UNIVERSIDADE DO PLANALTO CATARINENSE PRÓ-REITORIA DE ENSINO RELATÓRIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO

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1 UNIVERSIDADE DO PLANALTO CATARINENSE PRÓ-REITORIA DE ENSINO RELATÓRIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO GESTÃO MATRICIAL DE DESVIOS DE CUSTOS VARIÁVEIS EM MATERIAIS AUXILIARES DE PROCESSO NA EMPRESA KLABIN SA ANTONIO CARLOS KÜLL JÚNIOR LAGES (SC) 2016

2 1 ANTONIO CARLOS KÜLL JÚNIOR GESTÃO MATRICIAL DE DESVIOS DE CUSTOS VARIÁVEIS EM MATERIAIS AUXILIARES DE PROCESSO NA EMPRESA KLABIN SA Relatório de estágio supervisionado, apresentada ao Curso de Engenharia de Produção da Universidade do Planalto Catarinense como requisito para obtenção do título de bacharel em Engenharia de Produção. Orientador: Sc. Ricardo Farias Ferreira LAGES (SC) 2016

3 2 TERMO DE AVALIAÇÃO ANTONIO CARLOS KÜLL JÚNIOR GESTÃO MATRICIAL DE DESVIOS DE CUSTOS VARIÁVEIS EM MATERIAIS AUXILIARES DE PROCESSO NA EMPRESA KLABIN SA Relatório apresentado como requisito indispensável para a aprovação do Estágio Supervisionado, de acordo com o Regulamento de Estágio Supervisionado do Curso de Engenharia de Produção. Conceito: Data: / / Orientador: Ricardo Farias Ferreira Data: / / Supervisor de Estágio: Carlos Eduardo de Liz

4 3 IDENTIFICAÇÃO Nome da Empresa: Klabin SA. Endereço: Av. Olinkraft, 6602 CEP Bairro Igaras Otacílio Costa SC. CNPJ: / Ramo de atividade: Papel e Celulose Orientador: Ricardo Farias Ferreira Período de Realização: 26/09/2016 a 08/11/2016. Duração: 43 dias. Carga Horária: 180 horas.

5 4 SUMÁRIO IDENTIFICAÇÃO... 3 LISTA DE FIGURAS... 6 LISTA DE TABELAS... 7 LISTA DE GRÁFICOS... 8 APRESENTAÇÃO DEFINIÇÃO DO PROBLEMA OU OPORTUNIDADE CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO E SEU AMBIENTE SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA Dados e/ou Informações que Dimensionam a Problemática (desvio de custos no pacote de materiais auxiliares) Limites do Projeto OBJETIVOS Objetivo Geral Objetivos Específicos JUSTIFICATIVA Oportunidade do projeto Viabilidade do projeto Importância do Projeto REVISÃO LITERÁRIA GESTÃO DE CUSTOS Gerenciamento Matricial de Despesas METODOLOGIA DELINEAMENTO DA PESQUISA DEFINIÇÃO DA ÁREA OU POPULAÇÃO-ALVO DO ESTUDO PLANOS E INSTRUMENTOS DE COLETA PLANO DE ANÁLISE DE DADOS ANÁLISE... 19

6 CLASSIFICAÇÃO DOS DADOS COLETADOS LEVANTAMENTO DA SITUAÇÃO ATUAL ESTUDO DOS DESVIOS ANÁLISE DE CAUSAS Identificação das causas raízes PLANO DE AÇÃO RESULTADOS CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 31

7 6 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Bobina com proposta de embalamento Figura 2 de solicitação de teste de bobina com tubete de 10mm... 28

8 7 LISTA DE TABELAS Tabela 1 Análise 5 porquês dos desvios do pacote Tabela 2 Planilha 5W2H para tratativas dos desvios Tabela 3 Custo de embalagem por caminhão Tabela 4 Cronograma de fabricação do rolo da segunda prensa da MP

9 8 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 Pareto de custo subgrupo Embalagens Gráfico 2 Pareto de custo subgrupo Materiais Auxiliares de Processo Gráfico 3 Pareto de custo subgrupo Vestimentas Gráfico 4 Levantamento de custos históricos com embalagens (R$/ton de papel)... 24

