Qualificação QUALIFICAÇÃO. Cadastral CADASTRAL

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1 Qualificação QUALIFICAÇÃO Cadastral CADASTRAL

2 Considerando o elevado nível de detalhamento exigido nas informações que deverão ser prestadas, muitas empresas terão dificuldades/demora no levantamento de algumas questões. Para facilitar o saneamento das informações elaboramos algumas rotinas no sistema, as quais poderão ser executadas pelos usuários a fim de eliminar possíveis inconsistências nos cadastros. 1. Listar relatório que aponta CPF, PIS, RG zerados ou nulos e corrigi-los; 2. Unificar todos os cadastros repetidos/duplicados; 3. Executar a Qualificação Cadastral de Todos os Trabalhadores Abaixo a lista dos procedimentos a serem seguidos pelos clientes para corrigir todos os dados cadastrais de seus trabalhadores. É importante destacar que o primeiro passo para ter sucesso na apresentação do esocial é termos informações precisas, também importante lembrar que muitas informações que anteriormente não tinham tanta relevância no cadastramento passam a ser validadas no esocial, portanto sendo necessário sua conferência. A sequência é sugerida, porém não significa que o usuário não possa adotar a sua própria sequência ou lista de procedimentos, sempre buscando ganhar produtividade e atender as exigências desta nova obrigação.

3 1. RELATÓRIO ATUALIZAÇÃO CPF, PIS E RG: Durante o trabalho de organização dos cadastros, observando algumas bases de dados, identificamos que em algumas situações há vários cadastros com números de PIS/NIS, CPF e RG zerados ou em branco, estes cadastros causarão transtornos ao rodar o passo 2, pois todos estes cadastros serão mostrados como duplicados, aconselha-se então fazer a correção destes cadastros antes de fazer os passos seguintes. Ainda observar que Estagiários não possuem número de PIS/NIS e que portanto estes cadastros permanecerão sem este número, devendo o usuário atentar para tal situação. Devemos listar o relatório Atualização CPF, PIS e RG que se encontra em Relatórios \ Funcionários \ Cadastros \ Documentos ou altera-los.

4 2. UNIFICAÇÃO DO CADASTRO GERAL Esta nova rotina foi incluída no sistema e tem a finalidade e objetivo de permitir aos usuários unificar o cadastro de pessoas, deixando um único cadastro para cada pessoa antes de fazer a Qualificação Cadastral. Sabemos que, por várias razões, podemos ter diversas vezes a mesma pessoa cadastrada no sistema, e isso vai requerer por parte do usuário a Qualificação Cadastral de todos estes cadastros. Usando o conceito adotado pelo esocial, no Questor possibilitamos que o trabalhador possua um único cadastro no sistema, e este, ligado a diversos contratos, inclusive em empresas diferentes. Com este procedimento o usuário unificará os cadastros do mesmo trabalhador em um único cadastro. Para um melhor desempenho na utilização desta rotina temos algumas sugestões. 1. Executar a rotina de verificação e ajuste dos PIS/NIS, CPF e RG zerados ou nulos; 2. Executar esta rotina iniciando pelas empresas menores. Este procedimento melhorará o desempenho da rotina uma vez que serão menos trabalhadores a serem avaliados e comparados. 3. Há muitas informações erradas/diferentes entre os cadastros a serem unificados, importante ter os documentos destes trabalhadores. Para executar a rotina o usuário deverá acessar: Utilitários / Funcionários / Unificar Cadastros Duplicados de Pessoas

5 Serão solicitados os seguintes parâmetros: EMPRESA Informar o código da empresa ou das empresas para a(s) qual(is) deseja executar o processo de unificar cadastros. Lembrando que aconselha-se fazer empresa por empresa (exceto quando o último parâmetro for SIM), sempre iniciando da menor para a maior empresa (quantidade de trabalhadores)

6 CONTRATO DO EMPREGADO: Informar o código do(s) contrato(s) do(s) trabalhador(es). Somente deve ser informado quando desejar algum trabalhador específico. Aconselha-se sempre deixar o campo em branco para avaliar todos os trabalhadores da empresa. CAMPOS PARA RELACIONAR: CPF/RG/PIS Neste parâmetro informamos os campos que o sistema deverá considerar como IGUAIS nos cadastros dos trabalhadores e nos indicarão ser a mesma pessoa. É importante que a rotina seja executada marcando individualmente as opções de campo e também de forma combinada, pois o sistema irá comparar as informações de acordo com o que foi assinalado, assim se marcarmos as três opções e o trabalhador possui cadastro duplicado mas somente com o número do CPF igual, esta igualdade será percebida quando marcada somente a opção de CPF. DATA LIMITE INICIAL PARA CONTRATOS ATIVOS: Este campo deve ser utilizado para fazer um filtro em relação aos cadastros a serem unificados corrigidos avaliando a data de demissão dos contratos de trabalho. Os cadastros com contratos aonde a data de demissão é anterior a informada neste campo serão mostrados em vermelho. O objetivo deste campo é diminuir a quantidade de registros a serem analisados no primeiro momento, cumprindo os prazos estabelecidos. Para ajustar/corrigir todos os cadastros basta informar uma data mais antiga, aonde todos os contratos estejam ativos. Quando todos os cadastros listados estiverem em vermelho significa que neste período não há necessidade de fazer a unificação. Sempre que a data informada for diminuída, novos cadastros serão inseridos para a manutenção. Mesmo para os cadastros em vermelho, se o usuário optar por fazer o ajuste, o sistema assim o fará, o objetivo é somente demonstrar aqueles cadastros que no momento estariam fora de uma exigência urgente. Vale lembrar ainda que, quando existir para a mesma pessoa um cadastro assinalado como normal e outro em vermelho, estes deverão ser corrigidos e somente deverão ser desconsiderados quando todos os cadastros da pessoa estiverem em vermelho.

