SENAR-ADMINISTRACAO REGIONAL DE SAO PAULO

Transcrição

1 Unidade Auditada: SENAR-ADMINISTRACAO REGIONAL DE SAO PAULO Exercício: 2012 Processo: Município: São Paulo - SP Relatório nº: UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE SÃO PAULO Análise Gerencial Senhor Chefe da CGU-Regional/SP, Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º , e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual apresentada pelo SENAR - ADMINISTRAÇÃO REGIONAL DE SÃO PAULO. 1. Introdução Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no período de 10/06/2013 a 21/06/2013, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela Unidade Auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames. 2. Resultados dos trabalhos 1

2 Verificamos na Prestação de Contas da Unidade a existência das peças e respectivos conteúdos exigidos pela Instrução Normativa TCU n.º 63/2010 e pelas Decisões Normativas TCU n.º 119/2012 e n.º 124/2012. Em acordo com o que estabelece o Anexo IV da Decisão Normativa TCU n.º 124/2012, e em face dos exames realizados, efetuamos as seguintes análises: 2.1 Avaliação da Conformidade das Peças A fim de avaliar a conformidade das peças que compõem o processo de contas, foi verificado se a unidade jurisdicionada elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de referência e se as peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCU nº 119/2012 e nº 124/2012. A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise censitária de todos os itens que compõem o Relatório de Gestão e as peças complementares. A partir dos exames realizados, concluiu-se que o SENAR-AR/SP elaborou todas as peças a ele atribuídos pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de Além disso, as peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCU n.º 119/2012 e n.º 124/2012, exceto pelas informações referentes à gestão de bens móveis, medidas adotadas pela entidade para redução do consumo de papel, energia elétrica e água e gestão de tecnologia da informação, ausentes no Relatório de Gestão e complementadas pela unidade conforme transcrito no Relatório de Auditoria. 2.2 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão Mediante exame do Relatório de Gestão do SENAR/SP para o exercício de 2012, foram levantadas informações relativas à execução das receitas e despesas e aos resultados obtidos pela entidade no exercício. A Receita para o ano de 2012 foi orçada em R$ ,00 e a arrecadação de R$ ,53 originou um acréscimo de 1,50% em relação ao previsto. Da receita realizada temos que R$ ,96 estão relacionados aos repasses do INSS e R$ ,57 de outras receitas (financeiras e eventuais). A Despesa realizada atingiu o montante de R$ ,37. Deste total foram gastos R$ ,133,87 na atividade fim (87,45%) e R$ ,50 na atividade meio (12,55%). A diferença entre os valores gastos e arrecadados pode ser verificada na demonstração das Variações Patrimoniais do Relatório de Gestão 2012, que registra superávit orçamentário de R$ ,16 para o exercício em análise. A Entidade apresentou dados referentes à execução física e financeira de suas Metas Mobilizadoras, bem como dos projetos e atividades previstos na sua Carteira de Projetos. As tabelas abaixo apresentadas registram os resultados do SENAR/SP para o período: 2

3 Tabela I AÇÕES E PARTICIPANTES / ATIVIDADES FIM EFETIVAMENTE REALIZADAS EM 2012 Promoção Social Quantidade de Atividades Quantidade de Participantes Formação Profissional Rural Quantidade de Ações Quantidade de Participantes Tabela II QUADRO COMPARATIVO: ESTIMATIVAS E REALIZAÇÕES EM 2012 Item Estimativa (PAT) Realizações Variação Percentual Receita INSS R$ ,00 R$ ,96 + 0,30 Atividades de Promoção Social Ações de Formação Profissional Rural Total Geral de Ações/Atividades Participantes de Promoção Social Participantes de Formação Profissional Rural Total Geral de Participantes , , , , , ,19 Tabela III QUADRO COMPARATIVO DE DESEMPENHO (2010 A 2012) Item

4 Receita INSS R$ ,33 R$ ,54 R$ ,96 Atividades de Promoção Social Ações de Formação Profissional Rural Total Geral de Ações Participantes de Promoção Social Participantes de Formação Profissional Rural Total Geral de Participantes LINHA DE AÇÃO DE REALIZADO PREVISTO (PAT 2012) FORMAÇÃO N.º de Carga N.º de N.º de Carga N.º de PROFISSIONAL RURAL Ações Horária Participantes Ações Horária Participantes Agricultura Pecuária Aquicultura Silvicultura Agroindústria / - - / - - / - Atividades de Apoio Prestação de Serviços Aprendizagem TOTAL LINHA DE AÇÃO DE REALIZADO PREVISTO (PAT 2012) N.º de Carga N.º de N.º de Carga N.º de PROMOÇÃO SOCIAL Ações Horária Participantes Ações Horária Participantes Artesanato Organização Comunitária Educação* Alimentação e Nutrição Cultura, Esporte e Lazer** Saúde Apoio às Comunidades

5 Rurais TOTAL A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se a seguinte questão de auditoria: (i) Os resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência dos objetivos e metas físicas e financeiras planejadas ou pactuadas para o exercício, foram cumpridos? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise da ação de maior materialidade do SENAR/SP (responsável por 80% da execução financeira). Conforme análise crítica constante do Relatório de Gestão 2012, a entidade informou que o cumprimento da meta física resultou, principalmente, pela adoção de uma política de colaboração com diversos órgãos e entidades que contribuíram em maior ou menor grau para a implementação da estratégia de cursos prevista para o ano. Ao longo de 2012 foram realizadas ações de Formação Profissional Rural e desenvolvidas atividades de Promoção Social, atendendo pessoas e perfazendo um total de horas distribuídas nas diversas linhas de ação. Considerando o alto percentual de execução financeira, em relação ao orçamento previsto, verificou-se que os recursos colocados à disposição do SENAR/SP foram bem geridos, principalmente no que concerne à realização de aquisições de cursos de qualificação profissional e promoção do bem estar daqueles trabalhadores abrangidos pelo seu campo de atuação. No que tange ao Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego Pronatec, registramos que o Senar/SP ofertou cursos nessa modalidade ao longo do exercício de Assim, conclui-se que a unidade aplicou recursos em objetos de gastos compatíveis com a finalidade das ações Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ A partir dos exames observa-se que não existem indicadores definidos para o SENAR/SP. Ressalta-se que essa fragilidade compromete o componente "Informação e Comunicação" dos Controles Internos Administrativos da Unidade. 2.4 Avaliação dos Indicadores dos Programas Temáticos Não houve no exercício de 2012, por parte do SENAR AR/SP, atos de gestão relacionados ao item 4 - Indicadores dos Programas Temáticos e das Ações Orçamentárias sob responsabilidade da Unidade, do Anexo IV da DN TCU n.º 124/

