MANUAL PROGRAMA PEDIMENTOS UNIVERSIDADE DE VIGO PERFIL VALIDADOR

Transcrição

1 MANUAL PROGRAMA PEDIMENTOS UNIVERSIDADE DE VIGO PERFIL VALIDADOR Data actualización: 23/07/15 1.-Alta no aplicativo informático Para solicitar o alta no aplicativo informático de pedidos débese dirixir por escrito solicitando o alta a algún dos seguintes responsables: 2.-PERFIL: -Unidade Responsable de Gasto (U.R.G.): é aquela persoa que ten a responsabilidade para autorizar ou denegar a realización dun gasto sobre unha unidade de contratación (nomenclatura SEF). Estes responsables serán o Director do Departamento no caso dos Departamentos ou Investigador Principal no caso dos Grupos de Investigación. Nos Servizos Xerais este rol estará ocupado pola Xerencia. -Unidade Tramitadora: son os responsables de asuntos económicos ou administradores dos diferentes ámbitos, así coma a Sercción de Xestión Económica. O perfil utilizado neste manual é o de VALIDADOR. A diferenza co perfil de Solicitante é que o Validador ademais de poder solicitar a realización dun gasto (preparar un pedido), pode confirmar que dito gasto se executou correctamente. É dicir, pode confirmar a realización do gasto que cubre a necesidade detectada. 3.-ACCESO AO PROGRAMA INFORMÁTICO DE PEDIDOS: Para acceder ao portal de pedidos debe accederse dende a secretaría virtual da Universidade de Vigo na seguinte dirección: pinchando en Secretaría Virtual Aparece a seguinte pantalla, no que debemos introducir os datos privados de cada usuario. 1

2 Isto implica que cada vez que se realice algunha tarefa no programa informático de pedidos quedará reflexado quen o fixo, identificando en todo momento cada proceso. Por elo compre recordar que non se deben proporcionar os datos persoais de acceso á Secretaría Virtual a outras persoas. Unha vez introducidos os datos persoais, buscamos o ICONO de PEDIDOS dentro do noso menú ou accedendo pola opción de AS MIÑAS APLICACIÓNS 2

3 Ao pinchar en Pedidos aparece xa o aplicativo informático de pedidos. 4.-BÚSQUEDA DE PEDIDOS: Na parte superior da ventá, aparece a opción de PROCURAS, que serve para buscar un pedido de todo o listado de acordo cunha serie de variables: 3

4 Ao pinchar en Procuras aparece o listado completo de variables sobre as que se poden facer filtros á hora de buscar calquera pedido. 4

5 Poderase buscar un pedido de acordo con calquera dos datos arriba indicados, podendo a súa vez utilizar máis dun filtro ou campo de búsqueda. Na pantalla inicial de pedidos, tamén hai unha opción para filtrar os pedidos por TIPO ou ESTADO 5.-CREACIÓN DUN PEDIDO Poderán crear un pedido os seguintes perfís de usuario: -Solicitante -Validador -Unidade Responsable de Gasto -Unidade Tramitadora Os perfís de Validador, Unidade Responsable de Gasto e Unidade Tramitadora, á hora de crear un pedido estarán actuando baixo o rol de Validador, é dicir, que o pedido deberá seguir os pasos marcados no fluxo económico do ANEXO I. O solicitante unicamente poderá dar de alta un pedido pero non poderá SOLICITAR un pedido, é dicir, iniciar o proceso para tramitar un gasto. 5.1-Creación inicial do pedido: Para crear un pedido hai que pinchar na opción de NOVO PEDIDO: 5

6 E aparece a seguinte pantalla: Nesta pantalla, hai que cubrir obrigatoriamente os campos en vermello e que teñen un asterisco. Os campos indican: a. -Data: hai que introducir a data na que se fai a solicitude de pedido. Por defecto a data actual. b. -Data entrega: hai que poñer a data de entrega estimada do ben ou servizo. É moi importante porque esta data se usa para: i. -Comunicarlle ao provedor a data máxima na que se precisa recibir o ben ou servizo. ii. -O programa enviará un automaticamente ao solicitante e Validador ao día seguinte de esta data sempre que o pedido non estea en fase Conforme /Non Conforme/En espera/anulado. c. -Tipo: hai que elixir dentro dos tipos de gasto, que coinciden exactamente coa clasificación económica do orzamento. Non hai problema si se comete un erro neste campo, posto que será a Unidade Tramitadora no último paso do pedido o que se responsabilice de que este campo estea ben cuberto. d. -Subtipo: hai que elixir dentro dos tipos de gasto, que coinciden exactamente coa clasificación económica do orzamento. Non hai problema si se comete un erro neste campo, posto que será a Unidade Tramitadora no último paso do pedido o que se responsabilice de que este campo estea ben cuberto. e. -Financiación FEDER: si o gasto a executar ten financiación FEDER hai que marcar esta casilla. De este modo o pedimento levará asociada a imaxe de FEDER en tódolos documentos. f. -Unidade Responsable de Gasto: nesta opción hai que elixir dentro das unidades nas que o solicitante está dado de alta, o responsable ao que se lle solicita a autorización do gasto. É moi importante elixir ben a 6

