Portal Web de Apoio às Filiadas

Transcrição

1 Portal Web de Apoio às Filiadas Manual de Utilizador Externo Titularidade: FCMP Data: Versão: 1 1

2 1. Introdução 3 2. Descrição das Funcionalidades Entrada no sistema e credenciação de utilizadores Listagem de titulares e licenças da entidade filiada Introdução do pedido de uma nova licença Criação de Pedido de Transferência de Clube Consulta e manutenção da ficha de titular e licença Renovação da Licença Emissão de pedido de 2ª via de cartão Emissão de pedido de Licença de Campismo Internacional Impressão de ficha de titular e licença Consulta e validação de Pedidos de Transferência para outros clubes Consulta e descarregamento dos extractos mensais de facturação 24 2

3 1. Introdução O portal Web de suporte às organizações que estão filiadas na Federação Portuguesa de Campismo e Montanhismo de Portugal (doravante identificada pela sua sigla; FCMP ), é um novo serviço que a Federação passará a oferecer aquelas filiadas a partir do ano de Com este portal é disponibilizada uma ferramenta às entidades filiadas que lhes permitirá gerir directamente e de uma forma muito fácil e acessível a informação dos seus associados, bem como obter diversos serviços à Federação. Os serviços disponibilizados nesta fase pelo portal são os seguintes: Consulta geral de informação relativa às licenças pertencentes aos Associados do Clube em causa; Consulta de detalhe da ficha de cada titular do clube, com possibilidade de atualização directa de dados que lhe dizem respeito, tais como morada, contactos, etc.; Possibilidade de solicitar a renovação imediata da licença de cada titular; Possibilidade de gerar pedidos de emissão de 2ªs. vias dos cartões de licenças desportivas; Possibilidade de gerar pedidos de emissão de licenças de campismo internacional; Possibilidade de gerar pedidos de emissão de novas licenças desportivas ou solicitar a transferência de titulares de outras entidades para o Clube; Consulta e validação de eventuais pedidos pendentes de transferência de titulares do Clube para outras entidades filiadas, com possibilidade de aprovação ou rejeição de cada pedido; Listagem geral dos extractos de facturação detalhada mensal que passarão a ser emitidos pela Federação para cada Clube no fim de cada mês; Consulta em detalhe de cada extracto, com possibilidade de efectuar o respectivo download. Outros serviços poderão ser disponibilizados no futuro á medida que novas versões deste portal web venham a ser disponibilizadas. Nos pontos seguintes são detalhados em pormenor cada uma destas funcionalidades. 3

4 2. Descrição das Funcionalidades 2.1. Entrada no sistema e credenciação de utilizadores Para aceder ao novo portal web disponibilizado pela FCMP aos Clubes e Associações filiadas bastará usar um computador com um browser actualizado instalado. Deve-se abrir uma sessão nesse browser para aceder ao seguinte URL: Para tirar o melhor partido das funcionalidades disponibilizadas por este portal recomenda-se a utilização das versões mais modernas dos browsers (Firefox versão 26.0 ou superior, Chrome, versão 31.0 ou superior, Internet Explorer versão 11.0 ou superior). O URL mencionado acima mostra a página inicial de entrada no sistema, onde o utilizador deverá introduzir as suas credenciais (nome de utilizador e senha), para poder ter acesso ás funcionalidades implementadas. Fig. 2.1 Interface web para acesso ao sistema Depois de se introduzir aqueles dados nos respectivos campos deve-se pressionar o botão Log In para que o sistema proceda então á autenticação do utilizador. De referir que no âmbito da implementação deste portal web a FCMP distribuiu pelas suas entidades filiadas os dados necessários para que estas possam aceder a este sistema. Assim a cada clube ou associação filiada foi disponibilizado um utilizador e a respectiva senha. Cada entidade filiada tem uma identificação única no sistema e acesso exclusivo e único aos dados dos seus associados que estão registados junto da Federação. 4

