PAPEL DO ADMINISTRADOR. Henri Fayol

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1 PAPEL DO ADMINISTRADOR Henri Fayol DISCIPLINA: Introdução à Administração FONTE: MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria Geral da Administração Da Revolução Urbana à Revolução Digital. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 1

2 A Verdade e a Parábola (conto judaico) Um dia, a Verdade decidiu visitar os homens, sem roupas e sem adornos, tão nua como seu próprio nome. E todos que a viam lhe viravam as costas de vergonha ou de medo, e ninguém lhe dava as boas-vindas. Assim, a Verdade percorria os confins da Terra, criticada, rejeitada e desprezada. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 2

3 A Verdade e a Parábola (conto judaico) Uma tarde, muito desconsolada e triste, encontrou a Parábola, que passeava alegremente, trajando um belo vestido e muito elegante. Verdade, por que você está tão abatida? perguntou a PARÁBOLA. Porque devo ser muito feia e antipática, já que os homens me evitam tanto! respondeu a amargurada VERDADE. Que disparate! Sorriu a PARÁBOLA. Não é por isso que os homens evitam você. Tome. Vista algumas das minhas roupas e veja o que acontece. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 3

4 A Verdade e a Parábola (conto judaico) Então, a Verdade pôs algumas das lindas vestes da Parábola, e, de repente, por toda parte onde passava era bem-vinda e festejada. MORAL DA ESTÓRIA: Os seres humanos não gostam de encarar a Verdade sem adornos. Eles preferem-na disfarçada. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 4

5 . PROCESSO ADMINISTRATIVO, segundo Henri Fayol IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 5

6 Jules Henri FAYOL Jules Henri Fayol nasceu em Istambul (1841) e morreu em Paris (1925). Foi Engenheiro de minas Teórico clássico da Ciência da Administração Autor do livro Administração Industrial e Geral. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 6

7 O PAPEL dos administradores O que os administradores devem fazer para serem EFICAZES e EFICIENTES? Saber desempenhar as atividades de 1. Planejar estabelecer o futuro 2. Organizar arrumar a casa 3. Liderar influenciar pessoas 4. Controlar - monitorar IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 7

8 PLANEJAR é 1 PLANEJAR Especificar os objetivos a serem atingidos. Decidir antecipadamente as ações apropriadas que devem ser executadas para atingir esses objetivos. Estabelecer onde se quer chegar. Saber o destino da organização. Antever o futuro de médio e longo prazos. Perceber os cenários futuros onde atuará a organização. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 8

9 Diagnóstico Antes de fazer o planejamento, deve-se fazer o diagnóstico da situação atual, analisando: AMBIENTE INTERNO Pontos fortes (aspectos positivos internos) Pontos fracos (aspectos negativos internos) AMBIENTE EXTERNO Oportunidades (chances no mercado) Ameaças (riscos do mercado) IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 9

10 DIAGÓSTICO do Planejamento AMBIENTE INTERNO: análise da organização pontos fortes: aspectos positivos das pessoas, instalações, equipamentos, serviços, produtos, informações e tecnologia. Pontos fracos: aspectos negativos. AMBIENTE EXTERNO: análise do mercado Oportunidades: situações positivas que existem ou acontecerão no mercado que podem beneficiar a organização. Ameaças: situações negativas que podem gerar prejuízo ou dificultar os negócios da organização. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 10

11 Responder 5 PERGUNTAS na elaboração do Planejamento QUE fazer? OBJETIVOS COMO fazer? AÇÕES QUEM vai fazer? RESPONSÁVEIS QUANTO fazer? METAS (quantidade/valor) QUANDO fazer? TEMPO (data/época) IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 11

12 Modelo de um Plano. QUE (Objetivos) COMO (Ações) QUEM (Responsáveis) QUANTO (Metas) QUANDO (Tempo) 1. Aumentar as vendas 1.1 Contratar mais vendedores RH 5 vendedores Em 15 dias 1.2 Fazer publicidade Marketing R$ 5.000,00 A cada 2 meses 1.3 Fazer promoção Comercial Desconto de até 15% Durante 6 meses 2. Melhorar o nível de satisfação dos clientes IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 12

13 DEVERES de um Administrador 1 - Determinar os OBJETIVOS, levando em conta o diagnóstico realizado e a visão de futuro. 2 - Escolher as melhores ESTRATÉGIAS para alcançar os objetivos. 3 - Determinar os RECURSOS necessários para o atingimento das metas da organização: humanos, financeiros, tecnológicos, logísticos, instalações e equipamentos. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 13

14 . TIPOS de planos TIPO RESPONSÁVEL VALIDADE Estratégico Presidente e Diretores Longo prazo (5 anos ou +) Tático ou Funcional Operacional Planejamento é TUDO Cada Departamento Cada Setor ou Filial Médio prazo (1 a 2 anos) Curto prazo (meses ou dias) IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 14

15 2 ORGANIZAR ORGANIZAR é reunir e coordenar recursos Humanos: funcionários, prestadores de serviços e terceirizados. Financeiros: dinheiro, créditos e empréstimos. Materiais: equipamentos, instalações e máquinas. Informação: documentos, treinamento, capacitação, tecnologia. Outros: os que forem necessários ao atingimento dos objetivos. Desorganização quase mata IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 15

