A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO PARA UMA GESTÃO EMPRESARIAL EM UMA MICROEMPRESA

Transcrição

1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE - UFRN CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO SERIDÓ - CERES DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS EXATAS E APLICADAS - DCEA CAMPUS DE CAICÓ CHRISTIANE MARTINS DE MENEZES A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO PARA UMA GESTÃO EMPRESARIAL EM UMA MICROEMPRESA CAICÓ RN 2015

2 CHRISTIANE MARTINS DE MENEZES A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO PARA UMA GESTÃO EMPRESARIAL EM UMA MICROEMPRESA Monografia apresentada ao Departamento de Ciências Exatas e Aplicadas do Centro de Ensino Superior do Seridó da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Orientador: Prof. Esp. Ricardo Aladim Monteiro CAICÓ RN 2015

3 Catalogação da Publicação na Fonte Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN Sistema de Bibliotecas - SISBI Menezes, Christiane Martins de. A Importância do Controle Interno para uma gestão empresaria em uma microempresa / Christiane Martins de Menezes. - Caicó: UFRN, f: il. Orientador: Ricardo Aladim Monteiro. Monografia (Bacharel em Ciências Contábeis) Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ensino Superior do Seridó - Campus Caicó. 1. Controle interno. 2. Empresarial. 3. Microempresa. I. Monteiro, Ricardo Aladim. II. Título.

4 CHRISTIANE MARTINS DE MENEZES A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO PARA UMA GESTÃO EMPRESARIAL EM UMA MICROEMPRESA. Monografia apresentada ao Departamento de Ciências Exatas e Aplicadas do Centro de Ensino Superior do Seridó, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. BANCA EXAMINADORA Prof.º Esp. Ricardo Aladim Monteiro - UFRN/CERES Orientador Prof.º Esp. Sócrates Dantas Lopes - UFRN/CERES Examinador Prof.ª Esp. Clara Monise Silva - UFRN/CERES Examinadora

5 Aos meus pais, Josimar Vale de Menezes e Maria Zélia Martins de Menezes e ao meu marido, Felipe Moisés de Faria; Por tudo que representam para mim, dedico.

6 AGRADECIMENTOS Registro aqui os meus sinceros agradecimentos a todos aqueles que de alguma forma participaram desse momento em minha vida acadêmica: A Deus, primeiramente, pela realização desse sonho; Aos meus pais, com todo amor e carinho, por sempre estar ao meu lado em todos os momentos da minha vida, um verdadeiro porto seguro; Às minhas irmãs, Fabiana e Juliana, por todo amor, carinho, pela força e apoio que me deram ao longo do caminho; Ao meu marido, por estar ao meu lado me apoiando nos momentos mais difíceis dessa longa trajetória. Obrigada por fazer parte da minha vida. Ao meu orientador, Ricardo Aladim Monteiro, que contribuiu para a construção desse projeto, através dos seus conhecimentos e experiências. Aos professores pelos ensinamentos, pois com a contribuição de todos realizei o que mais desejei. À minha família, que sempre acreditou que tudo isso se tornaria possível, sempre me apoiando e incentivando para o meu sucesso. Aos meus amigos que estão comigo em todos os momentos, sejam bons ou ruins, em especial a Gercielly e Fernando, que foram grandes amigos no momento mais difícil. Aos amigos que fiz na faculdade, pessoas que levarei para a vida toda. Obrigada pelas palavras amigas, pelo incentivo e até os carões, pelos cinco anos compartilhando alegrias, angústia, mas enfim conseguimos superar os obstáculos. A todos vocês, com enorme respeito e gratidão, MUITA OBRIGADA.

7 Sem sonhos, a vida não tem brilho. Sem metas, os sonhos não têm alicerces. Sem prioridades, os sonhos não se tornam reais. Sonhe, trace metas, estabeleça prioridades e corra riscos para executar seus sonhos. Melhor errar por tentar do que errar por se omitir! Augusto Cury

8 RESUMO Atualmente, o controle interno é uma ferramenta que visa assegurar que as operações estabelecidas pela entidade sejam executadas de maneira adequada, no sentido de estar em conformidade com os processos pré-determinados, para que sejam desenvolvidos com maior eficiência para à tomada de decisão. Este estudo foi realizado para demonstrar a relevância do controle interno na gestão empresarial em uma microempresa, sendo a pesquisa realizada na Indústria de Confecção Starrett, localizada na cidade de Caicó/RN, e para a obtenção das informações foram realizadas observações in loco, entrevista com o gerente de produção e análise em documentos da empresa, tendo a pesquisa um natureza básica, apresentando uma abordagem qualitativa e descritiva, e para embasamento teórico utilizou-se a pesquisa bibliográfica. A entrevista possibilitou conhecer como era realizada os processos organizacionais da empresa antes da utilização do controle interno e como é nos dias atuais, onde se verificou que a organização obteve um crescimento e desenvolvimento na otimização de seus processos a partir do uso desse controle. Palavras-chave: Controle interno. Microempresa. Gestão

9 ABSTRACT Currently, internal control is a tool to ensure that operations established by the entity to run properly, to conform to the predetermined processes, to be developed more effectively for decision making. This study was conducted to demonstrate the relevance of internal control in business management in a micro-enterprise, research being carried out in the Clothing Industry Starrett, located in Caicó/RN, and to obtain the information observations were made on the spot, interview with the production and analysis manager in company documents, and the searches a basic nature, presenting a qualitative and descriptive approach, and theoretical foundation used the literature. The interview was conducted made it possible to know how the organizational processes of the company before the use of internal control and how it is today, where it was found that the organization achieved growth and development in optimizing their processes parti use this control. Keywords: Internal control. Micro enterprise. Management

