Sistema de Gestão de Inventário Patrimonial SGP

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1 Sistema de Gestão de Inventário Patrimonial SGP COMPLETO (Bicicletário e Item Rastreável) Especificação de Requisitos

2 Índice 1 INTRODUÇÃO DESCRIÇÃO DO PROBLEMA ESCOPO DO SOFTWARE GLOSSÁRIO DETALHAMENTO DO ITEM PATRIMONIAL REQUISITOS REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS REQUISITOS FUNCIONAIS Especificação de Requisitos Página 2 de 12

3 1 Introdução 1.1 do Problema Uma organização tem em seu poder diversos itens, tais como livros, equipamentos, imobiliário e bicicletas, distribuídos em diversos locais da organização. Em muitos casos esses itens são adquiridos com verbas de um determinado setor da organização. No caso específico de organizações públicas esses itens são adquiridos, muitas vezes, com verbas de órgãos de fomento, como CNPq e FINEP. Neste cenário, é importante manter um conjunto de informações sobre as características, localização e valor destes itens, principalmente levando-se em consideração que um processo de auditoria pode ser instaurado para verificar a localização e o estado desses itens. Do ponto de vista da segurança, existe também a necessidade de formalizar e notificar as transferências de itens patrimoniais de um local para outro na organização, bem como as saídas desses itens do âmbito da organização. Outro controle importante nesse contexto diz respeito ao cálculo do valor atual do patrimônio, que pode sofrer depreciação ao longo do tempo. Assim, de acordo com as necessidades apresentadas, torna-se necessário algum tipo de apoio sistêmico que permita a manutenção e recuperação de informações acerca dos itens patrimoniais de uma organização, seja ela pública ou privada. 1.2 Escopo do Software Esse documento apresenta os requisitos do Sistema de Gestão de Inventário Patrimonial (SGP). Esse sistema tem o objetivo de permitir que: as informações relacionadas aos itens adquiridos por uma organização possam ser registradas e tenham seu histórico de movimentação também armazenado; os administradores possam saber, a qualquer instante, qual a localização de um item, bem como onde e quando foi adquirido; o valor patrimonial dos itens possa ser calculado, considerando-se a sua depreciação anual. os bens de capital sejam classificados também como item rastreável. Um item rastreável é aquele que, além do número de patrimônio, possui uma etiqueta eletrônica de identificação. Para ser classificado como rastreável, um item deve ter seus dados incluídos no cadastro de itens rastreáveis; as entradas e saídas dos prédios tenham sensores para etiquetas eletrônicas. Ao passar com um item rastreável, deve ser registrado no sistema o evento, enviada uma mensagem para o setor de segurança e fazer com que o agente de portaria seja avisado que um item rastreável está saindo/entrando na instalação. Desta forma, a saída de um item rastreável deve ser feita em duas etapas: (1) deve haver um cadastro prévio autorizando a transferência; (2) deve haver uma confirmação da saída do item pelo setor de segurança essa confirmação envolve tanto a verificação se o item que está sendo retirado foi autorizado e se o indivíduo que o está retirando está associado ao item como responsável pela sua retirada. a confirmação ou proibição de saída de um item rastreável seja notificada para a central de monitoramento que acompanhará em tempo real as entradas e saídas de itens rastreáveis; Além destas funcionalidades, quando o item patrimonial a ser controlado for uma bicicleta, o sistema deve considerar que: bens de capital do tipo bicicleta sejam classificados também como item rastreável, ou seja, possuem uma etiqueta eletrônica de identificação. cada indivíduo da organização possui um smart card. Um smart card é um cartão que indica quais são as permissões de uso para as bicicletas; as bicicletas estarão presas a barras de controle que possuirão um leitor para smart card; Desta forma, para fazer uso de uma bicicleta, o indivíduo deverá passar o smart card pelo leitor, o sistema deverá Especificação de Requisitos Página 3 de 12