10 9 APRESENTAÇÃO Empresas independentemente do ramo de atuação estão cada vez mais dinâmicas, visando à lucratividade e pela influencia do mercado consumidor, o qual está cada vez mais exigente, tanto com sua metodologia de vendas, quanto com a sua força produtiva. Não existem mais espaços para erros, tão pouco segundas chances, de forma que é impreterível que todos os segmentos de uma empresa, seja ela pequena, média ou até mesmo multinacional, estejam monitorados. Deste modo quaisquer inovações na estratégia de empresa pode se tornar uma vantagem competitiva em potencial, dentre estas vantagens competitivas podemos citar os agentes logísticos, seus custos e benefícios no caso de correta aplicação. Dentre as atividades logísticas, o controle de estoque vem mostrando cada vez mais a sua importância nos processos gerenciais das empresas, desde o balanço patrimonial até a tomada de decisão quanto ao planejamento e controle de produção.

11 10 1. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA OU OPORTUNIDADE 1.1. CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO E SEU AMBIENTE A fábrica Klabin SA, unidade de Otacílio Costa, está situada na Avenida Olinkraft, nº 6602 no bairro Igaras do município. Passou por vários grupos de investidores até ser adquirida pelo grupo Klabin em Atua no mercado de papel marrom (Kraft), utilizado para a confecção de embalagens de papelão ondulado, produzindo cerca de toneladas de papel por ano. A empresa exerce grande impacto na arrecadação do município de Otacílio Costa, gerando impostos e empregos para a cidade, atualmente com mais de funcionários próprios contratados. Em sua área produtiva, a empresa conta com uma área de cozimento em bateladas com um grupo de sete digestores, e três máquinas de papel (Máquinas 11, 12 e 13) sendo estas com a produção diária de, respectivamente, 100, 200 e 700 toneladas de papel por dia.

12 SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA Dados e/ou Informações que Dimensionam a Problemática (desvio de custos no pacote de materiais auxiliares) Na situação apresentada no momento da definição do projeto, o pacote de custos de materiais auxiliares de processo encontra-se com um saldo de 6,9% acima dos valores orçados para o período Limites do Projeto O estudo decorrente ao estágio curricular limita-se ao levantamento e análise dos consumos dos componentes do pacote de custos, implementação de ferramentas para detalhamento dos desvios e ciclo PDCA para tratativas.

13 OBJETIVOS Objetivo Geral Recuperar o desvio no pacote de custos no ano de Objetivos Específicos a) Mapear todos os materiais orçados e dividir por categorias. b) Identificar desvios em consumo, preço, desperdício e acidentes. c) Rodar o ciclo PDCA para tratativa JUSTIFICATIVA

14 13 Em momentos de crise e recessão econômica, tal qual o Brasil enfrenta nos tempos atuais, o ramo industrial precisa se manter competitivo e sólido, mesmo com o volume de vendas, em alguns casos, reduzido. Desta forma, se faz necessário direcionar a visão estratégica para o controle de despesas e custos de produção, a fim de manter a lucratividade do negócio sem grandes impactos no preço do produto final. Assim, torna-se ainda mais importante o cumprimento orçamentário previsto em cada setor da empresa, reduzindo desperdícios e otimizando a utilização dos insumos utilizados para a fabricação Oportunidade do projeto Através dos resultados de custos variáveis com Materiais Auxiliares de Processo, identificou-se um potencial de redução dos desvios com relação ao orçamento de 2016, onde o pacote atualmente encontra-se em 6,9% acima do previsto Viabilidade do projeto Por tratar-se de uma vasta gama de materiais, é possível a recuperação dos desvios desde que sejam adotadas estratégias de controle e otimização, analisando cada componente do pacote detalhadamente e avaliando a possibilidade de ganhos em preço e consumo específico de cada material Importância do Projeto

15 14 O projeto tem grande importância no resultado final da unidade no exercício do ano de 2016, levando em consideração a meta de EBITDA ao fim do período que envolve os saldos de vendas realizadas, contratos efetuados e custos fixos e variáveis, assim atingindo o crescimento previsto pelos acionistas da companhia.

