Terceirização de RH e o líder de TI SUMÁRIO EXECUTIVO. Sua tecnologia de RH está lhe proporcionando flexibilidade em TI?

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1 SUMÁRIO EXECUTIVO Sua tecnologia de RH está lhe proporcionando flexibilidade em TI? EM ASSOCIAÇÃO COM

2 A TERCEIRIZAÇÃO DE RH LIBERA AS EQUIPES DE TI Nove em cada 10 CIOs se preocupam em reter os melhores talentos? A terceirização de RH reduz os custos com RH e SIRH. A terceirização dá às empresas acesso às últimas tecnologias, ajudando-as a cumprir as leis trabalhistas e de privacidade onde quer que atuem. A entrega das operações de RH e de folha de pagamento nas mãos de especialistas proporciona acesso às mais recentes tecnologias e inovações, tais como soluções móveis e ferramentas de uso próprio, que são cada vez mais importantes na prestação de serviços de RH. Sistemas internos, em plataformas múltiplas, para folha de pagamento e administração de RH custam 32% a mais que a terceirizaçãomore. Em todo o mundo, os diretores da área de informação (CIO) das empresas se encontram em meio a fogo cruzado. Além das crescentes pressões orçamentárias, os CIOs também se deparam com a grande escassez de talentos de TI. Mundialmente, os dez postos de trabalho mais difíceis de preencher incluem aqueles que exigem habilidades de TI, de acordo com a Pesquisa de Escassez de Talentos de 2013, realizada pela Manpower, fornecedora internacional de soluções de trabalho. Mas o preenchimento desses postos de trabalho não encerra o problema. Nove em cada dez entrevistados na pesquisa sobre CIO realizada em 2013 pela Harvey Nash, uma consultoria de recrutamento profissional global e prestadora de serviços de TI, disseram estar preocupados em manter seus melhores talentos. Essa "guerra por talentos do século 21", como a Harvey Nash a chama, eclodiu exatamente quando o crescimento explosivo de grandes volumes de dados, tecnologias móveis e a luta contra os crimes cibernéticos estão alimentando a demanda por habilidades de TI. A escassez dessas habilidades só tende a piorar à medida que as tecnologias se tornam mais complexas, adverte Mike Toma, vice-presidente sênior e CIO da ADP International Employer Services. As grandes empresas de tecnologia estão arrebatando todos os melhores talentos de TI", diz ele. Portanto,

3 A infraestrutura de nuvem dos prestadores de serviços oferece: Flexibilidade de aumentar ou diminuir de acordo com as necessidades da empresa Acesso às mais recentes ferramentas móveis e de uso próprio Sistemas de TI preparados para o futuro com atualizações contínuas a pergunta para as empresas de outros setores - especialmente as PMEs - é: como eles vão disputar esses talentos para fazer funcionar seus sistemas internos? Algumas empresas injetam dinheiro no problema, oferecendo salários cada vez mais elevados para atrair e reter pessoas com as tão desejadas habilidades de TI. Mas esta claramente não é uma solução de longo prazo, diz Toma, responsável pela infraestrutura de TI, serviços de TI e operações de centrais de dados da ADP na região da EMEA, América Latina e Ásia- Pacífico, bem como pelo desenvolvimento de produtos da empresa. Ele argumenta que o melhor seria as empresas terceirizarem tarefas para as mesmas empresas que contratam boa parte dos talentos de TI disponíveis. COMO ENVOLVER AS EQUIPES DE IT CIOs experientes reconhecem que a terceirização da administração de RH libera suas próprias equipes de TI para que possam assumir trabalhos mais desafiadores e envolventes. Isso os torna mais produtivos e mais propensos a permanecer em seus postos atuais. Como diz Toma: Ter uma equipe para simplesmente dar conta da rotina de atualização de sistemas de software não é muito desafiador. Assim, a terceirização desse trabalho significa a possibilidade de oferecer à sua própria equipe de TI serviços mais estratégicos, que agregam maior valor, permitindo que a equipe se concentre em apoiar a empresa e os elementos mais significativos do trabalho de cada um. MAIOR FLEXIBILIDADE Além de aumentar o envolvimento dos membros da equipe de TI, a terceirização de RH e o uso de infraestruturas baseadas em nuvem, oferecidas pelos prestadores de serviço, proporcionam outros benefícios importantes. Em particular, as empresas passam a ter maior flexibilidade, algo fundamental no atual ambiente incerto de negócios. As empresas muitas vezes têm dificuldade em ajustar o tamanho de suas equipes internas de RH e TI. Mas os grandes fornecedores de serviços de terceirização podem ajustar rapidamente as operações, tanto para mais quanto para menos, e assim poupar a seus clientes os custos de recrutamento e infraestrutura envolvidos na resposta à constante mudança das necessidades da empresa. CONSISTÊNCIA GARANTIDA Para as grandes empresas multinacionais, uma das vantagens da terceirização da folha de pagamento é a consistência. Essa tem sido a experiência da empresa internacional de serviços de TI, que terceirizou para a ADP suas operações de folha de pagamento em todo o mundo. Uma pesquisa da ADP realizada na França constatou que os entrevistados acreditavam que o custo por contracheque era de US$ 20 por mês. Mas o custo real era de US$ 45 por mês um rombo de US$ 540 por ano. Nesse esquema, a prestação de serviços continua localizada, mas a governança e as finanças são coordenadas em nível mundial", diz VP do Grupo em Sistemas de Informação e Serviços Compartilhados de RH. Por sua presença global, a ADP é capaz de proporcionar isso com bastante eficiência. REDUÇÃO DO CUSTO TOTAL DE PROPRIEDADE A terceirização também ajuda as empresas a reduzir o custo total de propriedade (TCO) das operações de RH - muitas vezes uma enorme quantia. Um estudo realizado em 2011 pela consultoria PwC revelou que o TCO dos sistemas internos, em plataformas múltiplas, para folha de pagamento, administração de mão de obra, tempo e assiduidade, é 32% superior a uma solução de terceirização com uma única fonte. O TCO da folha de pagamento consiste não apenas nos custos de capital da instalação de novos

