Case Ypê Obtendo ganhos operacionais e fiscais automatizando a entrada de documentos no SAP com o AddTAX

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Catarina Freire
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3 Sobre a Addvisor Group 14 anos Atuando no mercado de TI +300 COLABORADOR ES +200 CLIENTES

4 Sobre a Addvisor Group Fábrica de Soluções Consultoria SAP Gestão de Projetos Suporte SAP Outsourcing de TI AddTAX Platform Controle de Balança App Center MobiAproval MobiExpenses MobiSales MobiDocs MobiForms

5 OBRIGAÇÕES A CADA 200 FUNCIONÁRIOS, 1 TRABALHA NA ÁREA CONTÁBIL SÃO 1958 HORAS POR ANO PARA CUIDAR DO FISCO R$ 60 BI GASTOS SÓ PARA CUMPRIR OBRIGAÇÕES O CÁLCULO LEVA EM CONTA SOFTWARE, INFRA, PESSOAS 1,5% DO FATURAMENTO Relatório do banco mundial publicado em outubro de 2017

6 SEM AUTOMAÇÃO NO PROCESSO MULTAS POR NÃO ARMAZENAR DOCUMENTOS ELETRÔNICOS ERROS (E MAIS MULTAS) AO FAZER REPORTS GASTOS MAIORES COM PESSOAL TEMPO PERDIDO COM TAREFAS OPERACIONAIS

7 BENEFICIOS DA AUTOMAÇÃO ELIMINA PROCESSOS MANUAIS E INTERVENÇÃO HUMANA REDUZ CUSTOS OPERACIONAIS, JUROS E MULTAS GARANTE GOVERNANÇA E COMPLIANCE REDUZ RISCOS FISCAIS

8 AUTOMAÇÃO DA ENTRADA E SAÍDA NFS-e Inbound Outbound CT-e Inbound Outbound NF-e Inbound Outbound MD-e MDF-e

9 Sobre o AddTax Sistema de Mensageria Automação de Processos BPM e Workflow Arquitetura SAP Ambiente altamente Parametrizável NFS-e Inbound Outbound CT-e Inbound Outbound NF-e Inbound Outbound Gerenciamento de Entrada e Saída de Documentos Fiscais Integração com PI, BC, JAVA, Biztalk, etc.. MD-e MDF-e

humana mitigando problemas operacionais Redução de riscos fiscais, pelo não NFS-e Inbound

10 Benefícios Esperados Redução de Custos Operacionais Prevenção a juros e multas por atraso Automação de Processos Manuais Governança e Compliance nas operações Redução de Intervenção humana mitigando problemas operacionais Redução de riscos fiscais, pelo não NFS-e Inbound Outbound CT-e Inbound Outbound NF-e Inbound Outbound lançamento ou incorreto lançamento contábil MD-e MDF-e

11 Video AddTAX

12 DOCUMENTOS ELETRONICOS NÃO FISCAIS Novo Módulo! Faz a captura de documentos não-fiscais eletrônicos e proporciona a gestão automatizada no SAP Boletos Recibos Contas de Consumo Contas de Concessionárias DOC-e

13 Gestão e Automação de Entrada de Documentos Fiscais João Artur Caliman

14 Sobre a YPE Marca líder no segmento de higiene e limpeza no Brasil, possui uma linha completa de produtos para roupa, a casa e o corpo. Fundada em 1950, é 100% brasileira Aproximadamente funcionários Exporta para mais de 20 países da América Latina, Ásia, África e Oriente Médio

15 Cenário anterior Tudo era feito manualmente (MIGO e MIRO). Não havia gestão efetiva quanto à entrada de mercadorias na empresa. Necessidade de uma gestão de XML. Autuações fiscais no Estado de GO.

Objetivo Prevenção de erros fiscais evitando erros com lançamentos manuais. Antecipação dos PROBLEMAS ao monitorar XMLs no momento em que forem recebidos (aprimoramento de análise).

16 Objetivo Prevenção de erros fiscais evitando erros com lançamentos manuais. Antecipação dos PROBLEMAS ao monitorar XMLs no momento em que forem recebidos (aprimoramento de análise). Resolução das DIVERGÊNCIAS entre a área de compras e fornecedores. ELIMINAÇÃO da espera do motorista em decorrência de inconsistências. Recebimento físico e fiscal SIMPLES e AUTOMATIZADO. Maior PRODUTIVIDADE na atividade fiscal.

Adaptação e integração da ferramenta AddTax no SAP.

17 Projeto Escopo Mapeamento dos processos de entrada. Operações fiscais que requeriam automatização. Desenho do sistema. Adaptação e integração da ferramenta AddTax no SAP. Incorporação da solução da AddVisor sem perder a ficha eletrônica de entrada. Cronograma & Recursos Quatro meses Gerente de projetos Dois key users que lidavam com a validação dos processos

18 Resultados NF é escriturada automaticamente em 20 minutos, a partir do momento em que o veículo passa sobre na balança de saída. Não há mais necessidade de colaboradores realizando a MIRO para os processos mapeados no AddTax. Conta EM-F passou a ser compensada no dia. Anteriormente, pelo menos três funcionários precisavam lidar com inconsistências na conta. Atendimento ao motorista: redução de HC. Estamos com 2 colaboradores por turno de trabalho. Redução do TMPV. 80% das operações com notas fiscais já possuem automatização.

19 Oportunidades e ganhos Agilidade na integração das notas fiscais Segurança nas informações carregadas no sistema Rastreabilidade dos documentos Redução do tempo de digitação das notas fiscais Redução de erros de digitação

20 Oportunidades e ganhos Redução dos pagamentos dos tributos com multa e juros. Armazenamento das notas fiscais em um único local. Centralização e gestão das informações no SAP pelo monitor Qualidade no processo NF-e: fim de erros. Maior agilidade na confirmação de pagamento dos fornecedores NFS s emitidas diretamente pelo site das Prefeituras permitindo a integração automática no monitor.

21 Próximas Etapas Há 3 processos que entraram em produção em breve Remessa de embalagem Transferência a granel Remessa e retorno de armazenamento. Ao final da implantação da ferramenta para tais processos, prevê-se que o índice de automatização chegará a 95%.

22 Obrigado Marcos Maciel Head of Commercial, Addvisor João Artur Caliman Diretoria Financeira - Fiscal e Recebimento Fiscal, Ypê.

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