ERP e WEB (Intranet) ÍNDICE

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1 Versão Agosto/2011

2 ÍNDICE 1 Introdução Requisito de Hardware e Software para instalação do aplicativo Gerenciamento de logs e consumos Módulos do Sistema Tributos Municipal Contábil, Orçamentário e Finanças Protocolo e Processos Sistema de Controle de Materiais - Almoxarifados Sistema de Controle Materiais - Patrimonial Sistema de Controle de Materiais - Compras, Licitações e Contratos Sistema Aplicativo de Gestão de Recursos Humanos BI Instalação ERP Cadastramento de usuário Permissão de Acesso e de Uso Problemas e soluções do sistema Informações de software com integração no aplicativo ERP

3 1 Introdução Esta solução possibilita aos administradores criarem uma nova concepção de gestão assim como rotinas de trabalho, fluxos e procedimentos que constituem o dia-a-dia de uma organização, servindo como força indutora na modernização substantiva dos métodos de trabalho e gestão dentro da Administração Pública. A implantação de uma Solução integrada como o ERP - Pública torna-se coerente com a grandeza e importância das tarefas a serem desenvolvidas, assim como de sua complexidade. Integração e Controle Possibilitar que todas as secretarias interajam no andamento dos processos; Integrar eletronicamente as Principais Secretarias; Redução de custo com o uso de Sistema Livres; Melhoria de atendimento ao público; Extinguir o uso de softwares não licenciados; Implantar um Sistema de Gestão realmente integrado; Automação, Controle e Racionalização de Processos; Dados para planejamento e tomada de decisão; Otimização do uso de recursos; Controle da despesas e insumos; Qualidade e agilidade nos serviços oferecidos. 2 Requisito de Hardware e Software para instalação do aplicativo As configurações sugeridas para o sistema ERP são: Estações de Trabalho Mínimo Sugerido Memória RAM 128Mb 256Mb Espaço em disco Processador 500Mhz 1000Mhz Tecnologia A Thema oferece aplicativos que utilizam as tecnologias mais avançadas em Sistemas corporativos, com SGBDR CLIENTE/SERVIDOR (Oracle), Ferramentas Orientadas a Objeto propiciando Softwares "FOR WINDOWS", e ASP e Java para ambiente "FOR WEB". 3

4 Cliente Servidor No modelo relacional suportado pelo SGBDR Oracle, nas versões 8i, 9i e 10g; Ferramenta de desenvolvimento Orientada a Objetos;; Uso de Integridade referencial, Storage Procedures, Triggers; Escalabilidade nos aplicativos, garantida pelo SGBDR Oracle; Utilização de ferramentas Case no desenvolvimento dos projetos; Multi Document Interface (MDI), Drag&drop, menus suspensos, menus pop-up, caixas de diálogo, listviews, treeviews, OLE, entre outros; Utilização de Ferramentas de Orientação e Objetos nativa ao SGBDR; Recursos de Help em HTML; Uso de recursos disponíveis no ambiente Windows. Web Banco de Dados Oracle, nas versões 8i, 9i e 10g; Active Server Pages (ASP); Internet Information Server; Cascading Style Sheets (CSS); Extensible Markup Language (XML); Dynamic HTML (DHTML); JavaScript; Crystal Reports. Java padrão e J2EE. 3 Gerenciamento de logs e consumos Servidor dedicado (recomendado) Sistema Operacional Red Hat AS 4.0 HCVE Windows 2003 R2 Standard Edition Memória: 2gb mínimo Os comandos executados para verificação dos consumos: Para obter o número de open_cursors de minha sessão select count(1) as cursores_abertos from v$open_cursor where sid = <meu_sid>; Para analisar o consumo de pga select nam.name, ses.value, ses.statistic# from v$sesstat ses, v$statname nam, v$session sss where nam.statistic# = ses.statistic# and sss.sid = ses.sid and sss.sid = <meu_sid>; and upper(nam.name) like upper('%pga%') and ses.value > 0 4

5 order by ses.statistic#,ses.value desc ; 4 Módulos do Sistema 4.1 Tributos Municipal 4.1.1) Cadastro Técnico Municipal 1.Conter rotina crítica de informações cadastrais necessárias à identificação de erros de cadastramento no momento da inclusão e alteração, observando inclusive a vinculação entre as diversas informações cadastrais; 2.Permitir a alteração da situação cadastral (ativo, inativo, baixado, suspenso) de contribuinte, pessoas físicas, jurídicas e imóveis, de oficio ou por solicitação; 3.Permitir registrar isenções, não incidência, imunidades e reduções de alíquota, de acordo com a legislação vigente; 4.Emitir relatório para conformidade do responsável sobre as isenções, não incidência, imunidades e reduções de alíquotas efetuadas; 5.Permitir consulta por número de inscrição, nome, CNPJ ou CPF, atividade econômica ou situação cadastral, por endereço, nome de fantasia; 6.Permitir o registro de diferentes códigos de atividades desempenhadas pelo contribuinte indicando a principal e as secundárias; 7.Na transferência de proprietário de imóvel apresentar consulta informando a existência de débitos do imóvel inclusive o inscrito em dívida ativa ou executivo fiscal; 8.Possuir tabela de índices de correção; 9.Permitir a solicitação de informações e certidões diversas via Portal da Prefeitura; 4.1.2) Cadastro Imobiliário 1. Possuir informações cadastrais dos imóveis existentes no município, prediais e territoriais e emitir relatório com as inconsistências verificadas no cadastro; 2. Permitir posicionar o sistema na data de cadastro desejada para que com os dados cadatrais da época(metragens,localização,características ou seja todos os dados do cadastro) possam ser realizados cálculos, efetuado consultas e emissão de relatórios visualizando os dados da época posicionada; Todas as operações devem estar liberadas para uso utilizando este recurso de posicionamento do sistema; 3. Na criação de novo cadastro do Imóvel, o sistema deverá lançar automaticamente padrões de configuração para dados cadastrais de economias territoriais e Prediais, evitando o cadastramento manual do usuário; 4. Permitir que a localização do imóvel(zona,setor,quadra,lote,sublote) seja parametrizável nos programas de consultas, cadastramentos e relatórios, permitindo ao usuário definir a ordem e o tamanho dos campos; 3. Disponibilizar cadastro e tabelas para: 3.1. Avaliação de imóveis; 3.2. Planta Genérica de Valores; 3.3.Tipos e especificações de construções; 3.4.Infra-estrutura viária (logradouros, faces de quadra, com as informações sobre os melhoramentos públicos disponíveis); 4. Permitir englobamento e parcelamento de terrenos, lotes e imóveis ) Cadastro econômico 1. Possuir informações cadastrais de pessoas físicas e jurídicas, contribuintes do ISS e sócios de empresa; 2. Possuir tabela parametrizável para a atividade econômica, hierarquizada com um mínimo de 10 níveis(formato de Plano de Contas), permitindo estabelecer a máscara para cadastramento, consultas e relatórios; Permitir vincular a tabela de atividade econômica parâmetros para cálculo e lançamentos dos tributos em cada atividade; 3. Registrar o contador responsável pela empresa; 5

6 O cadastro do Contador deve fazer parte do cadastro único do município; 4. Emitir relatórios e permitir consulta por chave do contador que detalhe as empresas prestadoras de serviço, comerciais e industriais vinculadas a cada contador; 5. Permitir o controle de enquadramentos e desenquadramentos de microempresas, Empresas de Pequeno Porte (EPP), de acordo com a legislação vigente; 4.1.4) Lançamento: 1.Possuir rotinas parametrizáveis de cálculo da obrigação principal e acréscimos legais (juros, multas e correção monetária) com destaque para cada item; O sistema deverá calcular automaticamento (juros, multas e correção monetária) sem depender do usuário para disparar programas de cálculo; 2.Possuir agenda de vencimentos de tributos; 3.Registrar no Conta Corrente Fiscal todos os lançamentos efetuados para o sujeito passivo detalhando obrigação, valor da obrigação e data de vencimento; 4.Permitir o lançamento do ISS retido, com informações do Tomador do serviço, prestador, nº da nota fiscal, data e valor via Portal da Prefeitura; 5.Permitir a emissão de guia de ISS ou taxa de poder de polícia de contribuintes por contador; 6.Permitir a transferência de débitos lançado e não pagos para Dívida Ativa, por dívida ou por contribuinte individual, considerando o prazo legal ). Imposto Sobre a Propriedade Predial e Territorial Urbana IPTU 1. Possuir tabelas parametrizáveis de valores e alíquotas para cálculo do imposto aproveitando as características de cada bairro e capacidade de contribuição por exercício; 2. Possuir todas as tabelas e cadastros necessários ao lançamento do IPTU, permitindo a atualização e inclusão de dados de forma automatizada com gerador de seqüência de códigos automática, sendo de fácil utilização permitindo todas as alterações necessárias para adequação a possíveis mudanças de legislação; 3. Possuir a possibilidade de cadastramento de múltiplos proprietários para cada inscrição de maneira a possibilitar tanto a consulta e informação simultânea como individual para cada proprietário; 4. Possuir as tabelas e manutenções compatíveis com o padrão do cadastro de IPTU utilizado no município, como por exemplo: 4.1. Depreciação: código idade, tipo construção, percentual desconto Valores variáveis: exercício, ano base, número de parcelas, valor UFM, valor m ², taxa expediente; 4.3. Tabela de multas: opção para cadastro da multa conforme previsão legal 5. Efetuar de maneira automatizada o cálculo e recálculo do IPTU e a geração e lançamento dos valores relativos no sistema de arrecadação com a emissão da competente guia de IPTU com código de barras no padrão bancário e de acordo com o modelo utilizado pelo município com possibilidade das seguintes emissões e lançamentos: 6.1. Emissão de guias única e individual Parcela única com multa e juros Parcela única com revisão de IPTU Parcela única do saldo devedor Emissão de parcelas vencidas Emissão parcelas não vencidas Emissão de com opção de alteração de vencimentos e cálculo automático de multa e juros legais. 7. Possuir mecanismo automatizado(sem a necessidade do usuário disparar o comando) para inscrição dos valores não pagos na divida ativa municipal de maneira geral ou individual de acordo com a legislação específica; 8. Possuir todos os menus de consultas relativos ao lançamento do IPTU; 9. Possuir menus de consultas relativos ao lançamento e arrecadação do IPTU: 9.1. Movimentos do exercício: tipo de dívida, opção entre contribuinte ou economia, exercício, gerando relatório com economia, dados completos da arrecadação, com total por economia e total geral Débitos do exercício: tipo de dívida, opção entre economia ou contribuinte, exercício gerando relatório com economia, dados referentes a débitos pendentes, com total por economia e total geral Dívida Ativa: opção de consulta entre contribuinte ou economia gerando relatório com dados 6

7 pertinentes aos débitos em Dívida Ativa Movimentos Dívida Ativa: opção de consulta entre contribuinte ou economia gerando relatório com dados pertinentes ao movimento da Dívida Ativa referente opção selecionada. 10. Possibilitar a emissão geral do IPTU conforme a necessidade do município. 11. Possuir sistema de indexador compatível com o utilizado no município contendo 04 casas decimais; 12.Possibilidade de controlar os descontos em cota única e parcelas utilizando como critério o bom pagador(contribuinte que não tem dívidas em exercícios anteriores) com descontos diferenciados; 13.Possuir sistema de busca para consulta do código das informações a serem incluídas em cada campo de preenchimento das tabelas e manutenção do sistema. (chave estrangeira); 4.1.6) Contribuição de Melhoria: 1. Conter rotina de cálculo parametrizável para atendimento das fórmulas previstas em lei, de rateio do custo do investimento, levando em consideração a melhoria, seu custo e imóveis beneficiados; 2. Emitir edital de convocação onde conste as informações exigidas no Código Tributário Nacional e legislação municipal; 3. Possuir as tabelas e manutenções compatíveis com o padrão do cadastro de Contribuição de Melhoria utilizado no município como segue: PARTE FIXA: Data da Obra, código e nome do logradouro (vinculado ao cadastro de logradouros do IPTU), valor metro linear, metros lineares de testada PARTE VARIÁVEL: inscrição da economia (deve mostrar código e nome do contribuinte), testada e valor total calculado. 4. Efetuar o lançamento dos valores relativos no sistema de arrecadação com a emissão da competente guia de Contribuição de Melhoria com código de barras no padrão bancário e de acordo com o modelo utilizado pelo município, tais como: Isenções, Atualização de registros na arrecadação, Notificações de débito (débito em atraso; parcelamento em atraso), Inscrição Individual em Dívida Ativa e Parcelamentos; 5. Possuir mecanismo automatizado(sem a necessidade do usuário disparar o comando) para inscrição dos valores não pagos na divida ativa municipal de maneira geral ou individual de acordo com a legislação específica; 6. Possuir sistema de indexador compatível com o utilizado no município contendo 04 casas decimais; 7. Possuir tecla de atalho para consulta do código das informações a serem incluídas em cada campo de preenchimento das tabelas e manutenções do sistema ) Imposto sobre Serviços ISS: 1. Possuir tabelas parametrizáveis de valores e alíquotas para cálculo do Imposto; 2. Permitir o controle de várias atividades por contribuinte, indicando a atividade principal e secundárias; 2. Permitir posicionar o sistema na data de cadastro desejada para que com os dados cadatrais da época(localização,características ou seja todos os dados do cadastro) possam ser realizados cálculos, efetuado consultas e emissão de relatórios visualizando os dados da época posicionada; Todas as operações devem estar liberadas para uso utilizando este recurso de posicionamento do sistema; 3. Permitir o cálculo automático de ISS fixo, levando em conta períodos proporcionais (incompletos) com enquadramento por atividades; 4. Permitir a emissão de notificação de lançamento e guia de recolhimento de ISS resultante de estimativa fiscal ( inclusão, exclusão, definindo período): 4.1 Permitir reemissão de guias com nova data de vencimento e atualizações; 5. Conter rotinas de enquadramento de contribuintes para cálculo de valor do imposto conforme seja fixo ou variável; 6. Permitir via Portal da Prefeitura o lançamento das notas fiscais dos serviços prestados, as deduções, quando houver, cálculo mensal da obrigação principal e acréscimos legais (juros multa e correção monetária), emissão da guia única para pagamento na rede arrecadadora, ficando o registro do lançamento; 7. Permitir via Portal da Prefeitura o lançamento através de arquivo em formato XML o registro do movimento financeiro(escrituração das notas fiscais) das empresas; 7

