Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

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1 PLANO ANUAL DE ATDADES DE EXERCÍCO DE

2 Í N D C E : NTRODUÇÃO DA FATORES CONSDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PANT DO PLANO ANUAL DE ATDADES DE CONSDERAÇÕES GERAS ANUAL 2

3 N T R O D U Ç Ã O Ministério da Educação Diante da necessidade de realização de auditoria interna na Universidade Federal de tajubá e em conformidade com o Decreto nº , de 06 de setembro de 2000, e as nstruções Normativas nº. 07, de 29 de dezembro de 2006 e nº. 01, de 03 de janeiro de 2007, ambas da Secretaria Federal de Controle nterno da CGU, elaborou-se o presente PANT - Plano Anual de Atividades de para o exercício de DA No dia 02 de outubro de 2006 ocorreu a posse do primeiro Auditor da Universidade Federal de tajubá, aprovado em concurso público realizado no dia 23 abril de 2006, o que, em via de conseqüência possibilitou a efetiva implantação da nesta instituição. O quadro funcional da da Universidade Federal de tajubá é composto atualmente por 02 (dois) servidores: Nome: Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Cargo: Auditor Formação Acadêmica: Bacharel em Direito Pós-Graduação: MBA - Nome: Henrriety Guimarães de Araujo Cargo: Assistente em Administração Formação Acadêmica: Bacharel em Ciências Contábeis FATORES CONSDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PANT Este documento foi elaborado com base na legislação vigente, normas internas de procedimentos e diretrizes adotadas pela instituição. A planificação dos trabalhos de auditoria pautou-se ainda nos seguintes fatores: - Efetivo da auditoria; - Necessidades da instituição; - Atendimento às solicitações internas; - Materialidade, baseada no volume da área em exame; - Observações efetuadas no transcorrer do exercício; e - Fragilidade nos controles internos. Com base no acima exposto e considerando a relevância e a vulnerabilidade de cada setor, 3

4 foram selecionadas para serem alvo de auditoria no exercício de 2011, as seguintes áreas relacionadas com: Almoxarifado, Patrimônio, Licitações, Contratos, Convênios, Suprimento de Fundos, Recursos Humanos, Diárias e Passagens Aéreas, Obras Públicas e Transportes, além de outras co-relacionadas às referendadas. DO PLANO ANUAL DE ATDADES DE Os principais objetivos pretendidos com a execução do Plano Anual de Atividades de Auditoria nterna - PANT 2011 são os seguintes: - Avaliar a eficiência e o grau de segurança dos sistemas de controles internos existentes; - verificar a aplicação das normas internas, da legislação vigente e das diretrizes traçadas pela Administração; - Avaliar a eficiência, a eficácia e a economia na aplicação e utilização dos recursos públicos; - erificar e acompanhar o cumprimento das orientações da CGU e do TCU; - Promover a proteção sistemática do patrimônio da Universidade; - Apresentar sugestões de melhoria após a execução dos trabalhos de auditoria, visando à racionalização dos procedimentos e aprimoramento dos controles existentes e, em não havendo, implantá-los. CONSDERAÇÕES GERAS Tendo em vista que não há como auditar todas as áreas e setores em um mesmo exercício, foram escolhidas as áreas por critério de hierarquização de riscos, uma vez que, pela dimensão da entidade, existe mais trabalho a ser realizado do que a capacidade da realizar em um único exercício. Os resultados das atividades de auditoria serão levados ao conhecimento dos responsáveis pelas áreas envolvidas para que tomem conhecimento e adotem as providências que se fizerem necessárias. As constatações, recomendações e pendências farão parte do relatório de auditoria. A dará a assistência necessária aos auditores da CGU e do TCU, quando visitarem a instituição, bem como acompanhará as recomendações efetuadas pelos mesmos, informando aos órgãos competentes sobre seus resultados. Ressalta-se que o cronograma de execução de trabalhos de auditoria não é fixo, podendo ele ser alterado, suprimido em parte ou ampliado em função de fatores externos ou internos que venham a prejudicar ou influenciar sua execução. Ao longo do exercício, as atividades e o cronograma de execução dos trabalhos de auditoria poderão sofrer alterações em função de fatores que prejudiquem a sua realização no período 4

