Avaliação do sistema de gestão integrada da empresa SPEC Planejamento Engenharia Consultoria Ltda.- um estudo de caso

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1 Avaliação do sistema de gestão integrada da empresa SPEC Planejamento Engenharia Consultoria Ltda.- um estudo de caso Frederico Maciel Vasconcellos Barros Geógrafo (UFVJM) - Ângelo Márcio Pinto Leite Engenheiro Florestal (UFVJM) - Resumo: Este trabalho teve como objetivo apresentar o Sistema de Gestão Integrada da empresa SPEC Planejamento Engenharia Consultoria Ltda., dando ênfase na Gestão Ambiental e na Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional. Por intermédio do levantamento de dados obtidos no Manual de Gestão Integrada da empresa e outros documentos internos, foi possível identificar a importância de se implantar e manter um Sistema de Gestão desta magnitude, tendo em vista que referida empresa, desde sua primeira certificação (2005), conseguiu atingir todas as suas metas e objetivos, entre as quais mais de 70% da satisfação de seus clientes para com seus produtos e serviços prestados. Foram realizadas entrevistas com colaboradores de diferentes níveis hierárquicos, incluindo a Alta Diretoria, com intuito de identificar a percepção e o conhecimento destes perante o Sistema implantado. Constatouse que, para a grande maioria dos entrevistados, o SGI contribui no dia-a-dia de trabalho, seja na elaboração de documentos, na manutenção do Plano Anual de Treinamento, na integração com os diversos setores da empresa, na orientação da rotina de trabalho e no alcance dos resultados. Identificou-se ainda os diversos benefícios gerados com a implantação e manutenção do Sistema. Benefícios financeiros, organizacionais, comerciais e para o público interno da empresa. Palavras-chave: Gestão Ambiental; Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional; OHSAS Introdução O século XXI teve seu início marcado pelas conseqüências da explosão do modelo de consumo apropriado e difundido cada vez mais pelo ocidente. Este modelo vem exercendo uma grande pressão, ocasionando um alto consumo de energia, uma exploração indiscriminada dos recursos naturais e, ainda, a exploração dos seres humanos uns sobre os outros. Pode-se dizer que a crise da modernidade, em síntese, resulta da inserção dos indivíduos na sociedade de forma desigual; resulta de promessas não cumpridas, advindas do próprio ambiente histórico da modernidade; resulta da crise do capital (HISSA, 2002). A exploração descontrolada dos recursos naturais e da mão de obra na busca do acúmulo do capital foi impulsionada com o advento da Globalização, acelerando ainda mais o 1

2 processo da crise socioambiental. Concomitantemente, a questão ambiental passou a ter o reconhecimento da sua importância por intermédio de diversas conferências internacionais. Um grande marco para o planeta e principalmente para o Brasil foi a realização da Conferência das Nações Unidas sobre o Meio Ambiente e Desenvolvimento, ocorrida na cidade do Rio de Janeiro, conhecida como ECO 92. Nesta conferência, entre as várias discussões, aconteceu a criação da Agenda 21, documento elaborado com diretrizes para criação de ações na busca do desenvolvimento sustentável, a ser adotado pelos países com a perspectiva de cooperação internacional. O conceito de desenvolvimento sustentável representa a busca de progresso da civilização compatibilizado com padrões de preservação da natureza, ou seja, as atividades de qualquer cunho ao serem projetadas deverão estar orientadas por padrões de conservação em primeiro plano, adequando o progresso a níveis cada vez menores de degradação ambiental (FIALHO ET AL 2008). Na Eco 92, por intermédio da ISO Internacional Organization for Standardization, a política ambiental mundial teve um significativo avanço com as propostas de elaboração das normas da série ISO 14000, voltadas para certificação de Sistemas de Gestão Ambiental. Surgiu-se então um olhar mais crítico sobre as relações do homem com o planeta, emergindo uma nova preocupação perante a gravidade da crise ambiental e social. Esta preocupação teve como base os movimentos ambientalistas que no Brasil, passaram a ter representatividade a partir da década de 90. Tais movimentos aguçaram o interesse da população pela preservação ambiental, que passou a questionar em que mundo se queria viver e qual será o futuro das novas gerações. De acordo com Moreira (2006), graças à crescente atuação das Organizações não Governamentais (ONGs), a sociedade se organiza para reivindicar, com propriedade, seu direito à qualidade de vida. A temática ambiental como um todo, ano a ano passou a ocupar mais espaço, não só em encontros governamentais e intergovernamentais, mas também na mídia, nos programas de governos e, consequentemente, nas tendências e exigências de mercado. Em nossa cultura ocidental ainda dominada pela visão mecanicista e fragmentada do Mundo, um crescente número de indivíduos começa a se aperceber do fato de que essa visão constitui a razão subjacente da ampla insatisfação reinante em nossa sociedade (CAPRA, 1996). Por isso, em meio à crise socioambiental vivida, tendo em vista a globalização que acirrou ainda mais o processo competitivo, a pressão da sociedade civil organizada e as exigências mercadológicas, estão surgindo processos produtivos mais eficientes que possam ajudar no crescimento da produção sem que seja preciso o desperdício, o esgotamento dos recursos naturais, a exploração dos seres humanos e ainda contribuindo para o crescimento econômico. 2

