Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

Transcrição

1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 02/2012 Setor: Patrimônio - Divisão de Material (PCU) Período: 12/03/2012 a 30/03/2012 Legislação Aplicada: - Lei nº /64 - Lei nº /93 - Decreto-Lei nº. 200/67 - Decreto nº /90 - IN/SEDAP nº. 205/88 ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 12 a 30 de março de 2012, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, avaliar a confiabilidade do sistema patrimonial através da verificação da existência física dos bens móveis, sua localização e a responsabilidade sobre os mesmos, e principalmente, avaliar os controles internos existentes. Ressaltamos que durante a execução dos trabalhos houve restrição aos nossos exames, materializada pela ausência de respostas as solicitações de auditoria abaixo detalhadas: 1) Memorando - AUD/013/2012 (Assunto: Solicitação de localização de bem patrimonial - Notebook - Patrimônio: AA. Responsável pela informação: Prof. Alexandre Augusto Barbosa. Função: Pró-Reitor de Graduação. Data da expedição: 06/02/2012. Término do Prazo: 14/02/2012 ). 2) Memorando - AUD/022/2012 (Assunto: Solicitação de localização de bem patrimonial - Notebook - Patrimônio: AA. Responsável pela informação: Prof. Alexandre Augusto Barbosa. Função: Pró-Reitor de Graduação. Data da expedição: 22/03/2012. Término do Prazo: 27/03/2012 ). Até o encerramento dos nossos trabalhos nenhuma informação foi prestada em relação à localização do referido equipamento. II Os trabalhos foram feitos por amostragem, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens auditados. Foram selecionados para exame os seguintes itens: 1

2 AA NOBREAK 559,00 BIM AA IMPRESSORA MULTIFUNCIONAL 2.800,00 CCC AA MICROCOMPUTADOR 2.018,98 DCF AA MICROCOMPUTADOR 2.058,99 DEP AA SISTEMA DE MEDIÇÃO DA VELOCIDADE DA LUZ ,00 ICE AA APARELHO DETECTOR DE TRINCAS ,00 IEM AA FRESADORA FERRAMENTEIRA ,00 IEM AA MEDIDOR DIGITAL ,70 IESTI AA ROBO MOVEL ,00 IESTI AA PRENSA ELETROM. AUTOM ,90 IRN AA APARELHO AUTOMÁTICO DE VICAT ,85 IRN AA MEDIDOR FATOR DE POTÊNCIA DE ISOLAMENTO ,00 ISEE AA OSCILOSCÓPIO ,00 ISEE AA DINAMÔMETRO ,85 IEPG AA SISTEMA ESTÉREO MICROSCÓPIO ,00 IEPG AA NOTEBOOK 7.249,58 PRG AA COMPUTADOR/SERVIDOR ,00 PRPPG AA MICROCOMPUTADOR 2.860,00 RAU AA PROJETOR MULTIMÍDIA 1.419,99 PRAd AA NOTEBOOK 7.249,58 PRCEU III Resultado dos Exames: VALOR TOTAL AUDITADO: R$ ,40 Do universo selecionado para verificação in loco, 20 (vinte) itens, 01 (um) não foi localizado, 02 (dois) não possuem plaqueta de identificação de patrimônio e tombamento e 01 (um) foi localizado em local diferente ao do mencionado no Relatório de Cadastro Patrimonial. A) Falta de localização de bem patrimonial. Até o momento não foi providenciada sua localização e também não foi apresentada nenhuma justificativa AA NOTEBOOK 7.249,58 PRG B) Inexistência de identificação patrimonial em bens de uso permanente. Foram localizados bens permanentes em uso que não estão devidamente identificados, ou seja, não possuem a plaqueta ou etiqueta apropriada de identificação de patrimônio e tombamento AA DINAMÔMETRO ,85 IEPG AA SISTEMA ESTÉREO MICROSCÓPIO ,00 IEPG C) Falha no controle interno dos bens patrimoniais. Foi verificado que ainda não há um controle eficiente do material permanente em uso, principalmente no tocante a sua movimentação, tendo em vista que foi localizado um equipamento em local diferente ao do mencionado no Relatório de Cadastro Patrimonial. Item Patrimônio/Tombo Material Setor Localizado AA COMPUTADOR/SERVIDOR PRPPG ICE 2

