Guia de registo de Reserva de Recursos. Reserva de Recursos

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1 Reserva de Recursos Indice Introdução 2 Reserva simples 3 Reserva avançada 5 Consulta de disponibilidades de recursos 7 Reservas efetuadas 10 Serviços de Informática - Direção dos Serviços de Documentação e de Sistemas de Informação 1

2 1. Introdução Para reserva de um recurso selecionar, na sua página pessoal, opção do menu lateral direito, "Reserva de Recursos". Encontram-se disponiveis para reserva as salas sem atividade letiva, diferenciadas em dois tipos de grupo de recursos: Informática e Salas. Fig. 1 Página de entrada para reserva de recursos Grupo Informática: a gestão é da responsabilidade do Serviço de Informática e existe disponivel para reserva a sala de videoconferência. Grupo Salas: a gestão é da responsabilidade do Gabinete de Logística e existem disponiveis para reserva: Anfiteatro Nobre, Sala de Reuniões, sala 201 e sala 203. Reserva simples: Permite fazer a reserva de um recurso em apenas um dia e por um periodo de tempo. Reserva avançada: Permite fazer uma mesma reserva em mais que um dia, dando a possibilidade de escolha de um tipo de periocidade (único, diário, semanal, mensal). Listar Pedidos: Consulta dos seus pedidos de reserva. Serviços de Informática - Direção dos Serviços de Documentação e de Sistemas de Informação 2

3 2. Reserva simples Preenchimento do formulário de registo da reserva e submissão do pedido. Exemplo de reserva simples: Anfiteatro Nobre Após selecionar o tipo de grupo que pretende reservar (neste caso Salas), escolher o recurso que pretende (neste caso, Anfiteatro Nobre). Fig. 2 Reserva simples Anfiteatro Nobre Hora de início: escolher a hora de início da reserva do recurso. Duração: escolher o número de horas que necessitará para ocupação da sala. Para o utilizador: pode atribuir a reserva do recurso a outro utilizador. Depois de selecionado o recurso, pode optar por consultar a sua disponibilidade, opção Ver horário, podendo, assim, visualizar a disponibilidade e planear a reserva que pretende efetuar. Para mais detalhe, ver ponto 4. Consulta de disponibilidade de recursos, mais à frente neste manual. Serviços de Informática - Direção dos Serviços de Documentação e de Sistemas de Informação 3

4 Depois dos dados preenchidos, submeter o pedido de reserva, Fig. 4. Fig 4. Submissão do pedido de reserva Depois da submissão do pedido, surge uma nova página para a confirmação da reserva. Fig. 5 Confirmação do pedido de reserva Serviços de Informática - Direção dos Serviços de Documentação e de Sistemas de Informação 4

5 Na caixa Motivo descreva o razão do pedido de reserva. Na caixa Pedido Especial descreva alguma situação especial que pretenda assegurar para a sala que pretende reservar. Clicar no botão Voltar para retornar ao quadro anterior. Clicar no botão Confirmar para finalizar a sua reserva. Ao confirmar a reserva da sala, ficará a aguardar aprovação do Gabinete de Logística. Fig. 6 Visualização dos dados de reserva, após confirmação Após confirmação, continua com a possibilidade de cancelar o pedido de reserva, ou mesmo, alterá-lo, Fig. 6. Se pretender cancelar a sua reserva pode fazê-lo clicando no botão Cancelar Pedido. Se pretender corrigir a reserva, pode ainda fazê-lo, através da opção Substituir. Após validação do pedido de reserva, pelo Gabinete de Logística, receberá uma notificação através do Sigarra. 3. Reserva avançada Na reserva avançada podemos reservar um mesmo recurso por um período de dias. Para reserva avançada, aceder à opção Reserva Avançada. Serviços de Informática - Direção dos Serviços de Documentação e de Sistemas de Informação 5

6 Fig. 8 Página de entrada para reserva de um recurso Fig. 9 Formulário para reserva avançada Os campos em destaque são de preenchimento obrigatório. Além dos campos a vermelho deve ainda ter em atenção o Tipo de Periodicidade: Único: Deve ser preenchido a Hora de Início e Duração. Não deve ser preenchido o Período. Diário: Deve ser preenchido o Período. Semanal: Deve ser preenchido a Data de Fim, Hora de Início, Duração e Período. Serviços de Informática - Direção dos Serviços de Documentação e de Sistemas de Informação 6

7 Mensal: Deve ser preenchido a Data de Fim, Hora de Início, Duração e Período. Em Data de Início: indicar a data de início da reserva utilizando o botão do Calendário como foi descrito anteriormente. Em Data de Fim: indicar a data de fim da reserva utilizando o botão Calendário como foi descrito anteriormente. Em Hora de Início: indicar a hora de início da reserva do recurso a partir da qual terá de estar disponível para o levantar. Na Duração: definir o período de horas diário de utilização do recurso. No Tipo de Periodicidade, escolher o tipo de reserva pretendido: o o o o Único: a reserva é efetuada entre a data início e a data fim com início à hora indicada e pelo tempo definido Diário: ocorre todos os dias do intervalo indicado pelas datas entre as horas definidas no período. Semanal: ocorre nos dias da semana indicados no período. Mensal: ocorre todos os dias definidos no período Selecione Exceto Feriados para ignorar esses dias no período da reserva. Carregue no botão Submeter para efetuar a reserva. A partir daqui a reserva avançada processa-se tal como uma reserva simples. 4. Consulta da disponibilidade de recursos Antes do preenchimento da reserva podemos consultar a disponibilidade do recurso. No menu Opções selecionar "Ver Horário". Fig. 10 Consulta de ocupação de um recurso Serviços de Informática - Direção dos Serviços de Documentação e de Sistemas de Informação 7

8 Fig. 11 Página de início para pesquisa de horário Fig. 12 Mapa de ocupação da sala No quadro cada coluna apresenta o dia da semana. Cada linha é um intervalo de meia hora. Em cada meia hora é possível observar um conjunto de 3 números: O primeiro número apresenta a quantidade de bens reservados (R). O número do meio mostra o número de pedidos de reserva para o bem (P). O terceiro número mostra o número de bens disponíveis (D). A cor apresentada também permite analisar facilmente o estado dos bens. A cor verde significa que existem bens disponíveis (Fig. 12). A cor amarela significa que existem pedidos, a aguardar aprovação, em que o número de pedidos de reserva é superior aos recursos disponíveis (Fig. 13). A cor vermelha significa que não há bens disponíveis no horário (Fig. 14). Serviços de Informática - Direção dos Serviços de Documentação e de Sistemas de Informação 8

9 Fig. 13 Mapa de ocupação da sala, com visualização de dois dias a cor amarela. Fig. 14 Mapa de ocupação da sala, com visualização de dois dias a cor vermelha. Sempre que tenta reservar uma sala, já ocupada, surge uma nova página, informando da impossibilidade de reserva. Fig. 15 Visualização de uma impossibilidade de reserva Serviços de Informática - Direção dos Serviços de Documentação e de Sistemas de Informação 9

10 5. Verificar reservas efetuadas Para verificar as reservas efetuadas, optar por selecionar Listar Pedidos, receberá um histórico com todos os pedidos já efetuados, Fig. 1. Serviços de Informática - Direção dos Serviços de Documentação e de Sistemas de Informação 10