3 Junto com os movimentos ambientalistas, cresciam também a participação dos movimentos social e sindical, que por sua vez, entre suas reivindicações, defendiam a melhoria das condições de trabalho, em especial, da saúde do trabalhador. Segundo Chaib (2005), e a saúde e segurança do trabalho passaram a ser objeto de discussão e, portanto, ambientes de trabalho e processos produtivos que colocam em risco os trabalhadores de maneira que estes possam sofrer danos à saúde, muitas vezes irreversíveis, ou acidentes, que possam gerar lesões que os incapacitem para continuidade do exercício de suas funções, passaram não mais ser aceitos pela sociedade. Surge então uma demanda de mercado, na qual as empresas sentiram a necessidade de se adaptar a um modelo de desenvolvimento focado no crescimento com responsabilidade e, o que antes era tratado com uma abordagem pontual, passou ser abordado de uma maneira sistêmica. Para isso foi necessário o fortalecimento da idéia de ações integradas, com responsabilidades compartilhadas contando com a participação de todos os agentes envolvidos no processo. Neste ambiente, o mercado passou a exigir que os produtos e serviços trouxessem consigo o comprometimento das empresas responsáveis pelos mesmos em atender aos padrões das normas internacionais de qualidade, sustentabilidade ambiental e proteção à integridade física e saúde de seus trabalhadores. Assim, o gerenciamento das questões ambientais e de saúde e segurança, com foco na prevenção de acidentes e no tratamento dos problemas potenciais, passou a ser o gerenciamento da própria viabilidade e sobrevivência do empreendimento (CHAIB 2005). Esta nova demanda do mercado é delimitada por uma livre concorrência, onde as exigências estão atreladas ao aspecto dos custos e qualidade de uma maneira sistêmica e holística considerando-se os fatores ecológicos e de qualidade de vida dos trabalhadores. Este trabalho teve a abordagem na gestão empresarial, com foco nos processos do Sistema de Gestão Integrada (SGI) de uma determinada empresa de serviços de engenharia e assessoramento técnico especializado. Esta empresa, denominada SPEC Planejamento Engenharia Consultoria Ltda., possui sede em Belo Horizonte e foi fundada em março de Sua área de atuação se estende por todo território brasileiro e tem no seu escopo, estudos e projetos de engenharia e serviços de gerenciamento de empreendimentos nas áreas de energia, mineração, infra-estrutura, indústria, petroquímica e telecomunicações. Visando atender a nova tendência do mercado, a empresa em estudo, a partir do ano de 2005 implantou o Sistema de Gestão Integrada (SGI), no qual foi certificado pela BVC 1, em Gestão de Qualidade ISO 9001:2000, Gestão Ambiental - ISO 14001:2004 e Gestão da Segurança e Saúde Ocupacional OHSAS 18001: BVC Boreau Veritas Certification, empresa credenciada pelo INMETRO para certificação das Normas ISO e OHSAS em Gestão de Qualidade, Meio Ambiente e Segurança e Saúde Ocupacional. 3

4 Este trabalho apresenta o SGI da SPEC Planejamento Engenharia Consultoria, a trajetória de sua implantação, correlacionando os desafios encontrados e os benefícios gerados durante a sua manutenção, descrevendo assim o processo evolutivo desde sua implantação até sua primeira re-certificação, perpassando pela Gestão da Qualidade, enfatizando a Gestão Ambiental e a Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional. Neste contexto, entender a essência de um SGI é de grande valia, pois esse entendimento proporciona um universo do saber, que mesmo padronizado, se transforma em um espaço da inovação na busca da melhoria continua de processos. Esta inovação vem de fatores associados à necessidade de se manter um produto ou serviço de qualidade, com controle ambiental e segurança dos colaboradores, sendo que estes devem ser os três focos de atenção de qualquer empresa que queira buscar a sobrevivência em longo prazo. 2. Referencial teórico 2.1 Sistemas de gestão Conhecer as normas que regulamentam a certificação de um SGI é uma exigência de muitas empresas. Este trabalho traz uma oportunidade de aprendizado, cujo objetivo é apresentar o SGI da empresa SPEC, correlacionando as dificuldades encontradas e os benefícios gerados durante a trajetória da sua implementação e manutenção, por intermédio da averiguação dos propósitos conceituais das normas certificadoras, correlacionadas a um estudo de caso exploratório de uma empresa que desde 2005 é gerenciada sob os padrões das ISO 9001 e e a OHSAS de uma maneira sistêmica e integrada. Sistema é um conjunto de partes integrantes e interdependentes que, conjuntamente, forma um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função produzindo um ou mais resultados. Um sistema de gestão tem a finalidade de prover às organizações, um modelo de gestão eficaz que possa ser integrado a outros requisitos de gestão, sendo este fator de integração um ponto chave na gestão de uma organização (WIKIPEDIA, 2009). O sistema de gestão de uma empresa pode ser considerado como um conjunto de processos que corresponde a um conjunto de atividades encadeadas, que levam a um propósito maior. Este conjunto de atividades serve para atender a uma necessidade, sendo então o processo, o resultado da articulação de pessoas, instalações, equipamentos entre outros recursos disponíveis por uma organização (LEITE, 2009). CHIAVENATO (2000) conceitua um sistema como um conjunto de elementos interdependentes, cujo resultado final é maior do que a soma dos resultados que esses elementos teriam caso operassem de maneira isolada. Por se tratar de processos que envolvem pessoas, equipamentos e outros recursos, há a necessidade de se criar mecanismos de controle para o alcance dos resultados pretendidos. Neste contexto um sistema de gestão visa facilitar e até mesmo padronizar os processos de uma empresa, impedindo que os mesmos sejam totalmente fragmentados. 4

