RESERVAR MANUAL SISTEMA DE RESERVAS DE SALAS INFORMATIZADAS

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1 RESERVAR MANUAL SISTEMA DE RESERVAS DE SALAS INFORMATIZADAS Faculdades Integradas do Brasil 1

2 Sumário 1 INTRODUÇÃO ÁREA DE ACESSO PÚBLICO VISUALIZAÇÃO E NAVEGAÇÃO POR AGENDAS DE SALAS ÁREA PARA USUÁRIOS CADASTRADOS AGENDAMENTO DE RESERVAS POR USUÁRIO COMO PERFIL PROFESSOR AGENDAMENTO DE RESERVAS POR USUÁRIO COMO PERFIL ADMINISTRADOR MODIFICAÇÃO DE RESERVAS RELATÓRIOS PERFIL ADMINISTRADOR FUNÇÕES DE GERENCIAMENTO PARA USUÁRIOS COM PERFIL ADMINISTRADOR GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS VISUALIZAÇÃO DE RESERVAS POR USUÁRIO COMO PERFIL MONITOR RELATÓRIOS PERFIL MONITOR ACESSIBILIDADE...21 Faculdades Integradas do Brasil 2

3 1 INTRODUÇÃO A seguir apresentamos os principais recursos funcionais desenvolvidos no referido sistema de informação na Web. O Sistema de Reserva de Salas Informatizadas visando auxiliar as atividades cotidianas referentes a alocação do recurso Salas de uma unidade de ensino, em especial foram atendidas as requisições de procedimentos vigentes nas das Faculdades Integradas do Brasil UniBrasil. Assim, foi desenvolvido o RESERVAR - Sistema de Reserva de Salas Informatizadas, que apresenta as principais áreas para interação com os usuários: a) Área de Acesso público, onde alunos e o público geral podem visualizar os dados das reservas efetuadas no sistema e fazer buscas por esses dados. b) Área para Usuários cadastrados no sistema, onde esses podem fazer buscas e efetuar reservas em salas e datas específicas. c) Área do Administrador de Salas, responsável por gerenciar as salas e os usuários do sistema de reservas, atribuindo-lhes permissões para o uso do sistema e agendar reservas fixas que ocorrem toda semana. As funcionalidades, oferecidas pelo Sistema de Reserva de Salas Informatizadas, para cada uma dessas classes de usuários são descritas nas seções seguintes deste manual: na Seção 1.1 são descritas as funcionalidades disponibilizadas para os usuários não cadastrados, na área de acesso público, na Seção 2, as funcionalidades para os usuários cadastrados, ou seja, aqueles que não possuem permissão de domínio sobre salas; e na Seção 3, são descritas as funcionalidades disponibilizadas para o Administrador de Salas. Faculdades Integradas do Brasil 3

4 2 ÁREA DE ACESSO PÚBLICO O Sistema de Reserva de Salas Informatizadas contém informações sobre todas as reservas de salas efetuadas e informações relacionadas com cada uma dessas reservas (sua descrição, nome do curso, turma, disciplina e professor que irá utilizar efetivamente a sala, dia, horário). As informações relacionadas com as reservas visam ser úteis não somente para as pessoas que efetuam as reservas, mas para o público atendido pela Instituição em geral. Assim, o objetivo da área de Acesso Público do Sistema de Reserva de Salas Informatizadas é permitir que os usuários, que somente queiram tomar conhecimento das informações cadastradas no sistema possam ter acesso às mesmas, possam efetuar buscas por reservas de salas e assim, obter informações como localização de aulas, reuniões, seminários e outras informações cadastradas. Quando um usuário obtém acesso à área de Acesso Público, visualiza a página com as opções de busca e uma listagem das salas cadastradas no sistema (Figura 1), de forma a poder realizar buscas por reservas específicas através de um calendário. Faculdades Integradas do Brasil 4

5 Figura 1 Página inicial da área de Acesso Público 2.1 VISUALIZAÇÃO E NAVEGAÇÃO POR AGENDAS DE SALAS Através da funcionalidade de busca disponível na área de Acesso Público do Sistema de Reserva de Salas Informatizadas, é possível encontrar reservas fixas (que ocorrem toda semana) e reservas eventuais (ocorrem em um só dia) a partir da data atual. Essa busca pode ser feita escolhendo a sala que deseja consultar e escolhendo o turno. Automaticamente o calendário carrega com as reservas da sala escolhida e clicando nas setas direita e esquerda pode se consultar as reservas da próxima semana conforme Figura 2. Figura 2 Busca da área de Acesso Público Faculdades Integradas do Brasil 5

