Xestión de Propostas e Memorias de Cursos de Posgrao a través de Bubela

Transcrição

1 Xestión de Propostas e Memorias de Cursos de Posgrao a través de Bubela Área de Posgrao Virtual apv@uvigo.es

2 Índice 1 Introdución Guía de elaboración da proposta en Bubela Acceso a Bubela Creación dunha nova proposta Edición dunha proposta xa creada Datos xerais I Datos xerais II Plano de estudos Profesorado/PAS Relación Profesorado e Plano de estudos Títulos Proposta económica Documentos Comunicación cos Servizos Administrativos Solicitude de revisión Notificación de incidencias Xeración da memoria final do curso a partir da proposta Introdución Creación dunha memoria a partir dunha proposta Edición dunha memoria final Estudantes do curso...21

3 1 Introdución Este manual pretende ser unha guía rápida para aquelas persoas interesadas en elaborar a proposta dun curso de posgrao na Universidade de Vigo e que xa coñezan os detalles da Normativa que lles afecta. En ningún caso pretende ser unha referencia detallada acerca dos tipos de cursos nin do seu funcionamento. Para iso será preciso consultar o Regulamento de Títulos Propios de Posgrao e outros cursos da Universidade de Vigo así coma a Normativa do Consello Social, ambos os dous accesibles dende a sección Normativas da páxina web Os cursos de posgrao para os que é imprescindible elaborar unha proposta divídense, segundo a normativa actual, en: Cursos Complementarios, Cursos de Formación, Cursos de Especialista e Másters, aínda que a efectos de elaboración da proposta os Cursos de Especialista e os Másters serán tratados coma un só tipo. Unha proposta dun curso é un documento no que o director/a do mesmo (persoa responsable da súa organización) indica os detalles de organización e funcionamento do devandito curso. Este documento será estudado pola Comisión de Organización Académica e Profesorado (COAP) así coma polo Consello Social da Universidade que serán os responsables de aprobar a organización do curso. Coa intención de simplificar e axilizar o procedemento de elaboración das propostas e das memorias finais dos cursos vaise realizar a través da aplicación Bubela. 2 Guía de elaboración da proposta en Bubela 2.1 Acceso a Bubela O acceso a Bubela realízase dende o enderezo Para poder elaborar unha proposta de curso de posgrao a través de Bubela será preciso estar dado de alta como director. Para iso, haise que rexistrar como usuario normal e logo pórse en contacto por teléfono ou correo electrónico coa APV para obter privilexios de director. Se aínda non se rexistrou como usuario/a de Bubela, deberá facelo premendo na pestana ou na ligazón Novos usuarios/as. Unha vez que encha o formulario de alta e entre por primeira vez na aplicación será cando poida solicitar os privilexios de director/a de cursos. Figura 1: Ventá de entrada á aplicación Bubela - 1 -

4 Unha vez que lle sexan asignados privilexios de director, ao intentar acceder a Bubela pediráselle que seleccione o rol co que desexa entrar, tal e como se amosa na Figura 2. Figura 2: Selección de rol Ao premer na ligazón director/a accederá a Bubela e aparecerá, á esquerda da pantalla, un menú coma o que se amosa na Figura 3. A caixa titulada Menú de administración é a que proporciona acceso ás funcións propias de dirección de cursos. Figura 3: Menú para o director/a de cursos Ao premer na ligazón Propostas e Memorias accédese á xestión das propostas e memorias de cursos de posgrao. A pantalla de inicio amósase na Figura

5 Figura 4: Pantalla de inicio da xestión de propostas e memorias de cursos de posgrao Esta listaxe amosaralle todas as propostas que vostede xestione por Bubela e inicialmente aparecerá baleira. Para utilizar Bubela de forma máis cómoda cómpre ter en conta o seguinte: - A aplicación está estruturada en pestanas, organizadas sempre de esquerda a dereita. - Non empregue nunca os botóns Atrás e Adiante do navegador, utilice só as ligazóns que lle proporciona Bubela. Case todas as pantallas terán un botón de Cancelar ou Volver, e se non sempre pode premer no nome da pestana para volver a entrar nela. - Se en calquera momento se perde, empece dende o principio, premendo nas ligazóns do menú en forma de caixa situada á esquerda (Figura 3). Probablemente remate antes, xa que en só tres ou catro clics de rato poderá chegar a calquera punto da aplicación. - Para desprazarse dun campo dun formulario ao seguinte pode empregar a tecla Tabulador. Así, poderá introducir a información de forma máis rápida e cómoda que se emprega o rato. - Non se preocupe se preme na icona da papeleira por erro. En Bubela todas as accións de borrado de datos requiren confirmación por parte do usuario/a. 2.2 Creación dunha nova proposta A creación dunha proposta é un proceso moi sinxelo que se divide en dous pasos. Para iniciar este proceso ten que premer na ligazón [Nova Proposta] que o levará ata o formulario de alta, como se amosa na Figura

