra o estado de gasto económico dunha partida orzamentaria. Fai un resumo das autorizacións tramitadas e facturas vinculadas a elas. Informe estado presuposto subconceptos: mostra un resumo das autorizacións e obrigas asociadas a elas, vinculadas a unha determinada partida orzamentaria, agrupando os datos segundo os subconceptos económicos establecidos en cada autorización. Informe estado presuposto terceiros: mostra unha listaxe das autorizacións de obrigas asociadas a un determinado terceiro, sempre e cando as autorizacións pertenzan a partidas nas que é director o usuario do Portal. Nas seguintes diapositivas, farase un exemplo co primeiro e o último dos informes.

13 Informes de orzamento (2) Exemplo Informe: estado presupostos créditos Proceso (ver diapositivas con exemplo en páxinas seguintes): Chegar á pantalla de Listado de Informes Premer o botón dereito do rato, no informe chamado Informe estado presupostos créditos O sistema mostrará unha primeira pantalla, que permitirá filtrar os datos que se queren visualizar no informe. Tamén, hai que indicar o formato de saída do informe. Unha vez indicados os datos de filtro, premendo o botón de Mostrar emitirase o informe, no formato indicado. Para voltar á Lista de informes, premer o botón de Saír. Notas: Exercicio: indicar o exercicio presupostario do que se queira sacar o informe Segundo o rol do director na partida (decano/actividade investigación), escoller a partida no combo adecuado. Somentes se pode escoller unha partida dun combo determinado á vez. Formato de saída: os datos desexados, poderán verse nunha nova páxina web (formato: HTML) ou ben, como documento Adobe Acrobat

14 Informes de orzamento (3) Exemplo Informe de Estado Presupostos: créditos

15 Informes de orzamento (4) Exemplo Indicar exercicio presupostario Según o rol do director na partida, elixir unha soa partida dun só combo Seleccionar o formato de saída do informe Emitir informe Volver á páxina de listado

16 Informes de orzamento (5) Exemplo Informe en formato Adobe Acrobat (PDF)

17 Informes de orzamento (6) Exemplo Informe: estado presupostos terceiros Proceso (ver diapositivas con exemplo en páxinas seguintes): Chegar á pantalla de Listado de informes. Premer o botón dereito do rato, no informe chamado Informe estado presupostos terceiros. O sistema mostrará unha primeira pantalla, que permitirá filtrar os datos que se queren visualizar no informe. Tamén haberá que indicar o formato de saída do informe. Unha vez indicados os datos de filtro, premendo o botón de Mostrar emitirase o informe, no formato indicado. Para volver á Lista de informes, premer o botón de Saír. Notas: Centro: pódense pedir todas as facturas dun centro concreto ou de todos á vez (as facturas están dadas de alta nas partidas das que se é titular que poden estar xestionadas nun centro ou en varios) Exercicio: indicar o exercicio presupostario do que se quere sacar o informe. Terceiro: indicar o provedor sobre o que sacar os datos. Formato de saída: os datos desexados poderán verse nunha nova

18 Informes de orzamento (7) Exemplo Informe de Estado presupostos: terceiros

19 Informes de orzamento (8) Exemplo Indicar o centro do que se queren ver os datos Indicar exercicio presupostario Indicar o terceiro do que se queren saber datos Formato de saída do informe Emitir informe Volver á páxina de listado

20 Informes de orzamento (9) Exemplo Informe en formato Adobe Acrobat (PDF)

21 Informes de execución (1) Dentro deste epígrafe, englóbanse os seguintes informes: Informe estado execución: este informe é un resume do crédito inicial, das modificacións positivas e modificacións negativas de crédito e o crédito definitivo da partida. Ademais é o resume das autorizacións e as obrigas contabilizadas na partida. Informe facturación en trámite: mostra, filtrado segundo o centro orgánico asociado ás partidas, ás obrigas que están pendentes de inventariar ou de calquera trámite e que polo tanto non poden ser tramitadas para o seu pagamento. Informe saldo das autorizacións: é un resume dos saldos actuais (importe de autorización menos importe obrigas) de todas as autorizacións de todas as partidas do centro elixido, a información preséntase agregando as autorizacións por partida.

22 Informes de execución (2) Exemplo Informe: saldo das autorizacións Proceso (ver diapositivas con exemplo en páxinas seguintes): Chegar á pantalla de Listado de informes Premer o botón dereito do rato, no informe chamado Informe saldo das autorizacións O sistema mostrará unha primeira pantalla, que permitirá filtrar os datos que se queren visualizar no informe. Tamén hai que indicar o formato de saída do informe. Unha vez indicados os datos de filtro, premendo o botón de Mostrar emitirase o informe, no formato indicado. Para volver á Lista de informes, premer o botón de Saír. Notas: Centro: pódense pedir todos os datos dun centro concreto ou de todos á vez. Exercicio: indicar o exercicio presupostario do que se quere sacar o informe. Formato de saída: os datos desexados, poderán verse nunha nova páxina web (formato: HTML) ou ben, como documento Adobe Acrobat (formato: PDF)

23 Informes de execución (3) Exemplo Informe de saldo das autorizacións

24 Informes de execución (4) Exemplo Escoller o centro do que obter os datos. (Poden ser todos) Indicar exercicio presupostario Formato de saída do informe Emitir Informe Volver á páxina de listado

