CÂMARA MUNICIPAL DE SINOP ESTADO DE MATO GROSSO INSTRUÇÃO NORMATIVA SPA 001/2009. Sistema de Controle Patrimonial

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1 1 CÂMARA MUNICIPAL DE SINOP ESTADO DE MATO GROSSO INSTRUÇÃO NORMATIVA SPA 001/2009 Versão: 01 Aprovação em: 31/07/2009 Unidade Responsável: Coordenadoria de Finanças e Patrimônio - CFP SPA: Sistema de Controle Patrimonial I FINALIDADE Estabelecer as diretrizes e procedimentos para o registro e controle de bens móveis que forem incorporados ao patrimônio do legislativo municipal. II ABRANGÊNCIA Abrange a Coordenadoria de Finanças e Patrimônio - CFP, enquanto unidade responsável e todas as unidades da estrutura organizacional, definida na Resolução n. 03/2008, como unidades executoras, em especial, as chefias administrativas designadas responsáveis pelos bens de sua unidade. III CONCEITOS 1 Bens Imóveis: Os bens não suscetíveis de movimento próprio ou de remoção por força alheia, tais como: terrenos, edifícios, construções etc. 2 Bens Móveis: Os bens suscetíveis de movimento próprio ou de remoção por força alheia tais como: material permanente e material de consumo. 3 Material Permanente: Aquele que em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, mesmo quando incorporado a outro bem e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos, tais como: equipamentos, veículos, máquinas e mobiliário. 4 Material de Consumo: Aquele que em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física ou tem sua utilização limitada a dois anos, tais como: material de limpeza, higiene e conservação, componentes, acessórios, peças de reposição etc. 5 Recebimento: É o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao almoxarifado, ou outro local previamente designado, não implicando em aceitação; transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material pelo fornecedor ao órgão recebedor. 6 Inventário: É o procedimento administrativo realizado por meio de levantamento físico de todos os bens patrimoniais móveis estocados ou distribuídos existentes no correspondente ambiente de trabalho.

2 2 7 - Patrimônio: Compreende o conjunto de bens, direitos e obrigações avaliáveis em moeda corrente, das entidades que compõem a Administração Pública. 8 - Tombamento: Números seqüenciais de registro patrimonial para identificação e inventário de bens recebidos por ocasião de sua aquisição ou incorporação. IV BASE LEGAL E REGULAMENTAR A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Chefe do Poder Legislativo, sobre o qual dispõem os Artigos 31, 37, 70 e 74 da Constituição Federal, Artigos 94, 95, 96 e 106 da Lei Federal n 4.320/64 e a Lei Federal n 8.429/92, além de outras normas que venham assegurar o cumprimento dos princípios inerentes, bem como Legislação Municipal e disposições do Tribunal de Contas do Estado. V- RESPONSABILIDADES 1 Da Coordenadoria de Finanças e Patrimônio a) Promover a divulgação e implementação da Instrução Normativa, mantendo-a atualizada; orientar as áreas executoras e supervisionar sua aplicação; b) Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pelo controle interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão. 2 Da Divisão de Tesouraria e Patrimônio a) Conferir e receber os bens patrimoniais, proceder ao tombamento e registro no sistema patrimonial informatizado, afixar as etiquetas/plaquetas nos bens, emitir o Termo de Responsabilidade e o Termo de Transferência, além de acompanhar a realização dos inventários e proceder aos ajustes necessários para que haja compatibilidade entre a existência física e o registro contábil; b) Alertar a Coordenadoria de Finanças e Patrimônio sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional; c) Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários do Setor de Patrimônio, velando pelo fiel cumprimento da mesma; d) Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial, quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações. 3 Da Divisão de Compras e Almoxarifado a) Realizar as compras de materiais e bens, conforme as solicitações, observando os procedimentos previstos na Instrução Normativa SCL 001/2009; b) Receber os materiais e bens adquiridos, proceder ao registro nos controles pertinentes e zelar pela guarda e controle dos mesmos;

3 3 c) Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial, quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações. 4 Da Coordenadoria de Controle Interno a) Prestar apoio técnico por ocasião das atualizações da Instrução Normativa, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle; b) Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao SPA Sistema de Controle Patrimonial, propondo alteração na Instrução Normativa para aprimoramento dos controles; c) Elaborar check-list de controle. VI PROCEDIMENTOS 1 Da Aquisição, Descrição e Racionalização As compras de materiais para reposição e/ou aqueles para atender necessidades específicas de qualquer unidade deverão, em princípio, ser efetuadas, obedecendo aos princípios da racionalização e da economicidade, através da Divisão de Compras e Almoxarifado ou da Comissão Permanente de Licitação, na forma da Lei n de 21 de junho de Toda aquisição de bens móveis deverá, preferencialmente, estar prevista nos Instrumentos de Planejamento de Governo, ou seja, na Lei de Diretrizes Orçamentária e na Lei Orçamentária Anual A descrição do material para o pedido de compra deverá ser elaborado através dos seguintes métodos: a) Descritivo: que identifica com clareza o item através da enumeração de suas características físicas, mecânicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orientação do processo licitatório; b) Referencial: que identifica indiretamente o item através do nome do material aliado ao seu símbolo ou número de referência estabelecido pelo fabricante, não representando necessariamente preferência de marca Quando se tratar de descrição de material que exija maior conhecimento técnico poderá ser juntado ao pedido outros elementos necessários, tais como: modelos, gráficos, desenhos, prospectos, amostras, entre outros Todo pedido de aquisição só deverá ser processado após a verificação da inexistência no almoxarifado, do material solicitado ou de similar ou sucedâneo, que possa atender às necessidades do usuário Deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto espaço de tempo, à perda de suas características normais de uso, também daqueles perecíveis e daqueles que rapidamente se podem tornar obsoletos.