5 2.2. Listagem de titulares e licenças da entidade filiada Depois do processo de autenticação ter sido concluído com sucesso é mostrada uma página onde são listados todos os titulares da entidade filiada em causa. Esta é a página principal (vulgarmente designada por Home ) que aparece sempre por defeito, quando se acede ao sistema. Para efeitos deste manual irá ser usado na descrição das funcionalidades o Clube de Campismo de Lisboa, por ser o filiado nº. 1, mas o que aqui for indicado aplica-se a qualquer outra entidade. Na listagem dos titulares são mostrados os seguintes dados: - Nº da Licença, Nome do respectivo titular, Tipo de Licença (Desportiva ou Juvenil), data de nascimento do titular (quando registada no sistema), estado da licença e fim de validade da mesma. Fig. 2.2 Página principal onde são listados os titulares do clube 5

6 Nesta página salientam-se os seguintes objectos e funcionalidades: - Definição da quantidade máxima de linhas a mostrar na paginação: Esta ListBox situada no lado direito do interface, por cima da listagem, permite definir o número máximo de linhas de detalhe a mostrar por cada página. Quatro (4) valores são possíveis de escolher: 10, 25, 50 e 100 linhas de detalhe - Caixa de Pesquisa: Este campo, situado do lado esquerdo e imediatamente por cima da listagem, permite efectuar pesquisas e selecções nos dados mostrados. Qualquer valor ou expressão lá introduzida será automaticamente usado para pesquisar correspondências. Todos os registos que possuam em algum dos campos listados uma correspondência com o valor ou a expressão introduzida naquele campo serão seleccionados. Caso não seja encontrada nenhuma correspondência a listagem ficará vazia. Para repor a listagem inicial que contem todos os registos bastará apagar os valores introduzidos na caixa de pesquisa. - Consulta de detalhe / manutenção de ficha de titular e licença: O simbolo do olho, presente na coluna Ação de cada linha da listagem permite abrir uma nova página onde é mostrada informação detalhada relativa ao titular da linha selecionada (ver 2.3. Consulta e manutenção da ficha de titular e licença ). - Criação de pedido de emissão de nova licença desportiva: O botão Pedido de Nova Licença existente no lado esquerdo do interface, imediatamente por cima da caixa de pesquisa, permite abrir quando pressionado - uma nova página onde é mostrada uma ficha de titular e licença com os respectivos campos vazios. Através do preenchimento daqueles campos será possível gerar então um pedido de emissão de uma nova licença desportiva, a tratar posteriormente pelos serviços de BackOffice da Federação (ver Introdução do pedido de uma nova licença). - Links para navegação na listagem: Os links existentes por baixo da listagem, no canto direito, possibilitam a navegação entre as várias páginas que constituem a listagem. 6

7 Introdução do pedido de uma nova licença Premindo o botão Pedido de Nova Licença na página web inicial do sistema é mostrada um novo interface onde é possível formalizar um pedido de emissão de uma nova licença, o qual será posteriormente validado e tratado pelos serviços de BackOffice da Federação. Para isso devem ser preenchidos os vários campos presentes no formulário mostrado e que identificam o candidato e o tipo de licença pretendido. Fig. 2.3 Página de criação de pedido de nova licença - Introdução de dados: Neste formulário os campos Tipo de Licença, Nome do Titular, Género, Morada, Localidade, Código Postal, Distrito, Concelho, Nº BI e Data de Nascimento são de preenchimento obrigatório. O campo que identifica a profissão é igualmente de preenchimento obrigatório mas neste caso é possível escolher a opção Profissão Desconhecida quando a actividade profissional do candidato não é conhecida. Os campos NIF e são de preenchimento facultativo. 7