25 Informes de execución (5) Exemplo Informe en formato Adobe Acrobat (PDF)

26 Xestión de follas de pedimento (1) Dende este apartado do menú un director de centro de gasto poderá dar de alta autorizacións electrónicas nas partidas orzamentarias, sempre e cando no sistema conste como titular da partida e ademais a partida estea asociada a unha actividade de investigación ou do desenvolvemento de cursos de posgrao. Se é titular de partidas orzamentarias pola súa condición de cargo académico non poderá dar de alta autorizacións nas partidas das que é titular pero terá acceso aos informes Unha vez dada de alta a autorización electrónica, o director pode optar por enviarlle un aviso ao provedor a través do correo electrónico. Así, o provedor poderá visualizar o pedido electrónico a través do Portal de provedores da USC (sempre que nel estea dado de alta como usuario). A xestión posterior das autorizacións electrónicas, correspóndenlle enteiramente ao RAE, incluíndo a xestión das obrigas

27 Xestión de follas de pedimento (2) Proceso xeral (ver diapositivas con exemplo en páxinas seguintes): Na páxina de inicio do Portal, acceder á opción Xestión de follas de pedimento do Menú directores, sito na parte esquerda da páxina de inicio do director do Portal. Mostrarase a continuación, unha pantalla co listado das partidas nas que o usuario ten o rol de director con actividade investigación e outras. O listado está composto dunha liña por partida, tendo que premer o botón cunha Folla e Lupa, sito na esquerda da liña, para acceder á partida desexada. Para volver á páxina de inicio do director, premer o botón de Saír.

28 Xestión de follas de pedimento (3) Acceso á Xestión de follas de pedimento

29 Xestión de follas de pedimento (4) Listado de partidas Premer no botón para seleccionar unha partida concreta

30 Alta de folla de pedimento (1) Como tiñamos indicado anteriormente ao director apareceralle unha lista de partidas nas que pode dar de alta autorizacións electrónicas. Unha vez escollida a partida, en pantalla móstranse dúas pestanas: Lista de autorizacións electrónicas Estado da partida A primeira mostra a lista das autorizacións electrónicas xeradas ata o momento e a segunda permítenos ver o crédito dispoñible na partida, inclúe todos os datos asociados nela, crédito definitivo, total autorizacións (electrónicas ou non). O crédito dispoñible é o importe máximo que pode ter a autorización electrónica. A aplicación estase a actualizar constantemente, quere dicir que o responsable de asuntos económicos pode dar de alta unha autorización na partida un instante despois da consulta do estado desta polo que o dispoñible pode ter cambiado. Unha vez creada a autorización electrónica, o sistema pregúntalle ao director se quere enviarlle un aviso ao provedor a través do correo

31 Alta de folla de pedimento (2) Proceso xeral (ver diapositivas con exemplo en páxinas seguintes): Acceder á lista de autorizacións da partida desexada (ver proceso anterior) Unha vez dentro da partida desexada, para dar de alta unha nova autorización será necesario premer o botón de Alta autorización. Aparecerá, entón, a pantalla de introdución de datos para a nova autorización. Unha vez introducidos os novos datos, premer o botón de Inserir. Se o provedor ten un correo electrónico almacenado no rexistro de terceiros da USC, o sistema preguntaralle ao director se quere enviar un aviso por correo electrónico, tendo que premer Si en caso afirmativo. O sistema volverá á lista de autorizacións da partida. Notas: Os campos Identificador e Código expediente son automáticos. Provedor: pode indicarse o CIF enteiro do provedor ou ben parte do seu nome para que o sistema faga unha busca e poder escoller no combo da dereita unha das opcións mostradas. Concepto: detalle do material a pedir. Os demais campos son obrigatorios, salvo Observacións

32 Alta de folla de pedimento (3) Acceso á Xestión de follas de pedimento

33 Alta de folla de pedimento (4) Listado de partidas Premer no botón para seleccionar unha partida concreta

34 Alta de folla de pedimento (5) Caixas de texto para a introdución de datos Orde de gardar a nova autorización electrónica

35 Alta de folla de pedimento (6) Confirmar ou non o envío dun aviso ao provedor indicándolle a existencia dun novo pedido

36 Visualización de follas de pedimento (1) O director de centro de gasto, pode visualizar todas as autorizacións electrónicas que deu de alta. Deste xeito, pode facer comprobacións dos pedidos enviados e o seu estado da facturación. Tamén, poderá imprimir a folla de pedimiento a través dunha ventá coa folla de pendimento nun documento en formato PDF. Só se poden visualizar os datos, non podendo facer ningún cambio nas follas de pedimento xa gravadas.

37 Visualización de follas de pedimento (2) Proceso xeral (ver diapositivas con exemplo en páxinas seguintes): Acceder á lista de autorizacións da partida desexada (ver proceso anterior) Unha vez dentro da partida desexada, mostrarase unha lista coas autorizacións electrónicas creadas para esa partida. Premendo o botón Lapis, éntrase na pantalla de visualización dos datos da autorización electrónica. Dentro de esta pantalla, vostede poderá imprimir a folla de pedimiento se pulsa o botón de imprimir. Unha vez pulsado, apareceralle unha nova ventá co documento en formato PDF, listo para imprimir directamente. Premendo o botón de Saír, o sistema volve á lista de autorizacións da partida. Notas: Os datos móstranse só en modo só lectura, non podendo facer cambios neles. Se vostede imprimiu esta folla, ao RAE constaralle a data e a persoa que imprimiu a mesma. Se non fora posible a apertura da ventá de impresión, o sistema mostraralle unha mensaxe cun enlace ao documento PDF.

38 Visualización de follas de pedimento (3) Acceso á Xestión de follas de pedimento

39 Visualización de follas de pedimento (4) Listado de partidas Premer no botón para seleccionar unha partida concreta

40 Visualización de follas de pedimento (5) Lista de autorizacións electrónicas da partida Acceso aos datos da autorización electrónica Volver á lista de partidas

41 Visualización de follas de pedimento (6) Ficha da Autorización electrónica en modo só lectura

42 Fin do Documento Técnico