10 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Quadro 1 - Principais objetivos do conjunto de sistema de controle internos Quadro 2 - Objetivos básicos do controle interno Quadro 3 - Exemplos de controles contábeis Quadro 4 - Exemplos de controles administrativos Quadro 5 - Exemplos de controle de sistema contábil e de informações Quadro 6 - Exemplos de controles organizacionais Quadro 7 - Controles de procedimentos e do fluxo da documentação Figura 1 - Fluxograma do ciclo de processo das receitas Figura 2 - Fluxograma do ciclo de processo de compras e gastos Figura 3 - Fluxograma do ciclo de processo de produção e suprimentos Figura 4 - Fluxograma do ciclo de processos financeiros... 31

11 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA DO TEMA JUSTIFICATIVA OBJETIVOS DA PESQUISA Geral Específicos FUNDAMENTAÇÃO TEORICA INÍCIO DA CONTABILIDADE CONTABILIDADE NO BRASIL A EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE GERENCIAL GESTÃO EMPRESARIAL NA MICROEMPRESA CONCEITO DE CONTROLE CONTROLE INTERNO OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO TIPOS DE CONTROLE INTERNO CLASSIFICAÇÃO DO CONTROLE INTERNO CONTROLE INTERNO NO CICLO DE NEGÓCIOS DA EMPRESA METODOLOGIA ABORDAGEM TEÓRICO-METODOLÓGICA DA PESQUISA O CONTEXTO DA PESQUISA: ESPAÇO E SUJEITOS DA INVESTIGAÇÃO INSTRUMENTOS DE COLETA E SELEÇÃO DOS DADOS PROCEDIMENTOS DE ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS APÊNDICES

12 1 INTRODUÇÃO 1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA DO TEMA O desenvolvimento do mercado cada vez mais competitivo vem sendo um fator relevante, para que as empresas possam ter um gerenciamento voltado para uma administração cada vez mais organizada traçando suas metas, e gerenciando um controle interno de excelência para que as empresas possam ter bons resultados e lucratividade, como também uma relação interpessoal dentro da organização. A relação entre uma boa administração combinada a um controle interno organizado traz para as empresas no mercado atual resultados positivos e que atrelem as novidades do mercado. O controle interno é representado, dentro de uma empresa, pelos procedimentos e técnicas que são destinadas a proteger os ativos da empresa, gerar informações contábeis confiáveis e auxiliar a administração no gerenciamento correto durante as transações da empresa (ALMEIDA, 2010). Desta forma, o controle interno tem grande participação no crescimento da empresa onde se busca certificar que os objetivos traçados pela organização sejam efetuados de modo adequado e que estejam de acordo com os processos pré-estabelecidos. O controle tem o objetivo de examinar se tudo acontece de acordo com o plano adotado pela entidade, ou seja, de acordo com as orientações emitidas e os princípios determinados. Sua finalidade é mostrar falhas para serem corrigidas, evitando a sua reincidência. O controle deve ser aplicado em tudo: coisas, funcionários, processos, entre outros Fayol (apud DIAS, 2010). O autor relaciona o conceito de controle interno de uma forma explícita mostrando que o controle tende a ter uma relação de grande importância no desenvolvimento das tarefas de uma empresa através dos procedimentos e atos no processo. Percebe-se que os dois autores veem o controle interno como uma ferramenta voltada para o desempenho e estratégias dentro da administração das empresas, com a identificação de seus objetivos, aplicação de seus processos com eficácia para obter os resultados esperados. Buscando entender melhor o controle interno e suas atribuições como também sua contribuição diante o dia a dia das empresas através de sua aplicação,

13 o presente estudo tem como problemática saber: quais as contribuições que o controle interno pode oferecer, diante sua aplicação na microempresa? 1.2 JUSTIFICATIVA As microempresas através de seus gestores têm uma grande preocupação em manter-se no mercado e com isso precisam ter um suporte que os ajude no gerenciamento das mesmas, através da aplicação de um controle que busque a eficiência e eficácia nos processos das organizações de maneira a melhorar seus resultados. Conforme Attie (2009), é imprescindível que ao constituir uma empresa, seja necessário possuir um controle interno para assegurar a continuidade do fluxo das operações e as informações propostas para um melhor desempenho. Com isso, o controle interno busca alcançar suas metas através de sua aplicação em todos os setores das empresas, para que se tenha uma segurança no desenvolvimento dos processos, alcançando o que foi planejado pelos administradores e localizando possíveis falhas que possam atrapalhar os processos. Este trabalho se justifica pela importância que o controle interno representa para as empresas, uma vez que se este controle for aplicado e monitorado de forma constante poderá detectar ocorrência de irregularidade dentro da entidade, evitando problemas internos e possíveis perdas para a empresa. 1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA Geral Analisar a importância do controle interno para o desempenho de uma indústria de confecções Específicos Verificar a existência e utilização do controle interno; Identificar e caracterizar as práticas de controle interno; Analisar a importância das práticas de controle interno no desempenho empresarial; Avaliar como tais controles são realizados na Indústria de Confecções Starrett LTDA ME.

