A UTILIZAÇÃO DO CONTROLE INTERNO E SUAS VANTAGENS NA GESTÃO ADMINISTRATIVA FINANCEIRA DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE - UFRN CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO SERIDÓ - CERES DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS EXATAS E APLICADAS - DCEA CAMPUS DE CAICÓ RALLIANY DOS SANTOS DANTAS A UTILIZAÇÃO DO CONTROLE INTERNO E SUAS VANTAGENS NA GESTÃO ADMINISTRATIVA FINANCEIRA DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS CAICÓ - RN 2016

2 RALLIANY DOS SANTOS DANTAS A UTILIZAÇÃO DO CONTROLE INTERNO E SUAS VANTAGENS NA GESTÃO ADMINISTRATIVA FINANCEIRA DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS Monografia apresentada ao Departamento de Ciências Exatas e Aplicadas do Centro de Ensino Superior do Seridó da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Orientador: Prof. Mes. Alex Sandro Macedo de Oliveira CAICÓ - RN 2016

3 RALLIANY DOS SANTOS DANTAS A UTILIZAÇÃO DO CONTROLE INTERNO E SUAS VANTAGENS NA GESTÃO ADMINISTRATIVA FINANCEIRA DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS A monografia foi julgada e aprovada para obtenção do grau de bacharel em Ciências Contábeis, no curso de graduação em Ciências Contábeis bacharelado da Universidade Federal do Rio Grande do Norte- UFRN. BANCA EXAMINADORA Prof. Mes. Alex Sandro Macedo de Oliveira- UFRN/CERES ORIENTADOR Prof. Esp. Celso Luiz Souza de Oliveira UFRN/CERES EXAMINADOR Prof. Esp. Sócrates Dantas Lopes UFRN/CERES EXAMINADOR CAICÓ - RN 2016

4 Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN Sistema de Bibliotecas - SISBI Catalogação de Publicação na Fonte. UFRN - Biblioteca Setorial do Centro de Ensino Superior do Seridó - CERES Caicó Dantas, Ralliany Dos Santos. A utilização do controle interno e suas vantagens na gestão administrativa financeira das micro e pequenas empresas / Ralliany Dos Santos Dantas. - Caicó: UFRN, f.: il. Orientador: Ms. Alex Sandro Macedo de Oliveira. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ensino Superior do Seridó - Campus Caicó. Departamento de Ciências Exatas e Aplicadas. Curso de Ciências Contábeis. Monografia - Bacharelado em Ciências Contábeis. 1. Utilização. 2. Controle interno. 3. Gestão administrativa. 4. Micro e pequenas empresas. I. Oliveira, Alex Sandro Macedo de. II. Título. RN/UF/BS-CAICÓ CDU 657

5 Dedico esse trabalho, em especial, aos meus pais, Odaci e Raimundo e ao meu marido Paulo Júnior por todo apoio e dedicação.

6 AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus pela minha vida e por nunca perder a fé que iria conseguir realizar os meus objetivos. Agradeço de coração a minha mãe Odaci, mulher essa guerreira que me ensinou que independentemente de tudo, eu nunca desistisse dos meus sonhos. Agradeço também a toda a minha família, em especial ao meu pai Raimundo, meu irmão Ricardo e minhas irmãs Rosiane e Rusimária, por todo amor e carinho, sempre me apoiando em todos os momentos bons e diante de todas as dificuldades que enfrentei. Agradeço ao meu marido Paulo Júnior, pela paciência e compreensão esse tempo todo, me dando sempre apoio e acreditando que eu iria alcançar esse grande sonho. Agradeço a todos os meus colegas de turma que de alguma forma, contribuíram para o meu sucesso, sem eles teria sido mais difícil ainda. A todos os professores que contribuíram com minha formação; Agradeço ao meu orientador Alex Sandro Macedo de Oliveira, pelos seus ensinamentos e sua ajuda, que foram essenciais para o término do meu trabalho acadêmico. Agradeço a todos os meus amigos que ajudaram, seja com uma palavra de conforto ou até mesmo de motivação, vocês contribuíram muito para o meu futuro. Agradeço a todos os empresários que disponibilizaram suas empresas para serem utilizadas na minha pesquisa, foram essenciais para a conclusão do meu trabalho. Agradeço intensamente a cada um, que de alguma maneira me fortaleceu nessa caminhada. Obrigada a todos.

7 Tudo o que um sonho precisa para ser realizado é alguém que acredite que ele possa ser realizado. Roberto Shinyashiki

8 RESUMO O controle interno é uma ferramenta que auxilia os gestores das empresas, dando-lhe total apoio e assistência nos seus negócios, verificando se todos os dados e informações gerados são verídicos, minimizando o surgimento de possíveis fraudes e erros e consequentemente vindo atingir seus objetivos e resultados esperados. É importante tanto para os administradores, como para os colaboradores, pois esse sistema utilizado adequadamente, favorece todo o meio empresarial, onde melhora o desempenho da entidade e contribui para que sejam tomadas as decisões necessárias. Foram feitas entrevistas em oito organizações, na cidade de Parelhas- RN, onde as mesmas eram micro e pequenas empresas, a pesquisa tinha o intuito de observar se elas utilizavam esse tipo de controle realmente, quais eram os tipos de controles que existiam e quais as vantagens que esse método trazia para a otimização dos resultados. Foram analisados também se o gerente administrativo inspecionava esse controle periodicamente, para saber se estava adequado ou não, a todos os setores e departamentos existentes na organização. Palavras-chave: Controle interno. Administradores. Micro e pequenas empresas. Gestão.

9 ABSTRACT The internal control is a tool that helps business managers, giving them full support and assistance in their business, verifying that all data and information generated are true, minimizing the appearance of possible fraud and errors and consequently reaching their goals and expected results. It is important for both managers and employees, because this system used properly, favors the entire business environment, where it improves the performance of the entity and helps to make the necessary decisions. Interviews were carried out in eight organizations, in the city of Parelhas- RN, where they were micro and small companies, the research was aimed at observing if they actually used this type of control, what were the types os controls that existed and which advantages that this method had for the optimization of results. They were also analyzed if the administrative manager inspected this control periodically, to see if it was suitable or not, to all the sectors and departments existing in the organization. Keywords: Internal control. Administrators. Micro and small business. Management

10 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Quadro 1- Exemplos de controles contábeis Quadro 2 - Exemplos de controles administrativos Quadro 3 - Tipos de departamentos existentes nas entidades Tabela 1 - Número de colaboradores que trabalham em cada empresa Tabela 2 - Há quantos anos é usado o controle interno nessa empresa... 43

11 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1- Nessa empresa, é utilizado o controle interno Gráfico 2 - Os colaboradores fazem somente uma função no seu ambiente de trabalho Gráfico 3 - O administrador e o gerente verificam periodicamente todos os departamentos existentes na entidade Gráfico 4 - O Senhor acha que esse tipo de controle, contribui para que sejam atingidos os objetivos e as metas traçadas pela organização Gráfico 5 - Essa ferramenta de controle, traz vantagens e benefícios para a empresa que há utiliza Gráfico 6 - O rodízio de funcionários é indispensável em qualquer empresa, pois diminui muito à chance de surgirem fraudes e erros Gráfico 7 - Todos os colaboradores passam por treinamentos de qualificação Gráfico 8 - O administrador é capaz de prever erros antes mesmo que eles surjam... 44

12 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS AICPA - Comitê de procedimentos de Auditoria do Instituto americano de contadores públicos certificados SEBRAE - Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas RH - Recursos Humanos SENAI - Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial

13 Sumário 1 INTRODUÇÃO CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA DO TEMA JUSTIFICATIVA OBJETIVOS DA PESQUISA Objetivo Geral Objetivos Específicos FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA CONTROLADORIA Estruturação da controladoria Funções da Controladoria Controller Qualificação do controller CONCEITO DE CONTROLE CONTROLE INTERNO A importância do controle interno Objetivos do controle interno A salvaguarda dos interesses da empresa Precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais Estímulo à eficiência operacional Aderência às políticas existentes Tipos de Controles internos Controles contábeis Controles administrativos O Controle interno nas micro e pequenas empresas O controle interno e a fraude METODOLOGIA ABORDAGEM TEÓRICO-METODOLÓGICA DA PESQUISA O CONTEXTO DA PESQUISA: ESPAÇO E SUJEITOS DA INVESTIGAÇÃO INSTRUMENTO DE COLETA E SELEÇÃO DOS DADOS PROCEDIMENTOS DE ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS RESULTADOS DA PESQUISA CONSIDERAÇÕES FINAIS APÊNDICE... 49