4 sistemas. Inclui também os custos menos visíveis de manutenção e atualização de sistemas e pagamento da equipe de folha de pagamento. Em seguida, vêm os custos de risco, em que qualquer perturbação no processamento da folha de pagamento leva a multas, à utilização de pessoal temporário e outras despesas. Esses custos "ocultos" são muitas vezes negligenciados, resultando num descompasso entre o que as pessoas pensam gastar com a folha de pagamento e o custo real. Uma pesquisa da ADP realizada na França constatou que os entrevistados acreditavam que o custo por contracheque era de US$ 20 por mês. Mas o custo real era de US$ 45 por mês um rombo de US$ 540 por ano. COMO PREPARAR OS SISTEMAS PARA O FUTURO As empresas que mantêm as operações de folha de pagamento internamente muitas vezes tentam reduzir esse custo adiando investimentos. Geralmente não há dinheiro suficiente para continuar a atualizar os softwares. Por isso, as pessoas dizem que não é tão importante assim. Cinco anos depois, descobrem que estão defasadas em várias versões e que estão em apuros", diz Toma. Os prestadores de serviços de terceirização, por outro lado, podem preparar os sistemas de TI para o futuro, oferecendo atualizações contínuas. Uma vez que o alto custo das atualizações de sistema seja eliminado da equação, o custo total de propriedade para a empresa cliente imediatamente reduz. Mas não é apenas uma questão de custo", acrescenta Toma. Trata-se também de acompanhar as mais recentes tecnologias e inovações. Essas inovações incluem as soluções móveis e as ferramentas de uso próprio que desempenham um papel cada vez mais importante na prestação de serviços de RH. Ao reduzir a carga administrativa, estas ferramentas permitem que os funcionários se concentrem no que sabem fazer melhor e contribuam para o sucesso da organização. Mas, em vez de criar seus próprios aplicativos móveis, as empresas podem usar modernos aplicativos fornecidos pelo seu parceiro de terceirização. Estes reduzem o custo de gestão, ou de gravação dos dados da folha de pagamento, por exemplo, e ao mesmo tempo permitem que gerentes e funcionários acessem as informações sempre que desejarem e onde estiverem. É fundamental dar condições para que os funcionários sejam autossuficientes, fornecendo-lhes as respostas na ponta dos dedos, em vez de depender dos outros para obter as respostas. Outra vantagem é a possibilidade de aumentar a produtividade, uma vez que os processos que anteriormente exigiam várias fases passam a ser concluídos em uma ou duas etapas. Os resultados de pesquisas realizadas pela ADP e pela CorporateLeaders sobre o uso da tecnologia móvel registram o crescente uso de uma maior variedade de dispositivos para o trabalho e um grau razoável de liberdade para os funcionários usarem esses dispositivos. Cerca de 44% dos 703 entrevistados disseram já fornecer acesso a aplicativos empresariais nos smartphones ou tablets dos funcionários e/ou disponibilizar smartphones e tablets para alguns funcionários. Outros 11% disseram estar avaliando a possibilidade, e 2% já haviam decidido, mas ainda não haviam implantado a decisão. Isso significa que mais da metade das organizações já o havia feito ou está considerando fazê-lo. MAIOR SEGURANÇA E CONFORMIDADE A crescente preocupação com a privacidade dos dados significa que as empresas estão procurando maneiras inovadoras de aumentar a segurança. Novamente, os prestadores de serviços de terceirização especializados em RH podem oferecer maior segurança de dados do que as empresas que mantêm essas atividades internamente. Esses fornecedores também têm o alcance e a experiência global para garantir a conformidade com as leis de RH e privacidade que variam de país para Mais de 50% das empresas fornecem acesso a aplicativos de RH empresariais por meio de aplicativos móveis.