4 fazer a liberação de uma bicicleta preza à barra de controle e o sistema deverá identificar qual bicicleta foi liberada através dos sensores. ao fazer a devolução de uma bicicleta, o indivíduo deverá apenas conectar a bicicleta à barra de controle. Ao fazer isso, o sistema identificará a bicicleta devolvida e notificará a devolução ao sistema de controle de patrimônio. caso o smart card não esteja habilitado a fazer a retirada de uma bicicleta, o setor de controle de patrimônio deve ser notificado e uma mensagem deve ser enviada para o celular do indivíduo indicando que ele não pode fazer a retirada de uma bicicleta (nem todos os indivíduos estão autorizados a efetuar a retirada de uma bicicleta em todos os pontos em que as bicicletas podem ser retiradas/devolvidas) 1.3 Glossário Bens de Capital: ativo da organização usado para gerar riqueza. Uma das possíveis classificações para um item de patrimônio. Bicicletário: é o local onde se encontram as bicicletas (rastreáveis) para utilização dos indivíduos. Crachá de identificação: identifica um indivíduo da organização. Etiqueta Eletrônica de Identificação: etiqueta usada para a identificação automática de um item patrimonial enquanto está sendo transportado. Fornecedor do patrimônio: pessoa jurídica da qual o item patrimonial foi adquirido. Item patrimonial: bem adquirido pela organização e que está sujeito a realocações entre locais. Item rastreável: item que pode ser rastreado enquanto é transferido de um local para outro. Local da organização: local (espaço físico) onde os itens patrimoniais podem estar alocados. Exemplo: laboratórios, secretarias, salas de reuniões, salas de aula, bibliotecas, bicicletário, etc. Local do item rastreável: local da organização onde um item patrimonial está localizado. Por exemplo: um livro pode estar um uma biblioteca. Motivo de alteração de item patrimonial: é um texto que informa os motivos para alteração dos dados de um item patrimonial. Notificação de saída de um item patrimonial: documento informando sobre a saída de um item patrimonial da organização. Notificação de transferência de um item patrimonial: documento informando sobre a transferência de um item patrimonial de um local da organização para outro. Número de registro: número de identificação de um indivíduo dentro da organização. Número de série: número único de identificação de um item de acordo com seu fabricante. Número do patrimônio: número único que identifica um determinado item patrimonial dentro da organização. Esse número é definido pela própria organização. Origem da verba: identifica o órgão ou setor que financiou a compra do item patrimonial. Essa origem pode ser interna ou externa à organização. Responsável pelo patrimônio: identifica o usuário do SGP responsável pela guarda de um item patrimonial. Por exemplo: um livro pode estar sob responsabilidade de um professor e não em uma biblioteca. Retorno de um item: é a reentrada na organização de um item patrimonial que se encontrava fora dos limites físicos da organização. Saída de um item: é o transporte de um item patrimonial para fora dos limites físicos da organização. Sensor de Etiqueta Eletrônica: sensor que tem como finalidade detectar a passagem de uma etiqueta eletrônica vinculada a um item patrimonial. Tipo do patrimônio: identifica o tipo do patrimônio. Exemplo: mobiliário, livro, equipamento, computador, etc. Transferência de um item: é o transporte de um item patrimonial de um local para outro dentro da organização. Especificação de Requisitos Página 4 de 12

5 1.4 Detalhamento do Item Patrimonial Especificação de Requisitos do Software O item patrimonial deve possuir as informações apresentadas na Tabela 1. Característica Número de patrimônio Número de série Local Responsável Data da compra Valor da compra Valor atual Fornecedor Origem da verba Tipo do patrimônio Rastreável Classificação Tabela 1: Características do item patrimonial. Número único que identifica um determinado item patrimonial dentro da organização. Número único de identificação de um item patrimonial de acordo com seu fabricante. Não é obrigatório, pois nem todos os bens possuem essa numeração do fabricante Local da organização onde o item patrimonial se encontra. Exemplos: laboratório, secretaria, sala de reuniões, sala de aula, etc. Indivíduo responsável pela guarda do item patrimonial. Exemplo: um professor que tem em seu poder livros comprados com verbas do CNPq Data em que o item patrimonial foi adquirido Valor pelo qual o item patrimonial foi adquirido Valor atual do item patrimonial de acordo com a taxa de depreciação anual Pessoa jurídica da qual o item patrimonial foi adquirido Órgão ou setor que liberou a verba para a compra do item patrimonial Identifica o tipo do item patrimonial. Exemplo: mobiliário, livro, equipamento, etc. do item patrimonial. Exemplo: titulo de um livro, marca/modelo de um equipamento, etc. Informa que o item patrimonial pode ser rastreado em função de ter uma etiqueta eletrônica de identificação. Classifica o item quanto ao tipo de bem de produção (ex: bem de capital). Os itens patrimoniais possuem duas categorias de estados bem definidas. disponibilidade do item para uso, conforme apresenta a Tabela 2. A primeira diz respeito à Tabela 2: Estados do item patrimonial com relação à disponibilidade. Estado Operacional Com defeito Descartado Indefinido O item patrimonial está disponível e em perfeitas condições de uso O item patrimonial necessita de algum tipo de reparo e não se encontra disponível para uso O item patrimonial foi descartado e não se apresenta mais em condições de uso (nesse caso o item pode ter sido doado para outra organização ou descartado como sucata, mas esse detalhamento não é relevante no contexto do SGP) O item patrimonial foi subtraído do patrimônio da organização. Esse estado só pode ser combinado com o estado Indefinido, descrito a seguir (Tabela 3). O segundo diz respeito à sua localização na organização, conforme pode ser visto na Tabela 3. Tabela 3: Estados do item patrimonial com relação à localização. Localizado Estado Transferência O item patrimonial encontra-se em algum local da organização ou sob responsabilidade de algum colaborador da organização O item patrimonial está sendo transferido de algum lugar na organização para outro. Por exemplo, um computador está sendo transferido de um laboratório Especificação de Requisitos Página 5 de 12