7 Unidade Responsable de Gasto xa que nun paso posterior o programa mostrará as partidas orzamentarias asociadas a esta Unidade Responsable de Gasto. g. -Solicitante: por defecto a persoa que está a preparar o pedido. Este campo non se pode modificar. h. -Estado: por defecto En Preparación. Este campo non se pode modificar. i. -Validador: é a persoa que vai confirmar a recepción do ben ou servizo. Este validador será a persoa que deberá confirmar posteriormente que se recibiu o ben ou servizo. Debe ser unha persoa que estea dada de alta no programa informático de pedidos con autorización de validador, URG ou UT. Pode buscarse por nome / apelidos ou DNI. Unha vez que se defina este validador, o pedido lle aparecerá automaticamente ao validador na súa secretaria virtual e será o validador o que poderá Solicitar o pedido. j. -Campus: debe elixirse dentro dos edificios que aparecen da Universidade onde se vai a recibir o ben ou servizo. k. -Punto de entrega: ao elixir un campus xa o programa mostra os posibles edificios dese campus. l. -Observacións para o provedor: neste campo débese detallar aqueles feitos destacables para o provedor, coma o despacho exacto da entrega, un número de teléfono de contacto, que entreguen o ben en conserxaría,... Ao pinchar en GARDAR, o programa informático crea o pedido e lle asigna un número de pedido que aparece na parte superior: Neste intre o pedido xa está creado, en fase En Preparación, e podemos saír do programa e voltar a entrar que o pedido non desaparecerá. O pedido poderá modificarse tantas veces como se precise antes de Solicitarllo á Unidade Responsable de Gasto Asignación da proposta de provedor: O programa nos pide que se introduza o provedor. Neste campo podemos buscar por nome fiscal ou por CIF da empresa provedora. Hai que ter en conta o seguinte: -Neste momento o provedor é unicamente unha proposta, xa que será a Unidade Tramitadora a que decida o provedor definitivo. Isto significa que nas seguintes fases do pedido poderanse solicitar ofertas a varias empresas provedoras para mellorar a eficiencia do gasto público. -Os datos dos provedores obtéñense directamente do Xesticonta, polo que si se quere propoñer un pedido a un provedor que non aparece neste punto, antes de continuar co trámite débese solicitar ao provedor a dicha de perceptores da Universidade de Vigo, para poder dalo de alta no Xesticonta e que pase a ser un provedor autorizado da Universidade. 7

8 Ao pinchar en GARDAR o programa actualiza a pantalla inicial do pedido, cos datos do provedor proposto: -O campo é obrigatorio. Este campo aparecerá cuberto automaticamente se o dato está rexistrado no Xesticonta. Do contrario aparece en branco. En ambos os dous casos este campo se pode modificar, e poñer o que se desexe. Este é importante, posto que cando o pedido se TRAMITE, o programa enviará un automaticamente ao provedor co pedido. -Aparece automaticamente a ventá de Observacións internas, só visibles para a Universidade. Este campo é por si se quere poñer algunha observación interna. En todo caso hai que ter en conta que se pode deixar en 8

9 branco e que posteriormente a Unidade Tramitadora porá neste campo no seu defecto o texto libre do Documento Contable RC. 5.3-Introdución de artigos no pedido: Unha vez cuberto o do provedor, a seguinte fase é introducir os artigos, produtos ou servizos a solicitar. Para elo, dentro do pedido, na parte superior elíxese a pestana de ARTIGOS: Ao pinchar nesta pestana aparece a seguinte pantalla, na que hai que pinchar en NOVO ARTIGO e cubrir o formulario co maior detalle posible: 9

10 -Descripción: co maior detalle posible. -Cantidade -Prezo unitario: o programa redondea automaticamente a dous decimais. Se non se coñece se establece un prezo aproximado, sempre por riba do gasto real final. -Importe: o calcula automaticamente. -Tipo de IVE: se elixe dentro do despregable. -% Retención: se establece a porcentaxe de retención se a empresa é un autónomo. -Unidade de compra: non é obrigatorio. -P.O. Económica: neste despregable, que non é obrigatorio cubrir, aparecerán todas as partidas orzamentarias asignadas á Unidade Responsable de Gasto elixida na primeira pantalla, co saldo real do Xesticonta do día anterior. Polo tanto, o saldo que aparece no despregable é orientativo para decidir a partida económica pola que soportar o gasto, pero non é un saldo real posto que o proceso entre este momento e a tramitación real do pedido pode variar. Este campo é un campo non obrigatorio, polo que se pode deixar en branco si non se coñece. 10