8 8. Emitir demonstrativo da arrecadação do ISS por atividade econômica, mensal, anual e por período; 9. Possuir um gerador e controlador de senha para contribuintes, para sua inteiração com o Setor tributário, solicitação, emissão de guia, pedido de autorização de notas, pedido de alterações; 10. Permitir emissão via Portal da Prefeitura de notas fiscais avulsas, inclusive guia com código de barras; 11. Manter auditoria de troca de sócios, possibilitando consultar a data do ocorrido, percentuais na sociedade e usuário, assim como todas as alterações efetuadas no cadastro base; 12. Possibilitar o uso de carnês individuais ou agrupados por conjunto com regra dinâmica para facilitar a impressão com menor intervenção do usuário; 13. Permitir agrupar conjunto de carnês para impressão, com seleção de informações de contribuintes, atividades, parcelas e exercícios; 14. Possuir planilha de apuração de ISS e acréscimos legais; 15. Permitir a criação de parcelas de Guias Complementares de ISS; 16. Permitir emissão e reemissão (2ª via) de alvarás para empresas licenciadas; 17. Permitir baixa de empresas por requerimento da própria ou de ofício; 18. Permitir impressão de guias com cálculo de juros/multa e correção com data determinada; 4.1.8) Imposto sobre Transmissão de Bens Imóveis, dos Valores de Laudêmio e Foro: 1. Utilizar dados da guia do ITBI para atualizar os dados cadastrais do IPTU e Dívida Ativa (proprietário e devedor); 2. Calcular o valor do ITBI urbano com base nos venais valores pré-definidos no IPTU conforme as alíquotas e vencimentos legais; 3. Possuir a possibilidade de reemissão, alteração e anulação de guias; 4. Possuir a possibilidade de impedir ou liberar a emissão da guia de ITBI caso o imóvel possua débitos em dívida ativa, de acordo com a legislação em vigor, se for o caso; 5. Possuir tela para informação no IPTU do número da matricula do registro de imóveis do lote transacionado; 6. Possuir Campo para cadastramento de novos contribuintes; 4.1.9) Relatórios: 1. Emitir demonstrativo de cálculo IPTU; 2. Emitir relatório das empresas que possuem isenção de ISS, de taxa de vistoria alvará, de imunidade de imposto; 3. Possuir relatório comparativo do cálculo do IPTU: entre dois quaisquer exercícios selecionados, gerando relatório contendo em duas colunas (uma para cada exercício) os seguintes dados: valor lançado do imposto e valor atualizado da dívida; 4. Possuir relatório demonstrativo do IPTU lançado por exercício, com a possibilidade de seleção de acordo com os seguintes critérios: 4.1 Predial, territorial ou ambos; 4.2 valores do imposto, área do lote, área construída, testada, profundidade, ocupação, pedologia, tipo da construção, logradouro, bairro, setor, zona fiscal, setor e quadra; ) CONTROLE DA ARRECADAÇÃO: 1.Possuir rotina de recepção e classificação dos dados de arrecadação recebidos dos agentes arrecadadores, através de meio eletrônico ou comunicação de dados; 2.Conciliar os valores repassados pelos agentes arrecadadores ao Tesouro Municipal, acusando eventuais diferenças a maior ou menor nos valores repassados; 3.Emitir relatório de controle dos registros não conciliados pela rotina de recepção e tratamento dos documentos de arrecadação enviados pelos agentes arrecadadores; 4.Disponibilizar rotina para conciliação manual dos documentos de arrecadação nos quais não foi possível a conciliação automática; 5.Possuir tabela de classificação de receitas, fonte e destinação de recursos; 6.Fornecer dados sobre a receita arrecadada no período devidamente classificada para contabilização; 7.Possuir integração com o Sistema de Administração Orçamentária e financeira, gerando os lançamentos contábeis da receita arrecadada e classificada; 8.O sistema deverá controlar automaticamente sem necessidade de lançamentos complementares as diferenças e/ou acréscimos legais previstos por repasse a menor ou atraso nos repasses do agente arrecadador; 8

9 9. O sistema deve prever integração para arrecadação de tributos com os Bancos do Brasil, Banrisul, CEF, Bradesco e Santander; 10. Permitir a impressão de tributos associados a determinado convêncio de forma automática sem que o usuário precise fazer a escolha do convênio; 11. Permitir importar simultaneamente vários arquivos de arrecadação de vários bancos e/ou vários convênios diferentes; 12.Emitir relatório no período selecionado da receita diária, tipo de receitas e valor pago; ) Relatórios: 1. Emitir relatórios de análise de arrecadação das receitas tributárias: 1.1 Para o ISS: por contribuinte, e informando os valores arrecadados dos exercícios selecionado pelo usuário. No caso de ISS variável informar também o valor declarado pelo contribuinte; 1.2 Para o IPTU e Taxas de Serviços Urbanos por bairro e informando os valores arrecadados absolutos e percentuais dos exercícios selecionados pelo usuário; 1.3 Para taxas (poder de polícia, taxa sanitária, taxa de uso e ocupação do solo, taxa de expediente, etc.) informando os valores arrecadados absolutos e percentuais dos exercícios selecionados pelo usuário. 2. Emitir relatório de valores recebidos e a receber, e ordem decrescente: 2.1 Para o ISS: com o valor do ISS fixo e valor do ISS variável, detalhados por atividade, e percentual do valor recebido ou a receber em relação ao total; 2.2 Para o IPTU e Taxas de Serviços Urbanos: Valor do IPTU e valor das taxas, detalhados por bairro, logradouro e contribuinte; ) CONTA CORRENTE FISCAL: 1.Efetuar os registros de lançamento e pagamento de todas as obrigações fiscais, inclusive aquelas decorrentes de ações fiscais; 2.Permitir que todos os débitos de contribuinte (pessoa física, jurídica ou imóvel) possam ser agrupados para consulta e emissão de extratos da posição financeira, referente ao exercício corrente e anteriores, informando em que fase da cobrança o débito se enquadra (dívida ativa, ajuizada, contencioso, etc); 3.Possuir transação que permita a alocação manual de pagamentos; 4.Nos extratos de contribuinte proprietário assegurar que também seja listados os lançamentos e pagamentos relativos a cada imóvel de sua propriedade; 5.Apurar o saldo em conta corrente, nos casos de pagamento após o vencimento, levando-se em conta os acréscimos legais devidos em função do período transcorrido entre a data de vencimento e de pagamento; 6.Permitir o registro e controle de parcelamentos, do número de parcelas e dos pagamentos referente as mesmas; 7.Emitir relatório de controle de inadimplência, analítico e sintético, por tributo, contribuinte ou imóvel; 9.Permitir registrar as ações de cobrança ajuizadas após inscrição em dívida ativa; 10.Permitir o registro das diferentes hipóteses da suspensão de exigências do crédito tributário previstas na legislação, pelo prazo devido, caso a caso; 11.Permitir o registro da restituição de valor cobrado a maior ou indevido ) Relatórios: 1. Permitir a emissão de relatórios com percentuais de inadimplência dos maiores contribuintes por setor ou atividade (varejista, farmacêutico, etc.) ou tributo; 2. Emitir relatório analítico dos maiores devedores; 3. Emitir relatório dos maiores débitos cuja exigência esteja suspensa e que informe a razão da suspensão e a data do evento; 4. Emitir relatório de débitos ainda não inscritos em Dívida Ativa que informe tempo de permanência (em número de dias) da obrigação no Conta Corrente sem o respectivo pagamento, valor e contribuinte ou imóvel a que se refere ) COBRANÇA, DÍVIDA ATIVA E EXECUÇÃO FISCAL: 1.Possuir rotinas parametrizáveis de cálculo de acréscimos legais, de obrigações não cumpridas e registradas no Conta Corrente, e emitir Notificação e Guia de Recolhimento, com código de barras, e com destaque para cada item da receita, de acordo com o padrão bancário; 2.Possuir cadastro de Lei que definirá as regras dos parcelamentos: Deverá conter 9

10 registro/parâmetro de Desconto de Juro, Desconto de Multa, Desconto de Correção, Percentual de Juro Progressivo, Moeda que será gerado o Parcelamento, Percentual de Entrada necessário para o Parcelamento, Controle da Correção Fixa por parcela lançada, Intervalo de exercícios em que é permitido parcelamento, Tributos que serão permitidos parcelamentos, Valor mínimo por Parcela para pessoa física e Jurídica e controle quantitativo de reparcelamento; 2.Permitir o parcelamento de débitos inscritos em Dívida Ativa e não executados, emissão de carnês e a gestão da carteira de parcelamento inclusive o controle do numero de parcelas inadimplentes, observados valores mínimos e demais regras de parcelamento; 3. Possibilitar o cancelamento automático dos parcelamentos não cumpridos, voltando o débito a situação original com compensação dos valores pagos nas dívidas originais; Permitir disparar o processo selecionando o número de parcelas em atraso; 4. Permitir parcelamento múltiplo, porém mantendo os valores descriminados por fato gerador; 5. Permitir a impressão consolidada de múltiplos parcelamentos, considernado como critério de junção o número da parcela e data de vencimento; 6. Permitir repactuar um parcelamento em andamento(com pagamentos) aplicando sobre este parcelamento os benefícios de nova Lei; O sistema automaticamente deverá reprocessar o parcelamento, recalculando os novos valores, compensando os débidos de forma que o usuário não tenha que executar procedimentos complementares ou manuais; 7.Possuir campo no extrato de débitos onde conste o número de parcelamentos efetuados por exercício para os exercícios executados para efeitos de restrição no judicial quando houver leilão; 8.Emissão de extrato de movimentos (conta corrente fiscal) exclusivo dos lançamentos em dívida ativa; 9.Emissão de extrato de Dívida Ativa que permita a visualização de toda a situação do débito, e dados relativos a execução fiscal, tais como: data do ingresso da ação, data do despacho que ordena a citação, data da audiência, data da penhora, datas de leilões, existência de CDA com o seu número e o número do processo administrativo, o número do processo judicial, a vara competente e o procurador responsável pela ação; 10.Possibilidade de seleção e emissão de notificações de acordo com critério pré-definido. p.ex. Débitos não executados, débitos inscritos, débitos parcelados em atraso executados ou não, etc. 11.Possibilidade de parcelamento de débitos por inscrição, por exercício, por contribuinte, total geral ou parcial; 12.Permitir e possuir campo próprio no extrato de débitos para separação e especificação dos parcelamentos de exercícios executados e não executados; 13.Possibilidade de reimpressão de parcelas vencidas com cálculo de multa e juros automático para novo vencimento; 14.Permitir a adequação do programa às mudanças na legislação e a casos específicos, p.ex. Dispensa de multa e juros face a tramitação de processo administrativo, programas específicos de benefícios fiscais (REFIS); 15.Possuir possibilidade de lançamento de novos valores, alteração dos valores lançados, baixa dos valores já pagos, prescritos, de acordo com processo administrativo ou judicial; 16.Possuir programa para seleção e cancelamento de débitos que se enquadrem na legislação municipal para remissão ou anistia; 17.Permitir a emissão da Confissão de débitos de acordo com o modelo utilizado no município e permitir a consulta do termo no sistema mediante acesso rápido e integrado com o parcelamento da dívida executada; 18.Adequação do modelo de CDA para cada tipo de débito, com a possibilidade de inclusão automática de todos os dados necessários para ingresso da ação judicial. p.ex. Anexo de demonstrativo dos débitos, notificação do lançamento, etc... No caso específico da NL (ISS) permitir que se especifiquem na CDA os anos apurados; 19.Possuir rotinas de inscrição em dívida ativa dos tributos e outras receitas, vencidas e não pagas, registradas no Conta Corrente Fiscal, de acordo com a legislação; 20.Permitir a extração dos dados necessários ao registro e composição do Livro da Dívida Ativa; 21.Possibilitar a emissão da certidão de dívida ativa e da petição para ajuizamento, agrupando todas as inscrições em Dívida Ativa relativas ao mesmo contribuinte 22.Possuir integração com o Protocolo e Controle de Processos gerenciando os processos fiscais 10

11 correspondentes ; 23. Possuir planilha de fiscalização, que permite ao fiscal lançar dívidas e diferenças apuradas no processo de fiscalização; 24. Possilidade de trocar a forma de cálculo de Multa para os tributos de determinado processo; 25.Permitir o registro da data de emissão e da data de recebimento do aviso da decisão para controle do prazo de recurso ) Relatórios: 1. Emitir relatório de análise gerencial da cobrança, por imposto, por código de atividade ou tributo e situação quanto ao pagamento; 2. Emitir relatórios gerenciais necessários ao controle administrativo do débito, p.ex. Parcelamentos em atraso, débitos a pagar, valores inscritos, maiores inadimplentes, débitos por exercício, dívidas a prescrever, débitos executados, contencioso, débitos por valores, total da divida ativa geral e por exercício, todos com opção de escolha da ordem de agrupamento dos dados (por nome, por inscrição, por ano, etc.); 3. Possuir relatórios para todos os procedimentos realizados. p.ex. número de parcelamentos realizados, valores parcelados, etc. Todos com opções de seleção e consulta na tela e impressão, podendo ser feita a seleção pelas diversas formas de consulta possíveis; 4. Permitir a integração, criando-se campo para a emissão de relatório que informe o número mensal de processos ajuizados e a natureza do tributo executado, se IPTU, Contribuição de Melhoria, ISS 5. Possuir relatório específico para controle de parcelamentos dos débitos executados; ) FISCALIZAÇÃO: 1.Permitir gerar relatório para as empresas que possuem ISS retido, declarado, sem recolhimento; 2.Permitir gerar a programação das Ações Fiscais, através de critérios, possibilitando selecionar as atividades a serem fiscalizadas, a distribuição da carga de trabalho entre o corpo fiscal e a emissão de autorização para ação fiscal ; 3.Permitir a elaboração, a emissão e o controle de auto de infração, e imposição de multa incluindo: enquadramento legal, descrição de fatos, cálculo automáticos do principal e acréscimos legais e emissão de termos diversos; 4.Permitir a emissão e o controle de Notificações Fiscais registrando prazos de cumprimento da obrigação; 5.Permitir o registro das notas fiscais de prestação de serviço recolhidas pelo município; 6.possuir integração com protocolo e controle de Processos, gerando os processos fiscais correspondente às autuações; 7.Possuir integração com a conta corrente fiscal permitindo registro do valor da obrigação constituída e seus acréscimos legais e do número do processo fiscal para cada Auto de Infração e Notificação Fiscal; 8.Emitir termo (padrão) de início de ação fiscal, com a previsão legal, permitindo a inclusão de texto configurável; ) Contencioso: 1.Possuir integração com Conta Corrente Fiscal apresentando uma situação que identifique que o débito está em Contencioso Administrativo, permitindo o registro das impugnações impetradas pelo contribuinte a lançamentos efetuados, bem como do número do processo correspondente, suspendendo a exigência da obrigação até a decisão e após a decisão, observando os prazos para pagamento voluntário; 2. O contencioso deverá funcionar integrado ao controle de processo administrativo; Todos os andamentos e despachados deverão ser registrados no contencioso; Quando o processo for encerrado/concluído, automaticamente o contribuinte é retirado do contencioso; 3. Deverá ser informado a Data em que os débitos estarão inscritos no Contencioso Administrativo para que o cálculo de multa e juros fiquem travados na data definida; A correção monetária continuará contabilizando normalmente; As consultas e relatórios deverão refleter automaticamente esta definição; 4.Os débitos inscritos no Contencioso Administrativo possibilitam a emissão de certidão positiva com efeito de negativa e NÃO permitem a geração da certidão negativa de débitos e da CDA; 5.Possuir cadastro e controle de todos os processos Judiciais da Prefeitura; 6.Vincular a processos judiciais de um ou mais processos Administrativos; 11