14 INTRODUÇÃO 1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA DO TEMA O Controle interno é relevante em todas as empresas, principalmente para os administradores, pois estes têm a obrigação de verificar periodicamente se todos os objetivos e metas estão sendo alcançados, visando sempre o futuro da organização e possivelmente uma tomada de decisão. Segundo Attie (2010) os controles internos: (...) pode-se observar a amplitude de seu significado que, em verdade, inclui uma série de procedimentos bem definidos que, conjugados de forma adequada, asseguram a fluidez e a organização necessárias para a obtenção de algo palpável. (ATTIE, 2010, p. 149). A principal finalidade desse controle nas entidades, é a de proteger os seus ativos e o seu patrimônio, analisando todos os relatórios e dados contábeis, verificando se eles realmente são verídicos e confiáveis. Essa ferramenta é de uso indispensável nas micro e pequenas empresas, não somente para evitar fraudes e erros, mais para se lançar em novos mercados, de forma mais segura e competitiva, melhorando o seu desempenho empresarial e suas decisões futuras. Desse modo, serão abordados os tipos de controles internos existentes, qual o melhor tipo de controle, dependendo da atividade que ela exerça, como deverá ser implantado e colocado em prática na parte administrativa, de forma que traga benefícios para o gestor, atendendo as necessidades da empresa e de cada departamento. Serão analisados se os administradores utilizam realmente essa ferramenta de controle, se estão usando-a de forma correta e se está adequada a todos os setores, departamentos e funcionários da entidade. Para a empresa continuar ativa no mercado, necessita de um controle interno eficiente, que contribua no reconhecimento das informações, que são geradas e controladas por um controller e depois repassadas para o gestor, amenizando e diminuindo possíveis erros e desperdícios que venham a surgir nesse ambiente. Diante disso se discute a problemática: Como é a utilização do controle interno em uma micro e uma pequena empresa?

15 JUSTIFICATIVA O controle interno é importante em todas as instituições privadas, independentemente do seu ramo empresarial, pois através do seu uso, o gestor terá conhecimento de todas as informações, considerando possivelmente dados fieis e verídicos, que ajudem na melhoria da organização dos departamentos e de todos os setores existentes. Esse controle, monitorado de forma correta, proporciona para os administradores uma melhor análise dos dados e dos relatórios, minimizando fraudes, erros e atividades ilegais que possam ocorrer. Dessa forma, quando for constatado qualquer tipo de irregularidade, o gestor empresarial deverá tentar solucioná-lo o mais rápido possível, evitando o surgimento de problemas maiores, que afetem os seus objetivos, prejudicando o rendimento da empresa, gerando prejuízos sejam eles no presente ou no futuro. Com isso, esse trabalho foi elaborado com o intuito de observar se esses tipos de controles internos são adequados e se suprem as necessidades das empresas, vendo o desempenho dos seus funcionários diante desse sistema, mostrando-os as vantagens de se ter um sistema organizado, e dando ênfase ao sucesso empresarial. 1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA Objetivo Geral A Utilização do controle interno e suas vantagens na gestão administrativa financeira das micro e pequenas empresas Objetivos Específicos Verificar se as micro e pequenas empresas utilizam o controle interno; Demonstrar os benefícios e as vantagens que a empresa terá com a implantação desse controle; Identificar quais são os tipos de controles internos utilizados na empresa; Verificar se os controles atendem a necessidade da organização.

16 14 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 CONTROLADORIA A controladoria tem como objetivo principal, tentar controlar e organizar os controles internos existentes, sendo de total responsabilidade do controller absorver todos os dados e relatórios, repassando com serenidade e confiança para o administrador, onde poderá resolver o rumo e as decisões que poderão ser tomadas, ampliando sua visão com o mercado e com seus clientes. Tendo como base Oliveira, Júnior e Silva (2011): A controladoria deve persuadir a coletar e organizar informações e dados importantes para a tomada de decisão, ter controle e monitoramento sobre as atividades executadas e desempenhadas por todos os departamentos da empresa, e principalmente ter capacidade de influenciar nas decisões dos gestores da empresa. (OLIVEIRA, JÚNIOR E SILVA, 2011, p. 5). Pode-se dizer que a controladoria tem por finalidade coletar todos os dados contábeis e analisar as informações obtidas, assessorando o gestor na otimização dos seus resultados e dos seus objetivos, visando a necessidade de cada departamento e do ambiente empresarial, diminuindo seus custos e contribuindo para decisões futuras. Para Crepaldi (2013, p. 24) é responsabilidade da controladoria a veracidade das informações, bem como garantir que os dados examinados sejam importantes e indispensáveis para a continuidade da organização. A controladoria deve ter domínio suficiente desses relatórios que são elaborados por sua inteira responsabilidade. Dessa forma, o mesmo tem o compromisso de mostrar a veracidade dos fatos, e repassar tudo com precisão para o administrador da empresa, se houver algum erro na avaliação desses procedimentos, vai ocasionar em perdas, prejudicando o setor administrativo. Com base em Oliveira, Júnior e Silva (2011, p.5) Os modernos conceitos de administração e gerência enfatizam, por sua vez, que uma eficiente e eficaz controladoria deve estar capacitada a : Organizar e reportar dados e informações relevantes para os tomadores de decisões; Manter permanente monitoramento sobre os controles das diversas atividades e do desempenho de outros departamentos; Exercer uma força ou influência capaz de influir nas decisões dos gestores da entidade.

17 15 A controladoria e a administração trabalham em conjunto, pois dependem uma da outra para atingir sua total eficiência, utilizando sempre do controle interno como forma de análise das informações e dos dados existentes na organização Estruturação da controladoria A Estruturação da controladoria está ligada principalmente a parte gerencial e estratégica de uma entidade, dando relevância a dois tipos de grupos que são considerados os mais importantes. Que são eles: o Contábil e fiscal e o planejamento e controle. Os autores Oliveira, Júnior e Silva (2011) fazem a seguinte afirmação: Contábil e fiscal: nesse segmento, são exercidas as funções e atividades da contabilidade tradicional, representadas pela escrituração contábil e fiscal, com a geração das informações e relatórios para fins societários, fiscais, publicações, atendimento da fiscalização e auditoria etc. Planejamento e controle: caracteriza o aspecto moderno das funções e atividades da controladoria. (OLIVEIRA, JÚNIOR E SILVA, 2011, p. 7) Nesse setor contábil e fiscal, são levados em consideração principalmente a contabilidade tradicional, que se refere aos relatórios fiscais e contábil. Já o planejamento e o controle são atividades indispensáveis e necessárias que são utilizadas pelo controller. Através de um bom planejamento e um controle eficiente, o gestor empresarial poderá alcançar todas as metas traçadas pela empresa Funções da Controladoria A controladoria é a grande responsável por absorver as informações, de cada departamento, tem como dever repassá-las para a administração, dando-lhes acesso a todos os dados, contribuindo com a implantação de certas medidas que contribuam com a melhoria da organização. Oliveira, Júnior e Silva (2011), dizem que de acordo com o Financial Executive Institute, as principais atribuições da controladoria compreendem : Estabelecer, coordenar e manter um plano integrado para o controle das operações; Medir a performance entre os planos operacionais aprovados e os padrões, reportar e interpretar os resultados das operações dos diversos níveis gerenciais; Medir e reportar a eficiência dos objetivos do negócio e a efetividade das políticas, estrutura organizacional e procedimentos para o atingimento desses objetivos; Prover proteção para os ativos da empresa. Isso inclui adequados controles internos e cobertura de seguros; Analisar a eficiência dos sistemas operacionais;

