A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS: um panorama geral do Vale do Ivaí RESUMO

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1 A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS: um panorama geral do Vale do Ivaí Fernando Verri - FAFIJAN Guilherme S. Emerenciano - FAFIJAN Mirian C. de Souza - FAFIJAN Naina F. Vassoler - FAFIJAN RESUMO A boa administração e conhecimento do cenário econômico são considerados hoje um fator determinante do sucesso empresarial. Nesse cenário, o uso adequado da Tecnologia da Informação (TI) nas empresas torna-se um forte aliado que permite mais agilidade na tomada de decisões estratégicas. O Objetivo deste artigo esta em caracterizar o perfil da micro e pequena empresa a partir da utilização da gestão de tecnologia da informação. Dada a importância econômica das Micro e Pequenas Empresas (MPEs) da região do Vale do Ivaí, este estudo analisou a percepção de seus gestores sobre o uso da TI na rotina empresarial, seja em empresas prestadoras de serviço ou que produzam bens de consumo. Essa abordagem parte do pressuposto de que o uso eficiente da TI precisa ser observado para melhorias significativas nos processos de gestão, possibilitando às empresas traçarem melhores estratégias de negócios. Para estudar esse fenômeno, metodologicamente empregou-se uma pesquisa baseada em questionários com o objetivo de medir o grau de utilização e quanto a TI auxilia na administração do negocio. A pesquisa abrangeu o setor industrial, comercial e de serviços. Para isso, foi realizada uma pesquisa quantitativa, descritiva, com coleta de dados primários e análise estatística. Conforme a discussão de dados é possível notar que utilizar os recursos direcionados a TI compõe um fator que mantém as empresas mais ágeis na coleta de informações e mais competitivas. Palavras-chave: Gerenciamento. Tecnologia da informação. Micro e pequena empresa.

2 2 1 INTRODUÇÃO Devido às alterações constantes que norteiam todas as atividades numa sociedade baseada no conhecimento, onde uma informação na hora certa e bem administrada pode valer milhões ou tornar-se uma vantagem competitiva, o grande desafio dos administradores tem sido manter a capacidade de concorrência de suas empresas no mercado. Para isso é indispensável controle sobre informações importantes para o negócio, e obter o máximo possível de dados de maneira clara objetiva e ágil, inegavelmente, hoje, a informação é o bem mais valioso de empresas de qualquer porte (SACILOTTI, 2011). Com o crescente avanço tecnológico e a globalização, a busca pelo aprimoramento dessas informações, e o treinamento dos funcionários têm se tornado um dos principais objetivos empresariais, afinal não adianta ter acesso à informação e não saber usá-la. Nesse contexto, surge com grande força a Tecnologia da informação (TI) que engloba todos os recursos tecnológicos e computacionais para geração e o uso da informática, inclui o uso de qualquer dispositivo que auxilie o tratamento de dados e informações tendo como objetivo gerir a tecnologia e seus recursos, sendo compatíveis, modernos, úteis e padronizados entre os hardware e software, e os aplicativos do sistema de informação. Sem conhecimento na área de TI, não é possível evoluir e concorrer equiparavelmente com as empresas do cenário moderno, e adequar-se a esse contexto torna-se indispensável. A tecnologia tornou-se um elemento-chave, que auxilia claramente no processo de diferenciação de mercado e destaca favoravelmente as empresas frente à concorrência. Da mesma forma, quando a tecnologia não é bem empregada e as informações não são devidamente compreendidas, nesse caso impera um clima de incerteza que afeta o ambiente e as tomadas de decisões, comprometendo tanto a estrutura organizacional como o comportamento das empresas. No complexo mundo de negócios da atualidade, é fundamental que os profissionais entendam como a tecnologia da informação pode ser utilizada de maneira eficaz. Diante do exposto, chega-se ao seguinte problema de pesquisa: Quais os níveis de aplicabilidade da tecnologia da informação pelas micro e pequenas empresas. Como forma de responder a esta questão, o objetivo deste estudo consiste em caracterizar o perfil das micro e pequenas empresas a partir da utilização da gestão de tecnologia da informação.