5 CHAIB (2005) afirma que, para que tais resultados e objetivos sejam alcançados, é importante a adoção de um método de analise e solução de problemas, para estabelecer o controle de cada processo. Dentre os métodos existentes o mais utilizado é o ciclo PDCA Plan, Do, Check, Action. apresentado na Figura Planejar (P PLAN): Estabelecer objetivos e processos, definir metas e os métodos para atingir os objetivos; - Fazer (D DO): Implementar os processos, treinar e executar as tarefas; - Verificar (C- CHECK): Monitorar, medir processos e produtos, verificar os resultados da tarefa executada; - Ação (A- ACTION): Agir para melhorar continuamente o desempenho dos processos, atuar corretivamente. Figura 01 - Esquema geral do ciclo PDCA. Fonte: Apresentação SGI da SPEC, Uma boa gestão depende de um planejamento estratégico, pois de acordo com Armstrong (2008), a estratégia define para onde a organização e suas diversas funções querem ir e como irão chegar lá. Sendo assim, este autor também afirma que planejamento estratégico é uma abordagem sistemática e analítica que revê a empresa como um todo em relação a seu ambiente para com os seus objetivos. Cada vez mais as empresas estão buscando mecanismos eficientes de gestão, visando atender às exigências do mercado. Pode-se citar o Sistema de Gestão da Qualidade, Sistema de Gestão Ambiental, Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional, dentre outros. A gestão da qualidade, assim como a gestão ambiental e da saúde e segurança dos trabalhadores, podem ser implementadas de maneira integrada apor intermédio de um único sistema, tendo em vista, que ambas são baseados no modelo PDCA. 5

6 2.2 Sistema de gestão ambiental A evolução da gestão ambiental se deu ao longo do tempo à medida que as atividades produtivas evoluíam, interferindo diretamente nas questões ambientais, gerando problemas de diferentes características. Segundo Moreira (2006), esta evolução por ser caracterizada por três fases: A 1ª fase foi marcada pela aceleração da industrialização e desprezo da sociedade perante a natureza, na busca do desenvolvimento econômico. Pode ser considerada a fase da alienação à problemática ambiental que perdurou até o final da década de 60. A 2ª fase ocorreu entre as décadas de 70 e 80 e ficou marcada pelo início dos acontecimentos em prol de uma quebra de paradigma em relação ao modelo de produção e consumo vigentes. Surgiram os chamados movimentos de contra cultura, juntamente com as primeiras Organizações Não Governamentais (ONG s) ambientalistas; surgiram também, as preocupações com a destruição da camada de ozônio. Neste período, aconteceram as primeiras conferências sobre a temática ambiental que tiveram repercussão internacional, tal como a Conferência de Estocolmo, promovida pela Organização das Nações Unidas (ONU) em Por fim, nesta fase, foi criado o conceito de Desenvolvimento Sustentável 2. A 3ª fase se deu a partir da década de 90 e pode ser considerada a fase da Gestão Ambiental proativa. A realização da Conferência ECO-92, ocorrida no Rio de Janeiro, foi o marco principal, pois o conceito de desenvolvimento sustentável foi consolidado, tendo ainda sido criada e aprovada a Agenda 21. Nesta fase, os movimentos sociais se intensificaram de maneira mais organizada e com uma postura mais crítica perante o modelo de desenvolvimento dominante em todo o planeta. Após os desencadeamentos da ECO-92 foi instalado o comitê técnico chamado de ISO/TC 207 Gestão Ambiental (Figura 02). Este comitê contou com a participação de 56 países que ficaram responsáveis em elaborar a série de normas ISO Dentre estes países, o Brasil foi representado por um grupo especial que foi criado junto a ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas, denominado, Grupo de Apoio à Normalização Ambiental (GANA) 2 É o desenvolvimento que visa atender as necessidades do presente, sem comprometer a capacidade das gerações futuras de atender suas necessidades em relação aos recursos naturais. 6

7 Figura 02 - Estrutura organizacional do Comitê ISO TC/207.Fonte: Apresentação do SGI da PETROBRAS, Segundo Moreira (2006) o comitê ISO/207 trabalhou inter-relacionado ao comitê responsável pela elaboração da serie de normas ISO 9000, focadas na Gestão de Qualidade - ISO/176. Esta busca de afinidade segundo a autora deixa claro a integração necessária entre os conceitos de Qualidade e Meio Ambiente. Desta forma, algumas empresas passaram a enxergar uma integração do gerenciamento ambiental a estratégias de negócio como essenciais para enfrentar o mercado competitivo. Além de perceber uma economia no gasto de insumos e na melhoria organizacional, estas organizações passaram a explorar esta maneira de gerenciar seus processos utilizando o eco marketing, demonstrando as suas posturas para as comunidades e para o mercado como um todo. A Gestão proativa passou a ser uma realidade em algumas empresas, nas quais a cadeia produtiva era controlada com intuito de se prevenir a poluição nos serviços e produtos gerados. Surge então a padronização dos Sistemas de Gestão Ambiental, com o surgimento da Norma ISO A ISO Sistema de Gestão Ambiental baseou-se em uma norma britânica, a BS-7755, que por sua vez foi influenciada pela regulação ambiental da Comunidade Européia, a EMAS Eco Management and Audit Scheme - Gerenciamento Ecológico e Plano de Auditoria (MOREIRA, 2006). A ISO 14001, no Brasil é denominada de ABNT NBR ISO 14001, Sistemas de Gestão Ambiental Requisitos com orientações para uso. Das normas da série ISO 14000, a é 7

8 a única norma que possibilita a certificação para as organizações. Esta norma foi emitida no Brasil em 1996 e revisada no final de Seguindo os mesmos princípios das normas do sistema de gestão de qualidade, ISO 9001, a ISO 14001, também foi elaborada com base no ciclo PDCA (Figura 03), tendo o intuito de capacitar uma organização na busca da melhoria continua dos seus processos, protegendo o meio ambiente de forma equilibrada e integrada a seu desenvolvimento econômico. Figura 03 - Base de abordagem de um SGA.Fonte: ABNT/ISO 14001, Sistemas de gestão de segurança e saúde ocupacional Os modelos e, ou sistemas de gestão de saúde e segurança do trabalho surgiram e tiveram sua evolução devido aos novos desafios perante aos avanços tecnológicos e as necessidades ao atendimento aos requisitos legais e as exigências de mercado, assim como a pressão da sociedade perante o poder público no que se refere às exigências de melhores condições no ambiente de trabalho. Segundo Bensoussan (1999), a Medicina do Trabalho no Brasil começou a ocupar o espaço que lhe é de direito, devido a percepção do empresariado de que o cuidado com a saúde física e mental de seus funcionários está intimamente ligada à produtividade e ao lucro desejado. A necessidade de atendimento dos requisitos legais e ainda a mudança de visão dentro das organizações em relação a destinação de recursos para implementação de uma política de prevenção contra acidentes dos trabalhadores, assim como a manutenção da saúde dos mesmos, passou a ser encarada não mais como custo e sim, como um investimento. Com a crescente preocupação na área da segurança e saúde do trabalhador, no final da década de 90 foi publicado pela BSI British Standards Institution que culminou na década 8