14 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 INÍCIO DA CONTABILIDADE A contabilidade teve início lá nos primórdios quando as pessoas tinham interesse de mensurar aquilo que já era de posse, mostrando que antes de se criar o método das partidas dobradas o homem já tinha condições de avaliar seus bens, direitos e obrigações buscando derivar seu patrimônio. Segundo Iudícibus e Marion (1999, p.30), a contabilidade existe desde o início da civilização. Alguns teóricos preferem dizer que ela existe, pelo menos, desde antes de Cristo. A Contabilidade é um dos mecanismos mais relevantes para o controle e gerenciamento do patrimônio das entidades, em que através de seus conhecimentos e dos resultados apurados nas operações realizadas pelos gestores pode-se ter uma noção da situação da empresa. Segundo Fabretti (2007): Contabilidade é a ciência que estuda, registra e controla o patrimônio e as mutações que nele operam os atos e fatos administrativos, demonstrando no final de cada exercício social o resultado obtido e a situação econômico-financeira da entidade. (FABRETTI, 2007, p. 30) Esta ciência social se fazia presente na vida das pessoas que tinham a necessidade de medir, preservar e controlar o patrimônio familiar que se tinha na época. Para tanto, nos dias atuais a contabilidade se tornou bem mais forte e fazendo parte cada vez mais dos dia a dia das empresas. 2.2 A CONTABILIDADE NO BRASIL O surgimento da contabilidade no Brasil ocorreu no primeiro momento com a criação do Erário Régio ou Tesouro Nacional e Público, juntamente com o Banco do Brasil em 1808, período em que a família real chegou ao país, incrementando a agricultura e também elevando os gastos públicos e as receitas dos Estados, gerando a necessidade de um maior controle fiscal dos valores.

15 Com relação ao ambiente legal da contabilidade brasileira e a atuação do profissional contábil, Niyama (2010) destaca: A contabilidade brasileira tradicionalmente foi vinculada à legislação (originariamente tributária e depois à societária em conjunto) e à regulamentação por organismos governamentais (banco Central do Brasil, Superintendência de Seguros Privados, Comissão de Valores Mobiliários, entre outros), sendo politicamente fraca a influência de órgãos de classe ou institutos representativos da profissão para determinação dos procedimentos. (NIYAMA, 2010, p. 2) A escola Italiana exerceu inicialmente forte influência sobre a contabilidade brasileira, quando as regras fiscais editadas no país eram as mais utilizadas na contabilidade. 2.3 A EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE GERENCIAL Tendo em vista, como uma das profissões mais antigas e importantes para um sistema econômico, a Contabilidade está em constante evolução. Suas formas primitivas de contabilização antes mesmo do surgimento da escrita e dos números, demonstraram que as necessidades de informações sobre o patrimônio da época já poderiam ser consideradas essenciais e de suma importância. Com o passar dos anos, pode-se perceber os períodos que marcaram uma trajetória evolutiva da contabilidade como o surgimento da aritmética em 1494 com a obra de Luca Pacioli apresentando os fundamentos aritméticos e contribuindo para o desenvolvimento do método das partidas dobradas (relação de débito e crédito) e que revolucionou a mensuração, escrituração e o pensamento contábil. No séc. XVI, com o movimento religioso chamado Reforma surgimento de novas religiões o dinheiro deixou de ser valioso somente como meio de troca época da Idade Média, para ser considerado mais lucrativo através do processo capitalista de usar o dinheiro para fazer dinheiro tornando-se mais generalizado (SIMON,1971, p.167.) era a transição do sistema feudal para o Capitalismo. Com o surgimento das escolas de pensamento contábil, a contabilidade passou a seguir teorias e conceitos aptos para cada época. No Brasil, essa evolução deu-se basicamente com o primeiro documento oficial de 1808

16 que determinava o método das partidas dobradas no Brasil e quarenta e dois anos depois com o Código Comercial, que exigia a realização de registros contábeis. Porém, somente em 1940 é que foi feito um importante decreto de nº 2627 com o objetivo de criar a Lei das Sociedades por Ações no qual se instituía que as entidades anônimas deveriam fazer todo o controle contábil. Devido ao grande processo de oferta ser maior que a demanda, a Crise americana de 1929 contribuiu e muito para a real importância da contabilidade como fator gerencial dentro de uma organização social e econômica. Assim, a contabilidade obteve uma forma mais sistêmica, preventiva e de controle gerencial. Para Oliveira (2003), durante a revolução industrial: [...] à medida que aumentava a necessidade de informação gerencial sobre os custos de produção e os atribuídos a avaliação de estoques, aumentava a necessidade de métodos mais adequados de contabilidade de custos. (OLIVEIRA, 2003, p. 12) Com o aumento das necessidades de informações, em 1993 ocorreu o surgimento dos princípios e normas contábeis adotadas no Brasil. De acordo com Iudicíbus et al. (2000), Os princípios constituem, de fato, o núcleo central da estrutura contábil. Delimitam como a profissão irá, em largos passos, posicionar-se diante da realidade social, econômica e institucional admitida pelos Postulados. (IUDICÍBUS et al., 2000). Com a abertura do comércio internacional e o processo de integração econômico mundial a demanda pela informação econômica entre os países tornouse cada vez mais atuante. Tanto que, em 2007, o Brasil passou a adotar a Normas Internacionais de Contabilidade para acompanhar os desafios e mudanças econômicas da época. É perceptível que a era digital também foi um dos maiores marcos da evolução contábil. Com sistemas mais evoluídos e complexos a contabilidade passou de uma simples escrituração primitiva para uma forma rápida e eficiente de interação das informações necessárias para uma tomada de decisão mais eficaz.