6 Figura 5: Formulario de alta de proposta O nome da proposta ten como única finalidade que vostede a poida identificar con facilidade na listaxe de propostas que aparece como pantalla de inicio, pero non se establece como nome do curso nin se reflexa en ningún dos documentos administrativos que se xeran. Unha vez que decida o nome co que quere identificar a proposta e o tipo de curso de que se trata só ten que premer no botón Gardar cambios para acceder ao paso 2, no que atopará unha ventá similar á da Figura 6, na que se pregunta que modelo desexa aplicar. Non se preocupe se non sabe que é un modelo nin como funcionan, xa que na maioría dos casos só aparecerá un para elixir, e se aparecen máis só ten que escoller aquel que no nome faga referencia ao ano académico ou natural en curso. Figura 6: Selección do modelo da proposta Cando prema no nome do modelo xa terá a proposta creada e a listaxe de inicio será similar á Figura 7, na que se pode observar o nome que identifica a proposta, que é de tipo ME (Máster/Especialista), que está no estado de Elaboración (no que o director/a debe encher os datos), que a última modificación se realizou o día 06/05/2005 e finalmente aparece a icona dunha papeleira que permite eliminar a proposta. Figura 7: Listaxe de propostas na ventá de inicio - 4 -

7 2.3 Edición dunha proposta xa creada Polo de agora procedeuse a dar de alta unha proposta dun curso de posgrao pero aínda non se introduciu ningunha información acerca do curso. É dicir, só se creou un contedor que permite almacenar a verdadeira información que describe o curso. Para xestionar unha proposta hai que acceder á listaxe de propostas (Figura 7) e logo premer no nome da mesma para así acceder a unha páxina similar á Figura 8. Figura 8: Ventá de inicio da xestión dunha proposta de curso de posgrao Como se indicou nun apartado anterior, a información en Bubela está estruturada en pestanas organizadas de esquerda a dereita. Polo tanto, para encher os datos da proposta aconséllase seguir a orde que marcan as pestanas. A orde de ditas pestanas pretende reproducir as seccións de que consta o documento de proposta de curso da Universidade de Vigo. A continuación, descríbese que tipo de información contén cada unha delas e ofrécense consellos de como inserir os datos solicitados Datos xerais I Nesta pestana débense introducir os datos referentes á entidade que organiza o curso así coma aqueles relacionados coas datas de celebración e os créditos do mesmo. Na Figura 9 aparecen algúns dos datos que se piden en Datos xerais I. Aínda que non amosa todos os que se piden na pestana, si que presenta varios puntos que cabe resaltar

8 Algúns dos campos aparecen en azul (1). Ao pasar o rato por riba deles o sistema amosará unha pequena axuda, que de non ser o suficientemente aclaratoria remitirá ao documento que se pode consultar para obter máis información (2). Os campos que están precedidos dun asterisco vermello son obrigatorios, é dicir se non se enchen o sistema non deixará gardar os cambios realizados no resto de campos (3). Os campos nos que se pide que introduza unha descrición serán similares ao que aparece ao pé do punto (4). Se o texto que desexa introducir é longo vólvense un pouco incómodos, polo que lle recomendamos que o escriba no seu editor de textos preferido (por exemplo o Bloc de notas ) e logo utilice a función Copiar e pegar. A icona que aparece á dereita do cadro de texto permítelle visualizar o texto completo dunha soa ollada. Algúns campos solicitaranlle que introduza unha data. Isto pódeo facer premendo na icona do calendario que se amosa no punto (5) e logo seleccionando o día no calendario que se desprega na pantalla ou ben escribindo a data segundo o formato que se amosa entre parénteses. Figura 9: Pestana de Datos xerais I Datos xerais II Os datos que deberá encher nesta pestana dependen do tipo de curso (Máster/Especialista, Formación ou Complementario) de que se trate, aínda que estarán relacionados cos obxectivos do curso, xustificación académica e social, destinatarios, criterios de selección do alumnado, etc. O funcionamento da pestana é idéntico á anterior, salvo que aquí aparece unha icona nova, que se amosa na seguinte figura. Figura 10: Inserción do valor predeterminado Hai algúns campos (como, por exemplo, o que indica que condicións debe cumprir o alumnado para poder acceder a un Máster) aos que os Servizos Administrativos lles asignaron un valor por defecto. Esta icona - 6 -