12 7.Vincular para cada processo dos advogados das partes, e da Prefeitura, Tipo de Ação, Foro de discussão, Motivos e Históricos; 8.Permitir o controle dos passos processuais, possibilitando a anotação do motivo e despacho depois de cumprido ou não o compromisso do advogado com o processo; 9.Possibilitar uma agenda automática para o advogado vinculado ao processo e configurado conforme a finalidade; 10.Visualizar graficamente a agenda do advogado por período, dos compromissos assumidos com os processos judiciais; ) CERTIDÕES: 1.Possuir cadastros necessários a emissão de certidões diversas, permitindo a atualização e inclusão de dados de forma automatizada com gerador de seqüência de códigos automática, sendo de fácil utilização permitindo todas as alterações necessárias para adequação a possíveis mudanças de legislação; 2.Possuir a possibilidade de emissão na WEB das seguintes certidões: 3.1 Certidão negativa de Débito Geral 3.2 Certidão Positiva com Efeito Negativa Geral 3.3 Certidão Negativa do imóvel 3.4 Certidão Positiva com Efeito Negativa do Imóvel e 3.5 Certidão Positiva Descritiva de Débito; ) GERAL TRIBUTOS : 1.Possuir tabela de correção com dados históricos, para ao escolher determinada data de correção possa posicionar o sistema, permitindo a verificação de valores no passado ou futuro; 2.Possuir tabela de Moedas/Indexadores que permita ao usuário escolher determinada moeda cadastrada no sistema (Dólar, Unidade de Referência Municipal, etc) e possa visualizar em qualquer consulta e/ou imprimir qualquer relatório na moeda escolhida; 3.A Interface do sistema deve permitir agendar processos como Inscrição em Dívida Ativa, Cancelamento de dívidas Prescritas, troca de socios do itbi, geracao de arquivos de iptu, iss fixo e alvará, etc, para rodar em horários e dias estabelecidos pelo usuário; Sendo que estas rotinas deverão ser executadas diretamente no banco de dados Não precissando o usuário ficar com a interface do sistema aberta; 4.Permitir a criação e geração de relatórios e certidões via Gerador de Relatório; 5.Permitir ao usuário habilitar e/ou consultar auditoria em tabelas, sendo que serão auditadas as transações executadas por qualquer interface(cliente/servidor, WEB, etc); 6.Permitir o cadastramento e configuração da tabela de tributos multi-exercício; 7. Permitir o cadastramento das tabelas de juros, multas e Integração Contábil por tributo e exercício para os tipos Normal e Parcelado; 8. Permitir contralar quais tributos devem ou não ser inscritos em Dívida Ativa; 9. Permitir configurar pela situação do tributo( Dívida Ativa, Ajuízado, Contencioso) se permite ou NÃO a impressão de carnê; ) NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NFe) 1. MÓDULO OPERACIONAL - ONLINE Módulo que será utilizado principalmente pelas empresas que possuem Sistema de Gestão, procedendo através de webservices para a comunicação com este módulo, bem como aquelas que possuem volume pequeno de geração de notas mensais, utilizando sempre conexão de internet de banda larga para a geração das suas Notas Fiscais. Armazenar as senhas criptografadas utilizando algoritmos de criptografia; Ser desenvolvido em linguagem de programação JAVA sob a plataforma J2EE; A arquitetura do Sistema Integrado de Gestão Municipal deve possuir por base a tecnologia WEB, dividida em 3 (três) camadas distintas, onde os componentes da solução estejam nitidamente separados em: camada de informação (dados), camada de aplicação (regras de negócio) e camada de apresentação (interface com usuário). A solução deverá permitir operação em ambiente distribuído ; Funcionar com um, ou mais dos seguintes servidores de aplicação: IBM Websphere, SunOne Aplication Server, JBOSS, Glassfish; Apresentação automática aos usuários da Solução das alterações e novidades implementadas nas aplicações a cada nova atualização dos Sistemas, informando de forma intuitiva ao usuário no momento do acesso a aplicação e/ou das rotinas específicas. 12

13 nterface deverá seguir os padrões W3C (não serão admitidos aplicativos com interface no modo caracter). Funcionar sob o navegador WEB Internet Explorer 7 ou superior; Funcionar sob o navegador WEB Mozilla FireFox 2.0 e superiores; Funcionar sob o navegador WEB Chrome; Executar transações pela internet utilizando SSL através de HTTPS; Possuir padronização do uso de teclas de atalho, em todas as telas e módulos, de forma a facilitar o seu aprendizado e operação; Possuir a facilidade de importação de dados no formato XML; Possuir a facilidade de exportação de dados no padrão ASCII no formato TXT; Possuir recursos de informação ao usuário sobre o que um botão, menu ou ícone faz ao posicionar o cursor sobre ele; Permitir o usuário identificar o formato (máscara) nos campos de entrada de dados, durante sua digitação; Bloquear a digitação quando o número de caracteres ultrapassarem o número máximo permitido para os campos de entrada de dados; Apresentar o conteúdo das telas, organizado em áreas funcionais delimitadas. P.ex., legenda da janela; área para menus; área para botões; área de apresentação de campos; área para mensagens de orientação; área para identificação, localizada no topo da janela que indica a aplicação; área de menus e/ou botões abaixo da área de identificação; etc.; Permitir ao usuário acompanhar o andamento da operação em execução; Possibilidade de customização de atalhos para as tarefas de cada usuário Possibilitar a personalização da interface do produto conforme solicitação do cliente; Sistemas baseados em ambinte Java utilizando os Padrões: MVC Model View Controller; JAAS Java Authentication and Authorization Service; Sistemas desenvolvidos em Java considerando as seguintes características: Testes de integração; Camada de serviço para viabilizar integrações; Garantia de integração; Garantia de funcionamento básico; Sistemas desenvolvidos em Java permitindo a personalização de interface pelo usuário, contendo: Apresentação da quantidade de programas mais utilizados pelo usuários; Alteração de Skins pelos proprios usuários; Possibilidade de personalizar o números de itens a serem visualizado por página em lista (Grid) Ser compatível com ambiente multiusuário, permitindo a realização de tarefas concorrentes; Deverá estar apto para realização de validação jurídica de todo o processo da nota fiscal através de certificado digital E-cpf e E-cnpj; A Solução NF-e deverá realizar a emissão de notas fiscais eletrônicas, bem como todos os controles necessários, de acordo com padrão ABRASF; Permitir emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) on-line via portal da Prefeitura; Utilizar tecnologia WebService, destinados a comunicação direta com o sistema contábil do contribuinte. Essa comunicação é feita via troca de arquivos XML (escrituração eletrônica automática), além de WebServices de remessa, retorno e verificação dos lotes de acordo com a documentação especificada no padrão ABRASF; A Solução NF-e deverá manter segurança garantindo que o remetente de uma remessa seja realizada utilizando um bloco de assinatura digital do arquivo XML a qual será verificada junto ao cadastro do contribuinte ou escritório contábil autorizado a realizar a escrituração; Tratar e controlar a recepção e processamento do RPS(recibo provisório de serviço); Possibilitar ao contribuinte o cancelamento de NF-e de acordo com as situações definidas pela Prefeitura; A solução deverá disponibilizar os relatórios de controle e acompanhamento dos RPS e das notas fiscais eletrônicas emitidas; Deverá ser armazenado eletronicamente todos os documentos emitidos e com fácil controle e acesso; O Sistema deverá oferecer possibilidade de emissão de guia de ISS, baseado nos dados lançados através da nota eletrônica; Utilizar SGBD Oracle versão 10g, ou superior; 13

14 Prover o controle efetivo do uso dos sistemas, oferecendo total segurança contra a violação dos dados ou acessos indevidos às informações, através do uso de senhas, configuração adequada do ambiente e assinatura digital, permitindo configuração de níveis de permissões para acesso individualizados por usuários e grupos de usuários; Disponibilizar opções de auditoria com identificação do usuário e data da operação das atualizações efetuadas sobre cadastros e movimentações; Deverá ser baseado no conceito de controle de transação, mantendo a integridade do Banco de Dados em quedas de energia e falhas de software/hardware; Assegurar que a informação seja alimentada única vez e disponibilizada em todos os módulos do sistema de gestão municipal, onde couber, sem a interferência humana; Possuir atualização on-line dos dados de entrada, permitindo acesso às informações atualizadas imediatamente após o término da transação em qualquer módulo do sistema de gestão municipal utilizado pela prefeitura; Possuir teste de consistência dos dados de entrada. P.ex., validade de datas, campos com preenchimento numérico, etc.; Utilizar a língua portuguesa para toda e qualquer comunicação dos sistemas aplicativos com os usuários; Disponibilizar Manual do Administrador; Disponibilizar Manual do Usuário; Criação de Menu personalizado de acordo com o nível de senha do usuário; Utilização de cadastro único multifinalitário atual da Prefeitura de forma on-line; Emissão de documentos oficiais pela Internet com comprovação de autenticidade; Deve fazer tratamento de integridade referencial dos dados; Permitir a geração de NFS-e assinadas com Certificado Digital; Permitir o cancelamento de NFS-e não pagas assinadas com Certificado Digital; Possui programa de substituição de NFS-e assinadas com Certificado Digital; Envio automático de personalizados para o TOMADOR DO SERVIÇO com as informações da NFS-e, permitindo clicar no link e gerar cópia da NFS-e; Possuir consulta por CNPJ ou Razão Social das empresas autorizadas pelo município a emitir NFS-e; Permitir vincular a empresa a pessoas físicas ou jurídicas autorizadas a emissão de NFS-e; Atender as regras de diversos bancos quanto a geração dos boletos, permitindo a livre escolha do convênio pela prefeitura; Permitir a impressão do boleto pelo contribuinte em data futura; Permitir aos PRESTADORES DE SERVIÇO a geração do boleto para todas as NFS-e do mês ou apenas para as NFS-e selecionadas; Permitir aos TOMADORES DE SERVIÇO a geração do boleto para todas as NFS-e do mês ou apenas para as NFS-e selecionadas; Geração automática da dívida para aquelas empresas PRESTADORAS que não geraram o boleto até a data escolhida pela Prefeitura; Geração automática da dívida para aquelas empresas TOMADORAS que não geraram o boleto até a data escolhida pela Prefeitura; Possibilitar a emissão de boletos atrasados com cálculo de juros, multa e correção monetária de acordo com a legislação municipal; Possibilitar consultar as NFS-e emitidas por Contribuinte, podendo selecionar por intervalo de datas e imprimir relatório das NFS-e selecionadas; Permitir consultar e imprimir segundas vias de NFS-e geradas; Permitir a integração com o sistema de financeiro da prefeitura, através de webservice, com relação as guias lançadas e pagas; Permitir consulta de RPS(Recibo Provisório de Serviços) sem necessidade de logar no sistema; Controlar o acesso ao sistema através de uma credencial de acesso, com possibilidade do usuário alterar a própria senha; Permitir que um Cpf ou CNPJ tenha acesso a várias empresas; Permitir cancelar a Guia de Pagamento gerada; Possuir mecanismo de WebServices para recepcionar, processar e consultar RPS(Recibos) 14

15 provisórios de serviços) gerados por outros sistemas; Possuir mecanismo para autorizar/desautorizar empresas a emitir NFS-e; A NFS-e após emitida NÃO poderá ser alterada; A numeração da NFS-e será determinada automaticamente pelo sistema por Empresa, sendo formada pelo exercício mais a numeração sequencial; Todas as NFS-e terão um código de verificação geradas automaticamente pelo sistema; A NFS-e deverá permitir o registro das retenções federais. 2. MÓDULO OPERACIONAL - OFFLINE Módulo que será utilizado principalmente pelas empresas que não possuem uma conexão rápida de internet (internet de banda larga), e pelas empresas que não possuem Sistema de Gestão próprio. Ser compatível com ambiente multiusuário, permitindo a realização de tarefas concorrentes; A Solução NFS-e deverá manter segurança garantindo que o remetente de uma remessa seja realizada utilizando um bloco de assinatura digital do arquivo XML a qual será verificada junto ao cadastro do contribuinte ou escritório contábil autorizado a realizar a escrituração; Utilizar a língua portuguesa para toda e qualquer comunicação dos sistemas aplicativos com os usuários; Deverá possibilitar ao usuário cadastrar Tomadores de Serviço; Deverá possibilitar ao usuário editar um Tomador de Serviço previamente cadastrado; Deverá possibilitar ao usuário cadastrar as Informações referentes ao Prestador de Serviço; Permitir a criação de Recibos Provisórios de Serviço. Permitir a impressão de Recibos Provisórios de Serviço; Permitir o envio de Recibos Provisórios de Serviço para o WebService da prefeitura; Permitir a atualização dos Recibos Provisórios de Serviço, consultando junto aos serviços disponibilizados pela prefeitura o novo status de cada recibo; Permitir a cópia de um Recibo Provisório de Serviço para facilitar o preenchimento de um novo recibo; Permitir a exclusão de um Recibo Provisório de Serviço, somente se o mesmo não tiver sido impresso ou enviado ao WebService da prefeitura ainda; Permitir a criação de um Recibo Provisório de Serviço para gerar uma nota cancelada, somente se o recibo for impresso e não tiver sido enviado para o WebService da prefeitura ainda; Permitir a edição de um Recibo Provisório de Serviço criado anteriormente que não foi ainda impresso ou enviado ao WebService da prefeitura; Permitir a visualização dos Recibos Provisórios de Serviço. Exibir os erros que possam ocorrer em qualquer parte do processo de envio e/ou recebimento de um Recibo Provisório de Serviço. Criação e validação de Recibos Provisórios de Serviço conforme o padrão definido pela ABRASF. Permitir a comunicação online com os WebServices da prefeitura. Disponibilizar vídeos explanando o uso do sistema. Deverá informar ao usuário sobre atualizações disponíveis. Deverá permitir ao usuário instalar os pré-requisitos necessários ao sistema através do instalador do mesmo. O sistema deverá operar em processo off-line em ambiente Windows; Utilizar certificados ICP Brasil para garantir a segurança das transações das informações com os WebServices da prefeitura e para assinar os Recibos Provisórios de Serviço, garantindo assim, a segurança das informações. O usuário só poderá utilizar o sistema se o mesmo for devidamente cadastrado junto à prefeitura e posteriormente ativar o sistema. 4.1Contábil, Orçamentário e Finanças 4.2.1) Gestão Orçamentária: Módulo funcional que gerencia e controla, de forma completa, aspectos relativos a Gestão Orçamentária, e deve: Cadastro e manutenção de tabelas orçamentárias: Órgão, unidade, função, sub- Função, programa, projeto atividade, operações especiais, receita e despesa orçamentária ; 15

