Diagnóstico do Arquivo da Vigilância Sanitária de Nova Lima Brasil: potencialidades de seu uso nos serviços de promoção e proteção à saúde

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1 Diagnóstico do Arquivo da Vigilância Sanitária de Nova Lima Brasil: potencialidades de seu uso nos serviços de promoção e proteção à saúde Luísa Ferreira Guilherme, Vanessa 1 Daniela de Las Casas Lima, Carla 2 Estanislau Silva Almeida, Filipe 1 1 Prefeitura Municipal de Nova Lima/ Vigilância Sanitária, Nova Lima, Brasil, afrodelfos@gmail.com 2 Prefeitura Municipal de Nova Lima/Vigilância Sanitária, Nova Lima, Brasil, carladanilascasas@yahoo.com.br Resumen: As Vigilâncias Sanitárias Municipais produzem uma documentação heterogênea e rica do ponto de vista probatório e histórico. São informações úteis e que através da organização e da preservação da documentação reforçam a identidade do setor e abre a possibilidade de utilização do acervo nas atividades de promoção e proteção à saúde. Para trabalhar ou resolver problemas existentes nestes arquivos, o profissional precisa de conhecimento preliminar da organização. Este trabalho descreve a metodologia empregada no levantamento da situação encontrada no arquivo da Vigilância Sanitária do Município de Nova Lima/Brasil. Apresenta organograma atual do Departamento, e a importância do arquivo estar inserido na Instituição. Elabora formulário inicial para coleta de dados documentais de acordo com a realidade encontrada no setor. Descreve a situação atual do arquivo e sua real necessidade. Este diagnóstico situacional da Vigilância Sanitária poderá ser usado como inspiração na elaboração de outros trabalhos semelhantes nos diferentes setores da Secretaria de Saúde do Município, que pretende futuramente implantar um sistema de gestão de documentos. Palabras clave: Vigilância Sanitária; Diagnóstico Situacional de Arquivo; Arquivo; Gestão de Documentos; Administração Pública.

2 I. INTRODUCCIÓN O presente trabalho resgata a experiência vivenciada pela Bibliotecária e estudante de graduação do Curso de Arquivologia da Universidade Federal de Minas Gerais UFMG, na metodologia usada para o levantamento da situação do arquivo existente e da massa documental acumulada no Setor de Vigilância Sanitária do Município de Nova Lima/Minas Gerais/Brasil. As atividades discutidas através de reuniões da Secretaria de Saúde do Município em relação a gestão de documentos, culminou a elaboração deste trabalho, que pode ser um instrumento que contribui no planejamento das atividades a serem futuramente desenvolvidas na implantação de gestão documental da Secretaria de Saúde, visto que o desenvolvimento de outros diagnósticos dos arquivos existentes nos departamentos é emergencial e apresentam-se como atividades básicas para fornecer subsídios na estrutura e implantação da Gestão Documental. O arquivo montado no setor de Vigilância Sanitária do Município de Nova Lima é muito semelhante à caracterização que Souza (1997, p. 2) descreve sobre esta realidade, pois possui acervo arquivístico constituído de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passíveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não são considerados de arquivo. A denominação de arquivos correntes, intermediários e permanentes, não é aplicada na Vigilância Sanitária de Nova Lima, assim como ocorre, segundo Souza (1997, p. 2) na maior parte dos arquivos montados nos setores de trabalho da administração pública brasileira. Na prática, observa-se a formação de dois grandes acervos: os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas. Por isso a necessidade de elaborar diagnóstico da situação em que o arquivo do setor se encontra, mostrando sua situação real, para que os funcionários possam ter consciência do que possui e em quais condições, para que este instrumento possa ser usado pelo profissional e funcionários do setor no debate e propostas de mudanças. II. MÉTODO Para tanto se faz necessário realizar pesquisa de fontes documentais: consulta á legislação interna; pesquisa de trabalhos realizados em outros órgãos; estudos sobre instrumentos de gestão da informação e evolução da estrutura orgânica da Vigilância Sanitária de Nova Lima. Após este levantamento, já conhecendo melhor o setor, vamos apresentar sua localização no organograma do Departamento de Vigilância em Saúde, e usar de argumentos teóricos para demonstrar a importância do arquivo no organograma da instituição. Outro instrumento de pesquisa é a elaboração de um formulário para a coleta de informações sobre setor que recebe e produz os documentos, informações sobre os documentos e identificação do informante. Segundo Lopes (2009, p. 190) formulários devem ser concebidos de modo padronizado, destinado ao caso específico, de acordo com o que se constatou na elaboração do diagnóstico. A repetição ou melhora deste instrumento gerará modelos que poderão ser aplicados em situações similares, como é o caso dos demais departamentos e setores que compõem da Secretaria de Saúde deste município. Esta investigação preliminar por meio do diagnóstico aliando observação direta, visitas em loco e informações descritas no formulário, vai possibilitar ter dados objetivos do setor sobre: quantidade e tipos

