Contituição do Colegiado

Transcrição

1 Contituição do Colegiado Indicação de docentes, discentes e representantes da classe profissional Informar os indicados Enviar memorando para a direção do Centro Emissão da portaria

2 Constituição do Núcleo Docente Estruturante Muda a coordenação do curso Solicitar a indicação de membros Expedição de correspondência Emitir portaria Finalizado Alguém saiu do NDE? Encaminhar para os membros Solicitar a indicação de membro substituto Solicitar a substituição para a Direção do Centro Emitir portaria de dispensa Emitir apostila

3 Elaboração do Projeto Pedagógico dos Cursos É criado um novo curso na instituição Identificar as diretrizes curriculares estabelecidas pelo MEC Elaborar Projeto Político Pedagógico Enviar para Colegiado do curso Enviar para CEPE Foi aprovado? Enviar para Conselho do CCSH Foi aprovado? Realizar alterações necessárias Realizar alterações necessárias Foi aprovado? Implantar o Projeto Político Pedagógico Realizar alterações necessárias

4 Eleição do Coordenador Decisão colegiada se realiza a consulta Realizará consulta? Nomear Comissão de Consulta à comunidade acadêmica Elaborar edital Emissão da portaria Divulgar edital no site, e- mail e Facebook Encaminhar ao Colegiado para apreciação Há mais de um candidato? Receber a inscrição dos candidatos à Coordenador Realizar a consulta

5 Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes Finalizado Inep emite portaria com cursos a serem avaliados O curso foi selecionado? Enviar com informações sobre o Enade Verificar no SIE os alunos aptos a realizarem o Enade Pedir para os alunos os documentos em falta A documentação dos alunos está completa? Verificar o cadastro do aluno Participar do seminário da PROPLAN Criar login no portal do Enade Fazer cadastro no portal do Enade Responder questionário Acessar o portal do Enade Comunicar os alunos que eles estão inscritos Inscrever os alunos no portal do Enade Divulgar local de prova do aluno Aguardar aplicação do Enade Divulgar a prova e o gabarito Responder questionário no portal do Enade Divulgar resultados do Enade Compilar dados das provas

6 Reunião do Colegiado Solicitação de Reunião do Colegiado Elaborar memorando convocando colegiado Enviar memorando Divulgação da ata no site do Curso Elaborar ata da reunião Realizar reunião

7 Revisão do Projeto Político Pedagógico dos Cursos São alteradas as diretrizes curriculares do curso pelo MEC Identificar as alterações necessárias no Projeto Político Pedagógico Atualizar Projeto Político Pedagógico Enviar para Colegiado do curso Enviar para CEPE Foi aprovado? Enviar para Conselho do CCSH Foi aprovado? Realizar alterações necessárias Realizar alterações necessárias Foi aprovado? Implantar o novo Projeto Político Pedagógico Realizar alterações necessárias

8 Acompanhamento da Vida Acadêmica dos Alunos Um aluno chega até a secretaria para pedir informações Acessar o SIE Verificar a integralização curricular do aluno Dar informações sobre a situação do aluno

9 Atendimento ao Público Alguém entra em contato com a secretaria do curso O contato é telefônco? Atender o telefone cordialmente Apresentar-se como secretaria do curso Atender a pessoa cordialmente Suprir a necessidade do solicitante conforme o possível O atendimento refere-se ao curso/ secretaria? Informar onde deve-se ligar ou o solicitado na ligação

10 Atualização do Site e Mídias Sociais do Curso Divulgação de notícias referentes ao curso Divulgar no site do curso Divulgação pelo Facebook

11 Compra de Material Permanente É liberado o orçamento para o curso Pedir para o coordenador quais são as necessidades de material permanente Aguardar resposta Fazer planilha com os itens Finalizado É urgente a aquisição de um item? Verificar as prioridades com o coordenador Todos os itens podem ser comprados? Compra com cartão corporativo Empenho

12 Controle das Finanças Envio da dotação orçamentária para o curso Verificar qual a fonte do capital Verificar possibilidades de transformação de capital Priorizar gastos Controle dos gastos Executar compra Solicitar compra

13 Controle do Patrimônio Controle dos bens na planilha Há alguma solicitação? Atualização da planilha de controle dos bens Procurar pelo bem

14 Empenho Ordinário Empenho Ordinário Coletar dados para o empenho Preencher dados no SIE Tramitar para o NECO Cadastrar empenho no SIAFI Encaminhar ao DCF Os dados estão corretos? Conferir os dados Repassar empenho à empresa responsável Autorização concedida à empresa responsável pelo serviço