6 Externo Indefinido para outro. O item patrimonial está fora dos domínios da organização. Por exemplo: um retroprojetor foi levado para um hotel onde estava sendo realizado um evento. O item patrimonial se encontra em um local indefinido. Esse estado só pode ser combinado com o estado Indefinido, descrito anteriormente (Tabela 2). Caso o item patrimonial esteja com defeito (conforme Tabela 2), os possíveis sub-estados são apresentados na Tabela 4. Estado A reparar Em reparo Reparado Descartado Tabela 4: Estados do item patrimonial com defeito. O item patrimonial defeituoso aguarda ser reparado. O item patrimonial defeituoso está em processo de reparação. O item patrimonial defeituoso foi reparado e está disponível para ser retirado. O item patrimonial defeituoso foi descartado por inviabilidade de recursos ou financeira para o reparo. Vira item descartado. Caso o item patrimonial esteja em transferência (conforme Tabela 3), os possíveis sub-estados para a solicitação de transferência são apresentados na Tabela 5. Tabela 5: Estados da solicitação de transferência/saída. Estado Criada Cancelada Concluída Rejeitada A solicitação é criada e um número serial é gerado. A solicitação é cancelada e o responsável de transferência é notificado e o item devolvido à sua origem. A solicitação é realizada, onde o item é recebido pelo destino e aceito. A solicitação é rejeitada pelo destino dado alguma anormalidade ou inconformidade quanto ao item de patrimônio. Caso o item patrimonial esteja em transferência (conforme Tabela 3), os possíveis sub-estados para o item em transferência são apresentados na Tabela 6. Tabela 6: Sub-estados dos estados transferência/externo do item em transferência. Estado Solicitado Notificado Autorizado Rejeitado Solicitação de transferência de item criada. Item solicitado foi notificado ao setor de segurança. Transferência/saída de item autorizada pelo setor de segurança ou responsável local Transferência/saída de item rejeitada pelo setor de segurança. É importante ressaltar que: Se um item patrimonial tem disponibilidade com o estado INDEFINIDO, então o estado da sua localização tem que ser, obrigatoriamente, INDEFINIDO e vice-versa. Especificação de Requisitos Página 6 de 12

7 Todas as demais combinações dos 3 primeiros estados das tabelas 2 e 3 são possíveis. Os diagramas das Figuras 1, 2, 3 e 4 relacionam todas as transições possíveis disparadas pelos casos de uso identificados no SGP. Figura 1: Estados do item patrimonial com relação à disponibilidade Figura 2: Estados do item patrimonial com relação à localização. Especificação de Requisitos Página 7 de 12

8 Figura 3: Estados da notificação de transferência/saída Figura 4: Sub-estados de Transferência Especificação de Requisitos Página 8 de 12

9 2 Requisitos 2.1 Requisitos Não-Funcionais Segurança RNF1: O software deve manter todas as senhas armazenadas criptografadas. Disponibilidade RNF2: O software deve estar disponível 24hs por dia, 7 dias por semana (24x7), com a possibilidade de paradas pré-programadas para manutenção no mesmo ou na infra-estrutura de apoio (servidores, sistemas operacionais, SGDB, servidor web, etc.). Robustez RNF3: Todas as falhas do software devem ser gravadas em um histórico com informações de: data/hora, código do erro, descrição do erro, local do erro (programa e linha) e usuário. RNF4: Nas funcionalidades que demandarem algum tipo de interação entre o software e o usuário, todas as falhas do software devem ser apresentadas seguindo o mesmo padrão de interface do próprio software. Nenhum detalhe técnico deverá ser apresentado ao usuário, apenas uma mensagem genérica de falha. Tecnológicos RNF5: O software deve ser implementado como uma aplicação Web. Usabilidade RNF6: RNF7: RNF8: RNF9: RNF10: O software deve ser compatível com os browsers IE (versão > 5.0) e Firefox (versão > 5.0). O software deve possuir interface para leitura de dados registrados em etiqueta eletrônica via sensor. O software deve possuir interface de comunicação com os sensores que identificam as bicicletas. O software deve possuir interface de comunicação com o leitor de crachá. O software deve possuir interface de comunicação com a trava de liberação da bicicleta. RNF11: O sistema deve identificar a saída e entrada de itens patrimoniais automaticamente, notificando o setor de segurança. Especificação de Requisitos Página 9 de 12