11 Pódense introducir por cada pedido ata un máximo de 40 artigos diferentes asignados a 40 partidas orzamentarias diferentes. Ao pinchar en gardar aparece un resumo dos artigos: 5.4-Introducción de Adxuntos: O programa permite axuntar arquivos de diferente tipo (imaxes, Excel, Word, PDF,...).Se vamos a pestana de Adxuntos, aparece a seguinte pantalla: 11

12 Unha vez pinchado en Novo Adxunto solicita os seguintes campos: -Nome: hai que especificar un nome para o arquivo que detalle o seu contido (Exemplo: foto da mesa solicitada, oferta do provedor X,...) -Data do adxunto: poñer a data do documento. -Publicable: marcando este CHECK, indicaremos que o arquivo adxunto será visible para o provedor. Se polo contrario se quere subir un documento interno (por exemplo un informe do servizo de control interno,...) non habería que marcar este Check. -Examinar: abre o explorador do ordenador para buscar o arquivo a subir. Poderanse subir todos os arquivos adxuntos que se consideren necesarios. Poderanse consultar os arquivos subidos por calquera usuario pinchando no icono seguinte: 12

13 5.5-Consulta do histórico de estados: Nesta opción poderanse consultar os pasos polos que pasa o pedido así coma a información básica do mesmo. 5.6-Solicitude do pedido: Para solicitar un pedido que xa está completo, hai que ir a pestana de DATOS e pinchar en SOLICITAR PEDIDO: 13

14 -Se neste intre hai algún campo obrigatorio pendente de cubrir o programa avisa mediante unha mensaxe na parte superior. -Se está todo correcto, o programa mostra a seguinte mensaxe: Se pinchamos en ACEPTAR, o programa actualiza o pedido e fai o seguinte: -Actualiza o pedido e pasa ao estado ENVIADO A U.R.G. -Pasa a ser xestionado pola Unidade Responsable de Gasto correspondente. -Non se poderá modificar. Para poder modificarse, a U.R.G. deberá rexeitar o pedido para que volva ao Validador que creou o pedido. -Aparece na ventá inicial de pedidos en estado ENVIADO A U.R.G. 14

15 6.-PEDIDOS REXEITADOS: Se un pedido enviado á Unidade Responsables de Gasto (U.R.G.) que volve a aparecer en estado En Preparación, indica que dito pedido foi Rexeitado polo U.R.G. Para voltar a solicitar o pedido unha vez modificado o erro-, debemos acceder ao pedido pinchando inicialmente sobre o número de pedido e posteriormente consultando a pestana de Histórico de Estados: 15

16 Sobre este pedido rexeitado poderase modificar os campos que se precisen e volver a Solicitalo. De todos os pasos quedará un rexistro da trazabilidade na pestana de Histórico de Estados. 7.-ESTADOS DO PEDIDO: O Solicitante poderá consultar en todo momento o estado do seu pedido e ver as posibles modificacións que a Unidade Responsable de Gasto ou a Unidade Tramitadora puidesen tido que realizar. Poderá ver a súa vez os documentos adxuntos que se van incorporando ao pedido e as posibles ofertas solicitadas para a satisfacción da necesidade orixinal do Solicitante. 8.-CONFORMACION DO PEDIDO Unha vez que o pedido solicitado é autorizado pola Unidade Responsable de Gasto (U.R.G.) e Tramitado pola Unidade Tramitadora de acordo co proceso do ANEXO I, o solicitante que teña autorización para Recepcionar un pedido (perfil Validador) deberá dar a conformidade á recepción do ben ou servizo. Este proceso equivale á firma da factura ou albarán que se viña facendo coas facturas en papel. Coa posta en marcha deste programa informático de pedidos se sustitúe esta firma física pola Recepción do pedido. Para elo, cada Validador deberá entrar no programa informático unha vez reciba o ben ou servizo. Se transcorrido a data estimada de entrega do pedido, este non está en fase Conforme/Non Conforme/Anulado/En Espera, o programa informático enviará automaticamente ao día seguinte a esta data estimada un ao Solicitante e Validador para recordarlle que ten a obriga de confirmar a recepción do ben ou servizo tanto si esta foi completa ou incompleta. As Unidades Responsables de Gasto (U.R.G.) ou as Unidades Tramitadoras poderán en todo momento solicitar vía o propio programa a CONFORMACIÓN do pedido ao Validador. De todo este proceso quedará constancia e trazabilidade na pestana de Histórico de Estados. 16

