Este procedimento dá cobertura aos pontos Processo de Compra da Norma NP EN ISO 9001:2008 (7.2.1 e e 7.2.3) e completa-se com:

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1 1. OBJETIVO E ÂMBITO Definir metodologia para Avaliação de Fornecedores. Aplica-se aos Fornecedores de Bens e Serviços cuja qualidade poderá afetar a qualidade dos serviços prestados pela autarquia. São avaliados os fornecedores a quem, no ano económico alvo de avaliação ou nos dois anos imediatamente anteriores, tenham sido efetuadas adjudicações, na sequência das quais se tenha verificado a execução das devidas prestações por parte dos ditos, no referido ano objeto de avaliação. 2. REFERÊNCIAS Este procedimento dá cobertura aos pontos Processo de Compra da Norma NP EN ISO 9001:2008 (7.2.1 e e 7.2.3) e completa-se com: MP.04/* - Mapa do Processo Aprovisionamento PQ.07 Receção de Bens 3. RESPONSABILIDADES As definidas ao longo deste Procedimento. 4. DEFINIÇÕES/SIGLAS FORNECEDOR QUALIFICADO - Entidade que demonstra capacidade para fornecer um material, componente ou serviço, de acordo com requisitos definidos neste procedimento; FORNECEDORES RELEVANTES PARA A QUALIDADE - Resultados de atividades ou de processos que compreendem materiais, componentes ou serviços e cujas Não - Conformidades podem por em causa a qualidade do produto/serviço da CMM; SERVIÇO REQUISITANTE: Áreas funcionais que solicitam o despoletar de determinado procedimento aquisitivo no sentido de suprir as necessidades identificadas e acompanham o acompanhamento da execução da prestação contratualizada; CMM Câmara Municipal de Mafra; PC - Presidente da Câmara; ACPA - Área de Contratação Pública e Aprovisionamento; NC Não Conformidade. Pág. 1 de 6

2 5. DOCUMENTOS ASSOCIADOS BRF - Boletim de Reclamação ao Fornecedor (Modelo ACPA-02); Modelo ACPA-03/3 - INQUÉRITO DE AVALIAÇÃO DA SATISFAÇÃO (FORNECEDORES DE SERVIÇOS) [obs:no caso em que não seja possível o preenchimento/resposta via lime survey] Modelo ACPA 17 - RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES 6. PROCEDIMENTOS 6.1 Generalidades O processo de avaliação baseia-se na atribuição de uma classificação a uma série de variáveis que vão permitir pontuar o desempenho dos fornecedores no que diz respeito à qualidade do Bem/ Serviço fornecido. As variáveis, os critérios para a sua pontuação e as ações a executar apresentam-se nas tabelas a seguir indicadas. A avaliação dos Fornecedores é anual, sendo da responsabilidade da ACPA, ocorrendo no primeiro trimestre do ano económico seguinte ao do ano objeto de avaliação: a ACPA encaminha em, janeiro, para preenchimento e resposta e posterior tratamento de dados que serão refletidos no relatório de gestão do primeiro trimestre. Compete aos serviços responsáveis pelo controlo de execução das prestações o envio para a ACPA, (tendo em conta os parâmetros expressos nas tabelas seguintes), os BRF s e respetiva reação aos mesmos por parte dos fornecedores, bem como o preenchimento do Inquérito referente ao Índice Médio de Satisfação Da avaliação resulta a Lista de Fornecedores Qualificados que servirá de suporte em consultas a efetuar pela CMM. Sempre que se pretenda consultar um novo Fornecedor (e/ou, a um novo Fornecedor seja adjudicada uma prestação) e, este for selecionado, tendo em consideração os critérios pré- Pág. 2 de 6

3 definidos (em sede de, nomeadamente, Convite, Caderno de Encargos, especificações expressas na informação que despoleta procedimento), este entrará para a Lista com classificação de nível IV. 6.2 Avaliação dos Fornecedores de Serviços Os critérios utilizados, para a Avaliação, têm como suporte as Não - Conformidades detetadas, nos serviços adquiridos, pelos diversos Serviços da Câmara, aquando da sua prestação. Neste caso cabe aos vários Serviços, emitir um BRF (Modelo ACPA-02) e remete-lo para a ACPA, para tratamento da NC, ou posteriormente ao tratamento pelo SR, quando são estes que asseguram a comunicação com o Fornecedor. Adicionalmente, será avaliada a prestação do serviço, mediante o preenchimento de um Inquérito (Modelo ACPA-03)/Limesurvey pelos respetivos Serviços da Câmara que usufruíram e acompanharam a execução do mesmo, encaminhado para o efeito, na semana correspondente ao décimo quinto dia do mês de Novembro, pela ACPA. Os critérios encontram-se definidos na tabela abaixo: AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES DE SERVIÇOS PARÂMETROS PONDERAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 1. Relação entre n.º de BRF s e n.º de prestações por parte do fornecedor 30% 2. Reacção a Reclamações 30% 3. Índice Médio de Satisfação (IMS) 40% N>15 5<N<15 1 N 5 0 N<1 Não mas não mas não foi eficaz e ISM < 35% 35 < IMS < 55% 55% < IMS < 85% IMS > 85% Tabela 1- Critérios para Avaliação de Fornecedores de Serviços Fórmula de N para os critérios de classificação N= Nº de Boletins de Reclamações (corresponde ao Nº de Não Conformidades reclamadas ao Fornecedor) / N.º de prestações desempenhadas pelo fornecedor Reação a Reclamações Média das pontuações obtidas para cada reclamação ocorrida IMS IMS= índice Médio de Satisfação (Média das Pontuações Obtidas no Inquérito de Avaliação da Satisfação Modelo ACPA-03) Pág. 3 de 6