6 2.5 Avaliação da Gestão de Pessoas Força de Trabalho: Com base nas informações extraídas do Relatório de Gestão de 2012 e naquelas fornecidas pelo Gestor em resposta à Solicitação de Auditoria n , as quais foram consideradas consistentes pela equipe de auditoria, verificou-se que o quadro de pessoal do SENAR/SP estava assim constituído (Tabela I Força de Trabalho) no final do exercício de 2012: Tabela I Força de Trabalho PESSOAL CATEGORIA Qtde. Despesa (R$) Qtde. Despesa (R$) Qtde. Despesa (R$) Próprio , , ,60 Terceirizados , ,40 Temporários ,29 0 0,00 TOTAL , , ,00 Remuneração de pessoal à luz da legislação e Sistema Contábil: Durante os trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2012, verificou-se, por meio de amostragem, que os valores são compatíveis com o previsto nas normas da Entidade que regem o assunto. Sistema Corporativo: Observou-se que a unidade responsável pela gestão de pessoal cumpriu todas as formalidades de registro no Sistema Corporativo de administração de pessoal. Admissão de pessoal à luz da legislação: Durante os trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2012, constataram-se algumas impropriedades na amostra de processos examinados, tendo sido solicitados esclarecimentos por meio da Solicitação de Auditoria n , a qual está descrita em fato específico constante dos Achados de Auditoria desse Relatório. Com exceção das fragilidades citadas anteriormente, entende-se que a Entidade está cumprindo com todas as formalidades legais na admissão de recursos humanos, notadamente quanto ao processo de seleção, de acordo com as regras estabelecidas na regulamentação interna de admissão de pessoal, como também com as normas legais. Controles Internos Administrativos: Dentre as principais impropriedades que contribuem para a fragilização dos controles internos administrativos destaca-se a citada anteriormente, evidenciada na área de admissão de pessoal. 2.6 Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias A avaliação das transferências de recursos mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, teve por objetivo verificar a atuação da unidade para garantir o alcance dos objetivos definidos nos respectivos instrumentos; a tempestividade da análise das prestações de contas dos convenentes ou contratados; a fiscalização da execução do objeto da avença, inclusive quanto à utilização de verificações físicas e presenciais, assim como a suficiência das estruturas de pessoal e 6

7 tecnológica para a gestão das transferências e se os controles internos administrativos instituídos pela unidade relacionados à gestão das transferências estão instituídos de forma a garantir o atingimento dos objetivos. Cabe destacar que a estratégia metodológica adotada pela equipe de auditoria consistiu na análise das transferências concedidas pelo SENAR-AR/SP, durante a gestão 2012, por meio do Acompanhamento Permanente da Gestão (APG) e complementadas na Auditoria Anual de Contas. Foram selecionadas as transferências, por amostragem, com base em critérios de materialidade e criticidade. Nesse contexto, o resultado dos exames evidenciou a seguinte situação: a) Objetivo do Convênio Quantidade total de transferências concedidas no exercício Volume de recursos total de transferências no exercício Quantidade Avaliada Volume de recursos avaliado Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade Volume dos recursos em que foi detectado alguma irregularidade , , Fonte: Relação de projetos (transferências) fornecida pelo SENAR-AR/SP. Não foram identificadas irregularidades nos objetivos das transferências. b) Fiscalização física e presencial Quantidade de Transferências vigentes no exercício Quantidade de Transferências em que havia a previsão de fiscalização Quantidade de Transferências que foram fiscalizadas de forma física e presencial Fonte: Relação de projetos e de fiscalizações realizadas fornecida pelo SENAR-AR/SP. Verificou-se que a fiscalização física das ações é realizada pelos supervisores designados, nos locais das ações, no momento de sua realização e verificado sua adequação ao respectivo programa, sendo gerado um relatório de acompanhamento e, se necessário, adotadas posteriormente as medidas corretivas. Percebe-se, também, que devido a grande quantidade de ações realizadas no exercício, somente cerca de 5,0% sofreram fiscalização física. c) Prestação de Contas Qtde. total de transf. vigentes no exercício Qtde. de transf. com a situação aguardando prestação de contas Qtde. de transf. com a situação prestação de contas em análise Qtde. de transf. com a situação aprovadas Qtde. de transf. com a situação desaprovadas Qtde. de transf. cujas contas estão na situação omissão de prestar contas Fonte: Relação de projetos fornecida pelo SENAR-AR/SP. 7

