PT Compras: Central de Negociação e Compras da Portugal Telecom. 17 de Junho de 2010

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1 PT Compras: Central de Negociação e Compras da Portugal Telecom 17 de Junho de 2010

2 Agenda Missão e História da PT Compras Centralização da Função Compras Modelo de Compras da Portugal Telecom Um Modelo de Contratação Sustentável Um Modelo de Compras Internacional Estruturação da PT Compras Principais Indicadores da PT Compras

3 Missão da PT Compras Assegurar às Unidades de Negócio PT, nossas Clientes, as melhores condições de fornecimento, de acordo com critérios de selecção baseados em: Qualidade, Custo, Tempo e Serviço, em conformidade com os requisitos normativos, garantindo a transparência e igualdade de critérios nas suas adjudicações e levando em linha de conta os aspectos do âmbito da sustentabilidade. Garantir a existência de um Modelo único de Compras na Portugal Telecom que potencie as sinergias negociais e permita uma gestão integrada da relação com os fornecedores.

4 PT Compras: Génese e Principais Momentos DNC NC C Centralização das Compras na PT Comunicações Em 2000 foi dado o primeiro passo para a centralização das compras no Grupo PT com a criação, na PT Comunicações, da DNC - Direcção de Negociação e Compras Criação da NCC: Central de Compras do Grupo Centralização na NCC Negociação Centralizada de Comprasdas Compras das principais linhas de negócio: Fixo, Móvel e Multimédia Definição do Modelo de Compras da VIVO (Brasil) Definição e harmonização do Modelo de Compras da Vivo com o da Portugal Telecom e da Telefonica Definição do Modelo de Compras da Méditel (Marrocos) Definição e harmonização do Modelo de Compras da Méditel com o da Portugal Telecom e da Telefonica Criação da PT Compras Autonomização das Compras numa empresa, mantendo os mesmos princípios e objectivos adoptados pela NCC Aprovação do Modelo de Compras do Grupo PT Definição do âmbito de actuação e das responsabilidades dos diferentes intervenientes no Processo de Compras do Grupo PT

5 PT Compras: Génese e Principais Momentos Certificação em Qualidade, Ambiente e SST Certificação da PT Compras em Qualidade (ISO 9001:2000), Ambiente (ISO 14001:2004) e SST Saúde e Segurança no Trabalho (OHSAS 18001:2000). Lançamento do PT Value Implementação do novo Sistema de Gestão de Processos de Negociação e Compra, PT Value. Módulo de Comunicação Electrónica com Fornecedores Permite o lançamento de Consultas ao Mercado de forma totalmente electrónica com ganhos substanciais de tempo e de custos (em PT Value). Implementação do Modelo de Facturação a Fornecedores Introdução do pagamento de fees pelo Registo e Manutenção do Registo na Base de Dados de Fornecedores do Grupo PT. 2º Inquérito de Satisfação a Clientes Internos da PT Compras Permitiu apurar a imagem da PT Compras junto dos seus Clientes Internos bem como identificar as vertentes de actuação que constituíam uma oportunidade de melhoria. 2006/ PT Compras: uma Empresa em evolução contínua e alinhada com as best practices internacionais

6 Missão e História da PT Compras Centralização da Função Compras Modelo de Compras da Portugal Telecom Um Modelo de Contratação Sustentável Um Modelo de Compras Internacional Estruturação da PT Compras Principais Indicadores da PT Compras

7 Centralização da função Compras Principais vantagens da centralização da função compras na PT Compras Racionalização do Processo de Compra adoptando as melhores práticaspráticas Adopção de um único Modelo de Compras para todo o Grupo PT Desenvolvimento de Sistemas de Informação transversais: PT Value Avaliação e Classificação dos Fornecedores Eficácia

8 Centralização da função Compras Definição de estratégias globais de Compra; Planeamento das Compras Eficiência/Controlo Sinergias Negociais, nomeadamente através da agregação de volumes Redução/ Eliminação do poder de arbitragem do vendedor Prime access a produtos, serviços e preços privilegiados ou exclusivos Racionalização das necessidades por consolidação das solicitações das várias empresas do Grupo Profissionalização da função Compras. Com negociadores especializados com formação específica Redução de custos e optimização dos Lead times Gestão eficiente do Processo de Compras e criação de histórico (PT Value) ; Monitorização da execução (link PT Value ERP SAP)

9 Missão e História da PT Compras Centralização da Função Compras Modelo de Compras da Portugal Telecom Um Modelo de Contratação Sustentável Um Modelo de Compras Internacional Estruturação da PT Compras Principais Indicadores da PT Compras

