Eficiência operacional no setor público. Dez recomendações para cortar custos

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1 Eficiência operacional no setor público Dez recomendações para cortar custos

2 2 de 8 Introdução Com grandes cortes no orçamento e uma pressão reguladora cada vez maior, o setor público agora precisa aumentar a eficiência em todos os níveis com a máxima urgência, principalmente nas funções operacionais. A Cisco recomenda que as organizações desenvolvam quatro estratégias para melhorar sua eficiência operacional. As quatro estratégias estão relacionadas à força de trabalho, ao local de trabalho, aos recursos e à TI. A Cisco também faz 10 recomendações específicas que acreditamos ajudar às organizações do setor público a melhorar a eficiência operacional e cortar custos.

3 3 de 8 Recomendação 1 Permitir o trabalho em qualquer lugar Na Cisco, acreditamos que o fato de os trabalhadores poderem trabalhar em qualquer lugar é a pedra fundamental da força de trabalho moderna e flexível do setor público. Para fazer reduções imediatas nos custos e aumentar o tempo produtivo, recomendamos a VPN para acesso remoto ou soluções de escritório virtual para implantações de alta prioridade. Também recomendamos rede sem fio para todos os escritórios a fim de melhorar o acesso a informações e aumentar a eficiência dos funcionários. Recomendação 2 Unificar a comunicação da força de trabalho A unificação da comunicação da força de trabalho promove novos estilos de trabalho que aprimoram os processos comerciais e possibilitam melhor suporte ao cidadão. Para atingir esse objetivo, recomendamos um processo em duas etapas: Primeiro, faça a convergência dos serviços de voz e dados em uma infraestrutura de rede comum para reduzir o custo total de propriedade (TCO). Segundo, implante comunicações unificadas para permitir que os funcionários se comuniquem uns com os outros e com os cidadãos com mais eficiência, independentemente da sua localização. Leve em consideração o uso de um modelo de implantação hospedado para serviços de voz a fim de aumentar ainda mais as economias com TCO e outras economias de custo o mais rápido possível.

4 4 de 8 Recomendação 3 Implantar ferramentas de colaboração via Web A colaboração via Web deve ser o ponto central da força de trabalho moderna e flexível. Recomendamos que as organizações implantem ferramentas de colaboração como uma peça fundamental na estratégia da sua força de trabalho para obter as seguintes vantagens: Reuniões virtuais de equipes e projetos, o que reduz custos e aumenta a produtividade. Treinamento virtual, que evita custos substanciais associados a programas de treinamento contínuos. Mensagens instantâneas, que melhoram a riqueza da comunicação e aumentam o valor de reuniões, aumentando o tempo produtivo. Ambientes de trabalho colaborativos, que criam ambientes de trabalho seguros e compartilhados para compartilhar informações entre departamentos ou agências. Recomendação 4 Use o vídeo ao seu favor Foi comprovado que o vídeo enriquece as reuniões de negócios. Isso acontece porque acredita-se que, em média, as palavras fornecem apenas 10% das informações na maioria das interações, enquanto outros elementos, como dicas visuais e linguagem corporal, fornecem os 90% restantes. A riqueza do vídeo como um veículo de comunicação é uma das razões pela qual o vídeo foi o maior investimento da Cisco em TI nos últimos anos. A Cisco investiu em: Webcams em computadores de mesa para apoiar a telefonia por IP habilitada para vídeo entre computadores. Sistemas baseados em salas para fornecer comunicações entre reuniões. Sistemas Cisco TelePresence, para permitir interações cara a cara dentro da Cisco e com nossos parceiros. Sistemas Cisco TelePresence, para permitir interações face a face dentro da Cisco e com nossos parceiros. Apenas com a TelePresence, a Cisco economizou cerca de US$ 382 milhões em gastos com viagem.