16 15 2. REVISÃO LITERÁRIA 2.1. GESTÃO DE CUSTOS Com a grande competitividade e preços controlados pelo mercado, a gestão de custos de uma indústria se faz instrumento determinante para definir a lucratividade do negócio, desta forma, se faz necessária a definição de um sólido orçamento e um futuro controle deste. Leite et al. (2007) ressaltam que com o crescimento das atividades da empresa os planejamentos informais deixam de ser suficientes, quando então se torna necessário um plano formal, um orçamento, que obriga a consideração das metas e objetivos, assim como as maneiras de atingi-los. Este sendo elaborado, parte-se para a fase do controle, como descrito por Moreira (2002, p. 187) os valores apresentados pela Demonstração de Resultados e pelo Balanço Projetado devem ser objeto de análise que vise detectar eventuais erros, otimizar os resultados planejados. Ressalta-se que o planejamento deve ser uma atividade contínua, pois à medida que os resultados vão sendo conhecidos, o plano deve ser revisto para adequar os objetivos e estratégias à realidade verificada. Desta forma, para uma elaboração orçamentária coerente e bem distribuída, tendendo para um controle preciso, com a busca cabível de resultados, é importante que este processo parta de uma visão menos impositiva, de cima para baixo, e sim com de uma maneira mais distribuída, com papéis definidos e atuação de todos os lados Gerenciamento Matricial de Despesas O gerenciamento matricial de despesas consiste em uma estratégia onde os custos são controlados de maneira vertical e horizontal simultaneamente, pelos gestores dos centros de custos, e gestores designados para cada pacote ou classe de despesas.

17 16 Segundo Sá (2015), o Gerenciamento Matricial de Despesas GMD é um método de elaboração e, principalmente, de controle orçamentário baseado em três princípios. Sendo eles: 1. O controle cruzado. Por este princípio as principais despesas são orçadas e controladas, por duas pessoas: o gerente do centro de custos da entidade e o gerente do pacote de gastos; 2. O desdobramento dos gastos. Por este princípio, para a definição das metas, todos os gastos devem ser decompostos ao longo da hierarquia orçamentária até os centros de custos; 3. O acompanhamento sistemático. Por este princípio, os gastos são sistematicamente acompanhados e comparados com as metas, de forma que qualquer desvio observado seja objeto de uma ação corretiva.

18 17 3. METODOLOGIA 3.1. DELINEAMENTO DA PESQUISA Pretende-se com este estudo implantar controle de gastos dentro de um pacote de custos através de análise profunda de todos os materiais cadastrados dentro desta classe de custos, as quantidades e preços orçados para o ano de 2016, o cenário atual real x orçado, e as oportunidades para recuperação dos desvios dentro do ano DEFINIÇÃO DA ÁREA OU POPULAÇÃO-ALVO DO ESTUDO Definiu-se como área de foco para o desenvolvimento do estágio curricular supervisionado o pacote de custos variáveis de Materiais Auxiliares de Processo, que consiste em todos os materiais que entram em contato com a matéria prima e possuem alta taxa de desgaste, com uma ou mais trocas durante um ano PLANOS E INSTRUMENTOS DE COLETA Todas as coletas de dados e amostragens serão através do sistema SAP, onde são efetuadas todas as compras diretas de materiais e reservas de almoxarifado. Estes dados serão separados em classes de custos e períodos, para confrontamento com outras variáveis inerentes ao processo.

19 PLANO DE ANÁLISE DE DADOS As análises de dados serão efetuadas através de dados quantitativos, comparando consumo de materiais versus produção bruta de papel do período, tempo de substituição de materiais, desvios excessivos pontuais e qualidade dos materiais utilizados.