8 Importante destacar a ocorrência de 431 projetos cancelados, conforme informado pela unidade, não restando nenhuma transferência com pendência de prestação de contas. d) Avaliação das Prestações de Contas Quantidade de prestação de contas vigentes Quantidade de prestação de contas avaliadas Quantidade de prestação de contas em que fora detectada irregularidade pela equipe Fonte: Relação de projetos fornecida pelo SENAR-AR/SP. Nas transferências examinadas, verificou-se que a prestação de contas e sua aprovação ocorrem por meio de sistema informatizado próprio (SICP), não havendo análise física dos documentos obrigatórios na composição dos processos de prestação de contas. e) Controles Internos Administrativos da Gestão de Transferências (estrutura de pessoal e tecnológica) O SENAR-AR/SP possui um sistema próprio de gestão das ações (SICP) que, mesmo com a grande quantidade de ações realizadas por transferência, permite o acompanhamento e administração da totalidade das ações com a estrutura de pessoal existente (22 funcionários), bem como a estrutura tecnológica considerada satisfatória pelo gestor, destacando-se como ponto positivo a inexistência de pendências de prestações de contas do exercício. No entanto, dentre as fragilidades de controle interno, destacam-se a dificuldade para realização de fiscalizações físicas, que atingiram cerca de 5% do total de ações e as fiscalizações documentais, que não ocorrem de forma sistemática. 2.7 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ Quanto à gestão da aquisição de bens e serviços, analisamos processos de dispensa, inexigibilidade e pregão, conforme as tabelas a seguir. Incorporamos à nossa amostra um processo de dispensa já analisado durante o exercício de 2012, como resultado do Acompanhamento Permanente da Gestão. Esse processo, no valor de R$ ,00, trata da contratação da Federação da Agricultura e Pecuária do Estado de São Paulo FAESP e tem como objeto a cessão de infraestrutura dessa entidade para o SENAR. Os resultados dessa análise foram incorporados ao item específico sobre dispensa desse relatório. 1 Dispensa Qtde total processos Volume total recursos Qtde avaliada Volume total recursos avaliados Percentual de recursos avaliados , ,28 96,56% 8

9 2 Inexigibilidade Qtde total processos Volume total recursos (aproximado) Qtde avaliada Volume total recursos avaliados Percentual de recursos avaliados , ,38 0,01% O processo de inexigibilidade para a contratação de plano de saúde para os funcionários da entidade, com valor estimado mensal de R$88.449,14, não incluído na amostra, é passível de avaliação futura. 3 Pregão Qtde total processos Volume total recursos Qtde avaliada Volume total recursos avaliados Percentual de recursos avaliados , ,97 30% Critérios de sustentabilidade No que tange à verificação da utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras, analisamos o questionário a respeito do assunto que consta no Relatório de Gestão 2012, assim como selecionamos um processo de aquisição de computadores. Observamos que a entidade não incluiu critérios sustentáveis nesse processo licitatório, assim como não possui rotina de aquisição relacionada ao assunto. Portanto, pode-se concluir que o SENAR deixou de observar critérios de sustentabilidade ambiental em parte de suas aquisições de bens e serviços e comprometeu-se a adotar providências com objetivo de conseguir maior aderência às normas regulamentadoras da matéria. Controles Internos Administrativos da Gestão de Compras Como norma que formalize as atividades e procedimentos relacionados à gestão de compras, a entidade apresentou seu Regulamento de Licitações e Contratos Resolução nº01/cd/2006, revisada e alterada posteriormente. Em relação aos riscos quanto ao atingimento das metas estabelecidas, a entidade esclareceu que não há identificação dos riscos e pontos críticos, e que as normas existentes no SENAR-AR/SP não determinam investimentos obrigatórios nesta área, sendo que a locação de recursos dependerá da programação da administração. Quanto a medidas corretivas adotadas no caso de desvios no cumprimento das metas estabelecidas pela entidade, a entidade informou que quando há previsão de investimentos na aquisição de bens e serviços, tal medida vem acompanhada do respectivo plano de trabalho das áreas técnicas e operacionais. 9

10 2.8 Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação Planejamento Estratégico de TI A entidade não apresentou um documento que estabeleça o Planejamento Estratégico Institucional. Em sua resposta à SA, a entidade citou o PAT Plano Anual de Trabalho, embora não o tenha disponibilizado para análise. No exercício de 2012, a entidade não tinha um Plano Diretor de Tecnologia da Informação, embora tenha apresentado um Planejamento de Informática para o ano de A entidade não constituiu um Comitê Diretivo de TI. Política de Segurança da Informação A unidade apresentou o documento Normas e procedimentos Política de Segurança da Tecnologia da Informação (PSTI). O documento abrange os seguintes tópicos, entre outros, organização da PSTI (gerenciamento e responsabilidades de usuários de TI) e manual de padrões e recomendações de usuários. Segundo o PSTI, o Gestor de Segurança é o Chefe do Centro de Informática. A divulgação do documento foi realizada pela intranet. Recursos Humanos de TI Solicitamos por meio da SA n o 01 que a entidade apresentasse informações sobre os recursos humanos de Tecnologia da Informação, tanto os funcionários quanto os terceirizados. Como resposta, a unidade informou que não possui terceirizados trabalhando em TI. A relação de funcionários abrange sete funcionários com formação na área de TI, com exceção do operador de micro jr, que não possui nível superior. No Plano de Cargos e Salários apresentado, constam os cargos relativos à Tecnologia da Informação. Desenvolvimento e Produção de Sistemas A entidade não possui Metodologia de Desenvolvimento de Sistemas formalizada. Em resposta à solicitação de auditoria, a entidade informou que não existem contratos de desenvolvimento de sistemas celebrados ou vigentes no exercício de Gestão de Bens e Serviços de TI A entidade informou que existe uma área específica de Gestão de Contratos de Bens e Serviços na unidade, inclusive de TI. No exercício de 2012, segundo a relação apresentada pela entidade, não foram celebrados contatos de desenvolvimento de TI, estando vigente somente um contrato de manutenção do sistema de Gerenciamento de Contratos e Gerenciamento de Compras. Sobre o contrato, questionamos as providências tomadas para que o sistema continue a ter manutenção, considerando que 10

