Rotinas Financeiras. Integração com o Sistema ERP. Descrição dos Controles e Rotinas Financeiras da Empresa e seu uso no sistema ERP.

Transcrição

1 Rotinas Financeiras Integração com o Sistema ERP Descrição dos Controles e Rotinas Financeiras da Empresa e seu uso no sistema ERP.

2 Índice Introdução 3 Fluxo de Informações da Empresa 3 Movimentos Financeiros 5 Plano de Contas 10 Centro de Custos 11 Contas a Pagar 13 Contas à Receber 20 Procedimento para Antecipação de Recebíveis 30 Caixas e Bancos 36 Rotina Diária do Financeiro 40

3 Introdução

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5 Movimentos Financeiros Baixas Contas à Pagar Gera um lançamento de Débito na conta ou caixa de onde o recurso financeiro (dinheiro,etc.) foi retirado.

6 Baixas Contas à Receber Gera um lançamento de Crédito na conta ou caixa onde o recurso financeiro (dinheiro,etc.) foi depositado.

7 Lançamentos Financeiros Movimentações feitas nos Caixas ou Contas (Bancos). a. Transferência: Movimentação entre Caixas ou Contas onde o valor é debitado no Caixa ou Conta de origem e creditado no Caixa ou Conta destino. Ex. Transferência de dinheiro do caixa físico da empresa para uma conta bancária da mesma via depósito bancário.

8 b.débito: Movimentação de Saída de recursos financeiros do Caixa ou Conta. Ex. Lançamento do pagamento de uma conta corriqueira (mercado, padaria, etc.) onde não há necessidade de um cadastro no controle de Contas à Pagar. Usado também na Conciliação Bancária Manual e Baixa de Conta a Pagar. c. Crédito: Movimentação de Entrada de recursos financeiros no Caixa ou Conta. Ex. Lançamento de crédito para ajustar o saldo do Caixa. Usado também na Conciliação Bancária e Baixa de Conta a Receber.

9 Conciliação Bancária Movimento para a sincronização das informações da Conta do Banco com a Conta cadastrada no sistema. a. Manual Os Lançamentos (Baixas, Débito, Crédito) são feitos manualmente no sistema com as informações oriundas de extratos da conta fornecidos pelo banco. b. Automático Os Lançamentos (Baixas, Débito, Crédito) são feitos automaticamente no sistema com as informações oriundas de arquivos (Remessa/Retorno) trocados com o banco.

10 Plano de Contas O plano de contas serve classificar as receitas e despesas (entradas e saídas). Com um bom gerenciamento do plano de contas (classificação correta), há condições de obter relatórios que retratam a situação financeira da empresa.

11 Centro de Custos O Centro de Custos é um elemento de agregação para os dados financeiros da Empresa. O centro de custo pode representar unidades administrativas ou unidades de produção/serviços. É no centro de custo que são agregadas as despesas com materiais consumidos ou utilizados diretamente, o rateio da folha de pagamento, etc. O resultado você terá quando for emitir relatórios por centro de custo.

12 Contas do Centro de Custo - São inseridas no Centro de Custos contas diretamente ligadas à sua Manutenção (Ex Folha de Pagamento, custos com viagens, treinamentos, etc) e não a atividade exercida por ele (Ex. Custo com Matéria Prima não pertence ao Centro de Custo Produção). No Plano de Contas da Empresa Podemos destacar como Contas relacionadas à Centro de Custos:

13 Contas a Pagar Controle das contas geradas pela Entrada (compra). 1. Consulta - Visualiza-se todas as contas (vencidas, parcial, pagas, a vencer e canceladas) referentes à um determinado Fornecedor, mostrando a situação financeira em relação ao mesmo e facilitando a localização de títulos para baixa.

14 2. Baixa - Exibe informações (nº do documento, parcelas, status, etc.) referentes a um Título a ser baixado.

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16 Cód. Conta Caixa ou Conta que vai fornecer o recurso financeiro para quitação do Título. Cód. Categoria Categoria do Título (ver Plano de Contas, referencia a Contas despesa) Cód. Centro de Custo Centro de Custo, se for o caso, ao qual o título pertence (ver Centros de Custo). Cód. Tipo Cobrança Tipo da Cobrança (Boleto, Cheque, Dinheiro, etc.) Doc. Número do Documento Emissão Data de Emissão do Título Vencimento Data de Vencimento do Título Vlr. Parc. Valor da Parcela Dt. Pagto Data do Pagamento do Título Vlr. Pago Valor Pago, se for maior que o Vlr. Parc., o título é dado como quitado e a diferença é considerada Juros, se for menor que o Vlr. Parc, o título é considerado como parcialmente quitado e a diferença continua como pendência no Controle de contas a Pagar. Observações Anotação (histórico) para posterior identificação do Título.

17 3.Manutenção - Além de exibir e possibilitar baixas de títulos, esta tela permite a busca de títulos por variados critérios (período, status, situação, fornecedor, etc.) e operações (edição, novo Título, cancelamento,etc).

18 Edição do Título

19 Novo Título

20 Contas a Receber Controle das contas geradas pela Saída (venda). 1. Consulta - Visualiza-se todas as contas (vencidas, parcial, pagas à vencer e canceladas) referentes à um determinado Cliente, mostrando a situação financeira em relação ao mesmo e facilitando a localização de títulos para baixa.