8 O campo do Telefone e do telemóvel são também ambos de preenchimento facultativo mas um deles, preferencialmente o telemóvel deverá conter obrigatoriamente informação, isto para permitir informação na sms. - Inserção de foto do candidato: É possível inserir uma foto do candidato no formulário. Para isso deve ser pressionado o botão Adicionar Imagem, o qual abrirá uma janela que permitirá navegar pelos ficheiros locais existentes no computador onde o formulário está aberto. Usando este mecanismo deve ser seleccionada um ficheiro de imagem que contenha a foto pretendida. De referir que o ficheiro escolhido não pode ultrapassar 1 Mb de tamanho, o que é mais do que suficiente para uma pequena foto tipo Passe ou Cartão do Cidadão (como referência; uma foto digitalizada com as dimensões de 200 x 150 pixéis ocupa sensivelmente 10 a 20 Kb). - Associação de documento de identificação: Qualquer pedido de emissão de uma nova licença deverá ser acompanhado por uma imagem de um documento de identificação do respectivo candidato (Bilhete de Identidade ou Cartão do Cidadão), para que os serviços da federação possam validar convenientemente o pedido. A imagem desse documento pode ser carregada e associada ao formulário do pedido usando para isso o botão Selecionar Ficheiro existente no canto inferior esquerdo. Pressionando-o, abre-se uma janela que permitirá navegar pelos ficheiros locais existentes no computador onde o formulário está aberto, de forma a ser possível seleccionar um ficheiro que contenha a imagem do documento pretendido. Tal como no caso da foto do titular, o ficheiro seleccionado deverá ter um tamanho limitado. Aconselha-se assim o uso de digitalizações com o tamanho de 650 x 480 pixéis que, para o objectivo pretendido, é mais do que suficiente. Estas imagens não ultrapassam os 150 Kb de tamanho. - Gravação do pedido: Para salvar o trabalho gerando um novo pedido de emissão de uma licença no sistema o utilizador deverá, no final do preenchimento da informação necessária, premir o botão Gravar existente no canto inferior direito do formulário. Se existir entretanto alguma incorrecção a nível do preenchimento de um ou mais campos o sistema assinalará então as anomalias detectadas. Estas deverão ser corrigidas antes de se tentar nova gravação dos dados. Caso se pretenda em alternativa desistir da criação do pedido bastará então seleccionar um dos links mostrados no cabeçalho da página. 8

9 Criação de Pedido de Transferência de Clube Quando se está a tentar criar um pedido de emissão de uma nova licença e se pressiona o botão Gravar no respectivo interface (ver 2.2.1), o sistema realiza previamente diversas validações sobre os dados introduzidos antes de gerar esse pedido. Uma dessas validações é a verificação de que a informação introduzida não corresponda eventualmente á de um titular já existente. O controlo é efectuado pelo Numero do BI / Cartão do Cidadão e eventualmente se estiver preenchido pelo NIF. Caso seja encontrado um titular que já possua aquele(s) número(s), o sistema emite uma mensagem de aviso a notificar o utilizador dessa situação. Fig. 2.4 Janela de aviso de titular já existente, mostrada aquando da criação de um pedido de nova licença Como neste caso não será possível emitir uma nova licença para o candidato em causa, o sistema oferece em alternativa a possibilidade de o titular mudar de clube. Para isso acontecer terá que ser gerado um pedido de transferência de clube para notificar a entidade filiada onde o candidato já possui uma licença. Se o utilizador desejar criar efectivamente esse pedido então deverá pressionar o botão OK na respectiva janela de aviso. Nesse caso será apresentado um novo formulário com dados necessários á criação desse pedido de transferência (ver fig. 2.5). Para desistir da criação de um pedido de transferência bastará pressionar em alternativa o botão Cancel. 9

