TERMOS DE REFERÊNCIA

Transcrição

1 RECRUTAMENTO DE UM GABINETE PARA AUDITORIA ETERNA DO EERCÍCIO 2016 DO PROGRAMA REGIONAL "SAÚDE REPRODUTIVA E PREVENÇÃO DO VIH NA REGIÃO DA CEDEAO" TERMOS DE REFERÊNCIA

2 Introdução No quadro do Programa Regional "Saúde Reprodutiva e prevenção do VIH na região da Comunidade Económica dos Estados da África Ocidental (CEDEAO) ", a OOAS e a Cooperação Financeira Alemã (Kreditanstalt für Wiederaufbau /KFW) acordaram sobre o estabelecimento de um mecanismo de Financiamento Regional de produtos da Saúde Reprodutiva. O objectivo geral do Mecanismo de Financiamento Regional é de contribuir para a redução da morbilidade e mortalidade materna nos países da CEDEAO. Mais especificamente, trata-se de contribuir para (i) a segurança dos produtos da Saúde Reprodutiva (SR) e (ii) o aumento da procura de serviços da Saúde Reprodutiva. Para realizar esses objectivos, o Mecanismo de Financiamento Regional (MFR) definido durante o estudo de viabilidade, foi estruturado seguindo dois componentes: Um fundo destinado à aquisição de produtos de planeamento familiar - ou "Fundo de Aquisição de Produtos" (FAP): os produtos concernentes são destinados a reforçar os estoques dos países beneficiários; Um fundo destinado a financiar as intervenções no quadro do reforço das capacidades - ou "Fundo de Reforço das Capacidades" (FRC): as acções visadas concernem por um lado o reforço da OOAS e por outro lado o dos actores nacionais beneficiários. O mecanismo destina-se a abranger a totalidade dos quinze países do espaço CEDEAO. Mas o fundo destinado à aquisição de produtos contraceptivos (FAP) concernirá aos cinco países seleccionados nomeadamente Benim, Burkina Faso, Gana, Guiné-Bissau e Níger. A única restrição imposta é a conformidade dos produtos à lista definida conjuntamente pela OOAS e KFW. Em cada um desses países suscitados, os potenciais beneficiários serão tanto as organizações públicas (i Ministério da Saúde) e privadas, como as ONG e as organizações do marketing social implantadas nesses países. Ciente do cumprimento dos princípios fundamentais da gestão transparente e da perenidade do processo, a OOAS solicitou uma auditoria anual interna dos fundos disponibilizados. Ela pretende defender, através da sistematização desta auditoria, a boa governação e transparência na gestão dos fundos públicos. Para fazer isso acorda uma importância ao carácter formador que deve revestir as sessões sucessivas de auditoria da gestão de contas. Objectivo da auditoria O objectivo geral desta auditoria a título do exercício de 2016 (01 de Abril de 2016 a 31 de Março de 2017) é de forma a dar uma garantia razoável à KFW bem como um parecer que os recursos alocados são geridos em conformidade com: Manual de procedimento do programa validado para a revisão anual de Novembro de 2014; Regulamentos financeiros, regras práticas e procedimentos de gestão admitidos no plano internacional; Requisitos especificados nos documentos de base do programa, incluindo as disposições aplicáveis à monitorização, avaliação e elaboração de relatórios; 2

3 Procedimentos e normas da CEDEAO em matéria de compatibilidade, gestão financeira, aquisição para aprovisionamento de bens e equipamentos e finalmente em matéria de elaboração de vários relatórios (relatórios financeiros, relatórios de progresso, etc.). Mais especificamente, trata-se de: - Auditar as contas do programa a nível de cada país piloto; - Auditar as contas do programa a nível da OOAS; - Fazer a reconciliação das contas a nível dos países e da OOAS; - Dar os pareceres sobre a gestão de contas da fase II e da fase III do programa a nível dos países e da OOAS. A esse título, o objectivo da auditoria do (s) fundo (s) disponibilizado (s) FAP e FRC incluindo a (s) conta (s) especial/especiais aberta (s) junto dos diferentes bancos é de permitir ao auditor dar o seu parecer sobre os relatórios financeiros (ou seja a situação das contas e situação cumulada como definida em anexo "procedimento de depósito" da convenção separada) e os extractos das despesas baseadas nas demandas de reabastecimento do fundo disponibilizado. Despesas desta natureza foram efectuadas no quadro de empréstimo/contribuição financeira Nº (fase II) e (fase III) da KFW para financiamento do Programa Regional "Saúde Reprodutiva e prevenção do VIH na região da Comunidade Económica dos Estados da África Ocidental (CEDEAO) ". Âmbito da auditoria As entidades seguintes estão envolvidas na auditoria de 01 de Abril de 2016 a 31 de Março de 2017: a) Benim Ministério da Saúde (Direcção da Saúde Materna e Infantil); CAME Associação Beninense do Planeamento Familiar; PSI b) Burkina Faso Ministério da Saúde (Direcção da Saúde Familiar e Direcção Geral da Farmácia, do Medicamentos e dos Laboratórios); CAMEG; Programa de marketing social e da comunicação para a saúde (PROMACO); Associação Burkinabé para o Bem-estar Social (ABBEF). c) Gana Ministério da Saúde; Unidade de Aquisição; Ghana Health Service; PPAG ; MSIG ; GSMF. d) Guiné-Bissau Ministério da Saúde (Direcção do Serviço da Saúde Reprodutiva); Associação Guineense de Marketing Social para a Saúde (AGMS /GB); Associação Guineense para o Bem-estar Familiar (AGUIBEF). 3