16 Permitir lançamentos de previsão da receita, fixação da despesa, suplementação de créditos, abertura de créditos especiais e extraordinários, redução de créditos, execução da receita, fixação e redução da reserva de contingência, restos e correção das dotações disponíveis; Conter os Anexos Orçamentários previstos em Lei, com opções de consolidados por Órgão ou Geral e unidade administrativa; Permitir a elaboração da proposta orçamentária anual para o próximo exercício financeiro, podendo criar versões, importando-as de exercícios anteriores e podendo alterá-las até a fase de sua aprovação pela Câmara de Vereadores, em paralelo com a execução atual; Possibilitar a exportação após a aprovação podendo trabalhar no Orçamento do novo exercício, simultaneamente com os procedimentos de encerramento do exercício atual; Permitir a elaboração do orçamento, anual, plurianual, consolidados e versões parciais; Permitir a elaboração da LDO; Efetuar a correção do orçamento através de aplicações de percentuais ou índice; Conter as consultas: evolução da despesa, possibilitando o acompanhamento instantâneo dos saldos das dotações, emissão das fichas dos Projetos e Atividades com as rubricas; da evolução da receita, possibilitando o acompanhamento instantâneo das arrecadações por dia, com resumos por mês e exercício; dos lançamentos efetuados diariamente tanto das receitas como operações orçamentárias; de saldos das receitas arrecadadas mês a mês e despesas empenhadas, pagas e a pagar por mês; Possuir a emissão de: Balancetes Analíticos e Sintéticos da Receita; Balancetes Analíticos, Sintéticos, por Rubricas, por Órgãos, por Projetos e Atividades da Despesa; Relação de Leis e Decretos de Créditos Adicionais;Totalização de Receita e Empenhos com percentuais e os Anexos da Despesa Empenhada; Estar integrado aos módulos financeiro, compras e licitações, patrimonial e de compensação; Possibilitar a realização de reserva de verbas; Gerenciar de forma completa todas as questões referentes aos Empenhos: Autorização; Emissão; Anulação; Liquidação total ou parcial; Anulações de Liquidação; Ordens de Pagamentos; Pagamentos; Estornos de Pagamentos e Ordens de Créditos; Controlar o saldo da dotação liberada, atualizando as dotações; Manter cadastro de histórico de empenhos; No lançamento de notas fiscais de pagamento a fornecedores registrar a retenção de ISSQN, deduzindo do valor a pagar e efetuando os respectivos lançamentos contábeis; Efetuar o lançamento da notas fiscais nos Registros Fiscais para controle e consulta pela Fiscalização; Gerar e imprimir ordem de pagamento para valores já liquidados; Identificar as divida que o fornecedor tenha com a Órgão, para controle e regularização dos débitos; Permitir o cadastro e manutenção da agenda de pagamentos Permitir nos Adiantamentos, Suprimentos, Fundos e Auxílios, controlar as aplicações e comprovações por dia e mês não podendo ultrapassar o exercício atual, e gerando automaticamente os lançamentos contábeis; Bloquear a inclusão de empenhos, liquidações, pagamentos com data retroativa, no fechamento mensal; Possibilitar a inclusão de descontos orçamentários e extra-orçamentários na fase do empenho, da liquidação ou da ordem de pagamento, possibilitando a geração automática da ordem de pagamento; Possuir recibo de Estorno de Receita Orçamentária; Permitir a integração com a Folha de Pagamento utilizada na ÓRGÃO DE ARAPONGAS, possibilitando a geração automática dos empenhos, liquidações, ordens de pagamento e retenções; Permitir a utilização de cotas de despesa por período e por dotação; Conter consultas e relatórios de todas operações de empenho, entre outras, no mínimo as seguintes: Consulta de Credores; Extrato de Credores; Relatórios dos Empenhos por período: Por Órgãos, Por Unidades e da movimentação completa dos Empenhos (geral e a pagar); Relatórios de Empenhos não liquidados por Unidades; Relatórios de Empenhos não pagos por Credores; Relatórios de Restos a Pagar; Empenhos já Vencidos por Unidades; Relatórios das Liquidações e Anulações por período: Por Órgãos; Por Unidades; Por Funções; Por Códigos Contábeis; Relatórios de Liquidações não pagas por Unidade; Relatórios de Anulações de Liquidações por Funções e por Códigos Contábeis; Relatórios dos Pagamentos por período: Por Órgãos; Por Unidades; Por Funções; Por Códigos Contábeis; Relatórios de Estornos por Códigos 16

17 Contábeis; Permitir a totalização por período: Empenhos; Empenhos por Unidades, Rubricas, Credores; Anulações; Liquidações por Funções e por Códigos Contábeis; Anulações de Liquidação por Funções e por Códigos Contábeis; Permitir na Execução da Despesa: Nota de Empenho, Nota de Anulação de Empenho, Nota de Liquidação de Empenho, Nota de Anulação de Liquidação, Nota de Pagamento e Nota de Anulação de Pagamento; Emitir relatórios e gerar consultas de pagamentos e estornos por códigos contábeis; A.2.2) Contabilidade: Módulo funcional que gerencia e controla de forma completa, aspectos relativos a Contabilidade Pública do Município de Arapongas, e deve: Permitir a elaboração do Plano de Contas conforme a legislação vigente, e a sua manutenção; Permitir a manutenção dos históricos padronizados e históricos com texto livre; Estar integrado com o módulo orçamentário; Permitir a manutenção dos Lançamentos Contábeis; Possibilitar os processos de implantação de Saldos e aberturas das Contas Orçamentárias; Possibilitar o encerramento anual, geração de lançamentos de encerramento e zeramento" automático das contas de resultado e orçamentárias; Conter tabela Item da Despesa Contábil para as contas que envolvem ativo e passivo permanente, e na fase da liquidação do empenho fazer automaticamente os lançamentos contábeis; Permitir a anulação de Empenhos Não Processados de forma automática, antes de transferi-los para Restos a Pagar; Possibilitar a transferência automática de Empenhos a Pagar para Restos a Pagar; A emissão do Balancete de Restos a Pagar; Anulações, Pagamentos e Estornos de Restos a pagar, assim como consulta e relatórios dos mesmos e extrato de Credores em Restos a Pagar; Permitir a emissão dos Balanços: Orçamentário, Financeiro e Patrimonial; dos balancetes por Órgão e Unidade, e consolidado ou não; Possuir Demonstrativo das Variações Patrimoniais; da Dívida Fundada Interna e Dívida Flutuante, bem como consultas e relatórios; Conter Consulta dos Lançamentos Contábeis com diversos relatórios, inclusive da situação dos Boletins de Tesouraria, relação Boletins/Lançamentos, saldos por períodos, extrato de Contas; Permitir a consulta de Saldos com emissão de extrato, como também a relação de saldos do Ativo Financeiro; Possibilitar Receita e Despesa Extra-Orçamentária com desconto vinculado; Conter Diário Contábil; Razão Contábil Geral ou por Conta; Balancete do Razão normal, Mensal ou Trimestral; Atender as exigências do Órgão de Contas do Estado do Rio Grande do Sul quanto ao envio de informações contábeis para este órgão (SIAPC - Sistema de Auditoria Pública e Prestação de Contas); Emitir todos os relatórios para atender a Lei 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal Portaria 471/2000 do Ministério da Fazenda/Secretaria do Tesouro Nacional); deverão estar adaptados conforme portarias 516/2003 para Municípios e 517/2003 para Estados que entrarão em vigor a partir de 2004; Possibilitar a contabilização automática dos lançamentos (assim que um empenho for efetuado todas as partidas contábeis referentes a este lançamento devem ser executadas sem a necessidade de procedimento adicional); Permitir a exportação dos dados para publicação na Internet em atendimento as Instruções Normativas (Relatórios da Lei de Responsabilidade Fiscal e relatórios orçamentários); Possibilitar a emissão de relatórios conforme resolução do Senado Federal 78/98 (Síntese da Execução Orçamentária, Demonstrativo da Dívida Flutuante e Dívida Fundada Interna); Relatórios conforme artigo 212 da Constituição Federal, Emenda Constitucional 14/96, Leis Federais 9394/96 e 9424/96 (Demonstrativo dos Gastos com Educação); Relatórios para atender a emenda constitucional 29/00 (Financiamento das ações de saúde); Possibilitar estornos de movimentos registrados (receitas, pagamentos, lançamentos bancários), efetuando todos os ajustes necessários, automaticamente; 17

18 Controlar restos a pagar processados e não processados; Apresentar conta corrente dos credores, mostrando o total empenhado, liquidado e pago em um período informado pelo usuário; Apresentar o montante empenhado, liquidado e pago com um determinado produto ou serviço em um determinado período informado pelo usuário; Controlar o vencimento dos empenhos, relacionando parcelas a vencer e vencidas; Emitir: Ordens de pagamento relativas a um ou mais empenhos para o mesmo fornecedor; Previsão de pagamentos, com base nas despesas liquidadas; Avisos de saque e ordens bancárias para agrupamento de pagamentos; Controlar a cronologia dos lançamentos; Preparar dados para o exercício seguinte, através do controle de saldos contábeis e restos a pagar, mantendo as dotações e números de empenhos de exercícios anteriores; Possibilitar a anulação automática dos empenhos por estimativa, não permitindo a inclusão automática em restos a pagar; Gerar arquivos solicitados pelos órgãos governamentais Estaduais e Federais, conforme modelos especificados, de acordo com o Órgão de Contas do Estado do Rio Grande do Sul, da União e pela Secretaria do Tesouro Naciona; Gerar Arquivos para: SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social); DIRF (Declaração Imposto de Renda Retido Fonte); Conter todos os relatórios de periodicidade mensal, podendo ser emitidos a qualquer momento (parciais no caso de não se ter acabado o mês) e também de meses anteriores; Permitir a partir da integração com o Sistema de Controle de Materiais, reservar dotação no momento da requisição de material ou serviço; Possibilitar o acesso ao cadastro de contribuintes e fornecedores através do seu CNPJ ou CPF;A.2.3) Financeiro: Módulo funcional que controla a Área Financeira e deve: Adotar a sistemática de conta única (utilização de provisão e autorização de saque); Possuir a manutenção das Contas Financeiras, Contas Contábeis e seus padrões de cheques, Possuir a manutenção dos Históricos padrões; Conter Lançamentos Financeiros e relação por operação; Emitir boletim de tesouraria com demonstração do movimento bancário; Possibilitar o controle de pagamento de empenhos, restos a pagar, despesas extra-orçamentárias, aplicações financeiras; associar a ordem de pagamento Orçamentária ou Extra, Ordem de saque (OS), conta bancária vinculada a uma ordem de pagamento, gerar arquivos de remessas bancárias, realizar os lançamentos contábeis e financeiros simultaneamente; Fazer reserva de saldo financeiro dos Cheques emitidos e não pagos e Ordens de Saque não enviadas ao banco, possibilitando o controle de saldo nas contas bancárias; Permitir a emissão dos cheques pelo sistema, constando o registro de sua emissão e também de sua situação (emitido, pago, anulado, cancelado); Relacionar na emissão de cheque do credor, as dívidas da tributação; Emitir: Recibo de Receita Extra-Orçamentária; Recibo de Estorno de Receita Extra-Orçamentária; Relação dos Lançamentos Financeiros; Relação dos Lançamentos por Operações Financeiras; Boletim de Tesouraria, com demonstração do movimento Bancário; Relação pagamentos por Bancos e Credores; Relação pagamentos aos Credores relacionados com suas Contas Bancárias; Extrato de Conta; Controlar o pagamento dos Credores (depósito em conta ou por cheque), em Débito; Permitir consulta e relatórios de Saldos Bancários; Estar integrado com Sistemas de Contabilidade e Tributação. Gerenciar e controlar de forma completa todas as questões referente ao Controle de Caixa; Automatizar o Caixa da Órgão De Justiça (impressoras de cheques, leitoras de códigos de barras, inclusive uma função de recebimento com cartão de débito); Possuir rotina para emissão de cheques; Realizar a atualização automática de pagamentos tributos, débitos, etc.; Possibilitar a junção de parcelas de dívidas, para uma única operação de quitação financeira; Gerar arquivos para envio aos agentes financeiros para efetuarem o crédito em conta corrente dos 18

19 fornecedores da Órgão De Justiça; Controlar individualmente os saldos orçamentários de cada convênio por fonte de financiamento; Disponibilizar rotina que processa arquivo enviado diariamente pelo banco, com o movimento de entrada e saída no dia e saldo final das contas, efetuando a conciliação bancária e a contabilização automática destes dados; Possuir Tabela de Disponibilidade Financeira, facilitando o acompanhamento e a consistência com saldos financeiros disponíveis por recurso vinculado; Controlar a Arrecadação individualizada por Banco, Conta, data do pagamento e data de crédito com contabilização dinâmica e automática; Possibilitar o recebimento de arquivos de pagamentos provenientes de convênios bancários; Possuir gráficos para acompanhamento estatístico de valores lançados e arrecadados; Possuir uma função de reorganizar ou redistribuir pagamentos em função de erros; Permitir o estorno individual de determinado pagamento (no caixa ou via banco); Permitir o desmembramento dos pagamentos consolidados, originários de carnês que sofreram agrupamento de parcelas, retenções ou parcelamentos; Possuir integração Bancária com baixa e contabilização automática dos pagamentos; Possibilitar aos usuários do Caixa De Justiça, número e senha e que determinadas funções possam ser exigidas senhas de supervisor (contra-senha). 4.3 Protocolo e Processos 4.3.1) Protocolo e Tramitação de Documentos e Processos: Módulo que gerencia e controla a Central de Atendimento ao contribuinte e os processos encaminhados no Órgão, e deve: Permitir o registro e controle da tramitação dos processos; Permitir o cadastramento, controle e gerenciamento dos tipos de processos e documentos pertinentes ao tipo de processo, atualmente em uso da Órgão e possibilitar a inclusão de novos que vierem a ser necessários de serem incluídos; Permitir o cadastro e manutenção dos processos; Usar filtros para a recuperação de informações relativas aos processos; Possibilitar a identificação dos processos através do assunto, tipo ou requerente; Fixar prazos de tramitação por assunto e áreas pré-determinados; Permitir a parametrização dos níveis hierárquicos das organizações em no mínimo 5 (cinco) níveis; Permitir a criação de fluxos pré-definidos graficamente (Workflow), da tramitação dos processos de acordo com o assunto, identificando no gráfico os departamentos envolvidos e a situação utilizada como condição para a tramitação; Possibilitar a geração automática das tramitações através dos Workflow s pré-definidos; Controlar as tramitações para o mesmo processo enviado a diferentes departamentos; Controlar o tempo de tramitação dos processos nos departamentos; Permitir o acompanhamento dos processos em tempo real, através de consultas, relatórios e gráficos; Possuir registro dos processos com data e hora de entrada, tipo do protocolo, prazo de tramitação; Informar as pendências e permanências dos processos em cada departamento Gerar Mala direta (através de arquivos padrão RTF); Possibilitar anexar objetos (texto, imagem, vídeo ou som) junto aos processos e suas tramitações; Gerar etiquetas com código de barras para leitura em qualquer instância no Órgão; Permitir a identificação de documentos por assunto; Registrar as reclamações dos requerentes nos processos e apresentar nas consultas; Possibilitar que somente usuários autorizados, poderão dar encaminhamento ou excluir despachos de tramitações; Emitir relatórios estatísticos de processos por assunto, situação, departamentos e por requerente; Gerar gráficos de processos por assunto e exercício ou assunto e mês; Possibilitar aos responsáveis pelos despachos à realização de forma parametrizável do controle de confirmação de recebimento e envio de processos; Realizar de forma automática o recálculo dos prazos de tramitação dos processos a partir da confirmação do recebimento pelo responsável; 19

