Política de Denúncia de Irregularidades

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1 Política de Denúncia de Irregularidades POLÍTICA DE DENÚNCIA DE IRREGULARIDADES 1. Visão geral A Amcor está empenhada em manter os mais elevados padrões de práticas éticas e relacionamentos honestos, bem como em proteger os indivíduos que, de boa-fé, denunciem situações ou alegações de irregularidades. O objectivo da Amcor consiste em incentivar os colaboradores a comunicarem quaisquer irregularidades de boa-fé e num ambiente sem retaliação para que o Conselho de Administração e os quadros superiores possam abordar qualquer conduta inadequada. 2. A quem é que esta política se aplica? Esta política aplica-se a todos os colaboradores, executivos e directores da Empresa. O Serviço de Denúncia de Irregularidades da Amcor está disponível para todos os colaboradores, clientes, contratados, fornecedores principais e outros terceiros como uma forma de comunicarem preocupações relacionadas com irregularidades. 3. Quem é um denunciante? Um denunciante é qualquer pessoa que, de forma anónima ou não, faz ou procura fazer uma divulgação de uma irregularidade, acreditando de boa-fé tratar-se da verdade. 4. O que é uma irregularidade? Exemplos de irregularidades incluem, mas não se limitam a: Uma violação das leis ou regulamentos Conduta ou actividade desonesta, corrupta, fraudulenta ou outra de tipo ilegal ou anti-ética, incluindo solicitar, aceitar ou oferecer um suborno Impedir processos de auditoria interna ou externa Comportamento inadequado relativo à contabilidade, controlos de contabilidade interna, questões de auditoria ou actuariais Realização de actividades perigosas em termos de saúde e segurança Conduta que é contrária a, ou que viola, os códigos e as políticas da Amcor Conduta que envolve um risco substancial para o ambiente Uma má gestão substancial dos recursos da Amcor Conduta que é prejudicial para a posição financeira ou reputação da Amcor Conflitos de interesse Ocultação das irregularidades Assédio sexual Intimidação, discriminação, assédio ou difamação Amcor Limited

2 Política de Denúncia de Irregularidades 5. Como denuncio uma irregularidade? Um colaborador pode comunicar irregularidades através: 1. Da sua Linha Directa de Gestão; ou 2. Do Serviço de Denúncia de Irregularidades da Amcor. Linha Directa de Gestão Dependendo da natureza das irregularidades, os colaboradores são incentivados, em primeiro lugar, a discutir a sua preocupação com o respectivo gerente. Em alternativa, se o colaborador não se sentir confortável ao falar com o gerente, pode apresentar uma preocupação à área de apoio relevante no seio da Amcor: Tipo de preocupação Área de apoio Fraude ou irregularidades contabilísticas/financeiras Auditoria Interna do Grupo Assuntos relacionados com pessoas, incluindo Recursos Humanos discriminação e intimidação Conformidade, incluindo corrupção, práticas de Departamento Jurídico concorrência e informações Saúde, segurança e ambiente Saúde e Segurança Os colaboradores, que comuniquem irregularidades ao seu gerente ou à área de apoio relevante, podem ter a certeza de que serão protegidos e que a investigação será realizada em conformidade com os princípios de equidade e de justiça natural. Qualquer colaborador que envie ou receba um relatório tem de tratar a questão de forma confidencial. Serviço de Denúncia de Irregularidades A Amcor também reconhece que os colaboradores podem preferir contornar a sua linha directa de hierarquia em determinadas circunstâncias, incluindo, mas não se limitando a: acreditar que podem ser vítimas de retaliação se utilizarem um canal de notificação normal; ou preferir fazer a notificação anonimamente. Para garantir que estes colaboradores possam apresentar uma denúncia de irregularidade sem medo de represálias, a Amcor criou um Serviço de Denúncia de Irregularidades operado por um prestador de serviços externo e independente. Os colaboradores podem comunicar quaisquer irregularidades, quer através da Internet ou de uma linha telefónica exclusiva, que é um serviço multilíngue disponível 24 horas por dia, de forma identificada ou anónima. Informações adicionais podem ser encontradas em cartazes localizados em todas as unidades da Amcor ou online em: A política não impede um colaborador de comunicar uma irregularidade a uma entidade reguladora ao abrigo de uma lei aplicável. Página 2/4

