Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

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1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 03/2007 Setor: Licitações, Contratos e Convênios (CCC e DCF) Período: 02/07/2007 a 10/08/2007 Legislação Aplicada: - Lei nº /93 - Lei nº / Decreto nº /01 - Decreto nº /05 - Decreto nº /07 - Instrução Normativa STN nº. 01/97 ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 02 de julho a 10 de agosto de 2007, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, proceder à análise das licitações, dos contratos e dos convênios firmados pela UNIFEI - Universidade Federal de Itajubá, verificando o cumprimento das normas internas e da legislação pertinente e avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. II Os trabalhos foram feitos por amostragem, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens auditados. Em relação aos contratos e convênios, foram priorizados os vigentes, tendo sido examinado os seguintes processos: A) Licitações: 01) / ; 02) / ; 03) / ; 04) / ; 05) / ; 06) / ; 07) / ; 08) / ; 09) / ; 10) / ; 11) / ; 12) / ; 13) / ; 14) / ; 15) / ; 16) / ; 17) / ; 18) / ; 19) / ; 20) / ; 21) / ; 22) / ; 23) / ; 24) / ; 1

2 25) / ; 26) / ; 27) / ; 28) / ; 29) / ; 30) / B) Contratos: 01) / ; 02) / ; 03) / ; 04) / ; 05) / ; 06) / ; 07) / ; 08) / ; 09) / ; 10) / ; 11) / ; 12) / ; 13) / ; 14) / C) Convênios: 01) - 118/2005 (Concedente: Secretaria de Educação Superior - SESu. Objeto: Apoio financeiro destinado ao Projeto de Implementação da Qualidade do Ensino Superior na UNIFEI. Valor: R$ ,00). Em relação a este convênio foram examinados os seguintes processos: a) / ; b) / ; c) / d) / ; e) / III Resultado dos Exames: Em relação às licitações verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) Item 3. - Processo nº / (Ref. Reembolso de Despesas com Alimentação, Restituição). Foi juntado aos autos e pago pela Administração a título de reembolso um Cupom Fiscal da empresa MCDONALD S COMÉRCIO DE ALIMENTOS LTDA. (Ribeirão Preto - SP) no valor de R$ 9,45 (nove reais e quarenta e cinco centavos) datado de 20/07/2005, sendo que o evento I Workshop de Pós-Graduação em Engenharia de Produção foi realizado em São Carlos - SP no período de 11 a 13 de setembro de Constatada esta impropriedade, a Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós- Graduação (PRPPG) foi imediatamente notificada a tomar as devidas providências, tendo o aluno no dia 16/08/2007 procedido à restituição do valor recebido indevidamente (R$ 9,45) conforme comprovante de recolhimento anexo. B) Item Processo nº / (Ref. Reembolso de Despesas com Alimentação, Restituição). Foi juntado aos autos e pago pela Administração a título de reembolso um Cupom Fiscal da empresa GAROTA DA URCA RESTAURANTE E BAR LTDA. no valor de R$ 54,40 (cinqüenta e quatro reais e quarenta centavos) datado de 02/05/2007, sendo que o evento Workshop Brasil-India Tecnologia Social foi realizado nos dias 2

3 04 e 05 de maio de Foi também reembolsado indevidamente ao aluno o valor de R$ 15,00 (quinze reais) referente aos gastos que teve no hotel em que se hospedou (Lemon Spirit Hostel) com o consumo de bebida alcoólica (cervejas). Constatadas estas impropriedades, a Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG) foi imediatamente notificada a tomar as devidas providências, tendo o aluno no dia 04/07/2007 procedido à restituição do valor recebido indevidamente (R$ 69,40) conforme comprovante de recolhimento anexo. C) Item Processo nº / (Ref. Reembolso de Despesas com Alimentação, Restituição). Foi reembolsado indevidamente ao aluno o valor de R$ 12,00 (doze reais) referente aos gastos que teve no hotel em que se hospedou (Lemon Spirit Hostel) com o consumo de bebida alcoólica (cervejas). Constatada esta impropriedade, a Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG) foi imediatamente notificada a tomar as devidas providências, tendo o aluno no dia 04/07/2007 procedido à restituição do valor recebido indevidamente (R$ 12,00) conforme comprovante de recolhimento anexo. Em relação aos contratos verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) Item Processo nº / (Contrato nº.: 040/2004. Contratada: Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa - FUNDEP. Objeto: Serviço de manutenção da conectividade IP - Internet Protocol - à espinha dorsal da RNP. Valor: R$ 2.000,00. Vigência: 25/11/2006 a 24/11/2007). I - A minuta do 1º Termo Aditivo não foi encaminhada à Procuradoria Federal para o devido parecer. II - Não foi localizado no processo o empenho de anulação nº. 2005NE no valor de R$ 2.000,00. Constatadas estas impropriedades, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/027/2007 a tomar as devidas providências (Anexo à resposta da Coordenação Central de Compras - CCC). B) Item Processo nº / (Contrato nº.: 018/2006. Contratada: BPS Turismo Ltda. Objeto: Contratação de hotel para execução de serviço de hotelaria, incluindo o fornecimento de restaurante e estacionamento. Valor: R$ ,00. Vigência: 09/12/2006 a 31/12/2007). Houve um erro de digitação na data do contrato. Ficou registrado como 09 de dezembro de 2007 a data de assinatura do contrato quando o correto é 09 de dezembro de Constatada esta impropriedade, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/027/2007 a tomar as devidas providências (Anexo à resposta da Coordenação Central de Compras - CCC). C) Item Processo nº / (Contrato nº.: 013/2006. Contratada: Fundação Arthur Bernardes - FUNARBE e Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa - 3

