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1 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 20

2 Enquadramento O Contexto de Execução e Organização dos Projetos Custos do Projeto Impactos diretos Impactos indiretos Tempos de Implementação Análise de Risco 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 21

3 Gestão do Projeto Limites Custos Especificações Requisitos mínimos e máximos Custos de Execução Otimização do processo de negociação e contratação Estratégia e execução Custos da Não Qualidade, Tempo e Serviço 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 22

4 Sucesso na Gestão de Projetos Quais os critérios para avaliar o sucesso dos projetos? TOP 3 1º Cumprir os Requisitos do Cliente 2º Cumprir o Prazo 3º Cumprir o Orçamento Seguintes (com uma sequência não comum) Cumpre os requisitos de qualidade e segurança Cumpre os benefícios de negócio Cumpre os objetivos organizacionais Causa o menor disrupção no negócio Um exemplo: Estudo em 3 países, em 3 continentes UK, Canadá e Austrália que analisa mais de 300 projetos. Joyce, Kam, Walker, espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 23

5 Risco GRAY (2000) define risco, no contexto dos projetos, como a probabilidade de que um evento indesejável possa ocorrer e as suas possíveis consequências. Riscos de Projeto : são riscos ligados diretamente ao projeto. Se os riscos de projeto se tornarem reais, o custo e o tempo de projeto podem aumentar drasticamente. Riscos Técnicos : são riscos relacionados à qualidade do produto a ser desenvolvido. Se os riscos técnicos se tornarem reais, a implementação do projeto pode se tornar difícil ou impossível. Riscos de Negócios : são riscos relacionados à viabilidade do projeto espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 24

6 Risco e Custo Gray, espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 25

7 Poder Negocial Quando deve ser Estabelecido o Modelo? O poder negocial do cliente e do fornecedor ao longo do projeto Fornecedor Cliente RFP Vendor Selection Project Start Live Use Payment Looff, espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 26

8 Planeamento e Controlo Risco e Custo Poder Negocial Planeamento, Execução, Monitorização e Controlo 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 27

9 Uma Ferramenta de PMO PMO Gestão de Projetos Decisão Decisão Decisão AVALIAÇÃO DO CONCEITO ANÁLISE DE VIABILIDADE implementação DO PROJETO MONITORiZAÇÃO DOS RESULTADOS PLANEAMENTO EXECUÇÃO CONTROLO Novos Projetos Projetos em Execução Resultados, Indicadores e Metas 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 28

10 Gestão do Portfólio Fatores fundamentais na gestão de portfólio Financeiros, maximização do retorno sobre o investimento Manutenção da posição competitiva do negócio Alocação de recursos escassos Alcance de foco e equilíbrio Comunicação de prioridades Um portfólio implica equilibrar os resultados derivados de avaliar cada um dos projetos individuais que a formam. Provimento de melhor objetividade na seleção espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 29

11 Apoio na Tomada de Decisão O PMO pode ser uma ferramenta muito importante no apoio à tomada de decisão no contexto dos projetos, uma vez que ajuda a identificar e quantificar os impactos e riscos dos projetos $/ Opção A Opção B Tempo Implicações no prazo, nos recursos, nas relações com outros projetos, nas precedências e condicionalismos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 30

12 Gestão da Mudança É necessário antecipar o processo de gestão da mudança e também nessa vertente a ferramenta de PMO pode ser um importante auxiliar Falta de sistemas de informação de apoio Falta de ferramentas de monitorização e controlo Informação inadequada Falta de cultura de trabalho em projeto Falta de envolvimento dos fornecedores Crença de que já fizemos o que era possível Existência de barreiras na organização 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 31

13 Benefícios Benefícios que o PMO potencia Otimização dos resultados dos programas governamentais. Maior qualidade e transparência do Gasto Público. Redução do desperdício. Aprimoramento da qualidade do produto oferecido ao cidadão. Aperfeiçoamento da Gestão Pública. Melhor desempenho institucional. Revista de Economia e Administração, v.10, n.2, p, abr./jun. 2011, Brasil 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 32