3 3 2 REFERENCIAL TEÓRICO O ambiente empresarial nos últimos anos foi repleto de inovações sendo uma delas a prática dos recursos de tecnologia da informação, não mudando apenas a tecnologia, mas também o próprio ambiente empresarial, com o grande armazenamento e o processamento de dados, a interação homem - máquina para executar as atividades do negócio, como decorrência um impacto de inovações tecnológicas no ramo de administração de empresas (DE SORDI, 2003). Tecnologia da informação (TI) são todos os recursos tecnológicos e computacionais para geração e o uso da informática, é utilizar qualquer dispositivo para tratar dados e informações tendo como objetivo a gestão da tecnologia e de seus recursos sendo compatíveis, modernos, econômicos, úteis e padronizados entre os hardware e software (sistemas operacionais), e os aplicativos do sistema de informação (REZENDE, ABREU, 2006). Para Cruz (1998), TI é qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada ao produto ou ao processo. Dentro do sistema de informação, a tecnologia da informação é a base para todo o conhecimento. O campo dos sistemas engloba várias tecnologias complexas, sendo que seus conceitos comportamentais e abstratos encontram-se nas mais variadas áreas, seus negócios dependem de muitos sistemas de informação, podem eles ser executados com dispositivos manuais e simples de hardware, seus canais de comunicação podem transformar dados em informações, onde possam alcançar metas e objetivos por eles definidos. Nessa perspectiva, um dos aspectos mais prosperados da área é a tecnologia, onde formam por redes de computadores com sistemas e componentes da rede de comunicação, suas aplicações são em negócios e envolve sistemas de informação como o e-commerce. Para que toda essa parceria seja executada com sucesso, é necessário desenvolvimento, onde utilizam a tecnologia da informação da empresa em projetos dos componentes básicos dos sistemas (O BRIEN, 2006). Para melhor compreensão sobre TI, apresentam-se alguns componentes apresentados como: hardware e seus dispositivos, periféricos, software e seus recursos, sistemas de telecomunicações e gestão de dados e informações (REZENDE, ABREU, 2006). Hardware e seus dispositivos (computadores) e periféricos (dispositivos que trabalham em conjunto com o computador, input e output), nada mais são do que conjuntos

4 4 integrados de dispositivos físicos (humanos, software, dados, rede), posicionados por mecanismo de processamento que utilizam eletrônicos para entrar informações, processar, armazenar e sair como dados e informações. Software e seus recursos são diversos tipos de software, tais como sistemas operacionais (Windows), de redes (internet), aplicativos (atender as atividades da empresa), utilitários (antivírus) e automação (controladores programáveis CAD), é organizar e controlar os recursos de hardware fornecendo informação, instrução, comandos, ou seja, todos os programas utilizados pelas empresas (LAUDON; LAUDON, 1999; NORTON, 1996, STAIR, 1998 apud REZENDE; ABREU, 2003, p. 86). Sistemas de telecomunicação tratam da utilização do processamento de dados, ou seja, modems, multiplexadores, linhas de comunicação entre dados e telefones, é a coleta, processamento e distribuição de dados por computadores e periféricos (REZENDE, ABREU, 2006). A gestão das informações (arquivos apresentando modelos como hierárquicoarvore, em rede e distribuição física), compreende as atividades de guarda e recuperar os dados (backup), contendo níveis e controle sobre o acesso das informações (NORTON 1996, REZENDE, ABREU, 2006). Todos esses componentes são administrados pelo componente fundamental o recurso humano ou humanware (REZENDE; ABREU, 2006). A TI não se refere apenas aos computadores, sistemas de informações empresariais e redes, são também comparáveis possibilidades que mudam a forma de trabalho, colaboração, criação entre outras atividades organizacionais. Na gestão empresarial a TI, atualmente, pode ser localizada em vários setores ou atividades como: Compras, vendas, soluções para treinamentos e gerenciamento de relacionamentos de clientes via internet, distribuição e logística utilizando software, processos administrativos e financeiros informatizados (DE SORDI, 2003). 2.1TECNOLOGIA E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS MPEs Ao se discutir assuntos de tecnologia e sistemas de informação no universo organizacional, entende-se que as primeiras decisões de investimentos tiveram como foco o processo de automatização das atividades manuais, a busca por obter redução de custos operacionais e o acesso a determinadas informações com alto nível de precisão, qualidade e agilidade.