17 Percebe-se que a contabilidade gerencial foi de grande importância desde a revolução industrial quando já se existia a necessidade de avaliar as informações que se relacionada ao desempenho da empresa. Para Padoveze (2009), a contabilidade gerencial passou por quatro momentos de grandes mudanças, onde cada um representa a necessidade imposta pelo mercado em cada período histórico, são eles: antes de 1950, o foco era na determinação do custo e controle financeiro, através do uso do orçamento e da contabilidade de custos; por volta de 1965 o foco foi mudado para o fornecimento de informação para o controle e planejamento gerencial, através do uso de tecnologias tais como análise de decisão; por volta de 1985, a atenção foi focada na redução do desperdício de recursos usados nos processos de negócios, através do de análise de processo e administração estratégica de custos; e, por volta de 1995, a atenção foi mudada para a geração ou criação de valor através do uso efetivo de recursos, através de tecnologias tais como direcionamento de valor ao cliente, valor para o acionista, e inovação organizacional. Padoveze (2009) destaca que a contabilidade gerencial atual refere-se ao produto do processo evolutivo que inclui os quatro estágios acima citados. Nota-se que o processo de evolução da Contabilidade Gerencial foi gradativo com épocas de grande relevância para enaltecer os processos que poderiam ser considerados importantes para o desenvolvimento das empresas. Para Atkinson et al. (2000, p. 36), a Contabilidade Gerencial é o processo de identificar, mensurar, reportar e analisar informações sobre eventos econômicos das empresas. A esse processo pode ser realizado analises que demonstre informações que tragam ao empresário uma realidade da situação econômica financeira da empresa no qual o empresário pode utilizar para tomada de decisões. Cada período caracterizou sua própria evolução contábil, seus métodos considerados avançados e utilizações que de certa forma satisfaziam suas necessidades no momento, seja da forma mais primitiva através da mensuração por pedrinhas ou da última geração de softwares. Assim, o que se pode perceber é que a evolução contábil não chegou ao seu ápice ou não chegará tão cedo, pois o mundo está em constante evolução: seja

18 financeiro ou intelectualmente, ou com avanços tecnológicos, o importante é que a contabilidade estará sempre contribuindo de alguma forma. 2.4 GESTÃO EMPRESARIAL NA MICROEMPRESA A gestão empresarial é responsável pela eficácia do sistema gerencial da empresa onde demanda uma capacidade de percepção do ambiente, aliada a melhoria no gerenciamento dos recursos disponíveis. Conforme Catelli (2001), diz que o processo de gestão deve: Ser estruturado com base na lógica do processo decisório (identificação, avaliação e escolha de alternativas); Contemplar, analiticamente, as fases de planejamento, execução e controle das atividades da empresa; Ser suportado por sistemas de informações que subsidiem as decisões que ocorrem em cada uma dessas fases. (CATELLI, 2001, p ) Sendo assim, percebe-se a grande importância de gerir uma organização de maneira eficiente e eficaz para assegurar resultados positivos para a mesma, e para que isso ocorra é necessário que a empresa possua um sistema de controle interno que der suporte aos gestores em suas tomadas de decisões. Conforme Gil, Arima e Nakamura (2013), A gestão implica nas decisões, ações, projetos de mudanças para garantia da continuidade operacional com crescimento dos negócios e norteando pelas vertentes contingências, incertezas, riscos, continuidade sem desperdício e com o considerar os cenários do amanhã organizacional sustentabilidade em foco. (GIL; ARIMA; e NAKAMURA, 2013, p. 25) Uma gestão voltada para o desenvolvimento empresarial requer dos empresários que se tenha certa atenção para buscar a realização de mudanças que melhore as atividades da empresa e através dessas melhorias transforme essas mudanças em resultados positivos.

19 2.5 CONCEITO DE CONTROLE Sabe-se que nas atividades gerenciais o controle é uma ferramenta essencial, pois consiste em confrontar os resultados previstos com os realizados, para verificar se o desempenho está dentro do esperado e detectar os pontos que merecem correção. Para Chiavenato (2003), a finalidade do controle: É assegurar que os resultados que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste fundamentalmente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. (CHIAVENATO, 2003, p. 176) De fato, o controle tem como seu objetivo alcançar aquilo que se foi traçada pela empresa de maneira a se verificar quais são os pontos que negativamente influenciam para diminuir o desenvolvimento dos resultados através das operações dos processos e quais são e como se pode chegar aos objetivos pré-estabelecidos. Conforme Attie (2009) descreve controle: O controle tem significado e relevância somente quando é concebido para garantir o cumprimento de um objetivo definido, quer seja administrativo ou gerencial. Dessa forma, o controle não é algo sem face ou sem forma, mas um dado físico que avalia uma função observável. (ATTIE, 2009, p. 149) Desta forma, o controle tem como base inicial desenvolver através de um planejamento adequado, alcançar seus objetivos de forma a verificar se sua atividade fim está relativamente se encaixando no processo traçado para a empresa e se esta tem obtido resultados. Com isso, o controle faz parte do processo administrativo em que a empresa desenvolverá suas decisões a partir das informações recebidas por esse controle. De acordo com Dias (2010) quando é definido um controle para qualquer método produtivo, será determinado um propósito para sua existência que estabelecerá sua função, ou seja, qual o seu objetivo.

20 Preventivo: age de modo a prevenir a ocorrência de problemas, atuando como uma espécie de orientação para aplicação do processo ou na descrição das atribuições e responsabilidades inerentes. Detectivo: detecta algum tipo de problema que ocorre no processo, porém não inibe sua ocorrência. Corretivo: é uma ação de correção das causas de problemas no processo, onde o mesmo já ocorreu. Conforme os processos produtivos numa organização pode-se observar que os controles precisam proceder primeiramente com a finalidade preventiva, pois não se pode somente identificar e corrigir um problema depois de sua ocorrência é necessário que se possua um controle que se possa prevenir que os erros antes que aconteçam. De modo que os controles permitam possibilitar maior segurança em relação à inexistência de problemas nos processos das organizações. 2.6 CONTROLE INTERNO Sabe-se que o controle interno gira em torno dos aspectos administrativos e que influencia diretamente sobre os aspectos contábeis. Assim, as empresas que têm controle interno adequado provavelmente atingem seus objetivos, aprimora a eficiência dos processos produtivos com redução de custos e melhoria na qualidade dos produtos e serviços, tornando a empresa cada vez mais competitiva no mercado. Segundo Almeida (2012) O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenadas dos negócios da empresa. (ALMEIDA, 2012, p. 57) Já Attie (2010, p.148) cita a seguinte definição, dada pelo comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, AICPA, Estados Unidos afirma:

21 O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. (ATTIE, 2010, p. 148) Verifica-se que, de acordo com os autores citados, o controle interno busca a elaboração de informações através de um sistema que produza dados confiáveis para proteger seu patrimônio e assim a empresa possa realizar um melhor desenvolvimento nos procedimentos, sendo de grande relevância avaliações no processo de gestão das empresas na busca por uma maior qualidade gerencial e eficiência no processo de tomadas de decisões. Para garantir uma implantação de um sistema de controle interno seguro ou até mesmo a revisão e o aprimoramento desse sistema já existente é de acordo com Oliveira, Perez Jr. e Silva (2009) é preciso seguir algumas diretrizes básicas: Primeira: Cada empresa deverá desenvolver seu próprio sistema de controles. Segunda: Por melhor que seja, nenhum sistema de controles poderá compensar ou neutralizar as incompetências dos executivos da empresa. Terceira: Complexidade dos sistemas de controles internos não representa garantia de eficácia e eficiência. Quarta: Devem ser fixados prazos realistas e exequíveis no processo de implantação do sistema de controles. Quinta: É decisiva a participação das pessoas na implantação ou aprimoramento dos controles internos e na futura manutenção e operacionalização sistêmica. Sexta: Sistemas complexos e impraticáveis são inúteis. Sétima: No processo de implantação ou reformulação devem ser consideradas também as perspectivas futuras da empresa. (PEREZ JR. e SILVA 2009, p.78) Portanto, para que a implementação do sistema de controle interno produza resultados satisfatórios, é imprescindível seguir todas essas etapas para garantir um desenvolvimento sustentável da empresa. Para Chiavenato (1994) o controle interno possui as seguintes fases: a) Estabelecimento de padrões de desempenho: representam o desempenho desejado. Podem ser tangíveis ou intangíveis, vagos ou específicos, mas sempre relacionados com o resultado que se deseja alcançar;

22 b) Avaliação do desempenho: para controlar o desempenho deve-se conhecer algo a respeito dele e do seu passado. Se a base da medição ou mensuração não for bem definida, o processo cairá em erros e confusões; c) Comparação do desempenho com o padrão: toda atividade ocasiona algum tipo de variação. É importante determinar os limites dentro dos quais essa avaliação possa ser aceita como normal. O controle separa o que é normal e o que é excepcional, para que a correção se concentre nas exceções; d) Ação corretiva: o controle deve indicar quando o desempenho não está de acordo com o padrão estabelecido e qual a medida corretiva adotar. O objetivo do controle é exatamente indicar quando, quanto, onde e como se deve executar a correção. (1994, p. 438/441) Portanto, como todo procedimento dentro de uma organização o controle interno também necessita de um planejamento estratégico para certificar que a sua implementação trará bons resultados. Por isso, as etapas do controle devem ser seguidas integralmente para que tudo o que foi planejado seja executada da forma mais efetiva. 2.7 OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO O objetivo do controle interno é desenvolver as políticas da empresa de maneira correta, visando assegurar os seus resultados propostos e tentando evitar que as falhas de uma má gestão continuem sendo praticado dentro das empresas. Cada segmento da organização e cada funcionário têm que interagir em harmonia para que possam caminhar para a mesma meta. Conforme Attie (2010): O objetivo do controle interno, relativo à aderência às políticas existentes, é assegurar que os desejos da administração, definidos através de suas políticas e indicados por meio de seus procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal. (ATTIE, 2010, p. 159) Os autores Oliveira, Hernandez, Silva (2014, p. 73) apresentam os principais objetivos do conjunto de sistema de controles internos:

23 Quadro 1 - Principais objetivos do conjunto de sistema de controle internos Verificar e assegurar os cumprimentos às políticas e normas da companhia, incluindo o código de éticas nas relações comerciais e profissionais; Obter informações adequadas, confiáveis, de qualidade e em tempo hábil, que sejam realmente úteis para as tomadas de decisões; Comprovar a veracidade de informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; Proteger os ativos da entidade, o que compreende bens e direitos; Prevenir erros e fraudes. Em caso de ocorrência dos mesmos, possibilitar a descoberta o mais rápido possível, determinar sua extensão e atribuições de corretas responsabilidades; Servir como ferramenta para a localização de erros e desperdícios, promovendo ao mesmo tempo a uniformidade e a correção; Registrar adequadamente as diversas operações, de modo a assegurar a eficiente utilização dos recursos da empresa; Estimular a eficiência do pessoal, mediante a vigilância exercida por meio dos relatórios; Assegurar a legitimidade dos passivos da empresa, com o adequado registro e controle das provisões, perdas reais e previstas; Assegurar o processamento correto das transações da empresa, bem como a efetiva autorização de todos os gastos incorridos no período; Permitir a observância e estrito cumprimento da legislação em vigor. Fonte: Oliveira, Hernandez, Silva (2014, p. 73) Percebe-se então, que o principal objetivo do sistema de controle interno é evitar que uma empresa obtenha possíveis erros e fraudes que possam vir a ocorrer, mas para não correr o risco é importante que se tenha um controle interno eficiente que avalie constantemente os procedimentos realizados na empresa onde a mesma possa ter segurança nas informações e com isso tenha a proteção do seu patrimônio. Já para Attie (2010, p. 155) O controle interno tem quatro objetivos básicos:

24 Quadro 2 - Objetivos básicos do controle interno Salvaguarda dos interesses da empresa; Precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; Estímulo à eficiência operacional; Aderência às políticas existentes. Fonte: Attie (2010, p. 155) De acordo com o autor acima citado, os objetivos do controle interno é basicamente preservar os interesses da empresa, como também ter informações que através dos relatórios contábeis traga confiabilidade e eficiência na prevenção de possíveis fatos indesejáveis possam vir a ocorrer. 2.8 TIPOS DE CONTROLE INTERNO São meios de controle interno os regulamentos e demais instrumentos de organização administrativa e contábil como os registros, livros, fichas, mapas, boletins, papéis, formulários, pedidos, notas, faturas, documentos, guias, impressos, ordens internas. De acordo com Crepaldi (2013): O controle interno representa em uma organização, os procedimentos, métodos ou rotinas cujos objetivos são proteger os ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar na condução ordenada dos negócios da empresa. (CREPALDI, 2013, p. 472) Relacionado ao pensamento do autor, o controle interno pode ser representado de duas maneiras: Os controles Contábeis e Os controles Administrativos que surgem como principais ferramentas para ajudá-lo as empresas na tomadas de decisões. Para Crepaldi (2013, p. 472) os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos utilizados para salvaguardar o patrimônio e a propriedade dos itens que o compõe. Desta forma, o sistema de controles contábeis possui características que divididas entres si, podem mostrar as maneiras de se colocar em prática os procedimentos.

25 Quadro 3 - Exemplos de controles contábeis Sistemas de conferência, aprovação e autorização; Segregação de funções (pessoas que tem acesso aos registros contábeis não podem custodiar ativos da empresa); Controles físicos sobre ativos; Auditoria interna. Fonte: Almeida (2012, p. 57) Os sistemas de conferência, aprovação e autorização compõem parte do controle da empresa, em que para receber uma mercadoria ela primeiramente deverá passar por um determinado setor de conferência e aprovação para verificar se o produto chegou de acordo com o pedido e se não houve nenhum dano, logo após será aprovada ou reprovada e se estiver conforme o que foi negociado, será autorizado para ser estocado, onde esses processos são realizados por pessoas distintas (ATTIE, 2010). Observa-se que, nas empresas deve haver a segregação de funções, pois ninguém deve ter acesso a todas as fases inerentes de uma operação, tem que existir a independência para as funções exercidas por cada colaborador para evitar possíveis erros ou fraudes (ALMEIDA, 2012). Attie (2010) também ressalta a importância dos controles físicos sobre os ativos, uma vez que eles têm que está em constante verificação nas contagens físicas de bens e valores objetivando a proteção dos interesses da empresa. Almeida (2012) afirma que a auditoria interna na empresa tem como objetivos, verificar se estão sendo obedecidas as normas internas e também de avaliar a necessidade de inserir novas normas ou de serem notificadas as que já existem. É necessário que seja verificado periodicamente se os funcionários estão executando o que foi determinado. Diante do que foi exposto, para que os controles contábeis funcionem de forma segura, é necessário que se realizem todas as etapas que foram explicadas onde terá um controle eficiente e confiável. Já os controles administrativos conforme Attie (2010) englobam um planejamento organizacional, métodos e procedimentos que conduzem a eficiência

26 operacional e a decisão política determinada pela administração. Relaciona-se de certa forma com os registros financeiros, pois são realizadas análises estatísticas, relatórios de desempenho, enfim todas as transações que faz parte da função gerencial. Quadro 4 - Exemplos de controles administrativos Análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos; Controle de qualidade; Treinamento de pessoal; Estudos de tempos e movimentos; Análise das variações entre os valores orçados e os incorridos; Controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados economicamente. Fonte: Almeida (2012, p ) Como pode ser observado no quadro acima, as empresas precisam fazer as análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos, pois se determinada linha de produto não está correspondendo com as expectativas, tem que ser realizado uma providência para não comprometer a lucratividade da empresa. Não se esquecendo de possuir um controle de qualidade dos produtos, afim de não comprometer sua lucratividades, visto que se não houver esse controle a empresa perdera sua credibilidade. Toda e qualquer organização necessita de pessoal qualificado para exercer determinada função com competência e agilidade é preciso realizar um treinamento de forma a afeiçoar conforme a necessidade da empresa. Com o pessoal devidamente capacitado será desempenhado sua tarefa de forma rápida e com qualidade, garantindo o alcance dos objetivos e metas traçadas. A análise das variações entre os valores orçados e os incorridos, é feito o confronto entre os dois valores para verificar se o que foi estimado é o mesmo que foi incorrido no período. O controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados economicamente, significa os compromissos já concretizado, porém não foi efetivado o recebimento pelo serviço.

27 Diante disso, se todas as etapas dos controles administrativos forem desempenhadas conforme exposto, teremos uma organização bem sucedida, em que terá informações necessárias para tomar suas decisões de forma clara e precisa com a confiança nos seus colaboradores. 2.9 CLASSIFICAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS Oliveira, Hernandez, Silva (2014) divide o controle interno em três. Esses autores classificam-nos como sendo o controle do sistema contábil e de informação, o controle organizacional e o controle de procedimentos e do fluxo da documentação. Para os referidos autores o controle do sistema contábil e de informação ocorre quando a empresa detém de um eficiente sistema de informações em que seus relatórios contenham dados confiáveis, claros, precisos e sempre bem atualizados serão melhores utilizadas para uma tomada de decisão por parte da administração. Quadro 5 - Exemplos de controle de sistema contábil e de informações. Avaliação do tipo de informação fornecida; Qualidade da informação apresentada; Utilização correta da informação; Sistema de relatórios estratificados para cada nível administrativo. Fonte: Oliveira; Hernandez; Silva (2014, p.74) Segundo os autores os controles organizacionais são métodos de controle para delegar autoridades e determinar responsabilidades. A administração deve designar as funções das pessoas de forma que nenhuma possa exercer em totalidade todas as fases de uma transação. Quadro 6 - Exemplos de controles organizacionais. Segregação de funções; Definição da delegação de autoridade; Procedimentos para as aprovações e autorizações;