20 19 4. ANÁLISE 4.1. CLASSIFICAÇÃO DOS DADOS COLETADOS O pacote de custos de materiais auxiliares representa uma parcela de 10% do orçamento de custo variável da unidade. Este por associação dos componentes pôde ser dividido em três categorias, em diante chamadas de subclasses. A classificação ocorreu da seguinte forma: Dentro da gama de materiais, pudemos separar na primeira categoria, os tecidos técnicos utilizados no processo de fabricação do papel, os quais são utilizados de três maneiras diferentes. Na primeira parte da máquina de papel, ocorre a formação da folha e etapa de drenagem do excesso de água presente na polpa celulósica. Nesta etapa a massa passa por uma Mesa Plana com caixas de vácuo onde o excesso de água é succionado do composto. Esta é revestida com uma tela de polímero para auxiliar na orientação da folha e drenagem. Após esta etapa, a pasta celulósica, já com menor quantidade de água, passa por uma seção de prensagem, onde esta é submetida à alta pressão exercida por rolos hidráulicos revestidos com um tecido esponjoso para auxiliar no processo de captura da água. Na terceira e última etapa, o papel passa por uma bateria de cilindros superaquecidos com vapor em alta temperatura para realizar o processo de secagem por troca térmica, estes cilindros são revestidos com telas para auxiliar nesta troca e drenar o vapor gerado. Estes materiais foram classificados como o subgrupo de vestimentas. O segundo subgrupo, mais abrangente, compreende os matérias auxiliares de processo fabril, dentre estes correias transportadoras de cavaco, discos de refinadores mecânicos, facas e contra-facas, cordas, raspadores, e demais peças de desgaste. Esta categoria consta com mais de 60 itens distintos.

21 20 O terceiro subgrupo relaciona todos os materiais utilizados no embalamento do produto final, como fitas, etiquetas, plásticos, chapas de papelão, tubetes e todos os itens que irão ao cliente junto às bobinas de papel. Assim, os subgrupos: Vestimentas, Materiais Auxiliares de Processo e Embalagens LEVANTAMENTO DA SITUAÇÃO ATUAL Após definidas as classes, foi iniciado o processo de mapeamento dos custos individuais do primeiro semestre, para que, dentro das subclasses, fossem identificadas as maiores vozes relacionadas aos desvios de custos no pacote. Para isto, utilizou-se do sistema BI (Business Intelligence), onde são lançados mensalmente os resultados de custos da companhia em cada pacote. A fim de entrar ainda mais no detalhe dos desvios, depois de identificados em quantidades financeiras, foram buscados os relatórios de reservas de almoxarifado e compras externas realizadas dentro no mês na classificação contábil do pacote em questão. Assim, pode ser iniciada a classificação dos desvios de acordo com subgrupo e código de material, avaliando assim, as quantidades consumidas de cada item dentro do período ESTUDO DOS DESVIOS Em posse de um sólido banco de dados divididos por períodos, categorias e materiais, comparados ao orçamento do ano nas mesmas dimensões, pôde-se iniciar um estudo sobre os desvios a fim de identificar quais os maiores influenciadores do custo atual. Para esta análise foi utilizada a ferramenta do gráfico de Pareto em cada subclasse.

22 21 Gráfico 1 Pareto de custo subgrupo Embalagens Fonte: SAP/BI Gráfico 2 Pareto de custo subgrupo Materiais Auxiliares de Processo Fonte: SAP/BI

23 22 Gráfico 3 Pareto de custo subgrupo Vestimentas Fonte: SAP/BI Conforme os gráficos acima, podemos perceber que, os principais causadores dos desvios em cada subgrupo são os seguintes: Caixas e Filmes em Embalagens; Facas/Contra-facas e Discos de refinador em Materiais Auxiliares de Processo; Feltros e Telas formadoras em Vestimentas;