9 seguinte na criação da norma OHSAS 18001, voltada para a padronização e regulamentação de sistemas de gestão de saúde e segurança ocupacional. A OHSAS consiste em um Sistema de Gestão, assim como a ISO 9001 e ISO 14001, porém com foco voltado para a saúde e segurança ocupacional. Esta norma é uma ferramenta que permite uma empresa atingir e sistematicamente, controlar e melhorar o nível do desempenho da Saúde e Segurança do Trabalho que por ela for estabelecido. OHSAS é uma sigla em inglês para Occupatinal Health and Safety Assessment Series, cuja tradução é Serie de Avaliação de Saúde e Segurança Ocupacional. Assim como os Sistemas de Gerenciamento Ambiental e de Qualidade, o Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional (SGSSO) possui objetivos, indicadores, metas e planos de ação e, também, está baseado no ciclo PDCA, ou seja, na busca da melhoria contínua, (Figura 04). Figura 04 - Base de abordagem de um SGSSO. Fonte: OHSAS 18001, Na fase de planejamento a OHSAS possui dentre seus requisitos para implantação de um Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional - SGSSO em seu item o cumprimento por requisitos legais e outras. Neste caso destaca-se as Normas Regulamentadores NR s Portaria 3214/78 Ministério do Trabalho e Emprego - MTE, que apesar de não serem os únicos requisitos legais a serem cumpridos por uma determinada organização, podem ser consideradas de grande importância na evolução da legislação que visa assegurar melhores condições de vida ao trabalhador. como: Algumas destas NR s podem ser destacadas em relação ao estudo em questão, tais - NR4 Serviços Especializados e Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho: Estes serviços são realizados por uma equipe de técnicos contendo engenheiros e técnicos de segurança do trabalho, médicos do trabalho, enfermeiros e auxiliares de enfermagem do 9

10 trabalho, que de acordo com o porte da empresa e o grau de risco de suas atividades, será definido quais profissionais e a quantidade que deverão ser contratados. - NR5 Comissão Interna de Prevenção de Acidentes CIPA: Garante a participação ativa dos trabalhadores nas questões de saúde e segurança e é composta por empregados, representantes da empresa, sendo os representantes da empresa nomeados e os representantes dos colaboradores eleitos por votação. - NR6 Equipamentos de Proteção Individual EPI: Conceitua os EPI como todo dispositivo de uso individual, destinado a proteger a saúde e a integridade física do trabalhador. - NR7 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PCMSO: Este programa objetiva promover uma abordagem na relação entre a saúde e o trabalho. - NR9 Programa de Prevenção de Riscos Ambientais PPRA: Trata-se do reconhecimento, avaliação e cosequente controle da ocorrência de riscos ambientais que existem ou venham a existir no ambiente e dos recursos naturais (BENSOUSSAN,1999). - NR17 Ergonomia: Visa estabelecer parâmetros que permitam a adaptação das condições de trabalho as características psicofisiológicas dos trabalhadores de modo a proporcionar um máximo de conforto, segurança e desempenho eficiente (LEITE,2009). Essas NR s aplicadas em contexto organizacional deverão ser trabalhadas de maneira integrada, onde muitas vezes uma se torna complemento da outra. Outro fator de relevância é a identificação e compreensão dos aspectos conceituais de saúde e segurança do trabalho que segundo a OHSAS apresenta as seguintes definições: - Segurança - Isenção de Riscos de dano inaceitável; - Segurança e Saúde no Trabalho (SST) Condições e fatores que afetam ou poderiam afetar a segurança e a saúde de funcionários ou de outros trabalhadores, visitantes ou qualquer outra pessoa no local de trabalho ou deslocamento; - Risco Combinação da probabilidade de ocorrência de um evento perigoso ou exposição(ões) com gravidade da lesão ou doença que pode ser causada pelo evento ou exposição(ões); - Doença Condição física ou mental adversa identificável; - Risco Residual Risco residual é o risco que pode permanecer após a tentativa de eliminar, minimizar ou controlar o dano; - Fonte ou causa Elemento onde se origina o fator de dano; - Perigo fonte ou situação com potencial para provocar danos humanos em termos de lesão ou doença ou uma combinação destas e 10