4 Tabela 3a - Fórmula para critérios de Avaliação 6.3 Avaliação dos Fornecedores de Bens Os critérios utilizados, para a Avaliação, têm como suporte as Não - Conformidades detetadas, aquando do Controlo á Receção dos Bens ou, aquando da sua utilização. Neste último caso, cabe a cada serviço da Câmara (quem deteta a NC) emitir um BRF (Modelo ACPA-02) e remeter para a ACPA. Cabe à ACPA ou SR (quando este comunica diretamente com o Fornecedor), decidir quanto à efetivação da Reclamação e, envio ao respetivo Fornecedor. No caso de ser o SR a tratar a NC no final deve remeter o BRF para o ACPA (suporte para avaliação de Fornecedores). Os critérios encontram-se definidos na tabela abaixo. AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES DE BENS PARÂMETROS PONDERAÇÃO CLASSIFICAÇÃO 1. Relação entre n.º de BRF s e n.º de prestações por parte do fornecedor 50% N>15 5<N<15 1 N 5 0 N<1 2. Reação a Reclamações 50% Não mas não mas não foi eficaz e Tabela 2- Critérios para Avaliação de Fornecedores de Bens Fórmula de N para os critérios de classificação N= Nº de Boletins de Reclamações (corresponde ao Nº de Não Conformidades reclamadas ao Fornecedor) / N.º de prestações desempenhadas pelo fornecedor Reação a Reclamações Média das pontuações obtidas para cada reclamação ocorrida Tabela 3b - Fórmula para critérios de Avaliação Pág. 4 de 6

5 6.4 - Avaliação Global AVALIAÇÃO GLOBAL Fornecedor que responde totalmente às exigências da Autarquia Fornecedor que responde satisfatoriamente às exigências da Autarquia. Fornecedor que responde com deficiências consideráveis em relação às exigências da Autarquia. PONTUAÇÃO 85% 55% e < 85% 35% e <55% NÍVEL DE FORNECEDOR I II III Fornecedor não qualificado <35% IV Tabela 4 Avaliação Global 6.5- Ações a Desenvolver junto do Fornecedor Em reunião de Revisão pela Gestão, e na sequência dos resultados obtidos da avaliação dos fornecedores é definido, se necessário, o conjunto de ações a desenvolver pela Câmara Municipal de Mafra (CMM) tendo em vista a melhoria do seu desempenho. As ações são sujeitas à aprovação do PC Exclusão da Lista de Fornecedores Qualificados Devem ser removidas da Lista de Fornecedores Qualificados os fornecedores que: Tenham deixado de existir; Manifestem desinteresse em manter-se como fornecedores da CMM; Provoquem situações de bloqueio ao cumprimento do presente procedimento; Permaneçam em regime de continuidade (mais de 2 anos), por incumprimento dos requisitos especificados, em que o resultado da avaliação seja <35% (Nível 4); A proposta de exclusão de um fornecedor da Lista de Fornecedores Qualificados, será elaborada pela ACPA e enviada ao PC para autorização, com a respetiva avaliação anexa. Se excluído, esse fornecedor não será consultado, no ano seguinte, para fornecimento à Autarquia. Caso o PC decida pela sua não exclusão, o fornecedor passa ao nível de qualificação Nível III sendo o processo de qualificação reiniciado. Pág. 5 de 6

6 Requalificação de um Fornecedor Caso o fornecedor mostre interesse em demonstrar alguma alteração importante na sua organização, poderá o processo da qualificação ser iniciado novamente. Exclusão: Por razões conjunturais ou outras e a título precário, a CMM, pode manter relações comerciais com fornecedores não qualificados até que seja encontrada alternativa viável Registo da Avaliação de Fornecedores A avaliação dos fornecedores é efetuada em modelo estatístico plasmado em folha de cálculo Excel, cujo resultado é a Lista de Fornecedores Qualificados. Elaborado por: Verificado por: Aprovado por: X Vasco Mota Gestor de Processo Assinado por: VASCO BRUNO MOTA 13/06/2017 X Dulce Lourenço 14/06/2017 Dulce Lourenço Chefe de Divisão Assinado por: DULCE MARIA DUARTE LOURENÇO X 24/08/2017 Representante da Gestão Assinado por: CÉLIA MARIA DUARTE BATALHA FERNANDES Pág. 6 de 6