REALIZAÇÃO. Selena Carvalho Gerente de Adm. de Pessoas e Operações de Suporte Braskem

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1 REALIZAÇÃO Selena Carvalho Gerente de Adm. de Pessoas e Operações de Suporte Braskem

2 BRASKEM Controlada pela Organização Odebrecht, a Braskem é a maior produtora de resinas termoplásticas das Américas, com volume anual de 16 milhões de toneladas, incluindo a produção de outros produtos químicos e petroquímicos básicos, e faturamento anual de R$ 54 bilhões. Com o propósito de melhorar a vida das pessoas, criando as soluções sustentáveis da química e do plástico, a Braskem atua em mais de 70 países, conta com 8 mil integrantes e opera 40 unidades industriais, localizadas no Brasil, EUA, Alemanha e México, este último em parceria com a mexicana Idesa.

3 BRASKEM INTEGRAÇÃO COMPETITIVA EXTRAÇÃO Matérias-primas 1 ª GERAÇÃO Petroquímicos básicos 2 ª GERAÇÃO Resinas termoplásticas 3 ª GERAÇÃO Transformadores plásticos NAFTA GÁS ETANOL SAL ETENO PROPENO CLORO/SODA PE PP PVC

4 BRASKEM PERFIL DE VENDAS BRASKEM : ORIENTADA PARA O CONSUMIDOR AUTOMOTIVO AGRONEGÓCIO VAREJO OUTROS 9% 5% 9% 8% 16% 27% CONSTRUÇÃO 11% 8% 7% EMBALAGENS ALIMENTÍCIAS INDUSTRIAL HIGIENE E LIMPEZA BENS DE CONSUMO

5 2015* BRASKEM EM NÚMEROS* Receita bruta R$ 54 bilhões Unidades industriais 40 Dispêndio em Inovação e Tecnologia R$ 280 MILHÕES Integrantes 16 milhões de toneladas/ano

6 SERVIÇOS COMPARTILHADOS Maio Junho 2009 Julho Agosto 2009 Setembro - Outubro outubro 2009 Processos Melhorias Níveis de Serviços Construção Business Case* Definição do Escopo Desenho dos processos Comunicação à equipe Divulgação para Braskem Gestão de Mudança Visitas de benchmarking Definição de metas e KPIs Medição de baseline Alinhamento corporativo Refinamento de produtividade 6 meses Gestão de mudança *Accenture

7 BRA ESTRUTURA RAE Finanças, Relações com Investidores e TI EXT Adm. de Pessoas e Operações de Suporte 109 Adm. de Pessoas Operações de Suporte Processamento de Folha e Benefícios Contencioso Trabalhista e Atendimento Recepção e Guarda de Documentos Tratamento de Desvios Parametrização Fiscal Registro Fiscal Central de Atendimento, Cadastro e FRS Responsável SC e TI 1 Planejamento 7 Financeiro Contabilidade e Fiscal Financeiro Fiscal Contabilidade Contas a Pagar e a Receber Apoio a Negócios Internacionais Tesouraria Nacional e Internacional Apurações Fiscais Normas e Procedimentos Fiscais Contabilidade Societária Processos Contábeis * Referência Orçamento 2016 SC UNUSA, Europa e México 37 SC UNUSA, Europa e México Fiscal Tesouraria, Crédito e Cobrança Contabilidade Contas a Pagar e a Receber

8 PERFIL DOS INTEGRANTES México EUA Alemanha integrantes 217 Brasil 60% 40% 14 estagiários 3 aprendizes AL 2% BA 85% RJ 2% SP 7% RS 4% *Referência Orçamento 2016

9 TECNOLOGIAS S A Braskem utiliza o SAP, sistema de gestão integrado, em todas as suas unidades; Serviços Compartilhados utiliza outras ferramentas de apoio a gestão: A P Framework Fiscal BPM Registro Fiscal BPM Pessoas Atendimento aos chamados Portal do Fornecedor SISDOC Team Site Wiki SC

10 TECNOLOGIAS Outras ferramentas de apoio à gestão utilizadas por Serviços Compartilhados: Geminis - Pagamentos Argentina Easy - Importação e Exportação Tedesco - Contencioso trabalhista

11 2015* Mais de SC EM NÚMEROS* 3MIL Obrigações acessórias entregues 670MIL documentos fiscais registrados R$ 39,5 BI Pagamentos MI e ME Pelas subsidiárias nacionais 53MIL CHAMADOS de Fornecedores, Clientes e Integrantes ATENDIDOS / Subsidiárias no 16Sucursais exterior em créditos tributários R$1,1BI compensados R$ 25BI em TÍTULOS CEDIDOS *Acumulado 2015

12 MAIS DE OPERAÇÕES DE SUPORTE EM NÚMEROS* MAIS DE 400MIL documentos recebidos via BPM 38Integrantes no recebimento e registro de documentos 100% dos almoxarifados MRO com leitor de código de barras RECEBIMENTO DE 190mil notas fiscais de serviço 220MIL notas fiscais de materiais registradas *Acumulado 2015

13 FLUXO DE ENTRADA Notas fiscais de serviço Entrega NF Recebe NF Digitaliza NF Trata a imagem da NF Integra dados com BPM Trata os desvios Analisa e registra NF (MIRO) Fornecedor SC Operações de Suporte Gestor/Usuário SAP + Fornecedor

14 SITUAÇÃO Média de 86% das NFs de Serviços em formato eletrônico (NFS-e);

15 SITUAÇÃO Em média, 42% das notas recebidas por e 58% entregues fisicamente;

16 SITUAÇÃO Em 2014, em média, 9% dos documentos recebidos com algum desvio;

17 SITUAÇÃO Em média, 84 chamados por mês reclamando a falta de pagamento;

18 SITUAÇÃO Assertividade média de pagamento no prazo de 87%.

19 PROVOCAÇÕES Como eliminar etapas e minimizar intervenções manuais para ganhar produtividade? Como reduzir a incidência de desvios? Como aumentar a assertividade de pagamentos?