28 Parâmetros para a medição e a quantificação do desempenho operacional. Fonte: Oliveira, Hernandez, Silva (2014 p.75). De acordo com os autores, os controles de procedimentos e o fluxo da documentação, são para assegurar que o processamento de uma informação em determinado estágio será observado na etapa seguinte, são introduzidos no fluxo diário da documentação. Essas categorias objetivam obter razoável certeza de que: Quadro 7 - Controles de procedimentos e do fluxo da documentação As transações e operações estão de acordo com a autorização geral ou específica da administração; As transações e operações são contabilizadas apropriadamente, permitindo a preparação das demonstrações contábeis de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade e também a caracterização da responsabilidade por essas transações e operações; O acesso aos ativos é possível somente a elementos com autorização da administração; É estabelecida responsabilidade para que as operações e transações contabilizadas sejam, quando aplicável, comparadas com a existência física, em intervalos razoáveis, para que a ação apropriada seja tomada quanto às diferenças encontradas. Fonte: Oliveira; Hernandez; Silva (2014, p. 75) De acordo com essas etapas dos controles é imprescindível que a empresa acompanhe as atividades para que verifique se as transações e as operações estão sendo bem executadas, prevenindo possíveis erros, fraudes e qualquer situação que venha a causar prejuízo. Controle interno está relacionado com a prevenção de fraudes e a diminuição de irregularidades e erros que possa vir a ocorrer, com isso é importante a segregação de uma operação em fases distintas para reduzir o risco. Segundo Attie (2009 p.164): A eficiência do sistema de controle interno como um todo deve permitir detectar não somente irregularidades de atos intencionais, como também erros de atos não intencionais. Enquanto para Gimenez, Oliveira (2011 p.119):

29 A fraude é ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulterações de documentos ou registros, apropriação indébita de valores, omissão de lançamentos, registros sem comprovação e práticas contábeis indevidas. Essas ações, individualmente ou combinadas, podem ou alteram as demonstrações contábeis. (GIMENEZ; OLIVEIRA, 2011, p. 119) De acordo com os autores, o controle interno visa minimizar as possíveis irregularidades intencionais como também erros que venham a acontecer sem nenhuma intenção, como interpretação errada de princípios contábeis, omissão de não aplicar um procedimento prescrito nas normas ou a má aplicação de uma norma ou procedimento. A diferença entre erro e fraude é a intenção, pois ao contrário da fraude, o erro não objetiva favorecer financeiramente o indivíduo, não visa lesar a empresa CONTROLE INTERNO NO CICLO DE NEGÓCIOS DA EMPRESA Nos dias atuais, as organizações desenvolvem seus processos de acordo com suas metas e objetivos à serem alcançados. Cada empresa constrói ciclos com as diversas atividades que a mesma realiza na busca pelo sucesso organizacional. De acordo com Arima, Gil, Nakamura (2013), existe quatro principais ciclos de processos no ramo da indústria: Ciclo de processo de receitas, de compras e gastos, de produção e suprimentos, de processos financeiros. Atualmente, toda organização necessita de planejamento no tocante as demandas, divulgação de seus produtos, é preciso criar estratégias de vendas, e atendimento aos clientes, e é a parti daí que surge os processos da empresa. Para que todo o processo de receita seja bem elaborado, utiliza-se o fluxograma 1.

30 Figura 1 Fluxograma do ciclo de processo das receitas. Fonte: Gil, Arima, Nakamura (2013, p. 111) Esse ciclo de receitas é muito bem apresentado no fluxograma 1, onde o processo se inicia com o pedido de bens e/ou serviços por parte do cliente, passa pela produção, e se encerra com o recebimento de numerários correspondentes a estas vendas. Esse processo pode ser estendido caso a empresa trabalhe com outro tipo de bens ou serviço, de modo a prestar serviço de pós-venda (ARIMA; GIL; NAKAMURA, 2013). Já o ciclo de processo de compras e gastos é de suma importância dentro das organizações, principalmente as que são do ramo da indústria, possuir um planejamento de compras de matéria-prima e controle de gasto, para que a empresa possa alcançar eficiência em suas atividades. Segue abaixo o fluxograma 2 que representa esse processo de compra e gastos.

31 Figura 2 Fluxograma do ciclo de processo de compras e gastos. Fonte: Gil, Arima, Nakamura (2013, p. 113) Como pode ser observado no fluxograma 2, Arima, Gil, Nakamura (2013) mostra esse processo iniciando com o pedido de bens e/ou serviços por parte da empresa, terminando com o pagamento de numerários das compras realizadas. Vale ressaltar que todos esses processos devem ser acompanhados por um sistema de controle interno eficiente, para assegurar resultados satisfatórios. O ciclo de processo de produção e suprimentos para toda e qualquer empresa é imprescindível o planejamento no setor de produção, pois o mesmo é organizado de maneira a alcançar os objetivos e metas propostas pela organização. É nessa área que se estuda a necessidade de equipamentos, mão de obra, suprimentos, entre outros. É no processo produtivo que as coisas realmente acontecem, onde a matéria-prima é transformada nos produtos que serão ofertados no mercado. Segue abaixo o fluxograma 3 do processo produtivo.