5 estipulado, tais como: trabalhos especiais, treinamentos, atendimento ao Tribunal de Contas da União - TCU, Controladoria-Geral da União - CGU e fatos não previstos. ANUAL Foi distribuída no cronograma anual de atividades da auditoria interna carga horária mensal para as atividades de auditoria regular, estando incluídos nestas atividades também a elaboração e o aprimoramento dos controles internos das unidades administrativas, bem como para o assessoramento técnico. A seguir, anexamos o cronograma anual dos trabalhos programados. tajubá, 25 de outubro de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Auditor nterno 5

6 ANEXO ANUAL DAS AÇÕES DE PANT Prestação de Contas: Análise da Prestação de Contas referente ao exercício de Específicos: nstrução Normativa nº. 57, de 27 de agosto de 2008 (TCU); Decisões Normativas nº. 93 e 94, de 03 de dezembro de 2008 (TCU) e Portaria nº , de 19 de dezembro de 2008 (CGU). Risco: nobservância dos procedimentos legais e formais vigentes. Processos de Prestação de Contas elaborados conforme instruções do TCU e orientações da CGU. CGU/TCU Objetivos: Acompanhar a elaboração, analisar e emitir o respectivo parecer sobre a Prestação de Contas Anual da. 1) erificar se os processos de Prestação de Contas foram elaborados de acordo com as nstruções Normativas do TCU; 2) Analisar as peças que compõem a Prestação de Contas; 3) erificar se a Prestação de Contas está em conformidade com as disposições legais. Resultados Esperados: Cumprir o disposto na legislação pertinente. Análise de todas as peças que compõem o processo de Prestação de Contas da, referente ao exercício de /03 18/03 Auditoria nterna 10 01/70 02 Almoxarifado: Contagem física dos materiais, análise das condições de armazenamento, controle de estoque e verificação da existência de materiais obsoletos. Específicos: Decreto-Lei nº. 200/1967 e nstrução Normativa - SEDAP nº. 205/1988. Risco: mpropriedades nas rotinas do almoxarifado levando a uma inadequada utilização dos recursos públicos. Cumprimento das normas internas e da legislação relacionada, bem como a avaliação dos controles internos. Objetivos: erificar o cumprimento das normas internas e da legislação pertinente, avaliar os controles internos existentes e sanar eventuais falhas, bem como propor os ajustes necessários. 1) erificar as condições de localização, segurança e condições ambientais; 2) erificar a forma de armazenamento dos materiais; 3) Examinar os controles de registro de estoque de materiais; 4) erificar os controles de saída dos materiais; 5) erificar a demanda dos materiais com a previsão de consumo para evitar estoques ociosos; 6) erificar, por amostragem, a validade dos itens em estoque; 7) Realizar a contagem física, por amostragem, dos itens de estoque. 5% (cinco por cento) dos itens (materiais) em estoque no almoxarifado. 24/01 11/02 Almoxarifado (PCU) impropriedades nas rotinas pertinentes ao almoxarifado e evitar a reincidência das mesmas. 6

