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1 Contexto para aplicar a melhoria contínua nas práticas de Gestão de Material de Consumo na UFPR em 2018: combate ao desperdício e aumento dos controles gerenciais internos Adm. Me. Ricardo Belinski, mba Assessoria em Gestão de Suprimentos (Delog/PRA/UFPR) suprimentos@ufpr.br / Ramal 4208 Skype: belinski@ufpr.br Adm. Ricardo Belinski * 1

2 Interface entre função Contábil e Estoques: Relatório Mensal de Almoxarifado (RMA) Adm. Ricardo Belinski * 2

3 Premissas da Produção Enxuta e Filosofia Lean Desenvolver equipes de trabalho multitarefas e aprimorar competências em procurement. Utilizar menores quantidades de insumos; ter menor estoque de materiais no canal logístico. Por endereço: ter um líder de equipe no lugar de supervisor. Ideia de síndico universitário. Investir em controle da qualidade, limpeza, organização e manutenção dos depósitos (pequenos, médios e grandes). Modelo de combate a todo tipo de desperdício ou muda (Taiichi Ohno). Adm. Ricardo Belinski * 3

4 Kaizen: um sistema de Melhoria Contínua Todo desperdício deve ser eliminado (Masaaki Imai) Todos devem estar comprometidos e envolvidos na melhoria contínua. Deve-se usar tecnologias e processos mais baratos e com menor custo. Isso pode ser aplicado na Administração Pública! É um processo de gestão visual e acessível para todos os envolvidos (transparência). Está orientado para processos e focado nas competências das pessoas (aprendizagem). Adm. Ricardo Belinski * 4

5 Combate ao desperdício e às atividades que não agregam valor Constante retrabalho nos processos. Excesso de estoques em alguns locais e falta de materiais de consumo em outros. Lotes vencidos e obsoletos. Inexistência de logística reversa e política de descarte de inservíveis. Custos extras com transporte de produtos. Vários depósitos no mesmo prédio. Lentidão na Tomada de Decisão. Adm. Ricardo Belinski * 5

6 Proposta de Rede Logística de Cadeia de Suprimentos na UFPR Temos vários locais e pessoas que recebem material de consumo por nota de empenho e dispensa de licitação. Há dezenas de endereços físicos com locais de recebimento de materiais. Será implantado sistema informatizado com único catálogo de materiais (SKU) e cadastro de locais de trabalho na UFPR (localização). O registro de entrada e saída de material é necessário e deve ser feito por endereço. Adm. Ricardo Belinski * 6

7 Compliance: atender às normas vigentes Implantar níveis de controles internos previstos na Instrução Normativa n. 001/2016 CGU/MPOG. Atendimento ao Acórdão n /2016 TCU Plenário sobre Gestão de Aquisições. Atendimento às recomendações de auditoria interna (Audin) e externa (CGU e TCU). Orientações dos Acórdãos do TCU e do Ministério de Planejamento (MPOG). Adm. Ricardo Belinski * 7

8 Previsão, Planejamento e Controles Gerenciais Internos Estratégia emergente: planejar o imprevisível ou novas oportunidades para a UFPR. Expansão sustentável da UFPR: economia de escala, mão-de-obra competente, infraestrutura adequada, considerar custos fixos e variáveis, estimar investimentos. Há interdependência entre estrutura, estratégia e ambiente (Henry Mintzberg). Estratégia de liderança de custo ou pela diferenciação. Adm. Ricardo Belinski * 8

9 Flexibilidade na gestão e aproveitamento de oportunidades Adm. Ricardo Belinski * 9

10 Desafios a considerar e pontos a superar Cultura organizacional e história da UFPR. Tipos de Inovação: em processos, em pessoas, em sistemas, em rotinas. Garbage Can Model: soluções procurando problemas para resolver (desde 1972). Modelo de Gestão Anárquica das universidades. Considerar a complexidade gerencial de Universidades e Hospitais. Vide Safári de Estratégia de Henry Mintzberg. Adm. Ricardo Belinski * 10

