Orientações Adicionais sobre Ajustamentos Orçamentais 1. Emitido em: Abril 2016

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1 Orientações Adicionais sobre Ajustamentos Orçamentais 1 Emitido em: Abril 2016 Emitido por: Finalidade: OBJETIVOS GERAIS Financiamento do Programa Oferecer orientação adicional às Equipas Nacionais do Fundo Global e aos Beneficiários Principais sobre o processamento e aprovação dos ajustamentos orçamentais 1) O Fundo Global publicou em agosto de 2014 a versão atualizada das Diretrizes do Fundo Global para a Orçamentação das Subvenções e o Relato Financeiro Anual. As diretrizes proporcionam informações a todas as partes interessadas envolvidas no desenvolvimento, revisão e implementação de orçamentos para os programas das doenças e orçamentos para subvenções específicas financiados pelo Fundo Global. 2) No curso normal da implementação de uma subvenção, um Beneficiário Principal deve realizar revisões regulares ao orçamento a fim de identificar as necessárias alterações orçamentais. O Beneficiário Principal pode efetuar ajustamentos orçamentais para responder às realidades do programa. 3) A fim de racionalizar, simplificar e fornecer uma flexibilidade geral durante a implementação das subvenções, os Beneficiários Principais não são sistematicamente obrigados a submeter-se à um processo de aprovação prévia formal pelo Fundo Global de todos os ajustamentos ao orçamento original aprovado. Os ajustamentos orçamentais foram classificados como materiais e não materiais para efeitos de estabelecimento de um mecanismo preciso e claro para o processamento e aprovação de ajustamentos orçamentais. 4) Apesar desta flexibilidade existir, os implementadores continuam a enviar pedidos de Não Objeção aos ajustamentos orçamentais para aprovação pelo Fundo Global, mesmo quando estes ajustamentos preenchem os critérios de ajustamento orçamental não material. 5) Esta orientação complementa as Diretrizes do Fundo Global para a Orçamentação das Subvenções e o Relato Financeiro Anual e visa proporcionar orientações sobre a implementação eficaz dos ajustamentos orçamentais não materiais às equipas nacionais do Fundo Global e aos implementadores. 6) Esta orientação só se aplica a ajustamentos orçamentais que não alterem o quadro de desempenho. Se os ajustamentos orçamentais forem acompanhados por alterações dos indicadores e das metas do quadro de desempenho, deve ser seguida a Política Operacional do Fundo Global sobre Reprogramação. 1 A presente tradução para Português da Nota de Orientação é facultada somente a título informativo. O documento em Inglês, publicado no sítio web do Fundo Global (suscetível de ser modificado em qualquer momento), constitui a versão oficial. 1

2 ORIENTAÇÕES ADICIONAIS AJUSTAMENTOS ORÇAMENTAIS 7) A tabela abaixo apresenta os princípios orientadores e os limites aplicáveis aos ajustamentos orçamentais. É necessário sublinhar que estes limites são cumulativos para o período total da implementação e que são sempre comparados com o orçamento aprovado original 2 no momento da assinatura da subvenção a fim de estabelecer o nível de materialidade. Tabela 1 Ajustamentos Orçamentais Intervenções-padrão Categorias discricionárias 3 Aprovação prévia Ajustamentos orçamentais materiais* > +/-15% do orçamento total para qualquer intervenção (incluindo as intervenções crescentes e/ou decrescentes ) 4 Inclusão de novos módulos e intervenções no orçamento aprovado oficial > 5% do orçamento total do agrupamento de custos do beneficiário Necessária AJUSTAMENTOS ORÇAMENTAIS MATERIAIS 8) Um ajustamento orçamental material é geralmente definido como uma alteração orçamental ao orçamento aprovado oficial baseada no limite máximo de +/-15% de qualquer intervenção aprovada. 9) Além do limite máximo de +/-15% de qualquer intervenção aprovada, as alterações orçamentais não podem exceder +5% do orçamento total relativo a um determinado número de categorias, designadas como categorias discricionárias. 10) Os limites indicados para um ajustamento material de uma intervenção (ou seja, +/-15%) constituem a flexibilidade máxima permitida e não devem ser aumentados sem a aprovação específica do Fundo Global. 2 Este é o orçamento apresentado à Comissão de Aprovação de Subvenções 2 e constitui a base da aprovação da subvenção pelo Conselho de Administração e a primeira decisão de financiamento anual. 3 As categorias discricionárias podem ser previamente definidas levando em conta o contexto nacional e os riscos associados à subvenção. A definição geral relativa às subvenções do Fundo Global inclui os seguintes elementos: recursos humanos, veículos, custos relacionados com viagens (ajudas de custos, etc.), custos indiretos/despesas gerais e quaisquer outras atividades previamente definidas, conforme o Fundo Global entender. 4 A título indicativo, as equipas nacionais podem estabelecer um valor mínimo de dólares ou qualquer outro montante aplicável, levando em conta o contexto nacional e os riscos associados. 2