5 5 de 8 Recomendação 5 Projete novamente o espaço do seu escritório Uma força de trabalho moderna e flexível não depende mais de prédios físicos ou das instalações tradicionais que oferecem. Recomendamos que as organizações desenvolvam uma estratégia para o espaço do escritório a fim de ajudá-las a se adaptarem às mudanças na força de trabalho. A estratégia deve incluir: O projeto dos escritórios: Que tipo de espaço de trabalho é necessário para atender às necessidades da força de trabalho? O número de escritórios: Quantas propriedades serão necessárias para uma organização com uma força de trabalho independe de local? A localização dos escritórios: Onde os escritórios devem estar localizados para melhor atender aos funcionários e cidadãos? Recomendação 6 Implantar o Intelligent Building Management Muitos de nossos clientes testemunharam os benefícios reais gerados pelo que chamamos de abordagem Smart Connected Buildings (edifícios inteligentemente conectados) para o gerenciamento de edifícios e escritórios. Exemplos das funções que podem ser suportadas por uma rede IP robusta incluem monitoramento de energia e calefação, ventilação e ar-condicionado (HVAC); sistemas de segurança, sistemas de alarme e controle de acesso e assinatura digital. Em um edifício inteligentemente conectado, todas as informações sobre o gerenciamento do prédio são baseadas na rede para que sejam acessíveis a toda a equipe, independentemente do local onde ela esteja. As operações do escritório, portanto, não precisam mais ser executadas de um local físico fixo. Você pode ter mais flexibilidade e um controle operacional mais eficiente. Recomendamos que as organizações revejam como gerenciam seu espaço e avaliem os benefícios de usar a abordagem de edifícios inteligentemente conectados.

6 6 de 8 Recomendação 7 Introduzir o gerenciamento de energia Gerenciar a energia usada pelos dispositivos eletrônicos conectados à rede de uma organização pode resultar em grandes economias de custo. O Cisco EnergyWise aproveita o alcance de uma rede moderna para controlar e gerenciar a energia usada pelos dispositivos conectados à rede. O EnergyWise é um recurso de software padrão em muitos switches LAN e produtos de gerenciamento de rede; portanto, pode ser habilitado rapidamente com custos de implantação bem baixos. Para uma economia de custos em tempo hábil, recomendamos a incorporação do Cisco EnergyWise à estratégia de recursos da organização. Recomendação 8 Consolidar e virtualizar os data centers A Cisco tem uma estratégia bem definida para ajudar os clientes a consolidar e virtualizar data centers corporativos enquanto fazem a transição para a computação baseada em rede. Chamamos essa estratégia de Cisco Data Center 3.0. Um recurso essencial do Data Center 3.0 é a computação unificada. Como o nome sugere, o Cisco Unified Computing rompe os componentes de rede, computação e armazenamento existentes no data center. Isso fornece suporte mais eficiente a serviços compartilhados e cria o ambiente ideal para serviços em nuvem altamente eficazes. A virtualização e a consolidação de data center reduziram substancialmente o capital e os custos operacionais de muitas organizações. Recomendamos que a virtualização e a consolidação sejam o ponto central da estratégia de TI de uma empresa.

7 7 de 8 Recomendação 9 Criar e gerenciar o ciclo de vida da estrutura da rede Você sabia que em uma rede legada, 80% dos custos de TI têm a ver com a manutenção da rede e apenas 20% com a aquisição de produtos? Na medida em que a rede envelhece, as ineficiências se acumulam e podem se apresentar de diferentes formas, geralmente no custo das operações e no risco de paralisações. Recomendamos uma revisão estruturada e uma limpeza anual dos recursos de rede existentes. Isso mostrará os verdadeiros custos operacionais e possibilitará a remoção de tecnologias duplicadas, reduzirá a complexidade e possibilitará a substituição de equipamentos ultrapassados e ineficientes. Recomendação 10 Desenvolver um espaço de desktop virtual Recomendamos que organizações do setor público façam uma avaliação de seus desktops, registrando os custos de hardware do desktop, das licenças e atualizações de software, do gerenciamento de serviços e do suporte ao help desk do usuário. Esses dados podem ser posteriormente comparados a projeções de custo para a adoção da tecnologia de desktop virtual. A comparação destacará os benefícios relacionados a custos dos desktops virtuais, que incluem: Ciclos de vida mais longos dos dispositivos. Menos licenças de software e mais controle sobre o licenciamento de softwares. Atualização mais fácil de aplicativos. Menos chamadas para o help desk.

8 8 de 8 Conclusão Nós já ajudamos inúmeras organizações do setor público a melhorar sua eficiência operacional adotando essas recomendações. Que recomendações são certas para a sua organização? Entre em contato com seu representante da Cisco para saber mais sobre os produtos e serviços mencionados neste folheto e veja como podemos ajudar sua agência a cumprir as missões mais importantes. Para obter mais informações, acesse: Cisco, o logotipo Cisco e Cisco Systems são marcas registradas ou marcas comerciais da Cisco Systems, Inc. e/ou de suas afiliadas nos Estados Unidos e em outros certos países. Todas as outras marcas registradas citadas neste documento ou no site pertencem a seus respectivos proprietários. O uso do termo parceiro não implica uma relação de parceria entre a Cisco e qualquer outra empresa. (0903R)