4 e) Níger Ministério da Saúde (Direcção da Saúde Materna e Infantil); ANIMAS SUTURA; Associação Nigerina para o Bem-estar Familiar; PSI; ONPPC. Será efectuada uma auditoria de todas as contas destas identidades, especialmente o fundo disponibilizado FAP e FRC da KFW. A auditoria compreenderá também a verificação do sistema de controlos internos dos ciclos logísticos (por exemplo entradas e saídas do armazém, controlos estabelecidos) nas diversas redes de distribuição com uma reconciliação das quantidades e montantes. As receitas provenientes da venda de produtos (preservativos masculinos e femininos, jornais 100% Jovem, outros produtos e outras receitas) autorizados a ser utilizado como contrapartida do beneficiário do projecto, também serão objecto de verificação da sua utilização eficaz ao longo do período da auditoria. A auditoria será focada sobretudo sobre os fundos disponibilizados. As informações sobre os pagamentos directos efectuados pela sede da KFW (Consultor Regional) serão levadas ao seu conhecimento. A auditoria será efectuada em conformidade com as normas internacionais de auditoria publicadas pelo International Auditing and Assurance Standards Board da Federação internacional de revisores de contas e em particular, em relação à norma ISA 800 (Relatório do auditor sobre missões de auditoria especiais). A auditoria comportará todos os controlos e tentativas que o auditor considerar necessários. O auditor tomará nota da necessidade de uma auditoria de conformidade e não uma auditoria estatutária regular para fins da missão que lhe é confiada. Não sendo exaustiva, a auditoria deve centrar-se sobre os seguintes elementos: Contabilidade financeira, monitorização e redacção de relatórios; Sistemas de gestão para a realização de dossiês, documentação e redacção de relatórios sobre a utilização de recursos; Sistema de aquisição para suprimento de bens e equipamentos; Utilização e gestão de material e pessoal; Estrutura de gestão, incluindo a eficácia dos mecanismos de controlo interno e a realização de escrituras. A auditoria deve conformar e certificar que: Os desembolsos foram efectuados em conformidade com as actividades planeadas no plano de trabalho e aos orçamentos financiados no descritivo do projecto; Os pagamentos a partir do fundo disponibilizado foram efectuados de acordo com as condições do (s) contrato (s) (de empréstimo/financiamento) correspondente (s) e as convenções separadas relacionadas; Toda a despesa não elegível eventualmente identificada deve ser indicada separadamente; O fundo disponibilizado foi gerido em conformidade com as disposições do contrato (de empréstimo/financiamento) correspondente e a convenção separada relacionada (incluindo as condições complementares da KFW para os pagamentos no quadro do procedimento do fundo disponibilizado); Isso vale igualmente para os produtos de interesse; Os desembolsos são apoiados por documentos justificativos validados; 4