3 11) Os ajustamentos às categorias discricionárias são calculados com base no orçamento do agrupamento de custos para o período total da implementação. Não devem ser calculados com base no orçamento de elementos de custo de um determinado ano. 12) Todos os ajustamentos materiais efetuados à subvenção devem ser apresentados à equipa nacional para aprovação prévia antes do início da atividade e do pagamento relacionado. A apresentação deve ser efetuada sob a forma de um orçamento detalhado revisto que contenha os ajustamentos propostos no âmbito do teto geral do orçamento aprovado inicial. 13) Levando em conta o contexto do programa e da subvenção, o Fundo Global pode determinar limites específicos da subvenção 5 para definir ajustamentos materiais. Quando tais limites difiram das orientações indicadas na Tabela 1, a definição específica da subvenção de ajustamentos orçamentais materiais deve ser estipulada no acordo de subvenção ou comunicada ao Beneficiário Principal através de uma carta de desempenho ou outras notificações legais oficiais. Na ausência de tal estipulação, aplicam-se os princípios descritos na Tabela 1. 14) O Fundo Global, a seu critério, tem a capacidade de aprovar de forma retroativa qualquer ajustamento efetuado pelo Beneficiário Principal e mais tarde considerado não conforme com a regra de ajustamento de 15% por um fornecedor de garantia (o Agente Local do Fundo ou o Agente Fiscal), desde que tal ajustamento se mostre em sintonia com os objetivos do programa e esteja orçamentado de forma razoável. 15) Quando um ajustamento material tenha sido efetuado sem a aprovação prévia do Fundo Global e se o Fundo Global não aprovar o ajustamento de forma retroativa: a) O montante total será considerado inelegível caso a atividade não esteja em conformidade com o objetivo da subvenção e não seja aprovada pelo processo de aprovação próprio do Beneficiário Principal; b) Se a atividade estiver em sintonia com o objetivo da subvenção e devidamente aprovada pelo Beneficiário Principal, somente o montante que exceda os 15% (ajustamento orçamental não material) será considerado inelegível. AJUSTAMENTOS ORÇAMENTAIS NÃO MATERIAIS 16) Um ajustamento orçamental não material é definido como uma alteração orçamental ao orçamento aprovado oficial abaixo do limite máximo de +/-15% e abaixo do limite das categorias discricionárias (ou de qualquer outro limite comunicado pelo Fundo Global no acordo da subvenção ou em quaisquer outras notificações legais oficiais) de qualquer intervenção aprovada. INTERVENÇÕES 17) Os ajustamentos orçamentais são calculados com base no orçamento da intervenção para o período de implementação total e não no orçamento da intervenção de um determinado ano. 5 Em circunstâncias especiais e que se justifiquem, o Fundo Global pode determinar a aprovação prévia de todas as alterações ao orçamento independentemente do montante em questão. 3

4 18) Os ajustamentos orçamentais são calculados com base tanto na intervenção crescente (que recebe os fundos) como na intervenção decrescente (da qual os fundos são retirados). 19) O acréscimo ou decréscimo de uma intervenção deve respeitar tanto as habituais regras de +/-15% como o princípio de ajustamento das categorias discricionárias salvo indicação em contrário no acordo da subvenção. 20) Enquanto parte do ajustamento orçamental efetuado no decurso normal da implementação da subvenção: a) A inclusão de novos módulos e intervenções no orçamento oficial aprovado não é permitida sem a aprovação prévia do Fundo Global. b) Os implementadores estão aptos a criar novas atividades no âmbito de uma intervenção aprovada, desde que seja demonstrado que esta atividade está em sintonia com os objetivos do programa e que é estratégica para alcançar os objetivos/metas e cumprir a política descrita nesta nota de orientação. c) Sempre que possível, o cálculo de custos de todas as novas atividades deve ser baseado nos últimos pressupostos aprovados utilizados para orçamentação +/- os ajustamentos devidos à alterações nos fatores macroeconómicos (taxa de câmbio e inflação). d) Quando nenhum dos pressupostos utilizados para a orçamentação é relevante para as novas atividades, o Beneficiário Principal deve documentar a base do cálculo de custos utilizado para essas novas atividades e mantê-la disponível para análise sempre que necessário. e) Para todos os ajustamentos não materiais propostos (incluindo a criação de novas atividades), os implementadores têm de seguir os seus procedimentos de alteração do orçamento com uma nota explicativa e a aprovação formal da autoridade competente ao nível do implementador. Sempre que solicitado, essas nota explicativa e aprovação formal servirão como base de verificação pelo Fundo Global e/ou um dos seus agentes (por exemplo, agente fiscal, agente local do fundo, etc.). CATEGORIAS/ATIVIDADES DISCRICIONÁRIAS 21) A definição geral das categorias discricionárias do Fundo Global relativas a uma determinada subvenção inclui os seguintes elementos: Recursos humanos; Veículos; Custos relacionados com deslocações (ajudas de custos, etc.); Custos indiretos/despesas gerais. 22) As categorias discricionárias podem ser previamente definidas levando em conta o contexto nacional e os riscos associados à subvenção, podendo incluir quaisquer outras atividades previamente definidas incluídas no orçamento aprovado. 23) As categorias discricionárias específicas das subvenções, além das citadas no parágrafo 21, devem ser estipuladas no acordo da subvenção ou comunicadas ao Beneficiário Principal através de uma carta de desempenho ou de outras notificações legais oficiais. Na ausência de tal estipulação, aplicam-se as categorias descritas no parágrafo 21. 4