11 existe um limite para renovação do contrato e a entidade informou que não há transferência de conhecimento sobre o sistema. A entidade respondeu que tem a intenção de substituir o software, embora não tenha esclarecido o momento e a forma da transição. 2.9 Avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário A partir da relação de imóveis fornecida pelo SENAR/SP, a equipe de auditoria efetuou avaliação por meio de amostragem não aleatória dos bens imóveis existentes, bem como dos gastos com manutenção, locação e benfeitorias. Verificamos que o SENAR/SP possui 01 imóvel locado de terceiros e 04 imóveis próprios e em utilização. Os contratos de serviços terceirizados de vigilância ostensiva e limpeza e conservação foram celebrados de acordo com as diretrizes do Regulamento de Licitações e de Contratos do Sistema SENAR. Tabela I - Quantitativo Bens Imobiliários LOCALIZAÇÃO Quantidade total de imóveis sob a responsabilidade da UJ BRASIL EXTERIOR 0 0 Tabela II - Despesa com Reformas GASTOS REALIZADOS COM REFORMAS DE IMÓVEIS PRÓPRIOS LOCADOS DE TERCEIROS VALORES TOTAIS 0,00 0,00 PERCENTUAL SOBRE O TOTAL 0,00 0,00 Tabela III - Despesa com Manutenção GASTOS REALIZADOS COM A MANUTENÇÃO DE IMÓVEIS PRÓPRIOS LOCADOS DE TERCEIROS VALORES TOTAIS ,04 0,00 PERCENTUAL SOBRE O TOTAL 100,00 0,00 11

12 Tabela IV - Avaliação de Bens Locados de Terceiros Qtde Existente Qtde Avaliada Qtde em que foi detectada irregularidade (não foi providenciada a indenização) Avaliação da Gestão Sobre as Renúncias Tributárias Não houve no exercício de 2012, por parte do SENAR AR/SP, atos de gestão relacionados ao item 14 - Avaliação da Gestão das Renúncias Tributárias, do Anexo IV da DN TCU n.º 124/ Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU A Controladoria Geral da União optou por incluir a avaliação do cumprimento dos acórdãos para a unidade nos casos em que haja uma determinação específica do TCU à CGU para ser verificada na Auditoria Anual de Contas junto à unidade jurisdicionada. A metodologia consistiu no levantamento de todos os acórdãos em que haja determinação para a unidade e seja citada a CGU para posterior verificação do atendimento do mesmo. No levantamento realizado, não houve ocorrências de determinações expressas à CGU para manifestação na Auditoria Anual de Contas do SENAR-AR/SP Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU A Controladoria Geral da União optou por incluir a avaliação do cumprimento das recomendações emitidas por ela considerando a existência de rotina de acompanhamento e atendimento das recomendações emanadas pela CGU. A metodologia consistiu no levantamento de todas as recomendações existentes e emitidas durante a gestão 2012 com posterior verificação do atendimento das mesmas. No levantamento realizado, não houve ocorrências de recomendações pendentes ou emitidas no exercício de 2012 para o SENAR-AR/SP Avaliação do Parecer da Auditoria Interna O SENAR-AR/SP não possui unidade de Auditoria Interna. 12

13 2.14 Avaliação do Conteúdo Específico do Relatório de Gestão Não houve no exercício de 2012, por parte do SENAR-AR/SP, atos de gestão Relacionados ao item 15 - Conteúdo Específico, do Anexo I da DN TCU nº 124/ Avaliação dos Controles Internos Administrativos A fim de avaliar se os controles internos administrativos instituídos garantem o atingimento dos objetivos estratégicos, foram avaliadas todas as áreas de gestão auditadas (já avaliadas nos itens anteriores) e dos principais macroprocessos finalísticos. A partir da avaliação comparada entre os controles internos por área de gestão e os macroprocessos finalísticos, emitiu-se uma opinião sobre os componentes: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação, monitoramento. Relação entre os Macroprocessos Finalísticos (objetivos estratégicos) e Controles Internos Administrativos Observou-se que o componente ambiente de controle é razoavelmente suficiente, nos parâmetros analisados, em todas as áreas analisadas, exceto na gestão do patrimônio imobiliário, onde foi observado. O componente avaliação de risco é razoavelmente suficiente, nos parâmetros analisados, nas áreas analisadas, exceto na gestão de compras e gestão de TI. O componente procedimentos de controle apresentou-se razoavelmente suficiente, nos parâmetros analisados, em todas as áreas analisadas, exceto na gestão de compras. O componente informação e comunicação apresentou-se razoavelmente suficiente, nos parâmetros analisados, em todas as áreas analisadas, exceto na gestão de compras e gestão do patrimônio imobiliário. Já o componente monitoramento apresentou-se parcialmente ou totalmente, nos parâmetros analisados, em todas as áreas analisadas. Ressalta-se que a área de gestão de transferências está diretamente relacionada aos principais macroprocessos finalísticos da unidade, onde se observou presente minimamente todos os componentes avaliados. Diante do exposto, pode-se afirmar que os controles internos possuem ao menos um grau razoável de suficiência para atingimento dos objetivos estratégicos Ocorrências com dano ou prejuízo Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário. 3. Conclusão 13