3 Política de Denúncia de Irregularidades 6. Comité de Denúncia de Irregularidades Esta política possibilita a criação de um Comité de Denúncia de Irregularidades, que é composto por altos representantes dos departamentos Jurídico, de Recursos Humanos e de Auditoria Interna do Grupo. O Comité de Denúncia de Irregularidades é responsável por proteger um denunciante de retaliação por fazer uma denúncia. Os colaboradores que comuniquem irregularidades podem solicitar aconselhamento a um membro do Comité de Denúncia de Irregularidades antes ou depois de fazer a denúncia. A Carta do Comité de Denúncia de Irregularidades está anexada como Anexo A. 7. Investigar irregularidades Serão conduzidas investigações de alegações de irregularidades de uma forma que seja confidencial, justa e objectiva. De acordo com a Carta, o Comité de Denúncia de Irregularidades nomeará uma autoridade investigadora adequada para investigar as alegações. Os processos de investigação irão variar consoante a natureza da alegada irregularidade e a quantidade de informações fornecidas. Para que uma denúncia de irregularidade seja totalmente investigada, ela deve conter informações suficientes para formar uma base razoável de investigação. Um colaborador que faça uma denúncia anonimamente deve fornecer o máximo de informações possível para não comprometer a capacidade de a dita autoridade investigar totalmente a denúncia. Após a conclusão de uma investigação e, sempre que for apropriado, tendo em conta as circunstâncias (incluindo direitos de privacidade e obrigações de confidencialidade), o denunciante será informado do resultado da investigação. 8. Protecção de retaliação O Comité de Denúncia de Irregularidades pode proteger o denunciante de várias formas, incluindo ao: Garantir a confidencialidade da investigação. Proteger, na medida legalmente possível, a identidade do colaborador. Oferecer ao colaborador uma licença de ausência do trabalho enquanto a questão é investigada. Transferir o colaborador ou outros colaboradores para um grupo de trabalho ou departamento diferente. A Amcor proíbe qualquer colaborador de penalizar qualquer pessoa que, de boa-fé, denuncie uma situação ou alegação de irregularidade de acordo com esta Política. Tal inclui qualquer repreensão, represália, mudança de tarefas, mudança de comodidades no emprego, mudança Página 3/4

4 Política de Denúncia de Irregularidades nos requisitos da denúncia, danos às perspectivas de carreira ou reputação, ameaças de fazer alguma destas ou omissões deliberadas que prejudiquem a pessoa. 9. Denúncias e governança O Comité de Denúncia de Irregularidades analisa os relatórios apresentados através do Serviço de Denúncia de Irregularidades e os resultados da investigação. Os relatórios relativos às questões apresentadas através do Serviço de Denúncia de Irregularidades também são fornecidos regularmente ao Comité de Auditoria e Conformidade e ao Comité de Recursos Humanos, dependendo da natureza da questão apresentada. Abril de 2017 Anexo: Carta da Comissão de Denúncia de Irregularidades. Página 4/4

5 CARTA DO COMITÉ DE DENÚNCIA DE IRREGULARIDADES Comité de Denúncia de Irregularidades O Conselho de Administração da Amcor Limited (a Empresa) criou um Comité de Denúncia de Irregularidades. Esta Carta define as funções e as responsabilidades do Comité de Denúncia de Irregularidades. 1. Constituição 1.1. O Comité é composto por: Group General Counsel and Company Secretary (Consultor jurídico do Grupo e Secretário da Empresa) Executive Vice President, Human Resources (Vice-presidente executivo de Recursos Humanos) Vice President, Group Internal Audit (Vice-presidente da Auditoria Interna do Grupo) Company Secretary (Secretário da Empresa) alternativo 1.2. As questões relacionadas com os aspectos financeiros serão tratadas pelos seguintes membros do Comité: (i) Group General Counsel and Company Secretary (Consultor jurídico do Grupo e Secretário da Empresa), (ii) Vice President, Group Internal Audit (Vice-presidente de Auditoria Interna do Grupo), e (iii) Company Secretary (Secretário da Empresa) alternativo ou outro membro do Comité As questões relacionadas com Recursos Humanos serão tratadas pelos seguintes membros do Comité: (i) Group General Counsel and Company Secretary (Consultor jurídico do Grupo e Secretário da Empresa), (ii) Executive Vice President, Human Resources (Vice-presidente executivo de Recursos Humanos), e (iii) Company Secretary (Secretário da Empresa) alternativo ou outro membro do Comité O Presidente do Comité de Denúncia de Irregularidades será o Group General Counsel and Company Secretary (Consultor jurídico do Grupo e Secretário da Empresa) ou, na sua ausência, o Company Secretary (Secretário da Empresa) alternativo. Amcor Limited