7 ANEXO ANUAL DAS AÇÕES DE PANT Patrimônio: erificação dos Termos de Responsabilidade e localização dos bens móveis. Específicos: Lei nº /1964; Lei nº /1993; Decreto-Lei nº. 200/1967; Decreto nº /1990 e N/SEDAP nº. 205/1988. Risco: Ausência de um controle efetivo sobre os bens móveis da instituição. Confiabilidade do sistema patrimonial e avaliação dos controles internos. Analisar a confiabilidade do sistema patrimonial, através da verificação da existência física dos bens móveis, sua localização e a responsabilidade sobre os mesmos. 1) erificar, por amostragem, a existência física e localização dos bens móveis, confrontando com os respectivos Termos de Responsabilidade; 2) erificar o controle de registro dos bens patrimoniais. falhas no sistema de controle patrimonial da instituição e evitar a reincidência das mesmas. 5% (cinco por cento) dos itens (categoria de materiais) cadastrados no Sistema de Administração do Patrimônio da instituição. 21/03 08/04 Divisão de Patrimônio (PCU) 04 Licitações: Análise dos processos de Convite, Tomada de Preços, Concorrência e Pregão. Dispensa e nexigibilidade. Específicos: Lei nº /1993 e legislação correlata. Risco: mpropriedades no procedimento licitatório levando a uma inadequada utilização dos recursos públicos. Cumprimento de todas as formalidades e preceitos legais, bem como avaliação dos controles internos. Análise dos processos de licitação quanto à regularidade na instrução e legalidade dos procedimentos adotados. 1) Analisar, por amostragem, os processos licitatórios e os casos de dispensa e inexigibilidade de licitação; 2) erificar se para os processos de dispensa e inexigibilidade foram observadas as definições constantes na lei de licitações (Lei nº /93); 3) erificar se as modalidades de licitação adotadas observam os fundamentos legais para suas características e finalidades. 10% (dez por cento) dos processos licitatórios realizados pela instituição, inclusive os casos de dispensa e inexigibilidade de licitação. 18/04 10/05 Coordenação Central de Compras (CCC) falhas no procedimento licitatório e evitar a reincidência das mesmas. 7

8 ANEXO ANUAL DAS AÇÕES DE PANT Contratos: Exame dos contratos em vigor. Específicos: Lei nº /1993 e legislação correlata. Risco: mpropriedades nos contratos firmados pela instituição. Legalidade, legitimidade e eficácia dos contratos vigentes. erificar o cumprimento da legislação vigente e avaliar os controles internos existentes. 1) Analisar, por amostragem, os contratos em vigor sob os aspectos da legalidade, legitimidade e eficácia; 2) erificar se o conteúdo dos contratos e dos termos aditivos cumpre com os fundamentos legais; 3) erificar o sistema de registro e publicação dos contratos. 20% (vinte por cento) dos contratos firmados pela instituição. 23/05 10/06 Coordenação Central de Compras (CCC) falhas nos contratos firmados pela instituição. 06 Convênios: Origem e execução dos convênios firmados pela. Específicos: Lei nº /1993 e legislação correlata. Risco: mpropriedades na elaboração e execução dos convênios firmados pela instituição levando a uma inadequada utilização dos recursos públicos ou inobservância dos aspectos legais e formais dos mesmos. Atendimento integral a legislação relativa ao assunto e avaliação dos controles internos. erificar o cumprimento das normas internas e da legislação vigente e avaliar os controles internos adotados pela entidade. 1) Examinar, por amostragem, como foram realizados os procedimentos para elaboração dos convênios; 2) erificar a origem dos convênios e o cumprimento da legislação pertinente; 3) erificar a fundamentação legal para a elaboração dos convênios; 4)erificar as normas que deverão ser aplicadas para o cumprimento dos convênios. falhas nos convênios firmados pela instituição. 30% (trinta por cento) dos convênios firmados pela instituição. 20/06 11/07 Coordenação Central de Compras (CCC) 8