3 D) Falta de atualização dos Termos de Responsabilidade. Foi constatado que os registros relativos à identificação, localização e valor dos bens móveis não são atualizados regularmente. Verificamos também que nos Relatórios de Cadastro Patrimonial dos bens localizados no Instituto de Sistemas Elétricos e Energia - ISEE figura como responsável pelos equipamentos pessoa que não pertence mais ao quadro de servidores ativos da Instituição. E) Ausência de baixa dos registros patrimoniais. Não foi providenciada, na época própria, a baixa formalmente solicitada de bens considerados antieconômicos, irrecuperáveis ou obsoletos. Item Patrimônio/Tombo Material Solicitação de Baixa AA IMPRESSORA MULTIFUNCIONAL Ref. 253/2011/CCC - 03/05/ AA MICROCOMPUTADOR Ref. 04/2011/RAU - 16/12/ AA NOTEBOOK Ref. 1684/2011/PRCEU - 18/11/2011 F) Ausência de inventário físico-financeiro. Inobservância ao disposto no artigo 96 da Lei nº /64 e item 8 da IN/SEDAP nº. 205/88. Sobre as constatações acima, vale a transcrição das seguintes decisões do Tribunal de Contas da União: Assunto: INVENTÁRIO. DOU de , S. 1, p. 90. Ementa: o Tribunal de Contas da União determinou à CEPLAC que apresentasse o inventário de bens patrimoniais ao final de cada exercício, bem como promovesse a atualização dos Termos de Responsabilidade dos bens patrimoniais, em conformidade com a IN/SEDAP n. 205/1988 (itens 1.3 e 1.4, TC /2003-9, Acórdão n /2005-TCU-1a Câmara).. Assunto: INVENTÁRIO. DOU de , S. 1, p Ementa: determinação ao Núcleo Estadual do Ministério da Saúde no Espírito Santo (NEMS/ES) para que: a) observe as disposições da Instrução Normativa/SEDAP nº. 205/1988 quanto à elaboração dos inventários de bens móveis, em especial o item que estabelece o agrupamento dos móveis por categorias patrimoniais, em obediência à determinação do Tribunal de Contas da União no Acórdão nº 1.896/2004-2ªC; b) instrua as comissões de inventário a atualizarem a situação física dos bens móveis no sistema de controle patrimonial utilizado pela Unidade, quando da realização dos próximos inventários, em conformidade com o disposto no item 8, alíneas "d" e "e", da Instrução Normativa/SEDAP nº. 205/1988; c) instrua as comissões de inventário anual a consignar em relatório quaisquer divergências entre os valores dos equipamentos e materiais permanentes constantes do Sistema de Controle Patrimonial e os saldos das respectivas contas patrimoniais constantes do Sistema SIAFI em 31 de dezembro do exercício a que se refere o levantamento patrimonial, devendo identificar as causas e sugerir os acertos necessários para a correção dessas divergências; d) apure, em conformidade com o item 10 da Instrução Normativa/SEDAP nº. 205/1988, as eventuais responsabilidade pelos desaparecimentos dos bens não localizados pela Comissão de Inventário. Em seguida, quando for o caso, providenciar os acertos contábeis necessários à baixa dos bens desaparecidos do patrimônio da Unidade (itens a , TC /2008-6, Acórdão nº /2010-1ª Câmara).. 3

4 IV Orientações: - Em relação ao bem não localizado (Notebook - Patrimônio: AA), recomendamos que se tomem as devidas providências para a sua efetiva localização ou apresentação das justificativas cabíveis, e se for o caso, que se apurem as responsabilidades conforme previsto na IN/SEDAP nº. 205/88 e no artigo 84 do Decreto-Lei nº. 200/67; - Recomendamos a Divisão de Material (PCU) que envide esforços no sentido de providenciar a plaqueta (ou etiqueta) com número de registro patrimonial e afixá-la no bem antes do seu envio a unidade requisitante, e, no tocante aos bens localizados sem o devido número de registro (Dinamômetro - Patrimônio: AA e Sistema Estéreo Microscópio - Patrimônio: AA), que providencie o imediato emplacamento ou colocação da etiqueta apropriada, em atendimento ao determinado no item da IN/SEDAP nº. 205/88; - Recomendamos a Divisão de Material (PCU), a fim de que haja perfeita caracterização de todos os bens de caráter permanente e dos agentes responsáveis pela sua guarda e administração, proceder à atualização periódica do nosso Cadastro Patrimonial, providenciando inclusive, de forma tempestiva, a transferência de responsabilidade sobre os bens em caso de mudança do titular do setor ou instituto, bem como a devida baixa, quando formalmente solicitada, dos itens patrimoniais considerados antieconômicos, irrecuperáveis ou obsoletos, em conformidade com o disposto na IN/SEDAP nº. 205/88; - Recomendamos a Divisão de Material (PCU) adotar medidas eficazes com vistas a cumprir o disposto no artigo 96 da Lei nº /64, no que se refere à elaboração anual do inventário físico-financeiro dos bens patrimoniais existentes na Instituição, providenciando inclusive, por meio de uma comissão regularmente constituída, a devida conferência física dos bens que compõem o nosso acervo patrimonial; - Por fim, recomendamos a Divisão de Material (PCU) que concentre esforços para corrigir as falhas acima apontadas e que cumpra integralmente o disposto na legislação vigente, em especial na Instrução Normativa nº. 205, de 08/04/1988. V Conclusão: Em face dos exames realizados e comparando com os resultados obtidos em exercícios anteriores, concluímos que ainda existem algumas falhas em nosso sistema de controle patrimonial, sendo elas provenientes, em parte, da falta de uma atualização periódica e confiável do inventário dos bens móveis da Instituição. Acreditamos que atendendo as recomendações contidas neste relatório e nos anteriores, e com a efetiva implantação do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Controle - SIPAC, provavelmente haverá um controle mais efetivo do patrimônio institucional e consequentemente todas as falhas encontradas serão gradativamente corrigidas. 4

5 No mais, lembramos que a Auditoria Interna deve ser sempre entendida como uma atividade de assessoramento à Administração, de caráter essencialmente preventivo, destinada a agregar valor e a melhorar as operações da entidade, assistindo-a na consecução de seus objetivos mediante uma abordagem sistemática e disciplinada, fortalecendo a gestão e racionalizando as ações de controle interno. É o nosso relatório. Itajubá, 30 de março de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Chefe da Auditoria Interna - UNIFEI 5