10 2.2 Requisitos Funcionais RF1: RF2: RF3: RF4: RF5: RF6: RF7: RF8: RF9: O software deve permitir o gerenciamento de itens patrimoniais (inclusão, exclusão e alteração). O software deve permitir a consulta de itens patrimoniais previamente cadastrados. O sistema deve manter um histórico de inclusão/alteração/exclusão de itens patrimoniais. Para cada operação de inclusão/alteração/exclusão, deve ser registrado o usuário que a executou e a data/hora em que esta ocorreu. No caso da alteração deve ser registrado também o motivo da alteração do item patrimonial. O sistema deve manter um histórico dos números de patrimônio associados anteriormente a esse item em caso de alteração do número de patrimônio de um item patrimonial. O sistema deve manter um histórico dos locais associados anteriormente a esse item em caso de alteração do local de um item patrimonial. O sistema deve manter o registro desse item sem excluí-lo fisicamente na exclusão de um item patrimonial. O software deve permitir o gerenciamento de tipos de patrimônio (consulta, inclusão, exclusão e alteração). O software deve permitir o gerenciamento de origens de verba (consulta, inclusão, exclusão e alteração). O software deve permitir o gerenciamento de locais da organização onde os itens patrimoniais estarão localizados (consulta, inclusão, exclusão e alteração). RF10: O software deve permitir a emissão de notificação de transferência de itens patrimoniais. RF11: O software deve permitir a emissão de notificação de saída de itens patrimoniais. RF12: O software deve recalcular o valor patrimonial de um item ou grupo de itens patrimoniais de acordo com uma taxa de depreciação. RF13: O software deve permitir o gerenciamento dos usuários (inclusão, exclusão e alteração). RF14: O software deve permitir a consulta dos usuários previamente cadastrados. RF15: O software deve disponibilizar as funcionalidades para os usuários somente após a autenticação através de um login e uma senha. RF16: O software deve disponibilizar as funcionalidades de acordo com o perfil do usuário. RF17: O software deve permitir que os usuários alterem seus dados pessoais (nome, local de trabalho, telefone e senha). RF18: O sistema deve permitir que o usuário recupere a sua senha caso a esqueça. RF19: O sistema deve manter um histórico de login/logout dos usuários, ou seja, deve ser registrado para cada usuário, a data/hora de login e logout. RF20: O software deve permitir a consulta de notificações de transferência de item emitidas. RF21: O software deve permitir o cancelamento de notificações de transferência de item emitidas. RF22: O software deve permitir que uma transferência de item emitida seja confirmada. RF23: O software deve permitir a impressão de notificações de transferência de item. RF24: O software deve permitir a consulta de notificações de saída de itens patrimoniais emitidas. RF25: O software deve permitir o cancelamento de notificações de saída de itens patrimoniais emitidas. RF26: O software deve permitir o registro do retorno de um item patrimonial. Especificação de Requisitos Página 10 de 12

11 RF27: RF28: RF29: RF30: RF31: RF32: RF33: RF34: O software deve permitir a impressão de notificações de saída de itens patrimoniais. O software deve permitir o cadastramento de itens patrimoniais rastreáveis. O software deve verificar se o indivíduo tem autorização para usar uma bicicleta. O software deve controlar o uso de bicicletas por parte dos indivíduos da organização (liberação e devolução). O software deve guardar um histórico de utilização das bicicletas para cada usuário. O sistema deve notificar ao setor de segurança a entrada e a saída de itens patrimoniais rastreáveis. O software deve sempre notificar para a central de monitoramento a confirmação ou proibição de saída de um item rastreável. O sistema deve permitir ao setor de patrimônio (ou ao responsável local) autorizar a saída de um item patrimonial rastreável. Especificação de Requisitos Página 11 de 12

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