20 Controlar os usuários autorizados a realizar abertura e andamento de processos de forma parametrizável; Controlar os usuários por tipo e departamento, possibilitando a identificação como usuário administrador (qualificado a realizar abertura de processos e andamento dos mesmos) e usuário (qualificado a realizar consultas e visualizar o andamento dos processos) ; Permitir a emissão de DAM (documentos de arrecadação de Justiça) de acordo com o assunto, totalmente integrado aos módulos Tributário e Financeiro; Disponibilizar consultas de processos por usuário, informando os pendentes ao entrar no módulo; Protocolar processo com possibilidade de consulta ao contribuinte ou imóvel, segundo diversos campos para sua localização: matrícula, seqüência, endereço, inscrição de Justiça, proprietário, etc; Permitir alteração de todos os campos quando alterado um processo; Permitir o arquivamento do processo quando encerrado; Controle do Cadastro Geral Município (unificação) ) Ouvidoria: Módulo que gerencia e controla a comunicação com a comunidade em geral e deve: Permitir o cadastro das solicitações controlando o andamento e efetuando os registros necessários no módulo; Encaminhar, on line, após atendimento do informante, a ocorrência/solicitação para o departamento competente para providência; Permitir filtro de análise das solicitações e re-encaminhamento de providências; Permitir o controle de envio, recebimento e o registro de providências tomadas; Estar integrado aos módulos: Central de Atendimento, Protocolo e Tramitação de Documentos; Permitir que o requerente permaneça anônimo quando desejar; Permitir o registro dos custos em decorrência de determinadas solicitações, quando as mesmas exigirem execução de obras ou serviços; Manter tabela parametrizável dos assuntos codificados por grupos, tempo e tipo de resposta prevista; Permitir consulta a uma determinada solicitação, fornecendo informações sobre o seu andamento e em que órgão se encontra; Possuir controle dos prazos de resposta às solicitações recebidas; Emitir cartas-resposta aos requerentes, contendo informações das providências adotadas e seu custo ou justificativa da não solução; Emitir demonstrativos que permitem acompanhar as solicitações dos requerentes, por assunto e/ou bairro, e as respostas dos órgãos da administração pública de Justiça, informando prazos previstos e realizados; Transformar uma solicitação em um processo do protocolo, com aproveitamento integral das informações, mantendo as características e vínculos da Ouvidoria, e permitindo o acompanhamento da tramitação; Emitir gráficos e estatísticas variadas dos registros, encaminhamentos e soluções. A.3.3) Registro e Controle de Leis, Documentos e Arquivos. Módulo responsável pelo gerenciamento eletrônico de leis, documentos e arquivos da Órgão, e deve: Documentos, leis e arquivos ser armazenados diretamente no mesmo sistema gerenciador de banco de dados do Sistema Aplicativo, independente do formato em que as informações são disponibilizadas (texto, imagem, vídeo ou som), com recursos automáticos de indexação dos conteúdos e em qualquer formato suportado pelo ambiente Windows. Permitir o gerenciamento eletrônico de documentos relacionados à administração de contratos e processos, documentação legal e fiscal, projetos de engenharia (desenhos, croquis e especificações), biblioteca técnica, arquivo morto, entre outros; Possuir ferramenta de OCR integrada ao módulo, possibilitando a captura de documentos através de scanner e o reconhecimento de caracteres, convertendo a imagem em texto, com possibilidade de permitir a revisão e correção do documento digitalizado antes da gravação no sistema gerenciador de banco de dados; Permitir que documentos e arquivos sejam indexados e classificados, assim como vinculados entre si. Existir integração com os softwares de edição (CAD, Editores de Texto, Digitadores de Documentos, Planilhas Eletrônicas, Desenhos, Imagens, Sons, etc), dos documentos, leis e arquivos, podendo acessar os conteúdos automaticamente, através dos sistemas; 20

21 Controlar a versão dos documentos, alterações de leis, decretos, etc.; Permitir o cadastramento de ementa aos documentos. Possibilitar pesquisas em todos os conteúdos dos documentos e leis, através de quaisquer dados conhecidos, bem como através da combinação de palavras e critérios e através de pesquisa fonética e por aproximação, gerando listas de documentos como resposta. Possibilitar o vínculo de documentos, leis e arquivos aos outros módulos do Sistema Aplicativo. Permitir a criação de níveis de acesso diferenciados para operação, utilização e visualização das informações, segundo o perfil definido para o usuário. Permitir classificação por tipo de documento; Permitir consultas e relatórios de todos os documentos, leis e arquivos armazenados, com filtro de seleção; Registra a minuta do contrato; Cadastrar os termos aditivos ao contrato com das informações, que sofrem algum tipo de alteração e representantes das partes; Registrar a minuta do termo aditivo; Controle automático das vigências dos contratos ) Módulo Jurídico: Possuir módulo para controle de processos Judiciais. Vinculação a processos judiciais de um ou mais processos Administrativos; Permitir cadastramento e controle de qualquer processo judicial não somente os relacionados com a área tributária; Os processos judiciais devem Permitir vinculação para cada processo dos advogados das partes e da Órgão, Juízes, Tipo de Ação, Foro de discussão, Motivos e Históricos; Controle dos passos processuais deverá ser vinculado a uma agenda, possibilitando a anotação de motivo e despacho após cumprido ou não o compromisso do advogado com o processo; Agenda automática do advogado de acordo com determinado motivo vinculado ao processo e configurado dinamicamente para tal finalidade; Visualização gráfica da agenda do advogado por dia, mês, semana e Ano, dos compromissos assumidos com os processos judiciais; Distribuição automática de processos por advogado; Relatório de acompanhamento de quantidade de processos por advogado. 4.4 Sistema de Controle de Materiais - Almoxarifados 4.4.1) Módulo Administração Classificação dos materiais: expediente; material de limpeza, material elétrico, material gráfico, material alimentícios; material permanente, material hidráulico; outros Especificações e cadastro dos materiais agrupados por grupo/subgrupo; Identificação dos materiais através de código de barras, seguindo padrões; Administração de múltiplos almoxarifados; Controle centralizado dos materiais e serviços; Vínculo dos fornecedores com os materiais por eles fornecidos; Controle dos materiais que podem ser requisitados por local físico com senha de segurança, de acordo com o almoxarifado (Ex: Departamento Informática requisita materiais localizados no almoxarifado central e não no almoxarifado de manutenção); Deve permitir a vinculação e desvinculação de agregados entre os patrimônios das Comarcas, mantendo históricos das suas atualizações; Deve permitir a emissão da etiqueta de controle patrimonial (tombamento) com código de barras, sendo que os campos à serem impressos deveriam ser parametrizados pelo usuário. Integrar com banco de dados de materiais e serviços e estar disponível para a função compras. Deve usar a estrutura das contas contábeis como estrutura primária de localização física do bem. Deve possuir um sistema de localização fina do bem. Possibilitar a manutenção do histórico dos patrimônios. Item deve constar como desativado, identificando a situação de desativação. Item não deve ser excluído fisicamente do sistema. 21

22 Deve fazer a gestão do seguro dos bens das Comarcas. Registro das seguradoras envolvidas, tipo de seguro, apólices e seus vencimentos (gestão de contratos). Deve possilibitar a atualização dos valores dos bens do ÓRGÃO DE JUSTIÇA (mudança de moeda e depreciação, segundo parâmetros flexíveis), de forma individual, por local ou por classe. Deve permitir o registro de ocorrências envolvendo os bens das Comarcas, multas, acidentes, etc. Registrando datas, a ocorrência e valores envolvidos. Deve controlar a vida dos recursos disponíveis e indisponíveis. (Em uso, alienado, cedido ou baixado). Ex.: Veículo em atividade, em manutenção, disponível para leilão, etc... Estado do bem (bom estado, precário, etc...). Deve possuir funcionalidade de incorporação de bens. Deve alertar sobre veículos com licenciamentos e seguros a vencer e vencidos. Manutenção dos setores da instituição com seus respectivos responsáveis; Requisições efetuadas localmente ou através da Internet; Utilização de Coletores de Dados com Sistema de Radio-Frequência para o atendimento das requisições de forma on-line; Transferência de produtos entre almoxarifados; Ajuste de saldos físicos e financeiros; Controle de consumo por setores; Controle de saldos dos materiais em estoque, com controle de lotes; Notas fiscais recebidas pelo almoxarifado, com integração com módulo de Compras e Licitações; Controle de cotas periódicas de retiradas de materiais por setor; Manutenção das movimentações de materiais com histórico; Reintegração de materiais ao estoque/almoxarifados a partir de devoluções Emissão de etiqueta de cada produto cadastrado, devendo prioritariamente conter: Código, nome do produto, unidade, classificação ) Módulo Movimentação Saída do estoque por requisição Saída do estoque por Doação/Cessão Saída do estoque por transferência Saída do estoque por extravio/estragado/validade vencida Deve informar estoque mínimo e máximo, estoque de segurança e ponto de re-suprimento automático. Deve contemplar se item é sazonal ou não no cálculo de re-suprimento. Deve possibilitar transferência de materiais entre os depósitos das diversas secretarias. Deve dar visibilidade de todos os itens em depósitos a todas as secretarias de todos os órgãos da administração direta e indireta. Deve possibilitar fazer inventário rotativo de materiais. Deve permitir o registro da abertura e do fechamento do inventário bloqueando a movimentação de materiais durante sua realização. Deve possibilitar a parametrização do sistema de estoque para poder trabalhar com os sistemas de custo médio, PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair) e UEPS (ultimo a entrar, primeiro a sair). Deve possibilitar baixa de estoque por eventualidades (quebra, perda, roubo...). Deve informar os materiais que estão em fase de aquisição (processo de compra). Deve permitir fixar cotas financeiras ou quantitativas por material individual ou grupo de materiais para os centros de custos, mantendo o controle e alertando sobre eventuais estouros de cota. Deve permitir atendimento parcial da requisição de materiais, mantendo controle sobre o saldo não atendido. Deve permitir a parametrização e emissão de etiquetas para identificação das prateleiras dos estoques. Deve possibilitar a requisição e troca de materiais. Deve possibilitar a emissão de notas fiscais (saída, transferência, etc...). Deve apresentar uma consulta com materiais requisitados a serem separados por solicitante em cada depósito do Órgão de Justiça. Deve fazer lista de separação de materiais, conforme requisições, ou rotinas de distribuição. Deve permitir o agendamento de separações de materiais nos diversos depósitos do Órgão de Justiça. Entrada no estoque Entrada no estoque por licitação 22

23 Entrada no estoque por convênio Entrada no estoque por compra direta Entrada no estoque por doação Entrada no estoque por transferência Consulta de estoque Consulta material/ estoque mínimo Consulta material/ estoque máximo Consulta material/ponto de reposição Gerar consumo de materiais/período Gerar consumo médio mensal CMM Gerar níveis de estoque mínimo/máximo Gerar tabela de integração contábil/materiais Consulta solicitação de materiais Consulta materiais solicitados Inventário por local de armazenamento Fechamento do inventário Estorno de fechamento de inventário Relatório de inventário do estoque Rotinas de auxílio de inventários dos almoxarifados através de coletores de dados; Emissão de sugestão de compras, baseados na situação dos estoques dos almoxarifados; Balancetes mensais analíticos e sintéticos; Controle do recebimento de materiais e serviços; Possibilidade de trabalho com períodos em aberto, permitindo ao usuário a qualquer tempo ajustes descritivos, quantitativos e financeiros, refazendo os cálculos automaticamente; Busca automática com aproveitamento integral dos dados dos empenhos relacionados as compras de materiais; Requisições on-line com senha de segurança restrito por setor dos requisitantes com opção do responsável autorizar ou não a requisição para confirmação do almoxarifado, seja através da rede cliente/servidor ou ambiente WEB (Portal - intranet e internet); Realização de consultas/filtros com combinação de campos relativos a qualquer operação do setor de almoxarifado (requisição, atendimento de requisição, inventário, notas de compra, remessa de materiais requisitados, ordem de fornecimento, estorno de notas e requisições, transferência de produtos entre almoxarifados, pedido de compras, solicitação de serviços e devolução de materiais cadastrados) com geração de relatórios sintéticos e analíticos conforme resultado destas consultas/filtros realizados; Controle das requisições atendidas e não atendidas, pendentes ou não; Visualização automática pelo almoxarifado das requisições pendentes com demonstrativos da atual posição do material em estoque; Rotina específica de devolução de materiais, com reprocessamento do estoque do mesmo; Consulta de relatório de histórico de movimentação de produtos e respectivos preços; Consulta de fornecedores por produto; Consulta por períodos, de posição dos estoques dos diversos almoxarifados da instituição; Consulta produtos, produtos por almoxarifado, produtos por local de consumo, produtos com controle de lote; Consulta saldos mensais de produtos; Relatório contendo o consumo por período de produtos por local físico (departamento, setor, unidade e etc); Relatório contendo a relação dos serviços solicitados por origem (departamento, setor, unidade e etc); Relatório por ordem de atendimento de solicitação Relatório detalhado da movimentação consolidada Relação do estoque p/código/descrição item Relatório dos itens consumidos no mês/ano. Relação de materiais com prazo de validade vencido. Estatística de consumo de produtos por origem (departamento, setor, unidade e etc); Estatística dos produtos mais comprados por período; Estatística dos produtos mais compradosquantidade/preço por período; 23