9 permite encher o campo co valor asignado por defecto. Logo o director/a poderá engadir máis texto ao campo se o desexa Plano de estudos Esta pestana permite administrar os módulos dos que se compón o curso. Os módulos teóricos, prácticos e titorías amósanse por separado. O acceso ao formulario de alta de módulos está na ligazón [Novo módulo], que leva a unha ventá similar á que se amosa na seguinte figura. Figura 11: Alta dun novo módulo Cando a alta dun módulo se realiza correctamente o sistema volve a presentar o formulario baleiro para poder dar de alta o seguinte módulo. Unha vez que remate de introducir os módulos prema no nome da pestana (por exemplo Módulos Teóricos) para volver á relación de módulos introducidos, de xeito similar á Figura 12. Para cada módulo, a ligazón que aparece no seu nome permite modificar os datos introducidos e a que aparece na columna Docentes permite asignar aos profesores/as que imparten clase nese módulo (véxase o apartado Relación Profesorado e Plano de estudos). Por defecto a columna Créd. (ou Horas) amosará erro, xa que o módulo aínda non ten docencia asignada, ata que a carga docente asignada coincida coa carga docente do módulo

10 Figura 12: Listaxe de módulos teóricos Profesorado/PAS Esta pestana permítelle dar de alta ao profesorado e ao persoal de administración e servizos relacionado co curso. O profesorado aparece agrupado en función de se pertence á Universidade de Vigo, a outras universidades ou a algunha institución, como amosa a Figura 13. Figura 13: Opcións dispoñibles para o profesorado e PAS A aplicación vaise pór en marcha cunha base de datos de profesorado da Universidade de Vigo incluída, polo que non será preciso volver a introducir os datos dun profesor/a que xa estea rexistrado. Ademais, cada profesor/a novo que se introduza pasará a formar parte desa base de datos, polo que ao intentar dar de alta un profesor/a cun DNI duplicado o sistema recoñecerao e solicitaralle permiso para tomar os datos que xa están no sistema. Polo tanto, o proceso para asociar un profesor/a a un curso cambia lixeiramente dependendo de se o profesor/a en cuestión xa está dado de alta ou non. A continuación, amósase un exemplo de cada un dos dous casos. Para introducir un profesor/a que estea dado de alta na base de datos hai que premer en [Seleccionar Profesor/a] para acceder ao formulario de busca tal e como aparece na Figura 14. Neste formulario pódense introducir un ou máis criterios de busca e logo hai que premer no botón Buscar para que o sistema amose os resultados desa busca. Se o profesor/a que se quere engadir ao curso aparece nos resultados da busca chega con premer nos seus apelidos para que quede asociado co curso

11 Figura 14: Selección dun profesor que estea na base de datos das propostas No caso de que o profesor/a non apareza na base de datos será preciso introducir os seus datos, tal e como se amosa na Figura 15. Aínda que o formulario só establece como obrigatorios o nome e o primeiro apelido, pregámoslle que introduza tamén o NIF do profesor/a. Se á hora de elaborar a proposta non ten pechado o conxunto de profesores/as que van impartir clase, pode engadir profesores/as por determinar premendo na ligazón situada xusto por riba do formulario. Unha vez que coñeza os datos do profesor/a, poderá modificalo para establecer os datos correctos

