Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

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1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 08/2011 Setor: Transportes (PCU) Período: 17/10/2011 a 04/11/2011 Legislação Aplicada: - Instrução Normativa nº. 03/08 - IN/SEDAP nº. 205/88 ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 17 de outubro a 04 de novembro de 2011, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, verificar o estado de conservação e guarda dos veículos oficiais, o controle da quilometragem, os gastos com combustível, serviços de manutenção, peças e assessórios, bem como avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. II Foram examinados os seguintes veículos em uso: ITEM MARCA VEÍCULOS / TIPO MODELO PLACA CHASSI ANO 01 GM PAS/AUTOMÓVEL ZAFIRA ALC/GAS HIG BGTU75COAC GM PAS/AUTOMÓVEL ZAFIRA ALC/GAS HIG BGTU75COAC GM PAS/AUTOMÓVEL ZAFIRA ALC/GAS GMF BGTU75W07C GM PAS/AUTOMÓVEL ASTRA ALC/GAS GMF BGTU69W07B FIAT PAS/AUTOMÓVEL MAREA GASOLINA DMT BD FIAT PAS/AUTOMÓVEL MAREA GASOLINA GMF BD VW CAMINHÃO 2RXNA1 DIESEL DMT BWGA62R58R FORD CAMINHONETE RANGER DIESEL GMF AFER13P7BJ GM PAS/AUTOMÓVEL ZAFIRA ALC/GAS GMF BGTU75J0CC III Resultado dos Exames: Para viabilizar nossos trabalhos solicitamos a Divisão de Transportes (DIT) os Mapas de Controle do Desempenho e Manutenção dos Veículos Oficiais da Instituição devidamente atualizados, conforme determina a Instrução Normativa nº. 03, de 15 de maio de 2008 (Memorando AUD/058/2011), os quais nos foram enviados no dia 17/10/2011 (Memorando PCU/100/1011). Foi também realizada uma inspeção física nos veículos selecionados com o intuito de verificar o real estado de conservação, bem como as condições de localização e segurança dos mesmos. 1

2 NO CONSUMO DE ZAFIRA PLACA HIG 2068 CONSERVAÇÃO KM RODADO JAN 323 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 FEV ,0 8,9 2389,25 195,00 0, ,25 0,33 MAR ,8 9,3 1983,12 195,00 333, ,27 0,37 ABR ,0 9,1 2157,86 195,00 0, ,86 0,36 MAI ,0 8,1 2786,08 429, , ,85 0,66 JUN ,0 8,4 2431,73 195, , ,73 0,47 JUL ,7 8,7 1304,38 195, , ,78 0,57 AGO ,8 8,7 3277,34 390,00 353, ,16 0,38 SET ,0 8,8 3450,55 195, , ,35 0,56 OUT ,0 9,2 1361,68 195,00 0, ,68 0, ,3 7, , , , ,93 0,41 NO CONSUMO DE ZAFIRA PLACA HIG 2580 CONSERVAÇÃO KM RODADO JAN 4050,0 472,3 8,6 1249,75 195,00 0, ,75 0,36 FEV 5110,0 682,5 7,5 1744,97 195,00 0, ,97 0,38 MAR 7798,0 971,2 8,0 2568,57 195,00 40, ,57 0,36 ABR 6385,0 780,1 8,2 1571,35 195,00 0, ,35 0,28 MAI 7076,0 830,0 8,5 2251,02 195, , ,51 0,73 JUN 9083,0 1047,2 8,7 2846,72 195, , ,33 0,76 JUL 5797,0 652,0 8,9 1677,01 195,00 889, ,36 0,48 AGO 10361,0 1149,0 9,0 3109,13 195,00 0, ,13 0,32 SET 6483,0 748,3 8,7 2178,21 195, , ,04 0,54 OUT 2097,0 210,3 10,0 606,28 195,00 0,00 801,28 0, ,9 8, , , , ,29 0,46 NO CONSUMO DE ZAFIRA PLACA GMF 5107 CONSERVAÇÃO KM RODADO JAN 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 FEV 6258,0 447,4 14,0 1071,29 0,00 230, ,30 0,21 MAR 6534,0 486,9 13,4 1190,08 99,95 0, ,03 0,20 ABR 6513,0 452,0 14,4 1260,31 99,95 190, ,63 0,24 MAI 7086,0 518,8 13,7 1330,30 99, , ,66 0,35 JUN 5640,0 389,6 14,5 882,77 110, , ,97 0,44 JUL 10261,0 786,1 13,1 2012,66 219,00 17, ,56 0,22 AGO 8519,0 637,1 13,4 1656,85 69,95 47, ,80 0,21 SET 5590,0 478,6 11,7 1446,00 87,96 931, ,87 0,44 OUT 2175,0 195,2 11,1 556,99 0,00 0,00 556,99 0, ,7 11, ,85 786, , ,81 0,26 NO CONSUMO DE ASTRA PLACA GMF 