O PAPEL DA ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS COMO INSTRUMENTO PARA A CONTROLADORIA

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1 O PAPEL DA ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS COMO INSTRUMENTO PARA A CONTROLADORIA Área: Ciências Contábeis Carlos Henrique Macedo - cuik_macedo@hotmail.com (Universidade Estadual do Oeste do Paraná UNIOESTE) Denis Dall Asta - denis.asta@unioeste.br (Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE) Resumo Em decorrência da grande competitividade de mercado, a geração de informações se tornou um aspecto fundamental dentro das organizações, principalmente para os setores de contabilidade envolvidos com a gestão, como a Controladoria, que necessita de muita precisão para contribuir no planejamento, execução e controle. Acompanhando essa necessidade de informações para a tomada de decisão, surgiram áreas de conhecimento dentro da contabilidade que tiveram como finalidade a transformação de dados em informações. Dentre as diversas áreas que cumprem com o papel de geração de informação, encontra-se a Análise das Demonstrações, que tem como principal objetivo extrair informações das Demonstrações Financeiras para a tomada de decisões. Nesse sentido, o presente estudo tem como objetivo descrever o papel da Análise das Demonstrações para a Controladoria, bem como posicioná-las em meio a um sistema de informações contábeis. A metodologia utilizada para o desenvolvimento do trabalho foi descritiva quanto aos objetivos e bibliográfica quanto aos procedimentos. O resultado do estudo será demonstrar que é possível relacionar as duas áreas do conhecimento contábil supracitadas, através da exposição de situações onde o encontro dessas ferramentas pode gerar resultados positivos para o processo de gestão das organizações. Além disso, visa demonstrar a contabilidade dentro de um sistema de informações, verificando também onde estão situadas a Análise das Demonstrações e a Controladoria, evidenciando a relação existente entre elas dentro desse sistema de informações. Palavras chave: Contabilidade, Análise das Demonstrações, Controladoria, Papel, Relação.

2 1 Introdução As informações financeiras relacionadas ao desempenho das organizações são, sem dúvida, peças chaves para o processo decisório por parte da gestão da empresa. Em meio a um cenário extremamente competitivo, qualquer decisão tomada sem uma análise plena da situação financeira da empresa pode trazer prejuízos que acarretem no comprometimento do patrimônio. Nesse contexto, a Contabilidade, que possui como objetivo o auxílio na tomada de decisões com base no patrimônio da entidade, tem assumido papel vital para evitar que esses possíveis erros de decisão ocorram, desenvolvendo estudos para sanar essa necessidade de conhecimento pleno da situação financeira dentro das organizações. Dentre os ramos da contabilidade que cumprem com a função de apoio direto à gestão, cabe destacar a Controladoria, que pode ser vista como sendo um departamento responsável pelo projeto, elaboração, implementação e manutenção do sistema integrado de informações operacionais, financeiras e contábeis de determinada entidade [...] (OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR; SILVA, 2011, p. 5). Com base na controladoria, se torna possível organizar e reportar dados e informações relevantes para os tomadores de decisão (OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR; SILVA, 2011, p. 5). Porém, ressalta-se que embora a controladoria tenha como funções a disponibilização de todo o arcabouço necessário para a tomada de decisões, seu foco principal está voltado para o planejamento, execução e controle dentro da gestão, bem como monitoramento das atividades e projetos desenvolvidos na entidade. Dessa forma, cabe destacar o papel da análise das demonstrações, que serve como apoio direto à controladoria no processamento de dados contábeis gerados pelos sistemas de informações, que são a base das informações financeiras e econômicas usadas pela gestão para a tomada de decisões. Tendo isso em vista, o presente estudo tem como objetivo descrever o papel da Análise das Demonstrações para a Controladoria, bem como posicioná-las em meio a um sistema de informações contábeis. A metodologia utilizada para o desenvolvimento do trabalho foi descritiva quanto aos objetivos e bibliográfica quanto aos procedimentos. 2 A Análise das Demonstrações e a Controladoria dentro do Sistema de Informações Contábeis A base para todo o levantamento de dados e informações que permitem a visão da situação econômico-financeira da empresa está incluso dentro de um sistema de informações contábeis. Sistema de informações é a combinação de um conjunto de dados sobre os quais se aplica determinada rotina de trabalho, manual e/ou com a utilização dos recursos computacionais, para a obtenção de informação de saídas. (OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR; SILVA, 2011, p. 54). Dentro desse conceito, observa-se que há uma transformação de dados em informações. Para entender esse processo de transformação, primeiramente é necessário entender a distinção entre dados e informações:

3 Dados são números ou descrição de objetos ou eventos que, isoladamente, não provocam nenhuma reação no leitor. Informações representam, para quem as recebe, uma comunicação que pode produzir reação ou decisão, frequentemente acompanhada de um efeito-surpresa. (MATARAZZO, 2010, p. 5 e 6) Assim, o processo que ocorre dentro do sistema de informação voltado à contabilidade pode ser resumido da seguinte forma: Entrada de dados externosprocessamento de dadosutilização de dados do arquivo ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES Saída das InformaçõesDemonstrações ContábeisRelatórios GerenciaisDemonstrativos de desempenhomapas analíticos Tabelas e quadros Informativos genéricos CONTROLADORIA Figura 1 Sistema de Informações Contábeis Fonte: OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR; SILVA, 2011, p. 55 (adaptado) Dentro desse modelo de sistema de informações contábeis, destacam-se duas etapas: o Processamento de dados e a Utilização de dados do arquivo. O Processamento de dados é a transformação de dados em informações, já descrita anteriormente. A Utilização de Dados do Arquivo é a utilização do produto gerado por essa transformação. Dentro desse contexto, é possível encaixar a Análise das Demonstrações e a Controladoria, sendo que essa se utiliza basicamente da etapa de Utilização de Dados do arquivo e aquela é uma das responsáveis por proporcionar a etapa de Processamento de dados. 3 O papel da Análise das Demonstrações para a Controladoria A principal função da Análise das Demonstrações para a Controladoria é simplificar a maneira de se observar as demonstrações financeiras. Isso ocorre de modo que não se visualize somente os dados disponíveis nos relatórios, mas se junte vários dados para transformá-los em informações. Em algumas situações, as demonstrações são até desprezadas, dando origem a outros instrumentos que procuram evidenciar os mesmos assuntos que os demonstrativos, abordados com uma linguagem diferente, de maneira que diferentes usuários que não tenham contato com a contabilidade consigam interpretar a situação do patrimônio da empresa.

4 Aprofundando o conceito de utilização da Análise das Demonstrações, podem-se listar, em linhas gerais, as seguintes informações produzidas: Situação financeira; Situação econômica; Desempenho; Eficiência na utilização de recursos; Pontos fortes e fracos; Tendências e perspectivas; Quadro evolutivo; Adequação das fontes às aplicações de recursos; Causas das alterações na situação financeira; Causa das alterações na rentabilidade; Evidência de erros da administração; Providências que deveriam ser tomadas e não foram; Avaliação de alternativas econômico-financeiras futuras. (MATARAZZO, 2010, p. 6) A evidenciação de muitos desses itens dentro da Controladoria pode ser feita através da comparação observação de dois aspectos: Análise através de índices econômicofinanceiros e Análise vertical/horizontal. 3.1 Análise através de índices econômico-financeiros Índice é a relação entre contas ou grupo de contas das Demonstrações Financeiras, que visa evidenciar determinado aspecto da situação econômica ou financeira da empresa. (MATARAZZO, 2010, p. 81). A utilização de índices dentro para avaliar a situação econômica ou financeira é de extrema importância dentro da Controladoria, haja vista que a base para toda e qualquer decisão precisa estar pautada principalmente nas questões econômico-financeiras. Embora não seja muito perceptível, a Análise das Demonstrações e a Controladoria possuem uma relação muito grande entre si quando se utilizam índices para a geração de informações. Dessa forma, algumas delas serão abordadas nos tópicos descritos a seguir Rentabilidade: situação econômica Através da Análise das Demonstrações, são levantados índices de rentabilidade onde se torna perceptível à Controladoria todos os aspectos relacionados com as variações do patrimônio em termos econômicos. Através de tais índices, a Controladoria consegue, dentre outros aspectos, identificar os Pontos Fortes e os Pontos Fracos da empresa. A identificação dos pontos fortes e pontos fracos da empresa tem propósitos importantes para a gestão. Segundo Perez Junior, Pestana e Franco (1997, p. 160): Os pontos fortes são identificados para que se possam obter certas vantagens para a empresa no meio onde ela atua. Por outro lado, as fraquezas devem ser analisadas para a implementação em tempo hábil de ações corretivas, com o objetivo de melhorar o desempenho da empresa. (grifo nosso) A identificação dos pontos fortes e fracos pela Controladoria é utilizada