10 Fig. 2.5 Formulário para criação de um novo pedido de transferência de clube Se o utilizador pretender efectivamente criar um pedido de transferência de clube então é apresentado um novo formulário onde é mostrado o nome e o Número de BI do candidato, bem como o número da licença que ele já possui. É também indicada a actual entidade filiada que detêm aquela licença bem como a nova entidade para a qual o candidato se pretende mudar. Para formalizar o pedido terá que ser escolhida uma das opções possíveis, entre aquelas que são apresentadas, para justificar a mudança de clube. Também poderão ser acrescentadas as observações que se entender pertinentes no respectivo campo. Finalmente deverá pressionar-se o botão Gravar para gerar o pedido no sistema. Caso se pretenda desistir da emissão do pedido bastará pressionar em alternativa o botão Cancelar. Se o pedido for efectivamente criado então a entidade filiada actual será notificada da sua existência ao consultar a opção Pedidos de Transferências para Outros Clubes existente no cabeçalho da página do portal (fig 2.6). 10

11 Fig. 2.6 Consulta de pedidos pendentes de transferência de titulares para outros clubes A autorização de transferência do titular e da respectiva licença para uma nova entidade filiada estará sempre dependente do Clube ou Associação que detêm actualmente a licença. Será esta que, através desta opção de consulta, poderá autorizar ou não essa mudança (ver 2.4. Consulta e validação de Pedidos de Transferência para outros clubes). 11

12 2.3. Consulta e manutenção da ficha de titular e licença A página web inicial do sistema apresenta uma listagem de todos os titulares da entidade filiada em causa. Para consultar os dados de um determinado titular e respectiva licença bastará naquela listagem posicionar o ponteiro do rato sobre o simbolo do Olho que está posicionado á esquerda da linha referente ao titular pretendido e clicar de seguida com o botão esquerdo do rato. Será apresentado então um novo formulário mostrando todos os dados relativos ao titular e á respectiva licença em causa (fig. 2.7). Fig. 2.7 Página Web de consulta e manutenção de ficha de titular - Alteração de dados na ficha do titular e licença - Alguns dos dados mostrados neste formulário são passíveis de ser modificados. É o caso do Tipo de Seguro, Nome, Morada, Localidade, Código Postal, Distrito e Concelho, Morada no Estrangeiro, País no Estrangeiro, Numero do BI/CC, NIF, Telefone, Telemóvel, , Profissão e Data de Nascimento. Para a modificação de algum destes campos aplicam-se as mesmas regras de validação que as existentes aquando da inserção de um novo titular e licença. 12

13 Os campos que identificam o Número da Licença, o Tipo, Estado e Validade da mesma não são susceptíveis de ser modificados. Caso se pretenda gravar as eventuais alterações realizadas deve-se pressionar o botão Gravar existente na parte de baixo do formulário. Se existir alguma incorrecção a nível do preenchimento de um ou mais campos o sistema assinalará então as anomalias detectadas. Estas deverão ser corrigidas antes de se tentar nova gravação dos dados. Quando toda a informação estiver correcta as alterações serão finalmente registadas na ficha do titular e da licença e uma mensagem de notificação será apresentada ao utilizador (fig. 2.8). Fig. 2.8 Mensagem de notificação de gravação com sucesso dos dados Renovação da Licença As licenças que não estão activas poderão ser revalidadas. Assim, quando se consulta a ficha de um titular e de uma licença que esteja no estado de Aguardar Revalidação, o botão Renovar existente na parte de baixo do formulário estará activo (fig. 2.9). 13

14 Fig. 2.9 Ficha de titular e licença a aguardar revalidação Ao pressionar o referido botão será apresentada uma janela mostrando uma mensagem onde se pede para confirmar o acto de renovação da licença (fig 2.10). Fig Janela com mensagem a solicitar confirmação da renovação da licença 14

15 Caso o utilizador deseje efectivamente renovar essa licença deverá pressionar então o botão Sim como resposta aquela mensagem. A referida licença será revalidada automaticamente por mais um período anual (fig. 2.11). Fig Janela com mensagem a indicar sucesso na renovação da licença Ter em atenção que essa renovação abrange apenas o ano corrente, pelo que a licença se manterá valida entre a data em que ocorreu essa renovação e o ultimo dia de Dezembro do ano em curso. Se o utilizador quiser desistir da renovação bastará pressionar o botão Não como resposta á mensagem inicial. 15