5106 CONSERVAÇÃO KM RODADO JAN 1118,0 119,5 9,4 324,51 53,25 0,00 377,76 0,34 FEV 1952,0 132,8 14,7 357,63 106,50 19,00 483,13 0,25 MAR 6155,0 510,00 12,1 1393,35 99, , ,50 0,62 ABR 6422,0 507,5 12,7 1011,13 99,95 0, ,08 0,17 MAI 8181,0 647,8 12,6 2040,48 99, , ,46 1,27 JUN 2231,0 210,3 10,6 603,55 99, , ,38 1,08 JUL 3250,0 279,5 11,6 806,79 0, , ,40 1,57 AGO 7885,0 631,9 12,5 1833,89 219, , ,35 0,46 SET 10833,0 906,0 12,0 2646,40 109, , ,04 0,96 OUT 4661,0 351,9 13,2 1004,70 0,00 65, ,70 0, ,20 12, ,43 888, , ,80 0,70 2

3 NO CONSUMO DE MAREA PLACA DMT 8525 CONSERVAÇÃO KM RODADO JAN 0,0 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 FEV 4605,0 470,8 9,8 1264,58 0,00 0, ,58 0,27 MAR 4009,0 323,5 12,4 876,08 0,00 0,00 876,08 0,22 ABR 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 MAI 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 JUN 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 JUL 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 AGO 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 SET 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 OUT 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,3 11, ,66 0,00 0, ,66 0,25 NO CONSUMO DE MAREA PLACA GMF 4560 CONSERVAÇÃO KM RODADO JAN 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 FEV 744,0 65,2 11,4 174,66 0,00 0,00 174,66 0,23 MAR 1020,0 86,8 11,8 240,59 0,00 0,00 240,59 0,24 ABR 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 MAI 1042,0 93,6 11,1 284,59 0,00 0,00 284,59 0,27 JUN 600,0 55,1 10,9 159,67 0,00 0,00 159,67 0,27 JUL 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 235,00 235,00 0,00 AGO 1114,0 97,5 11,4 282,74 0,00 0,00 282,74 0,25 SET 34,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 OUT 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,20 11, ,25 0,00 235, ,25 0,18 NO CONSUMO DE CAMINHÃO VW 2RXNA1 PLACA GMF 5378 CONSERVAÇÃO KM RODADO JAN 160,0 33,0 4,9 68,59 0,00 0,00 68,59 0,43 FEV 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 MAR 555,0 99,7 5,6 201,00 0,00 0,00 201,00 0,36 ABR 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 77,70 77,70 0,00 MAI 515,0 76,5 6,7 156,14 126,00 0,00 282,14 0,55 JUN 1580,0 298,0 5,3 605,66 126,00 0,00 731,66 0,46 JUL 1691,0 309,0 5,5 621,74 125,91 0,00 747,65 0,44 AGO 1154,0 239,8 4,8 489,23 0,00 241,03 730,26 0,63 SET 2164,0 375,3 5,8 765,11 181,87 346, ,01 0,60 OUT 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,3 5, ,47 559,78 664, ,01 0,50 NO CONSUMO DE CAMINHONETE FORD RANGER XL PLACA GMF 6444 CONSERVAÇÃO KM RODADO JAN 197,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 FEV 1873,0 187,3 10,0 387,41 0,00 0,00 387,41 0,21 MAR 3304,0 288,1 11,5 587,99 0,00 0,00 587,99 0,18 ABR 8526,0 799,8 10,7 1628,13 126,00 77, ,83 0,21 MAI 10950,0 909,5 12,0 1837,48 126,00 0, ,48 0,18 JUN 7600,0 645,9 11,8 1309,56 126,00 0, ,56 0,19 JUL 7491,0 704,6 10,6 1421,37 126,00 0, ,37 0,21 AGO 6939,0 543,6 12,8 1107,38 126,00 241, ,41 0,21 SET 10280,0 823,8 12,5 1671,56 126,00 346, ,59 0,21 OUT 1048,0 107,5 9,7 223,16 0,00 0,00 223,16 0, ,10 10, ,04 756,00 664, ,80 0,18 3