6 3 ÁREA PARA USUÁRIOS CADASTRADOS No Sistema de Reserva de Salas Informatizadas, diversos usuários estarão interagindo e compartilhando as agendas das salas de acordo com os devidos privilégios. Nesta seção, mostramos as funcionalidades e recursos disponíveis para os usuários cadastrados no sistema, com permissão restrita de agendamento de reservas, como docentes e funcionários. Esse tipo de usuário tem, à sua disposição, as funções necessárias para fazer reservas eventuais (de um só dia) em períodos devidamente estipulados. Na página inicial, um usuário cadastrado tem, à sua disposição, a visualização de um calendário com as datas e horários disponíveis bem como os horários já reservados. Como mostrado na Figura 3. Cada uma dessas funcionalidades será detalhada nas subseções seguintes. Figura 3 Página inicial de um usuário cadastrado Faculdades Integradas do Brasil 6

7 A partir dessa página (Figura 3), pode-se acessar através do menu as outras funcionalidades do sistema. Pode-se retornar a essa página a partir do item do menu Calendário de Reservas conforme Figura 4. Figura 4 Menu Calendário de Reservas Para navegar pelas semanas e visualizar a agenda da sala em semanas anteriores ou posteriores a atual, pode-se utilizar os botões de navegação localizados na parte inferior da página, sendo o botão '<' utilizado para acessar a agenda da semana anterior à semana exibida atualmente, o botão 'Semana atual' para acessar a semana corrente (semana da data atual), e o botão '>' para acessar a agenda da semana posterior a semana exibida atualmente ilustrada na Figura 3. A partir dessa página pode-se visualizar os equipamentos e softwares pertencentes a sala consultada. 3.1 AGENDAMENTO DE RESERVAS POR USUÁRIO COMO PERFIL PROFESSOR Faculdades Integradas do Brasil 7

8 Os usuários com o perfil professor podem efetuar reservas eventuais (de um só dia) para as salas onde têm permissão definida dentro dos prazos estipulados. Para efetuar uma reserva, o usuário deve clicar no item do menu 'Nova Reserva' na parte superior da página ilustrada na Figura 5. Figura 5 Menu Calendário de Reservas 6. A seguir aparecerá para o usuário a tela de cadastro conforme a Figura Figura 6 Tela de Cadastro do Professor Faculdades Integradas do Brasil 8

9 Outra forma do usuário efetuar uma reserva e escolhendo uma data e horário no calendário e clicar sobre o quadro referente a data e horário escolhido conforme Figuras 7 e 8. Figura 7 Calendário de Reservas Figura 8 Cadastro de Reservas Faculdades Integradas do Brasil 9

10 Após o usuário efetuar a reserva é enviado para o mesmo e para o administrador um confirmando a operação. Conforme exemplo Figura 9. Figura 9 O Usuário escolhendo a opção minhas reservas no item de menu Minhas Reservas são exibidas as reservas efetuadas por ele. Conforme Figura 10. Figura 10 Tela Minhas Reservas Faculdades Integradas do Brasil 10

11 3.2 AGENDAMENTO DE RESERVAS POR USUÁRIO COMO PERFIL ADMINISTRADOR Os usuários com o perfil administrador podem efetuar reservas eventuais (de um só dia) ou reservas permanentes (por período) para as salas onde têm permissão definida dentro dos prazos estipulados. Para efetuar uma reserva, o usuário deve clicar no item do menu 'Nova Reserva' na parte superior da página ilustrada na Figura 11. Figura 11 Tela Nova Reserva Faculdades Integradas do Brasil 11

12 Outra forma do usuário efetuar uma reserva e escolhendo uma data e horário no calendário e clicar sobre o quadro referente a data e horário escolhido. Figura 12 Calendário de Reservas Figura 13 Cadastro de Reservas Faculdades Integradas do Brasil 12