5 5 Após o período inicial de investimento em tecnologias por parte das empresas, na qual se buscou exaurir os processos organizacionais e tendo retorno garantido, iniciou-se um período de decisões por parte das empresas na utilização da tecnologia como meio de busca as novas possibilidades de aplicação destas dentro do contexto empresarial. Neste sentido a tecnologia passar a ser vista com grande ênfase na formulação de estratégias direcionadas a alavancar a competitividade, garantindo a sobrevivência de organizações e levando a sociedade a se desenvolver na qualificação tecnologia. Assim a tecnologia da informação e percebida como grande fonte de valor para os negócios, tendo como as principais dimensões de aplicação as seguintes abordagens: a) Processo de planejamento e suporte: aprimora a capacidade da empresa no processo de planejamento e tomada de decisões; b) Relacionamento com fornecedores: permite coordenar a colaboração entre parceiros com geração de vantagens competitivas; c) Produção e serviços: é capaz de aprimorar as técnicas de manufatura e projetos através de software de apoio; d) Marketing e vendas: auxilia a empresa na identificação de novos segmentos de mercado; e e) Relacionamento com clientes: auxilia no aprimoramento e no estabelecimento de um relacionamento de forma mais sólida e próxima dos clientes. Diante disto, pode-se considerar que a evolução tecnológica tem grande impacto nos sistemas de informação empresariais e, consequentemente, na administração e operações das empresas (DE SORDI, 2003). Um forte impacto da evolução tecnológica é direcionado às estratégias da empresa e a forma como atuam no mercado altamente competitivo, pois as empresas convivem diariamente com um cenário que envolve várias situações e sinalizações relacionadas à produtividade, qualidade, preços, diversificação de produtos e serviços, concorrentes, tempo, políticas públicas e outros fatores. Perante tais situações o acesso à informação passa a ter um papel relevante, contribuindo para as tomadas de decisões empresariais. Algumas destas decisões levam as empresas a buscarem melhorias em algumas funções que se tornam básicas e comuns no meio empresarial, como: execução de estudos e sondagens de novas tecnologias (disponíveis ou em desenvolvimento); avaliação das tecnologias relevantes à linha de negócio da empresa; aquisição de tecnologias a serem utilizadas, entendida de forma ampla (desenvolvimento próprio, ou em parceria e compra de terceiros); assimilação dessas tecnologias ao processo produtivo da empresa, incorporando-se

6 6 como parte de sua competência básica; coordenação e gestão da rotina tecnológica da empresa (zelando pelos aspectos de integridade da tecnologia - formação da competência essencial, planejamento do uso futuro desta competência e acompanhamento dos avanços/desdobramentos futuros da tecnologia em questão -, definição clara do uso e emprego da tecnologia e os desempenhos econômico, técnico e comercial) (ALVIN, 1998). Frente a estas buscas, nasce a relevância das tecnologias empregadas nas fontes de informação e no processo de tomada de decisões, neste sentido, Segundo Alvin (1998) Drucker identifica sete fontes básicas de oportunidades e desafios, que devem ser monitoradas sempre pelas empresas, sendo possível citar cinco pontos importantes: I. As necessidades de mercado não atendidas; II. As necessidades dos processos desenvolvidos; III. As mudanças na estrutura do setor produtivo e/ou do mercado; IV. As mudanças demográficas; V. As mudanças em percepção, disposição e significado por parte da clientela; VI. Os conhecimentos inovadores; VII. O inesperado. Assim, o potencial tecnológico de uma organização pode ser obtido pela experiência de mercado ou por prática de técnicas de auditoria tecnológica que visam: a) sensibilização da empresa para a tecnologia; b) sintonia e harmonização entre a estratégia tecnológica e a da empresa; c) capacitação tecnológica em relação aos concorrentes; d) integração entre P&D e as demais áreas da empresa; e) adequação da estrutura de PD&E (pesquisa, desenvolvimento e engenharia); f) adequação das técnicas de gestão de tecnologia. Na busca pela sobrevivência a pequena empresa também se capacita tecnologicamente, claro que em um cenário e em condições diferentes das grandes empresas. Entre os problemas enfrentados por elas, os que levam a ações de inovação tecnológica destacam-se: a) A própria dificuldade de acesso à tecnologia; b) prática de técnicas de produção rudimentares; c) uso de mão de obra pouco qualificada; d) falta de aplicação de métodos de trabalho; e) subaproveitamento de seus equipamentos-ociosidade;

