RVAE Regras de Validação Adicional para Escrituração

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1 RVAE Regras de Validação Adicional para Escrituração

2 Sumário 1. SOBRE A MAHLE AMÉRICA DO SUL UTILIZAÇÃO DO SAP DESCRIÇÃO DO CASO NECESSIDADE DE NEGÓCIO DEFINIÇÃO E ESCOLHA DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO... 5 Página 2-9

3 1. Sobre a MAHLE América do Sul O Grupo MAHLE é o líder mundial em componentes de motor, com mais de 100 fábricas e oito centros de pesquisa e desenvolvimento em quatro continentes. Com suas duas unidades de negócios Engine Systems and Components e Filtration and Engine Peripherals o Grupo MAHLE posiciona-se entre os três principais fornecedores de sistemas para pistões, componentes para cilindros, além de sistemas de trem de válvulas, gerenciamento de ar e gerenciamento de líquidos, tendo como todos os fabricantes de automóveis e motores em todo do mundo são clientes MAHLE. Na América do Sul desde 1951, a protagonista dessa história de sucesso é a MAHLE Metal Leve. São mais de 12 mil colaboradores, trabalhando em seis fábricas, dois centros de distribuição e um centro tecnológico. Essa estrutura se concentra no Brasil e Argentina, mas seus produtos são internacionalmente aceitos, pois seguem o rigoroso padrão de qualidade MAHLE. Os produtos MAHLE possuem o melhor desempenho sob condições adversas, nossas plantas no Brasil utilizam as mais avançadas técnicas e equipamentos de produção. Nosso centro tecnológico trabalha em parceria com os clientes, projetando componentes para atender às necessidades específicas de cada aplicação e com o menor custo possível visando sempre a otimização dos recursos naturais, economia de combustível, durabilidade e diminuição dos níveis de emissão. Produtos: Pistões, Bronzinas, Bielas, Camisas de Cilindro, Pinos de Pistão, Eixos Comando, Tuchos, Balancins, Filtros do Combustível, Filtros do Ar, Filtros do Óleo, Filtros do Ar para Cabine, Filtros de Carvão Ativado, Separadores do Óleo, Produtos Sinterizados, Anéis de pistão. 2. Utilização do SAP A MAHLE iniciou a implementação do SAP R/3 no ano 2000 através do projeto Solução, dividido em duas fases de implementação: Fase 1: Atuando nas áreas Contábil, Financeiro, e Controladoria (FI-GL, FI-AP, FI- AR, FI-TV e CO-OM) finalizado em Fase 2: Com foco nas áreas de Compras, Logística, Vendas, Controladoria e Fiscal (MM, PP, SD, CO-PA, CO-PC, CO-PCA, Fiscal) finalizado em Atualmente além do SAP E/3 ERP, a MAHLE também outras soluções SAP para atender os requisitos de negócio da Empresa como: SAP HR, GRC Complice, GRC NFe, SRM, BW, Automação MIGO/MIRO,etc. A área corporativa de TI no Brasil é responsável por toda disponibilização e operacionalização do SAP no America do Sul (Brasil e Argentina) alem de mais uma planta em Portugal e outra na Áustria. Página 3-9

4 3. Descrição do Caso 3.1. Necessidade de Negócio No ano de 2012 quando passou a vigorar a obrigatoriedade da entrega do SPED Contribuições (PIS/COFINS) a Empresa teve que decidir qual solução utilizar para atender a este requerimento legal. Na época tínhamos como solução para SPED Livros/Obrigações Fiscais e SPED Fiscal um produto de um parceiro SAP, mas também já tínhamos a experiência de utilizar a solução SAP para SPED Contábil com sucesso, após várias análises a decisão da Empresa (área de negócio e TI), foi utilizar a solução SAP para SPED Contribuições. Após a definição da solução, vieram à tona algumas questões como, confiança, segurança e agilidade no momento da escrituração das notas fiscais. Apesar dos grandes esforços para criação de procedimentos, treinamentos e conciliação/auditorias, sempre tínhamos problemas para garantir a execução das atividades com maior assertividade em função de diversos motivos (Alto volume de regras criadas pelo governo, rotatividade de funcionários, novos processos, regras de negócios, etc.). Diante do exposto acima, veio o grande desafio de encontrar uma solução para mitigar ainda mais os possíveis erros no momento da escrituração Definição e Escolha Nos processos de Compras (MM) e Vendas (SD) apesar da possibilidade de criar diversas definições automáticas relativas a impostos (Direitos Fiscais, Características, Colunas do Livro, etc.) e ter diversas regras de validação padrão, identificamos a necessidade de criar novas regras de validação. O objetivo da criação da RVAE Regras de Validação Adicional para Escrituração foi de reduzir a exposição ao fisco, reduzir ainda mais as dificuldades expostas pela área de negócio e eliminar os retrabalhos no momento de elaboração das obrigações fiscais (SPED Fiscal, Contribuições, etc.). Um ganho adicional ao criar a RVAE foi transformar o processo de Entrada Nota Fiscal Manual e BAPI (criação de NF) mais dinâmica e confiável. Uma grande preocupação da área Fiscal também era não criar impactos nos processos executados pelas áreas de compras e vendas, pois principalmente o faturamento não poderia ser bloqueado em função das novas regras de validação. Página 4-9