24 ANÁLISE DE CAUSAS Com as maiores vozes de desvios identificadas, se deu início à segunda etapa da fase de planejamento. A análise das causas dos desvios nestes materiais. Para este levantamento, foram programados fóruns envolvendo as equipes de produção e manutenção envolvidos nas áreas afins e nestes, buscamos nos relatórios de turnos onde e quando ocorreram as utilizações de materiais auxiliares e vestimentas, avaliadas as condições de tempo de vida programados x realizados e para o caso de embalagens, reuniões com as equipes de qualidade e expedição a fim de avaliar como se comportou o custo com embalamentos de bobinas historicamente na unidade. Após brainstorming foram definidos como principais causadores dos custos além do orçamento os itens/eventos abaixo: Vestimentas: Trocas além do planejado da Tela Formadora e Feltro Tandem da Máquina de Papel 12 Materiais Auxiliares de Processo: Substituição de todo o conjunto de contra-facas da rebobinadeira da Máquina de Papel 13 durante Parada Geral e trocas excedentes dos discos dos refinadores da área de produção de celulose.

25 24 Embalagens Gráfico 4 Levantamento de custos históricos com embalagens (R$/ton de papel) Fonte: SAP/BI Conforme levantamento, percebemos um aumento gradativo no consumo específico com embalagens a partir do mês de Nov/15 saindo de uma média inferior a R$ 1,00/ton para em torno de R$ 1,60/ton Identificação das causas raízes Tendo em mãos os resultados do brainstorming, se deu início a próxima etapa da análise, onde foi utilizada ferramenta 5 porquês para identificar as causas raízes dos problemas em questão. Este levantamento foi realizado envolvendo equipes de produção, qualidade e manutenção em 3 encontros de uma hora.

26 25 Tabela 1 Análise 5 porquês dos desvios do pacote Subgrupo O quê Porquê 1 Porquê 2 Porquê 3 Porquê 4 Embalagens Vestimentas Materiais Auxiliares de Processo Custo excessivo com embalagens Trocas excessivas do feltro Tandem (MP12) Trocas excessivas da tela formadora (MP12) Trocas excessivas dos discos dos refinadores Substituição dos conjuntos de contra-facas (MP13) Utilização de chapas de papelão ondulado entre as bobinas (material de custo elevado) Utilização de chapas de papelão ondulado entre as bobinas (material de custo elevado) Utilizado feltro de maior gramatura, com menor resistência a abrasividade. Acidentes com a vestimenta, ocasionando furo. Após evento de quebra dos discos, os mesmos soltam estilhaços que permanecem nas linhas e prejudicam os demais. Reforma no equipamento (não será realizado dentro de três anos) Evitar que bobinas atritem umas às outras no caminhão Utilização de chapas em sua total extensão Problemas de marcas de prensa no papel Queda de materiais estranhos sobre a mesa Discos atuais com peças fundidas, que facilitam esta queda de materiais. Reclamações de qualidade Rolo da segunda prensa em condições inadequadas ao processo Lavação do piso da máquina com mangueira, direcionando materiais do piso ao processo. Tecnologia antiga, anterior à última reforma. Procedimento não sinaliza que atividade deve ser evitada Porquê Ação Reduzir espessura dos tubetes de 12 para 10 mm para compensar custo com embalamento Cortar chapas para utilizar somente o essencial Realizar troca da furação dos rolos da segunda prensa, permitindo utilização de feltro de maior resistência. Atualizar procedimento para que não se direcione jatos de água às vestimentas Substituir discos atuais por discos soldados Sinalizar necessidade de orçamento do material no ano de 2019

27 PLANO DE AÇÃO Após definidas as ações a serem tomadas, foi criado um plano de ação no formato 5W2H com prazos e responsáveis definidos para a readequação do custo do pacote. Tabela 2 Planilha 5W2H para tratativas dos desvios O que Porquê Quem Quando Onde Como Quanto Custa? Reduzir espessura dos tubetes de 12 para 10 mm para compensar custo com embalamento Para compensar o desvio do custo com embalagens Gestor máquina de papel Out/16 Máquina de acabamento Realizando testes com clientes e sinalizando fornecedor R$ - Cortar chapas para utilizar somente o essencial Para reduzir o consumo de chapas de papelão ondulado Líder expedição Out/16 Expedição Utilizando canivete sem ponta e luva anti-corte R$ - Realizar troca da furação dos rolos da segunda prensa, permitindo utilização de feltro de maior resistência. Para retornar à configuração de feltros com maior resistência Gestor Manutenção Fev/17 Máquina de Papel 12 Solicitação fabricação e realizando testes R$ 380 Mil Atualizar procedimento para que não se direcione jatos de água às vestimentas Para evitar queda de material estranho na mesa plana Gestor máquinas de papel Out/16 Máquinas de papel Revisando o documento R$ - Substituir discos atuais por discos soldados Para evitar contaminação das linhas com estilhaços de discos quebrados Planejamento Manutenção Fev/17 Refinadores máquinas de papel e área de celulose Solicitação fabricação e realizando testes R$ 140 Mil Sinalizar necessidade de orçamento do material no ano de 2019 Para que não haja desvio Gestor do pacote de materiais auxiliares Out/2018 Controladoria Incluindo ao orçamento R$ -