11 - Dano Consequência do perigo com potencial para causar lesões, doenças, danos à propriedade ou uma combinação destes. Além da exigência do cumprimento dos requisitos legais e outros e o conhecimento sobre as definições dos aspectos conceituais, a implantação de um Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional identifica os processos de uma organização, analisando os perigos e riscos de cada um destes e, com isso, proporciona que os mesmos possam ser gerenciados por meio de controles, definição de responsabilidades e planos de ações com intuito minimizar e até mesmo eliminar este riscos. Sendo assim, um SGSSO tem o intuito de capacitar uma organização na busca da melhoria continua dos seus processos permitindo o controle aos riscos de acidentes e doenças ocupacionais. 2.4 Sistemas de gestão integrada (SGI) O SGI é a combinação de processos, procedimentos e práticas adotadas por uma organização na busca da implementação de uma política, visando atingir seus objetivos de maneira eficiente, interagindo os objetivos da qualidade, do desempenho ambiental, da segurança e saúde ocupacional entre outros. Visa unir o atendimento às normas simultaneamente, ampliando o conceito de qualidade, no qual o produto e o serviço prestado terão os seus valores agregados as questões ambientais e os compromissos para com os colaboradores da empresa certificada de maneira integrada. Para isso o SGI deverá englobar os requisitos estabelecidos nas normas ISO 9001, ISO e OHSAS 18001, fato este, que beneficiará a empresa que adotar esta política, pois além de minimizar custos na implantação do Sistema de Gestão, poderá controlar seus processos de forma integrada, buscando o aperfeiçoamento contínuo e utilizando, muitas vezes, um único procedimento, apenas adaptado para cada objetivo, tendo ainda seu processo de monitoramento, auditoria e certificação resumido em um único evento de acordo com a periodicidade planejada e exigida pelas normas. Um SGI pode abranger outros temas, como responsabilidade social, controle financeiro, ativos intangíveis entre outros, contudo neste trabalho estão sendo abordados apenas os aspectos relativos a gestão de qualidade com ênfase maior na gestão ambiental e da saúde e segurança ocupacional, no qual a empresa pesquisada possui certificação destas três políticas de gestão de maneira integrada. 3. Metodologia Para delimitar esta pesquisa foi necessário fazer um estudo prévio dos procedimentos do Sistema de Gestão Integrada da empresa. Alguns procedimentos fundamentais dentro do Sistema que subsidiaram este trabalho, foram: 11

12 - Manual do Sistema de Gestão Integrada; - Competência de Pessoal; - Identificação e Acesso à Legislação e Requisitos Aplicáveis; - Gestão Ambiental; - Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional; - Pesquisa de Satisfação do Cliente; - Auditoria Interna do Sistema de Gestão Integrada; - Analise Crítica do Sistema de Gestão Integrada. No intuito de averiguar os propósitos conceituais do SGI da empresa em estudo, foi primeiramente realizada uma pesquisa bibliográfica sobre a evolução dos Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional e Meio Ambiente no âmbito global. Em seguida foi realizado o levantamento histórico da criação e implementação deste tipo de política e gestão dentro da empresa, levando em consideração as ferramentas existentes no sistema atual a partir de uma breve análise sobre estas. O balizamento nas normas dos sistemas pesquisados (ISO 9001, ISO e a OHSAS 18001), também foi essencial para o desenvolvimento desta pesquisa, desenvolvida por intermédio da interpretação de alguns procedimentos criados para o funcionamento do SGI da empresa, juntamente com análises realizadas perante a alguns registros e evidências gerados por este sistema, correlacionados as entrevistas realizadas com colaboradores, selecionados estrategicamente, devido a sua importância dentro da empresa e perante a manutenção do modelo de gestão vigente. Foram entrevistados membros da Alta Diretoria, o Representante da Diretoria e da Administração (RD e RA), que por se tratar de um SGI é representado pelo mesmo profissional, no caso da Gestão da Qualidade e da Gestão Ambiental, a Gerente de Gestão Integrada, a Gerente de Recursos Humanos, o Gerente Administrativo/Financeiro, um Gestor de Contrato e alguns colaboradores do quadro técnico (especialistas), sendo um destes, locado em um determinado contrato de campo e, ainda, o Consultor externo em SGI. Os dados foram coletados por intermédio de fontes bibliográficas, arquivos e registros internos da empresa (procedimentos e documentos do SGI, tais como, pesquisas de satisfação dos clientes, relatórios de análise crítica, planos de treinamentos, relatórios de auditorias interna e externa entre outros) e por intermédios de entrevistas realizadas com os profissionais supracitados. As entrevistas foram direcionadas de acordo com o cargo/função do entrevistado e, consequentemente, o assunto que se pretendia pesquisar. Neste caso, foram direcionados quatro tipos de Questionários além da realização de algumas entrevistas espontâneas. O primeiro foi voltado para obtenção de dados sobre o histórico da implementação do SGI dentro da empresa. O segundo e terceiro formulários distam sobre os procedimentos que visam assegurar que os colaboradores estejam conscientes 12

13 do funcionamento e aplicabilidade do SGI e como funciona a base organizacional, técnica e jurídica do sistema e, o quarto e último, foi voltado para a identificação junto a alguns colaboradores estratégicos do nível de informação que estes possuem e a percepção em relação ao SGI da empresa. O tratamento dos dados foi realizado com base nas entrevistas fazendo um comparativo com alguns procedimentos, tais como: Competência de Pessoal, Identificação e Acesso à Legislação e Requisitos Aplicáveis, Gestão Ambiental e Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional e o Manual do Sistema de Gestão de Integrada, com uma análise baseada nos requisitos das normas ISO e OHSAS A evolução do SGI dentro da empresa foi descrita de acordo com os dados obtidos nos questionários destinados a Alta Diretoria, ao Consultor e a Gerente de SGI. Já o envolvimento dos colaboradores perante o SGI foi analisado de acordo com os dados obtidos em seus respectivos questionários e interpretação de alguns procedimentos da empresa voltados para este fim. 4. Resultados Em abril de 2005 a empresa iniciou o processo de implantação do seu Sistema de Gestão Integrada, tendo sua certificação concebida em dezembro deste mesmo ano. A Figura 05 representa as etapas de implantação do SGI durante este período. Figura 05 - Passos para certificação do SGI da SPEC. Fonte: Apresentação do SGI da SPEC, Após definição da equipe facilitadora, o primeiro passo foi a definição da organização da empresa e de seus processos, seguido a definição da política de Qualidade, Meio Ambiente e SSO. Em seguida definiu-se o escopo de serviços da SPEC que passariam pelo processo de certificação. Com isso foi possível estabelecer os objetivos mensuráveis com seus indicadores e metas a serem alcançadas. Com os objetivos traçados, o próximo passo foi a elaboração dos procedimentos e as instruções de trabalho, o levantamento dos aspectos e impactos ambientais e o levantamento 13