16 ATIVIDADES da funcão Organizar Pessoas Atrair pessoas para a organização: selecionar, contratar e treinar. Atividades Especificar responsabilidades por tarefas, para cada cargo. Recursos Ordenar e alocar recursos (pessoas, financeiros, materiais, logísticos). Funcionamento Criar condições para que as pessoas e as coisas trabalhem juntas e alcancem o máximo sucesso (eficiência e eficácia). Bagunça no Escritório IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 16

17 3 LIDERAR LIDERAR é trabalhar com pessoas, sabendo Estimular os funcionários a serem grandes executores; Dirigir os funcionários que precisam de orientação, formação, encaminhamento; Motivar os funcionários criando ambiente físico e psicológico que possibilite sentiremse motivados. Comunicar-se com funcionários, clientes, fornecedores e sociedade, individualmente/em grupos. Papel do Líder IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 17

18 Liderança Envolve o CONTATO diário e próximo com as pessoas, ajudando-as, guiando-as e inspirando-as em direção ao atingimento dos objetivos de equipe e organizacionais. Deve ocorrer em qualquer posição ou nível hierárquico: equipes, departamentos, divisões e no topo da totalidade das organizações. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 18

19 DEVERES de um Líder 1 - Criar um ambiente de trabalho cooperativo. 2 - Dar às pessoas alguma liberdade para seguirem suas próprias idéias. 3 - Manter constantemente os fluxos de comunicação. 4 - Designar trabalhos que permitam às pessoas aprender e crescer. 5 - Elogiar e premiar publicamente pessoas que fazem bem o próprio trabalho. 6 - Ser honesto sempre (tanto em relação às boas quanto às más notícias). IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 19

20 8 sinais de que você merece RECONHECIMENTO (Você S/A, de junho 2010). IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 20

21 O que as empresas VALORIZAM e o que DETESTAM nos funcionários?. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 21

22 4 CONTROLAR Planos abrangentes, organizações sólidas e líderes destacados não garantem o sucesso. É preciso controlar todos os sistemas da organização, seja ela pública ou privada. É preciso MONITORAR tudo. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 22

23 PREJUÍZOS pela falta Controle Objetivos e Metas não atingidos pela falta de monitoramento e de ações tempestivas e corretivas. Falhas que ocorrem, se repetem e se agravam, aumentando a quantidade de ocorrências. Irregularidades atendimento deficiente, produto ou serviço sem a qualidade desejada, atrazos, inoperâncias de equipamentos etc. Fraudes desvios, apropriações indébitas, roubos etc. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 23

24 Atividades da função controle 1- Padrões Estabelecer padrões de desempenho para que indiquem o progresso rumo às metas e objetivos planejados. 2- Monitoramento Monitorar o desempenho de pessoas e unidades mediante a coleta de dados de desempenho. 3- Feedback Fornecê-lo às pessoas (feed = alimentar; back = para trás). 4- Comparação Identificar problemas pela comparação entre dados de desempenho e os padrões (objetivos e metas estabelecidos). 5- Correção Executar ações para corrigir problemas. 6- Ferramentas Instituir e usar ferramentas de controle: orçamento; SIG; observação direta; delegação; ações disciplinares etc. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 24

25 14 PRINCÍPIOS de administração (Fayol). IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 25

26 14 PRINCÍPIOS de administração (Fayol). IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 26

27 12 normas para ser PROMOVIDO (Veja) Escrito em 2002, pelo consultor britânico Richard Templar, o livro As Regras do Trabalho Tudo o que Você Precisa Saber para Crescer Profissionalmente foi publicado em 27 países e vendeu exemplares. A obra apresenta 100 regras para se destacar na empresa e conseguir uma promoção. Veja, a seguir, as 12 principais. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 27

28 12 normas para ser PROMOVIDO (Veja) 1 Credibilidade Não deixe transparecer que você se esforça muito para apresentar bons resultados. 2 Postura Tenha consciência de que está sendo avaliado o tempo todo. 3 Confiança Prometa pouco e produza muito. 4 Diferencial Aprenda alguma coisa que os outros não sabem. 5 Organização Anote num papel tudo o que for solicitado pelo chefe. Ele vai reparar nisso. 6 Planejamento Pense duas vezes antes de se oferecer como voluntário. Avalie se não haverá prejuízos às suas tarefas prioritárias. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 28

29 12 normas para ser PROMOVIDO (Veja) 7 Bom-senso Saiba as diferenças entre a verdade e toda a verdade. 8 Objetividade Identifique as pessoas que têm importância para seus objetivos e ganhe a simpatia delas. 9 Comportamento Vista-se e fale como seus superiores. 10 Comunicação Diga nós em vez de eu, para reforçar o espírito de equipe. 11 Avaliação Saiba quando ficar até tarde e quando chegar cedo. 12 Sabedoria Passe mais tempo com seus superiores. IA_05_PAPEL DO ADMINISTRADOR _ Henri Fayol 29