18 16 Sugerir melhorias para a redução de custos; Verificar sistematicamente o cumprimento dos planos e objetivos traçados pela organização; Analisar as causas de desvios e sugerir correção desses planos ou dos instrumentos e sistemas de controle; Analisar a adequação na utilização dos recursos materiais e humanos da organização; Em suma, revisar e analisar os objetivos e métodos de todas as áreas da organização, sem exceção. (OLIVEIRA, JÚNIOR E SILVA, 2011, p. 9) Essas funções devem ser desempenhadas pela controladoria, que tem o dever de zelar pelo ativo e patrimônio da entidade, e por todos as informações empresariais, analisando e verificando se o controle interno está sendo seguido pelos funcionários corretamente, controlando o desempenho de cada setor, principalmente o operacional. É elaborado um relatório sobre a situação da empresa e de cada departamento, e entregue ao gestor, onde será sua obrigação fazer uma análise de como melhorar as suas atividades e a sua competividade diante do mercado. Se detectar algum erro, será seu dever corrigi-lo o mais rápido possível, para não prejudicar o andamento e a lucratividade empresarial Controller O controller, também chamado de controlador, faz parte da controladoria e é imprescindível nas sociedades, pois serve para assessorar e verificar os controles internos permanentes em uma empresa. Conforme Oliveira, Júnior e Silva (2011, p.11): Devido a sua importância como órgão de controle e assessoria, o controller deve ser um profissional de alto nível na empresa. Esse profissional é reconhecido no ambiente interno pela profissão que ele exerce, seu cargo é visto como um dos mais importantes, pois tem o dever de processar todas as informações geradas naquela organização e repassar com exatidão para o setor administrativo, que é o encarregado por verificar e aplicar onde se está mais necessitado. Os mesmos autores citam Tung, e afirmam que a função do controller é: Ter capacidade de prever os problemas que poderão surgir e de coletar as informações necessárias para as tomadas de decisão. Ele é, principalmente, um executivo do staff, cuja função principal é obter e interpretar os dados que possam ser úteis aos executivos na formulação de uma nova politica empresarial e, especialmente, na execução dessa política. (OLIVEIRA, JÚNIOR E SILVA, 2011, p.11). O controller é usado como forma de auxiliar e contribuir com a gestão empresarial, ele não é obrigado ser contador, mais deve ter conhecimento suficiente nas áreas de

19 17 contabilidade e administração, podendo desempenhar a sua função de maneira segura e confiável. Esse controlador é significativo tanto para a controladoria como para os administradores, pois através da sua função, terá entendimento dos dados, podendo melhorar o desempenho da empresa, levando as informações verídicas para o gestor, onde será utilizada para tomada de decisão. Segundo Oliveira, Júnior e Silva (2011, p. 11), nas empresas de menor porte, que não dispõem ainda de adequada estrutura, o controller normalmente também seria responsável por outras atividades, tais como: informática, finanças, departamento pessoal etc. A sua profissão nas pequenas empresas abrange inúmeras atividades, sendo vista como uma função multidisciplinar, pois ele se responsabiliza por outras funções, que não é sua obrigação principal, mais que necessitam do seu conhecimento e domínio. O controller deve analisar o seu meio, o seu presente, o seu passado para ajudar nas decisões futuras, contribuindo para a melhoria e para o crescimento, abrindo novas oportunidades de mercado e diminuindo as chances de ocorrerem possíveis erros, sejam eles voluntários ou involuntários Qualificação do controller Hoje as instituições privadas contratam colaboradores eficientes e que sejam qualificados, que possam somar e contribuir com o crescimento operacional. O controller deverá estar sempre atualizado e adquirindo novas experiências na área, analisando a situação financeira da empresa, verificando seu ambiente interno e externo e vendo se os controles internos estão sendo bem utilizados e adequados. Conforme os mesmos autores mencionados, para atender às exigências do mercado de trabalho, os conhecimentos exigidos para o desempenho das funções de controller são : Contabilidade e finanças; Sistemas de Informações Gerenciais; Tecnologia de informação; Aspectos legais de negócios e visão empresarial; Métodos quantitativos; Processos informatizados da produção de bens e serviços. (OLIVEIRA, JÚNIOR E SILVA, 2011, p.11). Para atingir as expectativas sobre a sua função, ele tem que ter domínio de todas essas áreas, tem que entender a contabilidade, economia, os sistemas gerencias e como gerir os negócios de uma empresa, e entre outras qualificações que sua profissão exige.

20 CONCEITO DE CONTROLE O controle é essencial em todos os procedimentos empresariais, e nas micro e pequenas empresas não é diferente, pois sem controle é quase impossível, se ter um embasamento confiável, que são feitos a partir da análise dos fatos e dos dados obtidos através da avaliação do seu ambiente, para atingir os seus resultados. Segundo o dicionário Aurélio (1999, p. 136), controle é: ato ou poder de controlar, fiscalização exercida sobre as atividades de pessoas, órgãos, etc., para que não se desviem de normas preestabelecidas. Com base nesse conceito, o controle é visto como a inspeção e fiscalização de determinados dados ou pessoas dentro de um ambiente, onde a finalidade é manter o domínio das informações, para que sejam sempre atingidos os seus objetivos. Tendo como base, Oliveira, Júnior e Silva (2011): Entende-se por controle o conhecimento da realidade e a comparação com o que deveria ser, com o objetivo de contatar o mais rápido possível as divergências e suas origens e tomar as devidas providências saneadoras. (OLIVEIRA, JÚNIOR e SILVA, 2011, p.7). O controle é visto como a inspeção de determinado ambiente, independentemente da sua atividade ou ramo empresarial, com o intuito de observar e controlar possíveis falhas, tentando diminui-las ou evitá-las para que não comprometam as metas e o futuro da empresa. Para Attie (2010): O controle tem significado e relevância somente quando é concebido para garantir o cumprimento de um objetivo definido, quer seja administrativo ou gerencial. Dessa forma, o controle não é algo sem face ou sem forma, mas um dado físico que avalia uma função observável. (ATTIE, 2010, p.149). Esse tipo de monitoramento tem a função de elaborar um planejamento relevante para a organização, visando atingir as metas da administração e gerência. Analisando sempre se está sendo feito corretamente e se está sendo útil para o ambiente empresarial. 2.3 CONTROLE INTERNO O controle interno é uma ferramenta utilizada nas empresas, que serve para verificar e analisar os relatórios contábeis e o desempenho dos seus colaboradores, absorvendo as informações adequadas para o gestor, evitando possíveis falhas e atos ilícitos que possam ocorrer. Attie (2010) cita a definição do Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto

21 19 Americano de contadores Públicos Certificados, AICPA, Estados Unidos, afirma: O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. (ATTIE, 2010, p.148). Esse controle é fundamental nas instituições privadas, pois tem a função de proteger seu patrimônio, seus bens, facilitando o reconhecimento dos dados e relatórios contábeis, de forma correta e verídica, favorecendo a administração a cumprir suas metas, contribuindo com a eficiência empresarial e operacional dos seus colaboradores. Já para Almeida (2012): O Controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. (ALMEIDA. 2012, p.57). Esse sistema em si é muito complexo e tem muitas informações a serem absorvidas por todos os integrantes de uma organização, para que atinja os objetivos esperados, o responsável por essa ferramenta deve verificar periodicamente se o controle está sendo utilizado corretamente, obedecendo os seus princípios e contribuindo com o administrador, visando sempre o desempenho da empresa. Os seus benefícios, vão muito além de evitar erros e atividades fraudulentas, pois ele também auxilia na ampliação de novos mercados, examinando tanto o meio empresarial como o externo, se tornando dessa forma mais competitivo e competente, para com os seus clientes e com todo o pessoal envolvido nessas operações. Para a implantação do controle interno e seu aprimoramento os empresários e os administradores, seguem algumas diretrizes, citadas por Oliveira, Júnior e Silva (2011): Primeira: cada empresa deverá desenvolver seu próprio sistema de controles. Segunda: por melhor que seja, nenhum sistema de controles poderá compensar ou neutralizar as incompetências dos executivos da empresa. Terceira: complexidade dos sistemas de controles internos não representa garantia de eficácia e eficiência. Quarta: devem ser fixados prazos realistas e exequíveis no processo de implantação do sistema de controles. Quinta: é decisiva a participação das pessoas na implantação ou aprimoramento dos controles internos e na futura manutenção e operacionalização sistêmica. Sexta: sistemas complexos e impraticáveis são inúteis. Sétima: no processo de implantação ou reformulação, devem ser consideradas também as perspectivas futuras da empresa. (OLIVEIRA, JÚNIOR E SILVA 2011, p.77)