7 7 f) prática de processo produtivo pela forma empírica; g) desperdício de matéria-prima; h) elevados índices de retrabalho; i) aumento do custo de fabricação; j) clientela insatisfeita; k) crescimento estagnado; l) Falta de visão com relação às possibilidades de investimento para a melhoria de produtividade. No entanto, as empresas de pequeno porte possuem uma disposição natural à inovação tecnológica, principalmente na produção de novos produtos e serviços, isto em função de ameaças do cenário na qual estão inseridas e a necessidade de sobrevivência de mercado, além de ter flexibilidade a mudanças repentinas, o que no caso da grande empresa deve ser avaliado de forma ampla devido ao nível alto e complexo dos negócios. Vale lembrar que as pequenas empresas são bastante representativas no cenário econômico, e são vistas como agentes de difusão de novas tecnologias, tornando-se foco para administradores que apoiam a inovação e capacitação tecnológica. Assim, a combinação de tecnologia e informação apresenta-se como sujeitos principais das estratégias das PMEs na solução de problemas, no processo de tomada de decisões e sobrevivência no mercado, proporcionando a utilização de ferramentas que podem competir com as estratégias de grandes corporações (ALVIN, 1998). No entanto, a atribuição de tecnologias da informação, como outras, nas PMEs depende de um fator ligado à necessidade de mudança de atitude dos dirigentes, sendo necessário que eles se adaptem às novas tecnologias empregadas e não o inverso (FIRMINO, 2003). Outros entraves na aplicação de tecnologias nas PMEs são de ordem financeira, pois muitas vezes os recursos são limitados, porém a aplicabilidade pode e dever ser conduzida de forma a se respeitar as características do negócio e deve ser vista com um investimento e não como um custo, além de proporcionar inúmeros benefícios à empresa e dirigentes (GUIA DE TECNOLOGIA, 2003). 3 METODOLOGIA O presente artigo é de natureza quantitativa, para Richardson (2011) caracterizada pela quantificação, tanto nas modalidades de coleta de informações, quanto no tratamento

8 8 delas por meio de técnicas estatísticas. Já para Fachin (2003), a pesquisa quantitativa é determinada em relação aos dados ou a proporção numérica, mas a atribuição numérica não deve ser feita ao acaso, porque a variação de uma propriedade não é quantificada cientificamente. O presente artigo também é de natureza qualitativa. Oliveira (1999) define o método qualitativo quando não há a intenção de numerar ou medir e, neste caso, pode até ser uma opção do pesquisador apresentar uma forma correta para poder entender a relação de causa e efeito do fenômeno e como conseqüência chegar a sua verdade e razão. A pesquisa é classificada como descritiva, que para Richardson (2011) deve-se levar em consideração que a pesquisa descritiva não pretende explicar as diferenças, mas descrevêlas. Através da pesquisa bibliográfica, conforme Marconi e Lakatos (2009), pode ser feito um levantamento sobre tudo que já foi publicado, e a finalidade é colocar o pesquisador em contato direto com tudo aquilo que foi escrito sobre determinado assunto, com o objetivo de permitir análise de sua pesquisa ou manipulação de seus dados. Questionário é definido por Richardson (2011) como um instrumento de coleta de dados que ordena perguntas, que devem ser respondidas por escrito. Levantamento de dados é definido por Marconi e Lakatos (2009) como um procedimento usado para levantar dados biográficos, trata- se de uma documentação indireta. A análise estatística é a mensuração dos resultados obtidos a partir de algum tipo de instrumento de coleta de dados (RICHARDSON, 2011). 4 DISCUSSÃO E ANÁLISE DOS DADOS As pesquisas foram realizadas em empresas de dois portes diferentes, sendo então micro e pequenas empresas, situadas nas cidades de Marumbi, Kaloré, Jandaia do Sul, Bom Sucesso, Cambira, Mandaguari, Apucarana, Borrazópolis, Maua da Serra e São Pedro do Ivaí, totalizando 53 empresas que atuam em vários ramos de atividades diferentes, não contendo um ramo específico, e para a apuração de dados a pesquisa foi feita por meio de um questionário estruturado, junto com os gestores das empresas onde foram realizadas. Buscou-se verificar por meio do gestor das empresas, qual seria seu entendimento sobre o que é Tecnologia da Informação e se a mesma apresenta em sua gestão fatores ligados ao TI e sua aplicabilidade no dia a dia da organização. O quadro a seguir apresenta os fatores pesquisados na empresa:

9 9 Quadro 01: Fatores Abordados sobre Tecnologia da Informação FATORES PESQUISADOS Utilização de ferramenta de gerenciamento das informações (relatórios, levantamentos de dados, custos, comunicados). Disponibilidade e investimento em equipamentos tecnológicos. Utilização de softwares de gestão (sistema informatizado). Disponibilidade de profissional na área de tecnologia de informação (terceirizado). Fonte: Dados da Pesquisa Em relação à utilização de ferramentas para gerenciamentos das informações como levantamentos de dados, custos e relatórios, o gráfico 01 apresenta os seguintes resultados: Gráfico 01: Ferramentas para gerenciamentos das informações Fonte: Dados da pesquisa Isto demonstra que 53% das empresas utilizam alguma ferramenta para fazer o gerenciamento de dados para obter informações, assim distribuído: 13% quase sempre utilizam; 13% responderam que às vezes; 11% responderam que nunca utilizaram e 10% não se aplica nenhuma ferramenta para gerenciar as informações no dia a dia da organização. Pode-se perceber que grande parcela das empresas utiliza ferramentas em seu gerenciamento, sendo um ponto positivo, pois para a tomada de decisão é essencial ter um banco de dados com informações relevantes para a melhor decisão possível, e um ponto negativo é a não utilização de algum tipo de ferramentas para gerenciar as informações. Quando questionado se a empresa utiliza ou investe em algum tipo de equipamento tecnológico que possa facilitar as atividades da empresa, observam-se no gráfico 02 os seguintes resultados:

10 10 Gráfico 02: Utilização ou investimentos em equipamentos tecnológicos Fonte: Dados da pesquisa. Isto demonstra que 45% das empresas pesquisadas utilizam de equipamentos tecnológicos e fazem investimentos para melhor este setor; 17% responderam que quase sempre; já 23% apresentaram que tem uma frequência menor na utilização de equipamentos e investimentos; 7% nunca utilizaram ou sequer fizeram investimentos; e 8% não se aplica nenhum tipo de equipamentos tecnológicos, sendo estas duas últimas muito preocupantes, pois no século XXI é essencial a utilização de equipamento tecnológico para o funcionamento da organização. Ao questionar os gestores das empresas sobre a utilização de softwares, se a organização tem algum sistema informatizado, obteve-se o resultado conforme demonstrado no gráfico 03: Gráfico 03: Utilização de sistemas informatizados Fonte: Dados da pesquisa. Conforme dados do gráfico 3, 51% das empresas fazem a utilização de algum tipo de sistema informatizado ou utilizam algum software nas atividades da organização; 4% responderam que quase sempre; 7% às vezes utilizam; 17% relataram que nunca utilizaram nenhum tipo de sistema informatizado e 21% não se aplica nenhum software na empresa, em