14 dos perigos/riscos à SSO. A identificação dos requisitos legais que devem ser cumpridos foi o passo seguinte. Por intermédios de palestras e treinamentos iniciou-se a fase de convencimento dos colaboradores para adesão a nova política de gestão da empresa. Foi aplicado também o programa 5S 3, no qual realizou-se uma vistoria com registros fotográficos, e um diagnóstico do escritório central. Depois da implantação do planejamento do SGI realizou-se uma auditoria interna que após a verificação final e os ajustes necessários, ocorreu a auditoria de certificação. De 2006 a 2008, seguindo o protocolo do Sistema implantado, ocorreram semestralmente as auditorias de manutenção tendo em cada final de ano a auditoria de manutenção de sua certificação. No final de 2008 após três anos de certificação outro marco histórico da evolução do SGI da empresa em estudo, foi a recertificação do Sistema que foi conquistada através de auditoria externa realizada pela empresa certificadora BVC. 4.1 A política de qualidade, meio ambiente, segurança e saúde ocupacional da SPEC O SGI está baseado na definição da política de gestão da empresa. Esta política foi elaborada pela Alta Diretoria da empresa contando com a colaboração da equipe facilitadora do processo de implantação do SGI em 2005, tendo sua primeira revisão pouco antes do processo de recertificação ocorrido no final de Com base na política e seus respectivos objetivos, o SGI da SPEC foi planejado e implantado. Após três anos de certificação a política da empresa foi revisada, sendo este um indício da manutenção do Sistema na busca da melhoria contínua. Dentre as premissas da Política de Qualidade, Meio Ambiente, Segurança e Saúde Ocupacional (PQMSSO) da empresa destaca-se o comprometimento com a melhoria contínua do seu SGI, o atendimento da legislação e outros requisitos aplicáveis, a prevenção de lesões e problemas de saúde e desempenho de segurança e saúde ocupacional e a prevenção da poluição nas suas atividades e nos seus produtos e serviços, sendo estes, requisitos básicos e essenciais para uma política integrada de gestão ambiental e segurança e saúde ocupacional. Observa-se que o comprometimento com a melhoria contínua do SGI é um objetivo comum que atende os requisitos das normas de gestão de qualidade, ambiental e de segurança e saúde ocupacional. Como estas normas ISO 9001 e e a OHSAS foram elaboradas com base no mesmo princípio, os requisitos das mesmas são compatíveis no intuito de facilitar a implantação de um Sistema de Gestão de Qualidade, Meio Ambiente e Segurança de maneira integrada. 3 Ferramenta de gestão criada no Japão após a segunda Guerra Mundial, na busca da qualidade total para reconstrução da sua nação, sendo os 5S s: Senso de Utilização, Senso de Ordenação, Senso de Limpeza, Senso de Saúde e Senso de Autodisciplina. A denominação 5S s é devido as cinco atividades seqüenciais e cíclicas iniciadas pela letra s, quando nomeadas em japonês. São elas: SEIRI, SEITON, SEISOU, SEIKETSU, E SHITSUKE. 14

15 4.2 Manual do sistema de gestão integrada Este manual apresenta o escopo e abrangência do SGI, a política de QMSSO, os seus elementos e requisitos, o sistema de gestão integrada propriamente dito, as responsabilidades da direção, operação e controle operacional, medição, analise e melhoria. Os procedimentos do Sistema de Gestão Integrada da SPEC são detalhados nos seguintes documentos: - GI-250-Q-PS-I Controle de Documentos e Dados; - GI-250-Q-PS-I Controle de Registros; - GI-250-Q-PS-I Controle de Produto Não Conforme e Reclamação de Clientes; - GI-250-Q-PS-I Ação Preventiva, Ação Corretiva e Melhorias; - GI-250-Q-PS-I Análise Crítica do Sistema de Gestão Integrada; - GI-250-Q-PS-I Auditorias Internas do Sistema de Gestão Integrada; - GI-250-Q-PS-I Codificação de Documentos; - GI-250-Q-PS-I Planejamento Integrado de Gestão de Contratos; - GI-250-Q-PS-I Gestão de Contratos; - GI-250-Q-PS-I Competência de Pessoal; - GI-250-Q-PS-I Identificação e Acesso à Legislação e Requisitos Aplicáveis; - GI-250-Q-PS-I Gestão Ambiental; - GI-250-Q-PS-I Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional; - GI-250-Q-PS-I Guarda de Informação em Meio Digital; - GI-250-Q-PS-I Compras e Contratações; - GI-250-Q-PS-I Desenvolvimento de Projetos e Estudos de Engenharia; - GI-250-Q-PS-I Desenvolvimento de Serviços de Gerenciamento; - GI-250-Q-PS-I Propostas e Contratos; - GI-250-Q-PS-I Pesquisa de Satisfação de Clientes. Levando em consideração o Ciclo PDCA, dando ênfase ao SGA e ao SGSSO para a fase de planejamento, a identificação dos aspectos e impactos ambientais e dos perigos e riscos foi realizada nas seguintes situações: - Dos aspectos e impactos ambientais passados, relativos à antes da implantação do Sistema de Gestão Integrada, ou antes de uma operação de um novo serviço externo que possa conter alguma contaminação ou passivo ambiental; 15