5 país. Toma ressalta que as multinacionais de médio porte muitas vezes lutam para acompanhar a rápida evolução das exigências legais. Nessas empresas, a equipe de TI não será capaz de entender as complexidades das leis de privacidade em diferentes territórios e oferecer segurança", diz ele. O PASSO CERTO Toma acredita que empresas de todos os portes podem se beneficiar da terceirização da folha de pagamento e de outros processos de RH. Certamente, as pequenas empresas não têm o conhecimento e os recursos necessários para prestar serviços de qualidade por si mesmas. Até mesmo as grandes empresas muitas vezes não têm o know-how necessário. Mas a assinatura de um contrato de terceirização não garante que a empresa se beneficiará do esquema. Depende muito do nível de terceirização escolhido pela empresa. Trata-se apenas da infraestrutura de TI? O parceiro de terceirização fornecerá gerenciamento de aplicativos? O fornecedor executará processos, tais como a folha de pagamento, em nome do cliente? Gerenciará os processos do início ao fim ou até mesmo assumirá o controle total da folha de pagamento ou RH? Como mostra o quadro ao lado, quanto maior o nível de terceirização, maior valor provavelmente se obtém. A forma como o cliente lida com a transição da prestação de serviço internamente para o modo terceirizado também influencia o resultado final. Uma pesquisa recente, realizada pelo The Hackett Group, uma empresa de consultoria empresarial estratégica, constatou que empresas de classe mundial utilizam a terceirização de RH de forma mais eficaz que outras empresas. Por exemplo, elas retêm um número bem menor de funcionários internamente para trabalharem em atividades administrativas terceirizadas. Vice Presidente do CSC da empresa de serviços de TI internacional Vice Presidente do CSC da empresa de serviços de TI internacional,, concorda que um projeto cuidadoso da função de RH é fundamental para o sucesso de qualquer negócio de terceirização. A gestão de mudanças precisa ser implantada no lado do cliente para garantir o nível adequado de recursos para gerenciar o fornecedor", diz ele. Os processos do tipo end to end' precisam ser enxutos, sem duplicidade de trabalho, e os números precisam valer a pena para ambos os lados para transformar o negócio em uma parceria. MUITO ALÉM DA TECNOLOGIA A transformação dos sistemas de informação de RH é um elemento fundamental na maioria dos projetos de terceirização de RH. Mas os projetos mais bemsucedidos levam em conta pessoas, processos e mudanças organizacionais, bem como a tecnologia. Quando isso acontece, a terceirização pode ajudar os CIOs a resolver muitos dos desafios enfrentados por eles, agora e no futuro. NÍVEIS DE TERCEIRIZAÇÃO DE RH Infraestrutura O prestador de serviços abriga a infraestrutura de TI - instalação, execução e manutenção dos aplicativos. O faturamento é baseado no consumo de recursos computacionais CPU, memória, armazenamento ou uso de rede. PRINCIPAL VANTAGEM Os clientes pagam apenas pelo que usam e ganham acesso à mais recente infraestrutura. Aplicativo O prestador de serviços abriga a infraestrutura e os aplicativos. O faturamento é baseado em recursos envolvidos ou no uso de aplicativos. PRINCIPAL VANTAGEM Dá aos clientes acesso às tecnologias e aplicativos mais recentes. Processo O cliente terceiriza a gestão e a execução de um único processo empresarial. No caso da folha de pagamento, o faturamento é baseado no número de contracheques gerados. PRINCIPAL VANTAGEM Oferece um serviço consistente aos clientes, que se beneficiam da experiência do prestador. Função O prestador assume a responsabilidade por toda a função. O faturamento é baseado numa avaliação de auditoria ou no número de funcionários gerenciados. PRINCIPAL VANTAGEM Libera os clientes para se concentrarem em suas atividades principais

6 Sobre Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP), com aproximadamente $10 bilhões em Receita e cerca de clientes, é um dos maiores fornecedores de soluções empresariais de terceirização. Contando com mais de 60 anos de experiência, a ADP oferece uma vasta gama de soluções de RH, Folha de Pagamento, administração fiscal e benefícios. As soluções de fácil utilização da ADP para empregadores disponibilizam um valor superior para empresas de todos os segmentos e tamanhos. A CorporateLeaders é uma rede independente que inspira negócios e liderança, oferecendo um fórum confiável para os executivos trocarem ideias, compartilharem lições aprendidas e enfrentarem um ambiente em constante mudança. Focamos na prestação de serviços para associados exclusivos, incluindo eventos de rede de comunicação, pesquisas, liderança de pensamento e conselhos sobre transformação do negócio com foco nas necessidades executivas e experiência de sua empresa. Outros artigos da série disponíveis para download: Terceirização de RH e o líder financeiro Terceirização de RH e o líder de RH Terceirização de RH e o líder empresarial O logotipo ADP e ADP são marcas comerciais registradas da ADP, Inc. Todas as outras marcas comerciais e marcas de serviço são propriedade de seus respectivos proprietários ADP, Inc.