32 Figura 3 Fluxograma do ciclo de processo de produção e suprimentos Fonte: Gil, Arima, Nakamura (2013 p.115) O fluxograma 3 vem apresentar de forma detalhada como acontece todo o processo de produção e suprimentos, de maneira a garantir respostas rápidas e positivas do mercado consumidor. Esse processo primeiramente realizará uma requisição de matéria-prima, encerrando com a transformação dos produtos acabados para a expedição, onde poderá ser realizado ações de apoio à produção, como programar as ordens de fabricação, verificar as atividades das máquinas, como também a mão de obra, garantir a qualidade do produto e etc. É na produção que se controla e coordena todo o processo de fabricação, monitora os custos e controla os estoques (ARIMA; GIL; NAKAMURA, 2013). O ciclo de processos financeiros é um sistema que está diretamente ligado com todos os outros acima citados. Existe a necessidade por parte da empresa que possuir um sistema de controle interno que comande todos os processos organizacionais, principalmente o financeiro, por ser ele que irá apresentar os reais resultados da empresa, sua lucratividade, despesas, investimentos, ou seja, a administração do caixa. Abaixo se apresenta o fluxograma 4 de processos financeiros.

33 Figura 4 Fluxograma do ciclo de processos financeiros. Fonte: Gil, Arima, Nakamura (2013, p. 116) Sendo assim, observa-se no fluxograma 4 como é realizado todo o processo financeiro, que se constituem em gerenciar os recursos financeiros como caixa, bancos, investimentos e todo o ativo líquido da organização, como o capital de giro da empresa que poderá ser utilizado de forma eficaz, trazendo um máximo de retorno nos investimentos (ARIMA; GIL; NAKAMURA, 2013). Por isso a grande importância de administrar com eficiência e eficácia os recursos financeiros, para que os mesmos sejam alocados de maneira mais vantajosa para a empresa. Atualmente as organizações e seus processos estão cada vez mais complexo e operacionais, onde esse ambiente organizacional exige cada vez mais planejamento e controle em todos os níveis da empresa. Para Crepaldi (1998): Uma organização sem controle é inviável. Cada organização tem sistemas de controle que coordenam o exercício do direito de decisão que está diluído entre certo número de indivíduos. Os sistemas de controle também desempenham outra importante função na organização. Eles medem a eficácia com que as decisões são traduzidas em resultados. Essa segunda característica de controles internos relaciona-se ao alcance de metas da empresa. Nesse

34 aspecto, os sistemas de controle tratam de influenciar o comportamento de indivíduos no interesse da empresa. Ambas as funções estão intimamente ligadas. (CREPALDI, 1998, p. 47) Sendo assim, os controles internos garantem a análise correta das informações e a transformação de dados coletados em importantes relatórios administrativos, evitando possíveis erros e possibilitando uma gestão mais assertiva. Segundo Attie (2010, p. 151): A importância do controle interno fica patente a partir do momento em que se torna impossível conceber uma empresa que não disponha de controles que possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações proposto. (ATTIE, 2010, p. 151) Quando uma empresa é constituída, verifica - se a importância de ter algum tipo de controle e que esse, possua procedimentos no qual trará uma continuidade de informações segura para a tomada de decisões. E para que esse controle se desenvolva de forma eficaz é preciso que se tenham relatórios, indicadores e índices que reflitam a gestão das operações efetuada pelos colaboradores e o alcance de seus objetivos. Conforme Crepaldi (2013, p. 474): um sistema de contabilidade que não esteja apoiado em eficiente controle interno é, até certo ponto, inútil, uma vez que não é possível confiar nas informações contidas em seus relatórios. Atualmente a contabilidade é reconhecida como recurso no controle administrativo da empresa, porém, se a mesma não possuir um sistema de contabilidade adequado, ou melhor, não possuir um controle interno eficiente em que possa confiar, então o setor gerencial não poderá contar com as informações contidas nos relatórios, prejudicando assim as tomadas de decisões. Para Oliveira, Hernandez, Silva (2014, p. 72): a importância dos sistemas contábeis e de controles internos pode ser resumida, considerando-se os seguintes fatores: tamanho e complexidade da organização, responsabilidades, caráter preventivo. Visto que o tamanho e a complexidade da organização refletem na sua estrutura organizacional, pois quanto maior for uma organização mais complicada para controlar as operações, por isso é importante possuir um sistema de controle

35 interno com eficiência e com responsabilidade para proteger os ativos e prevenir de erros e fraudes. Existindo um controle de caráter preventivo o sistema terá condições de fornecer uma proteção contra atos indesejáveis que venham a prejudicar o patrimônio.

36 3 METODOLOGIA 3.1 ABORDAGEM TEÓRICO-METODOLÓGICA DA PESQUISA Este trabalho consiste em uma pesquisa de natureza básica acerca do controle interno, mais especificamente como ferramenta de contribuição para dar suporte à gestão empresarial. Trata-se de uma pesquisa qualitativa que tem como objetivo identificar as práticas de controle interno utilizadas em uma microempresa, como instrumento auxiliar do processo de gestão. Fazendo parte a pesquisa bibliográfica através de diversas obras conforme as referências. Na pesquisa qualitativa concebem-se análises mais profundas em relação ao fenômeno que está sendo estudado. (BEUREN, 2008, p. 92) Neste sentido, Cerro e Bervian (2002) afirma que: A pesquisa bibliográfica procura explicar um problema a partir de referências teóricas publicadas em documentos. Pode ser realizada independentemente ou como parte da pesquisa descritiva ou experimental. Em ambos os casos, busca conhecer e analisar as contribuições culturais ou científicas do passado existentes sobre um determinado assunto, tema ou problema. (CERVO; BERVIAN, 2002, p. 65) A presente pesquisa se classifica ainda, quanto aos seus objetivos, como sendo descritiva, pois procurar descrever os procedimentos de controle interno utilizados na empresa estudada. Gil (2002) diz que: As pesquisas descritivas têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis. São inúmeros os estudos que podem ser classificados sob este título e uma de suas características mais significativas está na utilização de técnicas padronizadas de coleta de dados, tais como o questionário e a observação sistemática. (GIL, 2002, p. 42)