10 Modelo de Compra do Grupo PT Visão end to end do Processo de Compras por Categoria Estratégia por categoria de compras Planeamento Processo de negociação e compra Monitorização do consumo e dos fornecedores PAC Planeamento Consulta ao Mercado Gestão e Monitorização Planeamento Estratégico das Categorias Planeamento das Consultas ao mercado Equipas Pluridisciplinares Pedido Compra Preparaçã o e lançament o Concurso Planeamento Negociaçã o Adjudicaçã o Mesa de Compras Contrato Colocação de Encomenda s Gestão Contratos Monitorização de Performance

11 Os Pilares do Modelo de Compras Segregação de Funções / Separação de responsabilidades - separação formal entre a especificação da necessidade de compra e a avaliação técnica das propostas, a negociação com os fornecedores e a posterior logística e pagamento. Comité de Compras / Mesa de Compras é da responsabilidade do Comité de Compras deliberar sobre todas as compras Corporativas efectuadas, de acordo com o respectivo Manual de Compras. Maximização de Valor para as Unidades de Negócio PT Unanimidade - Todas as decisões referentes às compras Corporativas da PT, tomadas pelo Comité de Compras, em Mesa de Compras, são sempre efectuadas por unanimidade entre a PT Compras e a área adjudicante da Empresa Cliente. Definição inequívoca da Compra corporativa (compra >= 50K ) A Compra corporativa depois poderá ser classificada/tratada como: Compra específica; Compras Geral ;Acordo Quadro. Processos totalmente auditáveis - Rastreamento exaustivo de toda as actividades /intervenções no processo. Centralização das Compras: Abordagem única e sistemática ao Mercado

12 Comité de Compras e Mesa de Compras Constituição do Comité de Compras Gestor da Mesa de Compras Director de Negociação responsável pelo Processo na PT Compras (ou seu representante) Negociador da Área de Compras responsável pelo Processo Representante da Empresa Cliente/área utilizadora Todas as decisões na Mesa de Compras são tomadas por unanimidade. No caso de não ser possível atingir unanimidade, a responsabilidade da tomada de decisão é elevada à Comissão Executiva da PT SGPS. Mesas de Compras da Portugal Telecom Lisboa São Paulo (VIVO)

13 Equipas Pluridisciplinares por Categorias Head Buyer Coordena a estratégia de compras da categoria Negoceia e gere a relação com os fornecedores Objectivos comuns de Planificação Head User Define as necessidades de produtos/ serviços da PT ou da Empresa Dá suporte à negociação Fóruns de Categoria Estão previamente definidas as responsabilidades de cada interveniente o que permite trabalhar duma forma colaborativa logo mais eficiente e produtiva Definir a estratégia para a categoria e do painel de fornecedores Identificar alavancas de negociação Calcular TCO da categoria e de cada sub - categoria Identificar estratégias de optimização de custos/serviços da categoria

14 Missão e História da PT Compras Centralização da Função Compras Modelo de Compras da Portugal Telecom Um Modelo de Contratação Sustentável Um Modelo de Compras Internacional Estruturação da PT Compras Principais Indicadores da PT Compras

15 Um Modelo Sustentável de contratação de Fornecedores O modelo sustentável de selecção e contratação de Fornecedores progrediu destacando-se o alinhamento dos princípios éticos, ambientais e laborais entre a PT e os seus principais parceiros de negócio. A par dos factores relacionados com qualidade, preço e prazos de A par dos factores relacionados com qualidade, preço e prazos de entrega, tornou-se fundamental o alinhamento dos fornecedores com os princípios do Código de Ética da PT, designadamente os relacionados com integridade, transparência, honestidade, preservação ambiental e respeito pelos direitos humanos. Só deste modo consideramos ser possível potenciar a identidade e a sustentabilidade dos negócios que protagonizamos.

16 Um Modelo Sustentável de contratação de Fornecedores A PT Compras tem acompanhado e participado activamente no Modelo Sustentável de Contratação de Fornecedores Base de Dados de Fornecedores - A fim de recolher informação sistematizada e sensibilizar os seus fornecedores para as melhores práticas, a PT Compras procede à sua avaliação sistemática com questões detalhadas sobre as políticas seguidas nas vertentes de Qualidade, Ambiente, Responsabilidade Social e Saúde e Segurança no Trabalho. Verificação de fornecedores A PT Compras procede, regularmente, a uma análise mais rigorosa dos Fornecedores centrada na verificação da sua adesão aos princípios relacionados com critérios ambientais e de direitos humanos. Avaliação de Fornecedores (performance) É avaliado, sistematicamente, o grau de cumprimento dos diversos compromissos contratuais associados a cada fornecimento e subscritos pelos fornecedores, designadamente: custo, entrega, serviço, qualidade e relacionamento. A avaliação é partilhada com os fornecedores, interacção esta que constitui um factor de melhoria de performance com impacto no suporte a esta actividade. As minutas contratuais negociadas com os fornecedores especificam o cumprimento, por parte destes, da legislação ambiental aplicável à actividade desenvolvida no âmbito do contrato em causa,, bem como das disposições legais e regulamentares relativas a Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho.