20 SOLUÇÃO BRASKEM Foi desenvolvida uma interface, totalmente automatizada e integrada com o BPM/SAP (sistema de pagamentos), para que o Fornecedor pudesse realizar o upload do documento eletrônico através do Portal do Fornecedor Braskem. Principais vantagens: Identificação e correção dos principais desvios antes da entrada da NFS-e; Garantia de recebimento e processamento do documento pelo SC; Menor tempo de processamento: integração automática do documento no BPM.

21 SOLUÇÃO BRASKEM Duplicidade Data CNPJ Pedido/FRS: Valor: de Destinatário: Emitente: valida emissão: o de valida valor NF: valida não total se valida o são Pedido/FRS da CNPJ o a aceitos NF existência CNPJ informado Braskem documentos informado de pelo outro informado fornecedor pelo emitidos processo fornecedor pelo em igual com fornecedor no o está valor BPM (mesmo competências emissor válido total o do (aprovado centro Pedido/FRS. de nº fatura de logístico anteriores, NF, no do série, SAP do CNPJ ou nem Pedido/FRS. eliminado/bloqueado). Fornecedor com data futura. e data de emissão).

22 SOLUÇÃO BRASKEM Arquivo Emissor Pedido/FRS: XML: de fatura: valida se valida se o Pedido/FRS arquivo o CNPJ XML do informado fornecedor foi recebido pelo que pela fornecedor consta Braskem na chave está e validado de válido acesso (aprovado na informada SEFAZ. no SAP com ou os eliminado/bloqueado). dados Pedido/FRS.

23 SOLUÇÃO BRASKEM Fluxo Anterior OOO Entrega Recebe Digitaliza Trata a NF NF NF imagem da NF Integra dados com BPM Identifica e trata os desvios Analisa e registra NF (MIRO) Fluxo atual Identifica e trata os desvios Realiza upload Integra dados com BPM Analisa e registra NF (MIRO) Fornecedor + Gestor/Usuário SAP Fornecedor SC Operações de Suporte

24 RESULTADOS 99% das notas de serviço entregues através do upload, sendo 65% feito pelo fornecedor, 23% pelos gestores e 12% pelo SC; Ganho de horas de trabalho por mês com a eliminação da etapa de recepção, digitalização e tratamento das notas fiscais de serviços.

25 RESULTADOS Redução de 66% na incidência de desvios, passando de 9% (média 2014) para 3% (média 1S16);

26 RESULTADOS Redução de 87% no volume de chamados recebidos reclamando falta de pagamento, passando de 84 (média mensal 2014) para 13 chamados (média 1S16);

27 RESULTADOS Aumento na assertividade média de pagamentos, de 87% (média 2014) para 95% (média 1S16).

28 Principais desafios do Projeto Grande número de Fornecedores e Integrantes impactados Impactos na rotina de milhares de Fornecedores de serviços, bem como na de centenas de usuários e gestores Braskem; Capacitação Realização de treinamentos em 9 cidades de 5 Estados do Brasil, totalizando aproximadamente 500 pessoas capacitadas presencialmente; Campanha de Comunicação Divulgações por , através da URA da Central de Atendimento, pop-ups no Portal do Fornecedor, notícias no Portal do Integrante, dentre outras; Resistência à mudança Necessidade de esclarecer e vender as vantagens do novo fluxo, já que houve interpretações equivocadas de alguns Fornecedores e Integrantes, que entenderam como se estivessem absorvendo uma nova atividade;

29 Principais desafios do Projeto Risco de preenchimento inadequado Possibilidade de Fornecedores e Integrantes digitarem dados diferentes do documento faturado, para burlar as validações automáticas. Diante do risco, foi reforçada a necessidade da realização de análise e conferência criteriosa dos dados no momento do registro. Quando verificado algum caso, o documento é devolvido ao fornecedor; Tratamento de exceções Por necessidade de guarda física, como notas de débito, recibos de pagamentos de autônomos e NFs manuais, alguns documentos de serviço não foram contemplados no Projeto; Destinação dos FTEs Necessidade de avaliar e tomar decisão sobre o destino dos 8 FTEs disponibilizados pelo Projeto. A Braskem optou por primarizar algumas atividades antes realizadas por terceiros (6 FTEs), minimizando a necessidade de desligamentos (2 FTEs).

30 Informações Técnicas Duração do Projeto 5 meses janeiro a maio/2015 Data do go-live 1º de junho/2015 (experimental entre abril e maio) Custo total do Projeto R$ 172 mil R$ 150 mil Consultoria para desenvolvimento da Ferramenta R$ 22 mil Despesas com Gestão de Mudança (viagens para treinamentos, envio de comunicados, etc.) Equipe envolvida no Projeto: 2 analistas do SC 1 coordenador do SC 1 gerente SC 1 especialista de TI 3 consultores (fornecedor desenvolvimento técnico)

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32 Obrigada!

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