13 3.3 MODIFICAÇÃO DE RESERVAS Após uma reserva ser efetuada, os dados da reserva ainda podem ser modificados pelo Administrador, escolhendo o item de menu Visualizar Todas as Reservas conforme Figura 14. Figura 14 Menu Visualizar Reservas É exibida então, a relação de todas as reservas efetuadas pelo usuário em questão na sala selecionada, como exibido na Figura 15. Figura 15 Tela de Modificações de Reservas Faculdades Integradas do Brasil 13

14 Em seguida são exibidas as informações sobre a reserva escolhida, e essas podem ser modificadas pelo usuário, devendo esse acionar os botões conforme Figura 16. Figura 16 Botões de Modificação Após é exibida um dos Alertas abaixo. Figura 17 Alertas 3.4 RELATÓRIOS PERFIL ADMINISTRADOR Os usuários com o perfil administrador também têm à sua disposição os relatórios com as reservas do sistema escolhendo o item de menu Relatórios conforme Figura 18. Faculdades Integradas do Brasil 14

15 É exibida então, uma tela com as opções de formato dos relatórios: EXCEL, WORD e PDF e as opções de relatórios: por Curso, Sala, Turno, Data e Status da Reserva: Aprovada, Pendente, Cancelada e Não Aprovada. conforme Figura 19. Figura 18 Menu Relatórios Figura 19 Tela Relatórios 3.5 FUNÇÕES DE GERENCIAMENTO PARA USUÁRIOS COM PERFIL ADMINISTRADOR Os usuários com o perfil administrador também têm à sua disposição funções de gerenciamento de salas, como ativar ou desativar a aprovação de reservas automáticas, limites de dias de antecedência para reservas Faculdades Integradas do Brasil 15

16 temporárias, habilitar ou desabilitar a permissão de um usuário com o perfil professor efetuar uma reserva temporária, cadastramento de períodos, cadastramento de cursos, disciplinas, professores, usuários etc. Conforme figuras 20, 21 e 22. Figura 20 Menu Configuração Figura 21 Tela Configuração Faculdades Integradas do Brasil 16

17 Figura 22 Menu Cadastros Uma das atividades que está sob a responsabilidade do usuários com o perfil administrador é a manutenção de salas. Ele é responsável por incluir, modificar e remover salas quando necessário. As funções de Gerenciamento de Sala podem ser acessadas pelo item de menu 'Salas' através do menu superior ilustrado pela Figura 23. Figura 23 Menu Cadastro Infraestrutura Figura 24 Cadastro de Salas Faculdades Integradas do Brasil 17

18 3.6 GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS Os usuários do Sistema de Reserva de Salas Informatizadas são classificados por categorias. Administrador, Professor e Monitor. Uma das atribuições do Administrador de Salas é cadastrar usuários e classificá-los nas devidas categorias. O gerenciamento de usuários é feito acessando o item de menu 'Usuários' conforme Figura 25. Figura 25 Menu Cadastro de Usuário Figura 26 Tela Visualização de Usuários Faculdades Integradas do Brasil 18

19 4 VISUALIZAÇÃO DE RESERVAS POR USUÁRIO COMO PERFIL MONITOR Os usuários com o perfil monitor podem visualizar as reservas permanentes e as reservas temporárias (de um só dia) e poderá emitir relatórios conforme Figura 27. Figura 27 Tela Visualização Monitor 4.1 RELATÓRIOS PERFIL MONITOR Os usuários com o perfil monitor também têm à sua disposição os relatórios com as reservas do sistema escolhendo o item de menu Relatórios conforme Figura 28. É exibida então, uma tela com as opções de formato dos relatórios: EXCEL, WORD e PDF e as opções de relatórios: por Curso, Sala, Turno, Data Faculdades Integradas do Brasil 19

20 e Status da Reserva: Aprovada, Pendente, Cancelada e Não Aprovada. conforme Figura 29. Figura 28 Menu Relatórios Figura 29 Tela Relatórios Faculdades Integradas do Brasil 20

21 5 ACESSIBILIDADE Mais uma funcionalidade do Sistema de Reservas de Salas Informatizadas é a acessibilidade através do acesso para dispositivos móveis, como smartphones e tablets, com um design diferente que se adapta ao tamanho de tela. Figura 30 Acesso a Dispositivos Móveis Faculdades Integradas do Brasil 21