12 Figura 15: Alta dun novo profesor/a A medida que vaia introducindo o profesorado que imparte clase no curso, a listaxe terá un aspecto similar á seguinte figura. Se algún profesor/a non ten o NIF amosarase un triángulo de advertencia á dereita do nome. Figura 16: Listaxe de profesorado dun curso Relación Profesorado e Plano de estudos Unha vez introducido o plano de estudos e o profesorado que vai participar no curso, pódese comezar a relacionar ambos os dous datos para establecer a docencia que vai impartir cada profesor/a. Esta relación pódese introducir de dous xeitos, empregue aquel que lle pareza máis cómodo: - Acceder a un módulo e indicar que profesores/as imparten clase nel. - Acceder a un profesor/a e indicar en que módulos imparte clase. Asignación de docencia por módulos: Para introducir a relación de profesorado que dá clase nun módulo é preciso acceder ao Plano de estudos para obter a listaxe de módulos que amosa a Figura 12. Unha vez aí, a columna Docentes de cada módulo

13 ofrece un acceso directo á relación de docentes para ese módulo, que se presenta na seguinte figura. Ao premer na ligazón [Asignar profesores/as] accédese ao formulario que lista a todos os profesores/as que aínda non dan clase nese módulo e permite asignarlles a cantidade de docencia que imparten e a remuneración. Para cursos Máster/Especialista empregaranse créditos (10 horas lectivas), mentres que para cursos de Formación ou Complementarios empregaranse horas lectivas. Ademais, na parte superior do formulario, aparecerá o número de créditos (de horas nos cursos de Formación e Complementarios) que están pendentes de asignar, que xa están asignados e os totais que ten o módulo (véxase a Figura 17). Figura 17: Asignación de profesores a un módulo Unha vez realizada a asignación, a aplicación retornará á relación de profesorado para ese módulo, dende a que se poderá eliminar a asignación de cada profesor/a (premendo na icona da papeleira) ou ben modificar as condicións de número de créditos ou de remuneración (premendo no nome do docente) en caso de detectar algún erro

14 Figura 18: Relación de docentes dun módulo A medida que vaia asociando profesorado aos módulos, a listaxe do plano de estudos ofreceralle un resumo para todos os módulos, similar ao da Figura 19. A columna Docentes indica, para cada módulo, o número de profesores/as que imparten docencia nel e, ademais, é un acceso directo á relación de profesorado dese módulo para poder facer cambios. A columna Créd. (Horas para cursos de Formación e Complementarios) amosa o número de créditos, ou horas no seu caso, que aínda non son impartidos por ningún profesor/a, cantos están xa asignados e o número total de créditos do módulo, tal e como indica a lenda que aparece ao pasar por riba o rato. Cando a docencia asignada ao módulo coincida coa carga docente do mesmo, aparecerá en cor verde. Teña en conta que nalgúns casos especiais, coma no caso de conferencias ou mesas redondas nas que participen varios relatores á vez, asignar máis docencia que carga docente do módulo pode non ser un erro aínda que a aplicación o amose como tal. Figura 19: Resumo do plano de estudos Asignación de docencia por profesorado: O proceso de asignación de docencia a un profesor/a é completamente análogo ao anterior. É preciso seleccionar un profesor/a, accedendo á sección Profesorado/PAS (Figura 20), logo acceder á relación de módulos na que imparte clase e, finalmente, realizar a asignación de módulos, indicando os créditos (horas para cursos de Formación e Complementarios) e a remuneración

15 Figura 20: Listaxe de profesorado Como se amosa na Figura 20, cada profesor/a da listaxe inclúe, na columna Módulos, unha relación dos módulos nos que imparte docencia, que é un enlace directo á pantalla que permite xestionar dita relación de módulos, tal como aparece na Figura 21. Dende esa primeira listaxe pódense modificar, premendo no nome do módulo, os datos de docencia (créditos e remuneración) para cada un deses módulos. A ligazón [Asignar nova docencia] permite establecer a docencia que este profesor/a imparte noutros módulos. Neste formulario só aparecen os módulos nos que aínda non imparte clase, polo que para modificar os datos relacionados cun módulo no que xa imparte clase é preciso facelo premendo no nome do módulo tal e como aparece reflectido na Figura

16 Figura 21: Asignación dos módulos nos que imparte clase un profesor/a Títulos A pestana Títulos permite dar de alta os títulos que se expedirán ao rematar o curso. Para engadir un título só ten que seleccionar da listaxe o tipo de título de que se trata, indicar o nome e a edición e premer no botón Engadir. Feito isto, aparecerá na listaxe superior. Se comete algún erro pode empregar a icona da papeleira para eliminar o título erróneo. Figura 22: Edición dos títulos expedidos no curso