24 Estatística dos produtos mais freqüentemente requisitados por período; Estatística dos produtos mais requisitados por período; Estatística dos produtos mais requisitados-quantidade/preço por período; Extrato de consumo de produtos; Ficha de produtos, contendo todo o histórico do produto desde sua implantação; Gráfico de consumo de produtos por local físico (departamento, setor, unidade e etc); Gráfico de produtos requisitados em maior quantidade; Gráfico de produtos comprados em maior quantidade; Gráfico de produtos mais freqüentemente comprados; Os pedidos deverão ser feitos através da intranet, sendo que o almoxarifado analisará o pedido e na medida do possível efetuará o atendimento, podendo alterar as quantidades pedidas; O sistema deverá ser integrado possibilitando informações compartilhadas; Todos os setores deverão ter acesso aos códigos dos produtos do Almoxarifado para as suas solicitações, exceto a quantidade em estoque. 4.5 Sistema de Controle Materiais - Patrimonial 4.5.1) Modulo Administrativo: Deverá controlar todos os bens móveis e imóveis do Poder Judiciário, desde a entrega do material no setor gerando cautelas, passando pelas transferências de bens até o bem ficar inservível e ir para leilão; Deve permitir a emissão da etiqueta de controle patrimonial (tombamento) com código de barras, sendo que os campos à serem impressos deveriam ser parametrizados pelo usuário. Integrar com banco de dados de materiais e serviços e estar disponível para a função compras. Deve possuir um sistema de localização fina do bem. Possibilitar a manutenção do histórico dos patrimônios. Item deve constar como desativado, identificando a situação de desativação. Item não deve ser excluído fisicamente do sistema. Deve controlar o tempo de garantia do bem fornecido pelo fabricante ou mantenedor do bem. Deve integrar com sistema de compras e recebimento de materiais. Cadastro de Fornecedores para todos os módulo da solução; Manutenção dos Cadastros de Bens Móveis, Imóveis e de Natureza Industrial; Cadastro de Classe de Fornecedores; Cadastro de convênios: Município, Estado e União Cadastramento de bens para controle físico, contábil, controle de numeração dos bens patrimoniais cadastrados no sistema com mecanismos para localização por setor, local e tipo de material; Codificação dos bens através de código de barras; Cadastramento dos bens patrimoniais móveis, imóveis e de natureza industrial, integrado com o sistema de compras e licitações; Controle do estado de conservação dos bens cadastrados; Inclusão dos bens por intermédio de sequências de numeração patrimoniais automática conforme a classificação do material (codificação estruturada ou não); Controle de baixas, incorporações e empréstimos de bens por setor; Controle do patrimônio com acompanhamento da vida útil dos bens; Controle das correções e depreciações dos bens; Os bens deverão ser tombados usando tecnologias de código de barras e nos levantamentos dos bens serão usados coletores de dados; Deverá controlar as doações ou empréstimos de bens; Deverá gerar automaticamente as informações contábeis ) Modulo Movimentação Inventário de bens apurados com a utilização de equipamentos coletores de dados; Histórico de movimentação de cada bem patrimonial, assim como as manutenções efetuadas, com valores gastos e prazos de garantias; Incorporação dos bens ao patrimônio após vigência de prazos de convênios; Transferências total e parcial de bens por setor; 24

25 Conversão de valores dos bens através de índices; Controle de baixas, incorporações e empréstimos de bens por setor; Controle do patrimônio com acompanhamento da vida útil dos bens; Controle das correções e depreciações dos bens; Emissão de relatórios de críticas de inventário, utilizando-se do levantamento realizado em determinado local, por meio de leitura ótica; Permite a combinação entre campos dos registros dos bens, propiciando a consulta desejada; O sistema deve possibilitar a gestão das entradas, desativação dos bens e transferências entre órgãos da administração direta e indireta, mantendo histórico das operações, bem como emissão das notas fiscais. Deve possibilitar inventários rotativos dos bens das Comarcas gerando listas de inventário por Secretaria, Diretoria, etc..., e bloquear as operações sobre os itens durante o inventário, permitindo que os bens sejam transferidos ou cancelados automaticamente. Deve possibilitar o uso de coletor de dados de código de barras. Deve fazer a gestão do seguro dos bens das Comarcas. Registro das seguradoras envolvidas, tipo de seguro, apólices e seus vencimentos (gestão de contratos). Deve possilibitar a atualização dos valores dos bens do Poder Judiciário (mudança de moeda e depreciação, segundo parâmetros flexíveis), de forma individual, por local ou por classe. Deve permitir o registro de ocorrências envolvendo os bens das Comarcas, multas, acidentes, etc. Registrando datas, a ocorrência e valores envolvidos. Deve controlar a vida dos recursos disponíveis e indisponíveis. (Em uso, alienado, cedido ou baixado). Ex.: Veículo em atividade, em manutenção, disponível para leilão, etc... Estado do bem (bom estado, precário, etc...). Deve possuir funcionalidade de incorporação de bens. Possibilita a consulta dos bens com todas as informações pertinentes de cadastro, inclusive as movimentações e baixas ocorridas; Controle total dos processos de conserto dos bens, incluindo a manutenção detalhada dos orçamentos destes consertos por cada fornecedor; Controle de cedência de bens por local físico (departamento, setor, unidade e etc); Possibilita o estorno de bens, quando cabível, preservando o histórico do bem; Emissão de termo de responsabilidade e relatórios de conferência com resumo contábil; Controle de transferência de bens individualmente ou por seleção, através de combinações de consultas/filtros; Banco de dados integrado ao Controle de Patrimônio, Controle de Materiais e Compras. O sistema deve permitir cadastrar manutenções preventivas, tratando de forma diferenciada veículos, imóveis, mobiliário, equipamentos elétricos e eletrônicos. (Ex.: veículo verificar freios a cada Km rodados; Prédio ÓRGÃO DE JUSTIÇA rever pintura a cada 2 anos). O sistema deve possibilitar a abertura de chamados para manutenção corretiva, que deverá conter o número do patrimônio do bem (para móveis, equipamentos elétricos e eletrônicos), ou o número do registro do veículo ou o número do cadastro de Justiça do imóvel, espaço para que seja informado o problema identificado pelo usuário. O sistema deve apontar os bens a sofrerem manutenção preventiva ou corretiva, datas e que serviços à executar, informando ainda a previsão de retorno da atividade do mesmo. Possibilita a transferência de bens por levantamento via coletor de dados; Permite em qualquer momento a emissão de relatórios (termo de transferência, relação das transferências consolidadas de um determinado período e recibo das transferências); Permite a realização de consultas/filtros com combinação de campos relativos a qualquer operação patrimonial (transferência, solicitação de conserto, empréstimos, cessões, doações, baixa de bens, cálculos de correção e depreciação e inventário dos bens cadastrados) com geração de relatórios sintéticos e analíticos conforme resultado destas consultas/filtros realizados; Geração de relatórios estatísticos de bens por ano de aquisição, grupo e subgrupo, localização, unidade/setor; Geração de gráficos de distribuição de bens por aquisição, por grupo, por setores; Histórico de movimentação dos bens patrimoniais, assim como as manutenções efetuadas, com valores gastos e prazo de garantias; 25

26 Visualização prévia na tela, de todo e qualquer relatório antes de imprimi-los; 4.5.3) Modulo Palm Tais rotinas deverão operar em equipamentos do tipo Palm e ou Handheld, para a realização de Inventário de bens, equipamentos estes que serão disponibilizados pelo Órgão. Inventário Patrimonial Deve permitir de forma ágil realizar o inventário de bens em uma ou mais lotações. Dentro das principais características deve realizar: Consulta de bens pendentes Transferência de bens entre lotações e setores Consultas Consulta de bens incorporados Possibilitar mostrar a lista dos bens pendentes que ainda não foram inventariados ou que simplesmente não foram encontrados na lotação para leitura, através de função específica deverá possibilitar obter maiores informações sobre um determinado tombo selecionado na lista. Possibilitar a realização de transferências de um bem de sua origem para a lotação e setor destino, informando também a matrícula do servidor que solicitou a transferência ) Módulo Controle de Frotas: Possuir cadastro e manutenção de veículos e máquinas; Possuir cadastro e manutenção das tabelas de tipos de gastos e tipos de categorias; Possuir cadastro e manutenção dos gastos por veículos, máquinas e equipamentos; Possuir controle de manutenção de veículos, máquinas e equipamentos com histórico dos eventos, datas, ciclos de revisão, programações, ocorrências, etc; Possuir controle de vencimento do seguro e do IPVA; Possuir controle dos custos de manutenção dos veículos e máquinas, na própria Secretaria ou departamento; Possuir controle de combustíveis com acompanhamento e tabulações dos abastecimentos realizados dentro e fora da Instituição; Possuir controle de bombas de combustíveis demonstrando a entrada, saída e saldo; Possuir cadastro e manutenção de motoristas, com controle de vencimento da carteira de motorista e outras ocorrências; Possuir controle das distâncias percorridas e dos gastos por período de cada veículo, máquina e equipamento; Deve possuir banco de motoristas/condutores autorizados. O sistema deve permitir que a requisição de veículos seja feita via sistema e integrada com a central de veículos e com as agendas individuais de cada veículo, contemplando veículos leves, médios e pesados; Emite relatório geral de gastos por período,por veículo, máquina e equipamento; O sistema deve exibir a agenda de todas as disponibilidades de veículos e motoristas; O sistema deve possibilitar o preenchimento e a impressão da requisição de veículo, contendo: termo de responsabilidade de uso do bem público, indicação de condutor (quando não necessitar de motorista) campos para informar km inicial e final de percurso; O sistema deve exibir mapa dos veículos a serem disponibilizados por horário, local e motorista; Possibilitar consultas e relatórios para extração dos dados necessários ao completo controle. O sistema deve alertar sobre os veículos com licenciamentos vencidos O sistema deve exibir as rotas já agendadas, os integrantes do roteiro, os assentos livres e os fones de contato dos ocupantes; Deve permitir a substituição de marcadores (hodômetros e horímetros); Deve apontar ponto de reabastecimento dos veículos na agenda de disponibilidades da central de veículos, baseado na média histórica de consumo, gerando uma lista de veículos a serem abastecidos; Possibilitar o controle da fila de trabalho dos motoristas, evitando que um trabalhe mais do que outro, especialmente em viagens para outras Comarcas; Deve possibilitar o bloqueio da liberação do carro para motoristas e condutores com habilitação vencida ou não compatível com o tipo de veículo solicitado; Deve prover a entrada de informações de quebras de veículos e de gastos de combustível; 26

27 Deve registrar o local de pernoite do veículo; O sistema deve estar totalmente integrado aos sistemas de patrimônio, almoxarifado e compras e licitações; Prover o controle dos veículos, suas movimentações, abastecimentos, motoristas, movimentação de combustíveis, etc... Prover o controle de acessórios, equipamentos, consumíveis (pneus, câmaras de ar, baterias etc...), seguros, taxas e impostos do veiculo (integração com o Modulo de Controle Patrimonial); O sistema deve permitir o rastreamento do condutor responsável pela multa aplicada; Mantém o cadastro de veículos e motoristas com todas ocorrências; Controle das transferências de veículos; Controle de manutenção de veículos e seus gastos; Controle de motoristas; Relatório de veículos por aquisições, por baixa, por orgão/unidade/setor, por classe; Emissão de inventário de veículos; Emissão de ficha de controle de manutenção dos veículos; Controle de abastecimento de veículos; Controle de abastecimento de veículos em outros postos e outras entidades; Permite a emissão de diversos relatórios de abastecimentos por veiculo, por bombas, por secretaria, por período, etc...; Relatórios de acompanhamento de consumo e combustíveis; Emissão de abastecimentos, por veículos, por bomba e por período. 4.6 Sistema de Controle de Materiais - Compras, Licitações e Contratos 4.6.1) Módulo de Compras de Materiais e Serviços: Deve classificar os itens por atributos, sendo no mínimo: categoria, tipo, espécie, marca, cor, unidade de medida, especificação técnica, identificador único (código), fornecedores, se ficam armazenados em estoque, se são bens patrimoniais ou de consumo, possibilitando melhor organização, controle e pesquisa dos mesmos. Deve identificar se a classe de materiais/item deve ou não ser avaliado tecnicamente no ato da compra e no recebimento (ex. computador, material esportivo). Em caso positivo deve possibilitar a identificação do setor responsável pela avaliação. Deve possibilitar extrair e informar o fornecedor por meio eletrônico ( ) sobre a necessidade de atualização de seus cadastros junto as Comarcas. A lista de documentos solicitados deve ser parametrizável. Deve controlar o cadastro de fornecedores por tipo de item fornecido e ramo de atividade permitindo consultas a partir do item ou do fornecedor. Deve permitir a inabilitação de fornecedores por suspensão ou rescisão do contrato, controlando a data limite da inabilitação. O sistema deve permitir ao requisitante fazer o planejamento anual de necessidades de materiais permanentes e de consumo das diversas secretarias e entidades da administração indireta através de "Requisições de Necessidades". As diversas secretarias devem informar através do sistema ao departamento de compras item, quantidade e quando será necessário. O sistema deve permitir a confecção de previsão orçamentária dos itens a serem adquiridos para cada secretaria/centro de custo. No ato da requisição, o sistema deve reservar valor total da requisição no orçamento global. Se for a primeira compra do item, o sistema deve montar o preço total pelo preço registrado no sistema no ato do cadastro do item. Se item está na lista de necessidades anuais (registro de preços ou contrato vigente), o sistema fará o preço total conforme já negociado. O sistema deve impedir que a requisição seja concluída caso haja estouro de orçamento mensal para um determinado centro de custo. O sistema deve controlar as requisições que geraram uma licitação bem como o extrato de cada item destinado a cada secretaria, não permitindo que o requisitante solicite volume superior ao licitado para sua secretaria. 27