4 NO CONSUMO DE ZAFIRA PLACA GMF 6761 CONSERVAÇÃO KM RODADO JAN 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 FEV 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 MAR 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ABR 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 MAI 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 JUN 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 JUL 0,0 0,0 0,0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 AGO 6592,0 523,8 12,6 1311,44 195,00 0, ,44 0,23 SET 8017,0 495,3 16,2 1443,81 195,00 309, ,88 0,24 OUT 3205,0 237,8 13,5 888,82 195,00 0, ,82 0, ,9 14, , ,07 4,538,14 0,27 Em relação aos veículos Zafira (Placa HIG-2068) e Ford Ranger (Placa GMF-6444) verificamos que apesar deles terem rodado 323 km e 197 km respectivamente no mês de janeiro de 2011, não foram registrados o consumo e as despesas referentes aos gastos com combustível. Diante de possíveis inconsistências no preenchimento dos Mapas de Controle do Desempenho e Manutenção dos Veículos Oficiais da Instituição, encaminhamos o Memorando - AUD/062/2011 a Divisão de Transporte (DIT) para que pudessem prestar os devidos esclarecimentos. Tendo assim se manifestado:... esclarecemos que os Mapas de Controle dos veículos oficiais Zafira placa HIG e Ford Ranger placa GMF-6444, apresentaram quilometragem no mês de janeiro de 2011, sem abastecimento, pois os mesmos já haviam sido abastecidos em dezembro de 2010 e não foi necessário abastecimento para realizar a única viagem realizada por cada um dos veículos oficiais em janeiro de (Memorando PCU/136/2011). Em consonância com a necessidade de se manter um controle eficiente sobre os veículos oficiais, o Tribunal de Contas da União assim tem se posicionado: Assunto: VEÍCULOS. DOU de , S. 1, p Ementa: determinação ao SENAI/ES para que aperfeiçoe o controle de veículos mediante a adoção de providências tais como a identificação da placa do veículo na solicitação de transporte, a aposição de assinatura do motorista no boletim de transporte e consolidação anual dos gastos com combustível e manutenção, a fim de permitir a análise e a apuração de gastos (item 9.5.4, TC /2006-4, Acórdão nº 1.171/2011-1ª Câmara).. Assunto: VEÍCULOS. DOU de , S. 1, p Ementa: determinação ao SESI/PB para que adote as providências necessárias para efetivar o devido controle e a devida guarda de todos os veículos da Entidade, de sorte que sejam registrados e arquivados, ficando a disposição dos órgãos de controle, todas as informações referente ao trajeto percorrido (destino, motivo, data, horário de saída e de chegada, distância percorrida, marcação do hodômetro na saída e na chegada do motorista) e aos abastecimentos realizados (data, quantidade de combustível, preço, marcação do hodômetro no momento do abastecimento, responsável pelo abastecimento, comprovante fiscal do pagamento) (item 1.5.2, TC /2007-5, Acórdão nº /2008-1ª Câmara).. 4

5 Assunto: VEÍCULOS. DOU de , S. 1, p. 99. Ementa: o Tribunal de Contas da União determinou ao SESC/BA que aperfeiçoasse o controle de veículos mediante a adoção de providências, tais como: a) exigência de aposição de assinaturas dos motoristas no boletim de transportes; b) inclusão da identificação da placa do veículo na solicitação de transporte; e c) elaboração de mapa fazendo a consolidação anual do controle de combustível e demais gastos com manutenção, a fim de permitir a análise e a apuração de gastos (item 9.2.3, TC /2004-3, Acórdão n /2005-TCU-1ª Câmara).. No tocante a terceirização dos serviços de transporte, procedemos a analise dos seguintes contratos firmados pela Universidade Federal de Itajubá: A) - Contrato: 058/2010. Objeto: Contratação de empresa especializada