5 principalmente para a elaboração da Análise SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats), que é uma ferramenta muito utilizada para analisar cenários e também avaliar o desempenho. Além da aplicação na Análise SWOT, a utilização de índices para análise econômica da empresa pode ser usada dentro da Controladoria para a Análise de Custo de Oportunidade. Através da Análise das Demonstrações, levanta-se a rentabilidade da empresa sobre várias perspectivas, possibilitando que a Controladoria tenha informações suficientes para estudar o resultado da empresa, tanto internamente quanto externamente (ambiente onde ela atua). (NASCIMENTO; REGINATO, 2009, p. 221), visualizando se o capital empregado está sendo alocado no melhor negócio ou da melhor maneira dentro da organização Estrutura e Liquidez: situação financeira Dentro da Análise das Demonstrações também é possível identificar a situação financeira da empresa, através da utilização de índices de estrutura e liquidez. Assim, a Controladoria obtém as informações necessárias para realizar o planejamento, execução e controle na aplicação de novos projetos ou na definição de novas estratégias para a empresa. Uma das ferramentas que se utiliza da análise da situação financeira da empresa é o fluxo de caixa, muito aboradada dentro da Controladoria. A utilização dessa ferramenta se justifica quando se é necessário avaliar a capacidade de pagamento ou a quantidade de recursos disponíveis que a empresa possui, em termos financeiros. Nesse contexto, as demonstrações financeiras proporcionam, através da Análise das Demonstrações, a avaliação se a empresa se encontra em situação financeira favorável ou desfavorável, analisando a estrutura de capital empregada pela empresa e a avaliação da aplicação de seus recursos. Ainda, a aplicação de tais índices proporciona à Controladoria verificar se a empresa tem alguma previsão de insolvência, podendo elaborar uma gestão de riscos, permitindo assim que a organização consiga mensurar, avaliar e acompanhar seus riscos (OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR; SILVA, 2011, p. 205), se antecipando e tomando providências para evitá-los. 3.2 Análise Vertical e Análise Horizontal A Análise Vertical/Horizontal da empresa aborda algumas informações que são genéricas na Análise de índices econômico-financeiros (MATARAZZO, 2010, p. 170). Nesse sentido, a análise se torna completa, possibilitando à Controladoria obter um panorama geral das demonstrações financeiras, abordando-se situação econômico-financeira, evolução no tempo, composição dos valores, entre outros aspectos. Quando analisadas conjuntamente, destacam-se como objetivos a indicação da estrutura do ativo e passivo e suas modificações e o detalhamento do desempenho da empresa (MATARAZZO, 2010, p. 176) Análise Vertical A Análise Vertical pode ser muito utilizada na Controladoria para projeções. Segundo Perez Junior, Pestana e Franco (1997, p. 159) a análise vertical é importante para avaliar a estrutura de composição de itens e sua evolução no tempo. Matarazzo (2010, p. 176) elenca os objetivos da Análise Vertical, como sendo: Análise Vertical: mostra a importância de cada conta em relação à demonstração financeira a que pertence e, através da comparação com

6 padrões do ramo ou com percentuais da própria empresa em anos anteriores, permitir inferir se há itens fora das proporções normais. Nesse sentido, o levantamento de vários períodos pode permitir que sejam projetados vários cenários e também avaliar o desempenho organizacional, bem como verificar se não houve nenhuma discrepância em contas Análise Horizontal Segundo Matarazzo (2010, p. 176), os objetivos da Análise Horizontal são os seguintes: Análise Horizontal: mostrar a evolução de cada conta das demonstrações financeiras e, pela comparação entre si, permitir tirar conclusões sobre a evolução da empresa. Basicamente, a Análise Horizontal serve para comparação das demonstrações no tempo. Na Controladoria, essa ferramenta se aplica na elaboração de orçamentos e também na avaliação de desempenho da organização. Além disso, A Análise Horizontal possibilita que a Controladoria faça o monitoramento da situação econômico-financeira da empresa através do tempo. Em resumo, contribui para análise das contas em comparação com: 4 Considerações finais Variações históricas da própria empresa; Taxas de crescimento da economia; Taxas de crescimento do setor a que a empresa pertence; Taxas de variação de índices econômicos e de inflação; Variações nas contas idênticas das demonstrações financeiras de concorrentes. (PEREZ JUNIOR; PESTANA; SILVA, 1997, p. 159) Com base no estudo apresentado, conclui-se que para a controladoria fundamentar o processo de gestão estruturada nas etapas de planejamento, execução e controle ela deve ser valer da contabilidade como um sistema completo de informações, fazendo da Análise das Demonstrações um grande instrumento de transformações dos dados gerados pela contabilidade em informações oportunas e compreensíveis. Também fica evidente que a Análise das Demonstrações tem se mostrado como uma das principais ferramentas na elaboração de orçamentos e nas rotinas de controle sistematizados pela controladoria, proporcionando que esta realize seu papel de apoio à gestão mediante a apresentação de avaliações de desempenho, geradas com base nas informações disponibilizadas pela análise das demonstrações. Ainda, verifica-se a proximidade da controladoria e da análise das demonstrações quanto a seus objetos de trabalho, principalmente focados na geração de informações compreensíveis para seus usuários, o que proporciona o relacionamento entre as duas áreas de conhecimento para aprimorar o apoio ao processo decisório das organizações. Também fica evidente que a contabilidade, quando visualizada como um sistema de informações, promove o conhecimento pleno da situação econômico-financeira dentro das organizações, servindo como base de dados para a obtenção de informações necessárias à tomada de decisões dentro das organizações.

7 Referências MATARAZZO, Dante Carmine. Análise financeira de balanços: abordagem gerencial. 7. ed. São Paulo: Atlas, NASCIMENTO, Auster Moreira (Org.); REGINATO, Luciane (Org.). Controladoria: um enfoque na eficácia organizacional. 2. ed. São Paulo: Atlas, OLIVEIRA, Luís Martins de; PEREZ JUNIOR, José Hernandez; SILVA, Carlos Alberto dos Santos. Controladoria Estratégica. 7. ed. São Paulo: Atlas, PEREZ JUNIOR, José Hernandez; PESTANA, Armando Oliveira; FRANCO, Sergio Paulo Cintra. Controladoria de Gestão: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1997.