4 FUNDEP. Objeto: Liberação de acesso ao conteúdo das seções para assinantes - BUSCA, CADASTRE-SE e DESTAQUES - da base de dados disponíveis no sistema FINANCIAR para 50 (cinqüenta) usuários. Valor: R$ 7.900,00. Vigência: 18/10/2006 a 18/10/2007). Não foram procedidas as alterações na cláusula décima do contrato conforme determinado no Parecer nº. 500/2006 da Procuradoria Federal da UNIFEI: A Cláusula décima contraria as disposições legais que rege o Contrato, ou seja, a Lei nº /93 estabelece as penalidades e multas pelo descumprimento das obrigações contratuais. A UNIFEI, na condição de uma Autarquia Federal, tem o dever de atender a legislação vigente, não cabendo renunciar ou omitir suas obrigações no caso de descumprimento do contrato por parte das Contratadas. (fls. 24/27). Constatada esta impropriedade, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/027/2007 a tomar as devidas providências (Anexo à resposta da Coordenação Central de Compras - CCC). D) Item Processo nº / (Contrato nº.: 001/2007. Contratada: S.S. viver Tour Viagens e Turismo Ltda. Objeto: Contratação de empresa especializada para fornecimento de passagens aéreas nacionais e internacionais. Valor: R$ ,40. Vigência: 18/01/2007 a 31/12/2007). A empresa contratada não esta cumprimento o estipulado na CLÁUSULA QUARTA, Item 4.1.9: Prestar os serviços através de filial, escritório ou representante com atuação no segmento, devidamente constituído em Itajubá/MG;. Constatada esta impropriedade, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/027/2007 a tomar as devidas providências (Anexo à resposta da Coordenação Central de Compras - CCC). E) Item Processo nº / (Contrato nº.: 003/2007; 004/2007; 005/2007; 006/2007. Contratadas: Inter Aduaneira Importação e Exportação Ltda.; Logimaster & Dachser Transportes Nacionais e Internacionais Ltda.; Sec Figueiredo Ltda.; Naveport Internacional Ltda. - Objeto: Contratação de empresa para execução de serviço de desembaraço alfandegário. Valor: R$ 5.000,00; R$ 1.098,00; R$ 148,00; R$ 585,00. Vigência: 30/03/2007 a 31/12/2007). I - Foram juntados por engano ao processo Atestados de Capacidade Técnica (fls. 50/51), Declaração de Fatos Supervenientes (fl. 52) e Declaração de Pleno Conhecimento e Atendimento às Exigências de Habilitação (fl. 53) de empresa que não participou do certame (Maxtour - S.S. Viver Tour Viagens e Turismo Ltda.). II - Não foi publicado no D.O.U. a retificação de fl Constatadas estas impropriedades, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada por meio do Memorando Interno - AUDIN/027/2007 a tomar as devidas providências (Anexo à resposta da Coordenação Central de Compras - CCC). IV Orientações: - Em relação aos reembolsos de despesas com alimentação, transporte, locomoção urbana e hospedagem de alunos, recomendamos que tanto os responsáveis pela formalização dos processos quanto os responsáveis pelos respectivos pagamentos, fiquem atentos quanto a apresentação dos comprovantes de despesas (recibos, notas 4

5 fiscais e etc.), principalmente no que se refere à especificação da mercadoria consumida, o valor e a data de emissão dos documentos; - No tocante aos próximos contratos a serem firmados pela Instituição, recomendamos uma maior atenção na elaboração e formalização dos mesmos, a fim de evitar estas e outras impropriedades similares; - Por fim, recomendamos a Coordenação Central de Compras (CCC) e ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) que concentrem esforços para corrigirem as falhas acima apontadas. V Conclusão: Em face dos exames realizados, concluímos que as falhas acima apontadas decorrem basicamente de alguns descuidos na hora de formalizar os processos. Cremos que isto se deva, em parte, a pouca quantidade de servidores e ao grande volume de trabalho a que estão sendo submetidos diariamente, principalmente no tocante aos servidores lotados na Coordenação Central de Compras (CCC). Entretanto, acreditamos que estas falhas podem ser gradativamente corrigidas ao longo deste exercício e nos próximos. É o nosso relatório. Itajubá, 17 de agosto de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Auditor Interno - UNIFEI 5