16 Emissão de pedido de 2ª via de cartão A partir da página web que permite a consulta e manutenção da ficha de titular e licença é possível gerar um pedido para emissão de uma 2ª via do respectivo cartão da licença. Para isso acontecer deve ser pressionado o botão 2ª Via do Cartão existente na parte de baixo do formulário (fig. 2.12). Fig Ficha de titular e licença Ter em atenção que este botão só estará activo se a licença desportiva for válida (ser for uma nova licença ou estiver renovada). Ao pressionar aquele botão será apresentada uma janela mostrando uma mensagem onde se pede para confirmar o acto de criação do referido pedido (fig 2.13). Fig Janela com mensagem a solicitar confirmação do pedido de emissão de 2ª via 16

17 Caso o utilizador deseje efectivamente gerar o pedido deverá então pressionar o botão Sim como resposta aquela mensagem. Será então criado no sistema um pedido de emissão de uma 2ª via do cartão daquela licença, o qual será tratado posteriormente pelo BackOffice da Federação (fig. 2.14). Fig Janela com mensagem a indicar sucesso na criação do pedido de emissão de 2ª Via Se o utilizador quiser desistir do pedido bastará pressionar o botão Não como resposta á mensagem inicial Emissão de pedido de Licença de Campismo Internacional A partir da página web que permite a consulta e manutenção da ficha de titular e licença é possível gerar igualmente um pedido para emissão de uma licença de campismo internacional. Para isso acontecer deve ser pressionado o botão Campismo Internacional existente na parte de baixo do formulário (fig. 2.15). 17

18 Fig Ficha de titular e licença Ter em atenção que este botão só estará activo se a licença desportiva for válida (ser for uma nova licença ou estiver renovada) e se o respectivo titular não possuir já uma licença de Campismo Internacional. Ao pressionar aquele botão será apresentada uma janela mostrando uma mensagem onde se pede para confirmar o acto de criação do referido pedido (fig 2.16). Fig Janela com mensagem a solicitar confirmação do pedido de criação de licença LCI Caso o utilizador deseje efectivamente gerar o pedido deverá então pressionar o botão Sim como resposta aquela mensagem. Será então criado no sistema um pedido de emissão de uma 18

19 licença de campismo internacional (LCI), o qual será tratado posteriormente pelo BackOffice da Federação (fig. 2.17). Fig Janela com mensagem a indicar sucesso na criação do pedido de emissão de licença LCI Se o utilizador quiser desistir do pedido bastará pressionar o botão Não como resposta á mensagem inicial Impressão de ficha de titular e licença A partir da página web que permite a consulta e manutenção da ficha de titular e respectiva licença é possível também proceder á impressão daqueles dados. Para isso acontecer deve ser pressionado o botão Imprimir existente na parte de baixo do formulário (fig. 2.18). 19

20 Fig Ficha de titular e licença Ao pressionar aquele botão será apresentada uma nova janela mostrando um formulário preparado para impressão e que conterá os dados principais da ficha de titular da licença em causa (fig 2.19). Fig Janela com formulário de impressão dos dados da ficha de titular de licença desportiva Caso o utilizador deseje efectivamente imprimir aqueles dados deverá pressionar então o botão IMPRIMIR no formulário. Será então mostrada uma nova janela onde o utilizador poderá indicar diversos parâmetros a usar na impressão; definição da impressora e respectivas propriedades, páginas ou áreas a imprimir, etc (fig. 2.20). 20

21 Fig Definição de parâmetros a usar na impressão da ficha de titular e licença Depois de definidos todos os parâmetros necessários para a impressão deverá ser pressionado o botão OK nesta segunda janela para que a impressão se possa iniciar. Se o utilizador não quiser avançar com a impressão bastará pressionar em alternativa o botão Cancelar. 21