22 20 Para que esse método de controle funcione de forma correta, é indispensável que o gestor siga todos esses passos, para que tudo saia como planejado. O controle interno, às vezes, é confundido com a auditoria interna, que é a avaliação dos controles internos. A auditoria serve para verificar e analisar os controles internos, que existem na entidade, dando relevância à inspeção dos dados contábeis, vendo a sua veracidade, e evitando o surgimento de fraudes e de um processo externo, ou seja, uma análise de um auditor independente A importância do controle interno Conforme Attie (2010, p.151): Todas empresas possuem controles internos. A diferença básica é que estes podem ser adequados ou não. Pode-se dizer que o controle interno é de uso essencial e que existe em qualquer entidade, independentemente de ser uma grande, média ou pequena empresa, pois através dessa ferramenta, o administrador obterá conhecimento suficiente dos dados e relatórios, favorecendo a melhoria nas decisões, protegendo sempre o seu ativo e principalmente o seu patrimônio. Esse controle é existente em todas as organizações, a diferença é que em algumas, é utilizado adequadamente, comparadas com outras, que em muitas vezes não sabem da sua existência e como utilizá-lo. Cordeiro e Marcelo (2013), dizem que: Grande parte das irregularidades nos negócios, segundo se tem verificado, se deve a funcionários que se consideravam de confiança. Além disso, onde não existem procedimentos de controle interno, são frequentes os erros involuntários e desperdícios. (CORDEIRO E MARCELO, 2013, p.69). Com o passar do tempo de um determinado funcionário em mais de uma função especifica, ou seja, quando a empresa não faz a divisão apropriada das funções e acaba deixando um colaborador executar mais de um cargo, sejam eles de natureza distintas, poderá vir a sofrer algum tipo de irregularidade, pois ele saberá de todas as informações, podendo usá-las a seu favor. Isso acontece principalmente pelos colaboradores de mais confiança, pois de certa forma não são considerados suspeitos e nem capazes de praticar qualquer erro ou desperdícios que possam ocorrer. Quanto maior é a empresa, mais complexa é sua organização estrutural. Para controlar as operações eficientemente, a administração necessita de relatórios e análises concisos, que reflitam a situação da companhia. (CORDEIRO e MARCELO, 2013, p.70). Em entidades de grande porte, o controle é bem mais complexo do que nas de

23 21 pequeno porte, que são bem mais fáceis de controlar e organizar, pois possuem menos funcionários, poucos departamentos e não tem dados e relatórios contábeis tão complicados e detalhados como em uma grande empresa. Cordeiro e Marcelo (2013, p.73) afirmam que A responsabilidade primária pela estruturação básica de controle interno e seu periódico acompanhamento sobre qualidade e grau de observância é da direção, de seus níveis gerencias. O gerente administrativo deve sempre ter em mente que, independentemente de qualquer coisa que aconteça no ambiente de trabalho, será o seu dever analisar e verificar se este tipo de sistema está sendo cumprido e feito da maneira que deve ser, se acontecer algo que não esteja planejado, deve tentar solucionar o mais rápido possível, para não comprometer os demais setores e departamentos. De acordo com Cordeiro e Marcelo (2013) A finalidade da revisão da adequação do sistema de controle interno é determinar se o sistema estabelecido é eficaz no sentido de assegurar com eficiência e economia : a consecução de objetivos e metas estratégicas e táticas da organização; o cumprimento de normas e legislação; a proteção dos ativos; a organização interna e os procedimentos; a segurança física e lógica; a qualidade das informações, serviços e produtos; a economicidade, a eficiência e efetividade na obtenção e uso dos recursos financeiros, materiais e humanos; a prevenção de erros, fraudes e desperdícios. (CORDEIRO E MARCELO, 2013, p.75) Os mesmos autores afirmam que para atingir os resultados traçados pela organização empresarial, o empresário e o gerente devem trabalhar em conjunto, e tentar prever situações ilegais que possam ocorrer na empresa, vendo sempre o bem comum dentro da sociedade. Tendo como base Oliveira, Júnior e Silva (2011, p.72): (...) Um sistema de contabilidade que não esteja apoiado em um controle interno eficiente é, até certo ponto, inútil, uma vez que não é possível confiar nas informações contidas em seus relatórios. Sabe-se que se o controle interno for utilizado de forma inadequada e precipitada, de nada irá adiantar, não terá vantagem alguma, sendo inútil e desvantajoso usá-lo, pois só perderia tempo e investimento em dados e informações que não seriam totalmente confiáveis e relevantes para a organização Objetivos do controle interno Em regra geral, o controle interno tem quatro objetivos básicos, citados por Attie

24 22 (2010, p.155): a salvaguarda dos interesses da empresa; a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; o estímulo à eficiência operacional; e a aderência às políticas existentes A salvaguarda dos interesses da empresa Para Attie (2010, p.155), O objetivo do controle interno relativo à salvaguarda dos interesses refere-se à proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades. As companhias são divididas por diversos setores e departamentos, e para proteger essas atividades e os seus bens, é primordial que se tenha entendimento e experiência suficiente em gestão de negócios, para que de forma responsável possa cumprir os interesses da empresa, não comprometendo o seu desenvolvimento e minimizando possíveis riscos, e irregularidades diante dos seus bens e do seu patrimônio. Com base ainda no autor surgem alguns meios que dão suporte para salvaguarda os interesses. (Attie, 2010, p.155): - segregação de funções; - sistema de autorização e aprovação; - determinação de funções e responsabilidades; - rotação de funcionários; - carta de fiança; - manutenção de contas de controle; - seguro; - legislação; - diminuição de erros e desperdícios; - contagens físicas independentes; - alçadas progressivas. É indiscutível que para o cumprimento desse objetivo do controle interno, devem ser aplicadas formas que contribuíam para obtenção desses resultados, ou seja, deverão ser monitorados todas as funções no ambiente interno, pois se esses meios citados não forem colocados em prática, ocorrerá um descontrole dessa ferramenta, considerando-se inadequado para o uso.

25 Precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais. Segundo Attie (2010): O objetivo de controle interno relativo à precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais compreende a geração de informações adequadas e oportunas, necessárias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na empresa. (ATTIE, 2010, p.156) Para que sejam tomadas algumas decisões pelo gestor administrativo, é necessário que sejam repassadas informações e dados confiáveis, ou seja, se esses relatórios não forem elaborados com exatidão, e se realmente não forem verídicos, prejudicará as medidas feitas pelo gestor, atingindo o andamento contábil, financeiro e operacional. O mesmo autor diz que para dar o suporte necessário a precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais são os que seguem: - documentação confiável; - conciliação; - análise; - plano de contas; - tempo hábil; - equipamento mecânico. Devem ser seguidos todos esses métodos, que usados de forma correta, contribuem com o setor administrativo, para gerir os negócios da empresa, tentando atingir as suas metas Estímulo à eficiência operacional Attie (2010, p.158) diz que: O objetivo do controle interno relativo ao estímulo à eficiência operacional determina prover os meios necessários à condução das tarefas, de forma a obter entendimento, aplicação e ação tempestiva e uniforme. O setor operacional de uma instituição privada é muito complexa, pois cada colaborador tem que ter noção da sua função específica, se estiver com alguma dificuldade para desempenhá-la deve comunicar para que seja resolvido esse problema, pode ser solucionado através de treinamento e qualificação para o cargo que lhe foi confiado. Em outros casos se o funcionário não conseguir se adaptar ao que lhe foi estabelecido, fica por decisão dos gestores, resolverem a situação. Desde que não afetem a eficiência empresarial. O mesmo autor, fala que Os principais meios que podem prover suporte ao estímulo

26 24 à eficiência operacional são os que seguem : - seleção; - treinamento; - plano de carreira; - relatórios de desempenho; - relatórios de horas trabalhadas; - tempos e métodos; - custo-padrão; - manuais internos; - instruções formais. Esse setor, para chegar ao seu total desempenho, necessita cumprir alguns pontos fundamentais existentes no ambiente interno de uma organização, pois serão analisados todos esses métodos, para saber se realmente esses funcionários, exercem seu cargo com eficiência e compromisso Aderência às políticas existentes Attie (2010) também fala sobre: O objetivo do controle, relativo à aderência às políticas existentes, é assegurar que os desejos da administração, definidos através de suas políticas e indicados por meio de seus procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal. (ATTIE, 2010, p.159) Os setores são interligados e para funcionarem efetivamente têm a obrigação de seguir políticas internas existentes na entidade, que facilitem o desenvolvimento dos negócios, conseguindo chegar aos seus objetivos e metas estabelecidas pelo gestor. Tendo como base o mesmo autor, Os principais meios que visam dar embasamento para a aderência às políticas existentes são : - Supervisão; - Sistema de revisão e aprovação; - Auditoria interna. Para que essas metas sejam cumpridas, é necessário que ocorra a supervisão de todas as funções e setores, sendo primordial a distinção do controle interno e da auditoria interna, pois a auditoria tem como função verificar os dados gerados pelo controle interno e com base nesses relatórios, poderão ser revisados e possivelmente aprovados para o melhoramento de todas as atividades.