14 Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria. São Paulo/SP, 24 de Setembro de Achados da Auditoria - nº SENAR - Qualificação Profissional do Trabalhador 1.1 SENAR - Qualificação Profissional do Trabalhador FORMALIZAÇÃO LEGAL INFORMAÇÃO Informações sobre pregões realizados pela entidade. Fato As contratações por pregão seguem o Regulamento de Licitações e Contratos, Resolução n o. 01/CD/2006. A unidade apresentou uma relação com 22 processos licitatórios realizados por pregão, no valor total de R$ ,24, dos quais selecionamos 4 para análise, no valor total de R$ ,97, que comentamos a seguir. a) Pregão 04/2012 O objeto do pregão é a aquisição de toners e cartuchos de tinta para impressoras marca HP, Okidata e Lexmark e fitas Epson, novos e originais de fábrica. A minuta do edital foi submetida a parecer jurídico que opinou pela continuidade do processo. O objeto do pregão foi divido em três lotes de acordo com a marca do equipamento que utilizaria o produto adquirido. O item do edital determina que, no caso de fornecimento de cartuchos originais de fábrica de marca diferente da marca da impressora a que se destinam, as licitantes classificadas com menor preço deveriam apresentar um laudo técnico de qualidade expedido por entidade/instituto/laboratório especializado, que comprove a boa qualidade e o bom desempenho dos cartuchos. O edital foi publicado no DOU no dia 10/02/2012 e a data de abertura das propostas foi marcada para o dia 28/02/2012. A empresa com menor preço para o lote 1 pediu sua desclassificação pois não possuía laudo para dois dos itens do lote, que era composto por 18 itens. b) Pregão 14/2012 Trata-se de pregão eletrônico para a aquisição de 230 microcomputadores all in one, com assistência técnica durante o prazo de garantia. O parecer jurídico foi favorável à continuidade do processo. Sobre o edital, observamos que na descrição do objeto no edital do pregão não foram incorporados critérios de sustentabilidade. A publicação no DOU foi feita em 10/07/2012. A abertura das propostas foi marcada para o dia 14

15 20/07/2012. No total, catorze empresas apresentaram propostas, das quais 12 foram classificadas. A empresa com melhor lance, RECEP Comercio de material de construção Ltda ME é empresa de pequeno porte. A proposta dessa empresa foi desclassificada, pois, segundo a ata da sessão pública do pregão, a empresa não apresentou proposta e documentação de habilitação no prazo. A empresa vencedora, portanto, foi a DC Eletrônica, com proposta no valor de R$ ,80. No processo constam páginas impressas do sítio eletrônico do Banco do Brasil, onde o pregão eletrônico foi realizado, contendo as propostas, os lances e as comunicações entre pregoeiro e empresas, entre outros. c) Pregão 15/2012 Trata-se de contratação de empresa para prestar serviços continuados de vigilância preventiva no CT de Ribeirão Preto, na modalidade pregão eletrônico pelo menor preço global. A unidade realizou orçamento prévio e estimou a contratação em um valor médio de R$18.441,96. O Perecer Jurídico, de 02/08/2012, é favorável ao prosseguimento do processo. O Edital determina a realização de visita técnica obrigatória. A cláusula determina que o limite máximo aceitável de preço mensal é o estabelecido pela Portaria n o 05, de 07 de fevereiro de 2012 da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, para o Estado de São Paulo..... Foi elaborado Termo de Referência e modelo de proposta com planilha de custos detalhada. O Anexo VI traz o termo da Avaliação da Qualidade dos Serviços de Vigilância/Segurança Patrimonial, estabelecendo critérios para a avaliação de desempenho e qualidade dos serviços prestados. Cinco empresas realizaram a visita técnica, porém apenas duas apresentaram proposta, sendo que uma apenas fez a proposta inicial, sem apresentar lances. A segunda empresa então ofereceu apenas um lance, diminuindo em aproximadamente R$30,00 seu preço global. A empresa vencedora foi a Açoforte Segurança e Vigilância Ltda, com um valor de R$ ,18. d) Pregão 012/2012 Trata da aquisição de equipamento de Storage, ou seja, equipamento de armazenamento de dados de grande porte, que organiza as conexões, os dispositivos de armazenamento e os computadores, tornando a transferência de dados robusta e segura LICITAÇÕES SUSTENTÁVEIS INFORMAÇÃO Critérios de sustentabilidade em processos licitatórios. Fato No Relatório de Gestão 2012, consta o questionário sobre a adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação e na contratação de serviços ou obras. A entidade respondeu positivamente quanto a adoção de critérios de sustentabilidade ambiental em suas licitações, considerando a 15

16 aquisição de papéis provenientes a partir de fontes responsáveis e a aquisição de detergentes biodegradáveis. A entidade não considerou a aquisição de computadores, realizada por meio do pregão 014/2012, no qual não foram incluídos critérios de sustentabilidade na descrição dos bens a serem adquiridos ou na produção dos itens. Sobre a utilização de rotinas que garantam a inclusão de itens de sustentabilidade ambiental nos processos licitatórios, a entidade informou que não foram estabelecidas. Analisando as respostas ao questionário do Relatório de Gestão, observamos que a entidade ainda pode evoluir em sua gestão ambiental, considerando que respondeu não ter realizado campanhas de conscientização da necessidade de proteção do meio ambiente e preservação de recursos naturais voltadas para seus servidores, assim como não promoveu campanhas entre os servidores visando a diminuir o consumo de água e energia elétrica, não realiza separação de resíduos recicláveis, entre outros pontos. Para consolidação desse ponto, consideramos ainda a própria natureza da entidade, intimamente ligada ao meio ambiente. Sobre a utilização de rotinas que garantam a inclusão de itens de sustentabilidade, a entidade informou, por meio do Ofício nº324, que não foi estabelecida e completou: Como a equipe de licitações é multidisciplinar, visando a troca de informações e conhecimento e, havendo troca em sua composição a cada 1 ano, o SENAR-AR/SP, no intuito de mantê-los atualizados, elaborará programa de reciclagem, em empresa de treinamento em licitação, buscando atender aos requisitos legais necessários para que o SENAR-AR/SP proceda com compras sustentáveis. Quanto ao processo de aquisição de computadores, a entidade informou por meio do Ofício nº342/2012: Como já informado na SA de número , em seu item 1.2, o SENAR-AR/SP trabalha a fim de implementar em suas políticas o uso consciente dos recursos, assim como conceitos de sustentabilidade em suas aquisições. Para que tornemos isso possível, envolveremos os membros da CPL, assim como aqueles que já participaram do processo de compra, por atribuição de seus cargos, em cursos específicos que tratam do assunto CONTRATOS SEM LICITAÇÃO INFORMAÇÃO Contratações de bens e serviços por inexigibilidade. Fato As contratações por inexigibilidade são regidas pelo Regulamento de Licitações e Contratos, Resolução n o. 01/CD/2006. A unidade apresentou uma relação com 3 processos de inexigibilidade, dos quais selecionamos 2 para análise. N o Objeto Fornecedor Valor (R$) 76 Renovação da assinatura anual do Zenite Informação e 7.648,38 periódico ILC Consultoria Ltda 102 Aquisição de DDC 23 para Depto Biblioteca FEBAB Federação Brasileira de Associações de Bibliotecários, Cientistas da Informação e Instituições 1.920,00 16