28 O sistema deve informar ao requisitante (no ato da requisição) o volume máximo, a ser requisitado para sua secretaria de um determinado item, das diversas licitações abertas para a secretaria. No momento da requisição, o sistema deve apresentar as possíveis contas contábeis relacionadas ao item, e também os recursos disponíveis para cada item selecionado. O requisitante deve selecionar de onde o recurso vai ser abatido (verba estadual/federal ou de Justiça). No caso de convênios, o sistema deve prever o abatimento do percentual referente à contrapartida do município (recursos vinculados). O sistema deve arquivar as requisições de compras de materiais e serviços em arquivos de texto padrão não editável, a fim de compor os autos do processo dentro do sistema de compras. O sistema deve permitir que o usuário escolha os locais de entrega disponíveis, para recebimento de material, disponíveis na Comarca. Deve permitir a inserção de observações de localização de entrega. O sistema deve permitir alteração, inclusão ou exclusão de volume de itens ou requisições no estágio de compras (publicado) somente com a aprovação de responsável com acesso em nível superior do depto de compras. Emite formulário para cotação de preços O sistema deve somar todos os itens iguais pendentes de cotação e agrupá-los por classe de fornecimento. O sistema deve permitir o controle do envio dos orçamentos para cotação feitos por meios não eletrônicos. O sistema deve gerar formulário que contenha os itens que irão compor a licitação. O sistema deve enviar solicitações de cotação aos fornecedores por meios eletrônicos: O sistema deve publicar no site do Órgão de Justiça os itens que necessitam serem cotados. O fornecedor deve fazer o retorno das cotações na mesma página informando preço e marca dos itens cotados. O sistema deve disparar s contendo o endereço da página web onde se encontram os itens a serem cotados. O sistema deve capturar as informações vindas dos fornecedores e, após prazo legal, bloquear o formulário. O sistema deve exibir e controlar o status da situação do processo de cotação (em andamento, entregue, cancelada...) mantendo seu histórico, mesmo que a licitação seja anulada. O sistema deve manter, por prazo parametrizável, as cotações já executadas. Cadastro de cotações de preços; Relatório de levantamento de preços por item; Armazenamento dos preços cotados pelos fornecedores; Utilização do cadastro único de fornecedores; Controle dos documentos apresentados pelos fornecedores para participação nos certames licitatórios; Controle, armazenamento e organização das diversas modalidades de compras; Elaboração do mapa comparativo de preços; Classificação automática das propostas; Emissão de autorizações de compras/fornecimento, com especificações do material, permitindo a conferência do mesmo; O sistema deve agrupar os itens cotados por classe de material/fornecedor. E dentro da classe de materiais: O sistema deve classificar os preços pelos tipos: global, item, lote. O sistema deve ordenar os itens do mais barato para o mais caro. O sistema deve elaborar o preço médio e preço total (à vista e a prazo - conforme solicitação do usuário). O sistema deve controlar a validade do mapa de preço da cotação. O sistema deve permitir o colaborador do depto de compras visualizar se item solicitado foi comprado e já foi entregue pelo fornecedor ou não. Tratamento do pedido por todos os níveis de unidade administrativa; Possibilita utilização da especificação padrão para compras definida na tabela de materiais e serviços, e sua atualização; 28

29 Identificação individualizada dos itens do pedido ligando ao processo de compra para aquisição do mesmo; Fornece funções de controle e manutenção dos processos de compras, relacionando os itens do pedido com o processo. Controle dos Fornecedores ativos/inativos, quais produtos fornecem, quando efetuaram a última venda (preço/condições, prazo de entrega, qualidade, etc); Histórico do fornecedor; Total de compras por fornecedor; Tipos de documentos do fornecedor; Alteração da situação do fornecedor; Consulta contas a pagar do fornecedor (compra direta/licitação) Relatório de compras diretas no mês/ano com fornecedor; Consulta do pedido de compra; Procura pedido aquisição pelo material/serviço; Procura Processo de Compra do Pedido de Aquisição; Manutenção dos processos de compra seguindo a lei 8.666/93 e suas alterações. Manutenção dos pedidos de compra, possibilitando a integração com sistema de consumo e patrimônio, solicitação remota por usuários da rede e autorização de compra parcial ou do pedido como um todo; Controle das solicitações de compras, respeitando a classificação da natureza da despesa do material (Ponto de reposição, solicitações, eventos, etc); Gerar resumo de pedido do mês; Reconhece todas as modalidades de compras bem como Permite a compra por inexigibilidade, com controles específicos para este fim; Emite e controla as correspondências para os fornecedores de produtos, totalmente integrado ao módulo de correio eletrônico; Demonstrativos das compras diretas/licitações; Demonstrativos das compras diretas/licitações sem CNPJ; Demonstrativo das compras diretas/licitações com valor; Demonstrativos das compras p/ preço/fornecedor/modalidade; Resumo das compras/licitações; Emissão de relação de materiais permanentes adquiridos; Emissão de relação pedido de empenho por material; Emissão de relação de pedido de empenho por setor; Registra o resultado homologado da licitação para posterior emissão de autorização de fornecimento; Controla as informações sobre prazos, datas, reajustes, valores, representantes das partes, objeto, etc; Gerar resumo de pedidos do mês/setor Relatórios de compras por ramo de atividade; Relatórios de compras por subgrupo material/serviço Relatório de compras por tipo de material/serviço; Relatório de material/serviços requisitados por setor; Relatório de compras com fornecedor sintético; Relatórios de pedidos de aquisição por material/serviço; Relatórios de pedidos de aquisição com/sem valor Relatórios de compras diretas no mês/ano com fornecedor Gerar resumo de pedidos do mês Cancelar pedido de aquisição; Estatística de produtos mais comprados por período; Imprimir mensalmente relatório de todos os serviços, de acordo com as autorizações de empenhos emitidas. Os sistemas deverão ser integrados para que as informações pertinentes a Secretaria de Administração, Departamento de Patrimônio, Setor de Almoxarifado e Secretaria de Planejamento, Coordenação e Finanças. O sistema deverá estar preparado para importar ou exportar arquivos para os bancos. 29

30 4.6.2) MÓDULO DE LICITAÇÃO Deve manter a rastreabilidade de todos os processos referentes às compras. A qualquer momento, qualquer pessoa, com nível de acesso apropriado, deve ser capaz de saber como tal processo se encontra. As consultas devem ser parametrizáveis pelo usuário (seleção, ordenação, agrupamento, parâmetros de busca e operações matemáticas entre campos), devendo ser gravadas para serem usadas posteriormente se o usuário assim desejar. O sistema deve permitir todos os órgãos da administração serem gerenciados de forma integrada, porém, mantendo a devida independência de gestão. (Tratamento multi-entidade, multi-planta, multidepartamento e multi-usuário). O sistema deve prover a segurança e nível de acesso às funções controlando: A permissão sobre funções: inclusão, alteração, exclusão e consulta. A permissão sobre grupos de usuários. A permissão sobre os órgãos da administração. Deve fazer tratamento de integridade referencial dos dados. Exportação dos relatórios gerados para formatos diversos (Por exemplo: HTML, PDF, txt, xls, etc...), possibilitando que sejam salvos em meio magnético. O sistema deve, no ato do registro da escolha da modalidade, informar se licitação pode ser incluída nesta modalidade checando os valores da licitação com o que define a Lei 8.666/93. O sistema classifica os ganhadores conforme regra definida no edital e Lei 8.666/93 Solicitação do material e/ou serviço; Demonstrativo das compras efetuadas, artigo 16 da lei federal nº 8.666/93. Especificação do material/ serviço; O sistema deve permitir o aproveitamento de um edital já realizado em outras licitações. O sistema deve permitir a inclusão de uma licitação já encerrada no banco de modelo de licitações. O sistema deve manter histórico do processo licitatório mesmo no caso de anulação de uma licitação. O sistema deve arquivar, em arquivos de texto padrão não editável, todas as aprovações/alterações de minutas do edital e seus respectivos autores (Comissão de Licitação ou Compras). O sistema deve permitir o controle das operações de elaboração e aprovação das minutas do edital de licitações. O sistema deve controlar prazos de aberturas das licitações e seus veículos de publicação. O sistema deve manter atualizadas, em site da TJ, todas as inclusões e alterações feitas em um processo licitatório. O sistema deve permitir ao fornecedor a elaboração da proposta e a devida captura dos dados pelo Órgão de Justiça através meio eletrônico. Contemplar todas as modalidades de compras. Pedido e consulta de aquisição do material/serviço por licitação; Consulta dos itens da solicitação em estoque; Cadastro dos bens patrimoniais móveis, imóveis integrado com o sistema de compras e licitações; Processo que possibilite a visualização do bem por meio de imagem; Controle do estado de conservação dos bens cadastrados; Determinar modalidade, com a possibilidade de modificação; Consulta e Reserva de dotação orçamentária; Geração de relatórios estatísticos de bens por ano de aquisição por licitação; Geração de gráficos de aquisição de bens por licitação por locais ou grupos; Possibilite o vínculo dos fornecedores os materiais por eles fornecidos; Consulta de fornecedores por produtos; Estatística de consumo de produtos por origem (setor); Extrato de consumo de produtos; Ficha de produtos, contendo todo o histórico do produto desde sua implantação; Controle dos fornecedores ativos/inativos, quais produtos fornecem, quando efetuaram a última venda (preço/condição, prazo de entrega, qualidade, etc); Certificado de registro e habilitação de fornecedor emitido com data de vencimento; Consulta e utilização do cadastro de fornecedores; Manutenção de editais, atas e minutas; Itens de licitação (anexo Edital) Emitir tabelas do limite de preços da licitação; 30

31 Consulta de dúvidas freqüentes seguindo a Lei 8.666/93 e suas alterações; Integração com o sistema de consumo e patrimônio; Armazenamento de preços cotados pelos fornecedores; Elaboração do mapa de pontuação das licitações e classificação automática das propostas; Relação das propostas com menor valor e das propostas vencedoras; Adjudicação das propostas; Ata do processo licitatório. Pregão: Presencial O sistema deve possibilitar a digitação dos lances por parte do fornecedor. O sistema não deve mostrar o item sendo digitado. O sistema deve possibilitar a apresentação do lance do fornecedor em tela mediante liberação do usuário. O sistema deve reordenar a classificação dos ganhadores conforme característica do pregão (global, item, por lote, à vista e à prazo). Compras Livres O sistema deve possibilitar que o responsável pela área de compras informe a modalidade de compras de determinado bloco de requisições. O sistema deve controlar os processos de compras livres. Valor total de item comprado no ano. Valor total de classe de itens comprados no ano. Dispensa ou Inexigibilidade O sistema deve manter um banco de modelos de documentos de dispensa ou inexigibilidade. O sistema deve arquivar os documentos de dispensa ou inexigibilidade, inclusive manter histórico de suas alterações. Publicação O sistema deve permitir registrar o preço para aquisição de cópia do edital de licitação, sendo que este valor deverá ser publicado no corpo do edital. O sistema deve possibilitar a emissão de guia de recolhimento, com código de barras, de cópia do edital. Esta guia deverá conter: o número do edital e os dados do adquirente. O sistema deve fazer o controle dos pagamentos dos documentos emitidos, mantendo histórico dos fornecedores que retiraram ou pagaram guias de recolhimento. O sistema deve manter um banco de modelos de anúncio. O sistema deve arquivar todas as publicações, inclusive manter histórico de suas alterações. O sistema deve controlar os prazos das publicações a serem efetuadas, bem como as datas das publicações e os meios utilizados. O sistema deve permitir o arquivamento de imagem das publicações dentro do sistema. Julgamento da Licitação - Preço / Preço e Técnica: O sistema deve controlar quais foram as empresas ganhadoras da licitação, bem como as desclassificadas e os respectivos motivos. O sistema deve permitir o cadastramento de comissões julgadoras: especial, permanente, servidores e leiloeiros, informando as portarias e datas de designação ou exoneração e expiração. O sistema deve permitir a inclusão de anotações pertinentes ao julgamento da licitação. O sistema deve gerar ata de habilitação e ata de proposta de técnica e/ou ata de proposta de preços do processo licitatório, mediante banco de modelo de atas, devendo, ainda, fazer o controle dos prazos dos possíveis recursos segundo lei 8.666/93. O sistema deve publicar na internet, site do Órgão de Justiça, a decisão do processo de abertura dos envelopes de habilitação, bem como dos envelopes de proposta de preço e proposta de preço e técnica, inclusive os prazos para recursos. O sistema deve possibilitar a importação das propostas de preços das licitações por meio eletrônico. Sistema deve apresentar a tabela de julgamento técnico com: item, peso, nota atribuída conforme layout apresentado na web para download para o referido edital. O sistema deve permitir que a comissão de licitação informe o sistema da procedência da avaliação, deferindo ou não, informando seu parecer. Caso ocorra empate entre itens, o Órgão de Justiça irá proceder segundo normas internas e apontará 31

32 o ganhador no item. Homologação: O sistema deve manter banco de modelos de homologação por categoria. O sistema deve elaborar homologação e mapa de classificação e manter em arquivo. Deve possibilitar a assinatura digital ou reconhecimento biométrico na aprovação do documento. O sistema deve permitir a homologação de um mesmo item para mais de um licitante. No caso de desistência do primeiro colocado em uma licitação, o sistema deve permitir nova homologação da licitação para o segundo colocado. Deve ainda manter registro do ocorrido. Contratos: O sistema deve permitir a elaboração da minuta de edital de contrato. Deve permitir a Procuradoria alterar o texto do contrato e manter arquivadas as versões. O sistema deve manter banco de dados de modelos de Pré-contratos e Termos Aditivos. Checar se item requisitado já é objeto de contrato homologado, devendo fazer o controle dos devidos saldos à requisitar por centro de custo envolvido. Deve manter o controle de onde e quando ocorreu a publicação dos contratos. Deve permitir o controle e o re-equilíbrio financeiro ou reajuste de preços dos contratos. Deve informar de maneira ativa ao usuário dos contratos a vencer. 4.7 Sistema Aplicativo de Gestão de Recursos Humanos ) Módulo Folha de Pagamento: Inexistência de redundância de informação no sistema, possibilitando que a atualização de determinadas informações seja única, com a sua disponibilização para todos os módulos. Totalmente Parametrizado. Processar todos os tipos de cálculo de folhas: Mensal, Rescisões, Férias, Quinzenal, Semanal, Complementos etc. Processamento de cálculo on-line, programado, geral ou por partes. Possibilita o reprocessamento apenas das áreas/funcionários necessários. Permite simulações de cálculo de folha, férias, rescisão e aumentos salariais, fazendo projeções para análise gerencial. Faculdade de determinação de regras do negócio associadas as colunas das tabelas do banco de dados. Alterações em fórmulas de cálculo, ou novas fórmulas podendo serem criadas pelo usuário sem a necessidade de conhecimentos técnicos. Pesquisas automáticas por qualquer campo da tela. Todos os relatórios com opções para exportação formatados para Word, Excel, HTML(Internet) etc. Integrado com convênios e planos de saúde. Cosulta contra-cheques de qualquer mês processado. Consulta cadastro de fucionários. Manutenção de Funcionários. Possibilitar Cadastrar férias coletivas de maneira facilitada para grupos de funcionários. Cadastramento de funcionários afastados com controle automático pelo cálculo. Manutenção de tabelas para cálculo de IRRF, INSS e Salário Família. Manutenção tabelas gerais afastamento. Manutenção de bancos e vínculos Manutenção dependentes, tipos dependente, demisões, centros de custo, sindicatos. Manutenção de funções. Históricos de aumentos salarias. Manutenção de instituições. Manter o histórico das alterações de centros de custo dos funcionários. Manter o histórico funcional, função, nível salarial e salário e registro de documentos acessórios integrados ao protocolo, com possibilidade de digitalização. Relatórios anuais de cédula c, dirf em formulário e rais em formulário. Relatório Admitidos/Demitidos por intervalo de data. Relatório folha de pagamento/totais. 32