27 25 Já para Oliveira, Júnior e Silva (2011, p.73) Os principais objetivos do conjunto de sistemas de controle internos são : a) Verificar e assegurar os cumprimentos às políticas e normas da companhia, incluindo o código de éticas nas relações comerciais e profissionais; b) obter informações adequadas, confiáveis, de qualidade e em tempo hábil, que sejam realmente úteis para as tomadas de decisões; c) comprovar a veracidade de informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; d) proteger os ativos da entidade, o que compreende bens e direitos; e) prevenir erros e fraudes. Em caso de ocorrência dos mesmos, possibilitar a descoberta o mais rápido possível, determinar sua extensão e atribuições de corretas responsabilidades; f) servir como ferramenta para a localização de erros e desperdícios, promovendo ao mesmo tempo a uniformidade e a correção; g) registrar adequadamente as diversas operações, de modo a assegurar a eficiente utilização dos recursos da empresa; h) estimular a eficiência do pessoal, mediante a vigilância exercida por meio dos relatórios; i) assegurar a legitimidade dos passivos da empresa, com o adequado registro e controle das provisões, perdas reais e previstas; j) assegurar o processamento correto das transações da empresa, bem como a efetiva autorização de todos os gastos incorridos no período; k) permitir a observância e estrito cumprimento da legislação em vigor. Uma empresa é dividida por diversos setores e departamentos, sendo importante que o gestor tenha compreensão suficiente e experiência para proteger seu patrimônio, seu ativo e os seus interesses empresariais, evitando possíveis erros e atividades ilegais que venham a surgir. Mantendo todas as informações e relatórios sempre atualizados, favorecendo o cumprimento dos seus objetivos e contribuindo para o crescimento da organização Tipos de Controles internos Cada organização possui seu tipo de controle, sendo implantado de acordo com a sua necessidade, ou seja, o administrador é o responsável por essa escolha, pois é ele quem sabe qual será o melhor método para ser utilizado, para atingir seu alvo principal. Os controles internos em uma entidade tem como finalidade proteger os seus ativos e o seu patrimônio. Esses controles são complexos e podem ser divididos em dois tipos, que são os controles contábeis e os controles administrativos Controles contábeis Segundo Crepaldi, (2013, p. 472), Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos utilizados para salvaguardar o patrimônio e a propriedade dos itens que o compõem.

28 26 Para Attie (2010): Compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. Geralmente incluem os seguintes controles: sistema de autorização e aprovação; separação das funções de escrituração e elaboração dos relatórios contábeis daquelas ligadas ás operações ou custódia dos valores; e controles físicos sobre estes valores; (ATTIE, 2010, p.152). Quadro 1 Exemplos de controles contábeis Sistemas de conferência, aprovação e autorização; Segregação de funções (pessoas que têm acesso aos registros contábeis não podem custodiar ativos da empresa); Controles físicos sobre ativos; Auditoria interna. Fonte: Almeida (2012, p. 57) Sendo assim, toda empresa deve manter o equilíbrio das funções de seus colaboradores, um funcionário não deve fazer duas funções diferentes em uma mesma companhia, sejam elas desde o simples fato de movimentar o ativo e ao mesmo tempo os registros contábeis, pois isso facilitaria o surgimento de uma possível fraude ou erro. O administrador deve controlar e verificar todas as operações, sabendo da sua responsabilidade diante de todos os fatos, entendendo os riscos que poderá sofrer, mais fazendo o possível para que se atinja os seus objetivos. Esse controle tem como principal objetivo proteger o patrimônio da empresa, facilitando à análise de todos os registros e dados, onde são inspecionados somente pelo gestor administrativo, que é o encarregado pela absorção dessas informações, necessárias para diminuição de atividades fraudulentas, no ambiente empresarial. Observando também se o controle interno está sendo útil para a entidade, e se os colaboradores estão executando essa ferramenta de forma eficiente e eficaz Controles administrativos De acordo com Crepaldi (2013): Os controles administrativos compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos utilizados para proporcionar eficiência às operações, dar ênfase à política de negócios da empresa, bem como a seus registros financeiros. (CREPALDI, 2013, p.473). Conforme Attie (2010), os controles administrativos: Compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à decisão política traçada pela administração. Normalmente, se relacionam de forma indireta aos registros

29 27 financeiros. Com frequência abrangem análises estatísticas, estudos de tempo e movimentos, relatórios de desempenho, programas de treinamento e controle de qualidade. (ATTIE, 2010, p.153). Quadro 2- Exemplos de controles administrativos Análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos; Controle de qualidade; Treinamento de pessoal; Estudos de tempos e movimentos; Análise das variações entre os valores orçados e os incorridos; Controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados economicamente. Fonte: Almeida (2012, p. 57) Tendo em vista o que foi falado pelo autor, esse controle administrativo tem como ponto principal analisar a administração da empresa e comprovar se estão sendo atingidos seus objetivos. É importante que haja treinamento dos seus funcionários, onde possam ter qualificação e especialização suficientes, para exercer sua função, desempenhando-a com segurança e domínio, controlando a qualidade nos seus serviços para com o mercado. O gerente tendo observado esses dois tipos de controles, irá ver qual o mais viável e útil para ser utilizado, tendo em vista qual o que se encaixa melhor no perfil da entidade e qual atende a todas as suas necessidades O Controle interno nas micro e pequenas empresas Atualmente, vem crescendo muito o surgimento de micro e pequenas empresas, isso acontece pelo fato do grande aumento do mercado consumidor. Essas organizações são consideradas de pequeno porte, mais são vistas como um estrutura muito organizada, onde sua finalidade é se manter ativa, procurando sempre a melhoria e o máximo de desempenho possível, não se acomodando e ficando a desejar nas suas atividades, como várias empresas de grande porte fazem. Pensam somente na concorrência e não focam no objetivo principal, que é colocar a disposição do cliente um produto ou serviço de qualidade. Algumas entidades de pequeno porte conseguem expandir seus negócios, se tornando uma organização de sucesso e com lucro garantido, outras acabam ficando para trás, não atingindo seus objetivos e acabam falindo. Isso acontece por não possuir nenhum tipo de controle interno instalado, que monitore seus dados e relatórios contábeis, dando-lhe total assistência da situação real e do desempenho empresarial. Essas organizações são relevantes para a economia, pois geram emprego e renda para muitas pessoas. Elas têm por finalidade controlar tudo dentro do ambiente interno, se isso não

30 28 acontecer, embora sejam de estrutura pequena, se não tiverem um bom controle interno, acabam sendo alvo de erros e desperdícios. Conforme Silva (2013) apud Marion (2005): Muitas vezes, por desconhecimento ou por falta de assessoria por parte de seus contadores, os pequenos empresários deixam de se beneficiar das informações geradas pela contabilidade que poderão ser de grande utilidade na gestão do negócio. Passam a tomar decisões baseadas apenas na experiência que acreditam ter e na maioria das vezes os resultados ficam aquém do esperado. (MARION, 2005). Os empresários, em inúmeras vezes, acabam se equivocando em algumas decisões, pois sem terem o devido conhecimento dos seus negócios, acabam se precipitando ao tomar certas iniciativas, onde podem vir a prejudicar o crescimento da empresa. Esses desconhecimentos dos fatos, ocorrem por não existir uma assessoria e esclarecimento pelo próprio contador, que têm como dever mostrar qual o melhor caminho e como se beneficiar desses dados, sem comprometer o seu patrimônio. Para ser uma companhia de sucesso, as micro e pequenas empresas passam por muito desafios, pois a tecnologia evoluiu muito e elas precisam acompanhar esse ritmo, porque se não se atualizarem, vão ficar ultrapassadas pelas maiores, que por obrigação tem sempre um tipo de controle interno instalado e bem organizado. Desse modo, elas terão acesso quando ocorrer algum erro, podendo solucioná-lo o mais rápido possível até mesmo pelos funcionários dependendo do setor que ele faça parte O controle interno e a fraude O controle interno é uma ferramenta de monitoramento dos relatórios contábeis de uma empresa, onde tem como compromisso amenizar as chances de surgirem fraudes, riscos e perdas que venham a surgir. Attie (2010, p.64) diz que Bons controles internos previnem contra a fraude e minimizam os riscos de erros e irregularidades, porque, por si só, não bastam para evitá-los. Com uma boa utilização desse sistema, pode diminuir bastante as possibilidades de acontecerem atos fraudulentos, mais isso não quer dizer que o controle pode erradicar totalmente esses fatos. Boa parte dos administradores dos negócios de uma entidade realizam a segregação de funções, onde usam esse método como forma de prevenção de fraudes, pois cada funcionário só desempenhará um único cargo, que foi o que lhe propuseram quando foi contratado. As irregularidades, em muitas vezes, ocorrem por fraquezas humanas, pois o

31 29 colaborador que têm acesso direto aos dados, podem modificá-los no momento que quiser, prejudicando o rendimento empresarial e se beneficiando. Um exemplo bem claro disso, é quando um funcionário que trabalha na parte do caixa, distorce informações no estoque e acaba gerando um desperdício e um prejuízo enorme.