9 ANEXO ANUAL DAS AÇÕES DE PANT Suprimentos de Fundos: Concessão, utilização e Prestação de Contas dos Suprimentos de Fundos. Específicos: Decreto nº /1986; Lei nº /1993; Decreto nº /2005 e Decreto nº /2008. Risco: nobservância dos aspectos legais e formais relativos à concessão, utilização e Prestação de Contas dos Suprimentos de Fundos. Correta utilização dos Suprimentos de Fundos conforme determina a lei e avaliação dos controles internos. Analisar os processos de concessão de Suprimentos de Fundos com o intuito de constatar o cumprimento de sua finalidade legal. 1) Proceder, por amostragem, à análise dos processos de Prestação de Contas dos Suprimentos de Fundos e sua conformidade com as disposições legais; 2) Constatar a legalidade, eficiência e eficácia na movimentação de disponibilidades financeiras através dos Suprimentos de Fundos; 3) erificar se estão sendo realizadas despesas com elementos diversos daquele para o qual o Suprimento de Fundos se destina. 20% (vinte por cento) dos processos de concessão e Prestação de Contas dos Suprimentos de Fundos. 25/07 12/08 Departamento de Contabilidade Orçamento e Finanças (DCF) falhas nos processos de concessão, utilização e Prestação de Contas dos Suprimentos de Fundos e evitar a reincidência das mesmas. 08 Recursos Humanos: Admissão de Pessoal, Benefícios, Adicionais, Aposentadorias e Pensões. Específicos: Lei nº /1990 e legislação correlata. Risco: mpropriedades no gerenciamento dos recursos humanos levando a uma inadequada utilização dos recursos públicos ou inobservância dos aspectos legais e formais. Legalidade e legitimidade no gerenciamento dos recursos humanos e avaliação dos controles internos. Avaliar os aspectos da legalidade e legitimidade no gerenciamento dos recursos humanos e avaliar as rotinas, os procedimentos e controles internos. 1) Examinar, por amostragem, os processos de admissão, concessão de aposentadorias e pensões, verificando sua legalidade e regularidade; 2) erificar se é devido os benefícios e os adicionais concedidos aos servidores e se são instruídos por processo. falhas no gerenciamento dos recursos humanos e evitar a reincidência das mesmas. 20% (vinte por cento) do total de benéficos e adicionais concedidos aos servidores, bem como, na medida do possível, a totalidade dos processos de concessão de aposentadorias e pensões. 22/08 12/09 Departamento de Pessoal (DEP) 9

10 ANEXO ANUAL DAS AÇÕES DE PANT Diárias e Passagens Aéreas: Análise dos processos de concessão de diárias e passagens aéreas. Específicos: Decreto nº /2006; Portaria nº /2005 (MEC) e Portaria nº. 98/2003 (MPOG). Risco: nobservância dos aspectos legais e formais relativos à concessão de diárias e passagens aéreas pela instituição. Atendimento integral a legislação relativa ao assunto e avaliação dos controles internos. erificar o cumprimento das normas internas e da legislação vigente. 1) Examinar, por amostragem, os processos de concessão de diárias e de passagens aéreas; 2) erificar o controle de entrega de recibos de passagens aéreas e certificados de participação em seminários e congressos. falhas nos processos de concessão de diárias e passagens aéreas e evitar a reincidência das mesmas. 20% (vinte por cento) dos processos de concessão de diárias e 30% (trinta por cento) das concessões de passagens aéreas. 26/09 17/10 Departamento de Contabilidade Orçamento e Finanças (DCF) 10 Obras Públicas: erificação do cumprimento dos aspectos legais relativos à execução das obras do Plano de Expansão em andamento na. Específicos: Lei nº /1993; Lei n /64; Lei n /77; Lei n /66 e legislação correlata. Risco: nobservância dos procedimentos legais vigentes. Atendimento integral a legislação relativa ao assunto e avaliação dos controles internos. erificar o cumprimento da legislação vigente e avaliar os controles internos adotados pela entidade. 1) erificar se o projeto básico possui todos os elementos necessários, conforme o disposto no inciso X do art. 6 da Lei n /93; 2) erificar se o projeto executivo contém todos os elementos necessários à completa execução da obra, conforme o disposto no inciso X do art. 6 da Lei n 8.666/93; 3) erificar se o projeto executivo é compatível com o projeto básico; 4) erificar a existência de Anotação de Responsabilidade Técnica (ART); 5) erificar a Regularidade das empresas contratadas; 6) Analisar o processo licitatório e verificar o cumprimento das cláusulas contratuais. Serão examinadas as Obras relativas ao Plano de Expansão (REUN) em andamento na nstituição. 31/10 29/11 Departamento de Contabilidade Orçamento e Finanças (DCF) Assessoria Especial de Obras 20 01/140 Resultados Esperados: Fiscalizar o cumprimento da legislação vigente e corrigir eventuais falhas. 10