33 Relatório de Rescisão. Relatório Dependente IRRF. Relatório Dependente Salário Família. Relatório Médias Horas Extras. Relatório Estatísticos Diversos. Relatório salário por Faixa. Relatório Férias Vencidas. Relatório Tabela de Salário. Relatório Líquido Bancário. Emissão guia seguro desemprego. Emissão guia imposto sindical. Emissão guia fgts rescisão GRR. Emissão guia cadastramento de PIS. Relatório salário de contribuição inss para aposentadoria. Relatório discriminação parcelas salário contribuição inss para aposentadoria impressão formulário comunicação de dispensa para seguro desemprego. Relatório imposto sindical. Relatório Fgts por Centro de Custo. Relatório Fgts por Banco. Relatório BOC Fgts em disco. Relatório inss e Imposto de Renda. Relatório fgts em meio magnético. Pis pagameto pela empresa. Líquidos bancários em disquete para os bancos Bamerindus, Brasil, Banrisul, Caixa Estadual entre outros. Relatório Rais e Dirf em meio magnético. Altera nível Tabela Salarial Funcionário por Tempo. Cálculo suplementar de folha. Cálculo de Funcionário com duplo contrato. Fórmulas de cálculo definidas pelos usuários. Aumento de Fucionário por percentual, tabela de salário com níveis salariais, por fórmula. Aumento Movimento Fixo do Funcionário. Cosulta contra-cheques de qualquer mês processado ) Módulo de Recrutamento e Seleção: Cadastramento das propostas de Trabalhos com todas as informações pessoais e profissionais com a foto dos candidatos. Possibilita a inclusão do Curriculum Vitae do candidato. A Solicitação de Funcionário pode ser efetuado pelo responsável de cada Departamento justificando a necessidade para o aumento do quadro e lotação ou substituição de um colaborador. Registro das Entrevistas e Testes de avaliações de cada candidato. Registro de todos os requisitos obrigatórios ou desejáveis para cada cargo, e a ponderação dos mesmos. Quadro de Lotação com o total de colaboradores autorizados e o efetivo para cada cargo em seus respectivos turnos. Permite a Seleção Interna de Funcionários observando o perfil de cada colaborador e os cargos a que tem ascensão. Para a Seleção Externa de Candidatos, além dos requisitos descritos para cada Cargo, o selecionador pode ainda especificar o perfil desejado, a faixa salarial, grau de instrução, idade etc. Permite Consultas e relatórios de vagas e analises do quadro de funcionários. Permite monitorar através de computador todos os processos de seleção com suas respectivas fases ) Módulo de Relógio Ponto: Leitura do Cartão de Identificação do Funcionário que deve conter o código magnético ou de barras; ou ainda, simplesmente digitando via teclado. Registro instantâneo do ponto na Folha de Pagamento; permitindo ao setor de RH a qualquer momento fazer consultas, manutenção e emitir relatórios. 33

34 Emite o Cartão de Identificação com o código em barras, cartão ponto, relatórios de inconsistências, faltas e atrasos, horas extras, adicional noturno, compensação de horas, relatórios estatisticas e gráficos. Permite ao Setor de Rh comunicar e dar informações aos funcionários através de quadro de avisos que é exibido na tela do computador. No momento da marcação do Ponto o Sistema emite um sinal sonoro, mostra a identificação do funcionário e o cartão ponto referente a ultima quinzena. Grava e reproduz mensagens aos aniversariantes do dia. Comunicados e advertências a funcionários com faltas ou atrasados. Avisos em geral onde pode ser especificado para quem, o horário e o numero de vezes de divulgação. Sistema de Compensação de credito e débitos de horas (BANCO DE HORAS) 4.7.4) Módulo de Avaliação de Pessoal: Permite ampla liberdade para a definição dos tipos de avaliação. Permite ampla liberdade para definição dos ítens de avaliação e respectivas alternativas de respostas. Permite definir o público alvo da avaliação. Emissão de questionários de avaliação. Registros dos resultados de avaliação objetivos e subjetivos por funcionário. Permite a definição de tipos ou regras de avaliação relacionadas a funções/cargos. Utilização das unidades organizacionais (centro de custos) do sistema ) Módulo Serviços Social e Benefícios: Cadastro, controle e consulta de dependentes. Gráficos e estatísticas de funcionários e dependentes por idade, sexo, escolaridade, níveis salariais, etc. Controle de créditos de funcionários. Tratamento completo de Vale-Transporte. Vinculação da forma de desconto ou pagamento dos benefícios com a regra de cálculo, alteráveis pelos usuários. Permite o vínculo dos benefícios com a regra de cálculo, alteráveis pelos usuários. Permite o vínculo dos benefícios com os vários tipos de beneficiários, permitindo a realização de planos flexíveis ) Módulo de Cursos e Treinamentos: Cadastro de Cursos, treinamentos, seminários e outros eventos realizados, com o objetivo, instrutor (interno e externo), promotor, carga horária, custos etc. Efetua o levantamento das necessidades e as prioridades para a programação de cursos e treinamentos através da avaliação do currículo dos funcionários. Permite a Formação de turmas, informações do aproveitamento e freqüência e atualização no currículo. Emissão de Convites para fixação em portarias ou locais de trabalho, bem como certificados, quando promovidos pela empresa, aos participantes. Controle financeiro do treinamento. Permite um completo sistema de consultas a base de dados ) Módulo de Cargos e Salários: Cadastramento e escalonamento dos Cargos por grupo ocupacional. Descrição dos Cargos, com a definição das atividades, requisitos obrigatórios e desejáveis, grau de instrução, experiência mínima necessária, etc. Possuir quadro de lotação real e teórico, possibilitando as simulações e avaliações gerenciais. Controle da evolução dos Colaboradores e níveis salariais. Permite avaliação da excelência dos colaboradores relacionado perfil do ocupante com perfil do Cargo. Registro de todos os requisitos obrigatórios ou desejáveis para cada cargo, e a ponderação dos mesmos. Reajuste Salarial por Competência e Habilidades. Relatórios estatísticos diversos. 34

35 Efetua Pesquisa Salarial de Mercado ) Módulo de Controle de Convênios: Permitir definições de convênios e consignações. Liberdade de aplicar parcelamentos com ou sem índices de correção. Liberdade de escolha de índices de correção ou escolha de fator de correção. Lançamento automático no cálculo da Folha de pagamento por evento, com opções de agrupar por categoria ou individual por convênio. Permite a realização de consultas e demonstrativos detalhados das movimentações por funcionário. Permite a realização de consultas e demonstrativos detalhados das movimentações com a entidade conveniada. Permite a realização de consultas e demonstrativos detalhados sobre as movimentações para o funcionário. Emissão de autorizações p/compra e arquivo magnético com limite de crédito, para a empresa conveniada. Emissão do faturamento e relatórios estatísticos da utilização dos planos e convênios ) Módulo de Saúde Ocupacional: Manutenção do cadastro dos profissionais da área de saúde. Permite o controle do atendimento ambulatorial. Programação dos exames admissionais, demissionais e periódicos. Cadastro de Exames por setor e função ou funcionário. Agendamento automático de exames periódicos. Registro dos laudos de todos os exames realizados. Registro de acidentes de trabalho e afastamento para tratamento de saúde. Consultas e emissão de autorização para exames periódicos. Relatórios gerenciais, Atestados e comunicações de Acidentes. Classificação e identificação de Agentes Nocivos Identificações dos setores e funções e as características da exposição a agentes nocivos e o laudo pericial. Identificação dos materiais de segurança individuais e coletivos para cada agente nocivo. Informações s/atividade exercida em condições especiais ) Módulo de Segurança no Trabalho: Cadastro de Equipamentos de Proteção Individual e Coletivo. Registro da Entrega por funcionário e controle das datas de vencimentos dos equipamentos de proteção Individual. Consultas e emissão de relatório de EPI s vencidas ou a vencer em um período. Identificação e quantificação dos equipamentos de proteção necessários para cada Setor. Cadastro de Equipamentos de Proteção Coletiva em cada Setor. Registro da Entrega ou disponibilização dos equipamentos de proteção coletiva a cada Setor. Controle da Data de Validade para manutenção, troca, recarga ou revisão dos equipamentos ) Módulo de Reclamatórias Trabalhistas: Registro e Agendamento de todos os processos trabalhistas, com os motivos, juntas, advogados de ambas as partes, testemunhas, parecer, valores etc., permitindo acompanhar os processos, consultas a agenda e audiências anteriores. 4.8 BI Modelo Dimensional de Dados No modelo dimensional, é utilizado o Star Schema. Propositalmente as tabelas não são normalizadas, isso permitirá agrupar e desagrupar informações (drill down e drill up), garantindo também a desempenho nas consultas. Na estrutura não existe nenhum campo numérico de sumarização ou aditivo, eles serão calculados quando necessário dinamicamente nos objetos de interface do QlikView. 35

36 A granularidade de todos os hypercubos é bastante alta, isso permitirá tanto uma análise sumarizada quanto detalhada das informações. Desta forma, a estrutura poderá atende tanto o gerente com perfil analítico tático, quanto aqueles com perfil de análise estratégico Funcionalidades Marcadores de seleção para re-execução de uma análise gravada; Pesquisas de dados numéricos e texto; Análise dinâmica das informações com cliques do mouse; Filtros de dados; Análise de séries históricas; Seleções de informação no próprio gráfico ou tabela de análise; Cruzamento de informações entre áreas; Drill Drown de Informações; Troca dinâmica de dimensões nos gráficos pelo usuário; Botão voltar e avançar seleções; Possibilidade de envio de s de alertas para indicadores; Troca de expressões de valor para percentual ou vice-versa Interface Intuitiva e amigável ao gestor com interação na análise através de cliques do mouse, executado em ambiente Internet e Intranet. 8.4 Relatórios/Consultas/Gráficos dinâmicos e analíticos Protocolo/Processos 5 Instalação ERP OBS: Para instalação do ERP Pública dê preferência por executá-lo em um diretório local. Existem dois tipos de instaladores, com Client do Oracle e sem o Client do Oracle (InstantClient). Boas-Vindas: Clique em avançar 36

37 Contrato de Licença Verificar se estão instalados o client do Oracle, e as configurações do TNS Names estão de acordo com o instância do banco. Estando as configurações padrões OK, clicar em AVANÇAR OBS: Para o instalador InstantClient não necessita configurar o tnsnames, porque ele já está dentro do instalador. Local do diretório 37

38 Dê preferência para esse diretório: C:\Arquivos de Programas\ERP Pública Depois de escolhido o local, clicar em INSTALAR. Instalação dos Arquivos Tela que carrega todos os arquivos básicos para o funcionamento do programa. OBS: Se você usou o instalador para máquinas Win98, reinicie a máquina após essa tela, para que sejam registradas as DLLs. Autenticação 38

39 Janela de primeiro logon do usuário; O servidor varia conforme o cliente; Após inserir usuário e senha, clicar em ACESSAR. Patchs: Nessa janela clique em origem, e escolha o melhor repositório para baixar o arquivo com as bibliotecas necessárias para o funcionamento do ERP. E clique em Aplicar Ou simplesmente clique em Aplicar. Extraindo Bibliotecas: Escolhido o repositório, o programa extrairá as bibliotecas do ERP. Logon Final: 39

40 Digitar usuário e senha. Logo após, entrará no sistema ERP. Após intalação do aplicativo o usuário irá acessar as informações através do ícone da aplicação ERP : Ao entrar no sistema, digite o nome do usuário e senha e após clique na opção Acessar. Acesso O usuário tem a opção de mudar de senha, basta clicar no menu 'Utilitários', 'Alteração de Senhas', digitar nova senha, redigitá-la e após clicar no botão 'Confirmar'. 6 Cadastramento de usuário Para criar um novo usuário devemos seguir alguns passos, começando pelo cadastramento do usuário no módulo 'usuário', no menu utilitários: 40

41 tela 1 Onde cadastramos o nome, a senha e a categoria do usuário, e logo após a confirmação devemos informar para o sistema se o usuário estará habilitado ou não. Este módulo tem programas vinculados, do tipo: Usuário tipo de protocolo: onde informamos a quais tipos de protocolos o usuário estará vinculado; tela 2 Usuários de Os: ou usuários de sistemas operacional, define as categorias dos usuários que estão conectados ao IFS; tela 3 41

42 Informações do Usuário: é este programa que possibilita que o usuário se conecte ao banco de dados, por isso é importante que sejam preenchidos os dados do nome e do CPF corretamente; tela 4 Termo de Responsabilidade: termo que o usuário assina comprometendo-se com o uso de sua conta no sistema; Relação de Usuário: documento onde estão listados os usuários do sistema. Após criar um novo usuário é necessário vinculá-lo a uma administração, para tanto precisamos entrar no módulo 'Órgão Administrativo', como, por exemplo: tela 5 Nesta tela é possível incluir e alterar um tipo de órgão administrativo. Dentro deste módulo temos um programa vinculado chamado 'Usuário Administração' onde podemos vincular o usuário a uma administração. Basta escolher o órgão, clicar no programa vinculado e depois procurar o nome do novo usuário, e confirmar, por exemplo: 42

43 7 Permissão de Acesso e de Uso tela 6 Nesta parte do programas definimos o perfil do usuário. As permissões dividem-se em 'permissões de acesso' aos programas e 'permissão de uso' do sistema (referindo-se neste manual ao Sistema de Protocolo). Permissões de Acesso Para acessar este programas temos que entrar no menu utilitários, e depois no programa permissão de acesso e a seguinte tela se abrirá: tela 9 43

44 Aqui aparecem as categorias que existentes no sistema, e a demonstra a possibilidade de definir se um usuário, dentro de determinada categoria terá 'Permissões de Acesso' diferente dos demais usuários da mesma categoria. Para criar uma categoria, utilizamos o programa 'Categoria de Usuários', também localizado em utilitários. tela 10 Para criar uma nova 'Categoria' clicar em 'novo', na barra de ferramentas, descrever a categoria e confirmar. Feito isto a nova categoria aparecerá no sistema e o perfil de acesso aos programas terá de ser organizado. tela 11 Como podemos analisar a categoria bibliotecário não possui nenhuma permissão de acesso, para organizar o seu perfil teremos que escolher os programas e arrastá-los até o menu da categoria, por exemplo: 44

45 tela 12 Na figura anterior (tela 12), é possível verificar que na categoria já existe o menu 'PRO$', a partir daí arrastamos os demais programas necessários para o 'PRO$' funcionar, por exemplo, o programa 'Abertura'. Ao clicarmos em 'Abertura', abre-se uma lista de programas vinculados à este programa e que precisarão de 'Permissões de Acesso', onde o 'X' em vermelho, significa sem permissão, para permitir acesso é necessário clicar no 'X' e confirmar a permissão. E por fim temos a seguinte tela: tela 13 Aqui também são definidas algumas permissões (listadas abaixo). É nesta tela que também são ativadas e desativadas as auditorias do sistema. As liberações estão na seguinte ordem: Novo: inclui novos registros no programa; Localizar: localiza e recupera registros salvos no sistema; Confirmar: efetua a confirmação de inclusão e/ou alteração de registros; Apagar: exclui registros do sistema; Ordenar: permite a ordenação dos registros na tela (ordem alfabética, por código, etc...); Atualizar Listas: atualiza menus drop-downs do sistema; 45