17 PT Compras: uma Empresa Certificada QUALIDADE (ISO9001:2008) 2003 A PT Compras iniciou o desenvolvimento do projecto de certificação na Norma ISO9001; 2004 Teve início a implementação do Sistema de Gestão da Qualidade; 2006 Auditoria de Concessão, tendo a PT Compras obtido a certificação na Norma ISO9001; 2009 Ocorreu, com êxito, a 1ª Auditoria de Renovação. AMBIENTE (ISO 14001:2004) 2006 De acordo com directrizes da PT SGPS a PT Compras deveria obter a sua certificação na norma Ambiental e de Saúde, Higiene e Segurança no Trabalho Atribuição da Concessão à PT Compras da Norma ISO14001, como extensão da certificação da PT Comunicações. SHST(ISO 14001:2004) 2007 Atribuição da Concessão à PT Compras da Norma OHSAS18001, como extensão da certificação da PT Comunicações Ocorreu, com êxito, a 1ª Auditoria de Renovação das certificações em Ambiente e SHST.

18 Missão e História da PT Compras Centralização da Função Compras Modelo de Compras da Portugal Telecom Um Modelo de Contratação Sustentável Um Modelo de Compras Internacional Estruturação da PT Compras Principais Indicadores da PT Compras

19 Um Modelo de Compras Internacional Empresas Tipo 1 VIVO (Brasil) Mascom (Botswana) Unitel (Angola) Processos conduzidos com a coordenação da PT Compras que gere, também, o Módulo Corporativo da Mesa de Compras Internacional Empresas Tipo 2 CVT e empresas dependentes (Cabo Verde) CST (S. Tomé e Principe) Timor Telecom (Timor Leste) CTM (Macau) Directel Angola (ELTA) Directel Moçambique (LTM) Directel Quénia (KPD) Directel Cabo Verde Mobitel (DEDIC) (Brasil) HTD (Hungria) Multitel (Angola) MTC (Nabímia) A PT Compras participa na definição da estratégia de Compra dos principais Processos. No caso de Processos Corporativos, tem a responsabilidade da sua gestão integral à semelhança dos Processos Corporativos nacionais A internacionalização da função compras respeita a dinâmica dos mercados, as necessidades dos clientes e a regulamentação de cada país.

20 Um Modelo de Compras Internacional PORTUGAL (Headquarters) HUNGRIA HTD CABO VERDE CVT Directel C. Verde MACAU CTM - Comp. Telecom. Macau ANGOLA Unitel Multitel Directel Angola (ELTA) BRASIL Vivo Mobitel (DEDIC) QUÉNIA Directel Quénia (KPD) MOÇAMBIQUE Directel Moçambique (LTM) S.TOMÉ E PRÍNCIPE CST - Comp. S. Tomense TIMOR LESTE Timor Telecom NAMÍBIA BOTSWANA MTC Mascom

21 Missão e História da PT Compras Centralização da Função Compras Modelo de Compras da Portugal Telecom Um Modelo de Contratação Sustentável Um Modelo de Compras Internacional Estruturação da PT Compras Principais Indicadores da PT Compras

22 Estrutura da PT Compras Estrutura Flexível e Especializada Direcções de Negociação Redes de Telecomunicações Serviços Administrativos, Meios e Marketing Serviços, Obras e Produtos de Mercado Sistemas de Informação C A C A Direcções de Suporte Jurídica Processos, Qualidade e Desenvolvimento Organizacional Planeamento e Controlo de Gestão Equipamento Terminal Projectos e Sistemas de Informação Qualidade e Eficiência em todo o Processo de Compra, incluindo as Empresas Participadas Internacionais

23 A PT Compras Estrutura da PT Compras - Evolução Integração TMN e PT Meios Negociadores Outros Recursos

24 Uma equipa multidisciplinar formada nas melhores Escolas e a partir de uma base alargada de Empresas Empresas Institutos de Formação Networking com Parceiros e Associações Profissionais

25 Missão e História da PT Compras Centralização da Função Compras Modelo de Compras da Portugal Telecom Um Modelo de Contratação Sustentável Um Modelo de Compras Internacional Estruturação da PT Compras Principais Indicadores da PT Compras

26 Actividade de Compras Nº de Processos Valor Adjudicado em Processos Ganhos em Processos Adjudicados % % % Corporativos % 15% % % 93% % Nacionais % % % Internacionais 92 16% % % Locais % % 983 1% Unidade: m Valores Acumulados a Maio de 2010

27 Processos Corporativos Adjudicados de âmbito Nacional Categorias de Compras (Ac. Maio 2010) Categorias de Compras Sistemas de Telecomunicações 19% Serviços e Obras Produtos de Mercado (sem Equipamentos Terminais) 7% 10% 4000 Infra-Estrutura Informática 15% 5000 Publicidade e Marketing 2% Equipamentos Terminais 47% 478 Processos mil adjudicados