11 ANEXO ANUAL DAS AÇÕES DE PANT Transportes: Estado de conservação dos veículos, controle da quilometragem, gastos com combustível, serviços de manutenção, peças e assessórios. Específicos: nstrução Normativa nº. 03/2008 e N/SEDAP nº. 205/1988. Risco: Ausência de um controle efetivo sobre os gastos com os veículos oficiais da instituição. Adequada conservação dos veículos e controle dos gastos. Avaliar os gastos com os veículos da frota, verificar as condições de conservação dos veículos e avaliar os controles internos. 1) Examinar os controles existentes para registro da saída e chegada dos veículos e quilometragem realizada; 2) erificar o controle dos gastos com combustível; 3) erificar o controle das manutenções e o planejamento de manutenções preventivas; 4) erificar o estado de conservação e guarda dos veículos. Serão examinados todos os veículos de transporte em efetivo uso pela instituição. 05/12 16/12 Divisão de Transporte (PCU) 10 01/70 falhas no sistema de controle dos gastos com os veículos da frota e evitar a reincidência das mesmas. 12 Elaboração do PANT (Plano Anual de Atividades de Auditoria nterna) e do RANT (Relatório Anual de Atividades de Auditoria nterna). Específicos: N/CGU 07/2006 e N/CGU 01/2007. Risco: Não planejar as atividades a serem executadas (PANT). mpossibilitar a avaliação dos trabalhos realizados (RANT). Programação das atividades de auditoria para o exercício de 2012 (PANT) e apresentação dos trabalhos realizados em 2011 (RANT). CGU Cumprimento da legislação pertinente, em especial as nstruções Normativas nº. 07, de 29 de dezembro de 2006 e 01, de 03 de janeiro de 2007, ambas da Controladoria-Geral da União (CGU). 1) Programar as atividades a serem desenvolvidas pela no ano de 2012 (PANT); 2) Apresentar ao órgão de controle (CGU) o relatório de todas as atividades realizadas no ano de 2011 (RANT). Resultados Esperados: Elaboração do PANT e do RANT em conformidade com a legislação pertinente e seu encaminhamento ao órgão de controle (CGU) dentro do prazo legal estabelecido. Dar ciência ao órgão de controle (CGU) das atividades programadas para 2012, bem como relatar os trabalhos realizados em /10 (PANT) 25/01/12 (RANT) 28/10 (PANT) 31/01/12 (RANT) Auditoria nterna /35 01/35 11

12 ANEXO ANUAL DAS AÇÕES DE PANT Acompanhamento e assistência necessária aos auditores da CGU e do TCU por ocasião de suas visitas a instituição. Risco: Deixar de assegurar que os trabalhos sejam executados com todo o suporte e infraestrutura necessária. Assistência às auditorias da CGU e do TCU. CGU/TCU Dar o suporte necessário aos Auditores da CGU e do TCU para a realização de seus trabalhos na instituição. 1) Acompanhar e dar assistência necessária aos auditores da CGU e do TCU; 2) erificar os atos e fatos produzidos no exercício que geraram reprovações e/ou recomendações dos órgãos de controle; 3) Prestar informações aos órgãos de controle e atender ao que for solicitado; 4) Encaminhar as solicitações de auditoria dos órgãos de controle aos setores envolvidos. Acompanhar e dar toda a assistência necessária aos auditores externos. Auditoria nterna Resultados Esperados: Assegurar que os trabalhos dos auditores externos (CGU e TCU) sejam executados com todo o suporte e infraestrutura necessária para o bom desempenho de suas atividades. 14 Plano de Providências: Acompanhar e verificar a implementação das recomendações e determinações constantes nos relatórios da CGU e do TCU pelos setores envolvidos. Risco: Descumprimento das recomendações e determinações dos órgãos de controle. Atendimento as recomendações e determinações da CGU e do TCU. CGU/TCU Acompanhar o cumprimento das recomendações da Controladoria Regional da União no Estado de Minas Gerais e das determinações do Tribunal de Contas da União. 1) Acompanhar a implementação das medidas propostas no Plano de Providências (CGU); 2) erificar o cumprimento das recomendações e decisões oriundas dos órgãos de controle (CGU e do TCU). Será verificado o efetivo cumprimento de todas as eventuais determinações e recomendações provenientes dos órgãos de controle (CGU/TCU). Auditoria nterna Resultados Esperados: Assegurar o efetivo cumprimento das recomendações e determinações dos órgãos de controle nos prazos estabelecidos. 12