7 UNIFICAR AUTOMATICAMENTE OS CADASTROS IGUAIS: Sim/Não Este recurso foi implementado pois percebemos que em alguns cadastros as informações são todas exatamente iguais. Para estes casos podemos indicar ao sistema para que faça a unificação dos cadastros sem a intervenção do usuário, ou seja, sendo todas as informações iguais, exceto o código do contrato, unifica os dados em um dos cadastros. IGNORAR CAMPOS ZERADOS: Sim/Não Este parâmetro tem a finalidade de identificar no processo que queremos ou não comparar os campos de CPF, PIS e RG quando estiverem com valores zerados. Quando informado Sim, o sistema não considerará estes cadastros, diminuindo a quantidade a serem ajustados. Lembrando que o ideal é, antes de iniciar o processo de unificação de cadastros, fazer uma conferência nos cadastros que possuem estes campos zerados e corrigi-los para que sejam unificados corretamente. EXECUÇÃO DA ROTINA: Após confirmar os parâmetros acima o sistema executará o processo para encontrar os cadastros iguais, baseado nas informações assinaladas no parâmetro Campos para Relacionar.

8 DESCRIÇÃO DO PROCESSO: O sistema pega os campos assinalados no parâmetro Campos para Relacionar individualmente, portanto, primeiro traz todos os cadastros que tenham CPF s repetidos, depois traz todos que tenham PIS/NIS repetidos e em seguida os RG s repetidos. Posteriormente agrupa todos estes cadastros em uma lista, e quando selecionamos um destes cadastros, o sistema procura os demais cadastros que se relacionam com o cadastro selecionado. Portanto, a avaliação é feita individualmente por campo e posteriormente comparado de acordo com os itens marcados no parâmetro. É possível fazer a avaliação individualmente por item, ou fazer a combinação entre eles. Ao finalizar o processo, será aberta a aba com os cadastros a serem corrigidos/ajustados. Na primeira parte da tela, será mostrada uma grid com os cadastros a serem unificados. O sistema posiciona o cursor no primeiro cadastro a ser ajustado, marcando também os cadastros correspondentes (informações iguais). Na parte abaixo da tela serão mostrados os campos que divergem entre os cadastros, para os quais o usuário deverá fazer a escolha da informação correta que deverá permanecer para o trabalhador. Assinalar em cada campo a informação. Quando houver mais de dois cadastros a serem unificados o usuário deverá selecionar também os próprios contratos a serem unificados. Quando for dois contratos, o sistema fará a seleção automaticamente. Existem diversos recursos nesta tela para auxiliar o usuário na identificação das informações.

9 CONSULTAR CONTRATOS QUE UTILIZAM ESTE CADASTRO (SHIFT+CTL+C) Este recurso serve para que o usuário identifique em qual contrato o cadastro selecionado é utilizado. Ao clicar sobre esta opção serão mostradas informações de todos os contratos, independente de qual empresa seja o contrato. É possível identificar a Empresa, o código do Contrato, o Tipo do Contrato a data de Admissão e Demissão. ABRIR O CADASTRO COMPLETO (SHIFT+CTRL+A) Esta opção serve para abrir o cadastro completo do trabalhador, mostra o cadastro e não o contrato. Muitas vezes pode existir alguma dúvida em algum campo do cadastro, por este atalho o processo de análise e correção ficará simplificado. UNIFICAR CADASTROS SELECIONADOS (F6) Após marcar os campos dos cadastros que deverão permanecer o usuário deverá clicar neste botão ou pressionar F6 para que o sistema execute o processo de unificação. Lembrando que o usuário deverá escolher sempre a informação correta, independente de qual cadastro ela está pois ao unificar o cadastro está informação será mantida. Será selecionado o código de cadastro de menor número para ser mantido no sistema, os demais serão excluídos. Todos os contratos vinculados aos demais cadastros passarão ao novo cadastro. UNIFICAR TODOS OS CADASTROS QUE POSSUEM OS MESMOS DADOS (SHIFT+CTRL+U) Este recurso executa o mesmo processo do parâmetro Unificar Automaticamente os Cadastros Iguais, ou seja, vai agrupar os cadastros duplicados mas que possuem as mesmas informações.