32 30 3. METODOLOGIA 3.1 ABORDAGEM TEÓRICO-METODOLÓGICA DA PESQUISA Este trabalho será realizado para ter um entendimento melhor das informações e se essa ferramenta é verificada pelos gestores, analisando-as periodicamente para saber se estão adequadas as necessidades da entidade e se contribui para tomada de decisão. Será feito através de um estudo de caso que segundo Yin (2001) : o estudo de caso é uma estratégia de pesquisa que compreende um método que abrange tudo em abordagens especificas de coletas e análise de dados. Essa pesquisa tem por finalidade saber se usam mais de um tipo de controle interno, quais são as vantagens que a entidade teve depois da sua implantação, se foram atingidos os seus objetivos. De acordo com Richardson (2011), o método se divide em duas grandes linhas: o qualitativo e quantitativo. No decorrer dessa pesquisa analisaremos o controle interno nas empresas de pequeno porte, e o método usado na entrevista, será baseado em dados qualitativos, que concebem-se análises mais profundas em relação ao fenômeno que está sendo estudado Menezes apud Beuren (2008, p.92). Será aplicado com a finalidade de observar se esse controle está sendo eficiente, atingindo todos os objetivos, tanto o geral como os específicos que foram propostos nesse estudo. 3.2 O CONTEXTO DA PESQUISA: ESPAÇO E SUJEITOS DA INVESTIGAÇÃO Essa pesquisa analisará empresas na cidade de Parelhas-RN, sendo elas micro e pequenas empresas, variando o seu ramo empresarial e seus serviços, onde sete são do ramo do comércio e apenas uma ligada a serviços. Dessa forma, poderá ser verificado como são usados esses controles internos em diferentes tipos de empresas e quais as vantagens que esse sistema traz para essas organizações. Serão entrevistados os administradores, empresários e os colaboradores, onde depois serão analisados todas as respostas e com isso, saberá se eles têm conhecimento do que é controle interno e se realmente é utilizado. 3.3 INSTRUMENTO DE COLETA E SELEÇÃO DOS DADOS O autor Gil (2002, p.15), fala sobre a seleção de dados e faz a afirmação: Pode-se dizer que, em termos de coleta de dados, o estudo de caso é o mais completo de todos os delineamentos, pois vale-se tanto de dados de gente quanto de dados de papel.

33 31 Levando em consideração o autor e a pesquisa, vão ser utilizados entrevistas onde serão questionados dez colaboradores, sendo observados e analisados o que o controle está fazendo de bom dentro da empresa, será feita a análise não só da entrevista respondida pelos funcionários e administradores como também os relatórios e os documentos empresariais, para que o estudo atinja seu principal objetivo. 3.4 PROCEDIMENTOS DE ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS Menezes apud Beuren (2008) fala que: analisar dados significa trabalhar com todo o material obtido durante o processo de investigação, depois de recebido todos os dados dos colaboradores que foram entrevistados, esses materiais vão ser examinados de acordo com o objetivo principal proposto pelo estudo, serão analisados para diante disso, poder encontrar soluções necessárias para o problema, tentar minimizar e melhorar a entidade nos setores que precisam ser melhorados e controlados.

34 32 4. RESULTADOS DA PESQUISA Os resultados a serem apresentados e analisados foram obtidos por meio de entrevistas, onde foram questionados, gerentes, administradores, empresários e colaboradores de oito empresas de ramos distintos, com o intuito de saber se os funcionários tinham o conhecimento sobre controle interno, se utilizavam essa ferramenta de controle e quais as vantagens que ela oferecia para o crescimento do ambiente empresarial. Foram também tiradas amostras com alguns colaboradores, onde a maioria respondeu que era um controle que organizava a empresa e as informações. A pesquisa foi elaborada em empresas do ramo comercial e apenas uma ligada à prestação de serviços. Pode-se observar que, independentemente da sua atividade exercida, todas sabem da importância do controle interno, para obtenção de melhores resultados. Esse sistema de controle, serve também para planejar e organizar os demais controles que fazem parte dessas empresas, onde foram citados principalmente o controle de estoque, vendas, compras, contábil, financeiro, pessoal, produção, e RH. Tendo como base a análise dos dados, pode-se dizer que as micro e pequenas empresas necessitam de um tipo de controle, que organize e verifique todos os dados e informações geradas no ambiente empresarial, verificados a sua eficiência através de sistemas internos, que favoreçam a melhoria da empresa diante do mercado e dos seus clientes. A resposta ao quesito um foram bem parecidas com o que o conceito de controle interno se aplica, sendo conscientes da sua existência, e que para atingir seus objetivos necessitam de alguma ferramenta que os auxiliem para que isso aconteça. Com base em um entrevistado, o mesmo falou que o controle interno é você sempre tá controlando, analisando como está o andamento da empresa, se está com recurso disponível, e isso é verificado através de sistemas, facilitando a parte financeira. Sobre o conceito de controle interno, todos os colaboradores, empresários e administradores, responderam corretamente do que se tratava, e um gestor disse que é o controle que gerencia todas as operações, através do sistema. Como foi visto na pesquisa todas contam com sistemas informatizados que ajudam no acompanhamento do controle interno, visando o crescimento e organização da empresa como um todo. O uso dessa ferramenta de controle é indiscutível, pois todas as entidades precisam utilizá-las, de forma eficiente e eficaz, para atingirem bons resultados e alcançarem os seus objetivos.

35 33 O controle interno é importante, pois através dele, pode-se analisar o desempenho tanto dos funcionários, como a inspeção de erros, sejam eles tanto voluntários como involuntários, tentando minimizá-los para não afetar e comprometer as metas traçadas, sejam elas tanto para curto ou longo prazo. A pergunta dois, teve como principal objetivo, saber se realmente os empresários utilizam o controle interno como forma de organização, vendo sempre se seu uso está adequado a todos os setores e departamentos. Analisado os resultados viu-se que três organizações não usam esse controle corretamente, pois pode ser visto com clareza que alguns funcionários fazem funções que não são equivalentes, podendo vir a causar possíveis irregularidades e atividades ilícitas. O gráfico 1, foi elaborado com base no resultado da pergunta dois, que necessitava saber se, nessas empresas, é utilizado o controle interno. Gráfico 1 - Nessa empresa é utilizado o controle interno. 100% 80% 60% Nessa empresa é utilizado o controle interno? 40% SIM 20% 0% SIM NÃO Fonte: Pesquisa Direta (out.2016) : Com base no gráfico, pode-se observar que essa ferramenta é utilizada, pois servem como apoio nas decisões a serem tomadas para a melhoria do ambiente interno. Pois, para que a companhia se mantenha no mercado, atingindo as suas metas, é necessário que haja um controle eficiente tanto do seu patrimônio, do seu ativo e de todos os departamentos.