13 ANEXO ANUAL DAS AÇÕES DE PANT Leitura Técnica: Leitura do Diário Oficial da União (D.O.U.), leis e manuais específicos. Acesso às informações do SAF, SAPE, SCDP e SMEC visando à obtenção de elementos de suporte. Risco: Desatualização em relação à legislação vigente, procedimentos e normas de controle interno. Não obtenção de informações necessárias ao exercício da auditoria interna. Atualização e busca de informações úteis e necessárias ao pleno exercício da auditoria interna. Atualização e busca constante de conhecimentos e de aprimoramento técnico quanto à legislação aplicável no setor público e no exercício da auditoria interna. 1) Leitura diária do Diário Oficial da União (D.O.U.), informativos legais, manuais específicos, consulta a nternet nos sites oficiais do governo, bem como outros relacionados com os trabalhos da auditoria interna; 2) Acessar, quando necessário, as diversas informações constantes nos sistemas SAF, SAPE, SCDP e SMEC, visando sempre à obtenção de elementos de suporte. Proceder à leitura do Diário Oficial da União (D.O.U.) e demais informativos de interesse da e da instituição. 26/01 19/12 Auditoria nterna 01 hora Diária. Resultados Esperados: Atualização e busca constante de conhecimentos e de aprimoramento técnico. 16 Orientações quanto à legislação, princípios e normas de controle interno e participação em reuniões. Risco: Não contribuir para a melhoria contínua da gestão. Fortalecer a gestão e racionalizar as ações de controle. Gestão da entidade Orientar e recomendar através de pareceres técnicos. 1) Assessorar o gestor no desempenho de suas funções, auxiliando a tomada de decisão; 2) Fornecer orientações, pareceres e recomendações acerca de matérias relacionadas à legislação e as normas de controle interno que regem a Administração Pública. Elaborar pareceres técnicos quando solicitados. 26/01 19/12 Auditoria nterna Resultados Esperados: Assegurar a adequação dos atos de gestão à legislação pertinente e as normas de controle interno. 13

14 ANEXO ANUAL DAS AÇÕES DE PANT Capacitação: Curso de Auditoria em Obras Públicas. Risco: nviabilizar o aprimoramento técnico dos recursos humanos disponíveis. Desenvolver competências (conhecimentos e habilidades) relacionadas ao processo de controle interno e de auditoria em obras públicas. Participar de Curso de Auditoria em Obras Públicas. Datas e Locais a serem definidos Desenvolvimento institucional e capacitação. Resultados Esperados: Qualificação e aprimoramento profissional. 18 Participação no Fórum Nacional dos Auditores nternos das nstituições Federais inculadas ao MEC - FONA/MEC. Risco: nviabilizar o aprimoramento técnico dos recursos humanos disponíveis. Desenvolvimento institucional e capacitação. Realizar intercâmbio com outras instituições de ensino, buscar soluções para os problemas comuns no universo público das instituições federais de ensino e obter aprimoramento profissional. Resultados Esperados: Qualificação e aprimoramento profissional. Atender as convocações da Coordenação Nacional do FONA/MEC. Datas e Locais a serem definidos 14

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