5 3.3. Descrição da Solução A fim de evitar alterações nos processos atuais (Compras, Vendas e Nota Fiscal Manual), buscamos incluir o RVAE em um momento do processo já utilizado e conhecido por todos (Log de erros no momento da Escrituração) RVAE Regras Validação Adicional na Escrituração Página 5-9

6 Utilizamos o recurso EP-Enhancement Point para criar as ampliações e ativar as RVAE e nos seguintes pontos: PROGRAMA => LJ1BBF2F PERFORM => check_errors Este ponto é executado por todos os processos que utilizam a criação de Nota Fiscal ( MIRO, VF01, J1B1N, etc.) BAPI => BAPI_J_1B_NF_CREATEFROMDATA INCLUDE: LJ1BBF2G FORM: check_nf_bapi Este ponto foi ativado para garantir que futuros desenvolvimentos da Empresa para automatizar a escrituração da NF através da BAPI também fossem contemplados pela RVAE. Como forma de garantir a flexibilidade na execução das RVAE, criamos uma tabela de parametrização para possibilitar a ativação e ou desativação das regras de forma individual e ou completa das mesmas. A. Regra Funcional da RVAE As primeiras regras (Código de 1 a 10) são especificas para determinar de como a função de RVAE se comportará. Alguns Exemplos: Ativa/Desativa Regra Totalmente Ativa/Desativa Regra pela Direção da NF Saída ou Entrada Ativa/Desativa Regra Envio de B. Regra de Negócio e Conteúdo na RVAE A partir do código 11 foi iniciada a criação das regras de negócio e conteúdo. Estas regras foram identificadas durante o As Is e refinadas durante o To Be. Alguns Exemplos: CST 56 sem Tributo Pis Cofins Comparação Base Pis x Cofins Categoria NF Invalidas Incoterms não pode ser branco No log obrigatório NFe Para facilitar os desenvolvimentos e o entendimento do processo de validação pelos usuários, as regras de negócio e conteúdo foram classificadas em: Página 6-9

7 - Regras Cabeçalho da NF Garantir que as diversas informações do cabeçalho da NF sejam preenchidas e validas para os requerimentos legais. - Regras Item da NF Garantir que as diversas informações do item da NF sejam preenchidas e validas para os requerimentos legais. - Regras Impostos da NF Garantir que as diversas informações do imposto referente ao item da NF sejam preenchidas e validas para os requerimentos legais. Neste ponto, temos o principal foco de validação, pois aqui estamos garantindo a definição dos impostos Montante Base, Taxa Imposto, Valor Imposto, Montante Base Exc, Outras Bases (J_1BNFSTX) em função das diversas determinações do item CFOP, Origem, Direitos Fiscais ICMS/IPI/PIS/COFINS (J_1BNFLIN). Informações do Item Informações dos impostos Para viabilizar as validações acima, foi criado uma tabela de parametrização, onde podemos associar ao Grupo de Imposto + Código Situração Tributária (CST) o comportamento de cada coluna da tabela de impostos. Página 7-9

8 Legenda Coluna O Preenchimento Obrigatório S Preenchimento Facultativo N Não Preencher X Não se Aplica Também foi possível criar validações dos tipos/grupos de impostos obrigatórios para o item em função de características existentes no cabeçalho ou item da NF. A cada processo de escrituração NF (Entrada ou Saída) é executado o RVAE e se estiver tudo OK conforme regras o processo é encerrado com sucesso, senão, é gerado o Log de Erros e de acordo com a alternativa podemos ter duas ações: A. NÃO SALVA o documento O processo em execução gera o Log de Erros e ficar guardando a solução completa dos erros. Só deixa SALVAR após a solução completa dos erros. Esta opção é mais utilizada para os processos de MM e NF Manual, para os processos de SD esta opção requer uma atenção maior, pois caso ocorra muitos erros, o faturamento pode ser afetar. B. SALVA o documento e envia O processo em execução gera o Log de Erros, libera o documento para gravação mas envia um para o(s) usuário(s) chave(s) do FISCAL com o Log de Erros. Esta opção foi adotada principalmente para os processos de faturamento para evitar impactos (parada de faturamento), mas ao mesmo tempo disponibilizamos informações para área Fiscal atuar rapidamente no problema/erros. Obs. Temos uma tabela para identificar quais usuários devem receber o com o Log de erros Resultados Ao final do projeto já tínhamos criado 33 regras de negócio/conteúdo garantindo uma maior qualidade nas informações, onde 100% das NF entradas foram escrituradas de acordo com os critérios da Empresa e nos casos das NF saídas tivemos uma redução considerável de erros. Página 8-9

9 Também conseguimos ganhos adicionais nos demais processos da área fiscal, visto que foi possível reduzir os tempos de conciliação e verificação das NF escrituradas. Hoje a área fiscal corporativa consegue focar mais na gestão tributária e novas necessidades, pois tem a confiança esperada nas informações básicas. Página 9-9