15 Expedição de Correspondência Expedição de correspondência Elaborar o documento É Memorando, ofício ou ordem de serviço? Verificar a numeração na planilha de controle A correspondência será entregue em mãos? A correspondência é externa à instituição? Fazer uma cópia/ digitalização do documento Numerar o documento Protocolo de saída Enviar correspondência Compra com cartão corporativo Finalizado Foi feito protocolo? Fazer uma cópia/ digitalização do protocolo Arquivar

16 Organização e Controle do Arquivo Permanente Recebimento ou expedição de arquivo Arquivar

17 Organização de Eventos Haverá a realização de um evento Elaborar o projeto do evento Abrir as inscrições Providenciar os itens necessários Registrar no SIE o projeto O evento emitirá certificados? Aguardar o término do evento É preciso comprar algo? Enviar para o CPD o modelo de certificado e a lista de participantes Finalizado Empenho Aguardar o CPD enviar link dos certificados Enviar com o link para os participantes do evento Disponibilizar link no site do CCSH

18 Recebimento de Correspondência Pegar malote na Direção do CCSH Alguém envia alguma correspondência à secretaria do curso A entrega é feita na sala? É preciso assinar protocolo? Assinar protocolo Arquivar Verificar o conteúdo

19 Ajuste de Matrícula Entrega do formulário de Ajuste de Matrícula Verificar os dados preenchidos Entregar comprovante Informar o aluno Os dados estão corretos? Ajuste de matrícula realizado no SIE Aguardar prazo final Organizar formulários

20 Aluno Especial II Comunicar o solicitante Alguém deseja efetuar matrícula na categoria de Aluno Especial II Apresentar documentação junto à coordenação do curso A documentação está correta? Preencher requerimento O solicitante está apto à cursar a disciplina? Há disponibilidade de vagas? Comparecer no DERCA Expedição de correspondência Indeferir Deferir Divulgar relação dos candidatos deferidos Aguardar o término do prazo de arquivamento da documentação, segundo o edital Triturar documentação

21 Aproveitamento de Atividade Complementar de Entrega do formulário de Aproveitamento de ACG s Graduação Verificar os dados preenchidos Entregar comprovante Informar o aluno Os dados estão corretos? Informar o aluno Os comprovantes estão anexados? Informar o aluno Foi aprovado? Enviar formulário para Colegiado Registrar no SIE Arquivar

22 Aproveitamento de Disciplina Entrega do Formulário de Aproveitamento de Disciplina Verificar os dados preenchidos Entregar comprovante Abrir o Banco de Dispensa de Disciplina Registro de aproveitamento Assinar formulário É equivalente? A disciplina está no banco? Informar o aluno Encaminhar formulário para o Professor responsável pela disciplina Analisar a solicitação Informar o aluno Encaminhar para a Coordenação Registro de aproveitamento Assinar formulário É equivalente? Incluir no Banco de Dispensa de Disciplina

23 Bolsa Formação Chega uma solicitação de bolsa formação Apresentar requerimento e comprovante de aceite do trabalho Encaminhar requerimento para Direção e comprovante para coordenação Analisar o requerimento Empenho Expedição de correspondência O requerimento foi aprovado? Aguardar retorno da direção Atualizar planilha de controle do orçamento O aluno foi ao evento? Entregar cópia do certificado de participação Comunicar o aluno Encaminhar GRU ao solicitante Gerar GRU Arquivar Pagar GRU Apresentar comprovante do pagamento na secretaria do curso Encaminhar comprovante para o Financeiro

24 Execução e Controle de Estágio Extracurricular Algum aluno deseja fazer estágio extracurricular Entregar documentos na coordenação do curso Encaminhar para Comissão de Estágio Estar ciente do processo Enviar processo ao coordenador do curso Os documentos estão corretos? Comunicar o aluno Elaborar carta de apresentação Enviar informações dos estágios para órgão regulamentador Aguardar término do período de estágio Entregar formulário do CIEE-RS para o aluno Arquivar Encaminhar formulário para o Supervisor Acadêmico Entregar formulário para a Comissão de Estágios Preencher formulário

25 Divulgação de Intercâmbio Envio do edital de intercâmbio Divulgação do edital nas mídias sociais do curso

26 Divulgação de Oportunidades Surge a necessidade de divulgar alguma oportunidade Enviar para os alunos É preciso de alguma arte gráfica? Entrar em contato com o NDI Divulgar nas mídias sociais do curso Empenho É preciso comprar algum material para divulgação? Solicitar a divulgação na página da UFSM