5 Os extractos das despesas auditadas representam uma base fiável das demandas de reabastecimento concernentes; Devem existir ligações precisas entre os extractos de despesas, as demandas de reabastecimento submetidas à KfW e os documentos de contabilidade; As despesas são justificadas por provas correspondentes e fiáveis; Todo os justificativos e documentos de apoio relativos aos extractos de despesas submetidos para fundamentar as demandas de reabastecimento são colocados à sua disposição; Os bens e serviços financiados foram fornecidos em conformidade com as disposições do contrato (de empréstimo/financiamento) correspondente e a convenção separada relacionada; Os vários relatórios redigidos são completos e exacto; o balanço sobre o período abrangido pela auditoria está em conformidade; as contas da entidade (balanço e conta de resultado) são exactas; Uma estrutura de gestão apropriada, mecanismos de controlo interno e sistemas de realização de escrituras são estabelecidos; Os bens duráveis foram adquiridos, utilizados, controlados e escoados em conformidade com as regras estabelecidas; As recomendações de eventuais auditorias anteriores foram monitorizadas e implementadas; No seu parecer expresso no relatório de auditoria, o auditor precisará explicitamente se o inventário de estoques (entradas e saídas de bens) foi gerido correctamente e a reconciliação das vendas de produtos (quantidades e montantes) nas redes de distribuição (sede e antenas) não houve nenhuma diferença. Metodologia Em prelúdio da sua missão de análise, o auditor deverá ter tomado conhecimento dos acordos contratuais relativos aos financiamentos cuja uma primeira lista se encontra anexo; Deve especialmente realizar as seguintes acções: Consultar as entidades supra mencionadas e organismos apropriados em caso de necessidade; obter e analisar os documentos disponíveis; examinar os procedimentos e sistemas utilizados; verificar as contas e os documentos; apresentar as conclusões do relatório às partes interessadas, etc. ; Visitar os 5 países e a OOAS; As despesas de transporte estarão a cargo do gabinete; Antes da apresentação do relatório final, deve analisar e levar em conta as posições das partes interessadas e emitir um parecer motivado a incluir no relatório final, incluindo uma análise das eventuais forças maiores que serão eventualmente levantadas pelas partes interessadas. Relatório de auditoria No fim da análise, solicita-se ao auditor no seu relatório por entidade que deve incluir todos os aspectos indicados nos parágrafos acima a estabelecer entre outras coisas, uma tabela apresentando as receitas e os desembolsos sobre o período auditado e o saldo da conta especial bem como, caso necessário, o saldo de todas as subcontas no início e fim do período auditado. No total 4 relatórios cujos 02 sobre a fase II e 02 sobre a fase III serão apresentados à OOAS como se segue: Fase II ( ) Fundo disponibilizado FAP e FRC sobre o período de 1 de Abril de 2016 a 31 de Março de 2017: um relatório sobre os 05 países do programa, um relatório sobre a UGP (OOAS). Fase III ( ) 5

6 Fundo disponibilizado FAP/Administração e FRC sobre o período de 1 de Abril de 2016 a 31 de Março de 2017: um relatório sobre os 05 países do programa, um relatório sobre a UGP (OOAS). Para a auditoria 2016, o auditor levará em conta as recomendações do relatório de auditoria de 2015 para realçar os pontos fracos identificados e para os quais não foram encontrados, até ao presente, medidas correctivas como recomendado. Para além disso, o auditor avaliará e quantificará os efeitos de quaisquer falhas específicas eventuais e precisará os riscos que poderão se apresentar no futuro bem como as suas recomendações. As recomendações centrar-se-ão entre outras sobre a melhoria da contabilidade, do sistema de gestão e do de inventários. O auditor preparará ainda uma "carta à direcção" na qual: Fará a síntese da implementação das recomendações da auditoria anterior; Formulará comentários e observações sobre os documentos, sistemas e controlos de contabilidade que terá examinado ao longo da auditoria (na medida em que for necessário para a compreensão dos relatórios financeiros e dos extractos das despesas); Identificará as falhas e os pontos fracos específicos nos sistemas e procedimentos de controlo do promotor de que teve conhecimento, especialmente no domínio de desembolso, aprovisionamento, armazenamento e das operações de pagamento e formulará as recomendações para remediar essas falhas e pontos fracos; Informará sobre as medidas tomadas pelos responsáveis do promotor para remediar as falhas e os pontos fracos constatados no passado; Assinalará ao promotor quaisquer outros aspectos que considerar oportuno. Cada entidade citada no capítulo "Âmbito da auditoria" será objecto de auditoria. Antes do afinamento do relatório, o auditor deve examinar suas conclusões com os vários actores envolvidos. Também deve dar respostas aos últimos ou incorporá-las no relatório de auditoria. O auditor submeterá cinco (05) originais de relatórios finais à Coordenação. Submeterá também à Coordenação as versões electrónicas desses relatórios. Calendário provisório da execução da auditoria As tarefas Realização da avaliação Auditoria e restituição dos trabalhos a nível dos países Auditoria e restituição dos trabalhos a nível da OOAS Redacção do relatório preliminar da avaliação Restituição dos resultados preliminares da avaliação Calendário Dez. Fev. Mar. Abril Maio Responsável 6

7 Restituição do relatório final Entrega do relatório final a 15 de Maio de 2017 A duração da realização da auditoria do exercício 2016 é de 45 dias. O início da auditoria está previsto para 1 de Abril de o relatório da auditoria é esperado o mais tardar até 15 de Maio de