3 de documentos existentes; unidades físicas de arquivamento; modo original de arquivamento e as características das instalações. Assim, segundo Lopes (2009, p. 187) a construção deste diagnóstico vai nos possibilitar compreender e produzir a primeira visão de conjunto da situação encontrada no acervo. Agindo assim, percebe-se que é raro o setor ter consciência do que possui e em que condições. III. RESULTADOS Após o levantamento das informações em fontes documentais e observações diretas sobre o setor de Vigilância Sanitária de Nova Lima, algumas observações são apresentadas. O Código de Saúde do Município de Nova Lima, Lei 1448/95, descreve a Vigilância Sanitária como um conjunto de ações que visam eliminar, diminuir ou prevenir riscos à saúde e de intervir nos problemas sanitários decorrentes do meio ambiente, da circulação de bens e prestação de serviços de interesse à saúde. O Departamento de Vigilância em Saúde, abrange outras cinco Divisões pode ser visualizada através do seguinte organograma: Fonte: DEPARTAMENTO DE VIGILÂNCIA EM SAÚDE, Município de Nova Lima, Em relação à Divisão de Vigilância Sanitária, os funcionários que compõem seu quadro são: Tabela 1 - Funcionários do setor de Vigilância Sanitária Funcionários Quantidade Vínculo com a Prefeitura Horas/dia Coordenador 01 Concursado 8h Fiscais sanitários Médica Veterinária Secretária Concursados Concursada Concursada 8h 4h 8h Fonte: DIVISÃO DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA, Município de Nova Lima, 2014.

4 A Divisão de Vigilância Sanitária mantém seu próprio arquivo e atua autonomamente no que se refere à organização dos documentos. Segundo Souza (1997, p. 2) a autonomia, neste caso, é menos em relação à articulação entre os setores do que a métodos diferenciados. Através da aplicação do formulário, será possível identificar com detalhes os documentos existentes no setor, que resume-se em roteiros de inspeção para cadastro ou renovação de estabelecimentos de baixa complexidade. Através dele, foi possível descrever os documentos produzidos e recebidos no setor. A organização assemelha-se ao que Souza (1997, p. 2) fundamenta como empirismo e improvisação. Os métodos usados oscilam entre arquivamento por assunto, arquivamento por ordem alfabética de estabelecimentos e outros classificados pelos nomes a eles distribuídos, tais como: Termo de Coleta de Amostras TCA, ou Ata de reunião. No setor não tem um funcionário responsável pela documentação e a ausência deste dificulta ou impede a manutenção do arquivo e a recuperação da informação. Os documentos não são eliminados e nem tratados de forma técnica científica. O armazenamento é feito em arquivos verticais de armários de aço, mas é comum encontrá-lo simplesmente amontoados. Para o acondicionamento usam-se pastas suspensas A-Z e envelopes. Não há padronização. O mobiliário e o material não são os mais adequados. IV. CONCLUSIONES Ao observar as informações do diagnóstico, é importante que a Vigilância Sanitária comece a se preocupar com a documentação e dê subsídios para que seu arquivo tenha condições de trabalho, pois somente oferendo essas condições, o setor conseguirá encontrar documentos para provar seus atos. Um dos problemas constatados é a falta de designação de pessoal capacitado para trabalhar com arquivo. Todos os funcionários manipulam os documentos sem nenhum preparo para o serviço. Está prática convive com equipamentos em número insuficiente e inadequados. A organização do cadastro, distribuição diária da produção dos fiscais é deficiente por não existir um Sistema de Informação em Vigilância Sanitária. Acredita-se que o baixo nível de formulação de uma política arquivística, a ausência de mão de obra qualificada, a escassez de reflexão teórica sobre o tema e a falta de pressão social dos funcionários e da sociedade são os principais fatores que explicam a situação encontrada. REFERENCIAS (1) SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de Sousa. Os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas na administração pública brasileira: uma tentativa de explicação. Revista de Biblioteconomia de Brasília, Brasília, v. 21, n. 1, p , jan./jun Disponível em: < Acesso em: 23 fev (2)LOPES, Luís C. A nova arquivística na modernização administrativa. 2. ed. Brasília: Projecto Editorial, (3)LOPES, Luis Carlos. A informação e os arquivos: teorias e práticas. Niterói: EDUFF; São Carlos: EDUFSCar, p. (4)LOPES, Luís C. Arquivópolis: uma utopia pós-moderna. Ciência da Informação, Brasília, v.22, n.1, p.: 41-43, jan./abr

5 (5)BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro: FGV, p. (6)BAHIA, Eliana Maria dos Santos. Metodologia para diagnóstico do arquivo intermediário e permanente da Secretaria de Agricultura do estado de Santa Catarina. Revista ACB:Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, SC, v. 8/9, p , 2003/2004. (7)ARQUIVO NACIONAL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Recomendações para a construção de Arquivos. Estabelece orientações para o planejamento, construção, adaptação e reforma de edifícios que atendam às funções específicas de um arquivo permanente. Disponível em: Acesso em: 06 abr