17 2.3.7 Proposta económica Salvo a remuneración do profesorado e PAS do curso, o resto de ingresos e gastos que se estiman para o curso énchense dende esta pestana. Deste xeito, esta pestana permite introducir a remuneración da dirección do curso, a previsión de ingresos e gastos e a proposta de taxas de matrícula para o curso, como amosa a Figura 23. Figura 23: Pestanas da proposta económica A alta do persoal de dirección realízase de xeito completamente análogo á alta de profesorado e PAS, polo que para calquera consulta remítase ao apartado Profesorado/PAS. A pestana de Previsión de Ingresos aglutina a previsión de ingresos por matrículas, as subvencións de organismos, outros ingresos e as bolsas que o Consello Social obriga a repartir entre o alumnado. Os conceptos en cada unha destas seccións engádense de forma independente tal e como se amosa na Figura 24. O botón Engadir permite introducir un novo ingreso e a icona da papeleira permite eliminalo en caso de erro. Figura 24: Apartado de matrículas na Previsión de Ingresos A pestana de Taxas de Matrícula permite especificar as taxas que propón a dirección do curso e o seu funcionamento é exactamente igual á de Previsión de Ingresos. A pestana de Gastos Previstos permite introducir os gastos estimados e ofrece un resumo dos gastos correspondentes á remuneración do persoal do curso así coma das contribucións á Universidade de Vigo e á dependencia organizadora. Estes gastos non os poderá modificar neste formulario, senón que para realizar calquera cambio deberá ir á sección de Profesorado/PAS

18 Figura 25: Alta de Gastos Previstos Documentos Ademais de permitir introducir os datos relativos ao curso, tamén pode xerar un documento co formato adecuado para imprimir ou revisar cando non teña acceso a Internet. Un documento contén a información introducida na proposta ata o momento de xeralo. É dicir, se despois de xerar un documento se realizan modificacións nos datos introducidos na proposta, para que estes cambios se reflictan nos documentos será preciso volvelos a xerar. A pestana Documentos ofrece unha listaxe cos documentos xerados ata o momento. Para cada un deles indícase a data de xeración para poder saber se a información que contén está actualizada ou non. A xeración de documentos realízase mediante plantillas, polo que para xerar o documento da proposta dun curso haberá que seleccionar a plantilla da proposta de curso. O sistema xa inclúe as plantillas necesarias para cada proposta. Este proceso amósase na Figura 26. En primeiro lugar, hai que premer na ligazón [Alta documento] e logo seleccionar o tipo de documento que se quere xerar (premendo no nome da plantilla adecuada). Unha vez feito isto, o sistema volve á listaxe de documentos dende onde pode, premendo no nome do documento, visualizalo ou descargalo ao seu ordenador

19 Figura 26: Xeración dun documento 2.4 Comunicación cos Servizos Administrativos Solicitude de revisión Unha vez que teña elaborada a proposta debe solicitar que os Servizos Administrativos do Vicerreitorado de Titulacións, Posgrao e Formación Permanente a revisen para que, no caso de que non haxa erros, pase a ser revisada pola COAP e o curso sexa aprobado. As modificacións de estado da proposta realízanse dende a pestana Inicio, como amosa a Figura 8. A zona intermedia da ventá, onde aparecen os botóns que permiten cambiar o estado, está detallada na Figura 27. Figura 27: Detalle do cambio de estado da proposta Notificación de incidencias Unha vez que solicita a revisión da proposta por parte dos Servizos Administrativos, esta queda bloqueada e non poderá realizar máis cambios, só consultar os datos introducidos. Cando os Servizos Administrativos rematen de realizar a revisión, e no caso de que atopen erros, pasarán a proposta a Corrección, co que vostede poderá volver a realizar cambios na mesma. Os erros atopados ao revisala aparecerán marcados como notificacións e as modificacións que realice dende o anterior cambio de estado aparecerán sombreados para que poida comprobar, só cunha ollada, que datos corrixiu, tal e como amosa a Figura