28 27 5. RESULTADOS Durante a realização do projeto, algumas ações puderam ser iniciadas e acompanhadas. Dentre estas, concluída a ação para o corte das chapas de papelão ondulado e também foram iniciados os trabalhos envolvendo as ações de redução da espessura dos tubetes e troca da furação dos rolos da segunda prensa da máquina de papel 12. Seguem evidências abaixo. Figura 1 Bobina com proposta de embalamento Tabela 3 Custo de embalagem por caminhão Foi alterada a forma de embalamento como se percebe na imagem acima, foram utilizadas chapas cortadas e coladas somente nas partes superiores e inferiores da bobina, reduzindo também a utilização de fita adesiva na colagem das chapas; além disso, foi removida também a utilização de filmes plásticos para proteção, reduzindo o custo por caminhão em 31,1%.

29 28 Tabela 4 Cronograma de fabricação do rolo da segunda prensa da MP12 Acima, está o cronograma do projeto de desenvolvimento do novo conceito de revestimento de rolos da segunda prensa da MP12, focado na remoção de marcas no Figura 2 de solicitação de teste de bobina com tubete de 10 mm papel e permitindo a redução da espessura dos feltros, tornando-os mais baratos e com menor perda de material, ocasionando aumento de vida útil.

30 29 Também foi enviada ao cliente Klabin Embalagens Piracicaba bobina com o tubete com menor espessura, para teste em suas máquinas onduladeiras. Os resultados foram satisfatórios, porém precisamos testar produtos de outras gramaturas e em diferentes clientes para formalizarmos a alteração. 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS A gestão de custos de uma empresa de grande porte representa um grande desafio pela vasta gama de itens e variáveis que impactam nos resultados. Portanto, a gestão matricial permite que esta se faça de maneira cruzada, onde duas pessoas olham para o mesmo número e juntas buscam o mesmo resultado, porém cada qual com a sua contribuição singular para que os gastos se reduzam. A utilização das ferramentas da qualidade para elaboração de análises e definição de ações voltadas a custos permite a ampliação da visão do gestor para que se enxergue o mínimo detalhe, e para que as tratativas sejam cada vez mais assertivas e de fácil execução. Durante o trabalho foi percebido que, a partir do momento em que se realiza uma análise aprofundada com qualidade e confiabilidade, a execução das ações se

31 30 mostra mais rápida e os obstáculos se tornam menos significativos, de forma que as ideias são justificadas com maior facilidade e os resultados se mostram alcançáveis. O maior desafio para um gestor de custos está na compreensão dos desvios e conhecimento de todas as variáveis com potencial de exercer gasto. Por isso cabe a este, antes de pensar em cortes ou reduções, um detalhado estudo que permita a todos os envolvidos que enxerguem os mesmos valores, com a mesma interpretação.

32 31 7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS LEITE, R. M.; CLEMENTE, A.; GARCIA R. Análise de Regressão: uma ferramenta para a previsão de vendas. In: 7º Congresso USP de Controladoria e Contabilidade, 2007, São Paulo. Anais..., 2007 MOREIRA, J. C. Orçamento empresarial: manual de elaboração. 5. ed. São Paulo: Atlas, p. SÁ, C. A.; O gerenciamento matricial de despesas. Disponível em: < Acesso em: Ago