16 - Dos aspectos e impactos ambientais atuais, relativos à situação vigente nas áreas e atividades da matriz e serviços esternos; - Dos aspectos e impactos ambientais futuros relativos a planejamento de mudanças que possam envolver novos aspectos ambientais ou modificação dos impactos relativos a aspectos ambientais já identificados e controlados, no planejamento de novos serviços externos e na identificação de dados de entrada e análise crítica de projetos; - Agentes físicos, químicos, biológicos, ergonômicos, fatores que provocam acidentes, riscos de incêndios e comportamento, capacidade e fatores humanos. Para identificação e levantamento dos aspectos e impactos ambientais primeiramente foram delimitadas as áreas de serviços e seus respectivos responsáveis. Para cada área são identificados os processos que nela acontecem. Em seguida, para cada processo foram identificadas as atividades, que por sua vez são avaliadas em relação ao número de funções, cargos ou colaboradores expostos na atividade. São identificados também as entradas e saídas (insumos, produtos, resíduos) na atividade. A identificação dos aspectos ambientais foi feita por intermédio da identificação e levantamento das entradas e saídas de cada atividade. Todos os aspectos ambientais devem ser registrados, mesmo que se saiba que já são controlados ou que apresentam baixa magnitude e pequena probabilidade ou freqüência de ocorrência. Já os impactos são identificados a partir do levantamento de cada aspecto identificado. Com isso foi elaborado uma planilha de levantamento de aspectos e impactos. Nesta planilha são consideradas as seguintes situações: - Temporalidade: Passado / Presente / Futuro; - Campo: Áreas de serviços; - Identificação dos aspectos ambientais; - Identificação dos impactos ambientais; - Escala de abrangência dos impactos ambientais: Baixa / Média / Alta; - Classificação dos impactos ambientais: Adverso / Benéfico; - Severidade: Baixa / Média / Alta; - Freqüência (situação operacional) ou Probabilidade (situação operacional não planejada): Baixa / Média / Alta; - Incidência: Direta / Indireta; - Significância: Sim / Não. Nesta planilha é determinado o grau de importância, considerando uma estimativa de risco da ocorrência do impacto ambiental, calculada de acordo com a situação operacional. Para identificação dos perigos e riscos também foi elaborado uma planilha contendo os seguintes campos: - Danos a segurança e saúde ocupacional; - Severidade: Baixa / Média / Alta; - Situação operacional: Planejada / Não Planejada; 16

17 - Nível de mitigação (envolve avaliação do equipamento, método e pessoal): Efetivo / Implantado / Documentado / Informal; - Probabilidade: Baixa / Média /Alta; - Nível de risco: Baixa / Média /Alta; - Significância: Sim / Não. Para os impactos e riscos considerados significantes é estabelecido um Plano de Atendimento à Emergência (P. A. E.) e Plano da Ação Emergencial (P. A. E.) que serão detalhados no item 4.6. Ainda para a fase de planejamento foi criado o procedimento para identificação e acesso a legislação e outros requisitos aplicáveis. Este procedimento mantém um sistema para identificação e atualização dos requisitos da legislação aplicável aos seus produtos, serviços e atividades, com base nos levantamentos de aspectos, impactos, perigos e riscos. Esta documentação é mantida disponível e atualizada para os colaboradores da empresa. As adequações das atualizações de acordo com os processos e atividades da empresa são realizadas através de uma consultoria especializada sob a responsabilidade da Gerência de Gestão Integrada que controlam um programa via internet, chamado SOGI (Sistema Operacional de Gestão Integrada). Este sistema contém ferramentas de gestão empresarial, seja de qualidade, meio ambiente, segurança e saúde ocupacional. Dentre estas ferramentas existe o programa GAIA, o qual monitora os aspectos e impactos / perigos e riscos, e o programa LIRA (Lista Interna de Requisitos Aplicáveis), que proporciona a verificação da conformidade legal da organização, mantendo as planilhas sempre atualizadas a medida que as mesmas são alimentadas com novas atividades e/ou processos. Para a fase de implementação e operação destaca-se no Manual do SGI a responsabilidade da direção que determina que a implantação, manutenção e melhoria contínua seja também um compromisso de todos os seus colaboradores, estando a direção da empresa comprometida em disponibilizar os recurssos necessários para que isso ocorra. As outras responsabilidades e autoridades também são delimitadas no Manual. A Diretoria da SPEC designou a Gerente de Gestão Integrada como Representante da Direção (RD) para o Sistema de Gestão de Qualidade e Meio Ambiente. Já para o Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional, atedendo o requisito da OHSAS 18001, a Diretoria da SPEC designou o Diretor de Operações como RD com a subordinação da Gerente de Gestão Integrada. De acordo com o Manual do SGI, ambos representantes têm responsabilidade e autoridade para assegurar, através de orientação, suporte e monitoramento, que os processos do SGI sejam estabelecidos, implementados, mantidos e continuamente melhorados. Também é de resposabilidade destes representantes relatar à direção da empresa o desempenho do SGI, as necessidades de recursos para sua implementação e manutenção, as oportunidades de 17

18 melhoria e ainda assegurar em toda empresa, a conscientização sobre os requisitos dos clientes e das partes interessadas. Considerando ainda a fase de planjamento os procedimentos para gestão ambiental e para gestão de segurança e saúde ocupacional definem a metodologia da SPEC para implantação e manutenção dos Sistemas de Gestão Ambiental e Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional. Na fase de implantação esses procedimentos são aplicados de forma integrada com a gestão da qualidade no que diz respeito ao treinamento, consientização e competência dos colaboradores, conforme procedimento, Competência de Pessoal. 4.3 Treinamento, conscientização e competência Para a fase de implantação e operação do SGI, a SPEC elaborou o procedimento Competência de Pessoal. Este procedimento foi criado para determinar as competências necessárias para o pessoal que executa trabalhos que afetam a qualidade dos produtos e serviços da empresa. Com isso espera-se assegurar a conscientização de todo o pessoal para importância das suas atividades e sua contribuição para o SGI. O procedimento estabelece a sistemática de treinamentos e a realização de outras ações que visam atender as necessidades de competência do pessoal. Todo treinamento realizado passa por uma avaliação para verificação da eficácia das ações executadas. Em atendimento a NBR ISO 9001 (2004), o procedimento Competência de Pessoal aborda as seguintes definições: a) Competência: Capacidade demonstrada para aplicar conhecimentos e habilidades; b) Educação: Escolaridade e formação de cada colaborador; c) Treinamento: Atividade de formação ou de aumento da competência de colaboradores; d) Habilidade: Capacidade específica necessária para e a realização de uma determinada atividade; e) Experiência: Tempo ou intensidade vivenciada pelo profissional em determinada função ou atividade; f) Função: Atividade realizada por profissional cujas tarefas e respectivas competências necessárias para realizá-las são conhecidas. Com base nestas definições, para cada cargo/função existente na empresa ou a ser criado, é determinada por este procedimento a competência necessária para ocupação da vaga. Todos os registros de competência de cada profissional são mantidos no Departamento Pessoal, onde são revisados anualmente, de forma que os colaboradores encaminhem novos registros de aprimoramento profissional que forem realizados durante este período. 18