17 No processo nº76/2012, a entidade, que já utilizava os serviços da empresa Zênite, contratou os serviços: Orientação por escrito em Licitações e Contratos até 6 consultas Orientação por telefone em Licitações e Contratos até 12 orientações Web Licitações e Contratos Acesso ao software contendo a Lei Anotada Contratação Pública A justificativa para contratação é que o material seria de grande auxílio ao setor de licitações e contratos, ao Departamento Jurídico e à Comissão de Licitação. No processo consta declaração de exclusividade fornecida pelo Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Periciais, Informações e Pesquisas no Estado do Paraná. A entidade forneceu maiores esclarecimentos por meio do Ofício nº342, informando que a empresa escolhida é referência no segmento em que atua e a importância de manter seus serviços seria a possibilidade de participar de discussões, promovidas pela Zênite, onde concentram-se empresas do mesmo segmento. A entidade informou ainda que a renovação dos serviços, pela fidelidade mantida, garantiu um desconto sobre o valor total. O processo nº102/2012 trata da aquisição do CDD Classificação Decimal de Dewey Código de Classificação Universal utilizado para organização dos livros por assuntos nas estantes, para a Biblioteca. A entidade informou, por meio do Ofício nº342, que realizou pesquisa no mercado no momento da aquisição e que localizou somente um único fornecedor que oferecia o produto para a pronta entrega INFORMAÇÃO Informações sobre aquisições de bens e serviços por dispensa de licitação. Fato As contratações por dispensa seguem o Regulamento de Licitações e Contratos, Resolução n o. 01/CD/2006. A entidade informou ter realizado 102 processos de licitação no valor total de R$ ,97, incluído o processo de dispensa por meio do qual foi contratada a FAESP Federação da Agricultura e Pecuária do Estado de São Paulo, analisado em auditoria de acompanhamento, que resultou no relatório n o Esse processo não foi reanalisado na presente auditoria. O relatório nº traz a seguinte conclusão sobre o processo de contratação da FAESP: Portanto, entende-se que a dispensa de licitação analisada foi devidamente fundamentada (RLC do SENAR-AR/SP) e aprovada pelas áreas responsáveis da entidade, bem como constatou-se que o objeto do ajuste sob exame foi tema de detalhadas tratativas com os órgãos de controle (CGU e TCU), tendo a última manifestação do Egrégio Tribunal de Contas ocorrido por meio do Acórdão n 946/2012 2ª Câmara, o qual considerou adequados os estudos realizados pelo Grupo de Trabalho e a metodologia de cálculos para conclusão do Encontro de Contas. 17

18 Quanto aos demais processos, selecionados como amostra e analisados na presente auditoria, tecemos os comentários a seguir: a) Processo 80/2012 Trata-se de processo de aquisição de desumidificador de papel, necessário para retirar a umidade existente em folhas sulfite usadas em máquinas fotocopiadoras, impressão a laser e jato de tinta. O processo se inicia com o pedido de compra do Centro de Informática, justificando a contratação. No pedido consta a aprovação do Coordenador Geral Administrativo e Técnico e do Chefe da Diretoria Financeira. No processo consta cotação prévia e documentação de regularidade fiscal da empresa que apresentou o melhor preço. b) Processo 87/2012 Trata-se de processo de aquisição de suprimentos de informática, cartuchos para impressora HP. Constam no processo três orçamentos e as certidões da empresa com menor valor. Consta a aprovação do Coordenador Geral Administrativo e Técnico e do Chefe da DF. c) Processo 88/2012 Trata-se de processo para contratação de empresa para a realização de obra de contenção de infiltrações de água na parede externa da casa sede no Centro Técnico de São Roque. No processo constam três orçamentos com as respectivas documentações fiscais. A entidade contratou a empresa JETPLAN / , pelo valor de R$42.844,00. d) Processo 89/2012 Trata-se de contratação de seguro dos equipamentos constantes da NF que contém 230 computadores no valor unitário R$1.729,09 (valor total R$ ,70). Não observamos casos que configurassem fracionamento de despesa AVALIAÇÃO DAS TRANSFERÊNCIAS CONCEDIDAS INFORMAÇÃO Controles internos das transferências razoavelmente instituídos. Fato Com o objetivo de avaliar a qualidade e suficiência dos controles internos administrativos instituídos pela Entidade relacionados à gestão das transferências, foram avaliados os componentes de ambiente de controle; avaliação de risco; informação e comunicação; e monitoramento. Ambiente de Controle: 18