em transporte de da UNIFEI. Descrição: 01 - Veículo de cinco portas, com capacidade mínima de carga no porta-malas: 300,0 litros, com sistema de ar condicionado, para transporte de 5 passageiros com o motorista, para viagens com pernoite de 1 dia no destino Veículo de cinco portas, com capacidade mínima de carga no porta-malas: 300,0 litros, com sistema de ar condicionado, para transporte de 5 passageiros com o motorista, para viagens com pernoite de 2 dias no destino Veículo de cinco portas, com capacidade mínima de carga no porta-malas: 300,0 litros, com sistema de ar condicionado, para transporte de 5 passageiros com motorista, para viagens com pernoite de 3 dias no destino. Contratada: Athena Locadora de Veículos Ltda. (CNPJ nº / ). Valor: R$ ,00. Vigência: 13/12/2010 a 13/12/2011. Gestora: Cibele Nogueira Paiva (Portaria nº. 1704, de 13/12/2010); B) - Contrato: 059/2010. Objeto: Contratação de empresa especializada em transporte de da UNIFEI. Descrição: 01 - Veículo para transporte de no mínimo 40 passageiros, com motorista incluso, para participação de eventos e visitas técnicas dentro do município de Itajubá, com retorno à Universidade no mesmo dia Veículo (ônibus), com capacidade mínima de 40 passageiros, para realização de visita técnica, com retorno à Universidade no mesmo dia Veículo (ônibus), com capacidade mínima de 40 passageiros, para realização de visita técnica, com pernoite de 1 dia Veículo (ônibus), com capacidade mínima de 40 passageiros, para realização de visita técnica, com pernoite de 2 dias Veículo (ônibus), com capacidade mínima de 40 passageiros, para realização de visita técnica, com pernoite de 3 dias Veículo (ônibus), com capacidade mínima de 40 passageiros, para realização de visita técnica, com pernoite de 4 dias Veículo (ônibus), com capacidade mínima de 40 passageiros, para realização de visita técnica, com pernoite de 5 dias. Contratada: Sartasa Turismo Ltda. (CNPJ nº / ). Valor: R$ ,00. Vigência: 20/12/2010 a 20/12/2011. Gestora: Cibele Nogueira Paiva (Portaria nº. 1705, de 13/12/2010); C) - Contrato: 060/2010. Objeto: Contratação de empresa especializada em transporte de da UNIFEI. Descrição: 01 - Veículo para transporte de 16 passageiros com motorista incluso, para participação de eventos e visitas técnicas com retorno no mesmo dia. 02-5

6 Veículo para transporte de 16 passageiros com motorista incluso, para participação de eventos e visitas técnicas com pernoite de 2 dias Veículo (Micro-ônibus) para transporte mínimo de 27 passageiros, para realização de eventos e visitas técnicas, com pernoite de 1 dia. Contratada: HRS Transportes e Turismo Ltda. (CNPJ nº / ). Valor: R$ ,00. Vigência: 20/12/2010 a 20/12/2011. Gestora: Cibele Nogueira Paiva (Portaria nº. 1706, de 13/12/2010); D) - Contrato: 035/2011. Objeto: Contratação de empresa especializada em transporte de da UNIFEI. Descrição: 01 - Veículo de cinco portas, com capacidade mínima de carga no porta-malas: 300,0 litros, com sistema de ar condicionado, para transporte de 5 passageiros com o motorista, para viagens com retorno à Universidade no mesmo dia. Contratada: Athena Locadora de Veículos Ltda. (CNPJ nº / ). Valor: R$ ,80. Vigência: 02/09/2011 a 12/12/2011. Gestora: Cibele Nogueira Paiva (Portaria nº. 1172, de 02/09/2011). Impende registrarmos que encaminhamos o Memorando - AUD/063/2011 a Divisão de Transporte (DIT) para que informassem os