11 11 relação a não utilização de sistemas informatizados muitas relataram que por motivo de serem pequenas às vezes é um custo que a empresa não suporta. Ao questionar os proprietários das empresas se há algum profissional que atua na empresa para a gestão da tecnologia da informação ou se contrata algum serviço com a terceirização para tal tarefa, podem ser visualizados, no gráfico 4, os resultados: Gráfico 04: existência de profissionais de TI nas empresas Fonte: Dados da pesquisa. Conforme dados apresentados no gráfico 4, 41% das empresas apresentaram a existência de um profissional na área de tecnologia da informação ou algum tipo de terceirização; com 9% quase sempre; e apenas com 6%, às vezes utilizam o profissional na área, significando que há uma terceirização quando há necessidade; 25% responderam que nunca utilizaram, resultando a não existência de um profissional ou a contratação; e concluindo, 19 % não aplica este cargo na organização. Portanto, isto demonstra que as empresas, na maioria, sabem o que é TI e utilizam algum tipo de ferramenta, profissionais e softwares, para desenvolvê-la na organização, pois algumas não têm o domínio do assunto e entendimentos de como este fator pode ajudar as empresas em seu crescimento, mas de alguma forma apresentam características de Tecnologia da Informação. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS É possível observar a importância das micro e pequenas empresas do Vale do Ivaí no quadro econômico da região, com isso destaca-se a modificação na visão geral de mercado dos gestores dessas empresas, pois, devido à competitividade em que estão inseridas, para a própria sobrevivência buscam subsídios para melhoria do gerenciamento, a fim de obter maior lucratividade e se manter no mercado. Estão percebendo que somente as formas tradicionais

12 12 não estão sendo suficientes para acompanhar o processo de desenvolvimento e crescimento das empresas devido à globalização. A busca de inovações tecnológica exigiu desses gestores a procura de um conhecimento devido à necessidade de aceleração, qualidade e precisão no processo e nas tomadas de decisões, assim a TI se tornou uma estratégia fundamental para os gestores alcançarem os objetivos almejados. Obteve-se amplo conhecimento através do objetivo principal do artigo, analisar a eficiência e o nível de investimento em TI por parte das micro e pequenas empresas, bem como a satisfação na aplicação da tecnologia por parte dos gestores e dos funcionários. Notase o crescimento da necessidade da TI dentro das organizações, que possibilita aos gestores informações precisas que influenciam os processos de negócios, à medida que fornece benefícios, tais como interação funcional, redução das redundâncias (processos desnecessários), auxilia no planejamento da empresa à medida que fornece relatórios mais consistentes, assim como também diminuem os riscos nas tomadas de decisões no futuro das empresas. Constatou-se que a maior parte das empresas está inserida no processo tecnológico, observando-se uma modificação na cultura de que o investimento em TI é desnecessário, no intuito de buscar os benefícios para as empresas que esta tecnologia oferece. Após esse estudo, é possível caracterizar o perfil das empresas do Vale do Ivaí, e salientar a aplicabilidade de recursos informatizados nas mesmas, além disso, é plausível dizer que muitas instituições investem nesses recursos, no entanto, não sabem extrair deles todos os benefícios que a boa compreensão do sistema pode oferecer. REFERÊNCIAS ALVIM, Paulo C. R. C. O papel da informação no processo de capacitação tecnológica das micro e pequenas empresas, Ciência da Informação, Brasília, v. 27, n. 1, p , jan./abr CRUZ, Carla. Metodologia científica; teoria e prática. Minas Gerais: Editora Axcel Books, DE SORDI, José Osvaldo. Tecnologia da informação aplicada aos negócios. São Paulo: Atlas, FACHIN, Odilia. Fundamentos da metodologia. 4. ed. São Paulo: Saraiva, 2003.

13 13 MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva M. Metodologia do trabalho científico: procedimentos básicos, pesquisa bibliográfica, projeto e relatório, publicação e trabalhos científicos.7.ed.são Paulo: Atlas, NORTON, Peter. Introdução à informática. São Paulo: Makron Books, OLIVEIRA,Silvio Luiz de. Tratado de metodologia científica: Projetos de pesquisas, TGI. TCC, monografias, dissertações e teses. 2. ed. São Paulo: Pioneira, O BRIEN, James A. Sistemas de informação: e as decisões gerenciais na era dainternet. 2. ed. São Paulo: Saraiva, REZENDE, Denis Alcides, ABREU, Aline França.Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais. 4. ed. São Paulo: Atlas, RICHARDSON, Roberto J. Pesquisa Social: métodos e técnicas. 3. ed. São Paulo: Atlas, SACILOTTI, Adaní Cusin. A importância da tecnologia da informação nas micro e pequenas empresas: um estudo exploratório na região de Jundiaí, FACCAMP, 2011.