36 34 Alguns gestores acrescentaram sobre o controle interno e disseram que seria bem interessante, que todos os empresários utilizassem o controle interno, porque seria mais justo com os seus concorrentes, ou seja, teriam mais organização dos seus dados, onde colocariam um preço de mercado igualitários as outras empresas, que dispõem do mesmo produto, contribuindo para o crescimento conjunto de todos. Alguns empresários reclamam que uns proprietários colocam o preço de seus produtos mais baratos do que os das outras empresas, para assim conseguir clientes, ultrapassando a concorrência e se mantendo no mercado. Esse fato, muitas vezes prejudica não só ele, mais todos os outros que fazem parte do mesmo ramo empresarial. Uma organização é muito complexa, ela é formada por vários colaboradores que trabalham com o intuito de atingir os melhores resultados, visando o desenvolvimento e o lucro. Para conseguir chegar ao objetivo tão almejado, os mesmos precisam em inúmeras vezes, exercerem outras funções que não são de sua obrigação diária, mas que pelo bem comum da empresa acabam fazendo de maneira segura e responsável. Gráfico 2 - Os colaboradores fazem somente uma função no seu ambiente de trabalho. Os colaboradores fazem somente uma função no seu ambiente de trabalho? SIM NÃO 62,50% 37,50% Fonte: Pesquisa Direta (out.2016) SIM NÃO Diante do gráfico 2, pode-se afirmar que 62,5% das entidades têm seus funcionários trabalhando em mais de uma função, pois independentemente da atividade empresarial exercida, todos têm o compromisso de lutar pelo bem da organização, contribuindo com a sua melhoria, visando atingir sempre os resultados estabelecidos.

37 35 Em alguns casos, isso acontece por não terem colaboradores suficientes para exercerem determinadas funções, e para diminuírem os custos, terminam aproveitando os que dominam mais a função, geralmente isso acontece com pessoas selecionadas, as de mais confiança, especialmente com as que fazem o setor administrativo, que conhecem e podem desempenhar todas as funções com responsabilidade, sem causar desperdícios e prejuízos. Um dos entrevistados falou que os funcionários fazem várias funções de acordo com o rodízio do dia de sua escala de trabalho, nessa organização do ramo do comércio há a necessidade de se fazer esse rodízio de funções diariamente, pois seguem uma política interna da empresa, que a cada dia todos os colaboradores devem realizar tarefas distintas, para que todos tenham conhecimento e saibam cumprir com segurança o trabalho do outro, para substituírem caso necessite. A função de quem exerce o caixa, como foi observada, é a única que nunca se altera o funcionário, só em caso de ausência da empresa ou de férias, onde por sua vez é substituído por alguém de extrema confiança. Foram comprovados que a maioria dos colaboradores exercem pelo menos duas funções, porém apenas em uma empresa, o responsável pelo caixa, contabiliza e analisa o estoque, onde isso não pode acontecer, pois essas funções não são equivalentes, causando um grande equívoco e possivelmente alguns erros e atividades fraudulentas. O pessoal que desempenha somente um cargo, se tornou a minoria, nessas empresas analisadas, mais elas são consideradas as mais bem controladas e estruturadas, pois cada colaborador possui o seu cargo definido, evitando assim, acontecimentos danosos e ilegais ao patrimônio, tendo seus objetivos fortemente atingidos. O controle de uma organização é uma missão bem complicada para os administradores, pois devem ser verificados periodicamente todos os departamentos empresariais, vendo se os mesmos estão atendendo as necessidades. Alguns departamentos são inspecionados todos os dias, como o de estoque, mais em algumas entidades o único que se tem uma preocupação excessiva é o financeiro, já os demais por possuírem uma estrutura pequena, alguns pensam que não tem o dever de averiguar essas áreas periodicamente e podem levar a organização a um total desequilíbrio operacional. As demais empresas, ou seja, sete das entrevistadas, os gestores e os empresários verificam periodicamente todos os departamentos, observando se não houve nenhuma irregularidade e vendo se estão funcionando corretamente.

38 36 Gráfico 3 - O administrador e o gerente verificam periodicamente todos os departamentos existentes na entidade. O administrador e o gerente verificam periodicamente todos os departamentos existentes na entidade? SIM NÃO 13% 87% Fonte: Pesquisa Direta (out.2016) Esses tipos de departamentos variam dependendo da atividade empresarial, exercida por cada empresa, ou seja, pode se dividir em vários tipos, pois foram analisados dados de ramos distintos. Quadro 3- Tipos de departamentos existentes nas entidades DEPARTAMENTOS DAS EMPRESAS ENTREVISTADAS Departamento financeiro Departamento de estoque Departamento contábil Departamento pessoal Departamentos de vendas Departamento da administração Departamento de produção Departamento de RH Departamento comercial Departamento de compras Supervisor

39 37 Gerente Marketing Fonte: Pesquisa Direta (out.2016) Os departamentos que são verificados sempre, sem nenhuma exceção, são os de estoque, compras, vendas, o financeiro e o caixa, de acordo com os dados verificados dessas organizações, têm-se uma preocupação especial principalmente ao estoque e o caixa, porque são os que geram mais problemas e erros. São conferidos todos os dias esses departamentos, geralmente são feitos por pessoas diferentes, cada um se responsabiliza por um setor distinto. As empresas são consideradas micro e pequenas empresas dependendo da quantidade de seus funcionários e da sua estrutura empresarial. As entrevistadas se encaixam nas companhias de pequeno porte que variam em atividades de comércio e serviços. Dentre esses dados, pergunta-se a quantidade de funcionários que trabalham na organização. Tabela 1- Números de colaboradores que trabalham em cada empresa Empresa entrevistada Quantidade de Funcionários Empresa R 47 Empresa P 9 Empresa I 32 Empresa M 8 Empresa G 22 Empresa T 12 Empresa S 15 Empresa C 7 Fonte: Pesquisa Direta (out.2016).

40 38 Gráfico 4 - O senhor acha que esse tipo de controle, contribui para que sejam atingidos os objetivos e as metas traçadas pela organização? Esse controle contribui para que sejam atingidas as metas? 100,00% 80,00% 60,00% 40,00% 20,00% 0,00% SIM NÃO SIM NÃO Fonte: Pesquisa Direta (out.2016) A empresa C, afirma que É fundamental manter o controle dentro da empresa, pois podemos identificar os erros e corrigi-los para que assim nossas metas e objetivos sejam alcançados. Pode-se dizer que essa ferramenta alcança todos os objetivos, onde o percentual fica em torno de 87,5% para as que realmente estão satisfeitas com o controle e apenas 12,5% para os que dizem que não atendem a todas as obrigações empresariais. Esse sistema tem como finalidade principal atingir todos os resultados e metas da empresa, contribuindo para a tomada de decisão que parte pelo administrador. Um dos entrevistados falou a respeito desse quesito seis que independente de qual seja a atividade exercida por uma instituição privada, se não tiver o mínimo de controle esta terá uma trajetória curta no mundo dos negócios, portanto já foi o tempo em que gestores apenas observava, tem que colocar a mão na massa desenvolver as formas de controle e participar deles, tornando-os eficientes para tomada de decisão. É necessário que os indivíduos que fazem parte do ambiente empresarial, trabalhem em conjunto, para que todo o planejamento dos gestores, possam ser executados com precisão, contribuindo com um controle bem organizado, trazendo um sucesso garantido para a companhia e sua permanência nos negócios, junto ao mercado consumidor.

41 39 Através desse sistema pode ser observado a situação que a empresa se encontra e dessa forma, tentar solucionar problemas, trazendo benefícios para a entidade. Gráfico 5 - Essa ferramenta de controle, traz vantagens e benefícios para a empresa que há utiliza. Essa ferramenta de controle, traz vantagens e benefícios para a empresa? 100% 80% 60% 40% NÃO SIM 20% 0% SIM NÃO Fonte: Pesquisa Direta (out.2016) Um colaborador respondeu perfeitamente a pergunta sete, e fala que o controle interno traz vantagens e benefícios, e afirma que: Diminuí os riscos, melhora o desempenho organizacional, protege o capital financeiro, corrige falhas rapidamente, gera eficiência e eficácia nas operações, gera dados mais precisos sobre as informações contábeis da empresa, reduz custos e reduz o tempo gasto nas operações. Quando se tem um controle interno bem instalado e revisado pelos gestores, pode-se observar que esse sistema só traz vantagens, pois é através da sua utilização, que a empresa consegue mais eficiência em suas operações, conseguindo melhorar todos os setores internos. Essa ferramenta de controle facilita a organização empresarial, dando ênfase ao seu crescimento e desenvolvimento, ampliando a sua visão de mercado, favorecendo os seus clientes, aumentando a sua competitividade e evitando prováveis custos desnecessários. Um dos empresários entrevistados afirmou que gerir empresas é um aprendizado e estamos sempre contratando consultorias e fazendo oficinas que só acrescentam. Para que as necessidades sejam atendidas, é essencial que haja formas de apoio, ou seja, sem esses