22 2.4. Consulta e validação de Pedidos de Transferência para outros clubes Esta funcionalidade permite a qualquer entidade filiada consultar os eventuais pedidos de mudança de clube que alguns dos seus titulares tenham solicitado junto de outras filiadas e proceder às respectivas autorizações ou rejeições. Para aceder a esta funcionalidade bastará clicar com o rato sobre link Pedidos de Transferência para outros Clubes existente no cabeçalho da pagina Web. Será então mostrada uma nova página contendo uma listagem dos eventuais pedidos existentes e aguardar aprovação (fig.2.21). Fig Página de listagem dos pedidos a aguardar aprovação para mudança de clube - Autorizar ou Rejeitar um pedido de Transferência de Clube - Para autorizar ou rejeitar um determinado pedido bastará seleccionar a linha pretendida na listagem e com o rato clicar o botão Sim ou Não na respectiva coluna Transferência?, consoante se pretenda autorizar ou não a mudança de clube. Seguidamente deverá pressionar-se o botão Gravar para confirmar a resposta ao pedido. Será mostrada então uma janela com uma mensagem a indicar o estado do pedido após a confirmação (fig.2.22). 22

23 Fig Janela com mensagem de confirmação de pedido de transferência tratado Os pedidos já tratados (confirmados ou rejeitados) desaparecerão da listagem inicial de pedidos pendentes (fig. 2.23). Fig Página de listagem actualizada dos pedidos a aguardar aprovação para mudança de clube 23

24 2.5. Consulta e descarregamento dos extractos mensais de facturação Esta funcionalidade permite a qualquer entidade filiada consultar os extractos que mensalmente a federação emitirá para as entidades filiadas. Cada filiada terá acesso único e exclusivo aos seus extractos (e apenas aos seus). Cada extracto será emitido em formato PDF e conterá o detalhe de toda a movimentação contabilística realizada com o clube ou a associação em causa durante o mês a que o extracto se refere. O seu objectivo é complementar e detalhar a informação presente na fatura que mensalmente a Federação passará a enviar por correio para cada entidade filiada. Só serão emitidos extractos (e correspondentes faturas) para as entidades que tenham tido movimentação no mês em causa pelo que, no máximo, uma entidade filiada só terá doze (12) extractos emitidos em cada ano. Para aceder a esta funcionalidade bastará clicar com o rato sobre o link Extractos de Faturação existente no cabeçalho da pagina Web. Será então mostrada uma nova página contendo uma listagem de todos os extractos emitidos até ao momento - no ano em curso - para a filiada em causa (fig.2.24). Fig Página de listagem de extractos mensais emitidos para o clube ou associação Á medida que os meses vão passando esta listagem irá crescendo com a emissão de mais extractos. 24

25 - Consulta e download de Extractos Para consultar um determinado extracto deve-se posicionar o rato sobre o respectivo número na listagem (coluna Nº Extracto), clicando em seguida com o botão esquerdo. Será então aberta uma nova janela mostrando o conteúdo daquele documento (fig. 2.25). Fig Página Web mostrando extracto mensal detalhado de facturação de filiada Ter em atenção que para se conseguir visualizar directamente o conteúdo de um extracto é necessário ter instalado no computador de onde se está a realizar esta consulta um software de leitura de ficheiros em formato PDF (Adobe PDF Reader, Foxit PDF Reader, Sumatra PDF Reader, etc), e com os respectivos plugins instalados no browser que está a ser usado na consulta. Caso não se pretenda abrir directamente no browser um extracto de facturação mas em alternativa guarda-lo no computador, deve-se clicar com o botão esquerdo do rato sobre o simbolo de download que está posicionado na coluna com o mesmo nome e na linha relativa ao extracto pretendido. Será então mostrada uma nova janela onde se poderá optar por abrir o ficheiro em causa com um software de leitura apropriado já existente no sistema ou então grava-lo numa localização à escolha (fig. 2.26). 25

26 Fig Janela para abertura ou gravação de extracto no sistema Escolhendo a 2ª opção será possível gravar o documento de extracto numa localização a definir no momento. 26