19 A SPEC mantém um Plano Anual de Treinamento. Este plano deve ser emitido nos primeiros meses do ano vigente pela área de Recursos Humanos (RH), após a aprovação da Diretoria. Os tipos de treinamentos são classificados da seguinte forma: 1. Treinamento Introdutório; 2. Treinamento nos assuntos relacionados ao SGI; 3. Treinamento externo de aprimoramento de competência; 4. Treinamento externo através da participação de eventos. De acordo com o procedimento Competência de Pessoal, o Plano Anual de Treinamento deve ser atualizado, no mínimo a cada semestre e o monitoramento da execução dos treinamentos planejados deverá ser realizado trimestralmente. O Plano Anual de Treinamento deve contemplar o treinamento sobre as questões ambientais e de segurança e saúde ocupacional, prevendo a divulgação dos perigos e riscos para os colaboradores, assim como a conscientização dos aspectos e possíveis impactos que cada um destes poderá gerar durante o exercício de suas atividades. Deve também divulgar os objetivos e metas estabelecidos para a gestão ambiental e de SSO. Os Planos de Atendimento à Emergências em caso de acidentes ou ocorrência de algum impacto ambiental de severidade considerada deverão está bem difundidos na equipe de trabalho, cujo suas atividades são eminentes a estes riscos. 4.4 Consulta e comunicação As comunicações formais são diciplinadas através de comunicações internas, seguindo o padrão de procedimento específico e são vinculadas através da Intranet. Outra ferramenta de comunicação são os murais de gestão a vista. A comunicação da empresa abrange a divulgação da eficácia do SGI, informações relativas à qualidade, meio ambiente, segurança e saúde ocupacional. A comunicação sempre que aplicável também e dada a comunidade envolvida com aspectos e perigos decorrentes de atividades geradas pela empresa. A divulgação dos aspectos significativos ocorre quando solicitado formalmente por parte interessada externa, sendo este pedido, necessárimanete formalizado por escrito e apresentado os motivos da solicitação. Neste caso cabe a Diretoria decidir ou não pelo fornecimento da informação. Em relação as consultas, os colaboradores participam da indentificação dos perigos, da avaliação de risco e na determinação de controles relacionados à segurança e saúde ocupacional. Conforme descrito no procedimento de Gestão Ambiental, os procedimentos e formas de consulta e comunicação com o cliente, colaboradores, comunidade (quando necessário) e outras partes interessadas devem ser planejadas de acordo com as informações do procedimento, Planejamento Integrado de Gestão de Contratos. 19

20 Este procedimento tem o objetivo de padronizar uma metodologia de aplicação do SGI para cada contrato externo, seguindo os mesmos preceitos do Manual da empresa, porém adaptandos-se a cada realidade. Para cada contrato então deve ser elaborado com base neste procedimento um Plano Gestão Integrada (PGI), sendo o Gestor do contrato o responsável por sua elaboração, tendo o suporte sempre que necessário da Gerência de Gestão Integrada. 4.5 Controle de documentos O procedimento de controle de documentos e dados descreve a sistemática utilizada para emissão, análise crítica, aprovação, controle, atualização, revisão, distribuição e arquivamento de documentos, conforma requisitos do SGI, visando assegurar que estes documentos estejam disponíveis nos locais necessários, e disponíveis protamente as partes interessadas, havendo um contole quanto sua origem, atualização e validade. Aprovação dos mesmos é realizada por pessoal autorizado e qualificado. 4.6 Controle operacional e preparação e atendimento a emergências Para cada atividade associada aos perigos e riscos e aspectos ambientais significativos devem conter seus respectivos controles operacionais conforme planos de atendimento a emergências. Este plano contém os seguintes indicativos: - Responsabilidades; - Alarmes sonoros e /ou visuais (quando aplicável); - Metodologia de comunicação em cada tipo de emergência; - Recursos para atendimentos de emergências; - Inventário de produtos e atividades perigosas que possam causar poluição e/ou danos a saúde; - Detalhamento das ações em cada situação. Existe também na empresa um documento instrutivo para o gerenciamento de resíduos, bem como um Plano de Gerenciamento de Resíduos (PGR) da Sede. Para cada contrato cujo haja atividades externas, também deverá ser elaborado um PGR que será parte integrante do Plano de Gestão Integrada. Outros registros que compravam o controle operacional são as fichas de inspeção dos filtros de ar condicionados, dos extintores de incêndios, a lista de check list dos veículos, resumo estatístico dos acidentes de trabalho, o monitoramento e atualização dos Programa de Prevenção aos Riscos Ambientais (PPRA) e Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO), tanto para a Sede, tanto para os contratos externos, os Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), tanto admissional, quanto demissional e as fichas de controle de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) conforme requeridos nos PPRAs. Para cada controle é determinado uma periodicidade de averiguação e seu respectivo responsável no qual os registros devem ser mantidos. 4.7 Monitoramento e medição e mensuração do desempenho Para a etapa de verificação a empresa possui os seguintes procedimentos: 20

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