42 40 métodos de qualificação, que auxiliam no gerenciamento e no controle da empresa, fica difícil tirar algum benefício e alguma vantagem desse processo. Na pesquisa pode observar que os administradores afirmaram que sem controle, fica impossível chegar aos resultados esperados, e as vantagens são inúmeras, tudo parte do controle, um dos gestores falou que algumas pessoas conseguem tocar seus negócios, sem ter um controle bem definido, mais para o mesmo, é indiscutível o fato que deve ser utilizado e organizado, pois a empresa que é bem controlada larga na frente na hora da competição. Uma instituição privada é composta por muitos tipos de controles, onde facilitam a monitoração e o entendimento de todas as informações. Foi respondida a pergunta oito, onde de fato todas as pessoas conhecem e sabe identificar cada controle, os mesmos são verificados sempre que possível, para saber se está adequado e com os dados todos corretos. Os controles são basicamente todos bem parecidos, independentemente de qual seja á empresa, são eles: controle de vendas, compras, estoque, contábil, financeiro, pessoal, produção, administrativo, operacional, despesas e RH. Como foi visto, esses tipos de controles que complementam essas sociedades, as vezes não são verificados como deveriam. A pergunta nove, questionou os empresários e os administradores, sobre o rodízio de funcionários, se eles realizavam esse método. Gráfico 6 - O rodízio de funcionários é indispensável em qualquer empresa, pois diminui muito a chance de surgirem fraudes e erros. Na empresa se faz o rodízio de funcionários? SIM NÃO SIM NÃO Fonte: Pesquisa Direta (out.2016)

43 41 Analisando o resultado do gráfico 6, pode-se dizer que somente faz esse rodízio, em casos extremos, argumentando que os colaboradores passam por treinamentos para se fazer mais de uma função, em caso de férias ou pela falta de comparecimento. Esse rodízio pode diminuir as falhas e as fraudes internas, porém verificando os dados da entrevista, cinco empresas acreditam que é desnecessário usufruir desse meio, pois se tem bons controles internos instalados, caberá ao gestor a responsabilidade de verificar cuidadosamente todos os setores e os colaboradores que fazem parte deles, evitando irregularidades por outros meios sem ser o uso desse rodízio. O rodízio de funcionários é feito com o intuito de que todos os empregados realizem várias funções, para que adquiram novas experiências e conhecimento, podendo aplicar na entidade. Essa rotatividade é importante que ocorra, principalmente para a substituição daquelas pessoas que trabalham na administração, pois as mesmas podem desenvolver certos vícios, no decorrer do tempo, as mesmas devem ter férias todos os anos para evitar que isso ocorra. As empresas do ramo comercial realizam esse rodízio, quando veem que um funcionário não está exercendo a sua atividade perfeitamente, coloca-o para fazer outra função, para que o mesmo se identifique e possa contribuir com os negócios empresariais de forma que beneficie a empresa. Um exemplo claro disso, é quando um vendedor que trabalha por metas, passa um determinado período sem conseguir atingi-las, desse modo o gerente tem a obrigação de transferi-lo para outro cargo, para observar se o seu desempenho é melhor nessa outra área. É indiscutível o fato de que confiar nos seus funcionários é dever do empresário, mais confiar demais traz riscos e prejuízos, ou seja, o indivíduo que tem acesso direto a todos os dados e relatórios e que trabalha há vários anos na organização é livre de qualquer suspeita, onde pode agir de má fé diante do patrimônio. Na entrevista foi falado, por um dos gestores, que considera essencial que aconteça esse rodízio, pois o mesmo relatou o fato de já ter acontecido atividades ilegais, onde um empregado de sua extrema confiança chegou a fraudar certos dados e informações, se favorecendo pessoalmente e profissionalmente. Os colaboradores de uma organização, precisam estar sempre muito bem qualificados e para isso, é necessário passar por treinamentos rotineiros, sejam eles de qualificação, atendimento ao cliente ou até mesmo a utilização de algum sistema informatizado.

44 42 Gráfico 7 - Todos os colaboradores passam por treinamentos de qualificação? Todos os colaboradores passam por treinamentos de qualificação? SIM NÃO 25% 75% Fonte: Pesquisa Direta (out.2016) O gráfico mostra que as respostas foram basicamente bem parecidas umas com as outras, pois seis organizações pesquisadas oferecem esse treinamento para os funcionários, onde um dos entrevistados afirmou que mensalmente o suporte, faz treinamento com os funcionários, para melhor qualificação dos mesmos, geralmente essas capacitações são feitas mensalmente e dispõem de palestras ou de consultorias através do SEBRAE e do SENAI, que são necessárias para o crescimento desses profissionais. Nas instituições privadas do ramo comercial, são exigidos sempre esses treinamentos, pois sem o mesmo a empresa perde tempo e dinheiro com colaboradores que não são totalmente experientes e que exercem seu trabalho sem conhecimento, em uma das entidades analisadas, o proprietário além de contratar consultorias e assessorias internas, seleciona o administrador, para passar por qualificações e palestras externas mensalmente, para trazer tudo de inovação e modernidade. Esse empresário desenvolve também um trabalho que envolve os demais proprietários, tornando-os cada vez mais competentes e organizados. Apenas uma minoria, ou seja dois entrevistados disseram que os empregados não são treinados, os que exercem a função de vendedor dificilmente passa por um treinamento de atendimento, entra na empresa e no decorrer do período vai se adaptando ao ambiente e aos seus clientes, isso acontece também com a pessoa do caixa, que só é feito uma qualificação quando surge a obrigação de utilizar um sistema informatizado. Isso é um fator de risco, pois

45 43 sem capacitação, esses colaboradores não tem experiência e competência suficiente para exercerem esses cargos. Tendo analisados todos os dados do controle interno, pode ser visto que o uso desse controle é usado em todas as empresas, mais em algumas não são adequados, no entanto foi dito pelos entrevistados que depois que implantaram esse sistema, adquiriram muitas vantagens, pois influenciou no modo de ver o mercado, se tornando mais competitivo. As respostas a pergunta onze, variaram por não exercerem a mesma atividade empresarial, mais pode-se afirmar que em todas esse controle foi implantado desde o início do surgimento da entidade, sendo aprimorado com o passar dos anos. A tabela 2, demonstra todas as empresas e há quantos anos é utilizado o controle interno nas mesmas. Tabela 2 - Há quantos anos é usado o controle interno nessa empresa. Nome da empresa Empresa R Empresa P Empresa I Empresa M Empresa G Empresa T Empresa S Empresa C Há quantos anos é utilizado 7 anos 4 anos 2 anos 11 anos 5 anos 10 anos 27 anos 2 anos Fonte: Pesquisa Direta (out.2016)

46 44 Gráfico 8 - O administrador é capaz de prever erros antes mesmo que eles surjam? De que maneira faz essa prevenção? O administrador é capaz de prever erros antes mesmo que eles surjam? 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% SIM NÃO NÃO SIM Fonte: Pesquisa Direta (out.2016) Com base nos resultados obtidos pelo gráfico 8, um gerente administrativo disse que quando você tem acesso aos números e aos resultados, tem como fazer comparações, ou seja, facilita a vida desses profissionais, pois com acesso aos números e aos relatórios, fica bem fácil verificar a situação da empresa, seja ela anualmente, mensalmente ou diariamente. Como foi visto, a crise foi um dos fatos que os gestores sabiam que iria afetar toda a economia, cedo ou tarde, principalmente o setor do comércio, que é sempre o mais prejudicado. O administrador só consegue fazer a prevenção de erros se forem repassadas para ele informações verídicas, pois se o controlador fizer uma análise equivocada, com dados inseguros, prejudicará nas decisões que o gestor irá tomar, comprometendo todo o meio empresarial. A prevenção de erros é feita pelo gestor administrativo, sendo essencial que ele se comprometa em diminuir esses imprevistos, de forma responsável e de preferência antes mesmo que eles ocorram, diminuindo os desperdícios. Um dos funcionários respondeu com segurança falando que essa prevenção é feita através de sistemas tecnológicos, observação das operações efetuadas, controle físico de operações e análise do ambiente e dos processos, os sistemas informatizados servem de auxílio empresarial para que sejam vistos e revistos todos os erros que surgem.