5 ANEXO 1: Processo de Aprovação A tabela abaixo resume os diferentes cenários aplicáveis: Cenários < +/-15% do orçamento total para qualquer intervenção e < 5% do orçamento total do agrupamento de custos do beneficiário < +/-15% do orçamento total para qualquer intervenção e > 5% do orçamento total do agrupamento de custos do beneficiário > +/-15% do orçamento total para qualquer intervenção Ação Não é necessária uma aprovação prévia do Fundo Global. Nota: os implementadores devem seguir os seus próprios procedimentos de alteração do orçamento com uma nota explicativa e a aprovação formal da autoridade competente ao nível do implementador. Uma aprovação prévia do Fundo Global será necessária. Será necessária uma Carta de Implementação para rever o orçamento. Uma aprovação prévia do Fundo Global será necessária. Será necessária uma Carta de Implementação para rever o orçamento. 5

6 ANEXO 2: Categorias Discricionárias 1. Recursos Humanos: a. Qualquer aumento no salário ou incentivos ou complementos acima dos que já estão planeados no orçamento para os funcionários/agentes que trabalham para o programa do Fundo Global devem ser aprovados pelo Fundo Global independentemente da percentagem de aumento. b. O aumento do número de funcionários é uma decisão da responsabilidade do Beneficiário Principal desde que: i. Cumpra o procedimento e o processo de aprovação próprios do Beneficiário Principal no que se refere a uma alteração do orçamento; ii. Cumpra o procedimento e o processo de aprovação próprios do Beneficiário Principal no que se refere ao recrutamento; iii. Seja programaticamente justificada; iv. Esteja dentro do limite de 5% do orçamento total de agrupamento de custos. 2. Veículos: a. A aquisição de veículos adicionais é uma decisão da responsabilidade do Beneficiário Principal desde que: i. Cumpra o procedimento e o processo de aprovação próprios do Beneficiário Principal no que se refere a uma alteração do orçamento; ii. Cumpra o procedimento e o processo de aprovação próprios do Beneficiário Principal no que se refere à aquisição de bens; iii. Seja programaticamente justificada; iv. Esteja dentro do limite de 5% do valor total dos veículos orçamentados. 3. Custos relacionados com deslocações (ajudas de custos, etc.): a. O Beneficiário Principal deve notificar o Fundo Global sobre qualquer alteração na política de ajudas de custos da sua organização. b. Qualquer aumento da taxa de ajudas de custos não previsto na política de ajudas de custos do Beneficiário Principal e diferente do que está previsto no orçamento deve ser aprovado pelo Fundo Global. c. O aumento do número de participantes é uma decisão da responsabilidade do Beneficiário Principal desde que: i. Cumpra o procedimento e o processo de aprovação próprios do Beneficiário Principal no que se refere a uma alteração do orçamento; ii. Seja programaticamente justificada; iii. Esteja dentro do limite de 5% do orçamento total de agrupamento de custos. 4. Custos indiretos/despesas gerais a. As taxas máximas que uma organização não-governamental elegível pode cobrar, a título de Custos de Apoio/Recuperação de Custos Indiretos ao abrigo de acordos de subvenção e extensões de subvenção do Fundo Global assinados, estão estabelecidas na Política de Custos de Apoio/Recuperação de Custos Indiretos para Organizações Não-Governamentais. b. Caso o Fundo Global, se assim o entender, aprove o financiamento de custos de apoio/recuperação de custos indiretos, este poderá incluir uma condição especial no Acordo de Subvenção relevante a fim de especificar termos como as taxas aplicáveis, o orçamento aprovado, a descrição de serviços a abranger ou outros termos que possa considerar apropriados em conformidade com esta política. 6