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13 Desenvolvimento de competências e Aprendizagem Organizacional Necessidade de Universidade Corporativa para desenvolvimento dos profissionais em funções administrativas da UFPR. Formação continuada durante a vida no trabalho. Estratégia Geral de Logística do Ministério do Planejamento (MPOG) 2016/2019: desenvolvimento de competências gerenciais para logística em toda a organização. Adm. Ricardo Belinski * 13

14 UFPR: proposta de implementação de estratégia Considerar a complexidade e a singularidade de cada uma das unidades desta universidade. Disponibilizar sistemas, capacitar pessoas e agilizar processos de trabalho. Delegar responsabilidades ao longo da cadeia de suprimentos. Evitar estoques que não agregam valor nos canais de suprimentos. Planejar as compras quando há sobras de recursos. Adm. Ricardo Belinski * 14

15 UFPR: foco e escopo de atuação Foco no negócio central: ensino, pesquisa e extensão de qualidade ao menor custo possível. Escopo: 44 mil alunos (diferenciação ou custo) Pipeline de Liderança de Ram Charam: desenvolver a liderança com base no perfil de cada profissional, avaliando suas potencialidades e focando em seus melhores pontos para planejar sua trajetória na UFPR. Adm. Ricardo Belinski * 15

16 Rede logística de materiais de consumo na UFPR Considerar no abastecimento físico e na distribuição: compras, transporte, pedidos, embalagens, armazenamento, controle de material, informações, previsão de suprimentos. Planejamento, organização e controle: estoque, transporte e localização. Decisão estratégica, tática e operacional. Adm. Ricardo Belinski * 16

17 Funções em um modelo de Sistema Informatizado (ERP) Adm. Ricardo Belinski * 17

18 Implantação de ERP para gestão de Material de Consumo Atualmente há um contrato vigente de sistema informatizado (SIE AVMB). Sistema de Informação para o Ensino (SIE) disponível na intranet UFPR: Implantação do módulo Gestão de Material de Consumo do SIE (desde agosto/2017). SIE AVMB Adm. Ricardo Belinski * 18

19 Leituras complementares A máquina que mudou o mundo de James P. Womack, Daniel T. Jones e Daniel Roos ( w872)* A mentalidade enxuta nas empresas de James P. Womack e Daniel T. Jones ( w872)* Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos e Logística Empresarial de Ronald H. Ballou ( b193)* Safári de Estratégia de Henry Mintzberg ( M667)* * Disponível nas bibliotecas da UFPR. Sobre o modelo de gestão de universidades: A Garbage Can Model of Organizational Choice. Michael D. Cohen, James G. March and Johan P. Olsen. Administrative Science Quarterly. Vol. 17, N. 1 (Mar. 1972), pp Disponível em: Adm. Ricardo Belinski * 19

20 Contexto para aplicar a melhoria contínua nas práticas de Gestão de Material de Consumo na UFPR em 2018: combate ao desperdício e aumento dos controles internos Adm. Me. Ricardo Belinski, mba Assessoria em Gestão de Suprimentos (Delog/PRA/UFPR) suprimentos@ufpr.br / Ramal 4208 Skype: belinski@ufpr.br Cel. (41) (telegram e whatsapp) Tel. Com. (41) Adm. Ricardo Belinski * 20

21 Organograma 2018 Pró-Reitoria de Administração: Departamento de Logística (Delog): Divisão de Suprimentos (Delog): Seção de Depósito (Centro de Distribuição: recebimento, armazenagem, distribuição de produtos uso comum). Seção de Materiais (Gestão de Material de uso comum: gestão de Atas de Registro de Preços). Seção de Produtos Químicos (Laboratórios e Pesquisa, Produtos Controlados, Mapas Polícia Federal e Exército). Assessoria e Consultoria em Gestão de Suprimentos (capacitação permanente no uso do sistema SIE AVMB). Adm. Ricardo Belinski * 21