21 2.Baixa - Exibe informações (nº do documento, parcelas, status, etc.) referentes a um Título a ser baixado.

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23 Cód. Conta Caixa ou Conta que vai receber o recurso financeiro proveniente da quitação do Título. Cód. Categoria Categoria do Título (ver Plano de Contas, referencia a Contas receita) Cód. Centro de Custo Centro de Custo, se for o caso, ao qual o título pertence (ver Centros de Custo). Cód. Tipo Cobrança Tipo da Cobrança (Boleto, Cheque, Dinheiro, etc.) Doc. Número do Documento Emissão Data de Emissão do Título Vencimento Data de Vencimento do Título Vlr. Parc. Valor da Parcela Dt. Pagto Data do Pagamento do Título Vlr. Pago Valor Pago, se for maior que o Vlr. Parc., o título é dado como quitado e a diferença é considerada Juros, se for menor que o Vlr. Parc, o título é considerado como parcialmente quitado e a diferença continua como pendência no Controle de contas a Receber. Observações Anotação (histórico) para posterior identificação do Título.

24 3.Manutenção - Além de exibir e possibilitar baixas de títulos, esta tela permite a busca de títulos por variados critérios (período, status, situação, cliente, etc.) e operações (edição, novo Título, cancelamento, etc.).

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26 Edição de Título

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28 Atendimento/Cobrança

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30 Procedimento para antecipação de Recebíveis

31 a. Selecione os Títulos que farão parte do Borderô. b. Escolha a Conta de Banco onde será creditado o borderô. c. Digite a data do Borderô. d. Escolha a conta onde será debitado o valor do borderô É necessária uma conta de débito do Borderô para controle. Essa conta vai recebendo créditos à medida que os de títulos pertencentes ao Borderô vão sendo baixados (na conciliação bancária, após o cliente efetuar o pagamento ao banco). e. Clique no botão Gerar Borderô, após gerado, uma mensagem informa o número do Borderô.

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34 4.Imprima as Duplicatas (se necessário) a. Escolha o título na tela Manutenção de Contas a Receber. b. Escolha a Opção Imprimir Boletos. c. Escolha o Modelo referente à duplicata e imprima.

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36 Caixas e Bancos Controle dos lançamentos financeiros (crédito, débito, transferência) nos Caixas e Contas Bancárias. Na tela de Lançamentos, obtemos um Extrato com os lançamentos, no período determinado, e o saldo da Conta ou Caixa selecionado (aba inferior da tela).

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38 A.Data: Data do Lançamento B.Doc: Documento relativo ao lançamento, se necessário. C.Histórico Bancário: Para posterior identificação do Lançamento. D.Transferência: I.Sim o Cód. do Planejamento dos Itens do Lançamento (segunda parte do cadastro) será filtrado somente permitindo a escolha de Contas Bancárias ou Caixas (onde irá ser transferido o valor). II.Não o Cód. do Planejamento dos Itens será filtrado por contas Receitas ou Despesas para classificação. E.Tipo de Lançamento I.Avulso O Lançamento não estará relacionado a nenhum Cliente ou Fornecedor cadastrado no sistema. Usado para lançamentos corriqueiros que não necessitem de cadastro em contas a Pagar/Receber. Ex. Dinheiro retirado para comprar uma lâmpada no mercadinho da esquina. II.Fornecedor Surge a opção Fornecedor no cadastro de Itens, ligando o Lançamento a um Fornecedor. Usado para lançar débitos ou créditos com um determinado Fornecedor. III.Cliente Surge a opção Cliente no cadastro de Itens, ligando o Lançamento a um Cliente. Usado para lançar débitos ou créditos com um determinado Cliente. 4.Crie e preencha os dados dos Itens do Lançamento e Salve. A.Cod. Planejamento Planejamento ou Conta (caso transferência) relativo ao item. B.Cód. CC Centro de Custo, caso necessário C.Valor Valor do Lançamento I.Caso o Valor seja positivo, o lançamento vai gerar um Débito. II.Caso o Valor seja negativo, o lançamento vai gerar um Crédito. d. Histórico: Para posterior identificação do Lançamento. e. Cód. Fornecedor/Cliente (lançamento não Avulso) - Fornecedor/Cliente relacionado ao lançamento. 5.Feche a tela (Sair).

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40 Rotina Diária do Financeiro Conciliação bancária Manual Tirar o Extrato das contas bancárias da empresa e fazer os lançamentos no Controle de Caixas e Bancos ( Financeiro -> Lançamentos) Automático Trocar arquivos de Remessa/Retorno com os bancos (ainda não implantado). Borderôs Geração de Borderôs de Títulos. Levantamento dos títulos que poderão ser antecipados Confecção do Borderô no sistema Impressão dos Borderôs, caso necessário. Impressão das duplicatas relativas, caso necessário Cobrança Levantamento dos Clientes Inadimplentes. Verificação, com o setor responsável, a viabilidade da cobrança. Contatar Inadimplentes (Registrando o contato no sistema) Atualizar situação Financeira do Cliente (Baixar títulos com quitação confirmada). Classificação das contas (Pagar/Receber) de acordo com o Plano de Contas da Empresa. Controle diário do Caixa Verificação dos lançamentos/ Saldos nos caixas para fechamento dos mesmos.