7 ANEXO 3: Exemplos de Ajustamentos Orçamentais O Beneficiário Principal X assinou uma subvenção para o VIH com o Fundo Global no dia 1 de julho de 2015 respeitante a um total de dólares. Como parte do acordo de subvenção, o Fundo Global acrescentou, além das categorias discricionárias predefinidas (recursos humanos, veículos, custos relacionados com viagens e custos indiretos/despesas gerais), a categoria Serviços Profissionais Externos. A síntese do orçamento está incluída no Anexo 4. Ilustração 1: 5 meses após a implementação da subvenção, uma alteração de preços inesperada no país provoca um aumento de dólares no orçamento de algumas atividades planeadas para o terceiro trimestre no âmbito da intervenção Mudança comportamental enquanto parte de programas para a população em geral. O Beneficiário Principal pretende financiar o aumento recorrendo às poupanças obtidas com a intervenção Mudança comportamental enquanto parte de programas para outras populações vulneráveis e necessita determinar se é necessária uma aprovação prévia do Fundo Global. O orçamento trienal para a intervenção Mudança comportamental enquanto parte de programas para a população em geral (a intervenção crescente) é de dólares. Um aumento de dólares resultará num aumento orçamental de / = 12% (< 15%). O orçamento trienal para a intervenção Mudança comportamental enquanto parte de programas para outras populações vulneráveis (a intervenção decrescente) é de dólares. Uma diminuição de dólares resultará numa diminuição orçamental de / = 4% (< 15%). Tanto para a intervenção crescente como para a decrescente, a alteração orçamental é inferior a 15% e não é considerada um ajustamento material nesta fase. O Beneficiário Principal pretende atribuir o aumento no orçamento a duas atividades na intervenção Mudança comportamental enquanto parte de programas para a população em geral : Consultor desenhador de banda desenhada orçamentado no âmbito do elemento de custo 3.1 Assistência Técnica/consultoria (agrupamento de custos 3 Serviços Profissionais Externos). O orçamento será aumentado em dólares Preservativos enquanto parte de programas para HSH e transexuais orçamentado no âmbito do elemento de custo 5.2 Preservativos masculinos (agrupamento de custos 5 Produtos de Saúde Não Farmacêuticos). O orçamento será aumentado em dólares. O orçamento total do agrupamento de custos 3 Serviços Profissionais Externos para os três anos ascende a dólares. O orçamento total do agrupamento de custos 5 Produtos de Saúde Não Farmacêuticos para os três anos ascende a dólares. 7

8 O agrupamento de custos total Serviços Profissionais Externos irá aumentar em dólares, o que representa um aumento de 8,2% (6.000/73.528) > 5% O agrupamento de custos total Produtos de Saúde - Não Farmacêuticos irá aumentar em dólares, o que representa um aumento de 16,5% (14.000/85.000). Neste caso, o Beneficiário Principal terá de solicitar a aprovação do Fundo Global porque o aumento percentual da categoria discricionária definida (Serviços Profissionais Externos) excede o limite de 5%. O Beneficiário Principal continua a poder aumentar o orçamento da segunda atividade sem a aprovação prévia do Fundo Global. 8

9 ANEXO 4: Exemplo de Orçamento Agrupamento de Custos Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total 1.0 Recursos Humanos Custos relacionados com deslocações Serviços Profissionais Externos Produtos de Saúde Produtos Farmacêuticos Produtos de Saúde Não Farmacêuticos Produtos de Saúde Equipamentos Custos de Gestão do Aprovisionamento e da Cadeia de Abastecimento Infraestruturas Equipamentos não relacionados com a saúde Material de Comunicação e Publicações Custos de Administração do Programa Apoio à subsistência do cliente/população-alvo Financiamento com base em resultados Total Intervenção Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total Análise, revisão e transparência Mudança comportamental enquanto parte de programas para a população em geral Mudança comportamental enquanto parte de programas para HSH e Transexuais Mudança comportamental enquanto parte de programas para outras populações vulneráveis Mudança comportamental enquanto parte de programas para trabalhadores do sexo e respetivos clientes Monitorização com base na comunidade para fins de responsabilização Preservativos enquanto parte de programas para HSH e Transexuais Preservativos enquanto parte de programas para trabalhadores do sexo e respetivos clientes Desenvolvimento e implementação de legislação, estratégias e políticas de saúde Gestão de subvenções Reforço de capacidades de profissionais de saúde e trabalhadores da comunidade

10 Despistagem do VIH e aconselhamento enquanto parte de programas para a população em geral Reforço de capacidades institucionais, planeamento e desenvolvimento da liderança Outras Outras intervenções para HSH e Transexuais Queira especificar Outras intervenções para outras populações vulneráveis Queira especificar Outras intervenções para trabalhadores do sexo e respetivos clientes Queira especificar Promoção da política de direitos jurídicos Política, planeamento, coordenação e gestão Retenção e distribuição de profissionais de saúde e trabalhadores da comunidade Relatórios de rotina Aumento do número de profissionais de saúde e trabalhadores da comunidade Inquéritos Total