19 Verificamos a existência de normativo formalizado para as ações, por meio do Manual Operacional e Institucional, no qual estão estabelecidos os objetivos das ações, os papéis dos atores e as instruções para operacionalização. Avaliação de risco: Em relação aos riscos quanto ao atingimento das metas estabelecidas e quais os instrumentos utilizados para a identificação dos pontos críticos das transferências e as medidas de prevenção, a unidade informou, por meio do Ofício n.º 324/2013, de 17/06/2013, em resposta à Solicitação de Auditoria n.º , o seguinte: (...) Primeiramente, cabe esclarecer que, o SENAR-AR/SP atua de forma peculiar, sendo que as metas estabelecidas por esta unidade são feitas em conjunto com os convenentes envolvidos na realização das ações. Com isso, para a obtenção dos números previstos para realização durante o ano de 2012 foi levado em consideração a avaliação prévia dos convenentes e sua estrutura, minimizando riscos de não atingimento das metas. a) Para a obtenção de informações mais precisas é mantido o monitoramento constante na realização das ações, utilizando para tanto, o SICP, sistema próprio de acompanhamento e administração das ações; b) São desenvolvidos trabalhos da equipe de acompanhamento (in loco) e supervisão à distância, com o intuído de obter informações quanto às atividades do convenente na execução das ações. São feitos os contatos pelas áreas técnicas (Promoção Social e Formação Profissional) com os convenentes, buscando entender a realidade local para melhor atender aos objetivos dos treinamentos. Priorizam-se ações para atender o mercado de trabalho e questões sociais, de interesse do produtor, trabalhador rural e seus familiares, conforme estudo realizado pela Administração Regional Estadual e pelos próprios convenentes em sua base. Com base nas dificuldades encontradas no transcorrer da realização das ações, o SENAR-AR/SP, buscando aproximar-se dos convenentes e colaborar na efetividade de suas ações, reforça orientações, via ofício ou e ainda, recebe em sua sede os diversos parceiros que queiram reciclar os conhecimentos quanto à metodologia de trabalho. Atividades/Procedimentos de controle: Quanto à existência de priorização nas fiscalizações e na prestação de contas das Transferências Voluntárias com risco maior, a unidade informou que não há priorização e que os trabalhos são feitos por amostragem, pelo acompanhamento por equipe específica de monitoramento à distância. Quanto à sistemática usada para assegurar que as análises das prestações de contas sejam feitas tempestivamente, a unidade informou que: Todas as análises das prestações de contas seguem a ordem cronológica de remessa por parte dos convenentes sendo que, são observados os normativos quanto ao prazo de prestação de contas. 19

20 Em caso de identificação de inconformidades nas análises, a sistemática informada pela unidade para assegurar que as providências sejam adequadas e tempestivas é a seguinte: Quando se observa inconsistência na análise das prestações de contas, essas são devolvidas automaticamente ao convenente, que deverá providenciar a regularização. Tal medida deve ser tomada de imediato, uma vez que o prazo definido para prestação de contas transcorrerá normalmente. Vale informar que a prestação de contas incorreta, não suspende o seu prazo regular. Quanto às medidas corretivas no caso de desvios no cumprimento das metas, o procedimento informado foi: Ao obter informações quanto a inconsistência na realização de uma ação, o SENAR-AR/SP, visando corrigir distorções, busca o contato imediato com o convenente ou instrutor, visando orientá-los quanto a utilização da metodologia e manual operacional. Informação e comunicação: Os indicadores utilizados na gestão dos recursos finalísticos do SENAR- AR/SP, estão relacionados com as informações geradas pelo SICP. Monitoramento: Inicialmente, cabe ressaltar que o SENAR-AR/SP não possui Auditoria Interna, sendo que o mesmo informou o que segue: Os trabalhos de Auditoria Interna são executados pela Administração Central, conforme planejamento da área de Auditoria. Quanto ao acompanhamento do atendimento às determinações do TCU e recomendações da CGU, a unidade informou, para cada questionamento, o seguinte: - Rotina de acompanhamento e atendimento das determinações do TCU e recomendações da CGU: O SENAR-AR/SP implementou há alguns anos um setor específico que trata, além das questões internas de controle, de assuntos oriundos dos Órgãos de Controle, denominado Controle Interno. - Existência de normativos internos definindo os responsáveis pelo processo relativo ao controle do atendimento: Embora não haja normativos tratando deste assunto, foi nomeado responsável através de Portaria da Presidência do SENAR-AR/SP de número 12/ Quanto à identificação de riscos no que concerne ao tempestivo atendimento: O Controle Interno mantém vigilância sobre as questões tratadas, mantendo as todas as áreas informadas e envolvidas no processo. 20

21 - Se são tomadas medidas compatíveis conforme a avaliação de riscos no processo: São tomadas medidas tempestivas, independente da identificação de riscos. - Se existem indicadores de gestão monitorando a implementação: Não existe. Todas as medidas são tomadas no sentido de atender as solicitações/recomendações. Por fim, conclui-se que estão presentes, pelo menos com grau razoável de suficiência, os componentes de ambiente de controle, avaliação de risco, informação e comunicação e monitoramento nos controles internos no tocante às transferências da unidade. 2 GESTÃO OPERACIONAL 2.1 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS EFETIVIDADE DOS RESULTADOS OPERACIONAIS INFORMAÇÃO Observou-se a regularidade quanto ao atingimento dos resultados quantitativos e qualitativos Fato Com relação aos resultados quantitativos e qualitativos, foram analisados os cursos vinculados (as) à área finalística do SENAR/SP, cujos resultados físicos e financeiros se encontram elencados no Relatório de Gestão 2012 da Entidade. Preliminarmente, apresenta-se a Tabela contendo a síntese da atuação estratégica da Entidade, quanto à oferta de cursos/ ações educativas, considerando as próprias demandas institucionais: Tabela I Modalidade de Educação GRATUIDADE PRONATEC (MEC) CURSOS/ AÇÕES EDUCATIVAS Matriculas Aluno-Hora Matriculas Aluno-Hora Matriculas Aluno-Hora Educação para o Trabalho Formação Inicial ou Básica Educação Técnica de Nível Médio Educação Superior Formação Continuada Total:

22 É importante repisar que o SENAR/SP não ofereceu cursos Pronatec durante o exercício de A partir da avaliação dos resultados do SENAR/SP, verificou-se, especialmente naquilo que se refere à eficácia e à eficiência na aplicação de recursos parafiscais, que as metas físicas planejadas para o exercício alcançaram 109,19% de execução em cursos tendo sido identificada uma variação positiva 0,30% na estimativa de receita orçamentária. Os gestores apresentaram as informações abaixo, referentes ao gerenciamento de risco sobre as metas pactuadas: Primeiramente, cabe esclarecer que, o SENAR-AR/SP atua de forma peculiar, sendo que as metas estabelecidas por esta unidade são feitas em conjunto com os convenentes envolvidos na realização das ações. Com isso, para a obtenção dos números previstos para realização durante o ano de 2012 foi levado em consideração a avaliação prévia dos convenentes e sua estrutura, minimizando riscos de não atingimento das metas. a) Para a obtenção de informações mais precisas é mantido o monitoramento constante na realização das ações, utilizando para tanto, o SICP, sistema próprio de acompanhamento e administração das ações; b) São desenvolvidos trabalhos da equipe de acompanhamento (in loco) e supervisão à distância, com o intuído de obter informações quanto as atividades do convenente na execução das ações RESULTADOS DA MISSÃO INSTITUCIONAL CONSTATAÇÃO Fragilidade de indicadores para auxiliar a gestão da entidade. Fato Com a finalidade de avaliar os indicadores instituídos pela Unidade Jurisdicionada para aferir o desempenho de sua gestão, presentes no Relatório de Gestão de 2012, bem como atender ao estabelecido pela Corte de Contas por meio da Decisão Normativa nº 124/2012, formularam-se as seguintes questões de auditoria: Os indicadores da unidade jurisdicionada atendem aos seguintes critérios: a) completude (capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ pretende medir e de refletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão)? b) comparabilidade (capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, por intermédio de séries históricas)? c) confiabilidade (confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador, avaliando, principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta, processamento e divulgação é transparente e 22

23 #/AnaliseControleInterno# reaplicável por outros agentes, internos ou externos à unidade)? d) acessibilidade (facilidade de obtenção dos dados, elaboração do indicador e de compreensão dos resultados pelo público em geral)? f) economicidade (razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria da gestão da unidade)? Ressalta-se que a metodologia adotada pela equipe de auditoria foi baseada em análise documental, mediante solicitação de informações à Unidade acerca dos indicadores instituídos para aferir o desempenho da gestão no exercício de Em análise da parte constante no Relatório de Gestão referente aos indicadores utilizados para avaliar o desempenho da entidade, verificamos a ausência de parâmetros institucionalizados de mensuração sobre o cumprimento das metas pactuadas. Na sequência dos trabalhos, registramos que os indicadores sob comento são inexistentes na gestão do SENAR/SP Causa A entidade não institucionalizou os indicadores de gestão. #/Causa# Manifestação da Unidade Examinada Os gestores apresentaram a seguinte resposta ao questionamento da equipe sobre indicadores: Para o acompanhamento dos resultados utilizamos o SICP, com o empenho das áreas técnicas e suas interpretações da análise. #/ManifestacaoUnidadeExaminada# Análise do Controle Interno Os dados apresentados no Relatório de Gestão 2012 são compilações de informações que não apresentam uma visão gerencial mais específica sobre pontos de relevância na condução dos negócios do SENAR/SP. A assunção de indicadores específicos acarretaria ganho de qualidade na gestão da entidade. A análise desta equipe de auditoria está na linha de atuação do Tribunal de Contas da União que já se manifestou sobre o tema através do Acórdão nº 1674/2013 2ª Câmara. elabore indicadores de desempenho para as ações..., com objetivo de atender o conteúdo do relatório de gestão para as futuras contas, conforme art. 1º, parágrafo único, incisos II e IX da IN/TCU n. 63/2010 Recomendações: Recomendação 1: Recomendamos aos gestores a elaboração de indicadores que auxiliem na análise específica das ações do SENAR/SP, atendendo ao conteúdo do relatório de gestão para futuras contas SISTEMA DE INFORMAÇÕES OPERACIONAIS INFORMAÇÃO 23

24 Informações sobre Recursos Humanos que atuam na área de Tecnologia da Informação. Fato Solicitamos por meio da SA n o 01 que a entidade apresentasse informações sobre os recursos humanos de Tecnologia da Informação, tanto os funcionários quanto os terceirizados. A unidade manifestou-se por meio do Ofício nº324/2013 informando que não possui terceirizados trabalhando na área de TI. A relação de funcionários abrange sete funcionários desempenhando as funções de análise de sistemas, gerenciamento do portal, gerenciamento de softwares, suporte técnico, manutenção, programação e manutenção de softwares. Os funcionários, distribuídos nas lotações analista de sistemas, analista de suporte técnico, analista de sistemas jr, programador pleno e operador de micro jr, tem formação na área de TI, com exceção do operador de micro jr, que não possui nível superior INFORMAÇÃO Avaliação do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) ou instrumento congênere. Fato Solicitamos por meio da SA n o 01 que a unidade se manifestasse sobre os seguintes pontos relativos ao Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação: apresentação do Planejamento Estratégico Institucional PEI; Plano Diretor de Tecnologia da Informação PDTI; situação atual de execução do PDT, indicando, para cada objetivo/meta definido, uma das seguintes opções: realizado, em andamento, não iniciado ou cancelado; definição de quem é a responsabilidade de elaboração e aprovação do PDTI; apresentação de documentação do processo de elaboração do PDTI; apresentação de documento que demonstre a existência e a atuação de um Comitê Diretivo de TI ou grupo equivalente; apresentação de documentação que comprove a divulgação do PDTI, bem como link do sítio eletrônico onde pode ser encontrado o PDTI; preenchimento de planilha do com dados sobre o desenvolvimento ou aquisição de soluções de TI; medidas utilizadas para divulgar amplamente o PDTI aos interessados; informações sobre como o PDT é efetivamente utilizado no processo de planejamento das contratações de soluções de TI; informações sobre a política de atualização do PDTI de modo que o documento esteja compatibilizado com as diretrizes, planos e proposta orçamentária de TI para o exercício seguinte. Como resposta, a unidade apresentou a planilha sobre Tecnologia da Informação que compõe o Relatório de Gestão. Portanto, da análise dessa planilha podemos destacar os itens a seguir. A unidade não possui Planejamento Estratégico 24