4 4 2 Do Recebimento e Aceitação do Bem O recebimento ocorrerá no almoxarifado da Câmara Municipal, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega far-se-á nos locais designados Qualquer que seja o local de recebimento, a entrada será sempre registrada no almoxarifado Quando da chegada do bem, a Divisão de Patrimônio deverá ser avisada, para fins de conferência e aceitação do mesmo Quando se tratar de bem que requer conhecimento técnico especializado, o responsável pelo patrimônio acionará imediatamente a unidade respectiva, antes de proceder ao recebimento definitivo Quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar falhas, imperfeições ou defeitos, o encarregado pelo recebimento providenciará junto ao fornecedor a regularização, para efeito de aceitação A 2ª via ou cópia da Nota Fiscal, deverá ser repassada à Divisão de Patrimônio para fins de tombamento, demais registros e arquivo A 1ª via da Nota Fiscal, depois de conferida e assinada o recebimento pela Divisão de Patrimônio, deverá ser encaminhado à Contabilidade para fins de liquidação do empenho A 1ª da Nota Fiscal deverá ter o carimbo Tombado e a data. 3 Do Tombamento, Registro e Controle de Bens Móveis O responsável pela Divisão de Patrimônio de posse da 2ª via ou cópia da NF lançará a entrada no sistema próprio informatizado, inserindo o número de tombamento e data sobre a mesma A etiqueta ou plaqueta de numeração gerada será afixada, no bem, em local de fácil visualização pela Divisão de Patrimônio Termo de Responsabilidade Patrimonial será expedido, exclusivamente, pela Divisão de Patrimônio, sempre que houver alteração na Relação de Carga Patrimonial, assinado pelo responsável pelo patrimônio e da unidade depositária do(s) bem(s) O Termo de Responsabilidade Patrimonial também será emitido quando houver mudança de chefia. 4 Da Movimentação de Bens Móveis A movimentação de bens móveis da Câmara Municipal dar-se-á por transferência de carga patrimonial ou empréstimo Quando se tratar de transferência de bem ou de carga patrimonial entre os setores, compete à unidade responsável pelo bem solicitar sua movimentação à Divisão de Patrimônio.

5 A transferência somente será efetivada após: a) A emissão e assinatura do Termo de Transferência Patrimonial e; b) Emissão e assinatura do Termo de Responsabilidade Patrimonial Quando se tratar de transferência de equipamentos para o Setor de Patrimônio, por não mais ser do interesse da unidade detentora da carga inicial, os bens deverão ser obrigatoriamente inspecionados pela Divisão de Patrimônio A cessão ou empréstimo de bens móveis pertencentes à Câmara Municipal, admissível para outros Órgãos da Administração Pública, somente poderá ser efetivada quando autorizado pelo Presidente da Câmara Municipal após, cumpridas as exigências legais e a celebração de Termo de Acordo A Divisão de Patrimônio remeterá o processo que autoriza a cessão à Contabilidade para a escrituração no Sistema de Compensação da responsabilidade de utilização da entidade beneficiada Através do Termo de Transferência Patrimonial, a Divisão de Patrimônio deverá alterar no Sistema a responsabilidade pela guarda do(s) bem(s) A saída de bens das dependências do Legislativo Municipal para fins de manutenção/conserto após, autorizadas, são de inteira responsabilidade da chefia onde o bem estiver lotado. 5 Da Responsabilidade por Uso, pela Guarda e Conservação Os vereadores e servidores (efetivos, comissionados e contratados) da Câmara Municipal são responsáveis pelos bens que estão sob seu uso e/ou guarda É de responsabilidade dos vereadores e servidores, especificamente, entre outras: a) Conservar os bens do acervo patrimonial, ligar, operar e desligar os equipamentos conforme as recomendações e especificações de seu fabricante; b) Adotar e propor à Chefia imediata providências que preservem a segurança e conservação dos bens móveis existentes em sua unidade; c) Manter os bens de pequeno porte em local seguro; d) Comunicar, o mais breve possível, à Chefia imediata a ocorrência de qualquer irregularidade envolvendo o patrimônio do Legislativo Municipal, providenciando, em seguida, a comunicação por escrito; e) Apoiar os servidores da Divisão de Patrimônio na realização de levantamentos e inventários ou na prestação de qualquer informação sobre bem em uso no seu local de trabalho Os vereadores e servidores públicos poderão ser responsabilizados pelo desaparecimento de bem que lhe tenha sido confiado para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer bem, esteja ou não sob sua guarda.