10 EXIBE APENAS OS CADASTROS PARA AJUSTE (SHIFT+CTRL+S) Este botão tem a finalidade de filtrar os cadastros iguais selecionados. Quando pressionado, o sistema eliminará da lista os cadastros diferentes. Com o filtro ativo, a consulta das informações do cadastro, através da grid de cadastros, torna-se mais fácil pois o sistema deixará todos em uma lista sequencial. IMPORTANTE: Executar esta rotina até concluir todos os trabalhadores duplicados. 3. QUALIFICAÇÃO CADASTRAL DE TODOS OS TRABALHADORES A qualificação Cadastral é uma das etapas do esocial que tem o objetivo de comparar os dados do Cadastro de Pessoa Física (CPF) e o número de Identificação Social NIS (NIT/PIS/PASEP). Nela são apontadas as inconsistências que impedem o envio dos dados do cadastro de colaboradores ao ambiente do esocial. Essas inconsistências são ajustadas, na maioria das vezes, pelo empregado junto ao órgão envolvido (RFB, CEF, Banco do Brasil, INSS etc.). É possível realizar a consulta da Qualificação Cadastral em Lote ou manualmente através do site para isso é necessário estar conectado com o Certificado Digital. O processo tem início quando a empresa emite o arquivo de remessa no módulo Folha de Pagamento pelo seguinte caminho: Arquivos \ esocial \ esocial Qualificação Cadastral ou Arquivos \ esocial \ esocial Qualificação Cadastral em Lote.

11 Após realizar a geração do arquivo de remessa, entra no site do governo, anexa o arquivo ".txt" e em seguida enviar (upload) para a validação; Depois disso, em até 48 horas, busca o arquivo de retorno (download) das inconsistências com os dados dos colaboradores que deverão ser corrigidas antes do esocial entrar em vigor. Esse arquivo de retorno contém os dados das informações processadas e/ou os dados das informações rejeitadas; No sistema Folha de Pagamento, acesse Arquivos \ esocial \ esocial Qualificação Cadastral em Lote \ Tipo de Geração: Importação, informando o arquivo de retorno do governo e realize a importação; Para a opção manual acessar: Arquivos \ esocial \ esocial Qualificação Cadastral, o sistema será como uma ponte entre o usuário e o site, realizando o processo inserindo de 10 em 10 funcionários trazendo as opções de Qualificar, Avançar e Finalizar, após finalizar o processo os dados são inseridos na rotina Funcionários \ Cadastros \ esocial Qualificação Cadastral onde demonstramos todos os arquivos importados e eventuais ocorrências, nesta tela estão armazenados os históricos da qualificação cadastral.

12 CADASTRO DO FUNCIONÁRIO COMPLETO: Nesta tela reclassificamos os campos: CPF, Nascimento, PIS e Cadastro PIS esta alteração foi necessária para incluir a validação dos campos: CPF, Nascimento no site da Receita Federal, a partir da versão incluímos o ícone da Receita Federal do Brasil no Cadastro do Funcionário Completo, após digitar o CPF e Nascimento clicar no ícone e será direcionado para o site da Receita Federal, assim retorna o nome do Funcionário na tela da receita e ao sair da tela este nome é transferido para o cadastro do empregado e assim o usuário continua com o cadastro normalmente. Disponibilizamos um atalho da Qualificação Cadastral (Shift + Ctrl + Q) ao [lado do ícone da Receita Federal do Brasil, onde o usuário após digitar os campos: Nome, CPF, Nascimento, PIS e Cadastro do PIS e clicar no ícone e o sistema inicia o processo de qualificação pelo site, ao finalizar o cadastro do Funcionários a qualificação será inserida na rotina Funcionários \ Cadastros \ esocial Qualificação Cadastral. STATUS DA QUALIFICAÇÃO CADASTRAL: Trazemos na versão o Status que se encontra a Qualificação Cadastral do Funcionário, esta implementação tem as seguintes opções:

13 Qualificado: esta opção será demonstrada para os funcionários que não se encontra nenhuma ocorrência na qualificação cadastral; Rejeitado: esta opção será demonstrada para os funcionários que existem ocorrências na qualificação cadastral; Processando: esta opção será demonstrada para os funcionários que foram gerados no arquivo da Qualificação Cadastral em Lote e não ocorreu a importação do arquivo retorno, no momento que for realizado o processo de importação os registros que estão como processando serão alterados para Qualificado ou Rejeitado; Pendente: esta opção será demonstrada para os funcionários que não foram qualificados até o momento.

14 Fone: SISTEMAS INTELIGENTES, INTELIGENTES DE VERDADE.