6 1.5. O Company Secretary (Secretário da Empresa) alternativo será o secretário do Comité de Denúncia de Irregularidades O Conselho de Administração pode nomear, retirar ou substituir os membros do Comité. 2. Responsabilidades As principais responsabilidades do Comité são: 2.1. auxiliar o Conselho de Administração a cumprir a sua responsabilidade de garantir que a Empresa está em conformidade com as suas obrigações legais e éticas em relação aos denunciantes; 2.2. proteger os denunciantes de serem vítimas de retaliação em resultado de denunciarem uma alegação de irregularidade; 2.3. envolver e supervisionar um prestador de serviços externo e independente para administrar um Serviço de Denúncia de Irregularidades; 2.4. coordenar as investigações sobre as questões apresentadas através do Serviço de Denúncia de Irregularidades da forma que o Comité considere apropriada, tendo em conta a natureza da queixa; 2.5. notificar o Comité de Auditoria e Conformidade sobre todas as queixas e investigações feitas através do Serviço de Denúncia de Irregularidades em relação a questões financeiras; e 2.6. notificar o Comité de Recursos Humanos sobre todas as queixas e investigações feitas através do Serviço de Denúncia de Irregularidades em relação a questões de Recursos Humanos. 3. Autoridade O Comité tem autorização do Conselho de Administração para: 3.1. obter quaisquer informações de que necessite para cumprir as suas responsabilidades (tal como definidas na Secção 2 desta Carta) de qualquer colaborador da Empresa ou das suas subsidiárias; Página 2/4

7 3.2. contratar um prestador de serviços externo e independente para administrar um Serviço de Denúncia de Irregularidades às custas da Empresa conforme apropriado; e 3.3. obter ou reter aconselhamento legal externo ou aconselhamento profissional de outra natureza às custas da Empresa, conforme apropriado. 4. Reuniões 4.1. O Comité irá reunir-se como e quando necessário para cumprir as suas responsabilidades conforme descritas na Secção 2, e todas as reuniões serão convocadas pelo Group General Counsel and Company Secretary (Consultor jurídico do Grupo e Secretário da Empresa) a pedido de qualquer membro do Comité O Comité pode realizar reuniões não presenciais, desde que todos os membros do Comité envolvidos na reunião possam participar na discussão O Comité pode convidar qualquer pessoa que considere adequada a participar das reuniões do Comité. 5. Actas da reunião e notificação 5.1. As actas das reuniões do Comité devem ser mantidas pelo Company Secretary (Secretário da Empresa) alternativo e devem ser aprovadas pelo Presidente do Comité O Comité emitirá relatórios sobre: (a) (b) aspectos de natureza financeira para o Comité de Auditoria e Conformidade; e assuntos relacionados com os Recursos Humanos para o Comité de Recursos Humanos, na reunião agendada seguinte do comité relevante O Presidente do Comité prestará contas ao Conselho de Administração o mais rapidamente possível após cada reunião do Comité, se existirem: Página 3/4

8 (a) (b) quaisquer assuntos que, na sua opinião, sejam considerados alegações importantes que devem ser levadas à atenção do Conselho de Administração; e quaisquer recomendações que exijam aprovação e/ou acção imediatas do Conselho de Administração. 6. Revisão e alterações a esta carta 6.1. O Comité de Denúncia de Irregularidades irá rever esta Carta anualmente ou sempre que considere necessário O Conselho de Administração pode alterar esta Carta de tempos a tempos por meio de resolução. Abril de 2017 Página 4/4