6 É expressamente vedada a utilização de qualquer bem patrimonial do Legislativo Municipal para fins particulares. 6 Do Inventário de Bens Patrimoniais Móveis A realização dos inventários dos bens patrimoniais móveis tem como objetivo o que segue: a) Cumprir o que determina o artigo 96 da Lei n 4.320/64, de modo que o balanço patrimonial reflita a realidade das exigências e permita o controle de cada bem em uso ou em estoque; b) Verificar a exatidão do detalhamento físico do material com os descritivos no sistema de controle patrimonial, mediante a realização de arrolamento dos materiais em um ou mais ambientes de trabalho; c) Verificar a adequação entre os registros do sistema de controle patrimonial e a contabilidade; d) Fornecer subsídios para avaliação e controle gerencial de materiais permanentes; e) Fornecer informações a órgãos fiscalizadores e para o balanço patrimonial dos bens patrimoniais; f) Confirmar a atribuição de responsabilidade e localização dos bens patrimoniais móveis; g) Verificar a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade dos bens patrimoniais móveis Os inventários dos bens patrimoniais móveis do Legislativo Municipal serão realizados: a) Anualmente, para comprovar a exatidão dos registros de controles patrimoniais móveis, demonstrando os bens de cada unidade, o valor total do ano anterior e as variações ocorridas no exercício, elaborado de acordo com o Plano de Contas da Administração Pública em cumprimento ao disposto nos artigos 94 a 96 da Lei n 4.320/64; b) A qualquer tempo, com objetivo de averiguar qualquer bem ou conjunto de bens; c) Na transferência, quando da mudança de um determinado bem para outro setor do Poder Legislativo e mudança de servidor responsável - transferência de responsabilidade; d) Por solicitação da administração da Câmara e solicitação do controle externo ou interno O relatório dos Inventários Analíticos dos bens patrimoniais, para a perfeita caracterização, deverá conter: a) Descrição padronizada; b) Número de registro;

7 7 c) Valor (aquisição, custo de produção, valor arbitrado ou preço de avaliação); d) Estado (bom, ocioso, recuperável, antieconômico, obsoleto ou irrecuperável); e) Outros elementos julgados necessários O relatório do inventário anual ainda deverá destacar as seguintes ocorrências: a) Os bens localizados fisicamente e não contabilizados; b) Os bens contabilizados e não localizados fisicamente; c) Os bens passíveis de baixa; d) Os bens sem plaqueta e/ou etiqueta de identificação patrimonial; e) Dos bens que sofreram alterações de suas características sem autorização do ordenador de despesas; f) Dos bens cedidos a outros órgãos/entidades Os relatórios finais do Inventário Patrimonial Anual, dos bens existentes em 31 de dezembro de cada exercício, deverão ser encaminhados à Divisão de Patrimônio, até o dia 10 de fevereiro do exercício seguinte ao do levantamento, para integrar a Prestação de Contas Físico-Financeira da Câmara Municipal O Inventário Físico Anual será realizado pela Comissão de Permanente de Patrimônio, nomeada através de Portaria, composta de no mínimo 03 (três) servidores, sendo, preferencialmente, 02 (dois) efetivos e estáveis como membros. 7 Disposições Complementares Em nenhuma hipótese os bens móveis podem ser transferidos, cedidos, emprestados ou recolhidos ao almoxarifado sem a emissão do Termo de Transferência Patrimonial Todo e qualquer recebimento de bem móvel deverá ser conferido e identificado pela Divisão de Patrimônio nos termos definidos por esta Instrução Normativa A guarda e o zelo pelos bens móveis serão sempre de responsabilidade do chefe da unidade administrativa em que os mesmos estiverem lotados Ao final de cada mandato deverá ser elaborada relação completa dos bens e, lavrada ata de transmissão, a qual será assinada pelo gestor que deixa o cargo e daquele que assume a nova gestão Qualquer alteração de característica de um determinado bem patrimonial móvel deverá ser precedida da autorização do Presidente do Poder Legislativo Municipal. VII DISPOSIÇÕES GERAIS 1 - O descumprimento dos procedimentos aqui definidos será objeto de instauração de Processo Administrativo para apuração da responsabilidade dos atos.

8 8 2 - A inobservância desta Instrução Normativa constitui omissão de dever funcional e será punida na forma prevista em lei. 3 - Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto a Coordenadoria de Controle Interno CCI que, por sua vez, através de procedimentos de checagem (visitas de rotinas) ou auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das unidades da estrutura organizacional. 4 - Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação. Sinop/MT, 31 de julho de 2009 MAURO GARCIA Presidente da Câmara Municipal José Marcelo Philippsen Coordenador do Controle Interno Ederson Rafael Rossano Coordenador de Finanças e Patrimônio

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