17 No caso definitivo de que transcorran 30 días dende que o provedor envíe a factura en formato electrónico no portal da Xunta de Galicia e o pedido non fose conformado, os asuntos económicos de cada ámbito ou a Sección de Xestión Económica procederán a devolver ou rexeitar a factura ao provedor. No último caso, estes serán a súa vez responsables de proceder á baixa no programa informático ao Validador como medida cautelar por non cumprir o procedemento establecido. 9.- RECEPCIÓN DO PEDIDO A recepción dun pedido implica a conformidade ou disconformidade sobre a recepción correcta dun ben ou servizo. Equivale á firma física sobre a factura que ata o momento se estaba realizando nas facturas en papel. Por elo, a conformidade ou disconformidade dun pedido é un paso importante que non se debe facer sen antes corroborar con exactitude que se recibe o ben ou servizo de maneira satisfactoria, posto que esta conformidade dará o visto bo aos asuntos económicos para que procedan a pagar ou rexeitar unha factura que se reciba por o pedido en cuestión. So teñen capacidade para recepcionar pedidos o Validador, U.R.G. e Unidade Tramitadora e só se poden recepcionar pedidos que pasaron por todas as fases ata a de Tramitado. Para garantir a correcta conformación, o programa permite axuntar arquivos que faciliten esta verificación, como podería ser o albarán de entrega, a foto do ben recibida, o parte de traballo,... Para elo, unha vez dentro do pedido, na pestana de Datos hai que pinchar en Recepcionar: 17

18 Ao pinchar en Recepcionar aparecen as seguintes opcións: A) CONFORMAR PEDIDO: pinchando en conformar pedido se está garantindo de que o pedido foi correctamente recibido en tódolos termos, tanto cantidade, prazo de entrega, prezos do pedido,... Nesta opción o programa transforma o pedido ao estado CONFORME, o que indicará a U.T. que xa pode tramitar a factura no momento que se reciba. 18

19 B) ANULAR PEDIDO: implica que o pedido non se vai a recibir ou xa non se quere. Esta opción só a poden elixir as U.T. porque implica unha rescisión contractual co provedor. Para elo hai que seguir as causas marcadas na normativa vixente que permitan anular un contrato, ou ben que o provedor informe de que non servirá o pedido por falta de stock ou calquera outra causa. Esta causa será indicada na pantalla que o programa abre para o efecto. Nesta opción o programa realiza automaticamente as seguintes funcións: -Anula o documento contable (RC/). -Envía un ao provedor confirmando a anulación do pedido e os motivos do mesmo. -Cambia o estado do pedido a Anulado, o que informa a U.T. que non debe tramitar ningunha factura que puidese chegar contra este pedido. C) AGARDAR POLO RESTO: Esta opción se marcará no caso de que se reciba parte do pedido e o provedor confirme que enviará o resto do material solicitado antes de facturar. Esta opción indicará a U.T. que non debe tramitar ningunha factura que se reciba contra este pedido ata que pase ao estado Conforme. D) NON CONFORME: Esta opción servirá para indicar que o pedido non se recibiu tal cual se solicitou, senón que se recibiu parte da cantidade solicitada ou houbo algún cambio nos prezos indicados no pedido. O programa nesta opción realiza automaticamente as seguintes accións: -Pasa o pedido orixinal ao estado Non conforme. -Anula o documento contable orixinal (RC/) se fose preciso. -Crea ou duplica un pedido idéntico para que sobre este novo pedido a persoa que está recepcionando o pedido modifique a cantidade ou os prezos para que o pedido coincida exactamente coa factura que se emitirá posteriormente polo provedor. -Este novo pedido indicará na pestana de Histórico de Estados o pedido orixinal sobre o que se duplicou para gardar a trazabilidade completa do pedido. -Este novo pedido duplicado terá que ser autorizado e tramitado como se fose un pedido novo, unicamente que os U.R.G. e a U.T. poderán ver a través da pestana Histórico de Estados que dito pedido provén dun pedido xa tramitado para poder decidir a súa tramitación urxente antes da facturación polo provedor. -Unha vez este pedido duplicado se pase ao estado Tramitado, o programa enviará un ao provedor indicando a anulación do pedido orixinal e solicitando que realice a factura por este novo pedido que coincidirá exactamente coa factura a emitir. 10.-INCIDENCIAS 10.1-Se no transcurso da elaboración dun pedido o usuario ten algunha dúbida á hora de solventar algunha das seguintes incidencias deberase poñer en contacto cos Asuntos Económicos do seu ámbito ou coa Sección de Xestión Económica. a) No caso de consultas sobre os criterios de alta dun pedido, artigos, arquivos adxuntos,... b) No caso de algunha incidencia técnica por fallos do programa informático. 19

20 c) No caso de solicitar o alta no programa informático. d) Para consultar algún dato dun pedido xa tramitado No caso de que o seu pedido non fose tramitado e fose Rexeitado, deberá poñerse en contacto coa Unidade Responsable de Gasto. 20