27 Execução de Ingresso/Reingresso Entrega da planilha com número de vagas disponíveis no curso Convocar o Colegiado Elaborar critérios inerentes às vagas Encaminhar os critérios para o DERCA Elaborar ata da reunião Reunir a banca Receber documentação dos candidatos Divulgar o edital Encaminhar ata para o DERCA Divulgação dos selecionados

28 Execução de Mobilidade Acadêmica Entrega da Solicitação de Mobilidade Acadêmica Entrega do plano de estudo da instituição de interesse Verificar compatibilidade Informar aluno se há compatibilidade

29 Formatura Inicia o semestre Pedir documentos e tipo de formatura para os possíveis formandos Enviar a lista de possíveis formandos e documentos para o DERCA Comunicar o Gabinete do Reitor Formatura de Gabinete Qual o tipo de formatura? Haverá formatura? Formatura Solene Expedição de correspondência

30 Formatura Solene Formatura Solene Pedir para os formandos o que foi definido Há mestre de cerimônia? Providenciar alguém da instituição para ser o mestre de cerimônia Mandar cerimonial para revisão Providenciar Juramentista Elaborar a sequência de falas Dar instruções aos formandos conforme a necessidade Aguardar a formatura Fazer a ata Fazer extrato da ata Expedição de correspondência Arquivar Retirar no DERCA certificado de conclusão e diploma

31 Formatura de Gabinete Formatura de Gabinete Solicitar reserva de espaço físico Dar instruções aos formandos conforme a necessidade Elaborar sequência de falas Fazer a ata Introduzir as falas Aguardar a formatura Providenciar Juramentista Fazer extrato da ata Expedição de correspondência Retirar no DERCA certificado de conclusão e diploma Arquivar

32 Solicitação de Disciplina Extracurricular Publicação da grade curricular no site Entregar a Solicitação de Matrícula Entregar comprovante Solicitação de matrícula no curso que oferta a disciplina Assinar a Solicitação A disciplina está na grade? Solicitação de inclusão de disciplina na grade curricular

33 Solicitação de Inclusão de Disciplina Extracurricular Solicitação de inclusão de disciplina extracurricular na grade curricular Entregar o programa da disciplina e a solicitação Convocar o colegiado Analisar a solicitação Informar o aluno Foi aprovada? Inclusão da disciplina na grade curricular Enviar memorando para o DERCA Elaborar memorando solicitando a inclusão

34 Regime de Exercício Domiciliares Surge a necessidade de um aluno entrar no regime de exercícios domiciliares Abrir processo no DAG Apresentar requerimento Encaminhar o processo para a coordenação do curso O Regime foi concedido? Enviar o parecer à Coordenação do Curso Emitir parecer Encaminhar para a Perícia Médica Avisar o aluno para entrar em contato com os professores Comunicar departamento envolvido com o solicitante Comunicar a coordenação do curso que está ciente do processo Comunicar o aluno Encaminhar processo ao DERCA Há mais algum departamento envolvido?

35 Protocolo de Saída Protocolo de saída Pegar a correspondência Pegar o livro de protocolo Preencher o protocolo Guardar livro de protocolo Entregar a correspondência Recolher assinatura de quem recebe a correspondência Ir até o local de envio/ entrega da correspondência

36 Controle de Estágio Supervisionado O semestre está no final Pedir para alunos que irão cursar o estágio o campo de atuação de interesse Buscar parcerias com instituições Aguardar início do semestre Fazer carta de apresentação do aluno Entrar em contato com instituição O aluno possui os prérequisitos? Solicitar matrícula na disciplina de Estágio Supervisionado Fazer termo de compromisso A quebra de prérequisitos foi concedida? Encaminhar para a coordenação do curso analisar a possibilidade de quebra de prérequisito Fazer apólice de seguro do aluno Comunicar o aluno que não é possível fazer estágio Aguardar o término do período de estágio Entregar formulário do CIEE-RS para o aluno Acompanhar o aluno em estágio Realizar capacitação para supervisor de campo Enviar informações para órgão regulamentador Preencher formulário Arquivar Encaminhar formulário para o Supervisor Acadêmico Entregar formulário para a Comissão de Estágios

37 Recepção dos Calouros Convite à pessoas relacionadas ao curso Elaborar um kit de recepção Recepcionar e apresentar o Curso Entregar o Termo de Conhecimento e o kit de recepção Arquivar Assinar e entregar o Termo de Conhecimento

38 Prova Atrasada Entrega do formulário de Prova Atrasada Verificar os dados preenchidos Entregar comprovante Encaminhar formulário para o Departamento responsável Assinar o formulário Repassar formulário para Professor Responsável O pedido foi deferido? Assinar o formulário Nova data para a avaliação Encaminhar formulário para a Coordenação Arquivar