critérios utilizados para a contratação desses serviços, ou seja, em quais situações são utilizados veículos terceirizados em substituição aos veículos oficiais de nossa frota, tendo manifestado da seguinte forma: Em resposta ao Memorando de número 063/2011, esclarecemos que as viagens são contratadas quando os veículos oficiais já estão ocupados ou escalados para viagens. Esclarecemos também que, na situação de alguma viagem em veículo oficial ser cancelada, as viagens contratadas são mantidas com a empresa terceirizada.. (Memorando PCU/137/2011). Ressalta-se, ainda, que constatamos que o ônibus Scania (Placa GPZ-6663) doado pela Receita Federal em 06/08/2007, continua estacionado próximo a Prefeitura do Campus Universitário (PCU), exposto constantemente às ameaças climáticas. Sabe-se que todos os veículos oficiais devem ser recolhidos em garagem ou estacionamento apropriado e resguardados de furtos ou roubos, assim como dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, conforme dispõe a Instrução Normativa nº. 3, de 15 de maio de Todavia, em relação a este tipo de veículo (ônibus), estamos cientes que a Instituição ainda não possui uma garagem adequada para guardá-lo, mas que já esta providenciando a sua construção (Tomada de Preços 004/ Processo nº / ). IV Orientações: - Recomendamos a Divisão de Transportes (DIT) que mantenha um rigoroso controle sobre a utilização dos veículos oficiais, principalmente em relação à atualização mensal do Cadastro de Veículos e dos Mapas de Controle do Desempenho e Manutenção dos Veículos Oficiais da Instituição, conforme determina a Instrução Normativa nº. 3, de 15 de maio de 2008; 6

7 - Por fim, Recomendamos a Divisão de Transporte (DIT) que tente racionalizar cada vez mais o consumo de combustíveis, procurando sempre organizar de maneira mais funcional, prática e eficaz o serviço de transporte da Instituição. V Conclusão: Em face dos exames realizados, e comparando com os resultados obtidos em exercícios anteriores, concluímos que, embora os controles internos adotados na Divisão de Transportes (DIT) sejam satisfatórios, é necessário à implantação de um processo contínuo de aprimoramento com o objetivo de evitar as falhas comumente detectadas pelas auditorias internas e externas (CGU/TCU). Acrescente-se ainda, que seria interessante se a Divisão de Transportes (DIT) promovesse a divulgação, através do correio eletrônico institucional ou outro meio de divulgação interna, dos Procedimentos Operacionais PO-003 e PO-004, aprovados pelo Conselho de Ensino, Pesquisa, Extensão e Administração (CEPEAd) em 2006, e que estabelecem os procedimentos para operacionalização, utilização e conservação dos nossos veículos oficiais, bem como estabelecem orientações gerais sobre os deveres e obrigações dos motoristas, autorizados, usuários, órgãos e setores responsáveis pelo transporte na Universidade. No mais, lembramos que a Auditoria Interna deve ser sempre entendida como uma atividade de assessoramento à Administração, de caráter essencialmente preventivo, destinada a agregar valor e a melhorar as operações da entidade, assistindo-a na consecução de seus objetivos mediante uma abordagem sistemática e disciplinada, fortalecendo a gestão e racionalizando as ações de controle interno. É o nosso relatório. Itajubá, 04 de novembro de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Chefe da Auditoria Interna - UNIFEI 7