20 Figura 28: Exemplo de notificación e corrección de erros Ademais, se os Servizos Administrativos realizaron algunha notificación acerca dos datos introducidos, aparecerá unha nova pestana, Incidencias, que ofrecerá a relación dos erros atopados. Cada notificación presenta, no nome do campo que contén o erro, unha ligazón que lle permite acceder directamente a ese campo. Inicialmente cada caixa aparecerá con fondo branco, e cando realice modificacións no campo o fondo cambiará a gris para indicar que realizou cambios nese campo, e que probablemente xa corrixiu ese problema. A modo de exemplo a Figura 29 amosa unha listaxe de notificacións. Figura 29: Listaxe de incidencias dunha proposta Logo de corrixir todos os erros detectados deberá volver a solicitar a revisión da proposta, dende a pestana Inicio, ata que os Servizos Administrativos consideren que está apta para ser tramitada pola COAP

21 3 Xeración da memoria final do curso a partir da proposta 3.1 Introdución A normativa do Regulamento de Títulos Propios de Posgrao e outros cursos da Universidade de Vigo esixe que o director/a do curso lle presente, no prazo máximo de tres meses despois da data de finalización do mesmo, ao vicerreitorado competente unha memoria final segundo o modelo oficial recollido no Anexo II do citado regulamento. Ao igual que as propostas de cursos, Bubela permite a xeración de ditas memorias finais. 3.2 Creación dunha memoria a partir dunha proposta Aínda que a aplicación permite crear unha memoria dun curso completamente baleira e logo encher os datos, o caso máis habitual será crear unha memoria a partir dunha proposta anterior que fose aprobada, para así aproveitar os datos introducidos a primeira vez. Como se amosa na Figura 30, este proceso iníciase ao premer na ligazón [Nova Memoria dunha Proposta] e consta de tres pasos. En primeiro lugar, hai que introducir o nome co que se quere identificar á memoria en Bubela e seleccionar que datos se van a importar dende a proposta. Por defecto aparecen marcadas todas as casiñas, xa que este será o caso máis habitual. Unha vez feito isto debe seleccionar o modelo. Do mesmo xeito que no caso das propostas, só ten que premer no nome do modelo que faga referencia ao ano académico no que se celebrou o curso para o que está elaborando a memoria. Finalmente sairalle unha listaxe coas propostas que elaborou a través de Bubela para que seleccione aquela da que desexa importar os datos

22 Figura 30: Proceso de creación dunha memoria a partir dunha proposta Feito isto xa ten a memoria creada e xa aparecerá na listaxe de memorias (Figura 31). Agora só ten que premer no seu nome para ver os datos importados e modificalos no caso de que se producisen variacións respecto á proposta. Figura 31: Listaxe de memorias

23 3.3 Edición dunha memoria final A estrutura e organización dunha memoria dun curso de posgrao é practicamente igual á dunha proposta, polo que todo o dito para a parte de propostas tamén é válido para as memorias. A única diferenza importante é que aparece unha nova pestana na que hai que especificar que estudantes asistiron ao curso e indicar cales acadaron o título e cales non Estudantes do curso A xestión dos estudantes que asistiron ao curso realízase a través de dúas pestanas, unha para aqueles que acadaron o título ao que optaban e outra para aqueles que non o acadaron. En ambos os dous casos, sempre e cando se trate dun curso Máster ou Especialista, será preciso especificar o título ou títulos aos que optaba cada alumno/a. A Figura 32 amosa cómo se dá de alta un alumno/a. No caso de que se trate dun curso Máster ou Especialista haberá que especificar o título ou títulos aos que optaba o alumno/a, independentemente de se o acadou ou non. Figura 32: Alta de alumno/a Ademais, no caso de que a matrícula do curso se xestionase por Bubela, poderá importar os datos dos alumnos/as matriculados no curso. Deste xeito só terá que comprobar a relación de títulos que acadaron. Este proceso de importación de datos é complementario ao anterior, e para cada memoria pode importar os estudantes dende Bubela e á vez introducir outros alumnos/as a maiores. Se se trata dun curso Máster ou Especialista poderá tamén indicar que os estudantes acadaron un ou varios títulos. Isto permitiralle axilizar a introdución de datos no caso de que case todos os alumnos/as acaden o mesmo tipo de título, xa que logo da importación poderá corrixir aqueles poucos que acaden un título diferente

24 Figura 33: Importación de estudantes dun curso xestionado a través de Bubela